MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LOS PROYECTOS Y ESTUDIOS DE
INVERSION
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LOS PROYECTOS Y ESTUDIOS DE
INVERSION2010
SECRETARIA DE PLANIFICACION COMUNAL
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE LAS CABRASTITULO I:
FINES Y ORGANIZACION
1.1 OBJETIVOS
El presente manual, tiene como objetivo definir en forma clara y
precisa los pasos que se deben seguir, desde su origen, licitacin,
contratacin, ejecucin y trmino de un proyecto o estudio de inversin
que administre la I. Municipalidad de Las Cabras, como tambin la
administracin y custodia de los expedientes y documentos que
respaldan cada uno de los procesos.
1.2 NORMATIVA APLICABLE
Por regla general, para la ejecucin de los proyectos o estudios,
se debern tener presente las normas de la Ley 18.695, Orgnica
Constitucional de Municipalidades, la ley 19.886 d compras pblicas
y su reglamento, los instructivos de la contralora General de la
Repblica y los procedimientos definidos en este manual.
1.3 ORGANIZACIN INTERNA
Le corresponder a la secretara Comunal de Planificacin, en
adelante SECPLAN, y a la direccin de Obras Municipales, las
funciones ejecutivas principales definidas en este manual, sin
perjuicio de aquellas que les correspondan a la direccin de
Administracin Y Finanzas u otras; y las de fiscalizacin general que
ataan a la Direccin de Control.TITULO II:
ORIGEN DE LOS PROYECTOS O ESTUDIOSEl proceso de formulacin de un
proyecto de inversin, se inicia con:
la identificacin de un problema, y finaliza con la postulacin al
fondo de inversin seleccionada para resolverlo.
Las principales actividades desarrolladas en este proceso
son:
a) Elaboracin del diagnstico que permita identificar y
dimensionar el problema.
b) Identificacin, seleccin y anlisis de las alternativas.
c) Evaluacin tcnico-econmica de las alternativas, recopilando
los antecedentes de respaldo necesarios para presentar la
iniciativa a la institucin financiera (cuando corresponda), segn
los requerimientos de la etapa a la cual se postula y de acuerdo
con las Normas, Instrucciones y Procedimientos del Sistema Nacional
de Inversiones.d) Seleccin de la mejor alternativa
e) Verificar que la iniciativa de inversin no est duplicada en
el sistema BIP por parte de esa u otra institucin. En caso de
duplicidad, verificar con la institucin responsable de la
iniciativa, la condicin y el alcance que pudiera tener en trminos
de complementariedad o sustitucin.
f) Crear y presentar la ficha para postular el proyecto ya
definido.
2.1 RECOMENDACIN TCNICAPara la licitacin de cada proyecto o
estudio de inversin, por regla general, deber contarse previamente
con la recomendacin o evaluacin tcnica de se que corresponde
otorgar al ministerio de Planificacin y Cooperacin, a travs de la
Secretara Regional respectiva, SERPLAC, salvo aquellos que estn
eximidos d este requisito.2.2 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA
Luego de la recomendacin tcnica en los casos que corresponda,
para la licitacin de cualquier proyecto o estudio se requiere
contar previamente con la disponibilidad presupuestaria
pertinente.
Esta disponibilidad consiste en que estn considerados en el
presupuesto municipal u otros fondos en administracin, los recursos
necesarios para el financiamiento de los proyectos o estudios.
2.3 FORMACIN DE EXPEDIENTE
Por cada proyecto o estudio deber prepararse una carpeta o
expediente, con el objeto de ir incorporando a sta toda la
documentacin pertinente desde su inicio hasta su trmino. Los
documentos que se deben incorporar en este expediente se detallan
ms adelante.Este expediente servir adems para los trmites regulares
de revisin, como tambin para la fiscalizacin posterior de la
Contralora General de la Repblica.
Adems de lo anterior se mantendr una carpeta digital con las
fichas y oficios generadas por el proyecto en la SECPLAN.
TITULO III:
LICITACION DEL PROYECTO O ESTUDIO3.1 DECRETO DE LLAMADO
Contando ya con la recomendacin tcnica, en los casos que
corresponda; y adems con la disponibilidad presupuestaria, es
posible el llamado a licitacin del proyecto o estudio.
El llamado a licitacin deber formalizarse a travs de un decreto,
el cual contendr a lo menos lo siguiente:
Nombre del proyecto o estudio y su formalidad de licitacin o
contratacin;
El presupuesto oficial mximo estimado, si correspondiera;
Los registros y categoras de los contratistas o consultores que
participen;
La formalidad y plazos para retirar antecedentes, efectuar
consultas y aclaraciones y presentacin de las ofertas;
La comisin de apertura de las ofertas; y
La comisin de estudio y evaluacin de las ofertas.
Las bases administrativas generales, las bases tcnicas y las
especificaciones tcnicas, cuando proceda.
Por regla general, este decreto de llamado deber ser preparando
con los antecedentes que entregue la SECPLAN a la Secretara
Municipal, salvo que se encomiende esta tarea a otra unidad
municipal; sometindose luego al proceso de revisiones y
autorizaciones que corresponda.
3.2 MECANISMOS DE LICITACION O CONTRATACIN:
La Licitacin Pblica, es el procedimiento administrativo que
constituye la regla general para la celebracin de los Contratos
Municipales de Suministro o prestacin de Servicios, cuyo monto sea
igual o superior a 100 UTM.Dependiendo de los montos involucrados,
la licitacin o contratacin para el caso de los proyectos; es decir,
aquellos que implican la ejecucin de obras, se puede efectuar por
los siguientes mecanismos:
a). CON AL MENOS 3 PRESUPUESTOS:
Cuando el presupuesto oficial del proyecto o estudio no supere
las 200 U.T.M.
b). PROPUESTA PRIVADA:
Cuando el presupuesto oficial del proyecto o estudio sobrepase
las 100 U.T.M y no supere las 200 U.T.M.
c). PROPUESTA PBLICA:
Cuando el presupuesto oficial del proyecto o estudio supere las
200 U.T.M.
3.2.1 Licitacin con a lo menos tres presupuestos.
Excepcionalmente se podr invitar en forma selectiva a un mnimo
de tres (3) proveedores. En este caso los proveedores debern estar
directamente involucrados en negocios relacionados con los Bienes y
Servicios objeto de los trminos de referencia. Se deber elegir
proveedores con los cuales se tenga cierta expectativa d recibir
respuesta.
3.2.2 La licitacin privada y el trato o Contratacin Directa Slo
procede con el carcter de excepcional en los casos que expresamente
as determina la ley N 19.886 y el Reglamento.
En el caso de las contrataciones iguales o inferiores a 100 UTM,
las municipalidades podrn acudir al Trato o Contratacin
directa.
La propuesta privada obliga a la unidad municipal a cargo de la
licitacin, a preparar bases administrativas y especificaciones
tcnicas; para luego invitar a 3 o ms oferentes o contratistas, y
estos deben prsentar sus ofertas en las condiciones sealadas en las
propias bases.
Las municipalidades podrn contratar a travs de una licitacin
privada o Trato o contratacin directa, slo cuando concurran las
causales establecidas en el artculo 8 de la Ley de Compras pblicas
o en el artculo 10 del Reglamento, y siempre que se cuente con una
resolucin fundada en tal sentido.Las circunstancias en lo que
respecta a las municipalidades son las siguientes:1. Si en las
licitaciones pblicas respectivas no se hubieren presentado
interesados. En tal situacin, proceder primero la licitacin o
propuesta privada y, n caso de no encontrar nuevamente interesados,
ser procedente el Trato o Contratacin Directa.
2. Si se tratar de contratos que correspondieran a la realizacin
o terminacin de un contrato que haya debido resolverse o terminarse
anticipadamente por falta de cumplimiento del contratante u otras
causales y cuyo remanente no supere las 1.000 UTM.
3. En casos de emergencia, urgencia o imprevisto, calificados
mediante resolucin fundada del jefe superior de la entidad
contratante (alcalde), sin perjuicio de las disposiciones
especiales para los casos de sismo y catstrofe contenida en la
legislacin pertinente.4. Si se trata de contrataciones reguladas
por la Ley N 19.886, se rigen ntegramente por las normas de dicho
texto legal, por lo que la calificacin de urgncia la raliza el jefe
superior del servicio, el que en el caso d las municipalidades es
el Alcalde sin que dicho cuerpo normativo de intervencin alguna en
la materia al Concejo Municipal.5. Si slo existe un proveedor del
bien o servicio. En este caso cabe slo el procedimiento del Trato o
Contratacin Directa.
Si se trata de convenios de prestacin de servicios a celebrar
con personas jurdicas extranjeras que deban ejecutarse fuera del
territorio nacional.6. Cuando por la naturaleza de la negociacin
existan circunstancias o caractersticas del contrato que hagan del
todo indispensable acudir al trato Directo, de acuerdo a los casos
y criterios indicados en el Manual Jurdico de Compras Pblicas para
las Municipalidades.
7. Cuando las contrataciones sean iguales o inferiores a 100
UTM. En este caso se debern aplicar las disposiciones de los
artculos 51 y 63 del reglamento relativas a las contrataciones
menores
3.2.3 La licitacin por propuesta Pblica Ser siempre obligatoria
cuando las contrataciones superen las 1.000 unidades tributarias
mensuales (UTM).
Es similar a la propuesta privada, con la diferencia que se
invita a participar a todos los que se interesen, sin limitaciones,
siempre que cumplan con los requisitos exigidos en las bases.
3.3 PREPARACION DE BASES ADMINISTRATIVAS Y TCNICAS
En los casos de licitaciones a travs de propuestas pblicas o
privadas, la unidad municipal a cargo del proceso deber preparar
las correspondientes bases administrativas, ya sea generales y
especiales; como tambin las bases o especificaciones tcnicas; y
cualquier otro antecedente complementario relacionado con el
proyecto o estudio.
Las bases administrativas debern ajustarse a lo sealado en el
presente manual de procedimiento y debern ser aprobadas en el mismo
decreto que convoca a propuesta. Lo anterior, es sin perjuicio de
las modificaciones y ajustes posteriores que se efecten a travs del
proceso de consultas y aclaraciones quedarn como definitivas, sin
que puedan modificarse.Las bases administrativas debern contener,
en general, todas las regulaciones en cuanto a las formalidades
para participar en estas licitaciones, incluyendo materias
referidas a : requisitos de los oferentes, formalidades y plazos
para presentar las ofertas, presupuestos disponibles y plazos
mximos de ejecucin, criterios para evaluar las ofertas,
formalidades de contratacin, inspecciones tcnicas, sistemas de
pagos y retenciones, aplicaciones de multas, resoluciones de
contratos entre otras.
3.4 EXCEPCIONES:
Excepcionalmente, atendiendo a razones de urgencia y de
especialidad o confiabilidad tcnica, se podr liberar del
procedimiento sealado en la letra a) del numeral 3.2 anterior,
eximindote de los 3 presupuestos por solo 2, o reemplazndolo por
trato directo con un oferente o contratista.Tambin se podr
autorizar la liberacin del procedimiento que sealan las letras b) y
c) del numeral 3.2 anterior, si convocada la propuesta privada o
pblica no se presentaren oferentes interesados el da de la
apertura. En este caso, se podr autorizar su reemplazo por el
mecanismo de a lo menos 3 presupuestos, o bien mediante trato
directo.
Asimismo, se podr autorizar la liberacin del procedimiento que
seala la letra c) del numeral 3.2 anterior, cuando concurran
imprevistos u otras circunstancias debidamente calificadas por el
Concejo, en sesin especialmente citada para ese efecto. En este
caso, se reemplazar por propuesta privada.
En los casos de los incisos primero y segundo de este numeral,
la eximisin de los procedimientos ser una facultad exclusiva y
privativa del Alcalde, la que se expresar en el correspondiente
decreto de llamado. Especficamente cuando se disponga de trato
directo sin cotizaciones, el decreto deber ser
fundamentado.Respecto al inciso tercero, se recurrir el acuerdo
previo del concejo, que luego se oficializar tambin en el
correspondiente decreto.
3.5 PUBLICACIONES EN EL PORTAL CHILE COMPRA.En general, todos
los procesos de difusin, comunicaciones y notificaciones de las
licitaciones debern efectuarse a travs del sistema Chile Compra,
conforme a los protocolos definidos por ese portal.
3.5.1 Publicacin del llamado
Estando totalmente tramitado el Decreto de llamado a licitacin,
se deber publicar en el sistema Chile compra, de acuerdo a los
protocolos de dicho portal, conjuntamente con los dems antecedentes
de la licitacin, segn sea el procedimiento adoptado, conforme a las
modalidades que se sealaron en el numeral 3.2 anterior.
En general el proceso de publicacin de las licitaciones en el
portal Chile compra, implica que todos los antecedentes estn
disponibles gratuitamente para los interesados en participar; es
decir, no hay venta de bases por parte de la municipalidad.
3.5.2 Visita a terreno:Las bases administrativas podrn o no
considerar una visita a terreno; dependiendo de la licitacin, de
fijarse una visita, se indicar el da, hora y lugar en el llamado a
licitacin publicado en el portal Chile Compra, para interiorizarse
ms en detalle del objetivo y alcance de los proyectos o
estudios.
Esta visita podr ser obligatoria u opcional, lo que ser
determinado en las bases administrativas. En el caso que sea
obligatoria, los oferentes interesados estarn obligados a
participar, asistiendo personalmente o por representante designado,
en el da y hora definido en la bases administrativas. De esta
visita la unidad tcnica municipal a cargo de la licitacin deber
levantar un acta, dejando constancia de los asistentes. Las ofertas
de los oferentes que no asistan a las visitas obligatorias quedarn
al margen del proceso de postulacin.
3.5.3. Consultas y aclaraciones:En los casos de propuestas
pblicas o privadas, luego del periodo de publicacin y conocimiento
de las bases por los interesados en participar, se considerar un
lapso de tiempo para consultas y aclaraciones, las cuales se debern
efectuar slo a travs del portal Chile compra.
El tiempo para este periodo de consultas por parte de los
interesados en participar, ser definido en el propio portal Chile
Compra, al momento de publicar el llamado a licitacin.
Las respuestas a estas consultas sern entregadas por la unidad
tcnica municipal a cargo de la licitacin, dentro de los plazos
definidos por el portal chile compra, y utilizando slo este portal
para este fin.
La nica excepcin son aquellas licitaciones fuera del portal
Chile compra, en los casos que haya sido autorizada formalmente a
eximirse. En estos casos, las consultas de los oferentes debern
formularse por escrito o va E. mail a la unidad tcnica municipal,
las que debern ser respondidas tambin por escrito o por E mail con
copia a todos los participantes. Ambas comunicaciones se efectuarn
en las formalidades y plazos previstos en las bases administrativas
respectivas.
3.5.4 Presentacin de las ofertas
Los interesados en participar debern presentar sus ofertas slo a
travs del portal chile compra, de acuerdo a los protocolos
definidos en dicho portal, dentro del plazo previsto en el llamado
a licitacin, agregando todos los antecedentes exigidos en las bases
administrativas. No obstante ello, las bases podrn considerar la
entrega de antecedentes fsicos complementarios en soporte de papel,
cuando el volumen de ellos haga dificultoso subirlos al portal de
Chile compra.Especialmente, en los casos de licitaciones efectuadas
fuera del portal Chile compra a que se refiere el inciso final del
numeral anterior, las ofertas debern presentarse en el lugar, da,
horario y formalidades de presentacin sealadas en las bases
administrativas y llamado a licitacin.
3.5.5 Apertura electrnica de la licitacin:
La apertura de la licitacin se efectuar en el da y hora fijado
en el portal Chile compra para la denominada apertura electrnica,
para lo cual se proceder, segn sea la modalidad de contratacin
adoptada, como sigue:a) Para el caso de las licitaciones a travs de
trato o contratacin directa, la unidad tcnica proceder directamente
a la apertura electrnica de las ofertas, determinando en el acto si
los oferentes califican de acuerdo a lo requerido.
b) Para el caso de las licitaciones a travs de propuesta pblica
o privada, el procedimiento de apertura electrnica ser como
sigue:
Debern participar los funcionarios designados en la Comisin de
Apertura de las ofertas, a travs del decreto de llamado.
participara adems el secretario municipal, en calidad de ministro
de fe.
El da y a la hora prevista, la comisin de apertura proceder
primeramente a examinar los acontecimientos obligatorios anexos
solicitados en soporte papel, por cada uno de los oferentes. Luego,
proceder a cotejar con la informacin y antecedentes agregados en el
portal, respecto al cumplimiento de los requisitos obligatorios de
cada uno de los oferentes. Verifica conforme los antecedentes de
cada oferente, se declara aceptada la oferta, solo respecto al
cumplimiento de requisitos, sin que ello implique evaluacin de
estas. En caso contrario, si no estn conforme los antecedentes de
los oferentes, se rechazada la oferta respectiva.
Se deber levantar acta de la apertura, sealado a lo menos, los
oferentes, montos de las ofertas, plazo de ejecucin, garantiza de
seriedad de la ofertas de cada participante y nombre de los
funcionarios municipales presentes. Ser firmado por los
funcionarios y luego autorizado por el secretario municipal. En
acta ser obligatorio considerar a todos los oferentes, ya sea que
hayan participado en la etapa inicial de visita a terreno o de
aquellos que presentaron ofertas en el portal.
Concluido el acta de apertura, la unidad encargada de la
licitacin, deber remitir por oficio a la tesorera municipal, las
garantas de seriedad de las ofertas, para mantenerlas en custodia
en esa unidad.
Todos los antecedentes de la ofertas quedaran en custodia de la
unidad municipal a cargo de la licitacin para proceder a su proceso
se evaluacin.
3.5.6 Licitacin declarada desierta
Si concluido el proceso de apertura electrnica se verifica que
no se recibi ninguna oferta, corresponde que la licitacin sea
declarada desierta, para lo cual se deber levantar una acta por la
comisin de apertura dejando constancia del hecho y agregando como
respaldo el reporte de la apertura del portal chile compra.
Luego de apertura, para culminar el proceso formal, corresponde
que a travs de un decreto alcaldicio, que deber dictar la unidad a
cargo de la licitacin, se declara desierta la licitacin. En este
mismo decreto, o bien en otro independiente, se puede disponer la
continuidad del proceso de licitacin.
El declarar desierta la licitacin, permite continuar el proceso
de licitacin por algunas de las siguientes alternativas:
a) convocar a un nuevo proceso de licitacin, ya sea publico o
privada ; para lo cual debern repetirse los procedimientos antes
expuestos;
b) convocar mediante el mecanismo de contratacin directa, de
conformidad a las facultades que entrega el articulo 8, inciso
sexto de la ley 18.695, orgnica constitucional de municipalidades;
en cuyo caso, se contrata directamente al contratista que ejecutara
la obra: o bien, si se estima conveniente, se pueden tres
cotizaciones o presupuesto a contratista del rubro objetivo de la
licitacin.
3.6 Apertura en soporte papel de la licitacin:
En el caso de las licitaciones en soporte papel, se efectuaran
en el da y hora fijada, segn esa la modalidad de contratacin
adoptada, como sigue:
a) Para el caso de las licitaciones a travs de trato o
contratacin directa, la unidad tcnica proceder directamente a la
apertura de las ofertas, determinado el acto si los oferentes
califican de acuerdo a lo requerido. Se podr levantar un acta para
dejar constancia de las ofertas recibidas, sealando a lo menos: el
proponente, monto ofertado y plazo de ejecucin.
b) Para el caso de las licitaciones a travs de propuesta publica
o privada, el procedimiento de apertura es esencialmente formal,
debiendo cumplirse algunas solemnidades bsicas.
Deberan participar los funcionarios designado en la comisin de
apertura de las ofertas, a travs del decreto de llamado.
Participara adems el Secretario Municipal, en calidad de ministro
de Fe.
El da a la hora prevista, la comisin de apertura proceder
primeramente, mediante anuncio en voz alta, invitando a pasar a la
sala a los oferentes asistentes, para luego cerrar la puerta de
esta, no permitindose el ingreso posterior de ningn otro oferente
que llegue atrasado. Luego, proceder a examinar los antecedentes
obligatorios solicitados en las bases administrativas, por cada uno
de los oferentes, verificado su adecuado cumplimiento. Verificado
conforme los antecedentes de cada oferente, se declarara aceptada
la oferta, solo respecto al cumplimiento de requisitos, sin que
ello implique evaluacin de estas.
Se deber levantar acta de la apertura, sealando a lo menos, los
oferentes, montos de las ofertas, plazo de ejecucin, garantas de
seriedad de la ofertas de cada participante y nombre de los
funcionaros municipales presentes. Esta acta ser firmada por los
funcionarios y oferentes presentes y luego autorizado por el
Secretario Municipal. En el acto obligatorio considerar a todos los
oferentes, ya sea que hayan participado comprando antecedentes
complementarios de las bases o de aquellos que presentaron
ofertas.
Concluido el acto de apertura, la unidad de la licitacin. Deber
remitir por oficio a la tesorera municipal, las garantas de
seriedad de las ofertas, para mantenerlas en custodia en esa
unidad
Todos los acontecimientos de las ofertas quedaran en custodia
municipal a cargo de la licitacin para proceder a su proceso de
evaluacin.
Titulo IV:Evaluacin y Adjudicacin.
4.1 COMISIONES DE EVALUACIONES:
Luego de concluido el proceso de apertura de las propuestas, se
constituir la comisin de estudio y evaluacin de stas designada en
el decreto de llamado, para que proceda a su anlisis tcnico y
econmico.
Por regla general, la comisin de estudio y evaluacin estar
integrada por el SECPLAN, Director de Obras y otro profesional o
tcnico a cargo del proyecto o estudio. Adems se podr integrar a
otros funcionarios especialistas en el tema, o tambin a expertos
externos, segn lo amerite el proyecto o estudio.
Para el caso especifico de proyectos o estudios con presupuesto
oficial inferior a 100 U.T.M, la comisin de estudio u evaluacin
podr estar integrado solo por dos profesionales o tcnico de la
unidad encargada de la licitacin.
4.2 PROCESO DE EVALUACIN. En el proceso de evaluacin de las
ofertas, la comisin deber efectuar un anlisis crtico de la
viabilidad tcnica y econmica de cada una de las ofertas recibidas.
En todo caso, este anlisis deber ajustarse a las exigencias
previstas en las correspondientes bases administrativas, especifica
tcnica y dems antecedentes de la licitacin.
La evaluacin debe traducirse en la entrega de puntajes ordenados
de mayor a menor para cada uno de las ofertas presentadas, los
cuales se basaran en los criterios y factores de ponderacin fijados
en las correspondientes bases administrativa. En esta materia, solo
es posible considerar puntaje por los criterios prefijados las
bases administrativas, sin que puedan agregarse otras
consideraciones ajenas no previstas en ellas.
4.3 CRITERIOS O FACTORES DE EVALUACIN:Los criterios o factores
de evaluacin de ofertas, deben siempre estar fijados al momento de
disponerse la licitacin, ya sea a travs de trato directo o en
propuestas pblicas o privadas.
En esta materia debe actuarse con absoluta transparencia,
fijando los criterios o factores de ponderacin sobre bases
objetivas y que adems permitan su adecuada medicin al momento de
evaluar ofertas.
No resulta procedente considerar criterios o factores de
evolucin que no hayan sido fijadas al momento de disponerse la
licitacin: como tampoco se deben modificar las ponderaciones y a su
forma de medicin una vez ya establecidas.
Evaluadas las ofertas de acuerdas a los criterios y factores
definidos y habiendo oferentes que califican para su adjudicacin,
no resulta procedente proponer su rechazo.
Los criterios o factores de evaluacin que se pueden considerar
en los procesos de licitacin son:
Precio: definiendo en rangos o escalas graduales un mayor
puntaje al menor precio;
Tiempo de entrega; definiendo en rangos o escalas graduales un
mayor puntaje al menor tiempo;
Calidad de la oferta; definiendo en rangos o escalas graduales
la forma como se asignara un mayor puntaje a las ofertas de mayor
calidad.
Experiencia del contratista o consultor; definiendo en rangos o
escalas graduales un mayor puntaje a quienes tengan mayor
experiencia en el rubro de la licitacin. Sin perjuicio de los
criterios o factores de evaluacin antes sealados, se podan
establecer otros especficos para la naturaleza de la licitacin,
siempre que sean establecidos al inicio del proceso y que estos
sean fijados y medibles.
4.4 INFORME DE EVALUACINEl resultado del estudio y evaluacin se
traducir en un informe o acta por escrito con los puntajes
obtenidos por cada una de las ofertas recibidas, debidamente
ponderadas en los criterios y factores fijados en las bases
administrativas.
En este informe o acta, adems debe agregarse como conclusin una
propuesta de adjudicacin o rechazo, con sus correspondientes
fundamentos, la cual se presentara al Alcalde para su resolucin
final. La fundamentacin debe ser objetiva y racional; y adems,
respaldarse congruentemente con los puntajes asignados a cada una
de las ofertas evaluadas.
4.5 RESOLUCIN MUNICIPAL:Emitido el informe y proposicin de
adjudicacin o rechazo, le corresponder al Alcalde resolver sobre
ello.
La resolucin del alcalde se materializara a travs de un decreto
de adjudicacin o rechazo, sin perjuicio de lo anterior, en los
casos de adjudicaciones que involucren un monto igual o superior a
500 UTM, antes de dictarse el decreto deber solicitarse la
aprobacin del Consejo Municipal, para firmar el respectivo contrato
cuando se trate de fondos que comprometan el patrimonio
municipal.
El decreto de adjudicacin deber sealar siempre como fundamento
el informe de evaluacin de la comisin; y adems, el acuerdo del
consejo, en los casos de contratos de obras superiores a 500 UTM.
Luego en su parte resolutiva deber considerar a lo menos lo
siguiente: Nombre del proyecto o estudio adjudicado;
Oferentes adjudicado;
Monto adjudicado;
Plazo de ejecucin;
Inspeccin tcnica municipal;
Formalidad de contrato;
Imputacin del gasto;
Publicacin del decreto.4.6 PUBLICACIN Y NOTIFICACIN DE LA
ADJUDICACINCursado conforme el Decreto la unidad a cargo de la
licitacin deber proceder a su publicacin en el sistema chilecompra,
de acuerdo a los protocolos de ese portal.
A travs de la publicacin en el, portal chilecompra se deben
entender informados todos los oferentes interesados en la
licitacin; y adems, notificado el oriente adjudicacin.4.7 TRASLADO
DE EXPEDIENTE:Cumplido el proceso de publicacin, notificacin del
Decreto de adjudicacin, se proceder confeccionar el respectivo
contrato, debiendo trasladarse posteriormente una copia del
expediente a la inspeccin tcnicas de obras (ITO).TITULO
V:CONTRATACION DEL PROYECTO O ESTUDIO
5.1 PREPARACION DEL CONTRATO
Cursado y publicado el Decreto de adjudicacin la SECPLAN,
proceder a preparar el contrato del proyecto o estudio, dentro de
las formalidades y plazos previstos en las bases administrativas
correspondientes.5.2 FIRMA DE CONTRATOEl contrato ser firmado por
el Alcalde en presentacin de la Municipalidad y por el
representante legal del oferente o contratita adjudicado. Antes de
la firma del contrato, el contratista deber entregar la boleta de
garanta de fiel cumplimiento de este, lo cual deber ser enviada a
custodia a la tesorera municipal.En este mismo acto, se proceder a
la devolucin de la garanta de seriedad de la oferta del contratista
adjudicado, como tambin de los dems oferentes que participaron en
la licitacin, para lo cual la unidad de accesoria jurdica deber
autorizar por oficio a la tesorera municipal.
TITULO IV. EJECUCION DEL PROYECTO O ESTUDIO
6.1 INICIO DEL PROYECTO O ESTUDIO
Suscrito conforme el contrato, la unidad de SECPLAN proceder
trasladar una copia del expediente completo del proyecto o estudio
a la inspeccin tcnica municipal que sea designada.
Solo una vez suscrito el contrato y obtenido el Decreto
Alcaldicio de Adjudicacin, la ITO podr dar inicio al proyecto o
estudio; por consiguiente, el plazo de inicio ser contabilizado
siempre a contar de la fecha de entrega de terreno u obtencin del
Decreto Alcaldicio de Adjudicacin.
Sin perjuicio de lo anterior, si as lo contemplan las bases
administrativas correspondientes, la fecha de inicio precisa, en el
caso de proyectos, deber quedar consignado en un libro de obras,
que llevara la inspeccin tcnica municipal, siempre que sea
posterior a la fecha de suscripcin del contrato. En este libro se
registran todas las vistas, observaciones, sugerencias, y en
general todas las comunicaciones entre contratista y la inspeccin
tcnica. El libro de obras se llevara en duplicado, quedando el
original en la obra y la copia para la inspeccin.6.2 INSPECCION
TECNICA DE LA OBRA (ITO)Existir dentro de la actual estructura
organizativa municipal una instancia especializada que cumplir las
funciones especficas de inspeccin tcnica de obras que depender de
la direccin de obras municipales, con el objetivo de fiscalizar la
ejecucin de los proyectos que sean ejecutados y/o administrativa
por el municipio.
Esta unidad especializada se denominada inspeccin tcnica de
obras y su funcin principal ser la fiscalizacin de todos los
proyectos de obras adjudicaos por el municipio, ya sea que sean
ejecutados directamente por terceros.
El ejercicio de las funciones de inspeccin tcnica que realizara
esta unidad ser con autonoma tcnica en sus determinaciones e
informes, sin perjuicio de la supervisin administrativa que le
corresponde efectuar a las dems unidades municipales.
En general las determinaciones y aprobaciones que entregue esta
ITO deberan por la unanimidad de sus integrantes. En caso que no
hubiere unanimidad se resolver por simple mayora, sin prejuicio de
dejar constancia de las opiniones disidentes
.
Quedan comprendidos dentro de las funciones de fiscalizacin de
esta unidad, entre otras , las siguientes:
a) Fiscalizacin en terreno de las obras, dejando constancia de
las observaciones y/o recomendaciones en el libro de control de
obras;b) Revisin en terreno de los avances de obras que sirven de
base para cursar estados de pago;
c) Revisin y aprobacin de los estados de pagos que sean
presentados por los contratistas;d) Pronunciamiento tcnico sobre
solicitudes de ampliacin de plazo y/u obras que sean requeridas ;e)
Informes tcnicos que sean solicitudes referidos a las obras
fiscalizada;
f) Administracin y custodia del expediente administrativo y
tecnico referido a cada obra fiscalizada;
En aquellos casos en que la municipalidad no realice el pago de
los proyectos directamente, los estados de pago de las obras, sern
remitidas a los organismo respectivos mediante un oficio del
Alcalde, que prepara la SECPLAN, previa recepcin de un certificado
con Visto Bueno de la ITO.
Los informes o determinaciones que adopte esta unidad tcnica,
ser con la participacin de todos los integrantes designados al
efecto. Esta participacin deber ser efectiva, hacindose plenamente
responsable de lo resuelto, para cuyo objetivo consignaran los
nombres y firmas en los documentos que sean emitidos
Respecto a los estudios, se aplicarn las mismas normas
anteriores referidas a la ITO, con las adecuaciones que
correspondan.
6.3 AUMENTO DE PLAZOS, DE OBRAS Y CAMBIOS DE PARTIDAS:
Respecto a los aumentos de plazos, stos sern solicitados y
fundamentados por escrito por el contratista ante la ITO. La
inspeccin tcnica de las obras municipales los analizara y si los
aprueba, solicitara por escrito al Alcalde para que este ordene
dictar el decreto alcaldicio correspondiente. Cursado el decreto
que autoriza el aumento de plazo, se incorporar al contrato esta
ampliacin de plazo.
En cuanto a los aumentos de obras y por ende de presupuesto,
estos podrn ser solicitados y fundamentados por escrito por el
contratista. La inspeccin tcnica de obras los analizara y si estima
que son procedentes, lo informara al Alcalde quien podr solicitar
la factibilidad presupuestaria y financiera a la unidad de
Administracin y finanzas, si lo estima pertinente. Solo si es
otorgada la factibilidad presupuestaria y financiera, se proceder a
preparar el decreto para formalizar el aumento de obras y se
proceder a incorporar al contrato dicha modificacin.
En el caso que sea necesario realizar un cambio de partidas en
beneficio del proyecto u obra, stas debern ser propuestas por la
ITO, y debern evaluarse adecuadamente de tal suerte de que nunca
pueden ser inferiores en su costo a las partidas originales,
debiendo cautelarse los fondos pblicos y el erario municipal.
En todos los casos se debern confeccionar los correspondientes
anexos de contratos; y actualizar o reemplazar las garantas
caucionadas a favor del municipio, cuando proceda.
Las mismas normas anteriores se aplicaran para los aumentos de
plazos y de contenidos, en los casos de estudios, con las
adecuaciones que correspondan.
6.4. ANTICIPOS DE PAGO:
Se podr considerar el pago de los proyectos o estudios a travs
de anticipos, siempre que estos estn contemplados en las
correspondientes bases administrativas.
Para girar los anticipos, el contratista o consultor deber
siempre entregar una garanta a favor del municipio por el mismo
monto de dicho giro. Esta garanta podr consistir en boleta de
garanta o vale vista bancario.Las garantas deben estar entregadas
en el municipio antes de cursarse los anticipos a favor de los
contratistas o consultores. Adems antes de pagar los anticipos,
deber verificarse la autenticidad de las garantas con el
correspondiente banco que las emiti.
Los anticipos entregados debern devolverse en los estados de
pago que se contemplen para pagar los proyectos o estudios, segn
las formalidades de montos y plazos definidos en las
correspondientes bases administrativas.
6.5 ESTADOS DE PAGO:En general, la formalidad para pagar los
proyectos o estudios ser conforme al avance efectivo de estos, los
que se liquidarn a travs de estados de pago.
El estado de pago ser el documento tcnico de cobro que el
contratista o consultor debe presentar a la ITO para su revisin y
aprobacin. En el proceso de revisin y aprobacin la ITO deber
verificar que el avance en cuanto a porcentajes y montos se ajuste
a la situacin real del proyecto o estudio.
Luego de aprobado el estado de pago en cuanto a su avance, la
inspeccin tcnica proceder a revisar la aplicacin de retenciones ,
multas o devoluciones por anticipos, en los casos que corresponde,
para visar su liquidacin financiera. Finalmente , el estado de pago
totalmente aprobado, se adjuntar la factura o boleta visada al
reverso y dems antecedentes exigidos en las bases administrativas,
entregndolos al Departamento de Administracin y Finazas.
El Departamento de Administracin y Finanzas revisar y verificar
la pertinencia presupuestaria y financiera del estado de pago, para
proceder a autorizar su pago.
TITULO VII:RECEPCION Y LIQUIDACIN
7.1 TRMINO DEL PROYECTO O ESTUDIOTerminado el proyecto o
estudio, el contratista o consultor deber solicitar por escrito a
la ITO la recepcin de ste. El inspector tcnico a cargo del
expediente del proyecto o estudio, proceder a fijar da y hora de la
inspeccin en terreno, para lo cual citar a todos los integrantes de
inspeccin tcnica, a que se refiere el punto 6.2 de este manual, a
quien le corresponder efectuar la recepcin provisoria y definitiva.
A esta Comisin se puede invitar adems al Jefe de control.
7.2.RECEPCIN PROVISORIAEl da y hora sealado, en presencia del
contratista o su representante, la ITO proceder a a recepcin
provisoria. El inspector tcnico levantar un acta, la cual ser
firmada por todos los funcionarios presentes y el contratista o su
representante.Si hay observaciones a la recepcin, debern quedar
consignadas en el acta con el plazo estimado para subsanarlas, lo
que deber luego ser verificado en la recepcin definitiva.
Si el contratista o consultor no ha dado cumplimiento
satisfactorio a todas las partidas contratadas, la ITO deber
rechazar la recepcin provisoria, y de inmediato fijar una nueva
fecha para ello, todo lo cual se registrar en el libro de
obras.
Solo contra la recepcin provisoria conforme se podr cursar el
ltimo estado de pago. Tambin, si el contratista o consultor as lo
solicita, el ltimo estado de pago podr ser cursado contra la
recepcin definitiva.
7.3- RECEPCIN DEFINITIVA:Dentro del plazo otorgado en la
recepcin provisoria y subsanadas todas las observaciones all
formuladas, el contratista deber solicitar a la inspeccin tcnica la
recepcin definitiva.
La ITO nuevamente concurrir a terreno para verificar conforme su
cumplimiento y si as ocurre, otorgar la recepcin definitiva. Para
ello, el inspector tcnico levantar un acta que ser firmada por los
funcionarios presentes y el contratista o su representante.
Al otorgarse la recepcin definitiva, el contratista podr
solicitar la devolucin de las retenciones a los estados de pago y
las garantas vigentes al fiel cumplimiento del contrato.
Las devoluciones anteriores solo se cursarn un vez que el
contratista o consultor haga entrega de la nueva garanta de
correcta ejecucin, por un plazo de 6 mese o aquel que sealen las
bases administrativas, lo que debe producirse conjuntamente con la
entrega del acta de recepcin definitiva.
Cumplido todo lo anterior, la inspeccin tcnica deber cursar los
antecedentes mediante Memorndum al Departamento de Administracin y
Finanzas, adjuntando los documentos de respaldo pertinentes, para
que proceda a la devolucin de retenciones y garantas.
Finalmente, la Direccin de Administracin y Finanzas proceder a
cursar el decreto de pago con la devolucin de las retenciones. Al
mismo tiempo, la Tesorera Municipal har la devolucin al contratista
o consultor de la garanta del fiel cumplimiento del contrato y
recibir en custodia de la correcta ejecucin de obra.
7.4 LIQUIDACIN FINAL DE CONTRATO:Transcurrido el plazo fijado en
las bases administrativas o los 6 meses desde la recepcin
definitiva y sin que existan observaciones o reclamos pendientes
por el proyecto o estudio, el contratista o consultor podr
solicitar por escrito la liquidacin final del contrato.
Solo en el caso de existir observaciones o reclamos sin que
hayan sido subsanados por el contratista o consultor, se deber
hacer efectiva la boleta de garanta de correcta ejecucin de obras,
o en su defecto, solicitar otra por un nuevo plazo, siempre y
cuando el referido contratista o consultor se comprometa a su
solucin dentro de esta prrroga.
La liquidacin de contrato ser preparada por la inspeccin tcnica
y firmada por el contratista o consultor y el alcalde en base al
contrato original. Conjuntamente con esto, se proceder a la
devolucin al contratista o consultor de la garanta de correcta
ejecucin de obras, para lo cual la inspeccin tcnica autorizar por
Memo a la tesorera municipal, con esta autorizacin , la tesorera
municipal proceder a la entrega de la garanta al contratista o
consultor.
Finalmente la inspeccin tcnica dictar un decreto de aprobacin de
la liquidacin final del contrato.TITULO VIII:EXPEDIENTES DEL
PROYECTO O ESTUDIO
Sin perjuicio de las normas anteriores que se han sealado sobre
el expediente de cada proyecto o estudio, la unidad municipal y en
especial el funcionario a cargo de su administracin y/o custodia ,
deber dar cumplimiento a las instrucciones que sobre la materia
considera la Contralora General de la Repblica, especificaciones su
Circular N 7251 de fecha 14 de Febrero de 2008 u otra que la
reemplace posteriormente.
En las funciones de administracin y custodia de los expedientes,
los funcionarios asignados a estas tareas debern adoptar todas las
medidas de resguardo para que estos estn siempre en lugares
adecuados y seguros, garantizando su integridad y estado de su
conservacin.
En la conformacin del expediente de cada proyecto u obra, debern
contenerse los antecedentes que luego se indican, sin perjuicio que
tambin se apliquen para los estudios, en los casos que sean
pertinentes.
8.1 Antecedentes previos al llamado a licitacin: Bases
administrativas y tcnicas;
Legajo de planos y especificaciones tcnicas,
Presupuesto oficial8.2 Antecedentes de la apertura de
propuestas:
Publicacin del llamado
Acta de apertura
Ofertas presentadas
8.3 Antecedentes de la adjudicacin: Evaluacin de las
propuestas,
Contrato
Presupuesto compensado, si procediere
Garantas constituidas8.4 Antecedentes del desarrollo de la obra:
Designacin de la ITO
Designacin del profesional que se har cargo de la inspeccin de
la obra
Acta de entrega de terreno
Copia del libro de obra
Programacin y avance de obra
Certificaciones
Modificaciones de obra y plazo, con la respectiva justificacin
tcnica
Sanciones a contratistas y consultores
Traspaso de contrato8.5. Antecedentes financieros: Estados de
pago,
Documentacin relativa a retenciones
Reajustes y anticipos
Pago de indemnizaciones y gastos generales8.5 Antecedentes de la
terminacin de la obras: Acta de recepcin de obras,
Constancia de devolucin de garanta y retenciones,
Liquidacin y finiquito
BIBLIOGRAFA
Ley 18.695, Orgnica Constitucional de Municipalidades.
Ley 19.886 de compras pblicas y su reglamento. Decreto supremo N
250 de 24 de septiembre d 2004, del ministerio de Hacienda, que
aprueba el Reglamento de la Ley N 19886.
MINISTERIO DE PLANIFICACIN DIVISIN PLANIFICACIN, ESTUDIOS E
INVERSIN MIDEPLAN
http://sni.mideplan.cl/documentos/iniciativas_inversion/manual_sni.pdf
SUBSECRETARIA DE DESARROLLO REGIONAL Y ADMINISTRATIVO Divisin de
Desarrollo Regional:
http://www.subdere.gov.cl/1510/articles-68752_recurso_1.pdf
www.chilecompras.cl
http://www.chilecompra.cl/secciones/legal/documentos/Manual_juridico_compras_municipalidades.pdf
