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La gestin de documentos como estrategia de innovacinempresarial

Arcngel Eduardo Snchez1

Resumen

Se analiza la gestin de documentos como un proceso que permite apoyar y generar diferentes tipos de in-novaciones en el sector empresarial. Para los efectos metodolgicos, se fundamenta una investigacin des-criptiva documental, lo cual permite exponer de forma sucinta la gnesis, denicin, benecios, y procesosde normalizacin de documentos. Se prev que para favorecer la generacin de innovaciones se requieremaximizar el valor de componentes como la informacin y el conocimiento, en conjunto con el recursohumano comprometido y el efectivo uso de las tecnologas de informacin y comunicacin. Como aspectos

estratgicos, se aanza la gestin de conocimientos, como un factor necesario de insertar en la estrategiaempresarial, responsable del control eciente y sistemtico desde la creacin, recepcin, mantenimiento,uso y eliminacin de los documentos. Se recomienda hacer efectivo la operatividad de tcnicas que permi-tan la captura y gestin de la informacin relacionada con las actividades y transacciones en forma de docu-mentos ISO(2001), as como tambin establecer lineamientos y polticas que inciden directamente desde laproduccin del documento y su uso como recurso informativo, hasta la aplicacin de sistemas tecnolgicosque inciden en los tiempos para la recuperacin de informacin, y a su vez se logre nuevas formas de tra-bajo en la gestin del recurso humano, lo cual ha de redundar, tanto en la organizacin como en la correctaoperatividad de tcnicas para la conservacin de documentos de utilidad para esta.

Palabras clave: gestin de documentos, innovacin empresarial, informacin y conocimientos.

Recibido: 12/03/14 Devuelto para revisin: 17/05/14 Aceptado: 20/07/14.

Como citar el articulo (Normas APA):

Snchez, A. (2014). La gestin de documentos como

estrategia de innovacin empresarial.

Enl@ce Revista venezolana de Informacin,

Tecnologa y Conocimiento, 11 (2), 25-50

1 Licenciado en Archivologa (1996), Magister Scientiarum en Poltica y Gestin Tecnolgica (2011), Profesor Instructor de la Escuela de Bibliote-

cologa y Archivologa de la Universidad Central de Venezuela. Jefe del Departamento de Documentacin, Informacin y Archivo de la Facultad

de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela. Director de la Empresa Proyectos Archicom, C.A.

Correo electrnico: [email protected]

Enl@ce: Revista Venezolana de Informacin de,Tecnologa y Conocimiento

ISSN: 1690-7515Depsito legal pp 200402ZU1624Ao 11: No. 2, Mayo-Agosto 2014, pp. 25-50

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The Document Management as a Strategy ofBusiness Innovation

Resumen

Analyzes the document management as a process that allows it to support and generate different typesof innovations in the business sector. For the methodological effects is based a descriptive researchdocumentary, which allows you to expose succinctly the genesis, denition, benets, and normalizationprocesses documents. Expected to promote the generation of innovations requires maximizing the value ofcomponents such as information and knowledge, in conjunction with the human resource committed andthe effective use of information and communication technologies. As strategic aspects, is consolidating themanagement of knowledge, as a necessary factor to insert into your business strategy, responsible for theefcient and systematic control since the creation, receipt, maintenance, use and disposal of documents. Itis recommended that you make cash the operability of techniques that permit the capture and managementof information related to transactions and activities in the form of documents ISO(2001), as well asestablishing guidelines and policies that directly affect from the production of the document and its use as aresource for. Up to the implementation of technological systems that have an inuence on the times for therecovery of information, and in turn achieve new forms of work in the human resource management, whichhas lead in both the organization and the proper operation of techniques for the conservation of documentsuseful for this.

Key Words: Document management, Business innovation, Information and knowledge.

1.- Introduccin

En los ltimos aos se ha dado en el sectorempresarial grandes cambios en los modelosgerenciales, a partir de la inuencia de unarevolucin tecnolgica desencadenada por latransformacin de dos grandes vertientes decambio, como lo son: la revolucin informtica

y la revolucin organizativa (Prez, 2000).Estos cambios han fomentado el desarrollo de

un paradigma tecno-econmico, denido comoun modelo de mejores prcticas compuesto

por un conjunto de innovaciones tecnolgicas

y principios organizacionales que actan

como un efecto modernizador en todo el tejido

econmico y social, que una vez adoptados, se

convierten en el sentido comn que gua las

prcticas econmicas, organizacionales, sociales

y polticas de nuestra sociedad, una sociedad que

La gestin de documentos como estrategia de innovacin empresarial

Arcngel Eduardo Snchez Gmez

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se desarrolla a partir de la utilizacin y gestin delos insumos informacin y conocimiento (Prez,2005) (Snchez-Vegas, 2003).

Por lo tanto, toda organizacin que deseeinsertarse en este nuevo orden mundial basadoen la informacin, ha de planicar una estrategiaque le permita ser capaz de reinventarse y mejorarde forma continua, adoptar tecnologas de

informacin y comunicacin, e insertar principiosy modelos de gestin que promuevan la generacinde innovaciones en sus diferentes tipos.

En el ao 2001, la International Organization forStandardization (ISO) aprob la norma ISO 15489de Gestin de Documentos, constituyndose comoun hito de gran importancia, al considerarla comoparte de la gestin administrativa de toda empresa,responsable del control eciente y sistemtico enla creacin, mantenimiento, uso, eliminacinde los documentos, incluyendo procesos paracapturar y mantener la prueba y la informacinde las actividades o transacciones en forma dedocumentos, pero no desde el Archivo comounidad administrativa como corrientemente setiende a pensar, sino desde la organizacin misma

como un ente productor y gestor de documentos(Nez, 2007).

De esta forma, la gestin de documentos y laaplicacin de la norma ISO 15489, como tambin elsurgimiento de otras normas e informes tcnicos,se convirtieron en un elemento estratgico en lasempresas, al establecer lineamientos, polticas

y pautas que inciden directamente sobre todoslos procesos de la organizacin en los cuales se

produzca un documento, de esta forma se garantizauna mejor utilizacin de este recurso informativo.

En la actualidad, la gestin de documentos

ha evolucionado, no slo para administrar los

documentos producidos en soporte papel, sino

que a su vez, se han desarrollado lineamientos

para gestionar los documentos electrnicos, lo

cual respalda las iniciativas emprendidas en el

mbito mundial relacionadas con un importanteproceso normalizador de sus teoras y prcticas,

aplicndose en diferentes organizaciones sean

estas pblicas o privadas, como un elemento

dinamizador de su competitividad y de la solucin

de problemas puntuales tanto en el mejoramiento

de la toma de decisiones, como en la prestacin de

servicios a clientes, usuarios y proveedores.

2.- La Innovacin

Resulta evidente en algunos sectores de la economa

nacional, que determinadas organizaciones no han

logrado emprender acciones para desarrollar una

adecuada capacidad de cambio, y por ende reducen

su capacidad competitiva de manera signicativa,

sin considerar que la asimilacin y generacin deinnovaciones en el seno empresarial se convierte en

uno de los factores ms importantes para generar

valor agregado y en consecuencia mantener

adecuados estndares de competitividad.

De esta manera, y en medio de una sociedad

sustentada en la informacin y el conocimiento

como insumo de vital importancia, se generan en el

contexto de las empresas modernas una dinmica

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Arcngel Eduardo Snchez

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orientada a fomentar su capacidad de innovacin, ycomo tal la incorporan en sus procesos y estrategias,

previa adopcin de una actitud abierta hacia el

cambio, a partir de la utilizacin de herramientas

tecnolgicas y efectivos modelos de gestin.

El concepto de innovacin tiene una variedad

de deniciones, tipologas e interpretaciones

(Snchez, 2007). Hasta hace poco tiempo la

innovacin se consideraba un modelo lineal: unproceso que evolucionaba pasando por las etapas

de investigacin, invencin, innovacin y difusin.

Sin embargo, en la actualidad el conocimiento

sobre los procesos de innovacin se han ampliado y

estos se reconocen por sus continuas interacciones

y mecanismos de retroalimentacin que implican

ciencia, tecnologa, aprendizaje, poltica y demanda

(Velasco, 2002).

Segn Snchez (2007), quien realiza una excelentedistincin entre diferentes conceptos sobreinnovacin, seala que esta puede ser denida deacuerdo con su mbito de accin, por lo que en elcampo de los negocios, Edquist (2001) la denecomo nuevas creaciones con relevancia econmica

normalmente llevadas a cabo por rmas o enocasiones por individuos. Por su parte Damanpour(1996) concibe a la innovacin como un proceso queincluye la generacin, desarrollo e implementacinde nuevas ideas o comportamientos. Kanter (1994)considera que las innovaciones deben entenderse

como un proceso antes, que como resultado o

antecedentes, por lo que las innovaciones, pasan

por un etapa de generacin de ideas, en el cual

pueden introducirse variantes por parte de agentes

internos o externos, enseguida siguen a una etapade construccin, movida por una coalicin en la

que el poder es necesario para mover la idea hacia

delante, hasta una etapa de implementacin en

el que se desarrollan prototipos y eventualmente

se pone en prctica la produccin o el servicio en

cuestin.

Una de las fuentes de informacin por ms

importantes en el rea de la innovacin tecnolgicaes el Manual de Oslo de la OECD (2005), documento

que sirve de gua para la realizacin de mediciones

y estudios de actividades cientcas y tecnolgicas

el cual dene conceptos y clarica las actividades

consideradas como innovadoras. En este manual

se dene la innovacin, como la concepcin

e implantacin de cambios signifcativos

en el producto, el proceso, el marketing o laorganizacin de la empresa con el propsito de

mejorar los resultados.

Las organizaciones pueden incorporar la innovacinde distintas formas, ya sea para disminuir costos,obtener calidad en sus productos o servicios,ofrecer una mayor gama de estos, distribuirlos

o mercadearlos de una nueva y dinmica forma,as como tambin cambiando sus estructurasy procesos para ser ms efciente y rpida. Loimportante es que se genere innovacin y para losefectos, se requiere que la organizacin establezcaelementos de cambio sustanciales en su estrategia.

2.1.- Tipos de innovacin

Actualmente existe una gran diversidad de

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clasicaciones de los tipos de innovacin, sinembargo, el Manual de Oslo (2005) hace referenciaa cuatro tipos: las innovaciones de producto, lasinnovaciones de proceso, las innovaciones demercadotecnia y las innovaciones de organizacin

innovacin de producto: se corresponde

con la introduccin de un bien o servicio nuevo,

o signicativamente mejorado, en cuanto a sus

caractersticas tcnicas o en cuanto a su uso u otrasfuncionalidades, o hacia el uso al que se destina.

La mejora se logra con conocimiento o tecnologa,

con mejoras en materiales, en componentes, o coninformtica integrada. Para considerar a productor

como innovador debe presentar caractersticas

y rendimientos diferenciados de los productos

existentes en la empresa, incluyendo las mejoras

en plazos o en servicio.

El trmino producto cubre a la vez los bienes

y los servicios. Por lo tanto, el desarrollo de

una nueva utilizacin para un producto cuyas

especicaciones tcnicas se han modicado

ligeramente es una innovacin de producto. Las

innovaciones de producto en los servicios pueden

incluir mejoras signicativas en la manera en queestos servicios se ofrecen, la adicin de nuevas

funciones o caractersticas en servicios existentes,

o la introduccin de servicios enteramente nuevos.

innovacin de proceso:es la introduccin de

un nuevo, o signicativamente mejorado, proceso

de produccin o de distribucin para disminuir

los costes unitarios del mencionado proceso,

mejorar la calidad, o la produccin o distribucin

de productos nuevos o sensiblemente mejorados.Segn jansa (2010), las innovaciones de procesoincluyen tambin las nuevas o mejoradas tcnicas,

equipos y programas informticos utilizados en

las actividades auxiliares de apoyo tales como

compras, contabilidad o mantenimiento. La

introduccin de una nueva, o mejorada, tecnologa

de la informacin y la comunicacin (tic) es una

innovacin de proceso, si est destinada a mejorarla eciencia y/o la calidad de una actividad de

apoyo bsico.

innovacin en marketing: es la aplicacin de

un nuevo mtodo de comercializacin que implique

cambios signicativos en el diseo o el envasado

de un producto, su posicionamiento, promocin

o taricacin. Las innovaciones de marketing

tratan de satisfacer mejor las necesidades de losconsumidores, de abrir nuevos mercados o de

posicionar en el mercado de una nueva manera

un producto de la empresa con el n de aumentar

las ventas. Segn jansa (2010), los cambios de

posicionamiento pueden consistir en la creacin

de nuevos canales de venta como el desarrollo de

franquicias, la venta directa, las modicaciones

en la forma de exhibir el producto o la ventade licencias de uso. Los cambios en promocin

suponen la modicacin en la comunicacin

utilizando nuevos soportes, sustitucin del logo,

los sistemas de delizacin y la personalizacin de

la relacin con el cliente.

innovacin en organizacin: es la

introduccin de un nuevo mtodo organizativo

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en las prcticas empresariales, la organizacindel lugar de trabajo o las relaciones exterioresde la empresa. Las innovaciones de organizacinpueden tener por objeto mejorar los resultados deuna empresa reduciendo los costes administrativoso de transaccin, lo cual mejora el grado desatisfaccin en el trabajo (y, por consiguiente,aumentar la productividad), facilita el acceso abienes no comercializados (como el conocimiento

externo no catalogado) o reduce los costes de lossuministros.

Lo que distingue una innovacin de organizacinde otros cambios organizativos en el seno deuna empresa es la introduccin de un mtodoorganizativo que no haya sido utilizado antes porla empresa y que resulte de decisiones estratgicas

tomadas por la direccin. La actualizacin enla gestin de los documentos, informacin y/oconocimiento tambin entra en este tipo deinnovacin, al igual que la introduccin de sistemasde gestin de las operaciones de produccin, desuministro y de gestin de la calidad. Igualmentese consideran innovaciones en organizacinlas variaciones en las relaciones con clientes yproveedores, incluyendo centros de investigaciny la integracin de proveedores o de inicio desubcontratacin de actividades (Jansa, 2010).

3.- La gestion de documentos

El Prof. Jos Ramn Cruz Mundet en su libro LaGestin de Documentos en las Organizaciones(2006) resea que la Gestin de Documentos

viene a ser la traduccin literal del trminonorteamericano Records Management, que

puede traducirse tambin como Administracin deDocumentos.

La gestin de documentos es un mtodo de gestinempresarial orientado al aprovechamiento delos documentos y la informacin contenida enellos por parte de las organizaciones, sean estaspblicas o privadas. Segn Ricks (1979) citado porCruz Mundet (2006), la gestin de documentos

se extiende al ciclo de vida de los documentos,es decir desde que estos se producen o recibenen una organizacin, hasta su eliminacin nal oconservacin permanente en un archivo histrico.

Tiene por objeto, asegurar en las organizacionesuna gestin documental adecuada, esencial, vitale importante, evita lo no esencial, simplica lossistemas de creacin y produccin de documentos,mejorando la forma de organizarlos y recuperarlos,proporcionando su cuidado y preservacinadecuada y el depsito a bajo coste.

La esencia de la gestin de documentos, es eltratamiento archivstico de estos en las primerasetapas de su ciclo de vida, es decir, durante eltiempo en el que son realmente necesarios para

la gestin administrativa de la organizacin,para apoyar la toma de decisiones y la obtencinde pruebas (Cruz Mundet, 2007). De all que elDiccionario del Consejo Internacional de Archivosdena a la Gestin de Documentos, como el reade la gestin administrativa general encargadade conseguir economa y eciencia en la creacin,mantenimiento, uso y seleccin de documentos

durante su ciclo de vida (Walne, 1984).

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3.1.- Objetivos y benefcios de la gestin dedocumentos

Segn Cruz Mundet (2006) la Gestin deDocumentos persigue los siguientes objetivos:

1. el diseo normalizado de los documentos

2. evitar la creacin de documentosinnecesarios, la duplicidad y la presencia de

versiones caducadas3. simplicar los procedimientos

4. controlar el uso y la circulacin de losdocumentos

5. organizar (Clasicar, Ordenar yDescribir) los documentos para su adecuadaexplotacin al servicio de la gestin y de latoma de decisiones

6. La conservacin y la instalacin de losdocumentos a bajo coste en los archivosintermedios

7. valorar, seleccionar y eliminar losdocumentos que carezcan de valor para lagestin y para el futuro

8. asegurar la disponibilidad de los

documentos esenciales en situaciones deemergencia

Una organizacin que no aplique la gestindocumental puede presentar las siguientescaractersticas (Snchez, 2014):

Problemas en la localizacin de susdocumentos

dicultad de bsqueda

recuperacin lenta

debilidades y retrso en la toma dedecisiones

sobresaturacin de equios productodel nmero de copias innecesarias de losdocumentos

prdida de documentos valiosos

procesos no levantados, simplicados ydocumentados

baja productividad

eliminacin documental incumpliendoparmetros legales

conservacin de todos los documentos

acumulacin de grandes masas

documentales

Una organizacin que aplique la gestin dedocumentos puede obtener entre muchosbenecios, los siguientes (Nuez, 2007) (Snchez,2014):

realizar sus actividades de una maneraordenada, ecaz y responsable

ofrecerr servicios de un modo coherente yequitativo

proporcionar coherencia, continuidady productividad a la gestin y a laadministracin

garantizar la continuidad en caso decatstrofe

cumplir con los requisitos legislativos y

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alta eciencia

3.2.- Objetivos de la gestin dedocumentos en la estrategia de gestionempresarial

Desde un punto estratgico, toda organizacinque desee alcanzar altos niveles de eciencia ycompetitividad, y por lo tanto, generar innovacin,debe insertar a la gestin de documentos dentro

de su estrategia empresarial, tal como lo mencionaPea (2010), ver tabla 1, el cual presenta en sucurso sobre El Sistema de Gestin de la Calidady la Gestin Documental, un esquema en dondese resalta la integracin de la Gestin Documentaldentro de las polticas y planes empresariales:

reglamentarios, incluidas las actividadesarchivsticas, de auditora y de supervisin

proporcionar proteccin y apoyo a litigios,incluyendo la gestin de riesgo en relacincon la existencia o ausencia de evidencia delas actividades realizadas por la organizacin

proteger los intereses de la organizacin ylos derechos de los empleados, clientes y laspartes interesadas presentes y futuras

apoyar y documentar las actividadesde investigacin y desarrollo presentes yfuturas, las realizaciones y los resultados, ascomo la investigacin histrica

mantener la memoria corporativa,personal o colectiva

adecuada e inteligente toma de decisiones

Misin,Visin yValores

DenicionesEstratgicas

Directricesde la

Organizacin

Directrices deCalidad

Polticas deGestin

ObjetivosEstratgico ymetas de la

organizacin

Indicadoresde Gestin

PlanesOperativos

FinancierasMercadeo

Gestin HumanaGestin Ambiental

Salud Ocupacional y Seguridad IndustrialProcesos Internos

Sistemas de InformacinTecnologa

Gestin Documental

Poltica deCalidad

Objetivos deCalidad y sus

Metas

Indicadoresde Calidad

Fuente: Pea (2010)



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Tabla 1.El sistema de gestin de la calidad y la gestin documental

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3.3.- La gestin electrnica de losdocumentos

Con la masicacin de los diferentes tipos desoportes documentales provenientes del uso detecnologas de informacin y documentacin,la gestin de documentos comienza a visualizarun nuevo campo de actuacin: la gestin delos documentos electrnicos o gestin

electrnica de documentos, la cual ponenfasis en la naturaleza de los documentoscreados, migrados, utilizados y conservados enentornos electrnicos, as como de la informacinprocedente de los archivos fsicos

La gestin electrnica de documentos, implica

en gran medida, un radical replanteamiento ante

la forma de pensar, as como de gestionar los

documentos y por ende la informacin de toda laorganizacin, en virtud de su vinculacin directa

con las nuevas e innovadoras formas de trabajo

respaldadas por las tecnologas de informacin, en

donde el documento a tramitar sea un documento

electrnico.

Un documento electrnico, es segn Daz (2007),

una entidad de informacin de carcter nico,cuyo contenido estructurado y contextualizado

se presenta como evidencia de las acciones y

funciones propias de las organizaciones, asimismo

es probatorio de derechos y obligaciones de partes,1

1 En el caso venezolano la Ley de Infogobierno fue aprobada en Gaceta Oficial N 40274 de fecha 17-10-2013

y se genera, gestiona, transmite, almacena yrecupera por medios electrnicos, informticos otelemticos. Para que un documento electrnicotenga todas las caractersticas diplomticasque le den autenticidad, este debe poseer unarma electrnica emitida por un organismo decerticacin autorizado, a la vez que no hayasufrido ninguna alteracin durante su procesode tramitacin, conservacin o distribucin, y

que se maneje bajo polticas que aseguren sualmacenamiento y seguridad.

Actualmente la incursin empresarial hacia mtodos,lineamientos, procedimientos, polticas y tecnologasde gestin electrnica de documentos se puedeenmarcar en dos vertientes, por un lado el sectorempresarial que la utiliza como una estrategiacompetitiva, y por otro, el sector pblico que laincluye en el marco de los programas de infogobiernoo de gobierno electrnico1 que acercan al ciudadanocon los servicios ofrecidos por la administracinpblica. En consecuencia, la aplicacin de la gestinde documentos en soporte fsico, as como enelectrnico han de fomentar en la organizacin unsinfn de elementos para generar innovacin, yasea desde el mejoramiento y simplicacin de los

procesos organizacionales, hasta el diseo y oferta deservicios o mtodos de acercamiento con a clientesy proveedores, as como el diseo y utilizacin desistemas de informacin o sistemas de gestindocumental, entre otros.


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Fuente: Daz, (2011). Adaptado: Sanchz, (2014).

Departamentos y Unidades

de la Organizacin

Ciudadanos, Proveedores

Clientes

Otras empresas privadas e

instituciones pblicas

Realizan gestin

utilizando

documentosfsicos

Imprimen

documentos

fsicos

Generan

documentos

fsicos

Los documentos son

organizados en expedientes

fsicos

Los expedientes son

organizados en archivos fsicos

(Archivo de Gestin)

Los expedientes son

Transferidos desde los Archivos de

Gestin al Archivo Central o General

Los documentos son

digitalizados y

firmados para

convertirlos a

formato

electrnico

ArchivoElectrnico

Los documentos fsicos

se digitalizan

Realizan gestin

produciendo

documentos

electrnicos

Firma

ElectrnicaExpediente

Electrnico

CONVERGENCIA DE LA GESTINDE DOCUMENTOS Y LA GESTINELECTRNICA DE DOCUMENTOS

EN ORGANIZACIONES MODERNASIconografa modificada del original

elaborada por el Gobierno delPrincipado de Asturias (Daz, 2011)

Convergencia de la gestin de documentos y la gestin electrnica de documentos en organizaciones modernas



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3.4.- La normalizacin de la gestin de

documentos

En el ao 2001, la International Organization

for Standardization (ISO) aprueba la norma

ISO 15489 con el objeto de lograr una mayor

armonizacin entre los mtodos archivsti-

cos y los modelos de gestin organizativos y

de calidad surgidos ante los nuevos entornosde trabajo (cultura corporativa orientada ha-

cia la calidad e innovacin, sector tecnolgi-

co y de comunicacin, mercados competi-

tivos, marcos legislativos y reglamentarios

complejos), por los cuales pareca no existir

una respuesta de gestin de sus documen-

tos adecuada y automatizada (Moro, 2010).

Esta norma internacional fue desarrollada

tomando como base la familia de las normas

Australianas AS 4390-1996, la cual esta-

ba fundamentada en los modelos de gestin

documental record keeping y record con-

tinuum.

Aplicar en una organizacin, ya sea lagestin documental en soporte fsico o la

gestin electrnica de documentos, requiere

de un cmulo de conocimientos, polticas y

lineamientos especializados, por lo que se

considera las normas tcnicasun elemen-

to que sirve de gua para coordinar esfuerzos

en pro de desarrollar la estrategia empresa-

rial en esta materia.

La normalizacin, es una tarea que llevan

adelante diversos organismos o agencias na-

cionales, regionales e internacionales, con el

objeto de fijar normas tcnicasque establez-

can la terminologa, clasificacin directrices,

especificaciones, atributos, caractersticas,

mtodos de prueba o prescripciones aplica-

bles a un producto, proceso o servicio, con el

fin de preservar la seguridad, proteccin alconsumidor, medio ambiente, la salud de las

personas y animales, y favorecer el efectivo

intercambio de bienes (ISO, 2011).

Existen normas tcnicas generales y vin-

culadas a una familia de normas que por lo

general pueden ser certificables. Este tipo de

normas, segn Bustelo (2011) son estndaresque proponen una metodologa concreta para

gestionar las organizaciones, los cuales a

travs de un sistema de gestin, establecen

un marco de polticas, procedimientos, direc-

trices y recursos asociados para alcanzar los

objetivos estratgicos de una organizacin.

Se presentan a modo de familia o grupo de

normas, son certificables y fundamentan suaplicacin a travs de ciclos de mejora conti-

nua.

En el mbito mundial, se han desarrollado

diversas familias de normas tcnicas interna-

cionales, siendo las ms conocidas:


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Normas tcnicas internacionales

NORMA

INTERNACIONALNORMA ESPAOLA

AENOR TITULO

ISO 30300:2011 UNE-ISO 30300:2011Informacin y documentacin. Sistemas degestin para los documentos. Fundamentos yvocabulario.

ISO 30301:2011 UNE 303001:2011 INInformacin y documentacin. Sistemas degestin para los documentos. Requisitos.

Hasta la fecha ya se han aprobado diversas normase informes tcnicos relacionados con el rea de

la Gestin de Documentos, homologndose enaquellos pases interesados en su aplicacin:

Normas relacionadas con la gestin de documentos



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Fuente: elaboracin propia, (2014).


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NORMAINTERNACIONAL

NORMA ESPAOLAAENOR

TITULO

ISO 15489-1:2001 UNE-ISO 15489-1:2006

Informacin y documentacin. Gestin dedocumentos. Parte 1. Generalidades

ISO/TR 15489-2:2001 UNE-ISO/TR 15489-2:2006

Informacin y documentacin. Gestin dedocumentos. Parte 2. Directrices

ISO 23081-1:2006 UNE-ISO 23081-

1:2008

Informacin y documentacin. Procesos de

gestin de documentos. Metadatos para lagestin de documentos. Parte 1: Principios.

ISO 23081-2:2009 UNE-ISO 23081-2:2011

Informacin y documentacin. Procesos degestin de documentos. Metadatos para lagestin de documentos. Parte 2: Elementos deimplementacin y conceptuales.

ISO/TR 23081-3:2011 UNE-ISO/TR 23081-3:2012 IN

Informacin y documentacin. Metadatos parala gestin de documentos. Parte 3: Mtodo deauto-evaluacin.

ISO/TR 13028:2010 UNE-ISO/TR

13028:2011 IN

Informacin y documentacin. Directrices

para la implementacin de la digitalizacin dedocumentos.

ISO/TR 26122:2008/Cor1:2009

Versin Internacionalcorregida en el 2009

UNE-ISO/TR26122:2008 IN

Informacin y documentacin. Anlisis delos procesos de trabajo para la gestin dedocumentos.

ISO 19005-1:2005/Cor 2:2011 Versin

Internacional Corregida2011

UNE-ISO 19005-1:2008

Gestin de documentos. Formato de chero dedocumento electrnico para la conservacin alargo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).

ISO 19005-2:2011 Document management -- Electronic documentle format for long-term preservation -- Part 2:Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)

ISO 19005-3:2012 Document management -- Electronic documentle format for long-term preservation -- Part 3:Use of ISO 32000-1 with support for embeddedles (PDF/A-3)

ISO 10244:2010 Document management -- Business processbaselining and analysis

Normas para la gestin de documentos


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NORMA

INTERNACIONALNORMA ESPAOLA

AENOR

TITULO

ISO/TR 14105:2011 Document management -- Changemanagement for successful electronicdocument management system (EDMS)implementation

ISO 14289-1:2012 Document management applications --Electronic document le format enhancementfor accessibility -- Part 1: Use of ISO 32000-1(PDF/UA-1)

ISO 22938:2008 Document management -- Electroniccontent/document management (CDM) datainterchange format

ISO/TR 22957:2009 Document management -- Analysis, selection

and implementation of electronic documentmanagement systems (EDMS)

ISO 24517-1:2008 Document management -- Engineeringdocument format using PDF -- Part 1: Use ofPDF 1.6 (PDF/E-1)

ISO 32000-1:2008 Document management -- Portable documentformat -- Part 1: PDF 1.7

ISO 16175-1:2012 UNE-ISO 16175-1:2012 Informacin y documentacin. Principiosy requisitos funcionales para documentosen entornos de ocina electrnica. Parte 1:Generalidades y declaracin de principios.




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NORMAINTERNACIONAL

NORMA ESPAOLAAENOR

TITULO

ISO 16175-2:2012 UNE-ISO 16175-2:2012

Informacin y documentacin. Principiosy requisitos funcionales para documentosen entornos de ocina electrnica. Parte 2:Directrices y requisitos funcionales para sistemasque gestionan documentos electrnicos.

ISO 16175-3:2012 UNE-ISO 16175-3:2012

Informacin y documentacin. Principiosy requisitos funcionales para documentosen entornos de ocina electrnica. Parte3: Directrices y requisitos funcionales paradocumentos en los sistemas de la organizacin.

ISO 16363:2012Space data and information transfer systems-- Audit and certication of trustworthy digitalrepositories

ISO 13008:2012

UNE-ISO

13008:2013

Informacin y documentacin. Proceso

de migracin y conversin de documentoselectrnicos.ISO/TR 15801:2009

UNE-ISO/TR15801:2008 IN

Imagen electrnica. Informacin almacenadaelectrnicamente. Recomendaciones sobreveracidad y abilidad.

ISO/TR 17068:2012UNE-ISO/TR

17068:2013

Informacin y documentacin. Repositoriode tercero de conanza para documentoselectrnicos.

ISO/TR 18492:2008 INUNE-ISO/TR

18492:2008 INConservacin a largo plazo de la informacinbasada en documentos.

ISO/TR 18128:2014 UNE-ISO/TR18128:2014 IN

Informacin y documentacin. Apreciacindel riesgo en procesos y sistemas de gestindocumental.

UNE-ISO 22310:2010

Informacin y documentacin. Directrices paralos redactores de normas para el establecimientode los requisitos de la gestin de documentos enlas normas.



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Las normas e informes tcnicos elaborados por la

ISO son publicados muchas veces en dos idiomas,predominando el idioma ingls, sin embargo,en el caso de Espaa, la Asociacin Espaola deNormalizacin (AENOR), a travs de su ComitTcnico 50: documentacin, se ha dado a la tareade homologar las normas e informes tcnicos ISO,publicndolos en idioma Espaol.

En el caso venezolano, el Servicio AutnomoNacional de Normalizacin, Calidad, Metrologay Reglamentos Tcnicos (SENCAMER), el cuala travs de su Direccin de Conformidad conNormas, es la encargada de disponer para sususuarios la informacin correspondiente conlos Laboratorios de Ensayos, Laboratorios deCalibracin, Organismos de Certicacin deSistemas de la Calidad, Organismos de Certicacinde Productos, as como de Inspeccin Acreditados.

Por lo tanto, es de su responsabilidad coordinarlos diferentes comits tcnicos normalizados,actividad que era realizada anteriormente porFONDONORMA, la cual es una Asociacin civilsin nes de lucro, con personalidad jurdica ypatrimonio propio, creada en 1973, para desarrollar

en Venezuela las actividades de normalizaciny certicacin en los sectores tanto industriales,como de servicios, as como de formar recursoshumanos en estas especialidades. Fondonorma haelaborado desde su creacin y con la participacinde los sectores pblico y privado, ms de 4 mildocumentos tcnicos que orientan a la produccin,los servicios y el comercio en el pas.

Los Comits y Comisiones Tcnicas de

Normalizacin, son los organismos sectoriales

encargados de desarrollar los programas deelaboracin u homologacin de normas tcnicas desu competencia, as como preparar las posicionestcnicas sectoriales del pas a nivel regional einternacional. En Venezuela el Comit CT15Documentacin y Ciencias de la Informacin(Inactivo) es el encargado de elaborar y homologarlas normas en esta rea, desde su creacin ha

publicado treinta y nueve (39) normas tcnicas,ninguna relacionada con la gestin de documentos.

3.5.- Principales normas ISO relacionadascon la gestion documental

3.5.1.- Norma ISO 15489

La Norma ISO 15489, se dene como una normaque se aplica para la gestin de documentos entodos los formatos o soportes, creados o recibidospor cualquier organizacin cuya naturaleza seapblica o privada en el ejercicio de sus actividades,as como por cualquier individuo responsablede crear y mantener documentos. Proporcionael mtodo para asignar responsabilidades en lasorganizaciones y su recurso humano con respecto

a las polticas, procedimientos, sistemas y procesosrelacionados con los documentos (Nez, 2007).

La Norma ISO 15489, aprobada en el ao 2001,resea que todas las organizaciones debenestablecer, documentar, mantener y promulgarpolticas, procedimientos y prcticas para lagestin de documentos, a modo de satisfacer

las necesidades de evidencias administrativas,

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responsabilidad e informacin acerca de sus

actividades, es decir, que las organizaciones debendenir y documentar una poltica para la gestinde los documentos (Taboada y Nielsen, 2006).

Se compone y presenta en dos partes o documentos:

Parte 1: Generalidades, (ISO15489-1:2001 Versin Internacional) (UNE-

ISO 15489-1:2006 Versin Espaola-AE-NOR)

Parte 2: Directrices, (ISO/TR 15489-2:2001 Versin Internacional)(UNE-ISO/TR 15489-2:2006 Versin Espa-ola-AENOR)

Segn Snchez (2011), el objetivo principal de

la aplicacin de la Gestin de Documentos, esgarantizar que una organizacin sea capaz de crear,conservar, y utilizar los documentos de archivoque necesita. Para cumplir con este objetivo, serequiere utilizar la Norma ISO 15489-2001, ensus dos partes, la cual surge como resultado deapoyar otros sistemas, tales como el de gestin decalidad implantado en una organizacin a travsde la aplicacin de la norma ISO 9001, o el sistemade gestin ambiental aplicado con la norma ISO14000.

La norma ISO 15489, regula el mtodo y el gradode operatividad en el tratamiento archivsticodocumental de una organizacin, sin profundizar deforma directa en la administracin del documentohistrico, pero centrndose en asegurar la gestin

de estos de acuerdo a su ciclo, activos y semiactivos

(Moro 2010). Recoge criterios y recomendaciones

para la gestin de documentos, por lo que en suaplicacin no se efectan procesos de certicacin,actividad que a partir de nales del ao 2011pudo realizarse con la aprobacin de la familia deNormas 30300 relacionadas con los Sistemas deGestin para los Documentos.

Los objetivos que persigue la norma ISO 15489,

especicados en su texto, pueden resumirse en:

1- orientar los criterios con los cuales, debedisearse e implementarse un Sistema de Ges-tin de Documentos (SGD) y los requisitos queeste debe cumplir (abilidad, integridad, con-formidad, exhaustividad, carcter sistemtico).

2- ser interactiva con los sistemas de gestin

de calidad (ISO 9001) y medioambiental (ISO14001).3- posibilitar la integracin de la gestin de

todos los documentos, tradicionales y electr-nicos, en un nico sistema de gestin de docu-mentos (SGD).

4- establecer criterios sobre qu documen-tos hay que crear dentro de cada procedimien-to, qu datos y estructura deben contener, cu-les deben preservarse y con qu requisitos.

5- determinar todos los aspectos de la pro-duccin y gestin de los documentos dentro deun sistema incluyendo su incorporacin, regis-tro, clasicacin codicacin, almacenamiento,uso, acceso, conservacin o eliminacin y loscriterios con los que amerita hacerse.

No es una norma para aplicarla en el Archivo

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de una organizacin, ya que su concepcin

se relaciona con la inclusin de la gestin delos documentos en todas las actividades de laorganizacin, indistintamemte sea pblica oprivada, en consecuencia est concebida paragestionar sistemas archivsticos institucionalescompletos.

La implantacin de la norma ISO 15489 se

fundamenta en los siguientes aspectos:

1- identicacin del marco regulatorio de laorganizacin que afecta sus actividades.2- establecimiento de polticas y normasde gestin de documentos, reejo de laaplicacin del marco regulatorio, con el nde producir documentos autnticos, ables y

utilizables, capaces de respaldar las funcionesy actividades de la organizacin.3- asignacin de responsabilidades y compe-tencias concretas en esta materia y su difusinen toda la organizacin4- establecimiento y promulgacin de requi-sitos, planes, procedimientos, directrices ycontroles de la gestin de documentos

5- diseo de un plan o programa para laimplantacin de la gestin de documentos, ascomo del Sistema de Gestin de Documentos(SGD)6- consideracin por parte de la empresa de lascaractersticas de sus documentos: estructura,formato, proceso que los produjo, vinculacincon otros documentos, autenticidad,abilidad, integridad y disponibilidad:

a. autenticidad: un documento es autntico

cuando prueba lo que arma ser, cuando hasido enviado y creado por la persona de lacual se evidencia que lo ha producido en elmomento en que se armab. abilidad: un documento able, es aquelcuyo contenido puede ser considerado comouna representacin completa y precisade las operaciones, actividades o hechos,

convirtindose en testimonio que puedeservir para realizar otras operacionesc. integridad: todo documento debeestar protegido contra modicaciones noautorizadas, por lo que, los procedimientosdeberan especicar que adiciones oanotaciones pueden realizarse al documentodespus de su creacin, en qu circunstancias

se autoriza y por quien.d. disponibilidad: todo documento para estardisponible debe ser localizado, recuperado,presentado e interpretado dentro de lafuncin que lo genera.

7- diseo y prestacin de servicios relacionadoscon la gestin y uso de los documentos8- concepcin, implantacin y administracinde sistemas especializados de gestin de docu-mentos, donde se determinen los documentosque han de incorporarse al sistema de gestintanto documental como de otros instalados enla organizacin. Los plazos de retencin o con-servacin temporal o permanente o eliminacinde los documentos, el establecimiento de linea-mientos, procesos y directrices para la clasi-

cacin, indizacin, codicacin, ordenacin, re-

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gistro, automatizacin, digitalizacin, control,

accesibilidad, traza, almacenamiento, manipu-lacin, eliminacin, etc. Procesos que debernestar descritos, documentados y a disposicindel recurso humano de la organizacin.9- integracin de la gestin de documentos enlos sistemas y procesos de la organizacin.10- formacin continua del recurso humano,tanto en los aspectos tericos, prcticos y pro-

cedimentales de la gestin de documentos.11- supervisin y auditoria peridica de losprocedimientos, al igual que de los procesosde gestin documental, con el n de efectuar

modicaciones y redirecciones estratgicas.

Para la aplicacin de la norma ISO 15489, unaorganizacin amerita disear e implementar unSistema de Gestin de Documentos (SGD),el cual puede concebirse a travs de la ejecucinde ocho (8) etapas no lineales, pero que se conec-tan entre estas, siguiendo una secuencia lgica,las etapas pueden desarrollarse de forma gradual

o parcialmente de acuerdo con las necesidades ytipo organizacin, muchas veces trayendo consigocambios y modernizaciones en la estructura em-presarial:

Etapa A:Investigacin

Preliminar

Etapa B:Anlisis de las

actividades de la

organizacin

Etapa C:Identificacin de

los requisitos

Etapa D:Evaluacin de los

sistemas

existentes

Etapa E:Identificacin de

las estrategias para

cumplir los

requisitos

Etapa F:Diseo de un

sistema de gestin

de documentos

Etapa G:Implementacin

de un Sistema de

Gestin de

Documentos

Etapa H :Revisin posterior

a la

implementacin

Poltica

Normas Implementacin

Diseo

Principal

Feedback

Fuente: Archivo Nacionales de Australia y Archivo Estatales de Nueva Gales del Sur. En Norma ISO/TR 15489-2:2001.

Etapas del sistema de gestin documental


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3.5.2.- Familia de Normas ISO

30300

De acuerdo con Bustelo y Ellis (2011), ennoviembre del ao 2011, fueron publicadoslos dos primeros productos de cinco dela serie o familia de normas ISO 30300 Sistemas de gestin para los documentos.La serie ISO 30300, ofrece la metodologapara implementar un SGD basado en unenfoque sistmico para la creacin y gestinde documentos, alineado con los objetivos ylas estrategias de la organizacin, para lo queestablece requisitos, y no directrices como lohace la norma 15489.

ISO 30300:2011 Sistema de Gestin paralos Documentos, Fundamentos y vocabula-

rio: explica la base lgica para la creacin

de un SGD y los principios rectores para una

implementacin exitosa, proporcionando laterminologa que asegura que el sistema escompatible con otras normas de sistemas de

gestin.

ISO 30301:2011 Sistema de Gestin para

los Documentos, Requisitos: concreta los

requisitos necesarios para desarrollar una

poltica de gestin documental. Tambinestablece objetivos y metas para que la

organizacin implemente mejoras sistmicas,

lo que se consigue a travs del diseo de

procesos y aplicaciones (tecnologa) de

gestin documental, estimando la asignacin

apropiada de recursos, as como tambin

establece puntos de referencia para controlar,medir y evaluar resultados.



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Sistemas de gestin para los documentos: relacin normas e informes relacionados

Fuente: Bustelo y Ellis (2011)

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Cont. Sistemas de gestin para los documentos: relacin normas e informes relacionados

Fuente: Bustelo y Ellis (2011)


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Resalta de esta norma su aplicacin para la conse-

cucin de una certicacin por parte de una em-

presa certicadora. Muchas organizaciones en el

mbito mundial establecen estrategias para obte-

ner estas certicaciones, pudindose vincular o de-

sarrollarse a la vez, o en su defecto permite la cer-

ticacin de varias normas al mismo tiempo, tales

como la ISO 9001 y la 14001 junto con la 30301, en

virtud de que algunos de los requisitos a cumplir

son comunes entre una familia de normas y otra.

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3.5.3.- Otras normas en materia de gestin

documental

La gestin documental tanto para los documentos

en soporte de papel como electrnico, ha tenido un

gran impacto en el sector archivstico, al ampliar

los horizontes y mbitos de accin de lo que hastaahora era considerada la labor nalista de alma-

cenar documentos en el archivo. El mencionado

proceso, abre nuevas perpectivas para considerartodos los elementos y fases que intervienen en la

produccin, trmite, registro, organizacin, valo-

racin, digitalizacin, conversin, almacenamien-

to, eliminacin y conservacin de los documentosgenerados por cualquier tipo de organizacin.

Es por ello, que su proceso normalizador se equi-

para con la creciente necesidad surgida en las em-

presas para mantener la prueba de sus actividadesa travs de sus documentos y acceder a la informa-

cin de forma rpida, as como oportuna, y en el

caso de la administracin pblica, generar estn-

dares de conanza a travs de la transparencia de

la gestin.

Diversas son las normas listadas en el cuadro an-

teriormente descrito en el apartado 3.4., pero re-saltan de este, adems de la ISO 15489 y la familia

de normas 30300, las normas:

ISO 23081 (1, 2 y 3), para el diseo de metada-

tos de los documentos y de los diferentes procesos

que intervienen en la gestin de estos

ISO 13028, que dene directrices para la imple-

mentacin de procesos de digitalizacin de docu-

mentos en las organizaciones

ISO 26122, que establece lineamientos y pautas

para el anlisis de los procesos de trabajo para la

gestin de documentos, actividad previa indispen-

sable para el diseo de cuadros de clasicacin de

tipo funcional, recomendados por la norma 15489

y requeridos por la familia de normas 30300

ISO 16175 (1, 2 y 3), las cuales denen princi-

pios y requisitos funcionales para documentos en

entornos de ocina electrnica

La aplicacin de estas normas en las organizacio-

nes son en conjunto una oportunidad empresarial

para modernizarse, reinventarse y emprender

nuevos proyectos y por lo tanto generar diferen-

tes tipos de innovacin, en virtud de las diferentesreas que intervienen en la gestin documental,

as como del diseo de sistemas de informacin yel establecimiento de polticas y lineamientos que

permean toda la actividad empresarial, promo-

viendo de esta forma la adopcin de nuevas ideas,

generando valor para toda la organizacin

4.- Conclusiones

Existen diversas estrategias para que una orga-nizacin pueda innovar, sin embargo a travs delpresente artculo, se establece la Gestin de losDocumentos como un componente estratgico dela organizacin que desde su aplicacin, se prevcomo fuente generadora y de apoyo ante los dis-tintos tipos de innovacin, donde se consideran de

tipo organizacional, de producto o de procesos, en

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virtud que su efectividad puede generar cambios

organizacionales y desarrollos de sistemas de in-formacin que apoyen la gestin documental, seaesta en formato fsico o electrnico.

La gestin de documentos, se consolida como m-todo de gestin empresarial, es decir, no se centrade forma exclusiva en el tema de organizar do-cumentos en un archivo, sino que se trata de un

modelo orientado hacia las mejores prcticas or-ganizativas que impulsan los principios de calidadmediante la gestin eciente de los procesos deuna empresa que busca aprovechar y potenciar almximo las ventajas que ofrece una organizacin atarvs de la produccin de documentos autnticos,ables, ntegros y disponibles para la toma de deci-siones o para la investigacin histrica.

A su vez, permite generar lineamientos y herra-mientas, que si bien son de una fundamentacintcnica-archivstica, han de aplicarse en toda la or-ganizacin bajo la consolidacin de un Sistema deGestin de Documentos y Archivos, lo cual apoyael desarrollo y utilizacin de sistemas de informa-cin que garanticen el almacenamiento, registro,control y recuperacin de la informacin contenida

en los documentos, promoviendo con su aplicacinel desarrollo de nuevas fuentes de innovacin.

Por otro lado, los cambios de la sociedad y la in-uencia ejercida por la revolucin tecnolgica y delparadigma tecno-econmico en la cual estamos in-mersos, ha fomentado la aparicin de un conjuntode innovaciones tecnolgicas y principios organi-zacionales que han ejercido gran inuencia sobre

los cambios y desarrollos que se han dado en los

ltimos aos en las organizaciones del mundo en-

tero.

Uno de estos cambios ha sido la adopcin de estn-dares o normas tcnicas, las cuales han denido elmejoramiento de las actividades que se realizan enlas organizaciones, a partir de principios que bus-can la satisfaccin de los clientes de forma conti-nuada y en donde el liderazgo y la participacin del

recurso humano son elementos de vital importan-cia para enfocar a la organizacin en una estrategiasistmica basada en los procesos y en el aprove-chamiento de los testimonios, es decir, la informa-cin, los documentos y el conocimiento para tomarasertivas decisiones. De all que surjan estndaresque apoyan la gestin de documentos, en las orga-nizaciones, tales como las normas ISO 15489 y lafamilia de normas 30300, entre otras.

Existe un gran abanico de oportunidades para lagestin de documentos en el contexto empresarialde la mano tanto de los procesos normalizadorescomo del desarrollo de las tecnologas de informa-cin y comunicacin, presentndose para los pro-fesionales de la informacin grandes retos a la horade coordinar proyectos que enmarcados en la es-

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