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2 CONCENTRAMOS TODA LA ENERGÍA EN HACER LAS COSAS BIEN BIEN
El incremento de la eficacia y eficiencia, dependen en gran medida de la
apropiada y continua realización de actividades de los diferentes procesos del
Sistema de Gestión de la Calidad, que promuevan el mejoramiento continuo y
el compromiso permanente de todos los integrantes de la organización.
Para garantizar el éxito de este proceso, la Alta Dirección toma en
consideración toda la información que tiene a disposición para efectuar la
revisión adecuada al SGC (ISO 9001:2015); esta información proviene de
diferentes fuentes, como lo son los resultados de auditorías realizadas, la
satisfacción de los clientes y retroalimentación de partes interesadas
pertinentes, cuestiones externas e internas pertinentes al SGC, el desempeño
de los procesos, el cumplimiento de objetivos de la calidad, la conformidad
del servicio, el estado y eficacia de las acciones correctivas y acciones para
abordar, los riesgos y oportunidades, los cambios que podrían afectar al SGC,
las recomendaciones para la mejora del SGC, los resultados del seguimiento y
medición al SGC, el desempeño de los proveedores, los resultados de la gestión
realizada sobre los riesgos identificados, la adecuación de recursos y las
revisiones previas que se le han realizado al Sistema, entre otros.
Este informe evidencia el compromiso que asume la alta dirección con la
implementación, mantenimiento y la mejora continua del Sistema de gestión
de la calidad.
3 CONCENTRAMOS TODA LA ENERGÍA EN HACER LAS COSAS BIEN BIEN
1. PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA INCLUÍDA LA
POLÍTICA, OBJETIVOS Y EL ALCANCE DEL SGC
La planificación estratégica fue revisada por la alta dirección, la cual fue actualizada en el
2016 por la aplicación de la norma ISO 9001:2015 y encontrándose que es adecuada y
conveniente para el sistema de gestión de la calidad y para la estrategia de la organización.
Se efectúan capacitaciones al personal, en las cuales se realiza difusión de la política,
objetivos y alcance del SGC entre otros métodos, además de estar disponible en varios
medios para las partes interesadas pertinentes y se evalúa su entendimiento y aplicación
en las auditorías internas.
2. ESTADO DE LAS ACCIONES PLANTEADAS
PREVIAMENTE POR LA DIRECCIÓN
Actividades a Realizar Seguimiento Generar presupuesto de 2016 para el proceso de gestión de calidad con una solicitud total de $ 48.299.000.
Se aprobó el presupuesto solicitado; haciendo que lo transcurrido del año se cumpla con los objetivos propuestos.
Proyecto de actualización de la Norma ISO 9001: 2015, para el 2016 en Termotasajero SA ESP.
Se implementó durante lo corrido del 2016, realizando todo tipo de actividades para la actualización del SGC a la norma ISO 9001:2015.
Para la actualización en la nueva norma, tener acompañamiento de una consultoría externa incluido una pre auditoría externa para asegurar el éxito en la transición y la adecuada implementación.
Se contrató a una firma consultora para realizar el acompañamiento al proceso de actualización del SGC y se realiza la preauditotria externa con preparación para la recertificación.
Es conveniente que se revise la disposición de recurso humano calificado y técnico adicional para atender la creciente demanda de actividades del proceso de mantenimiento.
Se encuentra en proceso de selección de personal, las dificultades en la demora son por la consecución de personal calificado con las competencias requeridas. El requerimiento se amplió por la exoneración de algunos trabajadores.
Mantener campañas en el 2016 sobre el tratamiento adecuado de residuos para la profundización de la cultura ambiental. Gestionar los recursos humanos y técnicos para dar cumplimiento del PMA.
El proceso ambiental ha venido trabajando sobre el tema.
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3. CAMBIOS EN LOS FACTORES EXTERNOS E
INTERNOS PERTINENTES AL SGC
En cuanto a los factores Externos e internos, en el 2016 se generó un análisis y se estableció
esta información a través de la matriz PCI y POAM. Para tener contar con un mayor nivel
de seguimiento para los factores internos el enfoque sería sobre la imagen corporativa, el
acceso a capital y la rentabilidad, para los factores externos se le realizaría un mayor
seguimiento a la estabilidad del sector y la política tributaria.
4. INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y
EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD.
4.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y
RETROALIMENTACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS
Se revisan las encuestas de satisfacción de los clientes de venta de energía, las cuales
reflejan que todos los clientes tienen una buena percepción, con calificaciones superiores
a 4, en una escala de 1 a 5. En total, Se efectuaron 12 encuestas de las cuales en tres las
calificaciones se encuentran por debajo de la meta global del indicador. Hacia delante, el
proceso de gestión de reportes comercial debería realizar mayor seguimiento a los clientes
que calificaron por debajo de la meta global esperada.
Actividades a Realizar Seguimiento Estudiar la posibilidad de contar con una plataforma o software que permita facilitar el manejo de la documentación del SGC.
Se implementó la intranet como medio para la consulta de los documentos del SGC, para que pueda ser consultado por los usuarios de red de la empresa.
Continuar con los acompañamientos por parte del proceso de gestión de calidad a todos los procesos de la organización y promover mecanismos de participación que fortalezcan la cultura de mejoramiento continuo.
Con el proceso de implementación de la norma ISO 9001:2015, se viene trabajando junto con la consultoría para fortalecer los temas de la cultura de la calidad y el mejoramiento continuo.
5 CONCENTRAMOS TODA LA ENERGÍA EN HACER LAS COSAS BIEN BIEN
En el 2016 se identificaron las partes interesadas pertinentes y sus requisitos para el SGC y
se determinó qué procesos están involucrados en el cumplimiento de estos requisitos. A
Partir del 2017 se solicitará por parte de la alta dirección informes de seguimiento y/o de
gestión mensuales a los líderes de proceso responsables sobre el cumplimiento de estos
requisitos de las partes interesadas identificadas.
PARTE INTERESADA PERTINENTE
REQUISITOS PERTINENTES PROCESO
RESPONSABLE
INT
ER
NA
TRABAJADORES (Directivos, Empleados, Sindicato)
Condiciones laborales y Estabilidad laboral Gestión Humana
Desarrollo profesional Gestión Humana
Cumplimentos legales laborales, seguridad y salud en el trabajo.
Gestión Humana y SISO
ACCIONISTAS (Capital Privado)
Resultados financieros Gestión gerencial y
estrategia
Planes de Inversión. Gestión gerencial y
estrategia
EX
TE
RN
A
CLIENTES (SIN, CND, MEM, AGENTES REGULADOS Y NO
REGULADOS)
Cumplimiento del despacho de energía Operación de
planta
Cumplimiento de los contratos de venta de energía
Gestión Reportes
Satisfacción Gestión Reportes
PROVEEDOR EXTERNO (Mineros, Servicios, Productos
y Materiales)
Cierre de la compra Gestión compras
Cumplimiento de los contratos Gestión compras
Informes de regalías (Mineros) Gestión compras
GOBIERNO - ESTADO -AUTORIDADES
Cumplimiento de la normatividad legal aplicable vigente
Todos los procesos del SGC
Reporte de novedades y/o inconvenientes relevantes
Todos los procesos del SGC
Cumplimiento de compromisos adquiridos con la licencia ambiental
Gestión Ambiental y Gestión Gerencial
y estratégica
COMUNIDAD Posibilidades de empleo Gestión Humana
Cuidar los aspectos medio ambientales Gestión Ambiental
4.2 GRADO DEL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE
CALIDAD.
En esta revisión se evidencia que los objetivos de la calidad se están cumpliendo a través
del comportamiento de los indicadores de gestión. Se define que el indicador de gestión
humana de desempeño no apunta al objetivo 1 de la calidad y el indicador de almacén de
inventarios no mide el cumplimiento del objetivo 3 de la calidad, por lo cual se re
direccionarán al objetivo que sí les aplica. Para la próxima revisión por la alta dirección se
contará con una matriz para la planificación del cumplimiento de los objetivos del SGC.
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4.3 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS
El desempeño de los procesos del SGC, en su mayoría es muy bueno. exceptuando al proceso
de almacén, específicamente en la gestión de los inventarios cíclicos, para lo cual ya se
cuenta con una acción correctiva.
El proceso de mantenimiento se encuentra en el límite del cumplimiento y sin margen de
error para lo que resta del 2016 con respecto a la meta del factor de disponibilidad de
planta por mantenimiento, lo que hace que sea necesario llevar a cabo las acciones del
caso para evitar que se incumpla el indicador.
4.4 CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
El aumento de las salidas no conformes se debe a un ajuste del nuevo sistema DCS y la
mayoría de los eventos son por una estabilización del sistema de control que se cambió en
el 2015.
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1
5
0
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3
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Salidas no conformes Nov 2015 - Nov 2016
7 CONCENTRAMOS TODA LA ENERGÍA EN HACER LAS COSAS BIEN BIEN
4.5 LAS NO CONFORMIDADES Y ACCIONES
CORRECTIVAS
Las no conformidades actuales obedecen en su mayoría a incumplimientos por requisitos
internos organizacionales dentro de los procesos y a ajustes por los nuevos requisitos de la
nueva norma. Se cuentan con las acciones correctivas acordes para dar solución a las misma
y evitar que se vuelvan a presentar.
Se evidencia que se tiene una recurrencia importante en una acción correctiva en el proceso
de mantenimiento por incumplimiento de procedimiento interno, por lo cual se han tenido
que realizar varios análisis para enfocar las acciones a la causa raíz. Esto generó nueva
acción correctiva con miras de mejorar los aspectos administrativos del mantenimiento.
ACCIONES CORRECTIVAS EN FASE DE DESARROLLO:
OPERACIÓN. ( 2 )
MANTENIMIENTO. (12)
GESTIÓN REPORTES. ( 0 )
GESTIÓN HUMANA. ( 2 )ALMACEN. ( 3 )
SISO. (5 )
GESTIÓN AMBIENTAL Y CIVIL.
( 5 )
TECNOLOGIA INFORMATICA.
( 2 )
GESTIÓN GERENCIAL Y
ESTRATEGIA. ( 0 )
CALIDAD. ( 0 )
COMPRAS. ( 3 )
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4.6 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y
OPORTUNIDADES
En el 2016 se implementaron las matrices de riesgos y oportunidades para cada proceso del
SGC y otra específica para la generación de energía, y se implementaron nuevas acciones
para abordar los riesgos y las oportunidades. Esto tuvo un impacto en el número de nuevas
acciones proactivas dentro del SGC.
ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS EN FASE DE DESARROLLO:
2
23
1
96
6
2
3
5
10
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Procesos
9 CONCENTRAMOS TODA LA ENERGÍA EN HACER LAS COSAS BIEN BIEN
ACCIONES PARA ABORDAR OPORTUNIDADES EN FASE DE DESARROLLO:
4.7 RESULTADO DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
En la revisión de los indicadores de gestión, incluyendo su análisis, y en la evaluación de
todos los procesos del SGC, se evidencia que se cuenta con un buen comportamiento de las
actividades más críticas, exceptuando el resultado adverso en los resultados del inventario
cíclico en almacén, que todavía presenta dificultad para alcanzar la meta propuesta, para
lo que se estableció una acción correctiva.
Adicionalmente se realiza seguimiento a los procesos a través de los grupos primarios del
SGC mensuales con los líderes de los procesos, donde se revisa el estado de los indicadores
de gestión, el consolidado de todas las acciones y otra información relevante para el SGC.
1
2
0
2
2
0
0
0
0
3
2
0 1 2 3 4
Acciones de mejora para abordar oportunidades
Pro
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s
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4.8 RESULTADOS DE LAS AUDITORÍAS
Las auditorías se realizaron bajo la norma ISO 9001:2015. Los informes consolidados de las
auditorías internas de 2016 demuestran una disminución en 15 no conformidades y un
aumento de 4 observaciones respecto al 2015, el aumento de las observaciones se debe a
que varias de ellas son enfocadas para la mejora continua a los procesos.
Se realizaron capacitaciones de actualización de auditores internos y formación de nuevos
auditores en la norma ISO 9001:2015. Estos últimos participaron como observadores en la
última auditoría interna como parte del proceso de entrenamiento.
Ciclo de auditorías internas 2016:
PROCESOS No conformidades Observaciones
OPERACIÓN DE PLANTA 3 4
MANTENIMIENTO DE PLANTA 5 14
GESTIÓN DE REPORTES 1 4
GESTIÓN DE ALMACÉN 1 7
SISO 5 4
GESTIÓN AMBIENTAL Y CIVIL 2 2
TECNOLOGÍA INFORMÁTICA 2 4
GESTIÓN DE CALIDAD Y MEJORA 1 5
GESTIÓN DE COMPRAS 1 5
GESTIÓN GERENCIAL Y ESTRATEGIA 0 1
GESTIÓN HUMANA 0 6
TOTAL 21 56
45
36
21
0
10
20
30
40
50
Nu
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AÑOS
COMPORTAMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD 2014 - 2016
11 CONCENTRAMOS TODA LA ENERGÍA EN HACER LAS COSAS BIEN BIEN
Se analiza el informe de la preauditoría externa realizada en noviembre del 2016, la cual
demuestra que la implementación de los nuevos estándares de la ISO 9001:2015 se vienen
cumpliendo, aunque se encontró una no conformidad para la cual se cuenta con un plan de
acción y a la fecha ya se inició las actividades para atenderla.
4.9 DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES EXTERNOS
Se identifica que para esta revisión que no se encuentran proveedores reprobados, pero se
tienen algunos con un desempeño medianamente confiable, por los que se les realizó la
debida retroalimentación para que mejoren su calificación para la próxima evaluación. En
total el 92 % son proveedores con desempeño confiable y un 8 % son proveedores con
desempeño medianamente confiable. En cuanto a los proveedores de carbón a la semana
anterior a la revisión del SGC se recibió una reclamación por parte de uno de ellos por
calidad de carbón en lo que tiene que ver con el valor de azufre encontrado por el
laboratorio interno, por lo cual se envió la muestra de testigo contractual para análisis por
laboratorio externo, para determinar si procede o no la reclamación.
5. ADECUACIÓN DE LOS RECURSOS
Los recursos financieros suministrados para la normal ejecución de las actividades están
acordes y son suficientes. Los recursos humanos en el área de calidad en ciertos momentos
del año como auditorías y en años de certificaciones se ve limitado y se requiere de horas
laborales adicionales. El número actual de auditores internos no es suficiente debido a la
salida de varios por distintas razones, para poder cubrir con normalidad los ciclos de
auditorías internas.
A nivel general el presente año de la revisión por la alta dirección los recursos son
adecuados.
6. OPORTUNIDADES DE MEJORA
Se revisa y se evidencia que se tienen en cuenta la mayoría de las oportunidades de mejora
que se documentan en los informes de auditorías y de las oportunidades que se presentan
en las matrices de riesgos y oportunidades, además de algunas oportunidades para la
mejora que se identifican en otras fuentes como lo es por ejecución de actividades,
autoevaluaciones entre otras.
12 CONCENTRAMOS TODA LA ENERGÍA EN HACER LAS COSAS BIEN BIEN
6. CAMBIOS QUE PUEDAN AFECTAR EL SGC
Situaciones políticas que afectan el orden público.
Situaciones del entorno, como lo son los paros de transporte, el orden público y la
delincuencia que afectan la operación y continuidad de la prestación del servicio de
generación de energía. Una forma de mitigar esto es a través de terceros con un
sistema de seguridad física que busca apoyar la gestión de la central de generación
de energía.
Desarrollo de nuevas líneas de negocio nacionales e internacionales.
Normatividad cambiante y exigente a nivel ambiental de carácter nacional e
internacional. Una forma de mitigar esto es con una permanente interacción con
las autoridades ambientales, para anticiparse a algún cambio regulatorio.
Cumplimiento del decreto 1072 de 2015. Se realizó actualización al nuevo sgsst y
actualmente se encuentra en su fase final de implementación.
Cambios en el sector energético, en las condiciones comerciales y jurídicas del
sector de la energía eléctrica.
7. SALIDAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
7.1 OPORTUNIDADES DE MEJORA
N°
PROCESO
OPORTUNIDAD PARA LA MEJORA
1. Mantenimiento de planta
Es conveniente que se revise la disponibilidad de recurso humano calificado y técnico adicional para atender los remplazos de personas que salieron del proceso de mantenimiento y para atender actividades no previstas en el mantenimiento programado.
2. Gestión ambiental y civil
Es adecuado mantener campañas todos los años sobre el tratamiento adecuado de residuos para el aumento de la cultura ambiental. Gestionar los recursos humanos y técnicos para dar cumplimiento del PMA.
3. Gestión calidad y la mejora
Formar Nuevos Auditores internos de calidad ISO 9001:2015 Para el 2017. Se necesita al menos 7 nuevos auditores. Debido a cambios de personal o rotación, es necesario nuevamente hacer convocatoria de auditores para sostener el número necesario que se requiere en la organización.
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4. Gestión de calidad y la mejora
Capacitación al líder del proceso de calidad como auditor líder en la Norma ISO 9001:2015.
5. Gestión Gerencial y Estratégica
Es conveniente que los objetivos Estratégicos de la Compañía se completen y sean documentados para que estén alineados a las políticas y objetivos del sistema de gestión de la calidad.
6. Gestión Gerencial y Estratégica
Considerando que en el 2016 se realizaron los ajustes correspondientes a la transición de la nueva versión de la norma, se debería reforzar el conocimiento en los fundamentos de la nueva norma a los líderes de los procesos.
7. Gestión Gerencial y Estratégica
Explorar las posibilidades de lograr a futuros años un Sistema integrado de gestión, en la cual se amplié el actual sistema de calidad y agregué o adopté otros sistemas de gestión relevantes para la organización.
7.2 NECESIDADES DE CAMBIO EN EL SGC
Estudiar la posibilidad de contar con un servicio de asesoría externa para el
mantenimiento y mejora del SGC, debido a que se entra en una nueva etapa de
estabilización y adaptación a los nuevos estándares implementados.
Evaluar la posibilidad a futuro de integrar al SGC un software para el mantenimiento del
mismo.
7.3 NECESIDAD DE RECURSOS
Se requiere formar nuevos auditores internos de calidad para el 2017.
Generación y aprobación de los diversos presupuestos de los procesos del SGC para el
2017.
Para el proceso de gestión de calidad se solicita presupuesto para la desarrollar
actividades como auditorías externas de certificación, consultoría externa, capacitaciones
externas en temas del SGC entre otros.
