2 DIRECCIÓN GENERAL · 2018-01-05 · MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL 2 1.1 LINEAS TELEFONICAS CELULARES i. Definición del Procedimiento Asignación,

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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INDICE

No. Título Página 1.1 Líneas Telefónicas Celulares 2

1.2 Módems Internet 5

1.3 Firma Órdenes de Compra 8 1.4 Autorización en Órdenes de Compra 11 1.5 Información Pública 14 1.6 Clasificar y Catalogar Material Bibliográfico 17 1.7 Consulta Material Bibliográfico 20 Anexos 23 Glosario 26


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1.1 LINEAS TELEFONICAS CELULARES

i. Definición del Procedimiento Asignación, uso y control de teléfonos celulares, propiedad de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de la República, sujetos a los principios de razonabilidad y sana administración.

ii. Objetivos

Establecer los pasos a seguir para uso y control del servicio de los teléfonos

celulares.

Soportar el Reglamento emitido para regular el uso de este servicio

iii. Normas

Del uso: Reglamento para la asignación, uso y control de teléfonos celulares

La asignación y uso de los teléfonos celulares debe de estar sujeta a los

principios de razonabilidad, racionalidad y a las prácticas generales de sana

administración de recursos públicos

En caso de extravío, robo, daño u otra situación similar, el funcionario (a)

responsable aceptará y autorizará a la Dirección General el cobro respectivo

del aparato y sus accesorios en forma inmediata y no estará exento de la

responsabilidad administrativa, civil o disciplinaria que proceda

El funcionario que fuese trasladado o removido de su cargo, o bien en el

momento en que concluyan las circunstancias que motivaron la asignación del

servicio, deberá hacer la devolución del aparato y sus accesorios a la Dirección

General en perfecto estado.


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RESPONSABLE PASO No.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

SECRETARIO DIRECTORA GENERAL ASISTENTE DE DIRECCIÓN GENERAL USUARIO ASISTENTE DE DIRECCIÓN GENERAL

01

02 .

03

04

05

Asigna usuarios dentro de la Secretaría de Comunicación. Informa a Directora General Realiza la distribución de líneas telefónicas en formato de Excel Traslada a Asistente de Dirección General para la asignación física de aparatos telefónicos Elabora hojas de responsabilidad con los datos de usuarios, aparatos telefónicos y números de serie Traslada personalmente o por mensajería a usuario Recibe aparato telefónico Verifica el estado en que se le entrega el equipo y accesorios adjuntos Lee y firma hoja de responsabilidad Devuelve a Asistente de Dirección General Genera un reporte en Excel con los datos del usuario incluidos en hoja de responsabilidad Archiva las hojas de responsabilidad FIN DE PROCEDIMIENTO


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Definición: Asignación, uso y control de teléfonos celulares, propiedad de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de la República,

sujetos a los principios de razonabilidad y sana administración

UsuarioSecretario Asistente de Dirección GeneralDirectora General

Fase

1.1 Líneas Telefónicas Celulares

SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICADIRECCIÓN GENERAL


Inicio

Asigna usuarios dentro de la Secretaría de Comunicación

Informa a Directora General

Realiza la distribución de

líneas telefónicas en formato de Exce

Traslada a Asistente de Dirección General para la

asignación física de aparatos telefónicos

Elabora hojas de responsabilidad con

los datos

Traslada personalmente o por mensajería a

usuario

Recibe aparato telefónico

Verifica el estado en que se le entrega el equipo y accesorios

adjuntos

Lee y firma hoja de responsabilidad

Devuelve a Asistente de

Dirección General

Genera un reporte en Excel con los

datos del usuario incluidos en hoja de

responsabilidad

Archiva las hojas de responsabilidad

Fin

Página 3


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1.2 MODEMS INTERNET

i. Definición del Procedimiento Asignación, uso y control de módems de Internet, propiedad de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de la República, sujetos a los principios de razonabilidad y sana administración.

ii. Objetivos

Establecer los pasos a seguir para uso y control del servicio de Internet

iii. Normas

Del uso: La asignación y uso de los módems de Internet debe de estar sujeta a

los principios de razonabilidad, racionalidad y a las prácticas generales de sana

administración de recursos públicos

En caso de extravío, robo, daño u otra situación similar, el funcionario (a)

responsable aceptará y autorizará a la Dirección General el cobro respectivo

del aparato y sus accesorios en forma inmediata y no estará exento de la

responsabilidad administrativa, civil o disciplinaria que proceda

El funcionario que fuese trasladado o removido de su cargo, o bien en el

momento en que concluyan las circunstancias que motivaron la asignación del

servicio, deberá hacer la devolución del aparato y sus accesorios a la Dirección

General en perfecto estado.


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SECRETARIO DIRECTORA GENERAL ASISTENTE DE DIRECCIÓN GENERAL USUARIO ASISTENTE DE DIRECCIÓN GENERAL

01

02 .

03

04

05

Asigna usuarios dentro de la Secretaría de Comunicación. Informa a Directora General Realiza la distribución de módems de Internet en formato de Excel Traslada a Asistente de Dirección General para la asignación física de aparatos Elabora hojas de responsabilidad con los datos de usuarios y números de serie Traslada personalmente o por mensajería a usuario Recibe el módem Verifica el estado en que se le entrega el equipo Lee y firma hoja de responsabilidad Devuelve a Asistente de Dirección General Genera un reporte en Excel con los datos del usuario incluidos en hoja de responsabilidad Archiva las hojas de responsabilidad FIN DE PROCEDIMIENTO


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Definición: Asignación, uso y control de módems de Internet, propiedad de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia de la República, sujetos a los principios de razonabilidad y sana administración

UsuarioSecretario Asistente Directora GeneralDirectora General

Fase

1.2 Módems Internet



Inicio

Asigna usuarios dentro de la Secretaría de Comunicación

Informa a Directora General

Realiza la distribución de

módems en formato de Excel

Traslada a Asistente de Dirección General para la

asignación física de módems

Elabora hojas de responsabilidad con

los datos

Traslada personalmente o por mensajería a

usuario

Recibe módem

Verifica el estado en que se le entrega el equipo y accesorios

adjuntos

Lee y firma hoja de responsabilidad


Dirección General

Genera un reporte en Excel con los

datos del usuario incluidos en hoja de

responsabilidad

Archiva las hojas de responsabilidad

Fin

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1.3 FIRMA EN ORDENES DE COMPRA

i. Definición del Procedimiento Firma de Dirección General en Ordenes de Compra para soportar documentación.

ii. Objetivos

Validar que toda la documentación esté lo más completa posible antes del pago

iii. Normas

De la Documentación a adjuntar: Dependiendo del tipo de trámite o renglón a

que corresponda la compra deberá adjuntarse la siguiente documentación

Grupo 2: Orden de compra, solicitud, factura, constancia de ingreso a almacén,

constancia de salida de almacén, recibo de caja y 3 cotizaciones

Sub-grupo 18: Orden de compra, solicitud, factura, informe de actividades,

copia de contrato y de fianza

Grupo 1: Orden de compra, solicitud, factura, recibo de caja, 3 cotizaciones

(cuando aplique), certificado de satisfacción de servicio (excepción: Renglón

121).

Grupo 3: Orden de compra, solicitud, factura, registro de inventario, recibo de

caja, copia de tarjeta de responsabilidad

Renglón 121: Orden de compra, solicitud, factura, recibo de caja, certificado de

transmisión, nota de prensa, certificado de monitoreo.

Cheque: Orden de compra de cheque, solicitud, puede o no tener factura.


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UNIDAD DE ADQUISICIONES ASISTENTE DE DIRECCIÓN GENERAL DIRECTORA GENERAL ASISTENTE DE DIRECCIÓN GENERAL

01

02 .

03

04

Traslada expedientes completos a Dirección General Recibe documentación Si detecta un problema anota las observaciones en post it a Directora General para su revisión Traslada a Directora General Revisa documentación y comentarios de Asistente de Dirección General Si considera que la Unidad de Adquisiciones debe ampliar o mejorar el proceso devuelve No existe ningún problema firma Devuelve a Asistente de Dirección General para que continúe el proceso Devuelve a la Unidad de Adquisiciones con conocimiento FIN DE PROCEDIMIENTO


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Definición: Firma de Dirección General en Ordenes de Compra para soportar documentación

Asistente de Dirección GeneralUnidad de Adquisiciones Directora General

Fase

1.3 Firma en Órdenes de Compra



Inicio

Traslada expedientes completos a Dirección

General

Recibe

documentación

Si detecta un problema anota las observaciones en

post it a Directora General para su

revisión

Traslada a Directora General

Revisa documentación y comentarios de

Asistente

NO

SI

1

Firma


Dirección General para que continúe

el proceso

Devuelve a la Unidad de

Adquisiciones con conocimiento

Fin

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1.4 AUTORIZACIÓN EN ÓRDENES DE COMPRA

i. Definición del Procedimiento Proveer de autorización en el Sistema de Gestión por Directora General por medio de la potestad otorgada en su puesto y usuario.

ii. Objetivos

Validar que toda la documentación y procedimiento efectuado cumpla con la normativa establecida antes del pago

iii. Normas

De la Documentación a adjuntar: La documentación debe ir completa

dependiendo el tipo compra

La compra debe estar planificada en base a presupuesto


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DIRECTORA GENERAL ASISTENTE DE DIRECCIÓN GENERAL UNIDAD FINANCIERA

01

02 .

03

Firma Documento Autoriza en el sistema de Gestión las compras que generan CUR Traslada a Asistente de Dirección General para que continúe el trámite Redacta correo electrónico dirigido a la Unidad Financiera Genera un listado de ordenes de compra Traslada a la Unidad Financiera Recibe documentación y continúa con el proceso FIN DE PROCEDIMIENTO


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Definición: Proveer de autorización en el Sistema de Gestión por Directora General por medio de la potestad otorgada en su puesto y usuario

Unidad FinancieraDirectora General Asistente Dirección General

Fase

1.4 Autorización en Órdenes de Compra



Inicio

Firma Documento

Autoriza en el sistema de Gestión

las compras que generan CUR

Traslada a Asistente de Dirección General para que continúe el trámite

Redacta correo electrónico dirigido

a la Unidad Financiera

Genera un listado de ordenes de

compra

Traslada a la Unidad Financiera

Recibe documentación y continúa con el

proceso

Fin

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1.5 INFORMACION PÚBLICA

i. Definición del Procedimiento Es el trámite y resolución de las solicitudes de los interesados que tienen derecho a obtener en cualquier tiempo, informes, copias, reproducciones y certificaciones que soliciten y la exhibición de los expedientes que deseen consultar con sus excepciones, según el artículo 30 de la Constitución Política de la República

ii. Objetivos

Ofrecer a los ciudadanos información completa, veraz, adecuada y oportuna de

los recursos y gastos aprobados, su evolución y su estado de ejecución.

Disponer de las informaciones sobre la inversión de la Secretaría de

Comunicación Social de la Presidencia de la República.

Promover informaciones actualizadas de los planes y programas de la

Secretaría que sirvan de consulta pública para la expresión de opiniones y

sugerencias de la ciudadanía.

iii. Normas

Artículo 30 de la Constitución Política de la República

Decreto 57-2008 Ley de Libre Acceso a la Información Pública en el cual se

establecen las normas y procedimientos para garantizar a toda persona, natural

o jurídica, el acceso a la información o actos de la administración pública

La información debe ser suministrada al solicitante en un período no mayor a

10 días.

En el caso de exceder el tiempo asignado, la Encargada de Información deberá

extender comunicación a solicitante para solicitar prórroga de tiempo indicando

porqué no es posible responder en tiempo

El cumplimiento de esta normativa es verificado por el sistema Open Wolf, que

de validarse que no existe seguimiento puede generar multas hasta por

Q50,000.00


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SOLICITANTE ASISTENTE DE UNIDAD DE INFORMACIÓN ENCARGADA DE INFORMACIÓN PÚBLICA ASISTENTE DE UNIDAD DE INFORMACIÓN

01

02

03

04

Envía solicitud de información por medio de correo electrónico, página de Internet, carta, llamada telefónica o llenando formato en persona, Agrega datos personales para su posterior contacto Recibe solicitud Traslada a Encargada de Información Pública Revisa los datos Identifica plenamente a solicitante para validar que su solicitud contenga todos los datos Verifica el contenido de la solicitud Revisa si posee acceso a la información solicitada: Si, traslada a Asistente de Información para recabar los datos No, investiga institución que pueda suministrar la información y notifica a solicitante para re direccionar la solicitud. Contesta con supervisión de Encargada de la Unidad de Información Archiva documento. FIN DE PROCEDIMIENTO


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Definición: Es el trámite y resolución de las solicitudes de los interesados que tienen derecho a obtener en cualquier tiempo, informes, copias, reproducciones y certificaciones

que soliciten y la exhibición de los expedientes que deseen consultar con sus excepciones, según el artículo 30 de la Constitución Política de la República

Encargada de Información PúblicaSolicitante Asistente Unidad de Información

Fase

1.5 Información Pública



Inicio

Envía solicitud de información por

diferentes medios o en persona

Agrega datos personales para su posterior contacto

Recibe solicitud

Traslada a Encargada de Información Pública

Revisa los datos

Identifica solicitante para validar que su solicitud contenga

todos los datos

Verifica el contenido de la

solicitud

Revisa si posee acceso a la

información solicitada

NO

SI

investiga institución que pueda

suministrar la información y

notifica a solicitante

traslada a Asistente de Información para recabar los datos

Contesta con supervisión de

Encargada de la Unidad de

Información

Archiva documento.

Fin

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1.6 CLASIFICAR Y CATALOGAR MATERIAL BIBLIOGRAFICO

i. Definición del Procedimiento Clasificar en origen de documento (publicaciones periódicas, informes, memorias, discursos, libros y documentos relacionados), catalogar para su respectiva ubicación y búsqueda

ii. Objetivos

Dar a conocer el Centro de Documentación con el sistema automatizado a

usuarios internos y externos.

Aprovechar la recolección y clasificación del material bibliográfico existente

para establecer un sistema de información y comunicación social.

Poner a disposición de dirigentes, investigadores, estudiantes, organismos

locales e internacionales la información pertinente del Gobierno

iii. Normas

De la documentación:

La documentación a incluir será específicamente información de Gobierno

La documentación será resguardada con alta seguridad para evitar alteraciones

por usuarios externos

Toda información debe ser codificada dependiendo tema, fecha o medio de

comunicación.

Si se hace préstamo de documentación física, debe ser devuelto en un período

no mayor a 8 días hábiles.

El material audiovisual y fototético no podrá ser extraído del Centro de

Documentación. Excepción: Autorización del Secretario


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ENCARGADA DE CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

01

Ejecuta procesos técnicos: Inventaría toda la documentación Sella Coloca la clasificación Coloca bolsa para préstamo Elabora ficha para préstamo interno y externo Elabora y coloca etiqueta en lomo de libro Ubica documento en anaquel Digitaliza todos los documentos FIN DEL PROCEDIMIENTO


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Definición: Clasificar en origen de documento (publicaciones periódicas, informes, memorias, discursos, libros y documentos

relacionados), catalogar para su respectiva ubicación y búsqueda

Encargada Centro de Documentación

Fase

1.6 Clasificar y Catalogar Material Bibliográfico



Inicio

Inventaría toda la prducción

Sella

Coloca la clasificación

Coloca bolsa para préstamo

Elabora ficha para préstamo interno y

externo

Elabora y coloca etiqueta en lomo de

libro

Ubica documento en anaquel

Digitaliza todos los documentos

Fin

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1.7 CONSULTA MATERIAL BIBLIOGRAFICO

i. Definición del Procedimiento Búsqueda del material bibliográfico digital o físico clasificado en el Centro de Documentación

ii. Objetivos

Proporcionar información veraz y actualizada a los usuarios

Promover el uso frecuente del Centro de Documentación entre los usuarios

tanto internos como externos

iii. Normas

De la documentación:

El material audiovisual y fototético no podrá ser extraído del Centro de

Documentación. Excepción: Autorización del Secretario

La información digitalizada deberá poseer medidas de seguridad para evitar

alteraciones o mal uso de la misma

Para requerir material bibliográfico, audiovisual y fototético al Centro de

Documentación, el solicitante debe presentar documento de identificación.


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USUARIO USUARIO ENCARGADA DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

01

02

03

Solicita documento por correo. Visita personalmente el Centro de Documentación. Verifica en computadoras dentro del Centro, disponibilidad de material ó material relacionado. Si: encuentra material de su interés pasa paso 02 No: Procede a esperar disponibilidad. Presenta documento de identificación. Llena solicitud del material. Traslada a Encargada del Centro de Documentación. Recibe solicitud. Verifica datos de solicitante y material. Verifica si la información está disponible, prestada o en reserva. Entrega material solicitado con hoja de responsabilidad. Escanea documento de identificación Archiva las solicitudes de material. FIN DEL PROCEDIMIENTO


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Definición: Búsqueda del material bibliográfico digital o físico clasificado en el Centro de Documentación

Encargada Centro de DocumentaciónUsuario

Fase

1.7 Consulta Material Bibliográfico



Inicio

Solicita documento por correo

Visita personalmente el

Centro de Documentación

Verifica disponibilidad

de materialNO

SI

Procede a esperar disponibilidad

Presenta documento de identificación

Llena solicitud del material

Traslada a Encargada del Centro de

Documentación

Recibe solicitud

Verifica datos de solicitante y materia

Verifica si la información está

disponible, prestada o en reserva

Entrega material solicitado con hoja de responsabilidad

Escanea documento de identificación

Archiva las solicitudes de

materialFin

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ANEXOS


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GLOSARIO REGLAMENTO: Es una norma jurídica de carácter específico dictada por la Administración Pública y con valor subordinado a la ley, que es de carácter general. Los reglamentos son la consecuencia de las competencias propias que el ordenamiento jurídico concede a la Administración, mientras que las disposiciones del poder ejecutivo con fuerza de Ley tienen un carácter excepcional y suponen una verdadera sustitución del poder legislativo ordinario. Su aprobación corresponde tradicionalmente al Poder Ejecutivo, aunque los ordenamientos jurídicos actuales reconocen potestad reglamentaria a otros órganos del Estado. TELEFONO CELULAR: Es un dispositivo inalámbrico electrónico para acceder y utilizar los servicios de la red de telefonía celular o móvil. Se denomina celular en la mayoría de países latinoamericanos debido a que el servicio funciona mediante una red de celdas, donde cada antena repetidora de señal es una célula, si bien también existen redes telefónicas móviles satelitales. Su principal característica es su portabilidad, que permite comunicarse desde casi cualquier lugar. La principal función es la comunicación de voz, como el teléfono convencional. EXENTO: Libre, desembarazado de cargas, obligaciones, culpas, etc. USUARIO: Designa a la persona o personas que van a manipular de manera directa un producto de software. A Arturo Hernandez Aparcana Usuario final no es necesariamente sinónimo de cliente o comprador. HOJA DE RESPONSABILIDAD: Es aquella carta en la que la persona que la redacta

asume un compromiso y declara ser responsable del asunto al que se refiera. MODEM INTERNET: Es un dispositivo que sirve para enviar una señal llamada moduladora mediante otra señal llamada portadora. Se han usado módems desde los años 60, principalmente debido a que la transmisión directa de las señales electrónicas inteligibles, a largas distancias, no es eficiente, por ejemplo, para transmitir señales de audio por el aire, se requerirían antenas de gran tamaño (del orden de cientos de metros) para su correcta recepción. Es habitual encontrar en muchos módems de red conmutada la facilidad de respuesta y marcación automática, que les permiten conectarse cuando reciben una llamada de la RT RTPC (Red Telefónica Pública Conmutada) y proceder a la marcación de cualquier número previamente grabado por el usuario. Gracias a estas funciones se pueden realizar automáticamente todas las operaciones de establecimiento de la comunicación. ORDEN DE COMPRA: Previo a la solicitud de cotizaciones, deberá contarse con el pedido suscrito por el Jefe de la oficina que corresponda, justificando la necesidad de la compra o contratación de los bienes, suministro, obras o servicios, debiendo contarse con la descripción y especificaciones de lo que se requiere, bases de contratación cuando


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proceda y en el caso de obras, también con estudios, diseños, planos y referencias sobre el costo probable de las mismas, todo aprobado por la autoridad administrativa superior de la dependencia interesada. (Artículo 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones). RECIBO DE CAJA: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan as: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. FIANZA: Consiste en una garantía personal, en virtud de la cual se asegura el cumplimiento de una deuda u obligación. SUB-GRUPO 18: Comprende gastos en concepto de honorarios por servicios técnicos, profesionales, consultoría y asesoría, relacionados con estudios, investigaciones, análisis, auditorías, servicios de traducción simultánea, actualizaciones artísticas y deportivas, capacitación y sistemas computarizados, prestados al Estado con carácter estrictamente temporal y sin relación de dependencia. GRUPO 1: Este grupo se refiere a los egresos por concepto de servicios no personales, tales como servicios públicos, publicidad, impresión y encuadernación, pasajes y gastos varios de viaje, transporte de cosas, arrendamiento de edificios, terrenos y equipos, servicios financieros, servicios contratados para mantenimiento y reparación ordinaria de equipos, servicios contratados para mantenimiento y reparación ordinaria de obras, y servicios varios. Es decir, que comprende pagos de servicios que no tienen ninguna relación con los servicios del personal permanente y no permanente del Estado, ya que son hechos a personas físicas o instituciones públicas o privadas, en compensación por la prestación de servicios de carácter no personal o el uso del activo fijo o intangible. GRUPO 2: Comprende la adquisición de materiales y suministros consumibles para el funcionamiento del Estado, incluidos los que se destinan a conservación y reparación de bienes del activo fijo. Incluye la compra de bienes y materiales que formen parte de bienes de capital (por administración) o para su transformación y/o enajenación ulterior por aquellas entidades que desarrollan actividades de carácter comercial, industrial y/o de servicios, o por dependencias que vendan o distribuyan elementos adquiridos con fines promocionales, luego de su exhibición en ferias, exposiciones, etc. GRUPO 3: Este grupo se refiere a egresos por compra o construcción de bienes de capital que aumentan el activo de las entidades del Sector Público en un período dado, siendo éstos los bienes físicos, construcciones y/o equipos que sirven para producir otros bienes o servicios, no se agotan en el primer uso que de ellos se hace, tienen una duración superior a un año y están sujetos a depreciación. Incluye asimismo, las adiciones y reparaciones extraordinarias realizadas por contrato y la adquisición de activos intangibles.


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RENGLON 121: Divulgación e información, Gastos realizados para difundir información oficial a través de distintos medios de comunicación (radiodifusoras, televisión, cines, teatro, periódicos, revistas, folletos, carteles, vallas, afiches, etc.) Incluye egresos por otros servicios, artículos y materiales conexos con dichos servicios, sean o no facturados conjuntamente. SISTEMA DE GESTIÓN: Herramienta de apoyo a la ejecución del gasto a las unidades de gestión desconcentradas, abarca cada uno de los procesos administrativos, de gestión y de seguimiento, para el abastecimiento de bienes y servicios, integrando a GUATECOMPRAS y al sistema de contabilidad integrada SICOIN. CUR: Comprobante Único de Registro, Las autoridades superiores de las entidades que conforman la administración central, son responsables de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos de su entidad, y en los casos que corresponda velarán porque se registren en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN) los Comprobantes Únicos de Registro (CUR), para efectos presupuestarios, contables y pago. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA: está sujeta al régimen del presupuesto anual y a sus modificaciones conforme a la Ley General, se inicia el 1 de enero y culmina el 31 de diciembre de cada año fiscal. Durante dicho período se perciben los ingresos y se atienden las obligaciones de gasto de conformidad con los créditos presupuestarios autorizados en los Presupuestos. INVERSIÓN: Toda materialización de medios financieros en bienes que van a ser utilizados en un proceso productivo de una empresa o unidad económica, y comprendería la adquisición tanto de bienes de equipo, como de materias primas, servicios etc. OPEN WOLF: Iniciativa para apoyo al gobierno local con una aplicación hecha a la medida por parte de la comunidad para la administración dentro de las Instituciones del derecho de la población al libre acceso a la información. CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: Es una unidad de información que reúne, gestiona y difunde la documentación de un área del conocimiento determinado o la producida por un organismo o institución a la que se circunscribe. Surge para hacer frente a la explosión documental, principalmente de contenido científico-técnico. Presenta similitudes con la biblioteca especializada y se caracteriza por profundizar algunas de sus funciones, en especial el análisis documental de contenido, para lograr una mejor recuperación de la información, utilizando las nuevas tecnologías de la información. MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: Recopilación de información, datos suficiente y detallados en libros, revistas, folletos y periódicos para su administración en el Centro de Documentación. CODIFICACIÓN: Se usa para identificar libros en las bibliotecas. Se clasifican los libros por temas, luego dentro de cada temática puede ser por autor y / o editorial, por fecha de edición, por lenguas, u otra que nos interese; posteriormente codificar cada libro mediante algún número que puede en su estructuración referirse a algún o todos los elementos de la clasificación; y finalmente poseer algún campo reservado a su correlatividad numérica.

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