2 - Introducci n a MS Access · Introducción a MS Access–Diapositiva 6 La ventana Base de DatosLa ventana Base de Datos Al abrir una base de datos, aparece en pantalla la ventana

Introducción a MS Access– Diapositiva 1

Introducción a MS AccessIntroducciIntroduccióón a MS Accessn a MS Access

� Métodos de Inicio

� Abrir una Base de Datos existente

� La Ventana de Base de Datos

� Abrir paneles de tareas y pasar de uno a otro

� Utilización de las Vistas

� Exploración de Tablas

� Exploración de Consultas

� Exploración de Formularios

� Exploración de Informes

� Creación de una Base de Datos


Métodos de InicioMMéétodos de Iniciotodos de Inicio

� Acceso directo en el menú Inicio

� Inicio - Todos los programas – Microsoft Office

� Ejecutar…

� Abrir un archivo deAccess


Interfaz de usuario de AccessInterfaz de usuario de AccessInterfaz de usuario de Access

Panel de Navegación

Cinta de opciones


Abrir una Base de Datos existenteAbrir una Base de Datos existenteAbrir una Base de Datos existente

� Panel de Tareas

• Archivos recientes

• Más …

� Barra de herramientas

� Menú Archivo

� Ctrl + A

� Abrir un .mdb


Abrir una Base de Datos existenteAbrir una Base de Datos existenteAbrir una Base de Datos existente

� Importante: cuando abre un archivo en Access, puede aparecer un cuadro de diálogo Advertencia de seguridad que indica que el archivo quizás no sea seguro. Access muestra esta advertencia para asegurarse de que el archivo que va a abrir procede de una fuente conocida o de confianza. Si ve esta advertencia cuando intenta abrir archivos de prácticas para cualquiera de las clases, haga clic en Abrirpara cerrar el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad y abrir el archivo de prácticas.


La ventana Base de DatosLa ventana Base de DatosLa ventana Base de Datos

� Al abrir una base de datos, aparece en pantalla la ventana Base de datos

� La barra Objetos y la barra Grupos aparecen a la izquierda de esta ventana

• Objeto es un término genérico que hace referencia a cualquier componente de una de base de datos de Access (tabla, consulta, formulario, informe, etc.)

Puede pasar a la ventana Base de datos desde

cualquier otra ventana de Access presionando F11

Puede pasar a la ventana Base de datos desde

cualquier otra ventana de Access presionando F11


Abrir Paneles de tareas y pasar de uno a otroAbrir Paneles de tareas y pasar de uno a otroAbrir Paneles de tareas y pasar de uno a otro

� El Panel de tareas que aparece al iniciar Access contiene opciones para crear o abrir una base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access

� Puede mostrar u ocultar el Panel de tareas al iniciar Access desde el menú Herramientas

� En cualquier momento puede abrir el Panel de Tareas• Menú Ver

• Ctrl + F1


Utilización de las VistasUtilizaciUtilizacióón de las Vistasn de las Vistas

� Access ofrece distintas formas de visualización de los objetos

� Cada vista muestra la información desde una perspectiva específica

• Vista Diseño

• Vista Hoja de Datos

• Vista Formulario

• Vista Preliminar

� Para abrir un objeto en una vista determinada:

• Barra de herramientas de la ventana Base de datos

• Menú contextual

� Para pasar de una vista a otra en un objeto abierto:• Botón Vista



TablasTablasTablas

� Las tablas almacenan los datos que utilizan el resto de los objetos para llevar a cabo los procedimientos y las actividades del programa

� Una tabla está formada por los campos y los registros que se ven en un formato de columnas y filas, los campos corresponden a las columnas y los registros a las filas

Campos

Registros

Campos

Registros


Abrir una Tabla en la vista Hoja de datosAbrir una Tabla en la vista Hoja de datosAbrir una Tabla en la vista Hoja de datos

� Hoja de Datos

• Para ver, introducir, buscar y filtrar datos en forma plana


Elementos de la TablaElementos de la TablaElementos de la Tabla

Registro en blanco

Primer registroRegistro actual

Último registro

Registro siguienteRegistro anterior Nuevo registro

Cantidad total de registros

Registro actual sin cambios


Desplazarse por los registros de una Tabla Desplazarse por los registros de una Tabla Desplazarse por los registros de una Tabla

� Con el mouse

• Haciendo clic en el registro correspondiente

• Mediante los botones correspondientes de la barra de navegación

� Con el teclado

• Con las flechas del cursor

• Escribiendo el número de registro correspondiente en la barra de navegación


Ocultar y mostrar columnas en una TablaOcultar y mostrar columnas en una TablaOcultar y mostrar columnas en una Tabla

� Mientras ve una tabla en la vista Hoja de datos, puede manipular las columnas y filas de una tabla de Access sin que esto afecte a los datos subyacentes

• Menú Formato



Ver la estructura de una Tabla en la vista DiseñoVer la estructura de una Tabla en la vista DiseVer la estructura de una Tabla en la vista Diseññoo

� Vista Diseño

• Para crear y modificar la estructura de la tabla


ConsultasConsultasConsultas� Las consultas extraen datos específicos de una o varias tablas basados en los criterios de

búsqueda

� También se pueden utilizar como origen para formularios, informes

� Las consultas permiten recuperar, combinar, reutilizar y analizar sus datos

• Crear una consulta es como hacer una pregunta a Access. Al ejecutar la consulta, Access da la respuesta


Ver una Consulta en la vista Hoja de datosVer una Consulta en la vista Hoja de datosVer una Consulta en la vista Hoja de datos

� Hoja de Datos

• Cuando se abre una consulta de selección, Microsoft Access ejecuta la consulta automáticamente y muestra los resultados en la vista Hoja de datos


Ver una Consulta en la vista Diseño Ver una Consulta en la vista DiseVer una Consulta en la vista Diseñño o

� Vista Diseño

• Permite crear, modificar y agregar criterios a una consulta

• Muestra las tablas o las consultas existentes en las que puede basar la consulta


Ejecutar una ConsultaEjecutar una ConsultaEjecutar una Consulta� Cuando termine de diseñar la consulta, ejecútela

• botón Ejecutar de la barra de herramientas Diseño de consulta

• Opción Ejecutar del menú Consulta


FormulariosFormulariosFormularios

� Un formulario permite ingresar, modificar y eliminar datos en forma mucha más natural y cómoda

� Se pueden usar controles que ayudan al ingreso de datos según de qué tipo se trate

� Se utilizan datos relacionados para no tener que conocer códigos de memoria

� Se puede controlar la apertura y cierre de otros formularios y la impresión de informes


Elementos de un

Formulario

Elementos Elementos de un de un

FormularioFormulario

Detalle

Primer registro

Registro actual Último

registro

Registro siguiente

Registro anterior

Nuevo registro

Cantidad total de registros

Encabezado Etiqueta

Imagen

Título

Etiquetas de control

Controles


Desplazarse por los registros de un Formulario Desplazarse por los registros de un Formulario Desplazarse por los registros de un Formulario

� Con el mouse

• Mediante el scroll


� Con el teclado

• Con las teclas AvPág y Re Pág



Ver la estructura de un Formulario en la vista DiseñoVer la estructura de un Formulario en la vista DiseVer la estructura de un Formulario en la vista Diseññoo

� Vista Diseño

• Para crear y modificar la estructura del formulario


InformesInformesInformes� Un informe puede tener distintos formatos para que la información sea más fácil de usar y su aspecto

resulte más atractivo que el de una tabla

� Se obtienen datos de tablas, consultas y formularios

� Pueden agregarse gráficos e imágenes

� Se pueden emitir listados, resúmenes, facturas, etc.


Desplazarse por las páginas de un InformeDesplazarse por las pDesplazarse por las pááginas de un Informeginas de un Informe

� Con el mouse


� Con el teclado• Con las teclas AvPág y Re Pág

• Con las flechas de cursor



Ver la estructura de un Informe en la vista DiseñoVer la estructura de un Informe en la vista DiseVer la estructura de un Informe en la vista Diseññoo

� Vista Diseño

• Para crear y modificar la estructura del informe


Creación de una Base de DatosCreaciCreacióón de una Base de Datosn de una Base de Datos

� Microsoft Access proporciona tres métodos para crear una base de datos

• Asistente para base de datos

• Utilizando una Plantilla

• Base de datos en blanco

Documents

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