2. Observaciones de Deficiencias de Control Interno Por Area Auditada

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CARTA DE OBSERVACIONES DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

Guatemala, 30 de abril 2014

SeñoresADECOM STORE, S.ACiudad de Guatemala

Por este medio reciban nuestro informe previo al Dictamen Final de Auditoria sobre aquellas situaciones que observamos en nuestra revisión al 31 de diciembre del 2013.

Las observaciones sugeridas serán de gran trascendencia para su Compañía así como los comentarios, a fin de que se den las instrucciones necesarias al personal que corresponda para la corrección del ejercicio 2013 que será la base para el 2014 (un año después), ejercicio en el cual no deberán existir tantas deficiencias.

Dichas observaciones y sugerencias están por separado a la presente, sin embargo se requiere el apoyo de la Administración para no incurrir en vicios operativos y administrativos y así poder contribuir a que la compañía logre sus planes y estrategias a corto y largo plazo.

Atentamente

F) _______________________________

C.P.A. Maria del Rosario Car

Colegiado No. 29691


OBSERVACIONES DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

1. OBSERVACIÓNEn la revisión de Caja y Bancos (Efectivo) se detectó que no existe ningún documento que en donde se determine la responsabilidad del manejo del fondo de Caja General.

SUGERENCIARealizar una carta de responsabilidad dejando a cargo a un empleado en específico del manejo de los fondos de Caja General.

2. OBSERVACIÓNSe localizaron documentos durante el Arqueo de Caja General con fecha de meses anteriores mismos no fueron liquidados.

SUGERENCIARealizar Arqueos de fondos de Caja General más frecuentes para liquidar el gasto en el mes que corresponde.

3. OBSERVACIÓNSe encontró un vale por compra de papelería y útiles de oficina además de una factura cuyos gastos según las averiguaciones realizadas no se habían contabilizado.

SUGERENCIALlevar un mejor control sobre los desembolsos que se efectúan a través del fondo de Caja General, así como crear un manual y/o una política que regule el manejo del fondo.

4. OBSERVACIÓNEn la revisión de Cuentas por Cobrar se detectó que no se lleva el control sobre los saldos atrasados de clientes así mismo no se está cumpliendo con la política ya establecida de cuentas incobrables.

SUGERENCIADesignar la responsabilidad a una persona dentro del departamento de Contabilidad y/o Cobros para que realice la regulación de Cuentas Incobrables.

5. OBSERVACIÓNSe detectó que dentro de la cuenta de Compañías Relacionadas se registró un préstamo como si fuera una compra-venta misma que tiene que estar en la cuenta de préstamos otorgados sin tasa de interés, corresponde a la Cía. Hermana Cel., S.A.

SUGERENCIANo es recomendable otorgar préstamos entre Compañías Relacionadas ya que se pueden dar malos entendidos o controversias en las condiciones del cálculo de intereses.


6. OBSERVACIÓNSe detectó el ingreso erróneo del pago de la factura no. 3439 ya que estaba registrado como un anticipo del cliente.

SUGERENCIARevisar y actualizar los saldos negativos periódicamente para confirmar su procedencia y de esta manera actualizarlos.

7. OBSERVACIÓNEn la revisión de los Inventarios y durante la reevaluación de Tablet Genial (gris) se detectó la variación de 3,000 unidades más de lo que estaba reflejado en los libros y al efectuar la observación física se determinó una existencia de 5,000 unidades, mismas que están registradas en libros por lo tanto las 3,000 unidades de diferencia no se encuentran registradas ni en la contabilidad ni físicamente.

8. OBSERVACIÓNDurante la reevaluación de Tablet Genial (Sistema XX), se detectó variación de 1,000 unidades más, que lo reflejado en libros. Al efectuar la observación física, se determinó una existencia de 1,500 unidades. Por lo tanto las 1,000 unidades no se encuentran registradas en contabilidad; y en la existencia física se resalta faltante por 1,500 unidades.

9. OBSERVACIÓNDurante la observación física de los productos muestreados, se detectó que el 50% de la mercadería con código 003-004 Corr, varios colores se encontraba obsoleta.

SUGERENCIARealizar inventarios frecuentemente puede ser por semana, quincena, mes etc. Asi mismo durante el inventario designar a dos o más grupos para que realicen más de una vez el conteo de la misma mercadería y al final del inventario poder exponer las diferencias encontradas en cada grupo con el fin de confirmar las unidades que realmente se encuentran físicamente y en buenas condiciones para ofrecerlas al público.

10.OBSERVACIÓNEn la revisión de Propiedad, Planta y Equipo se detectó que no existe la conciliación entre los saldos de los libros auxiliares del rubro de vehículos con los saldos expresados en el Balance General.

SUGERENCIARealizar revisiones periódicas para verificar y conciliar correctamente los saldos de los activos de la compañía.

11.OBSERVACIÓNSe registró en la cuenta de Otros Activos los saldos que corresponden a seguros y no se concilio el saldo para ser contabilizado en el rubro de gasto correspondiente


SUGERENCIARealizar la conciliación correcta de los saldos, para que el gasto sea contabilizado en el periodo que corresponda.

12.OBSERVACIÓNEn la revisión de Proveedores se observó que el saldo del Balance General del rubro de Proveedores (Q.24, 406,571.00) no fue el mismo que se proporcionó en el auxiliar de Proveedores (Q. 9, 078,472.00).

SUGERENCIALa diferencia es de importancia relativa por lo cual se dará la observación en la opinión de nuestro dictamen y se recomienda que para las próximas Auditorias integrar a cabalidad cada rubro y sus auxiliares.

13.OBSERVACIÓNNo se piden Estados de Cuenta a Proveedores para realizar la Conciliación respectiva.

SUGERENCIASe recomienda pedir cada trimestre Estado de Cuenta a los Proveedores para conciliar con las Cuentas por Pagar.

14.OBSERVACIÓNNo se obtuvo el tipo de cambio al 31 de diciembre de 2013 para poder realizar el cálculo de las cuentas en dólares de Proveedores.

SUGERENCIASe recomienda que en las próximas Auditorias se proporcione el tipo de cambio al día para realizar la conversión de la moneda extranjera.

15.OBSERVACIÓNEn la revisión de las Cuentas por Pagar a Compañías Relacionadas se encontró que tienen un saldo muy antiguo.

SUGERENCIASe recomienda no tener deudas por más de 60 días de las Cuentas por Pagar a Compañías Relacionadas.

16.OBSERVACIÓNEn la revisión se encontraron ventas que ya fueron facturadas, pero que aún no han sido despachadas al cliente.


SUGERENCIASe deben de considerar las repercusiones en cuanto al control del inventario, ya que por el mal manejo de estas cuentas (ventas-inventario) se puede hacer un mal registro que afecte directamente el costo de ventas y por consiguiente modificar el resultado neto del ejercicio.

17.OBSERVACIÓNEn la revisión de las nóminas y planillas se pudo detectar que estas no cuentan con la evidencia de revisión y aprobación por un empleado distinto a quien las calcula y emite, además de no estar debidamente archivadas.

SUGERENCIASe debe realizar una adecuada segregación de funciones en la revisión y aprobación de dichos gastos, para evitar cualquier duplicidad o error en el registro.

18.OBSERVACIÓNEn la revisión de las cuentas relacionadas a empleados se pudo detectar que no existe papelería completa de cada empleado, y que ellos no cuentan con el Contrato de Trabajo correspondiente donde se describan cuáles son sus derechos, obligaciones y responsabilidades.

SUGERENCIASe recomienda realizar el Contrato de Trabajo a cada empleado según sus funciones y puesto que desempeñe dentro de la Compañía.

Las anteriores sugerencias para las deficiencias de control interno encontradas han sido resultado de la elaboración de papeles de trabajo, así como de la utilización de diferentes técnicas de auditoria entre ellas muestreos, entrevistas, acercamientos y observaciones de la documentación proporcionada por la Compañía ADECOM STORE, S.A. esperando que sean tomadas en cuenta para que de esta manera se puedan reducir las inconsistencias encontradas.

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