2. Sistemas de Contabilidad

8/18/2019 2. Sistemas de Contabilidad

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SISTEMAS DE CONTABILIDAD

Práctica

Usted fue contratado para la compañía MPC, para instalar un sistema que le permita controlar todas susoperaciones contables, financieras y administrativas y le suministre información referente a: ventas,inventarios, cuentas por cobrar, ingresos, costos, gastos, etc.

. !"u# $ace%&. !Cómo lo $ace%

'. !(e qu# forma usted controla el efectivo%

). *stable+ca control de ventas y facturación formularios y esquemas-.

. Clasifique los activos fi/os. *stable+ca controles.

0. Prepare *stado de 1anancias y Perdidas pro forma.

2. Prepare *stado de 3ituación pro forma.

Definiciones de Sistema de Contabilidad.

3istema de contabilidad es una estructura organi+ada mediante la cual se recogen las informaciones deuna empresa como resultado de sus operaciones, vali#ndose de recursos como formularios, reportes,libros etc. y que presentados a la gerencia le permitir4n a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar lasoperaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organi+ación,clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura5configuracióncumpla con los ob/etivos tra+ados. *sta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada queintegre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible reali+ar cualquier actividad importante de la misma.

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR N SISTEMA DE CONTABILIDAD

. 6ener conocimiento de la empresa por medio de entrevistas, visitas, etc.-&. Preparar una lista de c$equeo.'. *laborar informes.). Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento. (iseñar formularios para todas las operaciones.

0. (iseñar reportes2. Preparar los libros. 7alance inicial

Lista de c!e"#eo$ es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su ra+ónsocial, ubicación física, actividad comercial8industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datosgenerales, etc. *s suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad. Informes$ e9presan la situación de la empresa. *stos est4n integrados por:

. *l 7alance 1eneral

&. *stado de 1 y P

6ambi#n pueden e9istir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

. *stado de Costo *stimado&. *stadísticas de ventas, etc.


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a gerencia los utili+a para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes.Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un e/ercicio.Cualidades.

• Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

• Contiene los par4metros de una buena comunicación: claridad, co$erencia, estratificación, etc.

Catalo%o de C#entas$ contiene todas las cuentas que se estima ser4n necesarias al momento deinstalar un sistema de contabilidad. (ebe contener la suficiente fle9ibilidad para ir incorporando lascuentas que en el futuro deber4n agregarse al sistema.;b/etivos.

• Permitir que distintos empleados puedan mantener registros co$erentes con la implementación

de un catalogo de cuenta similar.•


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;tros, etc.La fact#ra es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. *n #l se$acen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago yotros datos relativos a la operación. as facturas suelen emitirse por triplicado. *l original al cliente y lascopias se utili+an para contabili+ar la venta en los registros pertinentes.El recibo es un documento en el cual una persona reconoce $aber recibido una determinada suma dedinero en efectivo o mediante c$eque a su orden, un pagar#, mercancías u otros bienes. os recibospor lo general se e9tienden por duplicado. *l original se le da a la persona que $ace el pago y la copiaes conservada por el que lo recibe.

El cond#ce es elaborado por el almac#n el original y por lo menos dos copias. *l original es enviado alcliente /unto con la mercancía. Copia a contabilidad 8 arc$ivo. *l propósito de este formulario es detallar la mercancía que se $a despac$ado del almac#n previo a la orden de despac$o que recibió eldepartamento de ventas.La orden de com&ras es un formulario comercial que identifica la mercancías y8o productos que deseacomprar una compañía.La nota de d)bito se utili+a para contabili+ar una partida a favor de la empresa y contra un acreedor ocliente. Puede emitirse en tres e/emplares. *l original se envía a la persona que debemos cargar con suimporte. *l duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor au9iliar respectivo y en los libros de entrada original.La nota de cr)dito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. *stas se orientan afavor de los clientes en el (iario de entas y las Botas de Cr#dito a favor de la empresa en el (iario de

COMPRAS.El c!e"#e es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositadosen cuenta corriente a su orden o cr#dito en descubierto. *n fin, es un medio por el que unapersona8empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a sufavor o autori+ación para girar aunque no disponga de saldo.El desembolso de ca/a es un formulario que se llena cuando $ay un egreso de dinero para reali+ar pagos por distintos conceptos.La re"#isicin de materiales ( e"#i&os de oficina es un formulario que la empresa envía a unacompañía para $acer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por eldepartamento de suministro o e9terna para ser pedida fuera de la institución.

ENTRE LOS REPORTES PODEMOS MENCIONAR$BominaentasComprasC$eques emitidosos reportes se $ar4n de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale elsistema de contabilidad.La nomina es la lista de personas que traba/an en una empresa con indicación de su salario. Estados financieros$ son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos *l7alance 1eneralD *l *stado de ?esultado, etc.

os estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursoslíquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos pla+os de liquidación del activo.*l 7alance 1eneral presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así comosus deudas a coro8largo pla+o.*l *stado de ?esultado e9plica si la empresa obtuvo alg=n tipó de beneficio o fracaso durante unperíodo determinado. Los libros de contabilidad$ son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informacionesque aportan los formularios. ibros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios paraconocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y p#rdidas.Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario

de las operaciones. 3on conocidos tambi#n como libros de entra original.El ma(or %eneral$ aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. *sconocido como libro de segundas entradas. *s el libro oficial, ya que sirve de fuente de información paraconformar los estados financieros.*9isten otros libros como por e/emplo el de inventario que contiene una relación detallada de lase9istencias finales listas para la venta valoradas al costo.


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*l departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpretatoda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno ser4n recibidas. Control interno$ que no es mas que un plan de organi+ación de todos los m#todos coordinados con lafinalidad de:Proteger los activoserificar la e9actitud y confiabilidad de la información financieraPromover la eficiencia de las operaciones.*l control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrati-o: m#todos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidasadministrativas impuestas por la gerencia.Control interno contable$ m#todos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente conla protección de los acti-os ( a la confiabilidad de los datos de contabilidad. *ntre las 4reas que debemos establecer un control interno tenemos: >ctivos Ca/a c$ica*fectivo @nventariosentas *tc.6odo sistema de control interno debe contener las siguiente características:Or%ani*acin0 de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las

actividades de la empresa.A#tori*acin ( re%istro o&eracional0 de manera que sea de la atribución del departamento decontabilidad el $acer los registros de las informaciones y de mantener el controlEficiencia0 para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres '-persona para evitar fraude.Control Interno del Efecti-o.*l efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de ca/a o en forma de depósito en unbanco comercial. alores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:*fectivo en ca/aCuentas bancarias6odo aquello disponible para pagos sin restricción.

as medidas de control interno de efectivo est4n orientadas a reducir los errores y p#rdidas.a recepción del efectivo, puede $acerse por tres vías:;peraciones en el mostrador ventas-@ngresos e/ecutados por cobradoresRemesas &or correosas operaciones en el mostrador son reali+adas por las empresas en la tienda. Entre las medidas decontrol &odemos citar$

• Uso de m4quinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos

ingresos.

• a conciliación debe ser reali+ada por un solo empleado que no pertene+ca al 4rea de ca/a.

• 6oda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.

• *l ca/ero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

os ingresos reali+ados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos loscobradores de manera que:

. (iariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.&. "ue al final del día, estos entreguen el dinero cobrado /unto con la relación antes mencionada.'. "ue estos documentos est#n ba/o la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por

el departamento de cobrosy cr#ditos.

as remesas recibidas por correo se le encomendad a una persona de confian+a que los reciba y

prepare una relación la cual se mandar4 posteriormente al departamento de contabilidad.Podemos establecer que el 4rea de efectivo comprende:Ca/a ( Bancoa ca/a se divide en dos:. Ca/a c$ica. Ca/a general


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a ca/a c$ica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que norequieren uso de un c$eque.a ca/a general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos.Entre las medidas de control están$

. 6ener volantes, ya sean de ingreso a ca/a o desembolso.&. "ue estos volantes est#n numerados'. Mane/ados por una sola persona). a ca/a general no debe utili+arse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada

la ca/a c$ica.. (epositar el dinero de la ca/a general0. 6odo deposito debe tener ane9o los recibos de ca/a.

Control Interno de las 1entas.3obre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalaciónde un sistema de contabilidad.*l control interno de las ventas comprende procedimientos y m#todos con fines de lograr las políticasestablecida por la empresa. Cuando se reali+a una venta, al cliente debe elaborarse una factura. >lreali+arse el pago el ca/ero deber4 elaborar un recibo de ingreso a ca/a. 3in embargo para delalmacenes despac$ar la mercancía estos deben $acerlo mediante un conduce.os formularios que podemos utili+ar para un buen control de las ventas son:


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'. Eacer c$equeo periódico de los mismos.). *stablecer responsabilidad a la persona que utili+a los activos fi/os.

Los in-entarios.os inventarios constituyen las partidas del activo corriente que est4n listas para la venta. Mercancíaque posee una empresa en el almac#n valorada al costo de adquisición, para la venta o actividadesproductivas.*l control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras,que deber4 gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

*9isten varios m#todos para llevar el mane/o y control de inventarios, los cuales son:P*P3 Primero en *ntrar Primero en 3alir-U*P3 Ultimo en *ntrar Primero en 3alir-M)todo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la 6ar/eta de Control de inventario,las salidas y entradas de las mercancías. *stablece que la primera mercancía que se compra es laprimera en venderse o salir.M)todo EPS$ tipo de inventario perpetuo que estable que las =ltimas mercancías que se comprar sonlas que primero se venden o salen.Entre las medidas de control interno tenemos$

. Eacer conteos físicos periódicamente.&. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables .'. Proteger los inventarios en un almac#n tec$ado y con puertas de manera que se eviten los robos.). ?eali+ar entrega de mercancías =nicamente con requisiciones autori+adas.. Proteger los inventarios con una póli+a de seguro.0. Eacer verificaciones al a+ar para comparar con los libro contables.

Los in%resos$ son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado deresultado.os ingresos se originan por diferentes conceptos como por e/emplo:entas, $onorarios, intereses, comisiones, etc.

LISTA DE C2E3EO

A. Or%ani*acin ( clasificacin de la com&a45a

>5 Bombre y dirección de la compañía >5& 3ucursales y >gencias, nombre y dirección >5' tipo de negocio que reali+an >5) Clase de sociedad o negocio de =nico dueño. Compañía por acciones.& 3ociedad en Comandita 3imple.' 3ociedad en Comandita Compuesta.) 3ociedad en participación. Begocio de =nico dueño >5 3ocios >50 Conse/o de >dministración y otros funcionarios y oficiales >52 Eistoria del capital. @nversión ;riginal.& @nversiones 3ubsecuentes.' 1anancias Capitali+adas >5A 7ase de distribución de las ganancias y p#rdidas >5F *n caso de compañía por acciones. Clase de acciones.& B=mero de acciones de cada clase

.' alor nominal de las acciones en cada clase.) >cciones de cada clase circulando

. Capital autori+ado >5G ?egistros de la empresa >5 Personas responsables de estos registros >5& ugar donde se mantienen registros


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>5'


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*fectivo& Ca/a c$ica' 7ancos' 7anco de ?eservas'& 7anco Popular '' 7anco del Comercio& Cuentas por Cobrar & Cuentas por cobrar clientes&& Cuentas por cobrar funcionarios y empleados

&' ;tras cuentas por cobrar &? ?eservas para cuentas incobrables' @nventarios' Mercancías'& Materia prima'' Productos en proceso') Productos terminadosActi-os 'i/os& 6errenos&& *dificios&& ( (epreciación acumulada edificios&' Maquinarias y equipos

&' ( (epreciación acumulada de maquinarias y equipos&) *quipos de transporte&) ( (epreciación acumulada equipos de transporte& Muebles y equipos de oficina& ( (epreciación acumulada muebles y equipos de oficinaActi-os Diferidos' 1astos pagados por anticipado' 3eguros pagados por anticipado'& Patentes pagadas por anticipado'' @ntereses pagados por anticipado') >lquileres pagados por anticipado

Otros Acti-os'&


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0 entas0 entas al contado0& entas a cr#ditoOtros in%resos0& @ngresos por servicios0' @ntereses cobrados0) (onaciones0 @ngresos en ventas de activos fi/osCostos +;,

GG Costo de ventas6astos +


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& Ca/a c$ica

o de origen deudor

o es au9iliar de ca/a y banco

o se debita cada ve+ que entra dinero en la ca/a c$ica

o se acredita cada ve+ que sale dinero de ca/a c$ica

o se acredita para liquidar el fondo de ca/a c$ica

' 7ancos

o de origen deudor

o au9iliar de ca/a y banco

o se debita cada ve+ que entra dinero al banco

o se acredita cada ve+ que sale dinero al banco

& Cuentas por cobar

o de origen deudor

o se debita cada ve+ que un cliente contrae una deuda con la empresa

o se acredita cada ve+ que el cliente paga la deuda que tiene con la empresa

o se acredita si el cliente abona a la deuda

' @nventarios

o de origen deudor

o se debita cuando la empresa compra materiales para vender

o se acredita cuanso se retira materiales para la venta, siempre y cuando se use m#todo

perpetuo para el registro de las operaciones

Acti-os fi/os& 6errenos

o de origen deudor

o se debita cuando se adquiere un terreno

o se acredita cuando se vende el terreno

&& *dificios

o de origen deudor

o se debita cuando se compra un edificio

o se acredita cuando se vende el edificio

&&( (epreciación acumulada edificios

o de origen acreedo por se una contrapartida

o se debita cuando se vende el edificio

o se acredita para ir cargando la depreciación del edificio

&' Maquinarias y equipos

o de origen deudor

o se debita cuando se adquiere maquinarias y equipos

o se acredita cuando se venden las maquinarias y equipos

&'( (epreciación acumulada maquinarias y equipos

o de origen acreedor por en contraposición de la cuenta maquinarias y equipos

o se debita cuando se vende alguna maquinaria y equipo


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o se acredita para cargar la depreciación de una maquinaria o un equipo

&) *quipos de transporte

o de origen deudor

o se debita cuando se adquiere un equipo de transporte

o se acredita cuando se vende un equipo de transporte

&)( (epreciación acumulada de equipo de transporte

o de origen acreedor por ser en contrapartida

o se debita cuando se vende un equipo de transporte

o se acredita cuando se carga la depreciación de un equipo de transporte

Acti-os Diferidos' 1astos pagados por anticipado

o de origen deudor

o se debita cuando se paga un gasto por anticipado

o se acredita cuando se va consumiendo el gasto pagado por anticipado

' 3eguro pagado por anticipado

o es un gasto pagado por anticipado

o es una cuenta u9iliar

o se debita cuando se paga un seguro por anticipado

o se acredita cuando se va consumiendo un seguro pagado por anticipado

Pasi-os +8,) Cuentas por pagar

o de origen acreedor

o se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con terceros

o se acredita cuando la empresa contrae una deuda

)& (ocumentos por pagar


o se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con una empresa validada por un

documentoo se acredita cuando la empresa contrae una deuda garanti+ada por un documento

)' ?etenciones por pagar


o se debita cuando la empresa paga la retención que le $i+o a los empleados

o se acredita cuando la empresa retiene una parte del sueldo de sus empleados

Ca&ital +9, Capital

o es de origen acreedor

o se acredita cada ve+ que la empresa vende acciones comunes

o se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa


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& ?esultado del periodo


o se debita para cerrar las cuentas de costos y gastos al final de un periodo contable

o se acredita para cerrar la cuenta de ingresos

In%resos +:,0 entas


o se debita para cerrarla al final del periodo contable

o se acredita para registrar la venta de una mercancía

0 entas al contado

o es una cuenta au9iliar de la cuenta de ventas

o se debita para cerrarla al final de un periodo contable

o se acredita para registrar la venta de una mercancía al contado

0& entas a cr#dito

o es una cuenta au9iliar de la cuenta de ventas

o se debita para cerrarla al final del periodo contable

o se acredita para registrar la venta de mercancías a cr#dito

Costos +:,)GG Costo de ventas

o de origen deudor

o se debita si se compra mercancías siempre y cuando se use el m#todo físico para el

registro de operacioneso se acredita para cerrarla al fina del período contable

6astos +;,GG 1astos generales y administrativos

o de origen deudor

o se debita siempre y cuando la empresa reali+a un gasto

o se acredita cuando se cierra al final del período

GG 1astos de sueldos

o es au9iliar de la cuenta de gastos generales y administrativos

o se debita cada ve+ que la compañía para sueldos

o se acredita para cerrarla al final del período.

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