2019 Revista Latina de Comunicación Social, RLCS, # 74, 2019 · 2018. 9. 12. · Author: ï¿½ï¿½BEGOï¿½A Created Date: 9/13/2018 1:17:37 AM

Comunicación y música: mensajes, manifestaciones y negocios Universidad de La Laguna, diciembre de 2018

DOI (individual):10.4185/cil2018-032

ISBN-13: 978-84-16458-93-6/ D.L.: TF-799-2018 / DOI del libro: 10.4185/cac144 Página | 143

Libro colectivo enlínea: http://www.revistalatinacs.org/18SLCS/libro-colectivo-2018.html

Pautas generales de seguridad a

implementar en los eventos en los que

concurren personas que debido al cargo

que ocupan pueden generar expectativas de

riesgo

General safety guidelines to be implemented in the events in which people attend that, due to the position

they occupy, can generate risk expectations

José Ignacio Andrés Prieto- Universidad de Alicante- [email protected] y

Begoña Bueno Fernández- Universidad Pontificia de Salamanca-

[email protected]

Resumen: Cuando hablamos de eventos hablamos de acciones de relaciones

públicas organizacionales con gran capacidad de convocatoria y difusión. Los actos

posibilitan el contacto directo de las organizaciones con sus públicos en un marco

idóneo para consolidar las relaciones interpersonales. Sirven por tanto para crear

puntos de encuentro entre la organización y sus públicos en los que poder confluir y

compartir intereses comunes, al margen de que se produzca su difusión informativa.

Al mismo tiempo, el protocolo es un elemento rector de los actos que, además

de definir las normas, usos, costumbres y tradiciones que los regulan, se ocupa

de coordinar, ordenar y articular las diversas partes en que aquéllos se

estructuran y de determinar el orden jerárquico de sus participantes.La

capacidad estratégica de las anteriores herramientas comunicativas no podrá

desarrollarse exitosamente si no existen pautas generales de seguridad a

implementar en los eventos en los que concurren personas que debido al cargo

que ocupan generan expectativas de riesgo.

http://www.revistalatinacs.org/18SLCS/libro-colectivo-2018.html

mailto:[email protected]

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En esta comunicación se pretenden pautar medidas generales de actuación y

comportamiento en materia de seguridad, para poder llevar a buen término un

evento donde asisten personalidades que confluyen con un grupo abierto de

individuos que interactúan en un acto social.

Los procedimientos a tener presente se desarrollan desde la fase previa con

una correcta elaboración de inteligencia corporativa hasta la conclusión del

acto. Siempre con la única pretensión de que los eventos programados se

desarrollen dentro de una normalidad aceptable, ocasionando las menores de

las injerencias en el desarrollo de los actos.

Abstract

When we talk about events, we talk about organizational public relations actions

with great capacity to call and disseminate. The acts enable direct contact

between organizations and their publics in an ideal framework to consolidate

interpersonal relationships. They serve, therefore, to create points of contact

between the organization and its public in which they can converge and share

common interests, regardless of whether their dissemination occurs.

At the same time, the protocol is a guiding element of the acts that, in addition

to defining the norms, customs, and traditions that regulate them, is responsible

for coordinating, ordering and articulating the various parts in which they are

structured and determining the hierarchical order of its participants.

The strategic capacity of the previous communicative tools will not be able to

develop successfully if there are no general security guidelines to be

implemented in the events in which there are people who due to the position

they occupy generate risk expectations.

This communication is intended to set out general measures of behavior and

behavior in terms of security, in order to bring to an end an event attended by

personalities that converge with an open group of individuals that interact in a

social act.

The procedures to keep in mind are developed from the previous phase with a

correct elaboration of corporate intelligence until the conclusion of the act.

Always with the only pretension that the programmed events are developed





within an acceptable normality, causing minor interference in the development

of the acts.

Palabras- clave: Seguridad; procedimientos; eventos; protocolo; riesgos;

estrategia.

Keywords: Security; procedures; events; protocol; risks; strategy.

1. Introducción: Los eventos como estrategia comunicativa.

Los actos, eventos o acontecimientos especiales son el canal a través del cual

una organización contacta con la comunidad. A través de estos: Comunica,

lanza mensajes, transmite su identidad. Los eventos se celebran para transmitir

un mensaje siempre en consonancia con los rasgos que identifican a la imagen

de toda institución, pública o privada.

Estos acontecimientos por tanto van mucho más allá de la clasificación

establecida en el artículo 3 del Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, por el

que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado, para

los actos solemnes:

a) Actos de carácter general, que son todos aquellos que se

organicen por la Corona, Gobierno o la Administración del Estado,

Comunidades Autónomas o Corporaciones Locales, con ocasión de

conmemoraciones o acontecimientos nacionales, de las autonomías,

provinciales o locales.

b) Actos de carácter especial, que son los organizados por

determinadas instituciones, organismos o autoridades, con ocasión

de conmemoraciones o acontecimientos propios del ámbito

específico de sus respectivos servicios, funciones y actividades.

Las instituciones son entes abstractos, intangibles, materializados por las

personas que las representan, generándose una abundante información

vinculada a la actitud y actividades de los individuos. La institución, en la

mayoría de los casos, sólo existe ante la sociedad como imagen virtual, es





decir, como realidad conformada a través de su presencia en los medios de

comunicación y, en el mundo actual, éstos son los elementos más eficaces

para esculpir esa imagen en el acervo de una sociedad, Marín (1997).

Gran parte de los eventos que se organizan tienen como objetivo una positiva

repercusión mediática. Y es a través de los medios de comunicación como

consiguen llegar a su principal receptor: el público objetivo.

De ahí que la comunicación en vivo de los eventos suponga un factor

fundamental a tener en cuenta por el organizador. Por ello, la planificación de

todas sus fases es imprescindible y necesaria: nunca debemos de improvisar

en materia de comunicación y mucho menos en temas sobre la seguridad de

los mismos, para actuar de forma rápida y efectiva en caso de ser necesario.

Los procedimientos a tener presente se desarrollan desde la fase previa, con

una correcta elaboración de inteligencia corporativa, hasta la conclusión del

acto. Siempre con la única pretensión de que los eventos programados se

desarrollen dentro de una normalidad aceptable, ocasionando las menores de

las injerencias en el desarrollo de los actos.

2. El protocolo: Las reglas de la comunicación.

La producción, la creatividad, las tecnologías, la seguridad son elementos que

se han ido sumando a la visión primigenia de la organización de actos, que se

sostenía sobre el protocolo.

El protocolo constituye el soporte sobre el que dotar los actos y proporciona a

los profesionales una sistemática general a partir de la cual realizar un

planteamiento teórico previo a la celebración de los eventos y por la que han

de regirse estratégicamente las personas y entidades que conforman en cada

ocasión los públicos organizacionales.

El protocolo hoy día ya no puede reducirse a la imagen del poder político, pues

también lo hace con el económico y los cambios sociales. Así, en la relación

con los medios, las instituciones tanto públicas como privadas han de aunar

esfuerzos siempre en favor de su reputación e imagen corporativa.





Tomando palabras de Fuente (2018) , hoy en día hacer protocolo va incluso

más allá de comunicar, además de aplicar normas y tradiciones, puesto que

hoy en día también es “empatizar”, generar empatías, es decir, conseguir que

con tu evento “conectas” con tu público y éste contigo, que hay sintonía mutua.

El ejercicio de protocolo, incluso en los más altos eventos de Estado, tiene que

concebirse la organización con una finalidad de llegar a los ciudadanos y

clientes y lograr el “feeling” necesario para ganar en credibilidad y romper

barreras. De ahí los amplios cambios que en los últimos diez años se están

produciendo en el ámbito de la organización y en el protocolo severo de

Estado.

El profesional de protocolo debe conseguir ambientes propicios para la

negociación y toma de decisiones y escenarios en los que la diversidad tenga

cabida, utilizando herramientas, actitudes y estrategias que eliminen o

minimicen las posibles barreras que puedan generar la diversidad y diferencias.

En este sentido el profesional en protocolo debe trabajar en la línea de la

consecución de este objetivo, haciendo posible que su evento se convierta en

algo más que en noticia, ofreciendo una difusión clara y concisa de los

mensajes.

Las instituciones y empresas no son organizaciones aisladas, sino que están

sujetas a las influencias y los mensajes del entorno. A su vez, proyectan sobre

éste una imagen que es percibida por todos sus públicos y que no es otra cosa

que el concepto que los destinatarios tienen sobre ellos después de recibir los

mensajes. Por ello, el desarrollo de una correcta política de comunicación

implicará importantes beneficios añadidos a las distintas entidades que la

lleven a cabo con diligencia y profesionalidad.

3. La comunicación estratégica

Los directivos de las organizaciones son cada día más conscientes de que la

comunicación ha dejado de ser un lujo para convertirse en una necesidad





ineludible. Una política acertada de comunicación puede ser la que diferencie a

una empresa destacada de otra mediocre.

Las transformaciones sociales, políticas y económicas confieren especial

importancia a la comunicación organizacional (Túñez-López, 2012). A día de

hoy, la supervivencia de las empresas está influida por la imagen y credibilidad

que logren generar. Para gestionar profesionalmente procesos de

comunicación institucional es necesario conocer profundamente la institución

(Tréspidi, 2005). Según Míguez (2007), las organizaciones se consideran como

sistemas que interactúan con otros sistemas de su entorno para mantener una

situación de equilibrio. Se considera que la comunicación institucional es la

herramienta adecuada para esa interacción.

4. Concienciación en la cultura de seguridad:

En este apartado, se pretende abordar de manera global y sin entrar en

detalles, en la ardua tarea de establecer pautas de seguridad en un evento

bajo el punto de vista del organizador. La seguridad ha sido un tema poco

permeable, debido a que ha estado siempre en manos de unos pocos y ha sido

celosamente guardada, cosa muy lógica visto los resultados exitosos que se

producen a diario en esta callada y discreta labor.

El profesional de protocolo como encargado del diseño, la preparación y la

ejecución de cualquier evento, no puede pasar por alto durante más tiempo los

aspectos relacionados con la seguridad. En nuestra sociedad, el concepto de

protección es sinónimo de seguridad, en el sentido de poder realizar todas

nuestras actividades libremente y sin ninguna traba o impedimento.

La seguridad es una necesidad básica y ancestral de las personas, que figura

entre sus instintos primarios, como un componente muy importante del instinto

de conservación, podemos definir seguridad global como la suma de cada una

de las seguridades individuales, de hecho la experiencia nos demuestra que su

ausencia genera inacción ya sea por desconocimiento a la hora de actuar,

miedo generado o precaución.





Debemos ampliar el concepto de seguridad hasta alcanzar el de las

seguridades sociales ya sean ofertadas desde entidades públicas (jurídica,

laboral, social, familiar...) o las autogestionadas, ya sean a nivel privado

(seguridad privada, sistemas de alarmas...) o a nivel personal con unas normas

básicas de autoprotección (no generando expectativas de riesgos). Todas ellas

siempre bajo el mismo concepto, hacer que la seguridad sea cosa de todos y

no de unos pocos profesionales.

El ser humano extiende esa necesidad también a los bienes y seres de los que

se siente responsable, por lo que podríamos hablar de una noción de

seguridad referida a personas incluidas sus actividades diarias y otra a bienes

o cosas.

Podemos definir la protección de personas y bienes como el conjunto de

acciones dirigidas a preservarlas en su estado original, es decir, evitar daños a

las personas y que en las cosas no se vea menoscabada su funcionalidad, si

bien es preciso indicar que la seguridad total no existe, por lo que las medidas

de protección que se implementen han de ser efectivas, útiles y acotadas en

espacio y tiempo.

La seguridad debe de ser objetiva, ponderada y ajustada a cada momento y

situación a la que nos vayamos a enfrentar, huyendo siempre de la seguridad

mágica, apoyada en la superstición o suerte. No se debe dar pie a

improvisaciones, son muy socorridos los procedimientos operacionales frente a

los riesgos más probables y peligrosos (lo desarrollaremos en el siguiente

punto) aunque tampoco se debe buscar apuntalar cada uno de los

comportamientos operantes a cada una de las circunstancias de riesgo que

pueden acaecer en este tipo de eventos.

5. Cuestiones valorativas previas en la seguridad de los eventos

Cuando se recibe el encargo de organizar un evento, el espacio a ocupar y el

tiempo que va a emplearse en su desarrollo es de crucial importancia. Entre

otras destacaremos las siguientes cuestiones valorativas previas:





1º.- Si se trata de un espacio cerrado o abierto (por las condiciones

meteorológicas), si el espacio donde se va a desarrollar es público o privado,

para comunicar o recabar los permisos necesarios acorde a la normativa

vigente que regule esos actos.

2º.- La ubicación y el medio de transporte con el que los asistentes van a

acceder, en los que valorar si se solicitan ayudas externas para poder controlar

ubicaciones adyacentes o viales de acceso.

3º.- El aforo, implementando medios para su control (aforadores y medidas de

seguridad en las entradas), para el manejo de evacuación y control del pánico

(personal entrenado y formado para esta crucial misión). Cabe indicar que el

10-25 % de las personas permanecen unidas y en calma, estudian un plan de

accion y posibilidades, el 75 % manifiesta conducta desordenada, desconcierto

y el 10-25 % muestran confusion, ansiedad, paralización, gritos histericos y

panico.

4º.- El horario: Vinculado, el horario diurno, al mundo laboral más formal, y el

nocturno, al ocio, donde las pautas de comportamiento se relajan.

5º.- El colectivo al que va dirigido el acto, con riesgos añadidos como la edad,

venta de alcohol, presencia de grupos hostiles, entre otros.

6º La asistencia de personas que requieren medidas de seguridad especiales

(V.I.P.s). Podemos encontrarnos con toda probabilidad que días antes se

persone una "avanzada", para recabar la información necesaria, conocer el

entorno y solicitar las medidas especiales que va a requerir su servicio de

seguridad.

7º.- La seguridad que se va a implementar. Si el acceso es libre, o si está

vinculado a superar algún tipo de control (bajo invitación o pago de una

entrada) o si se van a implementar medidas adicionales de seguridad sobre los

asistentes y los objetos que puedan portar, por parte del personal de

seguridad, pública o privada, implicando mayores molestias para los asistentes

y gasto económico para la organización.





Para dar una respuesta a cada uno de los puntos indicados y otros que por su

especial relevancia se puedan originar, entra en juego la inteligencia

corporativa, su especial importancia se basa en la recoleccion y el analisis de

informacion que facilitara la toma de decisiones, ya sea para anticiparse a un

hecho futuro o para aportar soluciones a un determinado problema o situacion

de conflicto que devenga.

6. Antes del comienzo, actuaciones previas en seguridad, la seguridad

activa

Sin seguridad no hay nada. Si tenemos sospecha que nuestra vida o integridad

física o moral puede peligrar en un determinado sitio, iríamos inmediatamente

hacia el lado contrario. En un evento los asistentes no deben de tener

recurrencias a ese estado de ánimo.

Las acciones "tipo" que pueden poner en peligro que un acto se desarrolle con

las debidas formalidades se pueden clasificar en dos grandes tipos, las más

probables y las más peligrosas. La herramienta principal para que no

prosperen es la formación práctica en el puesto de trabajo y la información

exacta y oportuna que ha de emanar de fuentes fiables.

Eliminar esos riesgos "tipo" es casi imposible pero si es posible reducirlos a

niveles aceptables, implementando medidas de seguridad basadas en la

perfecta conjunción de medios humanos, materiales y cumplimiento de las

órdenes o instrucciones de cada uno de los puestos.

El Plan de Seguridad y autoprotección debe de contemplar -a grandes rasgos

señalaremos los más habituales y la operativa para reducirlos, apoyados

siempre por el olvidado mapa de riesgos- los sectores donde puede ser más

probable que ocurran y parcelas donde se hayan de aplicar más medidas

disuasorias.

A) Riesgos "tipo" más probables que podemos encontrar:





- Riesgos derivados de la naturaleza: Debido a condiciones adversas pueden

poner en peligro el acto por inundaciones, fuertes vientos, mareas vivas....Para

estar precavidos, habrá que tener en cuenta los avisos meteorológicos de

fuentes oficiales.

- Riesgos antisociales como son: Riñas/altercados, robo/hurto o lesiones.

Deberán existir carteles indicadores de los servicios asistenciales indicando

forma de poder trasmitir las incidencias.

El personal de seguridad llevará en horario nocturno ropa de alta visibilidad,

como medida identificativa / disuasoria y el personal organizador acreditaciones

jerarquizadas en evitación de accesos no autorizados a zonas sensibles, en

evitación de sabotajes.

Existirá especial precaución en líneas de recibimiento y accesos a zonas como

atriles o escenarios en evitación de mal funcionamiento o actos reivindicativos.

El acceso sin autorización mediante entradas sospechosas o listas de

personas "non gratas" con acceso no permitido, se resolverán en privado,

fuera de la vista del resto de asistentes.

- Riesgos propios derivados de la actividad: Suelen ser accidentes que con

medios propios contratados (una U.V.I medicalizada), se solucionan en la

mayoría de casos.

B) Como riesgos más peligrosos:

- Incendio: Revisar los medios materiales, asegurarnos que el personal tiene la

debida formación práctica en su uso, aplicar medios especiales a los elementos

que soporten elevadas cargas térmicas (depósitos de gasoil), realizar

comunicación a los servicios de extinción de incendios de la demarcación para

su conocimiento.

- Amenaza de bomba: Efectuar reconocimientos preventivos periódicos de

lugares que den cobertura como baños y papeleras. El personal de limpieza,

jardineros y personal de mantenimiento han de estar formados.





- Atentado terrorista, acciones amok: Tener actitud expectante sobre personas

en actitud sospechosa en sus acciones o en su indumentaria. Si se produce,

alejar de la zona a los asistentes y neutralizar al tirador para evitar que pueda

continuar su acción.

7. “Se levanta el telón”. Actuaciones de mantenimiento. La Seguridad

Pasiva.

Una vez que comienza el acto, las medidas de seguridad se han de establecer

bajo las premisas de "continuación", colaborando en todo momento con las

premisas que se apliquen por parte del servicio de seguridad, que puedan estar

relacionadas con: vados para vehículos usados como medio de evacuación,

colocación de líneas de recibimiento o reserva de espacios como "cuartos de

seguridad". Estas medidas de seguridad raramente producen injerencia en el

resto por ser casi siempre autónomas y colaboradoras.

La idea es establecer círculos concéntricos sectorizando de la más externa,

como zona de influencia, a la más inmediata o crítica, en la que se establecen

qué medios humanos, organizativos y materiales se han de aplicar para

conseguir la máxima eficacia.

8. Conclusiones

La capacidad estratégica de las herramientas comunicativas no podrá

desarrollarse exitosamente si no existen pautas generales de seguridad a

implementar en los eventos en los que concurren personas que debido al cargo

que ocupan generan expectativas de riesgo.

La seguridad de un evento ha de estar diseñada y supervisada por especialista

habilitado es decir por un Director o por un Jefe de Seguridad. Diseñar un plan

de emergencias donde plasmar las medidas de seguridad acordes al evento, y

establecer procedimientos operacionales frente a los riesgos más probables y

peligrosos, han de estar pautados bajo mando único.





Además, la máxima responsabilidad de este mando único se encuentra en la

dificultad de evaluar el riesgo y destinar los medios necesarios para reducirlo o

anularlo. Todo ello, bajo las premisas de congruencia (necesidad o no de

llevarla a cabo), oportunidad (hacer uso del medio/s más idóneo) y

proporcionalidad (ajustar la intensidad de uso).

Y es que, como ya hemos podido comprobar, sin seguridad, no hay nada.

9. Referencias Bibliográficas

Carlos Fuente Lafuente (2018): Recuperado de http://carlosfuente.es/

Fundación Borredá al Servicio de la Seguridad (2018). Recuperado de

https://www.fundacionborreda.org/

Marín, F. (1997). Fundamentos del protocolo en la comunicación institucional.

Madrid: Editorial Síntesis.

Míguez, M.I.(2007). Análisis del uso de los conceptos de público, “stakeholder”

y “constituent” en el marco teórico de las relaciones públicas. Zer-Revista de

estudios de comunicación, (23).

Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, por el que se aprueba el

Ordenamiento General de Precedencias en el Estado. Recuperado de

https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-1983-21534

Seguritecnia (2018). Recuperado de http://www.seguritecnia.es/

Tréspidi, M.A. (2005). Reflexiones acerca de la gestión profesional de la

comunicación institucional en instituciones universitarias. Questión, (7), 1.

Túñez-López, M. (2012). La gestión de la comunicación en las organizaciones.

Zamora: Comunicación Social.


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http://www.seguritecnia.es/

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2019 Revista Latina de Comunicación Social, RLCS, # 74, 2019 · 2018. 9. 12. · Author: ï¿½ï¿½BEGOï¿½A Created Date: 9/13/2018 1:17:37 AM