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1. CICLO DE LOS SISTEMAS CONTABLES
Todo sistema contable nace a raz de una necesidad (informacin) o
que el mismo ya noresponde a las necesidades y requerimientos de la
entidad, posteriormente se implanta elmismo y con el transcurso del
tiempo dicho sistema hay que ajustar (mantenimiento) en
funcin del crecimiento, desarrollo y cambios que se suscitan en
la entidad, hasta que llegaun momento en que el sistema ya no se
adeca a las nuevas necesidades de la entidad;entonces hay que
redisear el sistema contable.
El ciclo de vida de los Sistemas Contables manuales y
computarizados tiene las siguientesetapas:
Diagnstico
Requerimientos
Diseo o rediseo
Implantacin o implementacin
Mantenimiento
Diagnstico Requerimientos Diseo orediseo
Implantacin Mantenimiento Diagnstico
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2. RESPONSABLES DEL DISEO O REDISEO DE UN SISTEMA CONTABLE
Los profesionales involucrados de manera directa en el diseo o
rediseo del sistema decontabilidad en una entidad son el contador,
quien posee las habilidades y formacinprofesional en materia
contable y de diseo de sistema de contabilidad y el analista de
sistemas sobre quien recaer el trabajo de programacin.
3. DIAGNSTICO.
sta etapa del ciclo de vida del diseo de sistemas contables segn
otros autores tambin esconocido como "Anlisis preliminar" (Catacora
F. 1996).
Esta etapa surge a raz de un problema:
Existencia de necesidad de informacin de una determinada
organizacin (diseo).
Que el sistema contable no se adece a las necesidades de
informacin de la entidad
(rediseo).
El profesional especialista en diseo de sistemas contables tiene
que evaluar la factibilidado viabilidad del nuevo sistema contable;
de justificarse uno de los dos problemasanteriormente mencionados,
el usuario debe solicitar el diseo o rediseo del
sistemacontable.
Para determinar la viabilidad o factibilidad del nuevo sistema
contable hay que efectuar eldiagnstico aplicando una serie de
cuestionarios y relevamiento de la informacin.
Esta etapa comprende:
Diagnstico.
Aprobar el nuevo proyecto.
Desechar el existente.
Evaluar la factibilidad desde el punto de vista del
costo/beneficio.
Los problemas que pueden dar lugar a disear o redisear un nuevo
sistema contablepueden ser que:
No satisface necesidades de informacin.
inoportunidad en el procesamiento y elaboracin de la informacin.
Ausencia de calidad de la informacin.
El sistema no soporta las necesidades de la informacin
contable.
No integracin de la informacin.
Inoportunidad en su elaboracin.
Falta de confiabilidad.
Limitaciones en cuanto a procesamiento de la informacin.
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Limitaciones en el procesamiento de transacciones.
Problemas de integracin de mdulos.
Prdida de informacin.4. REQUERIMIENTOS.
En funcin objetivos que se persigan con el sistema a disear o
implementar hay quedesarrollar esta etapa, previa aprobacin de la
factibilidad.
En esta etapa hay que determinar:
Necesidades.
Objetivos.
Es importante sostener una serie de reuniones con todo el
personal involucrado o que tendrparte en el manejo y desarrollo del
sistema a ser implantado o implementado para que seconozcan de
manera profunda y en detalle cada una de las operaciones que se
desarrolle enel sistema contable.
REQUERIMIENTOS DE DISEO Y/O REDISEO
Unidad o departamento solicitante: Fecha de reunin
Da Mes An
Responsable de la solicitud:
Personas participantes:
Descripcin de la solicitud:
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Resultados esperados:
Fecha de conclusin del diseo y/o rediseo:
Fecha de implantacin:
Resultado:
Se aprueba ( )
No se aprueba ( )
Fecha de aprobacin
Da Mes Ao
En esta etapa hay que evaluar y analizar toda la informacin y
resultados obtenidos en laetapa anterior (diagnstico). En esta
etapa se utiliza la tcnica de la entrevista. Lasreuniones pueden
ser:
Con el mximo ejecutivo.
Jefe de finanzas yo Director administrativo.
Contador.
Analista.
A tiempo de establecer la necesidad de implementacin de un nuevo
sistema contabletambin es importante:
Analizar el costo beneficio del mismo.
Evaluar la factibilidad del nuevo sistema contable.5. DISEO O
REDISEO
Previamente hay que definir conceptualmente los trminos diseo y
rediseo:
Desarrollo de sistema
Diseo: Creacin
Rediseo: Mejorar,transformar adecuar
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Diseo de un sistema:
Cuando las empresas no cuentan con un sistema contable debido a
que es de reciente
creacin, necesariamente hablamos de un diseo de sistema
contable.
Rediseo de un Sistema Contable
Toda organizacin en el tiempo y espacio sufre transformaciones,
por tanto sus diferentes
sistemas y entre ellos el contable requieren de cambios y
ajustes que se adecen a los
mismos; por tanto, estamos hablando de un rediseo.
Esta etapa del ciclo de vida de los sistemas contables se inicia
luego de haberse establecidolos requerimientos y los objetivos.
Las tareas ms importantes en esta etapa son:
Diseo del sistema.
Implantacin y/o implementacin.
Estas dos etapas tienen como objetivo sealar y especificar la
forma lgica en que ir afuncionar el sistema diseado, cumpliendo con
estndares mnimos de calidad. Para eldesarrollo de esta etapa se
pueden utilizar las siguientes tcnicas o herramientas:
Diagrama de flujo de informacin.
Diccionario de datos: procesos, flujos, entidades,
almacenamientos.
Diagrama de acciones (miniespecificaciones).
rboles de decisiones.
6.
IMPLANTACIN O IMPLEMENTACIN.
Esta etapa consiste en poner en funcionamiento el nuevo sistema,
a travs de las siguientesacciones:
Prueba piloto.
Corrida en paralelo.
Instalacin.
6.1.PRUEBA PILOTO
Consiste en poner en funcionamiento el nuevo sistema en una
parte de la organizacin o
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determinado nmero de transacciones, para constatar cmo funciona
parcialmente elsistema y si se trata de una empresa corporativa, la
prueba piloto se efectuar en una de lasempresas.
6.2.CORRIDA EN PARALELO
Mediante ste trabajo se procesan por un determinado periodo
transacciones y/ooperaciones tanto en el nuevo sistema contable
como en el anterior para tener la constanciade que el diseo a
proponer va a satisfacer las nuevas necesidades y requerimientos;
estacorrida en paralelo debe ser por un periodo de tiempo
corto.
6.3.INSTALACIN
En esta parte hay que definir a partir de qu fecha se reemplazar
el diseo contableexistente y qu momento empezar a funcionar el
nuevo sistema, para ello hay que tenerplena seguridad del buen
funcionamiento del nuevo diseo, as como de su consistencia
evitando o minimizando posibles errores o fallas.
Es posible que en esta etapa se tengan que realizar algunos
ajustes del nuevo sistemadiseado o rediseado, pero los mismos
tendrn que ser mnimos y ms de forma que defondo para no traer
perjuicios a la entidad.
7. MANTENIMIENTO
Esta etapa en el ciclo de vida consiste en ir actualizando y
adecuando el nuevo sistema acambios y nuevos requerimientos de
procesamiento e integracin de la informacin querequiere la
organizacin en funcin de los cambios que se producen en ella:
En el tiempo, produccin de nuevas lneas de productos, ampliacin
de mercados,incremento de volmenes de produccin, creacin de nuevas
unidades o reas de laorganizacin.
En el espacio: crecimiento de la organizacin, ampliacin de
sucursales y/ooficinas, cambios tecnolgicos, etc.
Cuando el sistema se encuentra en etapa de madurez, pueden
existir otros nuevosrequerimientos tales como:
Los tiempos de respuesta para la generacin de informacin son
razonablementeaceptables.
El cdigo de cuentas soporta y maneja todas las transacciones
vigentes en laentidad.
Los procesos computarizados de contabilizacin no generan
problemas en la
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codificacin de movimientos.
El mantenimiento del sistema est enfocado a subsanar errores
fsicos de lainformacin almacenada en el CPU.
En los sistemas contables computarizados tambin como parte de
mantenimientohay que considerar (Catacora 1997):
- Si el Hardware responde a los nuevos requerimientos (parte
fsica de losequipos) y si,
- El Software se adeca a los requerimientos del contador
(programas o paquetescontables).
8. PERIODO DE LOS SISTEMAS CONTABLES
Al igual que los procesos administrativos, los sistemas
contables se repiten con la mismafrecuencia y en forma cclica (un
ao), as por ejemplo un Estado de Prdidas y Ganancias,refleja el
resultado de las operaciones para un periodo determinado, un
Balance Generalpresenta la situacin financiera de una empresa a una
fecha determinada, as por ejemplo:
En una empresa Comercial:
En una empresa Industrial:
En una empresa Minera:
Inicio Final
01-01-X 31-12-X
Inicio Final
01-04-X 31-03-X
Inicio Final
01-10-X 30-09-X
