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Implementación de un plan calidad

Sistemas de Gestión de Calidad

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El plan de calidad tiene como objetivo establecer las directrices para la preparación, aplicación y desarrollo del sistema de Calidad de las Obras.

Implementación de un plan calidad

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Se debe considerar las actividades que de no tenerlas controladas, afectan la calidad de los trabajos de la empresa. De existir exigencias contractuales , se considerarán para definir el contenido, la forma y alcance del correspondiente Plan.

La necesidad de elaborar un Plan de Calidad para un contrato, podrá depender de las siguientes situaciones:

� Siempre que el cliente lo exija.

� En función del tipo de contrato u obra a ejecutar, según evaluación de la Gerencia .

� En contratos sobre cierto monto de dinero.

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Se incorporan los documentos que tienen una relación vinculante con el Plan de calidad, como por ejemplo:

• El Manual de Calidad de la EMPRESA.• Norma ISO 9001:2008.• Mapa de Procesos. • Procedimientos específicos

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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Incorporar definiciones de términos que sean aclaratorias para el uso del Plan de Calidad,Ejemplo;

Plan de Calidad (PAC): Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

DEFINICIONES

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Las actividades relacionadas con la Calidad de cada obra necesitan una guía que las estructure, ordene y dirija. Dicha guía es el Plan de Aseguramiento de Calidad (PAC) de la Obra. En él se definen todas las actuaciones y planificación relacionadas con la calidad, a realizar en la obra durante su transcurso.

En el caso de aquellas obras que no requieran de la realización de un PAC, se deben aplicar todas las disposiciones del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa. De la misma manera, la planificación y realización de este tipo de obras bajo condiciones controladas se registrará en una Ficha de Planificación de Obra.

DESARROLLO DEL PAC

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A continuación, se indica la estructura general de un PAC. Sin embargo, para aquellos PAC exigidos por el mandante, se deberá seguir lo estipulado en las correspondientes bases administrativas u otro documento que lo especifique, complementando con lo que aquí se describe.

ESTRUCTURA DEL PAC

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1. PortadaEl PAC comienza con la hoja de portada, en la que se indica el código del mismo, el nombre de la obra, la revisión de que se trata y las firmas y fechas de elaboración, revisión y aprobación, por quienes corresponda.  

2. ÍndiceTras la hoja de portada se incluye el índice, con los capítulos que consta el PAC. Para cada uno de los capítulos se debe identificar al menos su nombre y su número de revisión partiendo desde uno, de esta forma cada vez que se modifique un capítulo cambia su número de revisión incrementándose en uno y se actualiza la fecha de dicha modificación.

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3. Actualización del PAC e Identificación de cambiosEl PAC debe ser modificado a medida que se va incorporando nueva documentación y/o información. El PAC debe ser revisado y actualizado, sistemáticamente cada cierto tiempo, definido por la empresa. Se revisará a partir de la fecha de su primera Versión, para asegurar que cumple con todas las disposiciones establecidas. Los resultados de la revisión del PAC deben ser incorporados un Registro de Identificación de Cambios.

4. Registro de Identificación de CambiosLas modificaciones a los capítulos que conforman el PAC, se debe identificar en una tabla, las respectivas modificaciones. Se incorpora el nombre del capítulo modificado, el número de la nueva revisión y una breve descripción de la modificación realizada.Esta tabla debe contar con las firmas de elaboración, revisión y aprobación de los mismos mencionados en el punto de “portada”.

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5. Descripción de la ObraSe deberá hacer una descripción general de la obra, pero con el suficiente detalle para que permita conocer sus características fundamentales. Nombre de la obra, nombre del mandante, fecha de inicio y término, monto del contrato, tipo de financiamiento, nombre del Administrador de Obra, nombre del Encargado de Calidad, una breve descripción del trabajo a realizar, y cualquier otra información que soliciten las Bases de Licitación. 6. Objetivos de CalidadSe incluyen los Objetivos de Calidad específicos para la obra, definidos por el Gerente, en concordancia con los Objetivos de Calidad de la empresa. Se deben mencionar los indicadores que servirán para realizar el seguimiento y medición de los objetivos definidos.

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7. Alcance del PACEn el alcance del PAC, el Administrador de Obra relaciona las distintas partidas sometidas al PAC y el nivel de actuación aplicable a cada una de ellas. Se pueden establecen niveles de aplicación del PAC, en función de la importancia de cada actividad, tal como se indica a continuación:

Nivel 1: Considera los máximos requisitos. Se aplica a las partidas de obra complejas o de difícil ejecución. Las actividades clasificadas en este nivel disponen de los correspondientes Procedimientos Específicos o Instrucciones de Trabajo.

Nivel 2: Implica el mismo programa completo de acciones sistemáticas y documentadas indicadas en el Nivel 1, salvo la de elaboración de Procedimientos Específicos. Quedan catalogadas en este nivel la mayor parte de las actividades de la obra, en particular las actividades de cierta importancia económica, técnica o de imagen para la empresa que podrían generar problemas por deficiencias que afecten su calidad.

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Nivel 3: No implica un programa de acciones sistemáticas y documentadas, sin embargo, exige la aplicación de normas de buena práctica y el cumplimiento de las especificaciones técnicas y la normativa obligatoria. Quedan en este nivel las actividades no incluidas en ninguno de los dos niveles anteriores.

Esta jerarquización puede venir dada por el Mandante o debe ser definida internamente en función de la complejidad y envergadura de las partidas.

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8. Requisitos del clienteSe incluirá un listado de los documentos donde se encuentren los requisitos del cliente para la obra. Se incluye asimismo, el lugar físico donde se encuentran y el nombre de la persona responsable de este archivo.En el caso de que haya un cambio en los requisitos del cliente, estos cambios serán registrados por el cliente en el Libro de Obra de cada obra. 

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9. Normativa Aplicable

En este capítulo se incluirá una relación de la reglamentación y normativa aplicable a la obra, que a juicio del Administrador de ésta, se considera oportuno mantener en la obra. Se podrá incorporar en este capítulo la normativa asociada al Medio Ambiente y a Prevención de Riesgos.

Es importante indicar en este punto, el lugar físico donde se encontrará y el nombre de la persona responsable de este archivo. 

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9.1 Cumplimiento de requisitos de Prevención de RiesgosPrograma de Prevención de Riesgos para la obra que es desarrollado por el profesional Experto en Prevención de Riesgos. En este capítulo se debe describir que el cumplimiento del Programa se realiza por intermedio de auditorías periódicas realizadas por el Experto en Prevención de Riesgos del contrato. Los registros que se deriven de la aplicación de este programa deben ser incorporados al Listado de Registros Vigentes aplicable a obra. 

9.2 Cumplimiento de requisitos Medio AmbientalesPlan de Manejo Integral (PMI) que es desarrollado por el profesional Medioambientalista. Los registros que se deriven de la aplicación de este plan de manejo deben ser incorporados al Listado de Registros Vigentes aplicable a obra.

Para asegurar el cumplimiento de la normativa se puede incluir en el PAC lo siguiente;

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10. Organización de la ObraEn el PAC se incluirá la organización del personal de la empresa en la obra (organigrama), y que realiza las actividades relacionadas con la calidad.Este organigrama deberá estar siempre actualizado y deberá reflejar la organización de la obra en todo momento.También se indicarán las funciones y responsabilidades de los cargos que interviene en la calidad de la obra y las competencias (educación, formación y habilidades para el cargo a ejercer) de las personas que los ocupan. 

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11. Programa de Trabajo

El PAC incluirá un Programa de Trabajo, el que debe estar siempre actualizado, y en base al cual se efectúa el seguimiento que refleja el avance físico real de la obra. Se establece en el PAC la persona responsable de la actualización del Programa de Trabajo y en que consiste la actualización.

12. Control de Procesos

El control de los distintos procesos de la obra, se abordará de diferentes formas dependiendo del nivel de aplicación de cada actividad o ítem, según fue definido en el alcance del PAC.

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13. Procedimientos específicos:Una actividad considerada en el Nivel 1, se controlará en base a un Procedimiento Específico y el control de su aplicación quedará por escrito en un registro. Para los procedimientos específicos, se diseñarán formularios para controlar que su ejecución está de acuerdo a lo establecido. Las responsabilidades quedarán definidas en cada uno de estos procedimientos.

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Por el carácter técnico que tienen los Procedimientos Específicos, los especialistas y el equipo técnico del Contratista, se involucran en su redacción. El objetivo de esta medida es procurar que el documento refleje la forma real de llevar a cabo el proceso que describe.

Se señalarán los puntos críticos del proceso de ejecución, es decir, aquellos a los que se debe prestar una atención especial porque, aunque teóricamente fueran conocidos, lo habitual es que, cuando existan fallas, sigan produciéndose, en esos puntos.

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Un Procedimiento Específico debe estar aprobado antes de comenzar las actividades que éste regula.En consecuencia, no es necesario tener redactados todos los Procedimientos Específicos al comenzar la obra; sin embargo, una actividad no podrá comenzar si el Procedimiento Específico que la afecta no está aprobado. En este capítulo se deberán listar los procedimientos específicos que existen y aquellos que están pendientes de elaboración.De la misma forma debe quedar establecido cómo se van a controlar las actividades del Nivel 2, determinando cuál es la norma o especificación de referencia.

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14. Registros:

Los registros se llevan para demostrar los resultados obtenidos y para asegurar su cumplimiento.

En este capítulo se deben listar los registros que existen para el control de las actividades de nivel 1 y 2, y aquellos que están pendientes de elaboración.

Las actividades clasificadas como Nivel 3 de aplicación del PAC, se podrán controlar según una especificación o norma existente o simplemente por buena práctica, pero sin registro.

Se debe incluir en el Listado de Documentos Vigentes de la obra, los Procedimientos Específicos aplicables en la misma, así como en el Listado de Registros Vigentes de obra, los registros aplicados y controlados en ésta.

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15. Compras y subcontratacionesLas actividades de compras y subcontrataciones, se realizarán de acuerdo con los Procedimientos Generales establecidos.En la primera versión del PAC se incluirá el Listado general vigente de Proveedores y Subcontratos, el cual deberá ser solicitado al Encargado de Calidad. A partir de este listado general, la faena correspondiente confeccionará un Listado de Proveedores y un Listado de Subcontratos específico de cada obra para las compras de materiales y productos y para la sub- contratación de servicios.

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Se debe indicar el responsable y la forma en que se identificarán los materiales recepcionados o almacenados que no se encuentren en condiciones para ser utilizados y el tratamiento en caso de recibir materiales que no cumplan lo especificado.

El Administrador de la Obra o quien éste designe, indicará qué suministros deben tener instrucciones o pautas de compra/recepción.

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16. Acopio, Almacenamiento y Manejo de Materiales o ProductosEl PAC de la obra debe describir el tratamiento general que dará a aquellos materiales o productos que sea necesario acopiar o que requieran un almacenamiento y manejo bajo ciertas condiciones controladas, considerando el cumplimiento de la normativa vigente y las reglas de la buena práctica.

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Para los materiales se podrá definir fundamentalmente:

� La identificación, procedencia y requisitos de los materiales.

� Las características que debe tener el acopio (ubicación, tipo y estado de superficie, capacidad aproximada, accesos, etc.).

� El sistema de mantenimiento propuesto, que considere el control y seguimiento periódico de los acopios y/o almacenamiento de materiales, para asegurar que éstos conserven sus características originales en el tiempo, hasta su utilización.

 En resumen, deberán aplicarse todas las medidas necesarias para mantener y preservar las condiciones originales de calidad que hicieron apto al material acopiado o almacenado para su utilización en obra.

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17. Inspección, Control y EnsayoEn el PAC de la obra, se incluirán las pautas para realizar las inspecciones, los controles (topográficos, de laboratorio y de terreno) y los ensayos, la programación de éstos y la forma de documentarlos. Por lo anterior, se planifican y programan las inspecciones, controles y ensayos, considerando la definición de los requisitos y la frecuencia de éstos en el Plan de Inspección yEnsayos (PIE).El PIE constará de Programas de Puntos de Inspección (PPI) y Programas de Ensayos (PENS), los cuales se redactarán antes de comenzar los trabajos de cada partida, ítem, material o servicio en particular que es controlado por inspecciones y/o ensayos.El PIE contendrá al menos la siguiente información:� Método de inspección o ensayo.� Responsable de la inspección o ensayo.� Frecuencia de las inspecciones o ensayos.� Normativa aplicable.� Criterios de Aceptación� Registro que deja constancia de la inspección o ensayo.

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18. Identificación y TrazabilidadLa identificación y trazabilidad de materiales y elementos se realizará de acuerdo a lo señalado en el Manual de Calidad de la empresa. 19. Propiedad del ClienteCuando corresponda, se debe incluir en este capítulo un listado de los materiales y productos que son propiedad del cliente que se entregan para su colocación o uso en la obra. Para ellos, se deberá incorporar en este capítulo su identificación, verificación, protección y conservación, así como la forma de proceder en caso que éstos, por alguna razón, se vuelvan inadecuados para el uso.

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20. Preservación del ProductoSe identifican, los elementos, instalaciones e ítem de obra que requieren protección antes de su entrega al cliente, para asegurar que no sufran deterioro. En estos casos se deben elaborar e incorporar en este capítulo las instrucciones de protección correspondientes. 

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21. Control de Equipos de Medida y EnsayoEn el PAC se incluirá el Listado de Equipos de Medida y Ensayo, considerando Instrumentos Topográficos, propios y/o subcontratados, que son usados para medir o verificar el producto oparte de éste. Estos son sometidos a control para asegurar la validez de sus resultados.

Dicho listado considera al menos lo siguiente:� La identificación de los equipos a controlar.� El control a realizar (verificación y/o calibración)� Frecuencia del control.� La forma de registrar los controles.� Tolerancias definidas para la aceptación o rechazo de los controles de los equipos.

Además, en este capítulo del PAC se asignarán los responsables de las verificaciones correspondientes.

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22. Control de No Conformidades y Acciones Correctivas y PreventivasEl procedimiento "Tratamiento de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas" establece el proceso de detección de No Conformidades, así como la forma de actuación para su resolución, mediante la aplicación de medidas correctivas y preventivas.En este capítulo del PAC se definen las responsabilidades específicas para la obra respecto al tratamiento de No Conformidades y Acciones Correctivas y Preventivas. 23. Registros de CalidadLos Registros de Calidad en la obra se controlan a través del procedimiento “Documentos y Registros” y en el PAC se incluye un listado de los registros controlados de aplicación específica de la obra e identifican en particular los lugares de archivos y se designan las responsabilidades correspondientes.

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24. Control de la DocumentaciónLos documentos que se utilizan en la obra se controlan a través del procedimiento “Documentos y Registros” y en el PAC se identifican en particular los lugares de archivos y los responsables de su mantención y archivo. 

25. Auditorías Internas de CalidadLas Auditorías Internas de Calidad en obra se desarrollan mediante el procedimiento “Auditorías Internas” y en el PAC se realiza la programación de auditorías y se adjuntan los informes respectivos cuando corresponda. 

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26. Control del PACEl PAC se elabora al inicio de la obra, y se actualiza durante su desarrollo. Es por tanto, un documento dinámico en todo momento.El Administrador de Obra, o quién él designe, difunde la información, actividades y modificaciones del PAC a todo el personal directamente relacionado con él.Toda la información referente al PAC de una obra se encuentra actualizada de forma que todo el personal de la obra relacionado con él pueda utilizarlo regularmente. El PAC se modifica a medida que se va incorporando nueva información o documentos al mismo.

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Se intentará lograr, dentro de lo posible, autorización escrita por parte del mandante, con respecto a los cambios y modificaciones que se realicen en la obra, mejorando así los aspectos de calidad relativos a la documentación.

Cuando la obra finalice el Encargado de Calidad de ésta, deberá completar para cerrar los temas relativos a la Calidad con el Registro “Check List Término de Obra” y enviarlo al Encargado de Calidad de Oficina Central. De esta manera se dará cierre al PAC de la obra en cuestión.

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Gerente de Operaciones� Definir objetivos de calidad para la obra. Administradores de Obras� Revisión y cuando corresponda aprobación de los PAC. Encargado de Calidad de obra.� Revisar la primera versión del PAC de la obra. 

27. Responsabilidades

Se deben establecer las responsabilidades de todos los niveles, de acuerdo a su ámbito de acción y autoridad:

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Encargado de Calidad de obra.� Elaborar el PAC de la obra.� Revisar el PAC de la obra.� Supervisar el desarrollo del PAC en las Obras.� Difusión del PAC entre las personas de su equipo.� Mantener en todo momento el PAC actualizado.� Apoyar a los Jefes de Obra en la implementación del PAC. Jefes de Obra� Implementación del PAC 

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28. Registros

Se considerarán los documentos que deben ser completados con datos e información dentro de la aplicación del PAC, Ejemplo; Ficha de Planificación de la Obra, Tabla de Identificación de Cambios, Check List Término de Obra.

 

29. Anexos

Se incluirá documentación complementaria y no considerada en los demás puntos de PAC

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