2.6 M Del Coordinador Departamental 31-01-2013

DIRECCIÓN NACIONAL DE CENSOS Y ENCUESTAS

EMPADRONAMIENTO DISTRITAL DE POBLACIÓN Y VIVIENDA 2013

(Apurímac, Ayacucho y Huancavelica)

Manual del Coordinador

Departamental Doc.08.40 Lima, febrero de 2013

PRESENTACIÓN

El Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI), ente Rector del Sistema Estadístico

ha suscrito un convenio interinstitucional para ejecutar el Empadronamiento Distrital de

Población y Vivienda 2013, mediante la aplicación de una Ficha Socioeconómica Única

(FSU) a fin de conocer las principales características de las viviendas, los hogares y la

población. Por tal motivo, se requiere efectuar el empadronamiento de hogares en las áreas

urbanas y rurales de 3 departamentos: Apurímac, Ayacucho y Huancavelica.

Para tales efectos, se ha elaborado el “Manual del Coordinador Departamental”, que es el

documento técnico normativo para la organización del empadronamiento distrital, las

funciones, prohibiciones del personal de campo y los procedimientos e instrucciones para la

ejecución de tareas antes, durante y después del empadronamiento, será utilizado como

instrumento de capacitación, referencia y consulta, lo que permitirá homogenizar criterios de

los coordinadores departamentales a nivel de los 3 departamentos.

El Instituto Nacional de Estadística e Informática expresa su antelado reconocimiento a los

coordinadores departamentales y a todo el personal de la Red Administrativa del proyecto,

exhortándolos a brindar su valiosa colaboración, de cuyo trabajo dependerá el éxito del

empadronamiento.

Lima, febrero 2013

ÍNDICE

I. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DE CAMPO ................................................................................... 7

1.1 ANTECEDENTES ........................................................................................................................ 7

1.2 ORGANIZACIÓN FUNCIONAL PARA EL EMPADRONAMIENTO .............................................. 7

II. COORDINADOR DEPARTAMENTAL .................................................................................................. 9

2.1 FUNCIONES ................................................................................................................................ 9

2.1.1 Del coordinador departamental o de sede ....................................................................... 9

2.1.2 Del instructor departamental ............................................................................................ 10

2.2 PROHIBICIONES ......................................................................................................................... 11

III. DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS PROGRAMADAS ........................................................................... 12

3.1 ANTES DEL EMPADRONAMIENTO ............................................................................................ 12

3.1.1 Convocatoria y selección de los coordinadores provinciales y distritales / zonales ........ 12

3.1.2 Consecución, equipamiento y funcionamiento de la oficina departamental .................... 14

3.1.3 Recepción y distribución de los documentos y material para la capacitación y el

empadronamiento ............................................................................................................ 14

3.1.4 Coordinación para la consecución de aulas para el curso de capacitación en la

sede departamental ........................................................................................................ 14

3.1.5 Organización de los cursos de capacitación para coordinadores provinciales y

distritales.......................................................................................................................... 15

3.1.6 Supervisar la consecución, equipamiento y funcionamiento de las oficinas

provinciales ...................................................................................................................... 15

3.1.7 Proceso de convocatoria, selección y capacitación de jefes de brigada, revisores

y empadronadores (Nivel 2) ............................................................................................ 15

3.1.8 Promoción del empadronamiento .................................................................................... 16

3.1.9 Pautas para la gestión del coordinador departamental ................................................... 16

3.1.10 Manejo de los fondos asignados para la ejecución de las tareas .................................... 17

3.2 DURANTE EL EMPADRONAMIENTO ......................................................................................... 17

3.2.1 Empadronamiento de centros poblados urbanos y rurales ............................................. 17

3.2.2 Control de cobertura de empadronamiento ..................................................................... 18

3.2.3 Informe y monitoreo del avance de la operación de campo ............................................ 18

3.3 DESPUÉS DEL EMPADRONAMIENTO....................................................................................... 18

3.3.1 Recepción de documentos administrativos y de empadronamiento ................................ 18

3.3.2 Elaboración del informe final a la jefatura del proyecto ................................................... 19

3.3.3 Envío de material de empadronamiento diligenciado a la sede central de Lima ............. 20

IV. INSTRUCCIONES PARA EL USO Y DILIGENCIAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS

AUXILIARES ......................................................................................................................................... 21

4.1 DOC.08.41 “RELACIÓN DE COORDINADORES PROVINCIALES” ............................................. 21

4.2 DOC.08.42 “AVANCE DIARIO DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL” ................................. 23

4.3 DOC.08.44 “RESUMEN DE ENTREGA DE FICHAS DEL COORDINADOR

DEPARTAMENTAL” ...................................................................................................................... 25

4.4 DOC.08.49 “INFORME TÉCNICO DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL” ........................... 27

Empadronamiento Distrital de Población y Vivienda

Manual del Coordinador Departamental 7

I. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DE CAMPO

1.1 ANTECEDENTES

El Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI), ente rector del Sistema Estadístico Nacional, ha

suscrito un convenio interinstitucional para ejecutar el Empadronamiento de Población y Vivienda 2013 en

todos los distritos de los 3 departamentos: Apurímac, Ayacucho y Huancavelica, mediante la aplicación

de una Ficha Socioeconómica Única (FSU) a fin de conocer las principales características de las

viviendas, hogares y de la población que en ellas viven habitualmente.

En consecuencia, a fin de responder con celeridad y oportunidad a los requerimientos de información, se

requiere efectuar el empadronamiento en cada uno de sus centros poblados urbanos y rurales de todos

los distritos de los 3 departamentos.

1.2 ORGANIZACIÓN FUNCIONAL PARA EL EMPADRONAMIENTO

El INEI para ejecutar el empadronamiento de hogares establecerá en la Dirección Nacional de Censos y

Encuestas (DNCE), órgano funcional de carácter normativo temporal y centralizado, bajo la conducción

del jefe de proyecto, normará la ejecución del empadronamiento en cada departamento incurso en el

proyecto; en el mismo establecerá una organización jerárquica funcional en las oficinas departamentales

del INEI, bajo la dirección del Director Departamental del INEI, con oficinas operativas departamentales,

provinciales y distritales, a cargo de un coordinador departamental, provincial y distrital, respectivamente.

La ejecución del empadronamiento en el departamento, será de responsabilidad principalmente del

coordinador departamental, quien contará con un conjunto de coordinadores provinciales y distritales.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL


8 Manual del Coordinador Departamental

ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL EMPADRONAMIENTO DISTRITAL DE

POBLACIÓN Y VIVIENDA

DIRECCIÓN NACIONAL DE CENSOS Y ENCUESTAS

JEFE DE PROYECTO

EMPADRONADOR

COORDINADOR PROVINCIAL

OFICINA DEPARTAMENTAL DEL

INEI

COORDINADOR DEPARTAMENTAL

JEFE DE BRIGADA

OFICINA TECNICA DE ESTADISTICAS

DEPARTAMENTALES

MONITOREO

REVISOR

SUPERVISIÓN NACIONAL

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

COORDINADOR DISTRITAL

COORDINADOR ZONAL



II. COORDINADOR DEPARTAMENTAL

El coordinador departamental es el funcionario de más alto nivel en el departamento a quien el INEI le ha

delegado la responsabilidad de organizar, coordinar, conducir, supervisar y evaluar la ejecución del

empadronamiento programado dentro de su jurisdicción, asegurando la calidad de la información de acuerdo al

estricto cumplimiento a las disposiciones legales, instrucciones técnicas y administrativas en el tiempo

establecido.

El coordinador departamental será convocado, capacitado y designado por la jefatura del proyecto.

Dentro de la organización funcional, dependerá directamente de la jefatura del proyecto, a quien informará en

forma oportuna y permanente sobre el avance del trabajo de campo, las incidencias, acciones y dificultades que

pudieran surgir durante el desempeño de su labor, así como las soluciones impartidas.

Tendrá a su cargo, de manera directa, a los coordinadores provinciales e instructor departamental.

2.1 FUNCIONES

2.1.1 Del coordinador departamental o de sede

Organizar, conducir, ejecutar, supervisar y evaluar las actividades del empadronamiento en el

departamento, de acuerdo a las instrucciones impartidas por el INEI en los manuales,

directivas y documentos respectivos.

Coordinar con las autoridades civiles, militares, y policiales del departamento para

informarles sobre la ejecución del empadronamiento y solicitar apoyo para las coordinaciones

provinciales y distritales.

Coordinar con las autoridades municipales, policiales, educativas u otras instituciones del

departamento para la consecución de mobiliario, recursos para promocionar el

empadronamiento y aulas que se requieren para ejecutar el curso de capacitación Nivel 1

(coordinadores provinciales y distritales), a llevarse a cabo en la sede departamental.

Coordinar con las autoridades la habilitación y acondicionamiento de ambientes para el

almacenamiento de los documentos y material de empadronamiento.

Coordinar con la Policía Nacional del Perú, para obtener la seguridad del personal de campo

y del material del empadronamiento, contar con efectivo policial para las zonas peligrosas.

Realizar el seguimiento de la convocatoria y selección de los postulantes para el curso de

capacitación Nivel 1.

Capacitar en los cursos de capacitación que se impartirán en la sede departamental.

Organizar, conducir y ejecutar la capacitación de los postulantes a los cargos previstos y

luego seleccionarlos en estricto orden de mérito.

Asignar al Instructor Departamental los cursos donde deberá capacitar.

Coordinar con las autoridades civiles y militares, organizaciones, dirigentes vecinales,

presidentes de asociaciones de vivienda, dirigentes de los pueblos jóvenes y asentamientos

humanos, para recibir apoyo durante el empadronamiento en su jurisdicción.



Recepcionar las cajas que contienen los documentos y materiales de capacitación y

empadronamiento enviados de la sede central, verificando la completitud de las mismas.

Asimismo, asegurar que la distribución se realice a los coordinadores provinciales y éstos a

los distritales.

Administrar y efectuar los gastos del fondo asignado, de acuerdo a los procedimientos e

instrucciones establecidos, en las normas administrativas vigentes.

Proveer al personal de campo, documentos, materiales y recursos económicos programados

para el empadronamiento.

Supervisar que el empadronamiento urbano y rural se desarrolle normalmente si es preciso

adoptar medidas necesarias, a fin de asegurar la calidad de la información y la cobertura en

todo el territorio del departamento.

Realizar reuniones de trabajo con el personal a su cargo, por lo menos cada semana, a fin de

absolver las consultas técnicas y problemas presentados durante la operación de campo.

Hacer seguimiento a los coordinadores provinciales y distritales, con el fin de verificar que

estén cumpliendo las tareas programadas.

Recepcionar y ordenar las cajas (FSU) que vienen de cada oficina provincial, estas cajas no

deberán ser abiertas, verificará la cantidad de cajas recibidas, para luego ser enviadas a

Lima.

Mantener permanentemente informado a la jefatura del proyecto y a la unidad de monitoreo,

acerca del avance de las tareas del empadronamiento, así como los inconvenientes que

puedan dificultar el normal desarrollo de las actividades del empadronamiento.

Elaborar el Doc.08.42 “Avance diario del coordinador departamental”, en base a la

información remitida por los coordinadores provinciales e ingresarlos, al “Sistema de

monitoreo”, a través del Internet de ser necesario.

Garantizar bajo su responsabilidad, el envío del material de empadronamiento y los

documentos diligenciados y no diligenciados, a la sede central de Lima.

Presentar el Doc.08.49 “Informe técnico del coordinador departamental“ al finalizar el

empadronamiento.

Rendir cuentas documentadas de los fondos asignados al personal de su departamento.

2.1.2 Del instructor departamental

Asistir y aprobar el curso de capacitación dirigido al coordinador departamental e instructor

departamental, a llevarse a cabo en la sede departamental.

Capacitar al personal de campo siguiendo estrictamente los procedimientos e instrucciones

de los manuales del empadronador y jefe de brigada.

Supervisar los cursos implementados a nivel provincial, de ser necesario proponer medidas

correctivas a los respectivos coordinadores e informar al coordinador departamental sobre las

acciones ejecutadas para mejorar la capacitación del personal, en el departamento.

Realizar retroalimentación al personal de campo en los distritos que le asigne el Coordinador

departamental. Preferentemente, donde presentan mayor omisión e inconsistencias de

información.

Mantener permanentemente informado al coordinador departamental sobre su labor y

dificultades que se presenten durante el desarrollo de sus funciones.

Apoyar al coordinador departamental en las labores que le asigne (funciones del coordinador

departamental).



2.2 PROHIBICIONES

Renunciar al cargo asignado, excepto por causas debidamente justificadas.

Dedicarse a otras labores mientras desempeña las funciones de Coordinador departamental e

Instructor departamental.

Tener compañía de personas ajenas al empadronamiento durante la ejecución del empadronamiento.

Delegar sus funciones a otra persona.

Atemorizar a las personas y/o entablar discusiones sobre temas políticos o religiosos.

Solicitar o recibir dinero o especies durante el desempeño de sus funciones.

Destruir o negarse a devolver los documentos y/o material del empadronamiento.

Alterar los datos registrados en los documentos diligenciados.

Revelar a personas ajenas a la institución los datos obtenidos en las fichas diligenciadas y/o

cualquier otro tipo de documento.

Observar conducta inapropiada durante el desarrollo de sus funciones.

Destinar los fondos asignados a fines diferentes de las actividades programadas.

Coordinador Departamental:

El personal que contravenga cualquiera de estas prohibiciones será

separado del proyecto y sujeto a las sanciones conforme a los dispositivos

legales vigentes



III. DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS PROGRAMADAS

El coordinador departamental o sede, desarrollará un conjunto de tareas antes, durante y después de la operación de campo, que requieren de una organización, planificación y ejecución del empadronamiento. En tal sentido, deberá realizar labores técnico administrativo, a fin de asegurar un levantamiento de información eficaz y así evitar omisiones, duplicaciones e inconsistencias de información. 3.1 ANTES DEL EMPADRONAMIENTO

El coordinador departamental o de sede, realizará una reunión de trabajo con el director departamental, para coordinar las labores previas que tendrá que efectuar, como las coordinaciones con las autoridades Alcalde, jefe de la fuerza armada, policía nacional del Perú, director de la unidad de gestión Educativa, gobernador del distrito, representantes de las universidades públicas o privadas, representantes de otras instituciones del departamento. 3.1.1 Convocatoria y selección de los coordinadores provinciales y distritales/zonales

El coordinador departamental es el responsable de realizar el seguimiento a la convocatoria y consecución de postulantes para los cargos de coordinadores provinciales y coordinadores distritales o zonales, teniendo en cuenta los requisitos establecidos en el perfil correspondiente. El número de plazas a convocar para los cargos de coordinador provincial y distrital/zonal, será igual al número de provincias y distritos, que tiene el departamento, el mismo que se indica en el “Anexo 01”. La convocatoria para coordinadores provinciales y distritales se realizará mediante la página Web del INEI, y será publicada en los diarios de mayor circulación en el departamento. El proceso de selección constará de las siguientes etapas:

1. Inscripción en la página web del INEI. 2. Evaluación curricular. 3. Capacitación.

Para el cargo de coordinador provincial deben cumplir con el perfil siguiente:

Profesional universitario, mínimo bachiller. Experiencia como coordinador provincial de dos o más censos nacionales, encuestas de

hogares y/o proyectos o estudios del INEI. Habilidades para el manejo de equipos interdisciplinarios. Disposición a tiempo completo durante todos los procesos del proyecto. Residente en la sede provincial al cual postula. Se verificará con documentos que dispone

la DNCE. Conocer la geografía de la provincia a la cual postula. Experiencia en capacitación como mínimo 3 años. (En caso de tratarse de profesores,

cuenta la experiencia con alumnos de educación secundaria), este requisito es fundamental, porque, ellos serán los encargados de capacitar al personal de campo en el siguiente nivel.

Tener buena dicción. Manejo de office a nivel de usuario Hablar, además del castellano, el idioma nativo que prima en la provincia. Habilidades para dar solución a los problemas que se puedan presentar. Edad entre 30 y 55 años.



Contar con recibo por honorarios y RUC (Registro único del contribuyente) vigentes. No estar impedido a ser contratado por el Estado. No estar incurso en la ley de nepotismo Para el cargo de coordinador distrital o zonal deben cumplir con el perfil siguiente:

Profesional universitario o no universitario, Experiencia como coordinador distrital de dos o más censos nacionales, encuestas de

hogares y/o proyectos o estudios del INEI. Habilidades para el manejo de grupos interdisciplinarios. Disposición a tiempo completo durante todos los procesos del proyecto. Residente en la sede distrital al cual postula. Se verificará con documentos que dispone la

DNCE. Conocer la geografía del distrito al cual postula. Experiencia en capacitación de adultos como mínimo 3 años. (En caso de tratarse de

profesores cuenta la experiencia con alumnos de educación secundaria), este requisito es fundamental, porque ellos serán los encargados de capacitar al personal de campo.

Hablar además del castellano, el idioma nativo que prima en el distrito. Tener adecuada dicción. Manejo de office a nivel de usuario Habilidades para dar solución a los problemas que se presenten. Edad entre 25 y 55 años. Contar con recibo por honorarios y RUC (Registro Único del Contribuyente) vigentes. No estar impedido de ser contratado por el estado. No estar incurso en la ley de nepotismo

Para realizar la evaluación curricular deberá considerar la siguiente tabla de evaluación, seleccionará a los participantes al curso de capacitación en estricto orden de mérito.

EVALUACIÓN CURRICULAR Puntaje

Formación Académica 10

Título Universitario 9

Bachiller Universitario 8

Titulado Técnico 7

De preferencia haber pertenecido al tercio superior 1

Experiencia General 5

Experiencia en el cargo – INEI 5

Experiencia en el cargo - Otras Instituciones 4

Experiencia en Capacitación 3

Mayor a 3 años 3

Hasta 3 años 2

Conocimiento de computación 2

Manejo de office y navegación de internet a nivel usuario 2

Puntaje Total 20



3.1.2 Consecución, equipamiento y funcionamiento de la oficina departamental

La oficina departamental funcionará en la sede de la oficina departamental de estadística e informática (ODEI), que será la sede de operaciones del Coordinador Departamental.

En las oficinas departamentales que no cuenten con infraestructura apropiada para el almacenamiento de documentos y material de empadronamiento, el coordinador departamental efectuará las coordinaciones necesarias para la consecución de un local con el espacio suficiente para el manejo de toda la documentación del empadronamiento. Asimismo, es conveniente que en este local funcione también la oficina provincial y distrital de la sede departamental. La oficina departamental funcionará desde la fecha de instalación hasta que se concluya con la ejecución de todas las tareas programadas, incluyendo las relacionadas con el envío del material de empadronamiento a la sede central.

El horario de trabajo de la oficina departamental será establecido de acuerdo a las necesidades de la ejecución de las tareas.

3.1.3 Recepción y distribución de los documentos y material para la capacitación y el

empadronamiento La Dirección nacional de censos y encuestas, remitirá a través de la unidad de distribución, recepción y archivo (UDRA) la cantidad necesaria de documentos y material para la capacitación y el empadronamiento. El material para capacitación y empadronamiento será remitido en cajas a cada una de las sedes departamentales, donde el coordinador departamental distribuirá a los coordinadores provinciales y distritales, según corresponda. La recepción será realizada por el coordinador departamental, verificando que el número de cajas declaradas en el documento “Control de entrega y devolución de documentos y material de empadronamiento de la UDRA”. Luego, debe comunicar a la jefatura del proyecto y a la unidad de monitoreo la conformidad de la recepción o la(s) observación(es) de presentarse el caso.

Por tal razón y con la debida anticipación, el coordinador departamental, los coordinadores provinciales y distritales deberán establecer las coordinaciones del caso, a fin de trasladar el material de empadronamiento por la vía más rápida y segura.

3.1.4 Coordinación para la consecución de aulas para el curso de capacitación en la sede

departamental El coordinador departamental se encargará de realizar las coordinaciones con las Municipalidades u otras instituciones para la consecución de aulas en número suficiente, a razón de 30 participantes por aula, en donde se desarrollará el curso de capacitaciónde Nivel 1, dirigido a los coordinadores provinciales y distritales o zonales. La dirección de los locales y la cantidad de aulas de capacitación, será remitida a la jefatura del proyecto.



3.1.5 Organización de los cursos de capacitación para coordinadores provinciales y distritales.

El Coordinador departamental tomará las acciones siguientes:

Con el apoyo del director departamental de la ODEI, organizará e implementará en la

ciudad sede departamental el curso de capacitación nivel 1: para el coordinador zonal, instructor departamental, coordinadores provinciales y coordinadores distritales / zonales.

El curso tratará sobre la gerencia de los respectivos cargos y de cada una de las actividades, procesos y procedimientos técnicos del proyecto empadronamiento de población y vivienda 2013 - 4ta. etapa.

Los documentos técnico-pedagógicos que utilizarán los instructores, serán los manuales elaborados y proporcionados por la unidad de metodología, a fin de estandarizar la transmisión de los conocimientos que permitirá el logro de los objetivos del proyecto.

Los Instructores para el curso Nivel 1, serán provenientes de la sede central. Esta capacitación dará inicio a la “cascada” o “efecto multiplicador”; es decir, las personas

que se capaciten en este nivel tendrá la responsabilidad de capacitar en el siguiente nivel de capacitación, siguiendo estrictamente los correspondientes programas de curso.

La selección del personal se realizará en base a las evaluaciones programadas, en los respectivos cursos, siguiendo estrictamente el cuadro de méritos.

Finalmente el coordinador departamental remitirá a la jefatura del proyecto el acta del curso de capacitación Nivel 1 correspondiente.

Concluido los cursos de capacitación en las sedes departamentales, el coordinador departamental coordinará con los coordinadores provinciales, distritales/zonales e instructores departamentales, sobre los cursos provinciales (nivel 2) para la selección de los jefes de brigada, empadronadores y revisores.

3.1.6 Supervisar la consecución, equipamiento y funcionamiento de las oficinas provinciales

El coordinador departamental tendrá la responsabilidad de supervisar que las oficinas provinciales de su jurisdicción cuenten con un local apropiado y debidamente equipado para la ejecución de sus tareas. Asimismo, verificará su funcionamiento.

3.1.7 Proceso de convocatoria, selección y capacitación de jefes de brigada, revisores y

empadronadores (Nivel 2)

El proceso de convocatoria y selección de personal para el nivel 2, se realizará a nivel distrital o zonal. La capacitación nivel 2 se realizarán en las capitales provinciales. El proceso de selección de personal de nivel 2 tiene las siguientes etapas:

a. Inscripción en la página web b. Prueba de preselección c. Evaluación curricular d. Capacitación e. Contratación de personal

El coordinador departamental, deberá realizar el seguimiento de este proceso en todas sus fases, y se asegurará que se realicen dentro de las pautas establecidas para cada fase. (Ver Manual del Coordinador Distrital).



3.1.8 Promoción del empadronamiento

La promoción del empadronamiento comprende un conjunto de actividades y operaciones dirigidas a establecer diversos canales de información orientados a desarrollar una “Cultura del empadronamiento”.

Esta importante actividad tiene por finalidad lograr el apoyo de la población dándole a conocer los objetivos y características principales del empadronamiento. Con este apoyo se garantizará el éxito del empadronamiento (calidad de la información recopilada y cobertura).

El coordinador departamental realizará las acciones siguientes: a. Obtener el apoyo financiero de empresas públicas y privadas del departamento para la

campaña publicitaria. b. La distribución de medios publicitarios (afiches, volantes, etc.) a las provincias y distritos. c. Organizar conferencias de prensa para dar a conocer a la opinión pública:

Inicio de los cursos de capacitación Ejecución del empadronamiento

d. Motivar a los periodistas de la ciudad capital del departamento, a fin de que publiquen informaciones sobre el empadronamiento en base al material proporcionado por el INEI.

e. Motivar a las diferentes organizaciones del departamento, a fin de que efectúen acciones de apoyo al empadronamiento (exposiciones, concursos, desfiles con pancartas, banderolas, pasacalles, actividades artístico-culturales, entre otros).

f. Supervisar la difusión de avisos radiales, periodísticos y televisivos, así como la exhibición de piezas publicitarias.

3.1.9 Pautas para la gestión del coordinador departamental

La gestión del coordinador departamental está relacionada con un conjunto de acciones tendientes a contribuir con la ejecución del empadronamiento, así como la administración y conservación de los recursos materiales y financieros puestos a su disposición. a. De la preparación y ejecución del empadronamiento a nivel departamental:

Mantener comunicación permanente con los coordinadores provinciales y distritales/zonales, utilizando los medios de comunicación con que cuenten.

Supervisar la ejecución de las tareas del personal de campo, dando prioridad al ámbito jurisdiccional que por su tamaño y complejidad lo requieran.

Propiciar reuniones con las autoridades de las entidades públicas y privadas de la localidad, a fin de lograr un efectivo apoyo al empadronamiento.

b. De la elaboración de informes para la jefatura del proyecto:

Presentar por escrito, cada semana, un informe técnico-administrativo acerca del estado y avance de las tareas programadas.

Informar vía teléfono, teléfono móvil, correo electrónico, radio o telegrama, el avance de los aspectos más relevantes en la ejecución de las tareas.

Comunicar por la vía más rápida los casos inusuales, atípicos que puedan presentarse en el transcurso de las tareas.



3.1.10 Manejo de los fondos asignados para la ejecución de las tareas

El coordinador departamental recibirá recursos económicos a través de una entidad bancaria para cubrir los gastos relacionados con la organización, ejecución y supervisión del empadronamiento.

Entre estos gastos están considerados los de capacitación, pasajes para funcionarios del empadronamiento, pago de remuneraciones, gastos para distribución y recepción de documentos y material, gastos para medicinas, pasajes y traslado de los documentos y material del empadronamiento de la sede departamental a la sede central, entre otras cosas.

El coordinador departamental, tiene la responsabilidad de efectuar la rendición de cuentas respectiva, por cada depósito que ha recibido de la sede central. Asimismo, es responsable de coordinar la rendición de cuentas de los demás funcionarios que han recibido fondos por pago de remuneraciones y gastos operativos.

El coordinador departamental cumplirá con todas las acciones administrativas que se encuentran estipuladas en las Normas Administrativas.

3.2 DURANTE EL EMPADRONAMIENTO

3.2.1 Empadronamiento de centros poblados urbanos y rurales

El coordinador departamental cumplirá las tareas siguientes:

a. Mantener comunicación permanente con los coordinadores provinciales y distritales/zonales para informarles acerca del inicio del empadronamiento, utilizando comunicación vía telefónica u otro medio apropiado de acuerdo a la zona geográfica.

b. Informar telefónicamente a la jefatura del proyecto sobre el inicio y desarrollo del empadronamiento en cada provincia y distritos.

c. Organizar, conducir, ejecutar y supervisar la ejecución del empadronamiento en los distritos que conforman la capital departamental.

d. Implementar en el ámbito de la jurisdicción, las medidas establecidas en el plan de seguridad. Teniendo en cuenta que para las zonas peligrosas, se deberá contar con efectivo policial.

e. Absolver las consultas formuladas por los funcionarios del empadronamiento durante el desarrollo de la operación de campo.

f. Supervisar el empadronamiento en su ámbito jurisdiccional, verificará que los funcionarios de campo a su cargo estén cumpliendo con las indicaciones de los manuales de capacitación, directivas, etc.

g. Recepcionar y evaluar los informes de avance del empadronamiento de las provincias, de ser necesario adoptará medidas correctivas correspondientes.

h. En base a los informes de avance de los coordinadores provinciales, deberá de elaborar el Doc.08.42 “Avance diario del coordinador departamental”, el cual será canalizado oportunamente a la jefatura del proyecto y al sistema de monitoreo.

i. Recepcionar las cajas conteniendo FSU diligenciadas y verificará las cantidades a través del resumen de entrega de fichas del coordinador provincial.

j. Asegurar la provisión oportuna de los documentos y/o material del empadronamiento que requieren los coordinadores provinciales y distritales/zonales.

k. Supervisar y efectuar la revisión de las FSU diligenciadas en los niveles correspondientes.

l. Verificar la recepción y manejo de los fondos asignados a los coordinadores provinciales y distritales.



3.2.2 Control de cobertura de empadronamiento

La cobertura alcanzada en el empadronamiento, consiste en verificar que en las rutas asignadas se empadronen a todas las viviendas y hogares con código de resultado completo o incompleto. Para realizar este control, todos los funcionarios del empadronamiento cuentan con la documentación proporcionada por la segmentación: los listados y las programaciones de ruta donde se encuentra la cantidad de viviendas y hogares programados por manzana, centro poblado, ruta, brigada y distrito. En ningún caso, se debe aceptar que la cantidad de hogares empadronados con código de resultado completo o incompleto, sea menor al programado. De presentarse dicho caso, explicará la justificación.

3.2.3 Informe y monitoreo del avance de la operación de campo

El coordinador departamental deberá mantener permanentemente informado al jefe de operación de campo y al equipo de monitoreo nacional sobre el avance del empadronamiento, las dificultades presentadas y las soluciones dadas. El coordinador departamental deberá ingresar diariamente al sistema de monitoreo para evaluar el empadronamiento de su jurisdicción, según el avance de cada brigada (Sistema de monitoreo).

Asimismo, deberá apoyar a los coordinadores provinciales y/o distritales que no cuentan con internet, en el ingreso de la información del Doc.08.42 “Avance diario del coordinador departamental”, correspondiente a las manzanas o centros poblados rurales cerrados de las provincias y/o distritos, al “Sistema de monitoreo”.

Apoyará a los coordinadores provinciales y/o distritales en ingresar la información

correspondiente al envío de manzanas o centros poblados rurales cerrados para las provincias y

distritos que no cuentan con internet, a partir de los documentos DOC. 08.23 “Control de entrega

de fichas” (impresa en la carpeta de cartón).

Apoyará a los coordinadores distritales, en los distritos no cuenten con Internet, en el ingreso de la información correspondiente al reporte de omisiones de cada brigada, según el Doc.08.56 “Formato de reporte de error de omisión” al “Sistema de monitoreo”.

3.3 DESPUÉS DEL EMPADRONAMIENTO

3.3.1 Recepción de documentos administrativos y de empadronamiento Después del empadronamiento el coordinador departamental realizará la recepción de los documentos administrativos y de empadronamiento de cada provincia. Esta recepción se realizará en la capital departamental y consiste en: a. Recepcionar del coordinador provincial las cajas o paquetes que contienen los documentos

administrativos, tales como: planillas, contratos, etc., así como revisar la completitud y el correcto llenado de cada uno de estos documentos, a fin de evitar complicaciones en la rendición de cuentas, debido a que los fondos que le fueron asignados es de su absoluta responsabilidad.

b. Embalar en cajas todos los documentos administrativos (contratos, planillas, recibos por honorarios, etc.), y de empadronamiento, identificando separadamente a la provincia que corresponde.

c. El traslado de los documentos administrativos y de empadronamiento hacia la sede central,



estará a cargo de coordinador departamental, quien efectuará la selección de la empresa que transportará los documentos y material de empadronamiento.

3.3.2 Elaboración del informe final a la jefatura del proyecto

Concluida la recepción de los documentos y material del empadronamiento, el coordinador departamental elaborará el DOC.08.49 “Informe técnico del coordinador departamental”, indicando todo lo acontecido en el antes, durante y después del empadronamiento, acompañado del resumen del operativo en su departamento. Asimismo, enviará en versión digital de su informe técnico al equipo de monitoreo nacional. Este Informe final comprenderá lo siguiente:

Informe técnico del Coordinador departamental

Antes del empadronamiento

1. Dirección y gestión 2. Convocatoria y selección del personal 3. Actualización cartográfica

Durante el empadronamiento

4. Cobertura del empadronamiento 5. Traslado del material del empadronamiento 6. Supervisión del empadronamiento

Actividades transversales

7. Difusión 8. Manejo administrativo 9. Recomendaciones y conclusiones

Resumen del Empadronamiento en el Departamento

Aspectos Generales de la Capacitación

- Total participantes

- Total ingresantes

- Nº de locales de capacitación

- Logros, dificultades y recomendaciones.

Operación de Campo

- Fecha de inicio y término de la operación de campo

- Dificultades presentadas durante la ejecución de la operación de campo y soluciones impartidas (zonas de alto riesgo, problemas limítrofes)

- Renuncias presentadas

- Recomendaciones

- Personal no recomendado para próximos operativos

Conclusiones y recomendaciones finales De ser necesario adicionar temas que puedan enriquecer las labores realizadas en el ámbito a su cargo.



3.3.3 Envío de material de empadronamiento diligenciado a la sede central de Lima

Las cajas que contienen las FSU remitidas por los coordinadores provinciales, no deberán ser abiertas. El coordinador departamental solo verificará la cantidad de cajas recibidas, luego realizará lo siguiente: a. El coordinador departamental, acondicionará y embalará en una caja los documentos

administrativos (planillas, contratos, recibos por honorarios, etc.), utilizados en la provincia. b. El coordinador departamental será el responsable de seleccionar la empresa que

transportará los documentos y material del empadronamiento. c. El coordinador departamental deberá viajar en el mismo vehículo que transporta el material

del empadronamiento de la sede departamental a la sede central. d. Llegado a la sede central hará entrega de las cajas a la UDRA, "Control de distribución de

cajas del departamento" en señal de conformidad del material recibido.



IV. INSTRUCCIONES PARA EL USO Y DILIGENCIAMIENTO DE LOS

DOCUMENTOS AUXILIARES

4.1 DOC.08.41 “RELACIÓN DE COORDINADORES PROVINCIALES”

Instrucciones generales El coordinador departamental elaborará el DOC.08.41 “Relación de coordinadores provinciales”, y enviará con la información correspondiente a la jefatura del proyecto y a la unidad de monitoreo. Este documento deberá de diligenciar con letra con letra de imprenta y mayúscula. Instrucciones específicas A. Ubicación geográfica - Departamento

Anote el nombre del departamento correspondiente al lugar donde está trabajando.

B. Nombre y apellidos del coordinador departamental Anote su nombre y apellidos.

C. Descripción del Documento

Anotar los datos en forma horizontal para cada coordinador provincial a su cargo. Columna 1: Nº de Orden

Anote el número de orden correspondiente en forma correlativa.

Columna 2: Provincia Anote la provincia a donde corresponde el coordinador provincial.

Columna 3: Nombres y apellidos del coordinador provincial

Anotar los nombres y apellidos del coordinador provincial.

Columna 4: Teléfono fijo/ celular Anotar el número de teléfono fijo o celular del coordinador provincial.

Columnas 5, 6, 7 y 8: Dirección domiciliaria Anotar la dirección domiciliaria del coordinador provincial, teniendo en consideración el nombre de la vía, Nº de puerta, piso e interior correspondiente.

Columnas 9: Observaciones

Anote todas las observaciones pertinentes que ayuden a aclarar la información registrada en las columnas anteriores.

Finalmente, anotar el lugar y fecha del diligenciamiento. Asimismo, debe firmar como coordinador departamental.




RELACIÓN DE COORDINADORES PROVINCIALES DOC.08.41

A. UBICACIÓN GEOGRÁFICA B. NOMBRES Y APELLIDOS DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL

DEPARTAMENTO

C. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO:

Nº DE ORD.

PROVINCIA NOMBRES Y APELLIDOS DEL COORDINADOR PROVINCIAL

TELÉFONO/ CELULAR

DIRECCIÓN DOMICILIARIA

OBSERVACIONES NOMBRE DE LA VÍA (Av., Jr., Calle, etc.)

Nº DE PUERTA

PISO Nº

INT Nº

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

LUGAR Y FECHA:

FIRMA DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL



4.2 DOC.08.42 “AVANCE DIARIO DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL”

Instrucciones Generales:

El coordinador departamental recibirá del coordinador provincial el DOC.08.32 “Avance diario del coordinador provincial”, con la información correspondiente, elaborará y enviará diariamente el DOC.08.42 “Avance diario del coordinador departamental” a la jefatura del proyecto y a la unidad de monitoreo, por la vía de comunicación más rápida y oportuna. Instrucciones Específicas:

A. Ubicación geográfica - Departamento Registre el nombre del Departamento correspondiente al lugar donde está trabajando.

B Nombres y apellidos del coordinador departamental Anote su nombre y apellidos con letra de imprenta y mayúscula.

C. Día/Mes Anote el día y mes a la cual corresponde la información diligenciada.

D. Descripción del avance diario Registre los datos en sentido horizontal, correspondiente a cada coordinador provincial, en letra de imprenta y mayúsculas. Columna 1: Nº de Orden El Nº de orden se encuentra impreso en el formato de avance diario.

Columna 2: Provincia Transcriba el nombre de la provincia del DOC.08.32 “Avance diario del coordinador provincial”.

Columna 3: Nombres y apellidos del coordinador provincial Anote el nombre y apellido del coordinador provincial.

Columnas 4 y 5: Total de viviendas visitadas y total de hogares visitados Transcriba estos datos del DOC.08.32 “Avance diario del coordinador provincial”

Columnas 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 y 14: Resultado de la visita Transcriba los datos del DOC.08.32 “Avance diario del coordinador provincial”

En la parte inferior, se detalla la referencia de las llamadas (1) (2) y (3).

E. Resumen del empadronamiento diario por resultado de la visita

Registre en cada recuadro la información totalizada del recuadro D. Descripción del avance diario (suma correspondiente a la información de todos sus coordinadores provinciales.




AVANCE DIARIO DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL DOC.08.42

A. UBICACIÓN GEOGRÁFICA B. NOMBRES Y APELLIDOS DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL

C.DÍA / MES

DEPARTAMENTO /

D. DESCRIPCIÓN DEL AVANCE DIARIO

Nº DE ORDEN

PROVINCIA NOMBRES Y APELLIDOS DEL COORDINADOR PROVINCIAL

TOTAL VIVIENDAS VISITADAS

TOTAL HOGARES VISITADOS

RESULTADO DE LA VISITA

Completa Incompleta Rechazo Ausente NSE Desocupada

(1)

Otro viv. (2) Otros casos

(3) Oca-sional

Otro viv.

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

(11) (12) (13) (14)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

(1) Comprende “en alquiler o venta”, “reparación”, “proceso judicial”, etc., (Fichas de color celeste) (2) Comprende “destruida”, “abandonada”, “en construcción”, “uso ocasional”, (Fichas de color celeste) (3) Comprende “frente sin vivienda”, “manzana sin vivienda”, (Fichas de color celeste)

B. RESUMEN DEL EMPADRONAMIENTO DIARIO POR RESULTADO DE LA VISITA

TOTAL DE VIVIENDAS VISITADAS

TOTAL DE HOGARES VISITADOS

COMPLETA INCOMPLETA RECHAZO AUSENTE NSE DESOCUPADA

(*)

Otro viv. Otros casos Ocasional

Otro viv



4.3 DOC.08.44 “RESUMEN DE ENTREGA DE FICHAS DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL”

Instrucciones Generales: El coordinador departamental recibirá semanalmente de los coordinadores provinciales, el DOC.08.34 “Resumen de entrega de fichas del coordinador provincial”, con esta información, elaborará el DOC.08.44 “Resumen de entrega de fichas del coordinador departamental”. Este documento deberá ser diligenciado por duplicado. Instrucciones Específicas: A. Ubicación geográfica - Departamento

Registre el nombre del departamento a su cargo.

B. Nombre y apellido del coordinador departamental Anote su nombre y apellido con letra de imprenta y mayúscula.

C. Día/Mes

Anote el día y mes de entrega de este documento. Instrucciones Específicas:

D. Descripción del Documento

Columna 1: Nº de Orden

El Nº de orden se registrará en orden correlativo, según la entrega de los Coordinadores Provinciales.

Columna 2: Provincia

Anote la provincia al cual corresponde los datos.

Columnas 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9: Total de viviendas, total de hogares, total de fichas (fsu y adicional) y total de fichas de registro (viviendas ocasionales, otras viviendas y otros casos). Transcriba el dato del DOC.08.34 “Resumen de entrega de fichas del coordinador provincial”.

Columna 10 : Total de cajas o paquetes

Anote la cantidad de cajas o paquetes por provincia que enviará a la sede central. Recuerde que la información será transcrita del DOC.08.34 “Resumen de entrega de fichas del coordinador provincial”.




RESUMEN DE ENTREGA DE FICHAS DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL

DOC.08.44

E. UBICACIÓN GEOGRÁFICA F. NOMBRE Y APELLIDO DEL COORDINADOR

DEPARTAMENTAL

C. DÍA / MES

DEPARTAMENTO /

D. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

Nº de Orden

Provincia

FSU ENTREGADAS

FICHAS DE REGISTRO ENTREGADAS TOTAL DE

CAJAS O PAQUETES

Total de

viviendas Total de hogares

Total de fichas Ocasional

Otro viv.

Otros casos

FSU Adicional

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (8) (10)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

TOTAL

FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA EMPRESA



4.4 DOC.08.49 “INFORME TÉCNICO DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL”

Instrucciones generales:

El coordinador departamental, al terminar el empadronamiento en su ámbito geográfico procederá a diligenciar el DOC.08.49 “Informe técnico del coordinador departamental” por duplicado una debe ser enviada a la jefatura del proyecto en la fecha programada, dentro de la caja del coordinador departamental.

Instrucciones específicas:

A) Ubicación geográfica - Departamento

Anote el nombre del departamento a su cargo.

B) Nombre y apellido del coordinador departamental Anote su nombre y apellidos en letra de imprenta y mayúsculas.

C) Total de provincias Anote el total de provincias que están a su cargo.

D) Total de distritos

Anote el total de distritos de todo el departamento a su cargo.

E) Fecha

Anote la fecha (día y mes) que entrega el Informe.

Desarrollo del informe: El informe comprende 8 capítulos, cada capítulo contiene preguntas que deberá desarrollar al detalle y de ser necesario insertar cuadros que faciliten su explicación. La letra a utilizar será Arial tamaño 11.

Antes del empadronamiento

1. Dirección y gestión 2. Convocatoria, selección y capacitación del personal 3. Consecución de local 4. Actualización cartográfica

Durante el empadronamiento

5. Cobertura del empadronamiento 6. Traslado de material de empadronamiento 7. Supervisión del empadronamiento

Actividades transversales

8. Difusión 9. Manejo administrativo Recomendaciones y conclusiones




INFORME TÉCNICO DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL

DOC.08.49

A. UBICACIÓN GEOGRÁFICA B. APELLIDO Y NOMBRE DEL

COORDINADOR DEPARTAMENTAL

DEPARTAMENTO

C. TOTAL DE PROVINCIAS

D. TOTAL DE

DISTRITOS

E. FECHA

/

Este informe debe ser desarrollado en base a los respectivos informes técnicos de los coordinadores provinciales y distritales. Asimismo, este informe debe ser elaborado en archivo digital e impreso, utilizando letra Arial de tamaño 11, y deberá ser presentado a la Jefatura del proyecto al final de su gestión.

ANTES DEL EMPADRONAMIENTO

1. DIRECCIÓN Y GESTIÓN

1.1 Describa las dificultades que se presentaron durante la consecución de los locales de sede, ¿Cómo

se solucionaron estas dificultades?

Dificultades Soluciones realizadas

1.2 ¿Qué institución apoyó o prestó local para la oficina departamental y/o de capacitación y

equipamiento?. (Marque con un aspa según corresponda)

Nombre de la Institución Local para

oficina

Equipamiento de

la oficina

Local para capacitación

nivel 2

1.3 ¿En qué provincias se realizó más de una capacitación para el nivel 2?, ¿Debido a qué motivos?

Nombre de la provincia Motivos

1.4 Respecto a la capacitación del nivel 1, (Marque con un aspa según corresponda)



Local y del curso Si No

El material de capacitación llegó completo?

Los temas se desarrollaron según lo programado?

El contenido de los manuales fueron claros?

Los instructores conocían los temas?

1.5 Respecto a la capacitación del nivel 2, (Marque con un aspa según corresponda)

Local y del curso Si No

El material de capacitación llegó completo?

Los temas se desarrollaron según lo programado?

El contenido de los manuales fueron claros?

Los instructores conocían los temas?

2. CONVOCATORIA, SELECCIÓN DEL PERSONAL

2.1 ¿En qué provincias se presentaron problemas de reclutamiento de personal?, ¿Debido a qué motivos

se produjeron? y ¿cómo se solucionaron?

2.2 Describa las dificultades que se presentaron durante la consecución de locales para la capacitación

de nivel 1, examen de preselección y las capacitaciones de nivel 2. ¿Cómo se solucionaron estas

dificultades?

3. ACTUALIZACIÓN CARTOGRÁFICA

3.1 ¿Se presentaron casos de crecimiento urbano en el departamento?, ¿Detalle en qué lugares?, ¿Se

realizó el empadronamiento en todas estas nuevas manzanas?

3.2 ¿Se presentaron casos de crecimiento rural en el departamento?, ¿Detalle en qué lugares?, ¿Se

realizó el empadronamiento en todos los nuevos centros poblados?



DURANTE EL EMPADRONAMIENTO

1. CORDINACIONES CON LA POLICIA NACIONAL

1.1 Describa las coordinaciones realizadas con la Policía Nacional del Perú sobre la seguridad de locales,

personal y material del empadronamiento, ¿Se presentaron dificultades?.

Coordinaciones realizadas Dificultades Soluciones realizadas

2. COBERTURA DEL EMPADRONAMIENTO

2.1 ¿Cuál fue la cobertura final alcanzada en el departamento para el área urbana y área rural? Precisar

en un cuadro.

2.2 ¿Qué dificultades se produjeron durante el empadronamiento en el departamento y cuáles fueron las

soluciones dadas?

Dificultades Soluciones

3. TRASLADO DEL MATERIAL DEL EMPADRONAMIENTO

3.1 ¿Se realizó el envío de material diligenciado a Lima de acuerdo a lo programado?. Si la respuesta es

NO, explique las razones.

RAZONES:



3.2 ¿Qué dificultades se presentaron en el traslado del material diligenciado de las sedes distritales a las

sedes provinciales y a la sede departamental? ¿qué soluciones se dio a estas dificultades?


4. SUPERVISIÓN DEL EMPADRONAMIENTO

4.1 ¿Qué provincias y distritos supervisó durante el empadronamiento? ¿Cuáles fueron las dificultades

encontradas durante la supervisión y cuáles fueron las soluciones?

Provincias/Distritos Dificultades Soluciones realizadas

4.2 ¿Los coordinadores provinciales realizaron supervisión en los distritos de su jurisdicción?, Si la

respuesta es NO, ¿Por qué?

ACTIVIDADES TRANSVERSALES

1. DIFUSIÓN

¿Qué instituciones o medios de comunicación apoyaron en la difusión antes y durante el empadronamiento

en el departamento?.

Nombre de la Institución /

Medio de comunicación

Spots en

radio

Spots

en TV

Spots en

periódico

Banderolas,

banner,

pancartas

Afiches,

volantes,

trípticos

Pasacalles Otro

(Especifique)



2. MANEJO ADMINISTRATIVO

2.1 ¿Qué dificultades tuvo en el manejo de fondos asignados para el funcionamiento de sedes y para la

ejecución del empadronamiento?, indique las soluciones dadas.


2.2 ¿Qué dificultades tuvo para la contratación del personal y presentación de los recibos por honorarios?,

Indique las soluciones dadas.


3. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES GENERALES

Describa sus recomendaciones y conclusiones generales.

Mencione los hechos trascendentales ocurridos en su departamento.

Lugar y Fecha: ________________ FIRMA DEL COORDINADOR DEPARTAMENTAL

Documents

2.6 M Del Coordinador Departamental 31-01-2013