Manual de Usuario Vistanos en www.openbravo.com

Tabla de Contenidos I.Introduccin.................................................................... .................................................... 8 I.1Caractersticas de Openb ravo............................................................................ .......... 8 I.1.1Aplicacin web nativa........................................................ .............................................................. 8 I.1.2Completame nte funcional .................................................................. ............................................. 9 I.1.3Verdaderamente integrado, v erdaderamente un ERP ........................................................... ......... 9 I.1.4Software libre ................................................ ................................................................................ . 9 I.1.5Arquitectura revolucionaria ........................................... .................................................................. 9 I.1.6Rpida i mplantacin....................................................................... ............................................... 10 I.2Descubra porque Openbravo es distinto........................................ ............................ 11 I.2.1Diseado para Pymes:......................................................... ......................................................... 11 I.2.2Altamente adap table:.......................................................................... ........................................... 11 I.2.3Siempre disponible:......... ................................................................................ .............................. 11 I.3Caractersticas del Producto................................................... ................................... 12 I.3.1Gestin de los datos maestros ............................................... ...................................................... I.3.2Gestin de los aprovis ionamientos .................................................................... ........................... I.3.3Gestin de almacenes ............................ ................................................................................ ...... I.3.4Gestin de proyectos ................................................. ................................................................... I.3.5Gestin d e servicios .................................................................... ................................................. I.3.6Gestin de la produccin .... ................................................................................ .......................... I.3.7Gestin comercial y gestin de las relaciones con cl ientes (CRM) .............................................. I.3.8Gestin econmico-f inanciera ...................................................................... ................................ I.3.9Business Intelligence (BI) ............... ................................................................................ .............. 13 14 15 16 16 17 17 19 20 II.Interfaz de Usuario.......................................................... ................................................ 21 II.1Barra de botones........ ................................................................................ ............... 22 II.2Barra de pestaas.......................................... ........................................................... 23 II.3La ventana de identificacin................................................................... ................... 24 II.4Men de la aplicacin.................................... ............................................................ 26 II.5Ventana..... ................................................................................ ................................ 27 II.5.1Ventana en el modo de edicin .............................................. ..................................................... 27 II.5.2Ventana en el mod o relacin........................................................................ ................................ 28

II.6Descripcin de los elementos comunes de la aplicacin .......................... ............... 30 II.6.1Contabilidad.............................................................. ................................................................... II.6.2Traduc cin.............................................................................. ...................................................... II.6.3Entidad............ ................................................................................ ............................................. II.6.4 Organizacin................. ................................................................................ .............................. II.6.5Nombre .................................... ................................................................................ .................... II.6.6Descripcin ........................................... ................................................................................ ....... II.6.7Activo............................................................ ................................................................................ II.6.8Nivel de agrupacin........................................................ .............................................................. 2/179 Openbravo M anual de Usuario 30 30 30 30 31 31 31 31

II.6.9Moneda.................................................................... .................................................................... 31 II.6.10I dentificador.................................................................... ............................................................ 31 II.7Botones..................................................................... ................................................ 32 III.Diccionario de aplicacin. ................................................................................ ............... 33 III.1Tablas y columnas....................................... ............................................................ 33 III.2Ventanas, s olapas y campos................................................................. .................. 36 III.3Elemento ............................................ ..................................................................... 41 III.4Ti po agrupacin campos.............................................................. ............................ 42 III.5Referencia................................. ............................................................................... 43 III.6Callout................................................................. ..................................................... 45 III.7Reglas de validacin ................................................................................ ................ 46 III.8Inputs auxiliares...................................... ................................................................. 47 III.9Formul ario............................................................................ .................................... 48 III.10Informes y procesos............... ................................................................................ 49 III.11Mensaje............................................................... ................................................... 50 III.12Texto interfaces... ................................................................................ ................... 51 IV.Reglas generales...................................... ..................................................................... 52 IV.1Reg las del Sistema ................................................................ ................................. 53 IV.1.1Listado de procesos en background......................................... .................................................. IV.1.2Planificador de proceso s............................................................................... .............................. IV.1.3Idioma..................................... ................................................................................ .................... IV.1.4Import/Export Translations........................... ............................................................................... IV.1.5Moneda.................................................................... ................................................................... IV.1.6Rangos de conversin.................................................................... ............................................ IV.1.7Pas, provincia y ciudad....... ................................................................................ ....................... IV.1.8Men................................................ ................................................................................ ........... IV.1.9Flujo de trabajo.............................................. ............................................................................. IV .1.10Generador de ayuda......................................................... ........................................................ IV.2.1Crear entidad.... ................................................................................ .......................................... IV.2.2Entidad........................ ................................................................................ ................................ IV.2.3Usuario.................................. ................................................................................ ...................... IV.2.4Rol................................................ ................................................................................ ............... IV.2.5Seguridad................................................. ................................................................................ ... 53 54 55 56 56 57 58 59 61 63 64 65 65 66 67

IV.2Reglas de entidad........................................................... ......................................... 64 IV.3Reglas de organizacin........................................................ ................................... 68 IV.3.1Organizacin................................................................ ............................................................... 68 IV.3.2Banco-S ucursal......................................................................... .................................................. 69 IV.3.3Caja................ ................................................................................ ............................................. 70 IV.4Datos....................................................................... ................................................ 71 IV.4.1Comn....................................................................... ................................................................. 71 3/179 Openb ravo Manual de Usuario

IV.4.2Importar datos............................................................ ................................................................. 73 IV.5Gestin de Terceros........................................................... ..................................... 74 IV.6Terceros........................... ................................................................................ ........ 75 IV.6.1Cliente................................................................... ...................................................................... IV.6.2Pro veedor.......................................................................... ......................................................... IV.6.3Empleado........ ................................................................................ ............................................ IV.6.4Cuenta Bancaria.............. ................................................................................ ........................... IV.6.5Direccin ...................................... ................................................................................ .............. IV.6.6Personas de Contacto....................................... .......................................................................... IV.6. 7rea de inters ................................................................... ........................................................ IV.6.8Plantilla ....... ................................................................................ ............................................... IV.6.9Descuentos................ ................................................................................ ................................. IV.6.10Rappels................................ ................................................................................ ..................... IV.6.11Liquidacin Rappels.................................. ................................................................................ 77 79 80 81 82 83 84 84 84 85 85 IV.7rea de inters................................................................. ....................................... 86 IV.8Reglas para terceros............. ................................................................................ ... 86 IV.8.1Grupos de Terceros ....................................................... ............................................................ IV.8.2Tratamientos ................................................................................ .............................................. IV.8.3Condiciones de pago........ ................................................................................ .......................... IV.8.4Calendario de facturacin ....................... ................................................................................ ... IV.8.5Rappels .............................................................. ........................................................................ IV.8.6D escuentos ...................................................................... .......................................................... IV.8.7Informacin de te rceros.......................................................................... .................................... 86 87 87 89 90 91 92 V.Gestin de productos............................................................ .......................................... 94 V.1Productos...................... ................................................................................ ............ 95 V.1.1Producto................................................................... .................................................................... 95 V.1.2Com pras............................................................................ .......................................................... 97 V.1.3Coste........ ................................................................................ .................................................... 98 V.1.4Precio............. ................................................................................ .............................................. 99 V.1.5Operaciones.............. ................................................................................

................................. 100 V.2Inventario fsico ............................................................. ......................................... 101 V.2.1Conteo de inventario....................................................... ........................................................... 101 V.2.2Lnea de cont eo de inventario................................................................ .................................... 102 V.3Movimiento entre almacenes................................................... ............................... 103 V.3.1Movimiento................................................................. ................................................................ 103 V.3.2Lnea de movimiento..................................................................... ............................................. 104 V.4Operaciones de material...................................................... ................................... 105 V.5Reglas de gestin de productos......... .................................................................... 106 V.5.1Almacn y huecos............................................................. ......................................................... 106 V.5.2Unidad de med ida............................................................................. ......................................... 110 V.5.3Categora del producto......... ................................................................................ ...................... 111 4/179 Openbravo Manual de Usuario

V.5.4Tarifas.................................................................... .................................................................... V.5.5Esquem a de tarificacin................................................................. ............................................ V.5.6Ofertas....................... ................................................................................ ................................ V.5.7Transportistas............................ ................................................................................ ................ V.5.8Categoras de portes........................................ .......................................................................... V.6.1 Informe transportista........................................................... ....................................................... V.6.2Informe de trazabil idad............................................................................ ................................... V.6.3Stock.................................. ................................................................................ ........................ V.6.4Entradas/salidas.................................. ................................................................................ ...... V.6.5Detalle movimientos artculo.......................................... ............................................................ V.6.6Inventario.... ................................................................................ ............................................... V.6.7Informe de produccin........ ................................................................................ ....................... 112 115 118 119 119 120 120 120 120 120 121 121 V.6Informes..................................................................... ............................................. 120 VI.Gestin de Compras............................................................. ....................................... 122 VI.1Pedido de compra ............... ................................................................................ .. 123 VI.2Albarn (Proveedor) ................................................... ........................................... 125 VI.3Factura (Proveedor)......... ................................................................................ ...... 126 VI.4Pedidos de compra pendientes de recibir.......................... .................................... 127 VI.5Informes........................... ................................................................................ ...... 128 VI.5.1Anlisis dimensional pedidos................................................ .................................................... VI.5.2Anlisis dimensional al baranes......................................................................... ........................ VI.5.3Anlisis dimensional factura....................... ............................................................................... VI.5.4Pedidos................................................................... .................................................................. VI.5.5Factura s............................................................................... ..................................................... 128 128 128 128 128 VII.Gestin de Ventas............................................................. .......................................... 129 VII.1Pedido de venta............. ................................................................................ ....... 130 VII.1.1Pedido de venta.......................................................... ............................................................. 131 VII.2Pedido venta simple........................................................ ...................................... 132 VII.2.1Albarn (Cliente).......................................................... ............................................................ 133

VII.3Generar albaranes (manualmente) ........................................... ........................... 134 VII.4Factura (Cliente).......................... ......................................................................... 135 VI I.5Generar facturas (manualmente) .............................................. ........................... 136 VII.6Procesar comisin............................ .................................................................... 137 VII.6.1Procesar comisin.......................................................... .......................................................... 137 VII.6.2Cuanta de l a comisin ....................................................................... ..................................... 137 VII.6.3Detalle de la comisin........... ................................................................................ ................... 138 VII.7Botones de procesos........................................................ .................................... 138 VII.7.1Actualizar tarifas de pedidos............................................ ........................................................ 138 VII.7.2Crear albara nes............................................................................. .......................................... 138 VII.7.3Facturar.................. ................................................................................ .................................. 138 5/179 Openbravo Manual de Usuario

VII.7.4Imprimir facturas........................................................ .............................................................. 138 VII.7.5Movimi ento de pedidos entre organizaciones............................................ .............................. 138 VII.8Reglas de marketing........................................................ ..................................... 138 VII.8.1Zona de Venta............................................................ ............................................................. VII.8.2Comisin..... ................................................................................ ............................................. VII.8.3Canal de marketing......... ................................................................................ ......................... VII.8.4Campaa de Marketing............................. ............................................................................... VII.8.5Plantilla de correo...................................................... .............................................................. VII.8.6Punto de v enta externo.................................................................... ........................................ VII.9.1Anlisis dimensional pedidos...... ................................................................................ ............. VII.9.2Anlisis dimensional albaranes............................... ................................................................. VII.9.3Anlisis dimensional facturas............................................................ ....................................... VII.9.4Descuentos....................... ................................................................................ ....................... VII.9.5Informe de devoluciones para pedido venta........ .................................................................... VII.9.6Pedi dos............................................................................. ....................................................... VII.9.7Pedidos facturado s............................................................................... ................................... VII.9.8Pedidos no facturados................ ................................................................................ ............. VII.9.9Pedidos suministrado....................................... ........................................................................ VII.9.1 0Albaranes...................................................................... ......................................................... VII.9.11Facturas...... ................................................................................ ........................................... VII.9.12Detalle facturas............ ................................................................................ .......................... 139 139 140 140 141 141 141 141 141 141 142 142 142 1 42 142 142 142 142 VII.9Informes................................................................... ............................................. 141 VIII.Gestin de Cobros y Pagos.................................................... ................................... 143 VIII.1Liquidacin......................... ................................................................................ .. 143 VIII.2Liquidacin manual................................................... ........................................... 145 VIII.3Gestin de efectos.......... ................................................................................ ..... 146 VIII.4Remesas......................................................... ..................................................... 147 VIII.5Cancelacin de Rem esas............................................................................ ........ 148 VIII.6Tipo remesas................................................. ...................................................... 148 VIII.7Extracto bancar io.............................................................................. ................... 149 VIII.8Diario de caja.................................... ................................................................... 151 VIII.9Mo vimientos caja-banco ........................................................... .......................... 153 VIII.10Informes..................................

........................................................................... 154 VIII.10.1Seguimiento cobros-pagos............................................... .................................................... 154 VIII.10.2Efectos....... ................................................................................ ........................................... 154 IX.Gestin Contable .............................................................. .......................................... 155 IX.1Datos de contabilidad........ ................................................................................ .... 156 IX.2Diario de asientos del LM.......................................... ............................................ 157 IX.3Presupuesto................ ................................................................................ ........... 158 IX.4Informes contables.......................................... ....................................................... 158 6/179 Openbravo Manual de Usuario

IX.5Generador excel de presupuestos ............................................ ............................ 158 IX.6Reglas contables........................... ........................................................................ 159 IX.6.1Configuracin Contable...................................................... ....................................................... 159 IX.6.2Proceso contab le.............................................................................. ........................................ 160 IX.6.3Calendario anual y periodos.. ................................................................................ ................... 161 IX.6.4Elemento de la cuenta............................. ................................................................................ . 165 IX.6.5Dimensiones de contabilidad......................................... ........................................................... 167 IX.6.6Esquema co ntable.......................................................................... .......................................... 167 IX.6.7Concepto contable.......... ................................................................................ .......................... 171 IX.6.8Combinacin de cuentas....................... ................................................................................ .... 172 IX.6.9Categora de LM.................................................... ................................................................... 172 IX.6.10T ipo de documento................................................................ ................................................. 173 IX.6.11Secuencia de docume nto (numeracin).................................................................. ................ 174 IX.6.12Configuracin de Impuestos............................ ....................................................................... 175 IX.6 .13Categora de Impuesto.......................................................... .................................................. 176 IX.6.14Rango Impuesto.... ................................................................................ .................................. 177 IX.6.15Reinicializar cuentas............. ................................................................................ .................. 178 IX.7Informes.................................................................... ............................................. 178 IX.7.1Banco..................................................................... ................................................................... IX.7.2Caja.. ................................................................................ ......................................................... IX.7.3Impuestos....... ................................................................................ .......................................... IX.7.4Cuadros plan general contable.. ................................................................................ ............... IX.7.5Balance sumas y saldos.................................... ....................................................................... IX.7.6Anl isis dimensional de cuenta contable............................................. ..................................... IX.7.7Libro mayor......................... ................................................................................ ...................... IX.7.8Diario asientos.................................... ................................................................................ ...... IX.7.9Generacin modelo 347................................................ ............................................................ 178 178 178 178 178 179 179 179 179 IX.8Creacin de informes contables ............................................... ........................... 179 7/179 Openbravo Manual de Usuario

I.Introduccin I. Introduccin Openbravo abre el mundo de los ERPs! Openbravo est redefiniendo el modo en que las pequeas y medianas empresas utilizan los sistemas de gestin de sus negocios. Conc ebido desde el inicio de su desarrollo como un proyecto en cdigo abierto (sin nec esidad de pagar licencias de uso), Openbravo es una aplicacin completamente funci onal que se encuentra operativa en empresas de sectores muy diversos. Actualment e, numerosos clientes utilizan nuestra aplicacin como soporte de sus operaciones diarias para gestionar proactivamente su actividad comercial, optimizar sus proc esos operativos, aumentar la satisfaccin de sus clientes y como resultado de todo ello, incrementar su rentabilidad. Durante los ltimos meses hemos preparado y do cumentado nuestro software para poder presentarlo a nivel mundial, ponindolo a di sposicin de todas las pymes y profesionales de los sistemas de informacin que lo d eseen. Con nuestra dedicacin y profesionalidad y con la ayuda de la comunidad, as piramos a ser el ERP elegido por las pymes de todo el mundo que se enfrentan con dificultades para encontrar un ERP verdaderamente adaptado a sus necesidades. I.1 Caractersticas de Openbravo Openbravo es un sistema de gestin empresarial integrado (tambin conocido como ERP) en software libre y basado en web, que ofrece una propuesta de valor radicalmen te distinta que le ofrece mucho ms por mucho menos: ser verdaderamente dueo de su ERP y slo pagar por el soporte profesional que necesite. El sistema est enfocado a empresas de mediano y pequeo tamao (pymes), as que si busca un sistema integral de gestin empresarial para su negocio sta es su oportunidad! I.1.1 Aplicacin web nativa Openbravo ha sido diseado de manera nativa en entorno web, lo que habilita un acc eso universal a la aplicacin desde cualquier dispositivo conectable a la red, pro porcionando simultneamente seguridad de acceso y sencillez de implantacin al hacer innecesaria cualquier instalacin en los equipos locales, ms all de un navegador co nvencional. Adicionalmente, ofrece una facilidad de uso similar a la de cualquie r pgina web y est integrado con las aplicaciones ofimticas de la empresa (xls, pdf, etc.). 8/179 Openbravo Manual de Usuario

I.Introduccin

I.1.2 Completamente funcional Openbravo incluye un amplio abanico de funcionalidades, consideradas actualmente como las propias de soluciones ERP extendidas: gestin de compras y almacenes, ge stin de proyectos y servicios, gestin de la produccin, gestin comercial y gestin econ ico-financiera. Adicionalmente incluye, dentro de la misma aplicacin y de manera perfectamente integrada con el resto de reas, funcionalidad en el mbito de la gest in avanzada de clientes o CRM (Customer Relationship Management) e inteligencia d e negocio o BI (Business Intelligence). Actualmente, Openbravo soporta las opera ciones de un buen nmero de empresas de sectores muy diversos incluyendo empresas fabricantes, de distribucin y de servicios I.1.3 Verdaderamente integrado, verdaderamente un ERP En el mercado de aplicaciones de gestin para pymes existe un grupo de aplicativos autodenominados de manera incorrecta 'soluciones ERP' que han sido paquetizados a partir de diferentes mdulos funcionales diseados de manera independiente y que posteriormente han sido integrados con complejas e inestables interfaces. Desde el inicio, Openbravo fue diseado como un ERP estndar, es decir como un todo: las d iferentes funcionalidades comparten la misma arquitectura, filosofa, reglas e int erfaz de usuario y se integran entre ellas de manera 'natural'. La empresa clien te puede decidir en cada caso cul es el momento ms conveniente para configurar y u tilizar una determinada funcionalidad o simplemente no utilizar aquellas funcion es que no aplican a su tipo de negocio. I.1.4 Software libre Openbravo se distribuye bajo una licencia de tipo Open Source, sin ningn coste po r uso, nmero de usuarios, mdulos funcionales utilizados o cualquier otro esquema h abitual en otros ERPs privativos. Pero ms all de la ausencia de inversin necesaria en el software por la gratuidad las licencias, los modelos de licencia Open Sour ce proporcionan acceso ilimitado al cdigo fuente de la aplicacin y la libertad par a modificarlo segn las necesidades con total independencia de la empresa fabrican te de la solucin. Ello hace posible que pueda desarrollarse, como en el caso de O penbravo, una comunidad independiente de profesionales de las tecnologas de la in formacin que proporcionen servicios alrededor de Openbravo. I.1.5 Arquitectura revolucionaria Openbravo se ha diseado sobre la base de una arquitectura revolucionaria que resu lta en una manera ms eficiente de desarrollar aplicaciones. Por una 9/179 Openbravo Manual de Usuario

I.Introduccin parte, el modelo MVC (Model, View, Control) facilita el desaclopamiento de las re as de desarrollo, permitiendo el crecimiento sostenible de la aplicacin y una may or facilidad en el mantenimiento del cdigo. Por otra parte, MDD (Model Driven Dev elopment) proporciona una mejor calidad del cdigo al reducir drsticamente la codif icacin manual, al tiempo que mejora la productividad y eficiencia del desarrollo. (Business Intelligence). Toda la aplicacin ha sido construida siguiendo estndares abiertos: J2EE, SQL, JDBC, HTML, CSS, MDD, XML Engine y SQLC para el desarrollo y XML, FOP, PDF, RTF para el intercambio y presentacin de datos. El lenguaje de desarrollo es Java y la base de datos tanto Oracle como PostgreSQL. Los mtodos de desarrollo se pueden encontrar en publicaciones de la IEEE, en algunas de las c uales participa Openbravo. El uso de estndares y tecnologas abiertas garantiza un ciclo de vida de la solucin ms largo que el de otras soluciones basadas en tecnolo gas propietarias. I.1.6 Rpida implantacin Openbravo puede instalarse en slo unas horas. Tras la definicin de sus requerimien tos y procesos de negocio, puede configurarse para soportarlos en unos pocos das. Dependiendo del tamao del proyecto, en pocas semanas es posible disponer de un s istema completamente operativo con sus propios datos migrados desde las aplicaci ones antiguas, las integraciones necesarias con otros sistemas funcionando, las requerimientos especficos desarrollados y sus empleados perfectamente formados y capacitados para operar el sistema. En Openbravo no hay decisiones que sean irre versibles. Ello permite poner el sistema en produccin ms rpidamente y que pueda ada ptarse segn la evolucin de las necesidades del negocio de manera flexible. 10/179 Openbravo Manual de Usuario

I.Introduccin I.2 Descubra porque Openbravo es distinto I.2.1 Diseado para Pymes: Completo, fcil de usar y asequible Openbravo est diseado para las pymes e incluye s in limitaciones todas las funcionalidades requeridas para gestionar su negocio, con una gran facilidad de uso: Openbravo le ayudar a gestionar su actividad comer cial, optimizar sus procesos operativos, aumentar la satisfaccin de sus clientes y como resultado de todo ello, incrementar su rentabilidad. Y an hay ms! Debido a q ue Openbravo es un software libre, no requiere el pago de ningn tipo de licencias . I.2.2 Altamente adaptable: Flexible y bajo su control Openbravo puede configurarse fcilmente segn sus necesid ades, y es lo suficientemente flexible para adaptarse a esas particularidades qu e le ayudan a diferenciarse y alcanzar el xito en el mercado. Como Openbravo es s oftware libre, usted tiene el control para poder decidir cundo y cunto quiere inve rtir en cada momento, sin estar sujeto a licencias o contratos exclusivos. Por es o decimos que Openbravo no es otro sistema ms, sino que es su propio sistema! I.2.3 Siempre disponible: Seguro y basado en web Como es una aplicacin web, los usuarios pueden acceder al sistema, configurando sus permisos de acceso, con slo tener un navegador instalad o. Esto incrementa la disponibilidad de la informacin y le ayuda a ser ms producti vo. Gracias a una arquitectura tecnolgica que garantiza el mximo nivel de segurida d, el servidor puede alojarse en sus propias instalaciones o remotamente, en un centro de proceso de datos, para evitarle los inconvenientes del mantenimiento. U sted elige! 11/179 Openbravo Manual de Usuario

I.Introduccin I.3 Caractersticas del Producto Gestin de los datos maestros I.3.1 Gestin de los aprovisionamientos I.3.2 Gestin de almacenes I.3.3 Gestin de proyectos I.3.4 Gestin de servicios I.3.5 Gestin de la roduccin I.3.6 Gestin comercial y gestin de las relaciones con clientes (CRM) I.3.7 Gestin econmico -financiera I.3.8 Business Intelligence (BI) I.3.9 12/179 Openbravo Manual de Usuario

I.Introduccin I.3.1 Gestin de los datos maestros Productos, componentes, listas de materiales, clientes, proveedores, etc. La cor recta gestin de los datos maestros de su negocio (productos, clientes, proveedore s, etc.) constituye un aspecto fundamental para garantizar la coherencia y traza bilidad de sus procesos. Mantener una nica codificacin, evitar duplicidades y comp artir la informacin relevante entre todas las reas de su empresa es uno de los ret os al que se enfrentan en la actualidad organizaciones de todo tipo y tamao. Open bravo le ayuda a organizar y centralizar los datos clave de su negocio, facilita ndo que la informacin fluya con facilidad y rapidez entre todas las reas implicada s en los diferentes proceso de negocio. Productos y componentes Categoras de productos Ficha de producto. Tipo de producto (tem, servicio, gasto), con gestin particularizada para cada uno. Definicin particular de gestin en almacn para cada producto (gestin de stock, trazabilidad). Caractersticas. Imagen de prod ucto Unidades de medida. Conversin entre unidades. Unidades de peso variable Listas de materiales (productos compuestos por otros) Proveedores por producto Esquemas d e tarificacin. Definicin de tarifas a partir de otras tarifas (por ejemplo, de tar ifas de venta a partir de tarifas de compra). Proceso de generacin de tarifas aut omtico Tarifas. Precio tarifa, precio aplicable, precio limite. Reglas particular izables de aplicacin de precios. Aplicable a compras y ventas Categoras de portes Transportistas (integrado con terceros) Productos sustitutivos Terceros Clientes, proveedores, empleados. Direcciones caracterizadas por uso interno (en trega/recepcin de material, facturacin, cobro, direccin social, otras). Contactos a sociados a direccin. Grupo de terceros. reas de inters (para anlisis comercial) Clie ntes. Tarifa de venta. Modo de facturacin (inmediato, albaranes servidos, pedido completamente entregado, peridico). Forma y plazo de 13/179 Openbravo Manual de Usuario

I.Introduccin pago (condiciones de pago). Formato de impresin y nmero de documentos particulariz able por cliente. Riesgo permitido (crdito) Proveedores. Tarifa de compra. Forma y plazo de pago (condiciones de pago). Empl eados. Relacionado con comercial de cliente. Grupos de terceros (segmentos o cat egoras) Condiciones de pago (plazo para vencimiento, das fijos de pago, das laborab les, mltiples vencimientos) Calendarios de facturacin peridica (mensual, quincenal, semanal), con da de corte para cada caso. Posibilidad de uso mixto de calendario s Rpeles de compra y venta. Relacin de artculos. Escalas. Generacin de facturas Rute ros de atencin (rutas de autoventa, rutas de televenta) reas de inters Informe de a ctividad de un tercero I.3.2 Gestin de los aprovisionamientos Tarifas, pedidos de compra, recepcin de mercancas, verificacin de facturas de prove edores, evaluacin de proveedores, etc. El tratamiento del flujo de aprovisionamie nto en Openbravo garantiza la integridad, trazabilidad y homogeneidad de todo el proceso. Cada documento del proceso de aprovisionamiento se basa en la informac in contenida en el anterior, de forma que se evita la introduccin repetitiva de da tos y los errores humanos asociados. De esta manera, es posible navegar por los diferentes documentos que conforman un determinado flujo (pedido, albarn de prove edor, factura, pago) y conocer en tiempo real el estado de un determinado pedido (pendiente, entregado, entregado parcialmente, facturado, etc.). La integracin n atural del proceso con la contabilidad y las cuentas a pagar garantiza que el rea econmico-financiera disponga siempre de datos fiables y actualizados. Pedidos de compra. Aplicacin de tarifas: precios, descuentos y control de precio lmite. Control en almacn de gnero pendiente de recibir. Correccin de pedidos. Creacin de pedidos de compra a partir de pedidos de venta. Devoluciones al proveedor Al baranes de proveedores. Creacin automtica a partir de lneas de pedido pendientes. A utomatizacin de las entradas (ubicacin segn prioridad). Devoluciones al proveedor ( segn existencias). Anulacin de albaranes 14/179 Openbravo Manual de Usuario

I.Introduccin

Facturas de compra. Aplicacin de tarifas: precios, descuentos y control de precio lmite. Creacin automtica a partir de lneas de pedido o lneas de albarn pendientes de facturacin. Facturacin de genero servido en consigna. Anulacin de factura (dejando pendiente de facturacin los documentos asociados) Relacin n a n entre Pedidos, Alb aranes y Facturas Facturas de gastos Impresin masiva de documentos Informes de pe didos de compra, facturas de proveedores Evaluacin de proveedores I.3.3 Gestin de almacenes Almacenes y ubicaciones, unidades de almacn, lotes, nmero de serie, bultos, etique tas, entradas, salidas, movimientos entre almacenes, inventarios, valoracin de ex istencias, transportes, etc. Los procesos de gestin de almacenes que incorpora Op enbravo permiten que las existencias en su organizacin estn siempre al da y correct amente valoradas. La posibilidad de definir la estructura de almacenes de su org anizacin hasta el mnimo nivel (ubicacin) facilita que sus stocks estn siempre perfec tamente localizados. Adicionalmente, las capacidades para gestionar los lotes de mercancas y la posibilidad de utilizar nmeros de serie aseguran el cumplimiento d e los requisitos de trazabilidad impuestos en la mayora de industrias. Almacenes y ubicaciones (multialmacn) Stock por producto en doble unidad (por eje mplo, en kilogramos y cajas) Atributos del producto en almacn personalizables (co lor, talla, descripcin de calidad, etc.) Lote y nmero de serie Impresin de etiqueta s. Cdigos de barras (EAN, UPC, UCC, Code, otras.) Gestin de bultos en almacn Contro l de reposicin Trazabilidad configurable por producto Movimiento entre almacenes 15/179 Openbravo Manual de Usuario

I.Introduccin Gestin automtica de salidas de stock (vaciado segn existencias, con reglas de prior idad por caducidad, ubicacin, etc.) Inventario fsico. Planificacin de inventarios. Inventario continuo Informes de movimientos, seguimiento, stocks, entradas/salid as, caducidades, inventario, ubicaciones, etc. Informes personalizables I.3.4 Gestin de proyectos Proyectos, fases, presupuestos, gastos, compras asociadas, etc. Orientado a empr esas cuya actividad se basa en la entrega o realizacin de proyectos, la funcional idad de Openbravo en esta rea permite gestionar, de manera perfectamente integrad a con el resto de la aplicacin, el presupuesto, las fases, los costes y las compr as asociados a cada proyecto individual. Tipos de proyectos. Fases Proyectos de servicio. Gastos asociados a un proyecto Proyectos de pedidos. Generacin de pedidos a partir de plantillas Proyectos de ob ra civil. Factura a origen (por proyecto) Tarifas por proyecto Informe de presup uestos. Seguimiento de acciones sobre presupuestos Generacin de pedidos de compra Informes de proyectos I.3.5 Gestin de servicios Recursos, servicios, gastos, gastos refacturables, facturacin de servicios, nivel de servicio, etc. Orientado a empresas proveedoras de servicios, la funcionalid ad de Openbravo en esta rea permite la definicin de servicios y recursos y el cont rol de todas las actividades, facturables o no realizadas para un cliente extern o o interno, as como la monitorizacin detallada de los gastos incurridos. Recursos Registro de servicios Gastos internos 16/179 Openbravo Manual de Usuario

I.Introduccin Gastos facturables Facturacin de servicios Niveles de servicio Formacin I.3.6 Gestin de la produccin Estructura de planta, hojas de ruta y BOMs, rdenes de fabricacin, partes de trabajo , incidencias de trabajo, partes de mantenimiento, etc. Las funciones de producc in y gestin de planta en Openbravo permiten una completo modelado de la estructura productiva de cada organizacin (secciones, GFHs, mquinas y utillajes), as como de l os datos relevantes para la produccin: hojas de rutas (secuencias de operaciones) y BOMs (listas de materiales). En la actualidad la funcionalidad suministrada po r Openbravo se orienta a cubrir las necesidades habituales de los entornos de pr oduccin discreta: creacin de ordenes de fabricacin, partes de trabajo (notificacin d e tiempos y consumos), notificacin de incidencias de trabajo y partes de mantenim iento. Secciones GFH s (Grupos Funcionales Homogneos) o Centros de Coste Mquinas Planes d e produccin con mltiples productos de entrada y mltiples productos de salida Ordene s de fabricacin Edicin de las secuencias y de los productos de cada orden fase Par tes de trabajo prerellenados con los datos del plan de produccin de la secuencia Incidencias de trabajo Tipos de utillajes y gestin de cada utillaje individual. P artes de mantenimiento y asistencia I.3.7 Gestin comercial y gestin de las relaciones con clientes (CRM) Pedidos de venta, tarifas, albaranes, facturacin, comisiones, CRM, etc. La funcio nalidad de Openbravo en el rea de gestin comercial est expresamente diseada con el o bjetivo de permitir la mxima flexibilidad y 17/179 Openbravo Manual de Usuario

I.Introduccin agilidad en la ejecucin, determinantes en cualquier proceso comercial. Es posible encadenar los documentos (pedido, albarn, factura) en cualquier orden que la emp resa precise o incluso prescindir de alguno de ellos si no es necesario. Todo el lo se consigue sin sacrificar la coherencia e integridad de los datos y garantiz ando la trazabilidad del proceso. Las capacidades de EDI e integracin con sistema s de captura de pedidos en PDA extienden la potencia de la solucin ms all de los lmi tes fsicos de la propia empresa.

Zonas de ventas Pedidos de venta. Autoventa. Preventa. Televenta. Aplicacin de ta rifas: precios, descuentos y control de precio lmite. Reserva de gnero en almacn pa ra pedidos no servidos. Aviso de riesgo cliente superado. Correccin de pedidos Ti pos de documento de pedido: presupuesto (con y sin reserva de gnero), estndar, alm acn (generacin automtica de albarn), punto de venta (generacin automtica de albarn y ctura) Albaranes. Creacin automtica a partir de lneas de pedido pendientes. Automat izacin de las salidas (vaciado segn existencias, con reglas de prioridad por caduc idad, ubicacin, etc.). Anulacin de albaranes Generacin automtica de albaranes Proces o de facturacin. Para todos los tipos de facturacin: inmediata, gnero servido, pedi do completamente servido, peridica (semanal, quincenal, mensual) Edicin de factura s. Aplicacin de tarifas: precios, descuentos y control de precio lmite. Creacin aut omtica a partir de lneas de pedido o lneas de albarn pendientes de facturacin. Aviso de riesgo cliente superado. Anulacin de factura (dejando pendiente de facturacin l os documentos asociados) Impresin masiva de documentos (pedidos, albaranes, factu ras), con criterios de seleccin particularizables por el usuario Posibilidad de c reacin de documentos en cualquier orden y de prescindir de documentos no requerid os (Pedido-Albarn-Factura; Pedido-FacturaAlbarn; Albarn-Factura; Factura). Comision es Informes de pedidos, pedidos de venta suministrados, albaranes, facturas, ped idos no facturados, detalles de facturacin EDI (Electronic Data Interchange): ped ido de venta y factura Integrado con sistemas de captura de pedido en PDA (palm y pocketPC) Informacin unificada de clientes (visin 360) 18/179 Openbravo Manual de Usuario

I.Introduccin Gestin de peticiones. Integracin con correo electrnico I.3.8 Gestin econmico-financiera Plan de cuentas, cuentas contables, impuestos, contabilidad general, cuentas a p agar, cuentas a cobrar, contabilidad bancaria, balance, cuenta de resultados, ac tivos fijos, etc. La funcionalidad econmico-financiera proporcionada por Openbrav o est diseada para minimizar la introduccin manual de datos por parte del usuario, liberndole as de tareas pesadas y rutinarias y permitiendo, por tanto, que pueda f ocalizarse en otras de mayor valor aadido. Este incremento de productividad es de bido a que el rea financiera acta como un recolector de todos los hechos relevante s que se van generando desde el resto de reas de gestin, de manera que stos tienen un reflejo automtico en la contabilidad general, en las cuentas a cobrar y en las cuentas a pagar en cuanto se producen. Contabilidad general Planes por defecto Definicin de planes contables Ejercicios contables y gestin int eranual Categoras de impuestos Rangos de impuestos Enlace contable. Navegacin dire cta de asientos contables a documentos y viceversa Asientos manuales. Asientos t ipo Diario de asientos Balance de sumas y saldos Libro mayor Cuenta de resultado s Balance de situacin Cuadros del plan general contable Cuentas a pagar y cuentas cobrar Generacin de efectos (a partir de facturacin) Edicin de efectos 19/179 Openbravo Manual de Usuario

I.Introduccin Gestin (cancelacin, unin y divisin) de efectos. Remesas (segn cuadernos bancarios) Ed icin de cajas. Multicaja Diario de caja (arqueo). Apuntes de caja de tipo Gasto, Ingreso, Diferencia, Efecto, Pedido (para forma de pago contado albarn: posibilid ad de cobrar efectos antes de facturar). Generacin automtica de apuntes para las f ormas de pago efectivo y contado albarn Extractos bancarios. Asistente de seleccin de efectos en cartera Liquidaciones manuales. Otros efectos (nmina, impuestos, e tc.) Informes de caja, banco, efectos por situacin Activos fijos Definicin de los elementos de inmovilizado, precio de adquisicin y valoracin contab le I.3.9 Business Intelligence (BI) Reporting, anlisis multidimensional (OLAP), cuadros de mando predefinidos Las org anizaciones empresariales manejan, en la actualidad, muchos datos en la prctica d e su actividad, pero ello no significa necesariamente que dispongan de informacin til para la gestin de su negocio. El componente de BI de Openbravo, integrado en el propio sistema de gestin, le ayudar a realizar un seguimiento continuo del esta do de su negocio, proporcionndole la informacin relevante para la toma de decision es. Los cuadros de mando predefinidos le permitirn verificar, mediante la monitor izacin de una serie de indicadores clave, si la estrategia definida est siendo cor rectamente implantada en su organizacin. Integrado con el sistema de gestin Informes definibles por el usuario Dimensiones preestablecidas (tercero, grupo de terceros, producto, categora de producto, pro yecto, campaa, etc.) y dimensiones definidas por el usuario Cuadros de mando pred efinidos 20/179 Openbravo Manual de Usuario

II.Interfaz de Usuario II. Interfaz de Usuario El objetivo de este captulo es explicar el lenguaje de comunicacin entre el usuari o y la aplicacin. Consiste en las descripciones de las ventanas y los componentes del men, explicacin de la barra de botones y otras funcionalidades de utilizacin d e la aplicacin. Los componentes pueden ser de varios tipos. El tipo de cada compo nente se identifica por el icono que le precede: Ventana estndar (puede aparecer en dos estados: edicin o relacin) Formulario Informe Proceso Tarea Selector de Inf ormacin Flujo de trabajo Otras de las caractersticas destacables dentro de las ven tanas de la aplicacin es la inclusin de selectores que facilitan la introduccin de datos. Los distintos tipos de selectores son: Productos Proyectos Cuentas Huecos Atributos Terceros Pedidos Albarn Facturas Activos Calendario Calculadora 21/179 Openbravo Manual de Usuario

II.Interfaz de Usuario II.1 Barra de botones En la parte superior se encuentra la barra de botones para cada una de las accio nes que se pueden realizar en cada una de las ventanas. La barra vara dependiendo de la ventana que se est mostrando en cada momento. Las acciones que se puede realizar desde la barra de botones son: Ocultar o most rar el men, con lo que logramos aumentar el rea trabajo de la ventana Crear un nue vo registro Guardar el registro actual e ir a la relacin de los registros Guarda el registro y muestra el formulario para crear un nuevo registro Guardar el regi stro y mantiene la visualizacin del registro activo Guardar el registro y se muev e al siguiente registro Borrar el registro Mostrar los documentos anexos al regi stro activo Imprimir el documento Mostrar los registros en modo relacin Editar un registro concreto Mostrar la ventana de filtro de los registros Mostrar la vent ana de seleccin de orden de los registros Refrescar la ventana para volver al est ado inicial correspondiente a antes de editarla Refrescar los datos de la ventan a Ir al primer registro Ir al registro anterior Ir al siguiente registro Ir al lt imo registro Mostrar la ventana de ayuda del formulario Mostrar informacin acerca de la versin del producto 22/179 Openbravo Manual de Usuario

II.Interfaz de Usuario II.2 Barra de pestaas En la parte superior de la ventana de producto hay una barra de pestaas que permi te mostrar la informacin de una manera ms ordenada, comprensible y agrupada. En la altura de las pestaas se puede observar la relacin entre las mismas (en este caso se aprecia que todas son hijas de Producto y hermanas entre s). En la barra del ttulo de la pestaa se encuentra el botn de Referencias. Mediante este botn se m uestran las ventanas que tienen registros que hacen referencia al registro actua l, permitiendo la navegacin hacia adelante. Eligiendo una se muestran los detalle s de los registros de la ventana seleccionada. 23/179 Openbravo Manual de Usuario

II.Interfaz de Usuario II.3 La ventana de identificacin Para iniciar una sesin nueva de Openbravo hay que entrar por la pgina de login don de se introduce el Usuario, Contrasea y se elige el idioma con el que se desea tr abajar con la aplicacin. 24/179 Openbravo Manual de Usuario

II.Interfaz de Usuario El sistema comprueba la validez de usuario y contrasea introducidos y muestra la ventana de opciones de login. Opciones de login incluyen la seleccin del Rol, Entidad, Organizacin y almacn. Rol es el papel que juega un usuario en la aplicacin. El rol define los permisos a organizaciones, ventanas, procesos, formularios, flujos de trabajo y tareas. U n mismo rol puede ser asignado a ms de un usuario. Entidad es una empresa o una e ntidad legal. La aplicacin tiene la opcin multiempresas, que significa que se pued e trabajar con varias entidades que pueden ser totalmente independientes entre s. Organizacin es una unidad de negocio. Cada entidad puede tener ms de una organiza cin definida. Las organizaciones pueden ser departamentos, divisiones, etc. que p ueden ser de diferentes localidades, pases, etc. La gestin de cada organizacin en l a aplicacin es independiente aunque se puede compartir la informacin entre organiz aciones. 25/179 Openbravo Manual de Usuario

II.Interfaz de Usuario II.4 Men de la aplicacin En el men de la aplicacin aparecen todos los componentes a los que se tiene acceso . El men se construye en modo rbol de forma que se pueden agrupar los componentes en carpetas. La configuracin depende de los permisos que tenga el usuario y por l o tanto del rol con el que haya hecho login. 26/179 Openbravo Manual de Usuario

II.Interfaz de Usuario II.5 Ventana II.5.1 Ventana en el modo de edicin Se toma como ejemplo de una ventana de edicin la de producto. Todas las ventanas de edicin de datos de la aplicacin tienen la misma estructura. En la zona superior se sita la botonera donde aparecen los botones propios de la edicin. Debajo de la botonera tenemos la zona de las solapas, aqu se ven todas las solapas que tiene la ventana con su jerarqua adems de estar resaltada la que se esta editando en cad a momento. Por ltimo ocupando la mayor parte de la ventana est la zona de edicin de la ventana propiamente dicho. El contenido de esta zona vara dependiendo de la v entana seleccionada incluyendo los campos necesarios en cada caso. 27/179 Openbravo Manual de Usuario

II.Interfaz de Usuario II.5.2 Ventana en el modo relacin En el modo relacin se pueden observar los registros de la solapa de manera global viendo las caractersticas bsicas que se hayan definido en la configuracin de la ve ntana. En el caso de la ventana de producto se pueden ver todos productos regist rados en la aplicacin. 28/179 Openbravo Manual de Usuario

II.Interfaz de Usuario La ventana de producto se ha configurado en este caso para que se considere de g ran volumen, de forma que al abrirla se da la posibilidad de filtrar los datos a visualizar mediante una ventana de filtro. En la ventana de producto se puede realizar todas las operaciones de edicin del r egistro. Antes de realizar otra operacin o realizar cambios en otra pestaa del pro ducto es necesario guardar el registro de forma explcita con uno de los botones d e guardar. Si despus de que se hace un cambio, se intenta realizar otra operacin, el sistema avisa de que se han realizado estos cambios: 29/179 Openbravo Manual de Usuario

II.Interfaz de Usuario II.6 Descripcin de los elementos comunes de la aplicacin Son elementos que aparecen de manera repetitiva en la aplicacin. Estos elementos incluyen tanto solapas y campos de ventanas como procesos que se ejecuten mientr as se trabaja con la aplicacin. Los elementos comunes listados a continuacin se da rn por conocidos en la sucesiva descripcin de este manual. II.6.1 Contabilidad El proceso de contabilidad en la aplicacin es totalmente automatizado. Cada opera cin que se ejecute en la aplicacin se contabiliza de manera automtica. En las venta nas de la aplicacin dnde aparece la solapa de Contabilidad se pueden ver las cuent as contables para los registros/operaciones elegidas. II.6.2 Traduccin La aplicacin esta diseada para poder trabajar en distintos idiomas que el usuario puede elegir al hacer login. La solapa de Traduccin aparece en las ventanas de la aplicacin que incluyen registros que pueden ser traducidos. Para ello se indica en la ventana que tiene traduccin y los campos que se desea tengan traduccin. Para definir la solapa de traduccin es necesario tener la tabla de traduccin creada. II.6.3 Entidad La entidad es una empresa o una entidad legal. No se puede compartir informacin e ntre empresas. La aplicacin tiene la opcin multiempresas, que significa que se pue de trabajar con varias entidades que pueden ser totalmente independientes entre s. II.6.4 Organizacin Organizacin es una unidad de negocio. Cada entidad puede tener ms de una organizac in definida. Las organizaciones pueden ser departamentos, divisiones, etc. que pu eden ser en varias localidades, pases, etc. La gestin de cada organizacin en aplica cin es independiente aunque se puede compartir la informacin entre las organizacio nes. 30/179 Openbravo Manual de Usuario

II.Interfaz de Usuario II.6.5 Nombre Nombre descriptivo del registro que puede tener hasta 60 caracteres. II.6.6 Descripcin Este campo permite introducir una descripcin del registro elegido. Est limitada a 255 caracteres II.6.7 Activo Permite activar y desactivar el registro, implica que cuando un registro est desa ctivado no estar disponible para poder ser seleccionado, pero si para verlo en lo s informes. Hay dos razones para desactivar un registro pero no borrarlo: El sistema requiere el registro para su propio funcionamiento. El registro es ut ilizado por otros registros. Por ejemplo, no se puede borrar un tercero si existen facturas del mismo. Desact ivando el tercero se asegura que en un futuro puedan existir ms entradas para ese tercero. II.6.8 Nivel de agrupacin Indica que el registro pertenece a un rbol y que es un nodo de agrupacin. II.6.9 Moneda Indica la moneda que se va a utilizar cuando se gestione el registro. En proceso s o informes. II.6.10 Identificador El identificador permite un mtodo rpido de encontrar un registro particular. Si al guardar el registro el identificador est vaco, el sistema automticamente genera un nmero. 31/179 Openbravo Manual de Usuario

II.Interfaz de Usuario II.7 Botones Procesar/Cerrar Mediante estos botones se cambia el estado de los documentos eje cutado el proceso que se habr definido para cada caso. En la aplicacin hay varios tipos de documentos, entre ellos pedido, albarn y factura que tienen un ciclo de vida definido. Los ciclos de vida tienen 5 estados distintos a los que se puede llegar de distintas maneras. Borrador: El documento est sin terminar de introducir en la aplicacin, falta darle el visto bueno. En curso (Procesar): Este estado solo se usa con los documentos de pedido y albarn. El documento se ha introducido completamente y se est a la es pera de sus albaranes o facturas correspondientes. En este estado se ha realizad o ya la reserva de los productos en el almacn. Cuando se introduzcan todos los al baranes o facturas necesarios el documento pasa al estado completado automticamen te. Completado: Un documento alcanza este estado cuando se han realizado todas l as operaciones relacionadas con el documento. Por ejemplo se han definido todos los albaranes de un pedido. Si se desea modificar los documentos es posible reac tivarlos para pasarlo al estado reabierto. Anulado: Los documentos no se pueden borrar, por lo tanto, cuando se desea eliminar uno se anula. Si el documento es una factura completada el proceso de anular el documento genera un nueva factura al mismo tercero con importe contrario al anulado. Cerrado: Es un paso ms all que completado. En este caso no se puede reactivar el documento para hacer modifica ciones. En el caso de un pedido al cerrarlo se actualiza la cantidad pedida a la entregada. Copiar lneas El botn de copiar lneas sirve para documentos similares. Con este proc eso se pueden elegir una o ms lneas de otros documentos ya definidos que se copiar an al documento principal. 32/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin III. Diccionario de aplicacin En el diccionario de la aplicacin se definen los metadatos. En este mdulo se dan d e alta los informes, procesos y formularios que se usen en la aplicacin, para pod er acceder a ellos mediante el men o botones en ventanas. Tambin se definen todas las ventanas que se construyen automticamente al compilar la aplicacin, para ello se registran las tablas y columnas correspondientes de la base de datos y se def ine el diseo de la ventana. III.1 Tablas y columnas La definicin de una tabla incluye la definicin de los parmetros de la tabla y de la s columnas que pertenecen a dicha tabla. Es necesario dar de alta la tabla en la aplicacin para poder acceder posteriormente a ella desde una ventana. 33/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin Los datos ms significativos son el nombre que va a tomar la tabla en la aplicacin, el nombre que tiene la tabla en la base de datos, acceso de datos, ventana y ti po de entidad. Para crear nuevas tablas y columnas en la aplicacin, es necesario crearlas primer o en la base de datos de la aplicacin. Mediante el botn Crear columnas de la base de datos se introducen todos los regis tros de esta solapa. Es conveniente verificar que el proceso automtico ha configu rado cada uno de los campos adecuadamente. 34/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin La definicin de la columna determina el diseo del campo en la solapa. 35/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin III.2 Ventanas, solapas y campos La ventana Ventanas, solapas y campos permite definir la presentacin de cada una de las ventanas, solapas y campos de la aplicacin. Para la creacin de una determinada ventana debe de estar creada la tabla en la ba se de datos y dada de alta en la aplicacin en Diccionario de aplicacin/Tablas y co lumnas. 36/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin En la solapa Permiso se definen los permisos de acceso a esta ventana. Se pueden dar diferentes permisos de acceso a los diferentes roles de la aplicacin. De est a manera podemos definir diferentes configuraciones de acceso para cada rol. 37/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin La solapa Solapa define las distintas solapas que contiene una determinada venta na de la aplicacin. Dentro de una ventana, las solapas pueden ser independientes entre si o bien subordinadas a otras. Pueden ocultarse, copiarse, modificar, etc . 38/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin Mediante la solapa Campo se definen los distintos campos que contiene una determ inada solapa que se correspondan con columnas en la tabla asociada a la solapa. 39/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin A travs de la solapa Secuencia del Campo se establece la secuencia de los campos en la ventana seleccionada 40/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin III.3 Elemento La Ventana Elementos del Sistema muestra los elementos existentes, su traduccin y una relacin de columnas en las que se utiliza. De esta forma, se posibilita un m antenimiento de la ayuda y la traduccin de los campos de la aplicacin. En la solapa Usado en columnas se obtiene una relacin de ventanas y solapas en la s que se utiliza un elemento concreto. 41/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin III.4 Tipo agrupacin campos La ventana de agrupacin de campos permite definir subsecciones dentro de la solap a para tener toda la informacin de forma ms ordenada. Slo para el administrador del sistema. Un ejemplo de grupo de campos es Importes, agrupa datos relativos al importe de un producto: Precio, precio tarifa, descuento, impuesto, moneda, etc. 42/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin III.5 Referencia La ventana de Referencias define cada uno de los tipos de campo y sus parmetros. Las referencias pueden ser de tipo, tipo de datos, validacin por lista, validacin por tabla, validacin por selector. En la configuracin de una columna, especifica el tipo de dato que va a contener y tipo de campo que va a aparece en la ventana. Para ello se selecciona una refer encia de tipo de dato. Si se selecciona las referencias tabla, lista o selector, se selecciona tambin la correspondiente referencia de tipo validacin. 43/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin En la solapa Lista valores se definen los valores posibles que puede tomar una r eferencia de tipo lista. Este tipo de referencia se usa cuando hay un conjunto d e posibilidades nico que se vara poco. Esta lista slo la puede modificar el System Administrator. Un ejemplo de este tipo de referencias son los das de la semana. E n la solapa Tabla referenciada se indica la tabla y la columna con la que se rel aciona la referencia de tipo Table. Este tipo de referencia se usa cuando la col umna que se quiere referenciar no cumple la regla de "nombre tabla"+_ID en este caso no se puede poner referencia TableDir y hay que crear una referencia de tip o tabla donde se indica la Tabla y la columna a la que hace referencia. Un ejemplo de este caso lo tenemos con la columna M_LocatorTo_ID de la tabla M_M ovement. Para poder ser TableDir debera de ser M_Locator_ID por lo que se ha teni do que crear la referencia de tipo table "locator". Validacin de Selector: En alg unos casos para rellenar un campo en vez de una lista se usa una ventana emergen te en la que con la ayuda de filtros se selecciona el registro deseado. Estos ca mpos se construyen con el tipo de referencia selector. En la solapa Validacin por selector se define la tabla y columna referenciada y en la columnas de validacin por selector otras columnas que el selector necesite. La v entanas emergentes se construyen manualmente. 44/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin III.6 Callout En esta ventana se dan de alta todos los callouts que se utilicen en la aplicacin y que previamente se han desarrollado manualmente. Los callouts son disparadore s que se lanzan al modificar la columna a la que se aplican y que sirven para mo dificar el valor de otros campos de la ventana. 45/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin III.7 Reglas de validacin En esta ventana se puede definir todas las reglas de validacin existentes en la a plicain para la correcta introduccin y mantenimiento de los datos. Por ejemplo, para comprobar que una columna pertenece a una tabla que ya existe, se utiliza una regla de validacin. Evitando as la introduccin de columnas referida s a tablas que no existen. 46/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin III.8 Inputs auxiliares Es un campo auxiliar asociado a una solapa para poder acceder a datos no definid os en la solapa que no sean variables de sesin. Se usa de forma anloga a los campo s de la solapa, pudiendo definir valores por defecto de otros campos, lgicas de m ostrado, etc. Para la configuracin de un Input Auxiliar se debe elegir la pestaa sobre la que ac tuar, dar un nombre al Input Auxiliar y establecer un cdigo de validacin que establ ezca su valor en cada momento. Por ejemplo, en la eleccin del modo de pago se puede forzar que todos los pagos s e realicen en metlico. Aunque exista un desplegable que muestre las diferentes op ciones, se fuerza la opcin de pago en metlico. 47/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin III.9 Formulario Los formularios se dan de alta en la aplicacin una vez han sido generados manualm ente e introducidos en la correspondiente carpeta. 48/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin III.10 Informes y procesos En esta ventana se dan de alta todos los informes y procesos a los que se quiere acceder directamente desde la aplicacin. Si un informe o proceso necesita parmetr os de entrada se definen en la solapa de parmetros. Ejemplos de informes son: Ventas, Inventario, Facturacin, etc. Ejemplos de proces os son: Copia de una ventana existente, creacin de una factura a partir de un alb arn, etc. 49/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin III.11 Mensaje Mediante esta ventana se definen los distintos mensajes y tipos de mensajes gene rados por la aplicacin. Por ejemplo, si un usuario intenta acceder a una ventana sin permisos, la aplica cin muestra un mensaje. 50/179 Openbravo Manual de Usuario

III.Diccionario de aplicacin III.12 Texto interfaces En esta ventana se gestiona las traducciones de las ventanas manuales y de los d ocumentos generados. Se indica el texto que se va a traducir y el nombre del fic hero donde se encuentra. Si el nombre del fichero est vaci la traduccin se aplicar a todos los archivos donde aparezca el texto y los que no tengan traduccin especif ica. 51/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV. Reglas generales El mdulo de Reglas Generales permite configurar las funcionalidades de la aplicac in como: Planificacin de procesos Idiomas Monedas Men (arboles, nodos, etc.) Flujos de trab ajo Gestin de Entidades, Usuarios y Roles Gestin de Organizaciones, Bancos y Cajas Preferencias de entidades Variables de sesiones Importacin de datos impresin etc. 52/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.1 Reglas del Sistema IV.1.1 Listado de procesos en background En este formulario se pueden ver todos los procesos background definidos para la aplicacin. Se puede activar/desactivar el proceso y visualizar el log de ejecucin del proceso. 53/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.1.2 Planificador de procesos En la ventana Planificador de procesos se puede programar los procesos que luego se van a ejecutar automticamente. Los procesos se pueden ejecutar diariamente o un da concreto de la semana. Tambin se puede indicar el tiempo en que se ejecuta. 54/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.1.3 Idioma La ventana Idioma permite definir mltiples idiomas para los usuarios simultneament e. Por ello, es posible que diferentes usuarios accedan a la aplicacin y trabajen con la misma informacin pero con interfaces (ventanas, solapas y campos) en dife rentes idiomas. Si el idioma es Lenguaje del sistema, se permite la traduccin de los campos de la s pantallas. 55/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.1.4 Import/Export Translations Mediante esta ventana se importan/exportan las traducciones de la aplicacin media nte ficheros .xml IV.1.5 Moneda La ventana Moneda permite definir cualquier divisa, para posteriormente poder se r utilizada en la aplicacin. Se pueden definir nuevas divisas a nivel de aplicacin por el System Administrator o bien a nivel de estadsticas por los usuarios. Con las precisiones se indican el nmero de decimales que se usarn en los clculos. E n la solapa de reglas de conversin se definen las conversiones entre monedas para un periodo de tiempo. 56/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.1.6 Rangos de conversin La ventana Rangos de Conversin es usada para definir los ratios de conversin que s ern utilizados para calcular los importes de los documentos en diferentes divisas . Cada conversin es vlida solo en el periodo de tiempo definido. 57/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.1.7 Pas, provincia y ciudad Esta ventana permite definir pases, regiones y ciudades de diferentes entidades p ara ser utilizadas en el campo direccin. Los pases estn predefinidos por el sistema incluyendo los estados de Estados Unido s y Canad y las provincias espaolas. 58/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.1.8 Men La ventana Men permite definir la estructura de mens y submens de la aplicacin. Los mens que cada usuario pueda visualizar dependen de la configuracin de los roles. A esta ventana solamente puede acceder el System Administrator. Cada entrada del men que no sea de agrupacin se relaciona con un elemento de la aplicacin. Mediante el campo accin se indica el tipo de elemento. 59/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales Proceso de creacin del men: 1. Crear un nuevo registro mediante el botn Nuevo. 2. R ellenar el registro adecuadamente segn la descripcin que se realiza ms abajo sobre cada uno de los campos. 3. Asignar el men creado a un determinado lugar de la est ructura de rbol. Para ello, en recuadro asignar, elegir abajo el men que deseamos colocar en el rbol. Y arriba el punto de la estructura del que queremos colgarlo. Si se desea que el elemento sea hijo se selecciona "Es hijo" y pulsar "Asignar" . 60/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.1.9 Flujo de trabajo La ventana Flujo de Trabajo permite configurar los flujos de trabajo existentes en la aplicacin. Un Flujo de Trabajo son los pasos que se deben de dar para la cr eacin de un tercero, producto, etc. en la aplicacin. Los nuevos Flujos de Trabajo creados en la aplicacin se generan automticamente, y son accesibles para los roles que han obtenido permiso. 61/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales En la solapa Nodos se definen los nodos del Flujo de Trabajo. Cada uno de ellos representa un paso para la configuracin que se quiere definir. Para definir el orden de los nodos, se debe de indicar a cada nodo cuales son su s nodos siguientes. Por lo tanto, la creacin de nodos debe de realizarse del ltimo al primero. 62/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.1.10 Generador de ayuda Este proceso genera un archivo .html con el contenido de la ayuda online de las ventanas. 63/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.2 Reglas de entidad IV.2.1 Crear entidad A travs de este formulario se pueden crear entidades. Este proceso adems de crear la entidad hace una inicializacin generando tambin un usuario, roles, etc. 64/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.2.2 Entidad Openbravo es una aplicacin multi-empresa. Entidad es cada una de las empresas ges tionadas por el aplicativo. La gestin de cada una de estas entidades se hace de m odo independiente al resto. Cada entidad est formada por una o ms organizaciones. *No se debe crear nuevas entidades desde esta ventana, el proceso de creacin de u na nueva entidad requiere una serie de comprobaciones y procesos que se realizan en el proceso Reglas generales/Reglas de entidad/Crear entidad. IV.2.3 Usuario La ventana Usuario permite definir y editar usuarios de la aplicacin. Una vez han accedido a la aplicacin, dependiendo de los roles que cada usuario tenga asignad os, podr acceder a unas funcionalidades determinadas. En esta ventana tambin se pu eden editar los contactos que se hayan definido en la ventana de terceros. Para que un usuario tenga acceso a la aplicacin tiene que tener definido un nombre usu ario y una contrasea. 65/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales La solapa Roles de Usuario permite asignar diferentes roles a los usuarios. Cada usuario puede acceder a la aplicacin con uno o ms roles. Un rol a su vez puede se r asignado a ms de un usuario. Antes de asignar roles a usuarios de la aplicacin, es necesario crearlos en la ventana Rol del men Reglas de entidad. IV.2.4 Rol La ventana Rol permite definir los accesos o permisos para cada uno de los usuar ios de este sistema. Los roles controlan el acceso a las ventanas, tareas, infor mes, etc. El proceso de creacin de entidad crea automticamente los roles de Administrador de la entidad y Usuario de la entidad. Adems se pueden aadir roles adicionales para controlar el acceso a las diferentes funcionalidades o datos. Posteriormente, a cada usuario se le asignan los roles correspondientes. 66/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.2.5 Seguridad Sesin Esta ventana muestra la relacin de las sesiones registradas en la aplicacin. 67/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.3 Reglas de organizacin IV.3.1 Organizacin La ventana Organizacin permite crear nuevas organizaciones para una entidad parti cular. Se entiende por organizacin cada una de las divisiones de una entidad, sea realizada por objetivos, localizacin, etc. Las organizaciones se pueden organizar en modo rbol de forma que una organizacin p ueda tener acceso a documentos propios y de las organizacin hijas pero no a los d ocumentos de las organizaciones hermanas y padres. 68/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.3.2 Banco-Sucursal La ventana Bancos se usa para definir los bancos y las cuentas asociadas para ca da organizacin o tercero. 69/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.3.3 Caja La Ventana Caja define las cajas en los cuales luego se procesan las transaccion es de dinero. Cada caja es de una divisa especifica. 70/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.4 Datos IV.4.1 Comn Preferencias Mediante la ventana de preferencias se establecen valores por defec to para cualquier campo de la aplicacin. Estas preferencias pueden ser establecid as a nivel de entidad, organizacin y usuario. Mensaje de error La Ventana Mensajes de Error muestra todos los mensajes de erro r definidos en la aplicacin. Esto es para el uso de la Administracin de Sistema. 71/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales Variables sesin Es para uso del Administrador del Sistema En la solapa Preferenci a se indican datos de configuracin de la aplicacin. 72/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales En la solapa Variables de sesin aparecen todos los variables que hay en sesin con sus valores y la ventana a le que estn asociados. IV.4.2 Importar datos El mdulo Importar datos permite: Definir diferentes formatos que se utilizan en las importacines. Los formatos se definen con parmetros particulares y por los campos que forman la plantilla de im portacin. Importar ficheros de carga, indicando el formato de importacin, en la ta bla temporal correspondiente a los datos que se desean importar. Importar ficher os EDI (Electronic Data Interchange) Importar terceros, productos, cuentas, lneas de informes, inventarios, pedidos, facturas, libros mayores de asientos, presup uestos. En estas ventanas se encuentran los datos importados con los ficheros de carga. De aqu, mediante el botn Importar, se introducen en la aplicacin. 73/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.5 Gestin de Terceros El modulo de Gestin de terceros permite definir todos los clientes, proveedores, acreedores y empleados, con los que la compaa establece relacin. La correcta gestin de los datos sobre los terceros es el aspecto clave para garantizar la coherenci a en el funcionamiento de la aplicacin. Existen tres tipos de terceros: Clientes, Proveedores y Empleados. Un mismo terc ero puede ser tanto de un solo tipo como de varios a la vez. Es decir, puede ser simultneamente cliente y proveedor, cliente y empleado etc. La informacin sobre los terceros incluye: los nombres, direcciones, modos de fact uracin, tarifas, formas y condiciones de pago, cuentas bancarias y contables, des cuentos, rappels, etc. La explicacin detallada de esos campos se presenta en los prrafos siguientes. 74/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.6 Terceros La ventana Terceros define las entidades con las que la entidad establece relacin . En la primera solapa se define la informacin comn para todos los tipos de tercer os: identificador, tratamiento, nombres: comercial y fiscal, descripcin, NIF/DNI, URL, etc. Cada tercero puede estar asignado a un grupo de terceros. Esta opcin p ermite aplicar unas caractersticas a los terceros que se corresponden con el grup o seleccionado. Valoracin: permite valorar al tercero segn su importancia dentro de la organizacin. Recargo equivalencia: es un rgimen al que pueden atenerse empresarios minoristas que sean personas fsicas. Es aplicable al sector de comercio al por menor. No pr esentan declaraciones/liquidaciones de IVA a hacienda. El minorista repercute el IVA a sus clientes. Las cuotas de recargo de equivalencia lo repercuten sus pro veedores, representa el IVA que les correspondera ingresar en 75/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales rgimen general por el valor aadido generado en su actividad de comercio minorista. Es decir, que hay que encargarse de la gestin de IVA para el tercero. Los porcen tajes de recargo de equivalencia varan en funcin de los impuestos: IVA=16%, Rec.Eq uiv.=4%; IVA=7%, Rec.Equiv.=1%; IVA=4%, Rec.Equiv.=0.5%. Cdigo entidad en tercero : identifica nuestra organizacin en este tercero. Es decir, es el cdigo asignado a nuestra entidad en este tercero. Este cdigo de referencia puede ser utilizado en impresos de compra/venta con el fin de ser identificados ms fcilmente por el terc ero. Exento de impuestos: Si un tercero est exento de impuestos se le aplicar el r ango impositivo marcado cmo exento, que habitualmente tendr asociado una tasa del 0%. De este modo, aunque el impuesto aplicado sea nulo es posible rastrear trans acciones exentas de impuestos Cliente potencial: todava no es un cliente aunque e s muy probable que se convierta en cliente en un futuro prximo. Por esa razn apare cen unas casillas adicionales que permiten evaluar el cliente: Valor potencial, N empleados, Cuota de mercado, Valor real, Volumen de ventas, Fe cha de primera venta, Coste de adquisicin. 76/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales IV.6.1 Cliente La solapa Cliente define a un tercero que es un cliente de esta organizacin. Si se selecciona la opcin Cliente, se mostrarn campos adicionales relacionados a c lientes: Facturacin: define como se va a realizar la facturacin al Cliente. Hay va rias opciones de facturacin: Despus de entregado: se facturan todos los albaranes ya entregados Inmediato: se facturan todos los pedidos recibidos, sin esperar a ser entregados No facturar: los pedidos asociados a este modo de facturacin no se facturan (se utiliza para r etrasar la facturacin provisionalmente) Pedido completamente entregado: se factur an pedidos completamente entregados. Si se ha hecho una entrega (albarn) parcial de un pedido no 77/179 Openbravo Manual de Usuario

IV.Reglas generales se facturar hasta que se entregue completamente Peridicamente: la facturacin se realiza segn el calendario de facturacin y teniendo en cuenta los pedidos entregados. Mediante el calendario de facturacin se estable ce tambin la fecha de facturacin Calendario de facturacin: indica la periodicidad con la que se generan las factur as. Los detalles de funcionamiento de los calendarios de facturacin se explican e n el apartado V.3.4 Tarifa: es una tabla o catlogo de precios que se han de pagar por la adquisicin de un servicio o producto de nuestro catlogo. Cada tercero tien e asignada una nica tarifa. Una tarifa esta compuesta por una o ms versiones de ta rifa. Cada versin esta formada por una lista de precios. Los detalles de funciona miento de tarifas se explica en el apartado VI.5.4 Forma de pago: indica la form a en que se realiza el pago de la factura: A la vista, cheque, contado albarn, ef ectivo, giro bancario, ingreso por banco,