Embed Size (px)
Citation preview
Anexo N° 02: FORMATO PARA PUBLICACIÓN DE RECOMENDACIONES DEL INFORME DE AUDITORÍA ORIENTADAS
A MEJORAR LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD
ESTADO DE IMPLEMENTACION DE LAS RECOMENDACIONES DEL INFORME DE AUDITORÍA ORIENTADAS A LA MEJORA DE LA GESTIÓN
Directiva N°016- 2016-CG/GPROD "Implernentación y seguimiento a las recomendaciones de los informes de auditoria y su publicación en el Portal de Transparencia Estándar de laEntidad"
Eníidad:
Periodo de seguimiento:
Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI
1 de setiembre al 31 de octubre 2018
NQ DEL INFORME DEAUDITORÍA
008-2007-3-0235
Informe Largo de AuditoriaFinanciera Operativa al 31 deDiciembre de 2006"
004-2008-2-3376
Examen Especial a losProceso de Liquidación yTransferencia de Obrasejecutadas por Convenio o porContrata 1992-1998
003-2012-2-3376
Examen Especial a laadministración, supervisión ycontrol de los bienes de ayudahumanitaria que INDECIproporciona a los GobiernosRegionales, periodo del 01 deenero del 2009 al 31 diciembrede 2011
\^2lVx'
TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA
Auditoria Financiera
Examen Especial
Examen especial
N°deRECOMENDACIÓN
3
5
1
7
RECOMENDACIÓN
At SubJefe del Instituto Nacional de Defensa Civil:
Que, el jefe de la Oficina de Administración y la Oficina de Contabilidaddeberá disponer al más breve plazo un trabajo especial deinvestigación, análisis y regularización el rubro gastos pagados poranticipado que se vienen arrastrando de años anteriores, con lafinalidad de realizar las regularizaciones a que hubiera lugar en lascuentas encargos generales y en anticipos concedidos a contratistas.
Al Sub Jefe del Instituto Nacional de Defensa Civil
Que, la Gerencia Nacional de Prevención en coordinación con el Jefede la Oficina de Administración, deben efectuar la conciliación y aplicarlos procedimientos respectivos para su registro contable de losdesembolsos de dinero de las obras ejecutadas en los ejercicio 1992 al2001, con la finalidad de regularizar en libros estas obras.
Al Jefe del Indeci:
Que la Oficina de Asesoría Jurídica, adopte las acciones legales que fuerannecesarias para el recupero del 25% dei Fondo de Garantía devueltoindebidamente a contratistas y establecer el inicio del procedimientoadministrativo sancionador en tomo a la determinación deresponsabilidades detectadas por la Comisión de Liquidación de Obras, através de los Informes Técnicos; debiendo para ello, solicitar a la DirecciónNacional de Prevención, los documentos o expedientes que contengansituaciones irregulares por la devolución integra de los Fondos deGarantía, identificando a los contratistas que ejecutaron las obras, a losresponsables que devolvieron dichos fondos, montos y obrascorrespondientes.
Recomendación de la Debilidad n.° 1 (En Proceso)Que el Jefe del INDECI disponga que el Sub Jefe del Indeci:
Instruya al director nacional de Logística para que en coordinación con laOficina de Planificación y Presupuesto establezca un plazo perentorio paraactualizar los manuales de procedimientos en relación a las acciones quese siguen en la ejecución de los procesos del Almacén Nacional Generalconcordantes con la nueva normativa aplicable al Indeci especialmente laLey y Reglamento del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastre-SINAGERD.
Recomendación de la Debilidad n° 3 (En Proceso)Que el Jefe del Indeci disponga que el Sub Jefe del Indeci;
Inste al director nacional de Logística para que realice las acciones quecorresponda a fin de su disposición final de los purificadores de agua asicomo el automóvil Volkswagen que se encuentran ubicados en el almacénde la DRI Norte Piura previa calificación y justificación documentada deluso y destino de los mismos.
Recomendación de la Debilidad n.° 4 (Pendiente)Que el Jefe del INDECI disponga que el Sub Jefe del Indeci:
Que la Dirección Nacional de Logística prepare un proyecto de normativainterna en la que se establezcan reglas o protocolos de almacenamientode bienes de ayuda humanitaria, para las actividades de: clasificación,ordenamiento, organización y desplazamiento.
ESTADO DE LARECOMENDACIÓN
En Proceso
En Proceso
En Proceso
En Proceso
En Proceso
En Proceso
N° DEL INFORME DEAUDITORÍA
001-2014-2-3376
Examen Especial al Indeci"Proceso deaprovisionamiento parabrindar apoyo alimentarioestablecido en la Ley dePresupuesto 2013, Periodo2013
004-2014-2-3376
Examen Especial al Indeci a la"Gestión de la DirecciónDesconcentrada de Lima"Periodo 2013
001-2014-3-0066
Informe Largo de AuditoríaFinanciera , ejercicio 2013
005-2015-2-3376
Auditoria de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil a los "Procesos deContratación de Servicios",periodo 2014
TIPO DE INFORMEDE AUDITORIA
Examen Especial
Examen Especial
Auditoría Financiera
Auditoría deCumplimiento
N°deRECOMENDACIÓN
2
12
3
4
1
2
3
6
RECOMENDACIÓN
A través de la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa,disponga:
Que la Oficina General de Administración efectúe ias acciones pertinentespara el recupero de S/.9 362,85 por ia vía administrativa, caso contrario serequiera el inicio de tas acciones legales que correspondan, teniendo enconsideración que su inconducta funcional no se encuentra sujeta lapotestad sancionadora de la Contraloria General de la República.
A través de la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa,disponga:
Que la Oficina General de Administración y la Oficina de Logística denestricto cumplimiento a las pronunciamientos, resoluciones u otrasdisposiciones que emita el Organismo Superiorde Contrataciones - OSCE,así como a la normativa de contrataciones del Estado, relacionada aldeslinde de responsabilidades, de cuyos resultados deberá informar alÓrgano de Control Institucional.
Al Jefe del Indeci, para que en el ejercicio de sus atribuciones disponga:
A través de la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa,disponga:
Que la Oficina General de Administración, efectúe acciones inmediataspara contar con información detallada de los recursos directamenterecaudados que permita identificar, tanto los ingresos corno las salidas dela cuenta y composición de los saldos, de manera que facilite la revisión delos mismos, merituando la pertinencia de ¡mplementar un sistemainformático para su control.
Al Jefe del Indeci, para que en el ejercicio de sus atribuciones disponga:
A través de la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa,disponga:
Que la Oficina General de Asesoría Jurídica dé celeridad a la formulaciónde los documentos necesarios para realizar los trámites tendientes a laaprobación de los lincamientos para la formulación y elaboración de losPlanes de Educación Comunitaria en Gestión Reactiva", a fin que losgobiernos regionales formulen su Plan Regional de Capacitación de Riesgode Desastres (Educación Comunitaria), bajo el actual marco normativo.
A la Jefatura del Indeci:
Disponerse realice la Implementación del Sistema de Control Interno, elcual se viene postergando en varios años consecutivos, a través del Comitéde Control Interno, Comité Técnico y los Órganos de la nueva estructuraorgánica de! Instituto Nacional de Defensa Civil - Indeci.A la Jefatura del Indeci:
Disponer las acciones necesarias para el recupero de las garantías poralquileres a través de la Oficina Legal, dado el tiempo transcurrido.
Ala Jefatura del Indeci:
Disponer que la Oficina de Control Patrimonial realice las gestiones quesean necesarias para la incorporación a los activos del indeci, de losinmuebles cedidos en uso
A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria General delIndeci:
Disponer que la Oficina General de Administración elabore e impulse laaprobación de una Directiva Interna, que regule las compras menores a 3UIT, tas cuales deberán cumplirse bajo responsabilidad y que comprendaentre oíros, los lineamientos dictados con el memorándum n.° 607-2015-INECI/6.4 de 2 de febrero de 2015, señalándose, lo siguiente:
-Que las adquisiciones se realicen observando los principios de moralidad,imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía a fin de garantizarque la entidad obtenga servicios y productos de calidad requerida.
-Que el procedimiento abarque desde el requerimiento del área usuariahasta el cierre de ia orden de servicio y/o compra.
ESTADO DE LARECOMENDACIÓN
En Proceso
En Proceso
En Proceso
En Proceso
En Proceso
En Proceso
En Proceso
En Proceso
N° DEL INFORME DEAUDITORÍA
TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA
N°deRECOMENDACIÓN
RECOMENDACIÓNESTADO DE LA
RECOMENDACIÓN
006-2015-2-3376
Auditoria de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil a los "Procesos deContratación de Bienes",período 2014
Auditoria deCumplimiento
A la Secretaria General, como máxima autoridad administrafiva:
Disponer que la Oficina General de Administración, en coordinación con laOficina de Logística dada ia necesidad de contar y mantener los niveles destock establecido en el Plan Logistico para brindar ayuda humanitaria,establezcan el monitoreo permanentemente de los stocks de bienes deayuda humanitaria y se coordine con el área usuaria para que elrequerimiento se realice con la debida anticipación de acuerdo a loprogramado. Además, que informe oportunamente de presentarseincumplimiento injustificado en la entrega de bienes a fin de tomardecisiones gerenciales y accionar en ios plazos establecidos en lanormativa que regula ias Contrataciones del Estado, así evitar eldesabastecimiento de bienes de ayuda humanitaria para la atención de lasemergencias.
A la Secretaría General, como máxima autoridad administrativa:
Disponer que la Oficina General de Administración, establezcamecanismos efectivos de supervisión, seguimiento y control de !oscontratos para la adopción de acciones oportunas que permita cautelar ysalvaguardar el patrimonio institucional; además teniendo en cuenta laexistencia de un pasivo contingente con exposición de riesgo derivada decontroversias que se resolverán vía arbitraje respecto del Contrato n.° 008-2014-INDECI, deberá disponer las acciones que correspondan a efecto deproveer los recursos necesarios para una adecuada defensa de losintereses del Estado.
En Proceso
En Proceso
012-2015-2-3376
Auditoría de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil "Proceso de RespuestaDesarrollado por el Indeci enel Marco del Sistema Nacionalde Gestión del Riesgo deDesastre", Periodo 2014
A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaría General de¡Indecí:
Disponer que la Dirección de Políticas, Planes y Evaluación y la Direcciónde Respuesta en un plazo perentorio, establezcan por escrito los plazos deactualización, revisión y/o reformulación de ¡a normativa que se deriva delPlan Nacional de Gestión de Riesgos de Desastres - PLANAGERD yrealice las mejores prácticas de coordinación y comunicación con los entescompetentes para concluir con el de trámite de aprobación de la normativaaplicable al proceso de respuesta en el marco del Sinagerd, a fin de contarcon una estructura uniforme y estandarizada para una adecuada, oportunay articulada respuesta ante una situación de emergencia.
Auditoria deCumplimiento A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria General del
Indeci
Disponer que la Dirección de Políticas, Planes y Evaluación y la Direcciónde Respuesta establezcan en un plazo perentorio la actualización del PlanNacional de Operaciones de Emergencia, en el marco del SistemaNacional de la Gestión del Riesgo de Desastres - Sinagerd; así como de laculminación de los lineamientos que permitan la formulación y/oactualización de los Planes de Operaciones de Emergencia en los tres (3)niveles de gobierno; teniendo en cuenta que es competencia de ambasdirecciones la formulación y actualización del Plan Nacional de Gestión deRiesgo de Desastres.
En Proceso
En Proceso
013-2015-2-3376
Auditoria de Cumplimiento al"Procesos Operativos de lasDirecciones Desconcentradasde Cusco y Junín", Periodo2014
Auditoria deCumplimiento
A la máxima autoridad administrativa de la entidad - Secretaria General delIndecí:
Disponer que en un tiempo perentorio, las Direcciones DesconcentradasIndeci de Cusco y Junín, realicen las acciones necesarias para solicitar laInspección Técnica de Seguridad en Edificaciones-ITSE en lamunicipalidad de su jurisdicción, que permita garantizar el cumplimiento dela normativa en materia de seguridad en edificaciones vigentes en lasinstalaciones donde funciona el almacén y las oficinas administrativas yprevio al conocimiento de la situación de las otras instalaciones de laentidad en Lima y de las Direcciones Desconcentradas indeci, hacerextensiva la disposición.
En Proceso
'DEL INFORME DEAUDITORÍA
TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA
N°deRECOMENDACIÓN
RECOMENDACIÓNESTADO DE LA
RECOMENDACIÓN
015-2016-2-3376
Auditoría de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil "Proceso de Contrataciónde bienes y servicios",Periodo, 1 de enero al 31 dediciembre de 2015.
Auditoría deCumplimiento
A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:
Establezca que las Direcciones Desconcentradas del Indeci cuando existala necesidad que documentos originales con información relevante yprobatoria, como órdenes de compra y/o servicios, contratos, entre otros,deban ser notificadas a terceros involucrados (Proveedores) fuera delámbito geográfico de Lima; los lineamienfos que regulen losprocedimientos para la notificación, control y custodia sean asignadas bajoresponsabilidad a cada unidad orgánica durante el referido procedimiento,incluyendo aquéllas generadas en el contexto de una contratación directapor causal de situación de emergencia, resguardando su integridad para elarchivo con toda la información documentada en original.
En Proceso
017-2016-2-3376
Auditoria de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil "Evaluación al procesoTécnico de Almacenamiento yDistribución de los Bienes deAyuda Humanitariaalimentarios adquiridos en elmarco del D.U n.° 004-2015en los Almacenes del Indeci",periodo 01 de noviembre de2015 al 30 de agosto de 2016.
A la Secretaria General, como máxima autoridad Administrativa
Disponer que la Oficina General de Administración, instruya a la Oficina deLogística para que en coordinación con las áreas usuarias y en un plazoperentorio, elabore los lineamientos específicos de control para laprestación de servicios de locación, que regule el apoyo de las actividadesde las áreas usuarias, en tanto se encuentre en proceso de implementaciónel sistema del servicio civil.
Auditoría deCumplimiento
A la Secretaria General, como máxima autoridad Administrativa
Disponer que la Oficina General de Administración, en un tiempoperentorio, realice las acciones necesarias para solicitar la InspecciónTécnica de Seguridad en Edificaciones-ITSE en la municipalidad dejurisdicción de los almacenes del Indeci, que permita garantizar elcumplimiento de la normativa en materia de seguridad en edificacionesvigente; así como, instruya a la Oficina de Servicios Generales para querealice el mantenimiento y/o renovación de tableros e instalacioneseléctricas de los almacenes del Indeci, considerando el aislamiento demateriales de rápida combustión e inflamación.
En Proceso
En Proceso
008-2017-2-3376
Auditoria de Cumplimiento alInstituto Nacional de DefensaCivil "Proceso de Capacitaciónefectuadas por la Dirección deDesarrollo y Fortalecimientode Capacidades Humanas -DEFOCAPH", periodo 1 dejulio de 2015 al 31 dediciembre del 2016
Auditoria deCumplimiento
A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:
Disponer que la DEFOCAPH evalúe otras técnicas utilizando dentro de loposible tecnologías de información y comunicación que permitan cumplirla "Supervisión y Monitoreo del Plan de Educación Comunitaria" y con laOficina General de Planificación y Presupuesto realicen lascoordinaciones que resulten necesarias que permita cumplir con dichaactividad acorde a los lineamientos y objetivos establecidos en el Plan deEducación Comunitaria; asimismo, la DEFOCAPH deberá planificar estaactividad con un alcance razonable y en función a los recursos con que secuenta.
A la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:
Disponer que la DEFOCAPH en coordinación con la Oficina General deAdministración evalúe y de ser ei caso se defina un espacio físico para elfuncionamiento del Centro Nacional de información en Prevención yAtención de Desastres - CENIPAD, donde opere y desarrolle susactividades habituales, considerando de ser el caso las descentralizacióny ubicación en alguna Dirección Desconcentrada.
En Proceso
En Proceso
Al Jefe del Instituto Nacional de Defensa Civil - Indeci:
Disponer el inicio de las acciones administrativas para el deslinde de
responsabilidades de los funcionarios y servidores de la Entidadcomprendidos en las observaciones n.°= 3 y 4 teniendo en consideración
que su inconducta funcional no se encuentra sujeta a la potestadsancionadora de la Contraloría General de la República.
Al Jefe del Instituto Nacional de Defensa Civil - Inded:
Poner en conocimiento de la Procuraduría Pública encargada de los
asuntos judiciales del Ministerio de Defensa, para que inicie las acciones
legales respecto a los funcionarios y servidores señalados en lasobservaciones de carácter civil reveladas en el informe.
En Proceso
En Proceso
N° DEL INFORME DEAUDITORÍA
TIPO DE INFORMEDE AUDITORÍA
N°deRECOMENDACIÓN
RECOMENDACIÓN ESTADO DE LARECOMENDACIÓN
017-2017-2-3376
Auditoria de Cumplimientoai Instituto Nacional de
Defensa Civil "Proceso decontratación de bienes yservicios", periodo 1 de
enero de 2016 al 30 de abrilde 2017.
Auditoria deCumplimiento
10
11
A !a Secretaría General, como máxima autoridad administrativa:
Disponer que la Oficina General de Administración en coordinación con laOficina de Logística, apruebe en un plazo perentorio, una directiva internaque establezca ííneamientos precisos para el control de plazoscontractuales en las adquisiciones de bienes y contratación de servicios ydefina a! personal encargado de su ejecución, en coordinación con ei áreausuaria responsable de emitir los informes de conformidad, en estrictocumplimiento de la normativa de contrataciones aplicable, con la finalidadde salvaguardar los intereses de la Entidad.
A ia Secretaría General, como máxima autoridad administrativa:
Disponer que la Oficina General de Administración, apruebe un lineamieníoque proponga la Oficina de Logística, donde establezca los procedimientosque la Entidad debe desarrollar desde el requerimiento, a fin de aseguraruna adecuada sustentación técnica y documentaría para lasContrataciones Directas de bienes y servidos, que incluya un reporte queespecifique el saldo de inventario disponible y su ubicación, en el marco dela normativa de contrataciones del Estado, que coadyuve al cumplimientode sus objetivos institucionales.
A la Secretaría General, corno máxima autoridad administrativa:
Disponer que la Oficina General de Planificación y Presupuesto elabore unllnearniento que establezca los plazos perentorios que las áreas usuariasdeben tener en cuenta para el requerimiento oportuno de los serviciospermanentes, el mismo que deberá ser sujeto a supervisión y monitoreopor las áreas usuarias, bajo responsabilidad, a fin de que losprocedimientos se efectúen de manera oportuna.
A la Secretaría General, como máxima autoridad administrativa:
Disponer que la Oficina General de Administración designe ai personal dela Oficina de Logística encargado de publicaren el SEA CE dentro del plazoestablecido por la normativa vigente: los contratos, órdenes de compra yórdenes de servicio que se generen en el marco de los procesos decontratación, así como del personal que efectúe la supervisión yseguimiento permanente de la labor realizada.
A la Secretaría General, como máxima autoridad administrativa:
Disponer que la Oficina General de Administración encargue a la Oficinade Logística que complete la información fáltente observada, y designe alpersonal a cargo de realizare! ordenamiento, foliación, control y custodiade ia documentación, estableciendo para ello competencias, plazos yresponsabilidades; así como a! responsable de la supervisión yseguimiento permanente de la labor realizada por dicho personal.
A la Secretaría General, como máxima autoridad administrativa:
Disponer que la Oficina General de Administración, encargue a la Oficinade Logística que elabore un instructivo técnico estableciendo losprocedimientos y plazos para comunicar al Tribunal de Contrataciones delEstado ante posibles infracciones que sean detectadas en losprocedimientos de selección en ei marco de la normativa incluyendocompras menores a 8 UIT.
En Proceso
En Proceso
En Proceso
En Proceso
En Proceso
En Proceso
