Secuenciación de las actividades del proyecto, estimación de la duración de las actividades y ruta crítica

Una vez que se han definido las actividades del proyecto se deben representar en un

calendario que permita conocer la duración total y presente las bases para el

seguimiento y control.

Para establecer la duración total se requiere definir el tiempo estimado de cada tarea,

la secuencia de las tareas, es decir, las dependencias que existen entre ellas para su

realización y finalmente hacer las adecuaciones necesarias para crear el calendario del

proyecto.

Administración del tiempo del proyecto

La administración del tiempo del proyecto inicia con la definición de los tiempos

estimados para realizar cada tarea e incluye los procesos requeridos para asegurar que

el proyecto sea terminado a tiempo de acuerdo con las estimaciones.

En muchas áreas de aplicación, las actividades comprenden un conjunto de tareas, sin

embargo, en otras áreas, las tareas comprenden un conjunto de actividades. No es

importante el término usado sino la descripción del trabajo que debe ser hecho por las personas.

Estimación de la duración de las actividades

La estimación del tiempo por tarea involucra el cálculo del número de períodos de

trabajo que se requieren para completarla.

El cálculo lo provee la persona o equipo de trabajo que está más familiarizada con la

actividad, o al menos, debe aprobar el estimado considerando tiempos de espera como fines de semana o asuetos

Para determinar los tiempos se requiere la siguiente información:

Lista de actividades

Restricciones

Supuestos

Requerimientos de recursos Información histórica

Es muy importante que el negocio administre información hostórica sobre la duración de

las actividades a través de diferentes fuentes como archivos de proyectos, bases de

datos comerciales con duraciones estimadas o el conocimiento del equipo del proyecto

La estimación la debe realizar la persona con más conocimiento de la tarea ya que el

juicio experto evita la incertidumbre y el riesgo. Otra técnica que puede utilizarse es la

estimación análoga que también es llamada Top down e implica usar la duración de

una actividad similar previa. Es útil para estimar la duración de proyectos con

información limitada. Se recomienda utilizarla cuando las actividades son realmente

similares y las personas que preparen los estimados poseen la experiencia necesaria

Existen herramientas mas sofisticadas como la simulación que nvolucra el cálculo de

múltiples duraciones con diferentes conjuntos de supuestos en este caso, el análisis más

común es el método de Monte Carlo que define para cada actividad una distribución de posibles resultados para todo el proyecto.

Dependencias de tareas

Para que una tarea pueda ser realizada se requiere la autorización del inicio del proyecto

o la conclusión, inicio o terminación de otra tarea definida en la metodología para

desarrollar el producto final, esto es llamado dependencia. Por ejemplo, cuando se

construye una casa, no es posible realizar la tarea colocar el techo si haber realizado

previamente varias tareas, por ejemplo, construir muros. La tarea colocar techo es

dependiente de la tarea construir muros.

Para realizar el calendario del proyecto se requiere analizar y definir la dependencia de

cada una de las tareas del proyecto y con ellas, se construye un diagrama gráfico del

flujo de trabajo del proyecto. Este paso se desarrolla usando la información de las tareas descritas en la WBS.

La red de actividades muestra:

Las actividades del proyecto

La secuencia lógica de las actividades Las interdependencias entre actividades

En algunas áreas, la WBS y la lista de actividades se desarrollan al mismo

tiempo. A continuación se muestra la representación gráfica de una red de actividades:

Las Flechas representan dependencias, no se relacionan con duración

Los beneficios de representar el proyecto en función de una red de actividades son los siguientes:

Es fácil de comunicar la relación de actividades a todos los participantes

Permite hacer modificaciones cuando ocurren eventos inesperados

Provee las bases para calendarizar la mano de obra y equipo

Fortalece la comunicación entre todos los grupos

Provee un estimado de la duración del proyecto

Provee las bases de presupuestación del flujo de efectivo

Identifica actividades críticas

Resalta actividades que podrían comprimirse para lograr fechas de entrega Minimiza las sorpresas durante el desarrollo del proyecto

Para la construcción de la red de actividades se utilizan Nodos para representar actividades y flechas para mostrar las dependencias y flujo del proyecto.

Cada actividad representa una o más tareas que requieren tiempo y el más alto nivel en un

diagrama del sistema es llamado milestone

La terminología utilizada en la construccion de las redes de actividades es la siguiente:

Actividad Evento que se lleva a cabo en el proyecto y que tiene asignado un tiempo, costo y responsable (A)

Actividad fusionadora (Merge) Es una actividad que depende de la realización de otras actividades (D)

Actividad de ruptura (Burst) Actividad de la que dependen varias actividades (D)

Actividad paralela (Parallel) Actividad que puede realizarse al mismo tiempo que otra (B)

Camino (Path) Secuencia de actividades dependientes (Inicio-B-D-Fin)

Camino crítico (Critical path) Serie de actividades dependientes que

representan la máxima duración del proyecto. Se obtiene mediante cálculos

Evento Una actividad que no requiere tiempo para realizarse. (Inicio)

La red de actividades puede hacerse utilizando diferentes enfoques, por ejemplo:

AON Activity on Node Las actividades se representan en nodos

AOA Activity on arrow Las actividades se representan en las flechas

Existen reglas básicas para desarrollar la red de actividades:

El flujo de la red se interpreta de izquierda a derecha

Una actividad no puede iniciar hasta que se hayan terminado sus actividades

precedentes

Las flechas indican precedencia y flujo y pueden cruzarse

Cada actividad debe tener una identificación única

El identificador de una actividad debe ser mayor que el de todas sus actividades

predecesoras

No se permiten ciclos ya que no se representa el proceso, solo las dependencias

No se permiten estatutos condicionales

Cuando hay múltiples actividades que inician al mismo tiempo, se sugiere

integrarlas con un nodo de inicio. Lo mismo sucede con la terminación del

proyecto

Para la construcción de la red, se utilizan diferentes técnicas que tienen los mismos objetivos y que difieren en la manera de representarla, tales como:

Diagrama CPM (Critical Path Method)

Diagrama Pert (Program Evaluation Review Technique)

Diagrama TLN (Time Line Network)

Diagrama de precedencias PDM (Precedence diagramming Method)

Diagrama de flechas (Arrow Diagramming Method)

El conocimiento de la disciplina establece ciertas dependencias entre las tareas, sin

embargo, existen otras dependencias que se definen como:

Dependencias mandatorias "hard logic": Son inherentes a la naturaleza

del trabajo que se realiza e incluyen limitaciones físicas. Un prototipo

primero debe crearse antes de ser probado.

Dependencias discrecionales: Son definidas por el equipo del proyecto

y normalmente se basan en el conocimiento de las "mejores prácticas" en

el área de aplicación

Dependencias externas al proyecto: Involucra una relación entre las

actividades del proyecto con actividades fuera de él en las que intervienen

entidades externas

Restricciones: Factores que podrían limitar las opciones de trabajo y

decisión del equipo del proyecto

Supuestos: Factores que para propósitos de planeación pueden ser

considerados verdaderos, reales o certeros, involucran un cierto grado de

riesgo

Una vez que se han determinado las tareas dependientes, se requiere establecer

el momento de la dependencia, por ejemplo, una tarea debe iniciar cuando

termine su predecesora por lo que será Final-Inicio. De igual manera existen las

siguientes dependencias:

Ruta Crítica

Hasta este momento se ha construido la red de actividades en la que cada una tiene

definida su duración, sin embargo, se desconoce la duración total del proyecto por lo que

debe calcularse la Ruta crítica que consiste en la serie de actividades dependientes que representan la mayor duración del proyecto

El conocer la ruta crítica permite administrar el calendario, asignación los recursos de la

mejor manera y administrar el riesgo.

Los elementos mas importantes que se consideran en el cálculo son:

Que se representarán en la red de actividades:

Cada una de las actividades tendrá una fecha en el calendario dependiendo de su

duración y de sus actividades predecesoras por lo que requiere que sea calculado el tiempo primero de inicio y de terminación de acuerdo a lo siguiente:

En este caso, la actividad A inicia en el tiempo 0 por lo que terminará optimistamente en

el tiempo 5, es decir, se calcula el tiempo de inicio mas la duración. El tiempo primero

de terminación de la actividad, será el tiempo primero de inicio de las subsecuentes. En

el caso de que una actividad dependa de varias actividades, su tiempo primero de inicio será el tiempo de terminación de la actividad predecesora de mayor duración:

Con este cálculo se conoce el tiempo total del proyecto pero aun no se ha determinado la serie de actividaes que generan este tiempo.

El siguiente cálculo consiste en el tiempo último de inicio y de terminación de cada actividad de acuerdo a lo siguiente:

Para definir estos tiempos, se iguala la fecha optimista con los tiempos últimos y se procede a calcular de derecha a izquierda los tiempos últimos de cada actividad.

El tiempo último de terminación de una actividad, será el tiempo último de inicio de su

actividad sucesora, mientras que el tiempo último de inicio será el tiempo último de

terminación menos la duración de la actividad. En el caso de haber mas de una actividad sucesora, se toma como tiempo último de terminación la de menor duración:

Hasta este momento, se ha establecido la red de actividades con los tiempos, pero aun

no se establece la ruta crítica. Esta definición requiere calcular la holgura de cada actividad.

La holgura se determina restando el tiempo último de terminación menos el tiempo

último de inicio o el mismo cálculo con los tiempos primeros. Una validación del proceso

consiste en verificar que el resultado sea el mismo utilizando cualquiera de los dos

conjuntos de tiempos: