3.-Excel 2010 (Manual)

Excel es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office System. Permitecrear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos

y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, sepuede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos,escribir frmulas para realizar clculos con dichos datos, dinamizar los datos de

diversas maneras y presentarlos en una variedad de grficos con aspectoprofesional.

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Herramientas de Informtica para la Empresa

Dionicio Herrera, David Pg. 1 [email protected]

INICIAR EXCELEn primer lugar, empecemos por abrir la aplicacin. Para ello, seguir alguna de lassecuencias siguientes:1. Botn Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Excel 2010

LA VENTANA DE APLICACINAl iniciar Excel aparece la ventana de Aplicacin, como la que a continuacin semuestra.

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CONCEPTOS BSICOS

Ahora vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2010, que es un libro, unahoja de clculo, que es una celda, puntero de celda, etiquetas, para saber diferenciarentre cada uno de ellos. Cuando conozca todo esto estar en disposicin de empezar acrear hojas de clculo.

Libro.

Es el archivo creado en Excel. Al grabar se le asigna un nombre y el propio Excel le dala extensin .xlsx Un libro puede tener muchas hojas en funcin de la memoriadisponible (el nmero predeterminado es 3)

Hoja de Clculo.

Es una Matriz formada por 16,384 columnas y 1048,576 filas. Es aqu donde secolocan los datos que queremos calcular, ordenar o hacer referencias.

Celda.

Es la interseccin de una Columna con una fila. La celda almacena informacin, la cualpuede ser un texto, un nmero, una fecha, una hora, una frmula, una funcin, ocualquier otro objeto. Las celdas se identifican por su Direccin, la cual consta de unaletra (columna) y un nmero (fila). En la grfica la celda activa es C6.

Puntero de Celda.

Es el rectngulo brillante que nos indica sobre que celda nos encontramos. Puedemoverse a cualquier celda de la hoja. En la parte inferior derecha posee un cuadro derelleno que permite copiar y llenar series.

Etiquetas.

Muestra la Hoja activa del total de hojas que componen el libro de Excel. En la imagenla hoja activa es la Hoja 1.

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DESPLAZAMIENTO DEL PUNTERO DE CELDA

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en un momento dado. Para moverse porla Hoja rpidamente, las teclas que podemos usar son:

MOVIMIENTO TECLADOCelda Abajo FLECHA ABAJOCelda Arriba FLECHA ARRIBACelda Derecha FLECHA DERECHACelda Izquierda FLECHA IZQUIERDAPantalla Abajo AVPAGPantalla Arriba REPAGCelda A1 CTRL+INICIOPrimera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBAltima celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJOPrimera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIOltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHAHoja Siguiente CTRL + AVPAGHoja Anterior CTRL + REPAG

OPERACIONES CON LIBROS

En esta nueva versin de Excel los comandos para la gestin de libros (Crear, Guardar,Abrir, Imprimir, etc.), se encuentran alojados en la Ficha Archivo.

Tambin pueden utilizarse los botones de la Barra de Herramientas de Acceso Rpido:

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Si desea guardar el libro con otro nombre o en otra ubicacin elija la opcin: GuardarComo (F12)

1. Elija, Libro de Excel (si desea guardar el libro con la versin actual).Elija, Libro de Excel 97-2003 (si desea guardarlo como una versin anterior).

2. Seleccione la ubicacin (disco y/o carpeta), donde desea guardar el libro3. Asigne un nombre para identificar el libro y pulse el botn Guardar

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OPERACIONES CON HOJAS

Para organizar el libro de la manera ms conveniente es posible insertar hojas nuevas,eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc.

SELECCIONAR VARIAS HOJAS

Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellassimultneamente, como podra ser eliminar varias hojas en un solo paso o introducir losmismos datos en varias hojas a la vez.

Para seleccionar varias hojas:

1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja2. Mantener pulsada la tecla Ctrl3. Hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas.

O bien se hace clic en la primer hoja a seleccionar y oprimiendo la tecla Shift se haceclic en la ltima hoja a seleccionar. Esta forma es conveniente cuando las hojas aseleccionar se encuentran contiguas.

DESPLAZARSE POR LAS HOJAS

Para desplazarse a una hoja de un libro, basta con hacer clic en su etiqueta. La hojaactiva se mostrar en negrita.

Si el Libro posee muchas hojas, la manera ms sencilla de desplazarse es utilizando losbotones de desplazamiento, como se muestra en la siguiente figura:

Mediante estos botones se puede desplazar a la etiqueta de la derecha (c) o hacia laizquierda (b), o bien ir a la primera (a) o a la ltima (d) hoja del libro.

INSERTAR HOJAS

Un Libro contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. Lacantidad mxima de hojas vendr limitada tan slo por la memoria disponible.

Para insertar ms hojas a un libro utilice uno de los siguientes mtodos:

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Hacer clic en el cono Insertar hoja de clculo situado a laderecha de la ltima hoja del libro.

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Insertar Insertar Hoja Teclado: Shift + F11 Men contextual en la etiqueta Insertar

Automticamente se insertar una nueva hoja, con un nuevo nmero.

ELIMINAR HOJAS

Para eliminar hojas de un libro utilice uno de los siguientes mtodos:

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Eliminar Eliminar Hoja Men contextual en la etiqueta Eliminar

CAMBIAR NOMBRE DE HOJAS

Para cambiar el nombre de una hoja utilice uno de lossiguientes mtodos:

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, FormatoCambiar el nombre de la Hoja

Men contextual en la etiqueta Cambiarnombre

Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dar undoble clic sobre la etiqueta de la hoja que aparece en laparte inferior de la pantalla.

MOVER O COPIAR HOJAS

Para Mover una hoja, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja y se arrastra ala posicin deseada.

Para Copiar: seleccionar la Hoja, mantener pulsada la tecla Ctrl y arrastrar

Tambin se puede Ocultar, Mostrar, Proteger Hoja, cambiar el color de la etiquetautilizando el Men contextual en la etiqueta o a travs de la Ficha Inicio, Grupo Celdas,opcin Formato y eligiendo la opcin deseada.

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SELECCIN DE CELDASUtilizando el teclado:

Posicionar el puntero en la celda inicial Pulsar la tecla Mayus y con las flechas cubrir todo el rango

Utilizando el Mouse:

Posicionar el puntero en el centro de la celda inicial Arrastrar hasta cubrir todas las celdas a seleccionar.

SELECCIONAR CELDAS NO CONTIGUAS

Mantener pulsada la tecla Ctrl. mientras selecciona los rangos necesarios

SELECCIN DE UNA COLUMNA O FILAHacer clic sobre el encabezado de la columna o fila a seleccionar.

SELECCIONAR CELDAS DE UNA HOJA ENTERA

Hacer clic sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el encabezado de lacolumna A y el de la fila 1.

Celdas : B4:D9 Columnas: B,D Filas: 4, 9Celdas : F6:G7

Columnas: By C C

Filas: 4 a 9

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INGRESO DE DATOS

Excel permite introducir textos o valores en cualquier celda. Para ello solo tiene queescribir el dato en la celda y pulsar la tecla Enter o las teclas direccionales.

Nota: Los nmeros, fechas, horas y frmulas son considerados por Excel como valores.

Por defecto, Excel alinea los datos de tipo texto hacia la izquierda de la celda, mientrasque los valores los alinea hacia la derecha.

INTRODUCIR DATOS EN UN RANGO

Si desea ingresar un conjunto de datos en unrango vertical, siga los siguientes pasos:

1. Seleccionar las Celdas2. Escribir el dato en la primera celda3. Presionar Enter4. Continuar ingresando los dems datos

INTRODUCIR EL MISMO VALOR EN TODO EL RANGO

Si desea escribir un mismo dato en varias celdas,siga los siguientes pasos:

1. Seleccionar las Celdas2. Escribir el dato en la primera celda3. Presionar Ctrl + Enter

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TIPOS DE DATOS

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros, fechas, horaso frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern:

TEXTO

Digitar el texto deseado, pulsar Enter o flechas de direccin para ingresar el dato en lacelda. La barra de frmulas mostrar el contenido. Si el texto ingresado se ve mutilado,esto se debe a que la celda es muy angosta.

NMEROSDigitar los valores tal como deban mostrarse, pulsar Enter o flechas de direccin paraingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma o punto). La barra defrmulas mostrar el nmero ingresado. Para valores decimales, utilice el punto delteclado numrico. Para que un nmero se considere texto, utilice un apstrofe comoprimer carcter.

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FECHAS Y HORAS

Cualquier fecha y hora se puede introducir directamente en la celda. Por ejemplo: 27-2-2009 o 18 Enero 1958 ser considerado como fecha y 10:34 o 4:15 PM ser consideradocomo horas.

Las fechas y horas son tratados como los nmeros por lo tanto se podrn sumar, restar oaadir a otras.

FRMULASToda frmula debe iniciarse con el signo igual (=)Puede contener constantes y/o direcciones de celdaLa barra de frmulas muestra la expresin matemtica, la celda muestra el resultado

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FUNCIONES

Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con unoo ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o serutilizado para calcular la frmula que la contiene.Sintaxis:=NOMBRE_FUNCION (Argumento)Ej.

=SUMA (B13:B17)

Argumento:

Rango de Celdas Formula Funciones Datos: Texto Nmero Fecha

RANGO DE CELDAS

B13:B17

TIPOS DE RANGOS:

a) B2:B2b) A4:A7c) B10:D10d) C5:D8

Nombre deFuncin

Argumento

CeldaInicial

Celda Final

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EDICION BSICAMODIFICAR DATOS

Se puede modificar el contenido de una celda mientras se est escribiendo o despus deingresado. En este segundo caso, siga los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda que contiene el dato2. Pulse la tecla F2 o haga clic directamente en la barra de frmulas3. Modifique la informacin.4. Pulsar Enter o haga clic sobre el Botn Introducir.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celday se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

BORRAR DATOS

La operacin de borrado, permite eliminar el contenido de las celdas, bien por no ser yanecesarios, o para efectos de corregir su contenido.

1. Ubicar puntero en la celda que desea borrar2. Pulsar la tecla Supr o Botn derecho del mouse Borrar contenido

Si adicionalmente desea eliminar el contenido y/o formato de las celdas, debe utilizar elbotn Borrar:

DESHACER UNA ORDEN

A veces cometemos un error activando una orden o comando equivocado y nosquedamos sin saber que hacer. Para solucionar este problema, inmediatamente despusde haber cometido el error, realice una de las siguientes rdenes:

Pulse el botn: Deshacer Pulse las teclas : CTRL + Z

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CONTROLADOR DE RELLENO

Una ayuda para escribir una serie de celdas cuyo contenido es secuencial, laproporciona el Controlador de Relleno. .Por ejemplo, podra digitarse el nombredel primer mes, y luego generar la lista de los meses siguientes. Tambin se emplea paracopiar el contenido de una celda, en las celdas adyacentes.

La secuencia de acciones es la siguiente:

1. Digitar el valor inicial de la serie (nmero, texto o frmula)2. Arrastrar el controlador de de relleno hasta completar la cantidad de elementos

necesarios.

Para generar nmeros correlativos, pulse Ctrl mientras arrastra el controlador de relleno;o abrir la etiqueta inteligente y elegir rellenar serie.

SERIES

Para rellenar celdas con valores de una serie:

1. Seleccione la celda donde deseacomenzar la serie. La celda debecontener el primer valor de la serie.

2. En la ficha Inicio, en el grupoModificacin, haga clic en Rellenar y, acontinuacin, en Series.

3. Para rellenar la serie a lo largo de lahoja, haga clic en Columnas.

4. Para rellenar la serie a lo ancho de lahoja, haga clic en Filas.

5. En el cuadro Incremento, escriba elvalor en que desea incrementar la serie.

6. En Tipo, haga clic en Lineal o Geomtrica.7. En el cuadro Lmite, escriba el valor en que desea detener la serie.

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COPIAR, CORTAR Y PEGAR DATOS

Copiar

1. Seleccionar las celdas que se desean copiar2. Ejecutar algunas de las acciones siguientes

Hacer clic en el botn CopiarTeclado: Ctrl + CMen Contextual Copiar

3. Situar el cursor en la celda destino4. Pegar

Cortar

1. Seleccionar las celdas que se desean mover2. Ejecutar algunas de las acciones siguientes

Hacer clic en el botn CortarTeclado: Ctrl + XMen Contextual Cortar

3. Situar el cursor en la celda destino4. Pegar

Pegar

1. Ejecutar algunas de las acciones siguientes:2. Hacer clic en el botn Pegar3. Teclado: Ctrl + V4. Men Contextual Pegar

MOVER UN BLOQUE DE CELDAS CON EL MOUSE

1. Seleccionar el bloque a mover2. Posicionar el puntero del Mouse en uno de los bordes

del bloque seleccionado (el cursor cambia de cruzblanca a flecha).

3. Arrastrar el bloque hasta su posicin final, y soltar.

COPIAR UN BLOQUE DE CELDAS CON EL MOUSE

1. Seleccionar el bloque a mover2. Posicionar el puntero de Mouse en uno de los bordes del bloque seleccionado y

mantenga presionada la tecla Ctrl (el cursor cambia a flecha con un signo +).3. Arrastrar el bloque hasta su posicin final, y soltar.

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PEGADO ESPECIAL

Una vez que ha dado la opcin copiar, se puede realizar un pegado especial, siguiendolos siguientes pasos:

1. En el Grupo Portapapeles, abrir el comando Pegar y elegir Pegado Especial.Tambin puede usar el Men contextual y elegir pegado especial.

2. Aparecer el siguiente Cuadro de dilogo:

3. Con estas opciones, Excel permite pegar no solo el contenido de las celdas, sino lasfrmulas, valores, formatos, comentarios o todo. Adems si las celdas origen y lasde destino contienen nmeros se puede realizar una operacin se suma, resta,multiplicacin o divisin y automticamente se obtienen los nuevos valores. Lacasilla de saltar blancos no pega las celdas vacas, mientras que transponer cambia laorientacin de los datos colocando las filas en columnas y viceversa.

INSERTAR UN BLOQUE DE CELDAS

En caso que desee aadir un conjunto de celdas dentro de un rango, para ingresarnuevos datos, debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Ubicar el puntero en la celda donde desea insertarlos nuevos datos

2. Seleccione la cantidad de celdas a insertar3. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Insertar Insertar

celdas, oMen Contextual Insertar

4. Elegir hacia donde desea desplazar la seleccin(hacia la derecha o abajo).

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INSERTAR FILAS O COLUMNAS

En ocasiones se necesita aadir filas o columnas a la hoja para poder ingresar nuevosdatos. Para ello, seguir el procedimiento:

1. Ubicar el puntero en la fila o columna donde deseainsertar

2. Seleccione la cantidad de filas o columnas ainsertar

3. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Insertar InsertarFilas o Columnas de hojaoMen Contextual Insertar toda una fila o todauna columna

ELIMINAR FILAS O COLUMNAS

1. Seleccionar la cantidad de filas o columnas aeliminar

2. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Eliminar Eliminarfilas o columnas de hojaoMen Contextual Eliminar Toda la fila oToda la columna

OCULTAR FILAS O COLUMNAS

1. Seleccionar las filas o columnas que desea ocultar2. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato Ocultar y Mostrar3. Seleccionar opcin: Ocultar Filas u Ocultar Columnas

Nota. Para mostrar las filas o columnas ocultas, seleccionar las filas o columnasadyacentes y repetir el procedimiento anterior.

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CAMBIAR ANCHO DE COLUMNAS


1. Seleccionar la columna o columnas a modificar2. Ubicar el puntero del Mouse en el borde derecho de la

columna, el puntero cambia de cruz blanca a flecha de doblesentido.

3. Arrastrar el borde para disminuir o aumentar el ancho.

Utilizando la Cinta de Opciones:

1. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato Ancho deColumna

2. Digitar el nuevo ancho

AJUSTAR ALTURA DE LAS FILAS


1. Seleccionar la fila o filas a modificar2. Ubicar el puntero del Mouse en el borde inferior de la fila,

notar que el puntero cambia de cruz blanca a flecha de doblesentido.

3. Arrastrar el borde para disminuir o aumentar la altura.

Utilizando el Men:

1. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato Altode Fila

2. Digitar la nueva altura

Nota:

Un mtodo rpido de ajustar el alto o ancho, es realizando un doble clic en la lneadivisoria de los encabezados.

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NOMBRAR UN RANGO

Se puede asignar un nombre a una celda o a un rango para usarlos en las frmulas y deesa forma obtener hojas de clculo ms fciles de entender o modificar.

Una manera rpida de definir un nombre de rango es:

1. Seleccionar el rango de celdas a nombrar. Por ejemplo: A2:C7

2. Hacer clic en el Cuadro de Nombres

3. Escribir el nombre que desee asignar. Por ejemplo: Ventas

4. Presionar Enter para finalizar

Otra manera de definir nombres, modificar o eliminar es utilizando:La Ficha Frmulas Administrador de Nombres Nuevo

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FORMATO

En esta sesin vamos a ver cmo mejorar el aspecto de una hoja de trabajo, lo cual nosolo hace ms agradable la lectura, sino que adems permite resaltar algunos resultadospara llamar la atencin sobre ellos. Adems, se mostrar la forma de crear frmulas pararealizar diversos tipos de clculos con los datos almacenados en la hoja.

FORMATO DEL TEXTO

Para mejorar el aspecto del texto, realizar las siguientes acciones:

1. Seleccionar las celdas cuyo aspecto se va a modificar2. En la Ficha Inicio, Grupo Fuente y Alineacin hacer uso de los botones apropiados.

FORMATO DE NMEROS

Los Nmeros contenidos en las celdas pueden ser mostrados de diferentes maneras.Para cambiar el aspecto, realizar las siguientes acciones:

1. Seleccionar las celdas que contienen los nmeros2. En la Ficha Inicio, Grupo Nmero hacer uso de

los botones apropiados

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FORMATO DE FECHAS Y HORAS

Para cambiar el aspecto de Fechas y Horas realizar las siguientes acciones:

FORMATOS PERSONALIZADOS

Nmeros con "texto"

Si desea mostrar unidades demedida en una celda con contenidonumrico, y a la vez ste debamostrar texto, sin perder sucondicin de nmero, deberrealizar lo siguiente:

1. Seleccionar la celda o celdas

2. Abrir el grupo de Nmero yelegir la categoraPersonalizada

3. Realice las acciones indicadas

Seleccione el tipo

Escriba entre comillas el texto

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Anteponer "ceros"

Se tiene la concepcingeneral de que "cero a laizquierda no vale", perose dan casos en que estosceros tienen un valorsignificativo, porejemplo, los cdigosnumricos (001, 002,).

Seleccione la celda(s)Abrir el grupo de Nmeroy elegir la categoraPersonalizadaRealice las accionesindicadas

COLOCAR BORDES A LAS CELDAS

Para el trazado de bordes, seguir el siguienteprocedimiento:

1. Seleccionar las celdas a las cuales desea aplicar losbordes

2. En La Ficha Inicio, Grupo Fuente, hacer clic en elbotn de Bordes. Se mostrarn las opciones debordes.

3. Seleccionar el tipo de borde que desea aplicar. Porejemplo: Todos los bordes

Seleccione el tipo

Escriba el nmero dedgitos (Ej. 000)

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Nota: Tambin puede dibujar los bordes, seleccionando primero el color de lnea y elestilo de lnea y luego trazar con el "lpiz" (el cursor toma esta forma) el borde deseadosobre las celdas

COPIAR FORMATO

Si desea que un grupo de celdas o una tabla tenga la misma forma que otra ya existente,puede utilizar la orden Copiar Formato, de la siguiente manera:

1. Seleccionar las celdas que contienen el formato deseado

2. En la ficha Inicio, Grupo Portapapeles, hacer clic en el botnCopiar Formato

3. Seleccionar las nuevas celdas a las cuales desea dar el formato.

INSERTAR COMENTARIOS

Semejantes a notas escritas que se adhieren en el escritorio, en la pared o en algunaparte de la oficina a manera de recordatorios, los comentarios nos permitirndocumentar el libro de trabajo, por ejemplo podemos indicar de dnde procede el dato,qu frmula se ha aplicado, etc., tal como lo apreciamos en la imgen.

1. Clic derecho en la celda que tendr el comentario2. Opcin Insertar comentario3. Digitar el contenido (puede aplicar formatos), para terminar seleccione otra

celda (La esquina superior derecha de la celda, mostrar un marcador de colorrojo).

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Nota: El comentario se visualiza al "pasar" el mouse sobre la celda.Para modificar o eliminar el comentario, clic derecho en la celda concomentario, y elegir opcin: modificar o eliminar comentario.

FORMATO CONDICIONAL

En los casos anteriores, se han aplicado atributos de manera "directa", sin interesar elcontenido de la celda o su procedencia. En el formato condicional, los atributos debernaplicarse de manera automtica, dependiendo del contenido de la celda. Por ejemplo, setiene el siguiente caso:

1. Seleccionar la celda C42. Ficha Inicio, Grupo Estilos, Formato Condicional3. Opcin Resaltar reglas de celdas, opcin es mayor que.

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4. Seleccione la celda B4, luego elegir Formato personalizado5. Ficha Fuente, elegir el color Azul, luego Aceptar, AceptarNota: Repita los pasos para establecer el otro criterio.

FRMULASLas frmulas son fundamentales para el manejo de una hoja de clculo y son suherramienta principal. Con ellas, su hoja de clculo se convierte en una potentecalculadora, tanto para realizar operaciones sencillas tales como sumas, restas,multiplicaciones y divisiones, como para hacer complicados clculos financieros.

ESCRIBIR UNA FRMULAUna frmula es una combinacin de valores con operadores, para realizar clculos, enbase a los datos ubicados en las celdas. Estas pueden utilizar constantes (=5+2) o puedehacer referencias a otras celdas, por ejemplo en la frmula =B5+2 sumar 2 al contenidode la celda B5 y cada vez que cambie el valor de la celda B5, volver a recalcularse lafrmula.

1. Todas las frmulas en Excel debenempezar con el signo =

2. Puede digitar la frmula directamenteen la celda o ir seleccionando con elmouse cada celda a utilizar e ircolocando los operadores respectivos

3. Para terminar, presionar Enter

En la celda aparecer el resultado de la operacin mientras que en la barra de frmulasse apreciar la frmula tal y como se escribi.

DIRECCIONES DE CELDAS

Al escribir una frmula se puede hacer referencia a celdas situadas:

1. En la misma hoja.Por ejemplo para sumar los valores contenidos en las celdas B5 y C7 de la mismahoja, se escribe: =B5+C7

2. A celdas de otras hojas del mismo libro.Por ejemplo: si se desea sumar 3 al valor contenido en la celda B5 de la hoja 2, seescribe: =Hoja2!B5+3

3. A celdas de otros libros.Para referirse a celdas de otros libros, escribir la frmula de la siguiente forma:

=Unidad:\Carpeta\[Nombre del libro] Nombre de la Hoja! Celda

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Por ejemplo, para obtener el contenido de la celda B8 de la Hoja 1 del LibroNotas.xlsx que se encuentra en la Carpeta Mis Documentos, escribir:

='C:\Documents and Settings\user\Mis documentos\[notas.xlsx]Hoja1'!B8

OPERADORES

Los Operadores son utilizados en la cracin de frmulas. Existen cuatro tipos deoperadores:

ARITMTICOS

Este tipo de operadores sirven para realizar operaciones matemticas elementales, comoson:

Operador Significado Ejemplo Resultado+ Suma =6+2 8- Resta y

negacin=6-2 -6 4 -6

* Multiplicacin =6*2 12/ Divisin =6/2 3

% Porcentaje =6% 0.06^ Exponente =6^2 36

Por ejemplo, la frmula =10^2*10% dar como resultado 10 (indica que el nmero 10se eleva al cuadrado y el resultado se multiplica por 0.10).

DE TEXTO

Los operadores de este tipo sirven para unir cadenas de texto, creando un solo valor detexto.

Operador Significado Ejemplo Resultado

& Une texto deceldas distintas

B4=ExcelC4=2007

=B4& &C4Excel2007

DE COMPARACINEste tipo de operadores sirven para comparar dos valores, devolviendo un resultado detipo lgico, como VERDADERO si se cumple la comparacin y FALSO si no secumple la comparacin). Por ejemplo, si A1 contiene el valor 7 y B1 el valor 5,entonces:

Operador Significado Ejemplo Resultado= Igual a =A1=B1 Falso> Mayor que =A1>B1 Verdadero< Menor que =A1= Mayor o igual que =A1>=B1 Verdadero

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El siguiente ejemplo muestra cuanto ganar cada profesor, conociendo la cantidad dedias trabajados y el pago por da.

El siguiente ejemplo nos muestra como sacar un promedio general de un alumno y susmaterias.

Este ejemplo hace lo mismo que el anterior, permite sacar un promedio, con ladiferencia de que aqu se emplea la Funcin Promedio.

El siguiente ejemplo muestra como sacar un porcentaje, sumar un porcentaje y restar unporcentaje a un valor determinado.

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REFERENCIA DE CELDAS

Cuando se crea una frmula es necesario indicar la celda o celdas que se van a utilizaren la operacin, segn su localizacin en la hoja de clculo. Esta localizacin puede seruna referencia relativa, absoluta o mixta.

REFERENCIA RELATIVA

Significa que los valores empleados en una frmula cambian respecto a la celda activa.Es decir, si se copia una frmula en una fila o columna diferente, los parmetros de lafrmula cambian de forma automtica. Observe las frmulas en el grafico de arriba(=B8+C8)

REFERENCIA ABSOLUTA

Se utilizan para evitar que las direciones de celda cambien, cuando se copia una frmulaen otra celda. La forma de indicar esto es colocando el smbolo de dlar ($) delante dela letra de la columna y del nmero de fila. Observe las frmulas en el grafico de arriba(=D8*$F$5)

REFERENCIA MIXTA

Se utiliza cuando solo se desea que permanezca fijo la direccin de una columna ( $F5)o solo la direccin de la fila (F$5)

Cuando escriba una frmula es importante asegurarse del tipo de referencia de celda queva a introducir, para evitar que pueda cambiar de forma incorrecta al ser copiada en otracelda. Puede usar la tecla F4 al momento de escribir o sealar la celda, para cambiar lareferencia entre relativa (F5), absoluta ($F$5) o mixta ($F5 o F$5).

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SUMAR UN RANGO DE CELDAS AUTOMTICAMENTE

Si se desea sumar en forma rpida y automtica, un rango de celdas quecontienen nmeros, se puede hacer uso del botn Autosuma.

Por ejemplo, si deseamos sumar todos lo nmeros que se encuentran entre las celdas A1y D5 y colocar el resultado en la celda C7, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la celda donde se desea obtener la suma (Celda C7).

2. Hacer clic en el botn Autosuma3. El programa incluir el signo = y las referencias o rango que se sumar.4. Si el rango no es el correcto, proceder a seleccionarlo con el mouse.5. Para terminar pulsar la tecla Enter.

Una forma de comprobar si el resultado obtenido es el correcto, es seleccionar losnmeros que desea sumar y observar la barra de estado. En l se muestra el promedio, lacantidad de nmeros y su suma.

El siguiente ejemplo nos muestra como obtener la suma horizontal y vertical de unconjunto de nmeros en una forma ms rpida y en un solo paso.

1. Seleccionar todos los nmeros a sumar e incluir las celdas donde se mostrarnlos totales, es decir de B2:F8

2. Presionar el botn Autosuma

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FUNCIONES

Las funciones, son frmulas simplificadas de las operaciones que se realizancomnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Adems Excel 2007 cuenta confunciones diversas, tales como: estadsticas, financieras, matemticas, etc., queresuelven las necesidades ms frecuentes de distintas disciplinas profesionales.

ESQUEMA DE UNA FUNCIN

Una Funcin debe tener la siguiente sintaxis:

= ()

El nmero y tipo de argumentos requeridos vara de una funcin a otra, los cualespueden ser:

NmerosTextoValores lgicosReferenciasMatrices

Al utilizar referencias a otras celdas, puede especificar directamente la direccin de unacelda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello el smbolo de dos puntos (:) paraseparar la celda inicial y final.

Ejm. =SUMA(A5:A10)

Cuando una funcin posee ms de un argumento, stos deben ser separados por unpunto y coma (;) o coma (,).

Ejm =SUMA(A1;A5;A10) suma las tres celdas indicadas=SUMA(C1:C5;B10:B20) suma los dos rangos indicados.

ASISTENTE DE FUNCIONES

En ocasiones, se desconoce el modo de ingresar los parmetros que conforman unafuncin, para ello, podemos acudir al asistente de funciones, el cual va solicitando loscomponentes correctos.

Las funciones se comportan como frmulas, se pueden agrupar con parntesis, sepueden hacer las combinaciones que ms convengan.

Para invocar el asistente, proceder de la siguiente manera:

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1. Seleccionar la celda donde desee insertar la funcin

2. En la Ficha Frmulas, hacer clic en el botn Insertar Funcin

3. Aparece el siguiente cuadro de dilogo, seleccione las opcionesadecuadas.

4. Luego, deber indicar los argumentos que conforman la funcin

5. Por ltimo, al pulsar Aceptar se tendr el resultado deseado.

Seleccione una categora (si lodesconoce seleccione Todas)

Seleccione unafuncin

Sintaxis de la funcin

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FUNCIONES ESTADSTICAS

FUNCIN PROMEDIOPermite calcular el promedio de los valores especificados

Sintaxis: =PROMEDIO(nmero1, nmero2,.)

nmero1, nmero2 pueden ser valores o expresiones numricas o referencias a celdaso rangos numricos.

Ejemplo: Hallar el promedio de cada alumno.

FUNCIN CONTARCuenta la cantidad de valores numricos que hay en un rango especificado.

Sintaxis: =CONTAR(rango1, rango2,.)

rango1, rango2 son rangos de una o mas celdas. La funcin admite hasta 255argumentos y no cuenta las celdas vacas o que contengan textos.

Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos que tienen notas.

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FUNCIN CONTARACuenta las celdas no vacas que hay en un rango especificado.

Sintaxis: =CONTARA(rango1, rango2,.)

rango1, rango2 son rangos de una o mas celdas. La funcin admite hasta 255argumentos. Los rangos pueden ser de cualquier tipo.

Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos.

FUNCIN CONTAR.BLANCOCuenta el nmero de celdas en blanco que hay en un rango especificado.

Sintaxis: =CONTAR.BLANCO(rango)

Rango : es el rango donde se desea contar el nmero de celdas en blanco.

Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos que no tienen la nota 2

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FUNCIN CONTAR.SICuenta las celdas que cumplan un criterio determinado.

Sintaxis: =CONTAR.SI(rango,criterio)

Rango : es el rango donde estan las celdas que sern contadas.Criterio: es la condicin que debe cumplirse.

Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos aprobados en cada examen.

FUNCIN MAXDevuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Sintaxis: =MAX(numero1,numero2,)

nmero1, nmero2 son de 1 a 255 argumentos donde se desea encontrar el valormximo.

Ejemplo: Hallar la mxima nota de cada examen tomado.

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FUNCIN MINDevuelve el mnimo valor de un conjunto de valores.

Sintaxis: =MIN(numero1,numero2,)

nmero1, nmero2 son de 1 a 255 argumentos donde se desea encontrar el valormnimo.

Ejemplo: Hallar la mnima nota de cada examen tomado.

FUNCIONES MATEMTICAS

FUNCIN SUMACalcula la suma de los valores especificados.

Sintaxis: =SUMA(nmero1, nmero2,.)

nmero1, nmero2 son de 1 a 255 argumentos cuyo suma desea obtener.

Ejemplo:

Hallar la suma de las cuotas de lasiguiente tabla.

1. Ubicar el puntero en la celda dondedesee obtener la suma (B10).

2. Escribir la Funcin: =suma(

3. Seleccionar los valores a sumar(B2:B8)

4. Dar Enter

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El resultado obtenido es igual a 90 ya que las celdas vacas se consideran con un valorigual a 0.

FUNCIN ENTERODevuelve la parte entera del nmero que se especifica.

Sintaxis: =ENTERO(valor)

Valor es el nmero o una expresin numrica cualquiera

Ejemplo:

La suma de los valores obtenidos mediante la funcin Entero es $12 ya que no sumaningn decimal. La suma de los valores obtenidos mediante el formato de celdas es $14ya que suma los decimales existentes ocultos.

FUNCIN REDONDEARRedondea un nmero a una cantidad determinada de decimales.

Sintaxis: =REDONDEAR(numero,decimales)

Numero y decimales son nmeros o expresiones numricas cualesquiera

Ejemplo:

El valor de la celda A2 es 4.584596. Al aplicar la funcin Redondear con 2 decimales seobtiene 4.58 y con 4 decimales se obtiene 4.5846

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FUNCIN POTENCIAEleva un nmero a una potencia especificada.

Sintaxis: =POTENCIA(numero,potencia)

numero : es el nmero base. Puede ser cualquier nmero real.potencia : es el exponente al que se desea elevar el nmero base.

Ejemplo: Hallar el volumen de un cubo

La funcin Potencia tambin permite calcular races. Por ejemplo, para calcular una razcbica, se indica como exponente: 1/3.

FUNCIN RCUADCalcula la raiz cuadrada del nmero especificado

Sintaxis: =RCUAD(numero)

numero : Puede ser cualquier nmero real positivo.

Ejemplo: Hallar la raiz cuadrada del nmero 144

La funcin Raiz devuelve siempre un nmero positivo.No se puede extaer raices de numeros negativos.

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FUNCIN SUMAR.SICalcula la suma de un rango considerando solamente aquellas celdas que satisfagan uncriterio especificado.

Sintaxis: =SUMAR.SI(rango de criterio,criterio,rango a sumar)

rango de criterio : es el rango que contiene los valores a evaluar.criterio : es la condicin que deben de cumplir los valores.rango a sumar : es el rango que se sumar.

Ejemplo: Calcular los totales por Editorial

En ls columna F se calculan la suma de los importes por editorial.

FUNCIN ALEATORIOEsta funcin devuelve un nmero aleatorio comprendido entre 0 y 1. Este nmerocambia cada vez que se recalcula las frmulas. Esta funcin no tiene argumentos.

Sintaxis: =ALEATORIO()

Ejemplo: Obtener un nmero aleatorio entre 0 y 100

=ALEATORIO()*100

FUNCIN ALEATORIO.ENTREEsta funcin devuelve un nmero aleatorio comprendido entre 2 nmeros enteros.

Sintaxis: =ALEATORIO.ENTRE(Valor inicial,Valor final)

Ejemplo: Obtener un nmero aleatorio entre 20 y 50

=ALEATORIO.ENTRE(20,50)

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FUNCIONES DE FECHA

En el siguiente ejemplo se muestra el uso de las Funciones de Fecha

AO Devuelve el ao correspondiente a una fechaSintaxis: =Ao(fecha)

MES Devuelve el mes correspondiente a una fechaSintaxis: =Mes (fecha)

DIA Devuelve el nmero de da correspondiente a una fechaSintaxis: =Dia(fecha)

DIASEM Devuelve el da de la semana correspondiente a una fechaSintaxis: =Diasem (fecha)

HOY Devuelve la fecha actual del sistemaSintaxis: =Hoy()

AHORA Devuelve la fecha y hora actual del sistema.Sintaxis: =Ahora()

SIFECHA Devuelve la diferencia entre dos fechas.Sintaxis: =Sifecha(fecha inicial, fecha final, tipo)

Los valores de tipo pueden ser:

y calcula el tiempo en aosm calcula el tiempo en mesesd calcula el tiempo en dias

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FUNCIONES DE TEXTO

En el siguiente ejemplo se muestra el uso de las Funciones de Texto

MAYUSC Convierte el texto a maysculasSintaxis: =Mayusc(Texto)

MINUSC Convierte el texto a minsculasSintaxis: =Minusc(Texto)

LARGO Devuelve la longitud de una cadenaSintaxis: =Largo(Texto)

DERECHA Extrae caracteres del extremo derecho de un texto.Sintaxis: =Derecha(Texto, Num caracteres)

IZQUIERDA Extrae caracteres del extremo izquierdo de un texto.Sintaxis: =Izquierda(Texto, Num caracteres)

MED Extrae un nmero de caracteres del texto.Sintaxis: =Med(Texto, Posic inic, Num caracteres)

HALLAR Devuelve la posicin inicial de un texto dentro de otroSintaxis: =Hallarl(Texto_buscado, Dentro_texto, Nm_inicial)

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FUNCIONES LOGICAS

FUNCIN SIDevuelve un valor si el argumento Prueba_lgica (o condicin) es VERDADERO yotro valor si dicho argumento es FALSO.

Sintaxis: =SI(prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)

Prueba_lgica : Es cualquier valor o expresin que puede evaluarse comoverdadero o falso.

Valor_si_verdadero : Es el valor que devolver si prueba_lgica es VERDADEROValor_si_falso : Es el valor que devolver si prueba_lgica es FALSO

Nota: Es posible anidar hasta 64 funciones SI.

Ejemplo:

Si el Promedio es mayor a 10 escribir Aprobado, sino escribir Desaprobado.

En la celda C5 se ha utilizado la funcin SI para comprobar si el promedio de Juan (celda B5) es mayor a 10 o no lo s. Si se cumple la condicin, escribira Aprobado,sino se cumple escribir Desaprobado. Luego se copia la frmula para los dems.

=SI(B5>10,"Aprobado","Desaprobado")

En la frmula escrita, observe que si un argumento es texto, debe ir encerrado entrecomillas.

Ejemplo 2:

Si la persona trabaj mas de 10 das, que a su sueldo se le agregue 100 soles, sino quese le reste 100. Como Aplicara la funcin SI?

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La condicin se basa en la columna B, porque ah se encuentran los das trabajados,ahora la multiplicacin de B2*C2 equivale al sueldo, por lo tanto la funcin SI tomarala decisin de sumarle o restarle los 100 soles.

Ejemplo 3:

Si la asistencia es mayor a 4, entonces que al promedio se le sume un punto, sino que sele baje un punto. Como Aplicara la funcin SI?

Ejemplo 4:

En este ejemplo se observa el uso de varias funciones Si anidadas.

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FUNCIONES DE BSQUEDAFUNCIN CONSULTAVBusca un valor especfico en la primera columna de una tabla y devuelve el valor de lacelda indicada.

Sintaxis: =CONSULTAV(valor_buscado,tabla,indicador_columna,ordenado)

Valor_buscado : Es el valor que se busca en la primera columna de la tabla.Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Tabla : Es el conjunto de informacin donde se buscan los datosIndicador_columna : Es el nmero de columna de la tabla en el cual se encuentra lo

que solicitamos devolver.Ordenado : Escribir 0 o FALSO para realizar una bsqueda exacta, o

1 o VERDADERO para realizar una bsqueda aproximada.Ejemplo:

Se tiene una relacin de trabajadores de una cierta empresa. En base al cargo de cadatrabajador se desea obtener el pago por hora, para ello se cuenta con una tabla Cargo-Pago/Hora-Bonif, donde se realizar la bsqueda respectiva.

Para obtener el pago del primer trabajador, nos ubicamos en la celda F10, luego FichaFormulas, grupo Biblioteca de funciones, Comando Busquedas y referencias, funcinCONSULTAV

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Observando la funcin, notamos que:

C10 : es el valor buscado$D$20:$G$23 : es la tabla en donde se realiza la bsqueda. (Se fija como

referencia absoluta para que no se mueva al copiar la frmula)3 : es el N de columna de la tabla que tiene el resultado deseado0 : indica que se va a realizar una bsqueda exacta.

Ejemplo 2:

Tomando como base los puntos obtenidos por cada participante, se desea obtener elpremio de cada uno. Utilizar una bsqueda aproximada.

En este ejemplo, hay que buscar el numero de puntos (600) en la tabla de encima paraobtener el premio. Como no existe ese valor en la tabla, se debe realizar una bsquedaaproximada para obtener el premio que corresponde al valor inferior mas cercano.

La formula a emplear es: =CONSULTAV(B8,$A$2:$C$5,2,1)

En esta frmula, se observa que:

B8 : es el valor (550) a buscar en la tabla$A$2:$C$5 : es la tabla de premios en donde se realiza la bsqueda. (Se usa

referencia absoluta para poder copiar la frmula)2 : es el N de columna de la tabla que tiene el premio deseado1 : indica que se va a realizar una bsqueda aproximada.

Nota: El ultimo argumento (1) se puede omitir en la frmula, ya que Excel lo utilizapor defecto.

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FUNCIN CONSULTAHBusca un valor especfico en la primera fila de una tabla y devuelve el valor de la celdaindicada.

Sintaxis: =BUSCARH(valor_buscado,tabla,indicador_fila,ordenado)

Valor_buscado : Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Puede ser unvalor, una referencia o una cadena de texto.

Tabla : Es la matriz en donde se buscan los datosIndicador_fila : Es el nmero de fila de la tabla en el cual se encuentra lo que

solicitamos devolver.Ordenado : Escribir el valor 0 o FALSO para realizar una bsqueda exacta, o

-1 o VERDADERO para realizar una bsqueda aproximada.Ejemplo:

Se desea saber la cantidad de estudiantes inscritos en la carrera de Industrial en el mesde Mayo.

La funcin empleada en la celda E11 es =CONSULTAH(B11,$C$22:$F$23,2,0)

Donde:

Valor buscado : es la categoria que est en la celda B11Matriz buscar en : es la tabla comprendida entre C22:F23Indicador filas : es 2, donde se encuentra el descuento en la tablaOrdenado : es 0 porque se desea una bsqueda exacta.

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GRAFICOS

Constituyen una manera eficaz de analizar y presentar la informacin, contenida en unahoja de clculo. Excel dispone de una gran variedad de tipos de grficos e inclusopermite personalizarlo a su gusto.

GRFICOS RPIDOS

1. Dada la informacin en una tabla, ubicarcursor en el interior de la tabla (cualquiercelda).

2. Pulsar la tecla de funcin F11.

3. El grfico creado es del tipo mostrado enla figura (de tipo columnas, en una hojadiferente)

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CREAR UN GRFICO

1. Ubicar cursor en la tabla.2. Ficha Insertar Grupo

Grficos

Existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Haciendo clic en el tipo degrfico que le interese se despliega el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de grficos podr encontrar un enlace en la parteinferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico...

Haciendo clic en esta opcin se despliega el cuadro de dilogo: Insertar Grfico quemuestra todos los grficos disponibles. Lo mismo aparece al hacer clic en la flecha dela parte inferior derecha del Grupo Grficos.

3. Al elegir el tipo de grfico, ste se insertar en la Hoja con las caractersticaspredeterminadas.

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DISEO DEL GRFICO

Al seleccionar un grfico, aparece en lacinta de opciones, las Herramientas degrficos, la cual contiene 3 fichas: Diseo,Presentacin y Formato.

En la Ficha Diseo, aparecen las opciones:

Cambiar tipo de grfico:Permite cambiar a un tipodiferente de Grfico.

Guardar como plantilla:Guarda como una plantilla laforma y diseo del grficopara poderlo aplicar a futurosgrficos.

Cambiar entre Filas y Columnas:Intercambia los datos de los ejes. Los datos colocados en el eje X se mostrarn comoLeyenda y viceversa.

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Seleccionar datos:Permite definir un nuevo origen de datos. Cambiar filas por columnas. Agregar, editar oquitar Series y editar las Categoras del eje horizontal.

Diseos de Grfico:Permite elegir entre 10 diseos predefinidos paraaplicarlo al grfico seleccionado.

Estilos de diseo:Permite cambiar entre una gran variedad de colores y estilos

Mover grfico:Permite colocar el grfico en una Hoja nueva o como un objeto dentro deuna hoja del libro.

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PRESENTACIN DEL GRFICOPara modificar las caractersticas de un grfico, seleccionar el grfico y hacer clic en laficha Presentacin. Se mostrar las siguientes opciones:

Insertar:Permite insertar imgenes desde archivo, formas (rectngulos, crculos,flechas, lneas, etc.) y cuadros de texto en cualquier parte del grfico.

Ttulo del grfico:Permite colocar o quitar elttulo del grfico.

Rtulos del eje:Permite agregar, quitar ydefinir la posicin de losttulos para cada eje.

Leyenda:Permite agregar, quitar ydefinir la posicin de laleyenda del grfico

Etiquetas de datos:Permite desactivar o mostrarlos valores, nombres de seriesy nombres de categoras en elgrfico.

Tabla de datos:Agrega una tabla de datos algrfico.

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Ejes:Permite quitar o cambiar el formato y diseo de cada eje.

Lneas de cuadrcula:Activa o desactiva la lnea de divisin principal o secundaria de cada eje.

rea de Trazado:Permite activar o desactivar el rea de trazado.Solo est disponible para grficos bidimensionales.

Cuadro grfico, plano inferior del grficoModifican el aspecto de grficos tridimensionales con rellenos de color

Giro 3D: Permite girar el grfico

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FORMATO DEL GRFICO

En la Ficha Formato se encuentra el grupo Estilos de forma con los cuales se puedemejorar la visualizacin del rea completa del grfico o de uno de sus componentes.

Para ello simplemente se selecciona el elemento del grfico al cual desea darle forma yhacer clic en el estilo que mas le agrade.

Tambin puede utilizar las opciones Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos deforma para personalizar aun ms el estilo del grfico.

Con los estilos de WordArt puede aplicar un efecto visual altexto (sombra, reflexin, resplandor), dar un color, ancho yestilo al contorno y rellenar el texto con colores, imgenes,degradado o textura.

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Ejemplo 1.- Supongamos que desea crear un grfico como el mostrado en la siguienteimagen. Para ello, previamente debe tener las imgenes como archivo.

1. Crear un grfico de tipo Columna agrupada 2D

2. En la ficha Diseo, elegir la opcin Diseo 9

3. Ingresar ttulos al grfico y a los ejes

4. En el grfico, haga un clic en la serie que representar mediante una imagen

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5. Ficha Formato Aplicar formato a la seleccin

6. Relleno Relleno con imagen o textura

7. Pulse el botn Archivo. Ubicar el archivo correspondiente.

8. Seleccionar la opcin Apilar y luego Cerrar.

9. Repetir el proceso para las otras series.

10. Dar Formato al grfico.

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Ejemplo 2.- Supongamos que desea crear un grfico circular que represente las ventasde zapatillas en el pblico femenino.

1. Ubicar el puntero en el interior de latabla

2. Ficha Insertar Seleccionar grficocircular 3D

3. Ficha Diseo Seleccionar Datos

4. Quitar la Serie: Hombres y aceptar

7. En la ficha Diseo, seleccionar el diseo 6.

8. En la ficha Presentacin, elegir etiquetas de datos, extremo externo

9. Dar formato al Grfico

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Ejemplo 3.- Se desea crear un grfico de columnas 3D que represente las ventas paracada ao como muestra la siguiente tabla.

Se procede de la siguiente manera:

1. Ubicar el puntero en la tabla2. Crear un grfico de Columnas Agrupadas 3D3. En la ficha Diseo, elegir la opcin Seleccionar datos4. Quitar la Serie Aos.5. En las etiquetas del eje Horizontal, presionar el botn Editar6. Seleccionar el rango donde estn los aos y aceptar7. Dar Formato al Grfico.

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IMPRESIN

Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puedeser la vista diseo de Pgina, la vista preliminar para ver el documento antes deimprimir, la configuracin de las pginas a imprimir, y por supuesto la operacin deimprimir los datos.

VISTA DISEO DE PGINAPermite ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados ypies de pgina y el formato completo de la hoja.Para visualizar la Vista de Diseo de pgina:

Ficha Vista Diseo de pgina.

En esta vista se puede cambiar el diseo y el formato de los datos del mismo modo queen la vista Normal. Tambin puede utilizar reglas para medir el ancho y el alto de losdatos, cambiar la orientacin de la pgina, agregar o cambiar los encabezados y pies depgina, establecer los mrgenes para la impresin y mostrar u ocultar los encabezadosde las filas y columnas.

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VISTA PRELIMINAR (CTRL+F2)

La vista preliminar es otra forma de visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Para ir ala vista preliminar, dar la orden:

Ficha Archivo, opcin ImprimirMostrara la vista preliminar de la hoja al lado derecho.

En caso de tener ms de una pgina, se puede usar los siguientes botones, para ir a lapgina anterior / pgina siguiente, Si nuestra hoja slo tiene 1pgina, estos botones estarn desactivados.

Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic en la opcinConfigurar pgina.

Si desea volver a la hoja, hacer clic sobre cualquier Ficha (pestaa)Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas quenos indican donde Excel 2010 har los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.

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CONFIGURAR PGINA

Permite modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, comola orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel, y otros... Si deseamodificar algunos de los factores ingresar a:

Ficha Archivo, opcin Imprimir, opcin Configurar pagina

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo con 4 fichas:

FICHA PGINA

Permite definir laorientacin del papelentre vertical uhorizontal.El recuadro Ajuste deescala permite elegir elgrado de ampliacin oreduccin de la hoja aimprimir.Tambin aqu se puededefinir el tamao delpapel y la calidad conque se imprimir la hoja.

FICHA MRGENES

Desde aqu se puedeindicar los mrgenessuperior, inferior,derecho e izquierdo delas hojasSi la hoja tieneencabezado o pie depgina, tambin se puedeindicar a cuntoscentmetros del borde delpapel queremos que sesite.Si desea que la hojaaparezca centrada en elpapel puede activar lascasillas Horizontal y/oVerticalmente.

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FICHA ENCABEZADO Y PIE DE PGINA

Permite definir un encabezado o pie de pgina con objeto de realzar la impresin deldocumento. Los encabezados van situados en la parte superior y los pies de pgina en laparte inferior de la misma.

En un encabezadonormalmente se sueleintroducir el ttulo de lahoja, el autor, la fechade creacin del libro ode la impresin, y en unpie de pgina, elnmero de pgina y elautor.

Tambin puedepersonalizar unencabezado o pie. Paraello, pulse el botn:Personalizarencabezado o pie quedesea modificar.

Aparecer el cuadro de dilogo Encabezado o pie (segn sea lo escogido)

En este cuadro aparecen tres secciones, que corresponden a la zona izquierda, centro yderecha de la hoja de impresin. En cada seccin puede introducir cualquier texto con elformato deseado (fuente, estilo, tamao) y cualquier cdigo (nmero de pgina, fecha,hora, ruta del archivo, nombre del archivo, nombre de la hoja e imagen)

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FICHA HOJA

En esta ficha se indica lo que realmente desea imprimir. Sus opciones son:

rea de impresin.Aqu se indica el rangoque desea imprimir. Sidesea imprimir celdasno consecutivas,seleccione las celdas enla hoja y luego en esterecuadro escriba oseale las celdas orangos separados porcomas.Por ejemplo:A1:B3,B6:B8.

Todas estas zonasdiscontinuas seimprimirn como hojasseparadas.

Imprimir Ttulos. Aqupuede seleccionar losttulos de las filas ocolumnas, que se imprimirn tras las filas o columnas que las contienen.

Imprimir. Aqu podr activar cualquiera de las siguientes opciones:

Lneas de Divisin, para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja. Blanco y negro, por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a

utilizar una impresora en blanco y negro. Calidad de borrador, para realizar una impresin rpida pero menos bonita de

nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta. Encabezados de filas y columnas, para imprimir los encabezados de filas (los

nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de lascolumnas superiores) de la hoja.

Comentarios, permite imprimir los comentarios o notas existentes.

Orden de las pginas. Aqu se controla el orden en que desea imprimir las pginas:

o Hacia abajo y luego hacia la derechao Hacia la derecha y luego hacia abajo.

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IMPRIMIR (CTRL+P)

Una vez especificadas todas las opciones y vista previamente la hoja, procedemos aimprimirla. Para ello podremos definir algunas opciones como:

En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuracin de laimpresin, que nos permitirn:

Elegir cuntas copias imprimir del documento.

Escoger qu impresora queremos utilizar en la impresin del documento, en caso de queno queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. Tambinpodremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada.

Opciones de Configuracin como:

- Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la seleccin realizada.

- La intercalacin. Cuando imprimimos varias copias sin intercalacin se imprime Xveces cada pgina, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la impresin de trescopias de un libro que ocupa cuatro pginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, seimprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sera: 1,2,3,4 1,2,3,41,2,3,4

- La orientacin y el tamao del papel. - Ajustar la escala de impresin- Modificar los mrgenes. - Acceder a la Configuracin de pgina

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ContenidoINICIAR EXCEL .......................................................................................................... 1LA VENTANA DE APLICACIN .................................................................................... 1CONCEPTOS BSICOS................................................................................................. 2LIBRO........................................................................................................................ 2HOJA DE CLCULO. ................................................................................................... 2CELDA....................................................................................................................... 2DESPLAZAMIENTO DEL PUNTERO DE CELDA................................................................ 3OPERACIONES CON LIBROS........................................................................................ 3OPERACIONES CON HOJAS ......................................................................................... 5SELECCIONAR VARIAS HOJAS ..................................................................................... 5DESPLAZARSE POR LAS HOJAS .................................................................................... 5INSERTAR HOJAS........................................................................................................ 5ELIMINAR HOJAS........................................................................................................ 6CAMBIAR NOMBRE DE HOJAS...................................................................................... 6MOVER O COPIAR HOJAS............................................................................................ 6SELECCIN DE CELDAS.............................................................................................. 7SELECCIONAR CELDAS NO CONTIGUAS ....................................................................... 7SELECCIN DE UNA COLUMNA O FILA ......................................................................... 7SELECCIONAR CELDAS DE UNA HOJA ENTERA ............................................................. 7INGRESO DE DATOS ................................................................................................... 8INTRODUCIR DATOS EN UN RANGO ............................................................................. 8INTRODUCIR EL MISMO VALOR EN TODO EL RANGO..................................................... 8TIPOS DE DATOS ........................................................................................................ 9TEXTO ....................................................................................................................... 9NMEROS .................................................................................................................. 9FECHAS Y HORAS ..................................................................................................... 10FRMULAS .............................................................................................................. 10FUNCIONES .............................................................................................................. 11EDICION BSICA...................................................................................................... 12MODIFICAR DATOS................................................................................................... 12BORRAR DATOS ....................................................................................................... 12DESHACER UNA ORDEN ............................................................................................ 12CONTROLADOR DE RELLENO .................................................................................... 13SERIES ..................................................................................................................... 13COPIAR, CORTAR Y PEGAR DATOS............................................................................. 14MOVER UN BLOQUE DE CELDAS CON EL MOUSE ........................................................ 14

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COPIAR UN BLOQUE DE CELDAS CON EL MOUSE ........................................................ 14PEGADO ESPECIAL ................................................................................................... 15INSERTAR UN BLOQUE DE CELDAS ............................................................................ 15INSERTAR FILAS O COLUMNAS.................................................................................. 16ELIMINAR FILAS O COLUMNAS.................................................................................. 16OCULTAR FILAS O COLUMNAS .................................................................................. 16CAMBIAR ANCHO DE COLUMNAS .............................................................................. 17AJUSTAR ALTURA DE LAS FILAS................................................................................ 17NOMBRAR UN RANGO............................................................................................... 18FORMATO................................................................................................................ 19FORMATO DEL TEXTO .............................................................................................. 19FORMATO DE NMEROS ........................................................................................... 19FORMATO DE FECHAS Y HORAS ................................................................................ 20FORMATOS PERSONALIZADOS .................................................................................. 20COLOCAR BORDES A LAS CELDAS ............................................................................. 21COPIAR FORMATO .................................................................................................... 22INSERTAR COMENTARIOS ......................................................................................... 22FORMATO CONDICIONAL.......................................................................................... 23FRMULAS .............................................................................................................. 24ESCRIBIR UNA FRMULA .......................................................................................... 24DIRECCIONES DE CELDAS ......................................................................................... 24OPERADORES .......................................................................................................... 25ARITMTICOS .......................................................................................................... 25DE TEXTO ................................................................................................................ 25DE COMPARACIN ................................................................................................... 25DE REFERENCIA ....................................................................................................... 26OPERACIONES CON FRMULAS ................................................................................. 26REFERENCIA DE CELDAS.......................................................................................... 28REFERENCIA RELATIVA ............................................................................................ 28REFERENCIA ABSOLUTA ........................................................................................... 28REFERENCIA MIXTA ................................................................................................. 28SUMAR UN RANGO DE CELDAS AUTOMTICAMENTE ................................................. 29FUNCIONES ............................................................................................................. 30ESQUEMA DE UNA FUNCIN ..................................................................................... 30ASISTENTE DE FUNCIONES........................................................................................ 30FUNCIONES ESTADSTICAS ...................................................................................... 32FUNCIN PROMEDIO................................................................................................. 32

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FUNCIN CONTAR .................................................................................................... 32FUNCIN CONTARA.................................................................................................. 33FUNCIN CONTAR.BLANCO ...................................................................................... 33FUNCIN CONTAR.SI ................................................................................................ 34FUNCIN MAX ......................................................................................................... 34FUNCIN MIN........................................................................................................... 35FUNCIONES MATEMTICAS ..................................................................................... 35FUNCIN SUMA........................................................................................................ 35FUNCIN ENTERO..................................................................................................... 36FUNCIN REDONDEAR.............................................................................................. 36FUNCIN POTENCIA ................................................................................................. 37FUNCIN RCUAD...................................................................................................... 37FUNCIN SUMAR.SI .................................................................................................. 38FUNCIN ALEATORIO ............................................................................................... 38FUNCIN ALEATORIO.ENTRE .................................................................................... 38FUNCIONES DE FECHA ............................................................................................. 39FUNCIONES DE TEXTO ............................................................................................. 40FUNCIONES LOGICAS ............................................................................................... 41FUNCIN SI .............................................................................................................. 41FUNCIONES DE BSQUEDA ...................................................................................... 43FUNCIN CONSULTAV .............................................................................................. 43FUNCIN CONSULTAH .............................................................................................. 45GRAFICOS ............................................................................................................... 46GRFICOS RPIDOS .................................................................................................. 46CREAR UN GRFICO ................................................................................................. 47DISEO DEL GRFICO............................................................................................... 48PRESENTACIN DEL GRFICO ................................................................................... 50FORMATO DEL GRFICO ........................................................................................... 52IMPRESIN .............................................................................................................. 57VISTA DISEO DE PGINA......................................................................................... 57VISTA PRELIMINAR (CTRL+F2) ................................................................................. 58CONFIGURAR PGINA............................................................................................... 59IMPRIMIR (CTRL+P).................................................................................................. 62