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GUÍA DE REFERENCIA RÁPIDA DE KYRIBA
3 pasos para mejorar la visibilidad de la tesorería
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Introducción
3 pasos para mejorar la visibilidad de la tesorería
La tesorería es clave para la empresa, pero conocer su valor solo es posible si el tesorero sabe cuánto dinero hay disponible, dónde se encuentra y qué previsiones hay de flujos futuros.
Sin embargo, es bastante habitual que los tesoreros no
tengan acceso a la situación completa de la tesorería de
la empresa. Aunque existen buenos motivos para trabajar
con varios bancos en distintos mercados, estas estructuras
bancarias acaban siendo complejas, lo que unido a una
creciente dispersión geográfica de las empresas puede ser
un impedimento para poder ver y conocer todos los saldos
En el día a día, más de una cuarta parte de la tesorería global pasa desapercibida en el entorno de la tesorería corporativa.
Fuente: PwC’s 2019 Global Treasury Benchmarking Survey
actuales o medir la precisión de las previsiones de tesorería.
Por suerte, conseguir que toda la tesorería sea visible no es un
objetivo inalcanzable. En esta guía de referencia, se explican los
pasos que pueden seguir los tesoreros para ver y conocer todos
los entresijos de la tesorería de su empresa, desde poder ver con
claridad las cuentas bancarias que usan hasta ser capaces de
mejorar la precisión de las previsiones de tesorería.
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¿Qué es la visibilidad de la tesorería?La visibilidad de la tesorería es un factor fundamental en la toma de decisiones eficaces. Cuando hay una visibilidad clara de la posición de tesorería actual y de los flujos futuros de la empresa, los tesoreros cuentan con las herramientas suficientes para actuar de este modo:
Invertir de un modo estratégico
Utilizar con eficacia las estructuras de gestión de tesorería
Reducir al mínimo la deuda y el gasto en intereses
Tomar mejores decisiones sobre coberturas
Reducir el gasto en comisiones bancarias
Reforzar el prestigio de la tesorería dentro
de la organización
Términos clave
Visibilidad de la tesorería significa que la empresa sabe exactamente la tesorería que
tiene en ese momento y dónde se encuentra. También implica que la empresa puede
predecir la tesorería que tendrá en el futuro.
Presupuestos de tesorería, normalmente elaborados por FP&A, es un concepto más
centrado en periodos superiores a un año con énfasis en la orientación gratuita de
los flujos de tesorería. En las empresas, se está haciendo habitual el control trimestral
de la conciliación de las previsiones indirectas basadas en presupuestos con las
previsiones directas de flujo de tesorería.
Posición de tesorería tiene que ver con la situación en el día actual y, con frecuencia,
en los siguientes cinco días laborables. La finalidad es gestionar la liquidez diaria
para garantizar la cobertura de los déficits y la concentración de los excedentes para
obtener un rendimiento del exceso de tesorería.
Previsión de tesorería es un concepto en el que se amplía la definición de posición de
tesorería a cualquier horizonte, desde una semana a un año. La previsión saca partido
a las distintas fuentes de datos para que la confianza en los saldos de tesorería
previstos sea mayor y se puedan tomar mejores decisiones.
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¿Por qué es importante la visibilidad de la tesorería?
La visibilidad de la tesorería es la esencia vital de cualquier organización. Una empresa que vea y conozca todos los entresijos de la tesorería puede invertir de un modo estratégico al tiempo que reduce al mínimo la deuda y el gasto en intereses. Además, esta visibilidad precisa mejora la eficacia de las coberturas y ofrece al tesorero los medios necesarios para reducir la exposición de la empresa a riesgos innecesarios sin que ello suponga ningún impedimento para que el valor de la organización crezca.En cambio, la carencia de una buena visibilidad de la tesorería puede causar numerosos problemas, como estos:
Amplia reserva de excedentes de tesorería para absorber gastos imprevistos
Rentabilidad de la tesorería insuficiente
Mayores costes por préstamos de los necesarios
Comisiones y costes bancarios innecesarios
Malas decisiones de coberturas por poseer información incompleta
Falta de indicadores clave de rendimiento y ausencia de confianza en la tesorería
La falta de fiabilidad en la visibilidad de la tesorería y las previsiones es el problema que más preocupa a los directores financieros.
Fuente: November 2018 CFO Publishing survey, “3 Key Areas Where CFOs Say Treasurers Need to be More Strategic.”
3 pasos para mejorar la visibilidad de la tesorería
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«Las principales ventajas de usar Kyriba son la visibilidad que proporciona, la puntualidad de esta y la facilidad de uso, ya que todo está en
un solo punto de acceso sencillo».
TRISH FISHER, Director de operaciones de tesorería,
WeWork
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El recorrido hacia la visibilidadTanto si el tesorero quiere liquidar préstamos externos como si lo que busca es maximizar
el retorno de las inversiones, lo primero que debe hacer es conocer la tesorería que
hay disponible en ese momento. Pero no solo eso, también debe contar con los medios
suficientes para predecir flujos futuros y poder informar a las personas adecuadas.
Con los tres pasos siguientes, ver y conocer todos los entresijos de la tesorería está al
alcance de cualquier tesorero:
Paso 1: Automatización de la conectividad con los bancos
Aprovechamiento de los distintos métodos de conectividad para acceder a los datos de los bancos de un
modo automático.
Paso 2: Generación de posiciones de tesorería
Predicción exacta de flujos en las siguientes horas y días, así como correspondencia de los valores reales con las previsiones para acelerar la conciliación diaria y la aplicación de la tesorería.
Paso 3: Mejora de las previsiones de tesorería
Predicción con exactitud de flujos en periodos más largos con el fin de optimizar la movilidad de la tesorería global.
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3 pasos para mejorar la visibilidad de la tesorería
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3 pasos para mejorar la visibilidad de la tesorería
Paso 1: Automatización de la conectividad con los bancos
La visibilidad de numerosas cuentas exige que la
conectividad con los bancos esté automatizada. En la
práctica, esto no siempre resulta tan sencillo: En el estudio
PwC’s 2019 Global Treasury Benchmarking Survey, se
mencionan las dificultades para encontrar e implantar las
soluciones más adecuadas de conectividad con los bancos
como la causa principal de que las empresas carezcan de
información clara sobre más de una cuarta parte de su
tesorería global.
Sobre el papel, la conectividad con los bancos parece sencilla, en
tanto que los equipos de tesorería dan prioridad a los
aspectos siguientes:
1. Seguridad
2. Automatización
3. Costes
Existen muchas opciones de conectividad que cumplen con los
objetivos de seguridad, automatización y costes. No obstante, no
todas son iguales. La conectividad con los bancos se efectúa de
formas diferentes:
Soluciones host-to-host, como el FTP o, más recientemente, las API
Protocolos específicos de los países, como EBICS, Editran o Zengin, entre otros
Soluciones de conectividad por SWIFT, que pueden abarcar dese MT Concentrator (un BIC compartido) hasta el modelo híbrido Alliance Lite2 de SWIFT y oficinas de servicios totalmente gestionadas
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La solución de conectividad perfecta para una organización
depende de factores como los volúmenes de transacciones de
pago y bancarias, las estructuras de las cuentas bancarias y la
ubicación de los bancos con los que trabaje la empresa. Estas
características, junto con las tecnologías que usen (y prefieran) los
bancos, determinan qué opciones de conectividad son las
más adecuadas.
En la práctica, la mejor solución será una combinación de métodos
con la que se optimicen los costes sin perder automatización ni
seguridad. Si no se usan varios métodos, la empresa se arriesga a
gastar más de lo necesario y podría verse obligada a sacrificar la
transparencia de la información.
Aunque pueda parecer que gestionar uno mismo varios métodos de
conectividad es algo complejo, lo cierto es que el uso de modelos
de conectividad como servicio, como es la red de liquidez activa
de Kyriba, simplifica la conectividad con los bancos porque abarca
todo: establecimiento de conexiones, supervisión de disponibilidad,
evolución a nuevas tecnologías (como las API), interacción con
SWIFT y realización de tareas que ocupaban el tiempo de recursos
de TI internos.
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3 pasos para mejorar la visibilidad de la tesorería
Paso 2: Generación de posiciones de tesorería
El objetivo de la posición de tesorería consiste en ver
en tiempo real la tesorería en cualquier momento y
poder conciliar las previsiones del día anterior para
poder distribuir la tesorería en la organización con
mayor rapidez y precisión. Una posición de tesorería
eficaz permite reducir la tesorería inactiva, crear
oportunidades para obtener rendimientos inmediatos al
tiempo que se dispone de certezas sobre los riesgos a
los que se expone la tesorería.
Como proceso, la posición de tesorería implica ver en tiempo
real la situación de la tesorería de la empresa en cualquier
momento del día al consolidar distintas fuentes de información y
reemplazar los datos antiguos con los más actualizados.
En el ámbito de la tecnología relacionada con la tesorería, la creación de la posición de tesorería suele combinar distintas fuentes de datos:
Saldo del día anterior: se descarga de forma automática desde los bancos a primera hora del día.
Informes bancarios del día en curso: se descargan de forma automática desde los bancos durante el día, bien a horas determinadas (por ejemplo, primera o segunda presentación) o como un flujo de datos constante a través de una API.
Pagos y cobros previstos: se obtienen directamente de los sistemas de ERP de la organización.
Transacciones de tesorería abiertas, como vencimientos o liquidaciones: integradas en el sistema
de tesorería.
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3 pasos para mejorar la visibilidad de la tesorería
Crear una posición de tesorería es tan solo el primer paso. Una vez
creada, hay que mantenerla y conciliarla.
a) Para mantener la posición de tesorería hay que actualizar
y sustituir los datos de flujo con información más actualizada
obtenida a través de las actualizaciones durante el día desde
sistemas internos y bancos.
b) La conciliación de la posición de tesorería consiste en
establecer la coincidencia de valores reales con los flujos de
previsiones. Normalmente, este proceso se hace a primera
hora de la mañana como parte de la rutina habitual. El
objetivo es identificar las sorpresas y entenderlas. Por ejemplo,
si no se realizó una transacción el día anterior, es posible que
se realice hoy, lo que significa que la diferencia sin conciliar
pasará a la posición de hoy. En muchas organizaciones este
proceso puede llevar mucho tiempo, de modo que les puede
resultar muy útil simplificarlo mediante la automatización
basada en reglas o el uso de inteligencia artificial.
Entre los requisitos clave para una correcta posición de tesorería
se incluye el uso de paneles interactivos y la comunicación fluida
dentro y fuera de los departamentos de tesorería:
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El consejo de administración recibe información
fiable, precisa y actualizada sobre la posición de
la tesorería.
Se realizan movimientos de tesorería dentro de la
organización para distintos objetivos de financiación
e inversión.
Se facilitan procesos de gestión de tesorería, como
pooling, barridos y préstamos entre empresas.
Se optimizan los ingresos y gastos por intereses
gracias a operaciones de préstamos con mejor
información.
Se reduce la petición de préstamos externos al usar
de un modo más eficaz los recursos de
tesorería internos.
a) Gracias a paneles interactivos, los gestores de tesorería
pueden desglosar en varios niveles cualquier componente
de la posición de tesorería. De este modo, se pueden ver
las posiciones según diferentes dimensiones en tiempo
real: partida, banco, entidad, divisa, etc.
b) Mantener una comunicación fluida dentro y fuera de los
departamentos de tesorería es fundamental. El tesorero,
el director financiero y el personal del departamento
financiero que gestionan filiales necesitan la visibilidad
de la tesorería, de modo que mostrar las posiciones de
tesorería conciliadas de un modo visual y detallado es un
resultado fundamental del trabajo diario con la posición
de tesorería.
La eficacia del posicionamiento de tesorería aporta numerosas
ventajas a la organización, como estas:
3 pasos para mejorar la visibilidad de la tesorería
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3 pasos para mejorar la visibilidad de la tesorería
Paso 3: Mejora de las previsiones de tesorería
La previsión de tesorería abarca periodos más
amplios, lo que permite hacer predicciones para
semanas y meses futuros, a diferencia de la posición
de tesorería, que solo lo permite para unas horas o
días. Además, la previsión de tesorería es una vía de
entrada para elaborar los presupuestos en FP&A,
que normalmente cubren varios años.
La previsión de tesorería debe ser precisa para que sea eficaz. Si
no hay total confianza en las previsiones, estas no servirán para
que en tesorería mejoren el uso de los fondos. La previsión de
tesorería es necesaria para que los responsables de la tesorería
de la empresa puedan invertir en vencimientos más largos,
proteger préstamos para financiar operaciones y tomar decisiones
más eficaces sobre coberturas. La confianza en esta previsión es
lo que va a marcar el éxito en la consecución de estos objetivos.
¿Por qué a muchas empresas les cuesta hacer previsiones con
precisión? Entre los motivos más comunes están la carencia de
fuentes de datos precisos, el uso de métodos poco eficaces y la
falta de cumplimiento de las métricas de rendimiento. Cuando una
previsión no es fiable, la tesorería desconfía y es incapaz de tomar
decisiones importantes con esa base.
Consiga la tan ansiada precisión y eficacia de la previsión mediante
los pasos que se explican a continuación:
Encontrar los datos: colaboración con los demás equipos
En la previsión, se incluyen datos clave procedentes de
cualquier sección de la empresa. Por ello, resulta fundamental
que se fomente la colaboración entre los departamentos
(cuentas por cobrar, FP&A, informática y controladores
regionales) que disponen de sus propios datos valiosos para
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previsiones o que administran sistemas que mejoran
la visibilidad de las previsiones. Esta colaboración es
fundamental para que todas las partes implicadas sepan la
información que deben proporcionar con una visión integral
y prioricen el intercambio de datos.
Consolidación de datos de previsión
El siguiente factor fundamental consiste en la
automatización de la integración de los datos de previsión
en un solo sistema donde se guarden. Es frecuente que
los datos de las fuentes procedan de hojas de cálculo o de
distintos módulos de los sistemas de ERP. La consolidación
de todos esos datos en un solo sistema podría ser una
labor titánica para el departamento informático. Lo mejor
es integrar los sistemas de manera que se alivie la carga
de trabajo del departamento informático y se reduzcan los
costes y el tiempo necesarios. Esto se consigue mediante la
conectividad preconfigurada con los sistemas de tesorería.
Medición de la precisión de las previsiones
El último paso en la previsión de tesorería es medir su eficacia
al detalle. El examen del rendimiento de las previsiones
resulta fundamental para entender la eficacia de cada
elemento y fuente de información, así como para saber
exactamente dónde se puede mejorar en futuras previsiones.
Este análisis debe realizarse de forma detallada. Por ejemplo,
medir la precisión antes y después de un periodo de 90 días
o 13 semanas puede ocultar anomalías y las conclusiones no
son significativas. En algunas organizaciones, estos análisis se
hacen semanalmente y, en otras, a diario.
Una vez analizada la precisión, el equipo de tesorería debe
generar un flujo de comunicación para poner en marcha los
cambios necesarios. Los controladores regionales, por ejemplo,
solo pueden mejorar si se les presentan hechos concretos.
Además, los indicadores clave de rendimiento estándar
(que deberían formar parte de los análisis de rendimiento y
cálculos de compensación) permiten avanzar para reforzar
el comportamiento deseado en las previsiones. En ese punto,
el compromiso del director financiero es el que impulsará la
eficacia de las previsiones.
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Las ventajas de la visibilidad de la tesoreríaLa visibilidad de la tesorería completa lleva tiempo y esfuerzo, aunque merece mucho la pena.
Cuando los tesoreros conocen y pueden ver todo el panorama actualizado y preciso de la
posición de tesorería actual y de los flujos futuros, son capaces de actuar del modo siguiente:
Toman decisiones a tiempo y con mayor confianza sobre actividades, incluidas inversiones, préstamos,
concentración de tesorería y coberturas.
Liquidan préstamos externos con una mejor visión de los fondos disponibles.
Invierten de un modo estratégico con un conocimiento total de los flujos actuales y futuros.
Reducen el gasto en comisiones bancarias al cerrar o combinar cuentas bancarias redundantes o negocios
con los bancos desde una postura informada.
Reducen al mínimo la deuda y el gasto en intereses al utilizar de manera óptima los fondos y reducir los
préstamos externos.
Conocen mejor los riesgos a los que se expone la empresa y los gestionan de un modo más eficaz.
Optimizan la planificación de las operaciones de préstamos.
Mejoran la eficacia de las coberturas al tomar decisiones basadas en información precisa.
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3 pasos para mejorar la visibilidad de la tesorería
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El 76 % de los clientes de Kyriba afirmaron que mejoraron los retornos de tesorería
en al menos un 15 % gracias a una mayor visibilidad de la tesorería.
Fuente: TechValidate, 2019.
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Visibilidad de la tesorería: conclusiones
El futuro de la tecnología en el campo de la tesorería
ya está aquí. Ya hay bancos invirtiendo en API que
abren sus plataformas a nuevos productos y servicios
diseñados para los clientes corporativos. Una de
estas innovaciones es la generación de informes
bancarios en tiempo real. En muchos lugares del
mundo, la generación de informes en el día no se
hace ni dos veces al día, y en algunos ni una sola
vez al día, lo que hace que el posicionamiento
de tesorería diario se base habitualmente en
informes del día anterior y en las expectativas de
compensaciones durante el día.
3 pasos para mejorar la visibilidad de la tesorería
La generación de informes bancarios en tiempo real
únicamente a través de las API transformará el panorama
de tal modo que los gestores de tesorería podrán ver las
cuentas de tesorería al instante. Esta innovación, junto con
los pagos en tiempo real, sitúa a los equipos de tesorería en
una posición envidiable porque, además de ver en tiempo real
todo lo que pasa en las cuentas bancarias, también pueden
mover los fondos en el país, o incluso en el extranjero, en
pocos minutos.
Esta transformación va a suponer una mayor presión para
que los equipos de tesorería adopten los procesos adecuados
y realicen los análisis pertinentes para gestionar con la
mayor eficacia posible la información de tesorería a la que
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van a acceder en tiempo real. Supondrá un reto para aquellas
organizaciones que aún no cuenten con tecnología adaptada,
pero será una oportunidad inmejorable de ganar ventaja
competitiva en el uso y distribución de la tesorería para aquellas
organizaciones que ya hayan incorporado la tecnología en
sus procesos.
Cómo puede ayudarlo Kyriba
Kyriba puede facilitar la visibilidad completa de la tesorería.
Kyriba ayuda a las organizaciones a reducir el coste y la
complejidad que esconde la conectividad con los bancos, sea
a través de SWIFT, de API, de protocolos específicos de cada
país o mediante la combinación de canales para priorizar la
seguridad, la automatización y la reducción de costes. En las
organizaciones los responsables podrán controlar con facilidad,
en todas las cuentas bancarias globales, los signatarios, los
3 pasos para mejorar la visibilidad de la tesorería
flujos de trabajo y los documentos guardados gracias a
la solución de control de relaciones bancarias de Kyriba.
Además, los análisis de diferencias flexibles y detalladas, así
como el flujo de comunicación con las fuentes de datos para
previsiones que Kyriba ofrece a las empresas les permiten
optimizar la precisión de sus previsiones de tesorería.
Si dispone de toda la información de los saldos actuales y
los flujos futuros, estará en una posición privilegiada para
tomar las mejores decisiones sobre la tesorería.
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Sobre KyribaKyriba pone en manos de los directorios financieros y sus equipos soluciones de vanguardia para gestionar los riesgos y la tesorería, así como los pagos y la financiación de la cadena de suministro. Kyriba ofrece una plataforma empresarial integral en modalidad de software como servicio (SaaS), un sistema de conectividad con los bancos de nivel superior y un conjunto de soluciones perfectamente integradas para solucionar los desafíos financieros más complejos de hoy en día. Miles de empresas, entre las que se encuentran muchas de las más importantes del mundo, confían en Kyriba para optimizar sus procesos clave, proteger su información frente a fraudes y ciberdelincuencia y agilizar sus oportunidades de crecimiento a través de procesos de toma de decisiones mejorados. IDC, como empresa de análisis de tecnología, ha reconocido a Kyriba como líder en el mundo en su informe MarketScape de 2017-2018 por su solución SaaS y sus aplicaciones de control de riesgos y tesorería basadas en la nube. La sede central de Kyriba se encuentra en Nueva York y dispone de oficinas en San Diego, París, Londres, Tokio, Dubái y otras ciudades importantes del mundo. Para obtener más información, visite www.kyriba.es.
La mejor plataforma de riesgos y tesorería del mundo
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