3 Procedimientos y Metodología Sin Conciliacion

ETAPAS Y

PROCEDIMIENTOS

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL PROPIEDAD INTELECTUAL DE AVALUAC CIA. LTDA.,

PARA USO EXCLUSIVO DE ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A.

1. COORDINACIÓN (ORGANIZACIÓN GENERAL DEL PROYECTO):

Para cumplir con la organización general del proyecto se realizarán reuniones de coordinación previas al inicio del trabajo de inspección física, en la cual se tomarán decisiones relevantes sobre el proyecto y la forma de ejecución, entre los puntos más importantes a tratar están:

1. Aprobación de las Políticas de Levantamiento de Activos, así como la reglamentaciónrespecto al inventario, analizando lo que ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A tenga acerca de este tema y AVALUAC proponga en base a su experiencia. Este proceso se realizará por cada trabajo a ser contratado en las reuniones técnicas necesarias de acuerdo a lo que estipula la Convocatoria a Concurso de Ofertas G.LOG-2012-023.

2. Aprobación de formatos de levantamiento de información, los cuales serán divididos en función de la familia tecnológica de los bienes, los que se presentan en detalle en el Anexo 1.

3. Aprobación de formatos de entrega de información (archivo plano) para que esta pueda ser migrada al sistema de administración de activos fijos que disponga ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A, además de tomar en cuenta el formato para inventario.Estos archivos planos contendrán todos los campos necesarios para identificar los bienes y sirvan para la administración de los activos e inventario.Un ejemplo del archivo plano se presenta en el Anexo 2.

4. Definición del grado de desagregación del inventario, tomando en cuenta el concepto de unidades funcionales de acuerdo a lo que estipulan las NIFF.

5. Definición de la estructura del código de barras y clase de etiquetas.

6. Recopilación de la información necesaria para la ejecución del proyecto, como son: bases de datos, detalle de cuentas contables



7. Organigrama de la empresa, direcciones de los lugares a ser tomados en cuenta en el trabajo, información técnica según el tipo de bienes, entre otros.

8. Definición de cronograma de visitas. Las visitas al sitio donde están ubicados los bienes serán previa y conjuntamente coordinadas con ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A para garantizar el acceso a las mismas y poder contar con personal de apoyo de parte del contratante.

9. AVALUACsolicitará se involucre personal de todos los departamentos de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A, que tengan relación con el trabajo e incidencia en el mismo.

10. Definición de los responsables del trabajo por parte de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A.

Esta etapa inicial del trabajo estará respaldada con la elaboración y firma de actas de reuniones, donde firmen los responsables de la ejecución del trabajo de parte de AVALUAC y ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A, en estos documentos constarán todos los acuerdos que serán el referente para la ejecución y entrega del trabajo final, y por lo tanto parte integrante del contrato de servicios firmado entre ambas partes.

2. INSPECCIÓN, ETIQUETADO Y LEVANTAMIENTO DE DATOS.

El levantamiento de la información depende de la familia tecnológica del bien, de acuerdo a esto se tomará en cuenta los siguientes aspectos:

Bienes inmuebles einfraestructura:

- Ubicación geográfica del bien en el que se especifique dirección exacta.

- Ubicación orgánica del bien, referida especialmente a la unidad funcional que está a cargo.

- Levantamiento físico de las diferentes construcciones e infraestructura que compongan un determinado bien; mediante mediciones en sitio que sirvan para calcular



cantidades de obra de acuerdo a la unidad de medida adoptada para su valoración (m³., m²., m.).

- Constatación física del estado, uso, mantenimiento y fechas relevantes (inicio de su uso, recepción de obra, etc.) de construcción.

- Estudio de mercado en la zona de influencia en relación a la ubicación del bien.

- Se investiga la influencia sobre el entorno inmediato de cada bien.

Bienes muebles (Mobiliario, Equipos de Oficina y Computación, Maquinaria yequipos):

1. Ubicación geográfica.2. Ubicación orgánica.3. Constatación física, identificación y recopilación de

características técnicas.4. Marca.5. Modelo, tamaño o capacidad. 6. Número de serie u otra identificación.7. Custodio.8. Datos de fabricante.9. Componentes auxiliares significativos.10. Verificación de condiciones de operación (operativa, no

operativa).11. Determinación del factor de estado (bueno, regular,

malo, inservible).12. Definición del estado de mantenimiento (excelente,

bueno, deficiente).

En la etapa de levantamiento de información obedeciendo a las políticas de levantamiento que se adopten en la etapa de coordinación, a cada activo se le asigna un código de barras que dependiendo de su naturaleza puede utilizarse tickets estándar, encapsulado en resina o placas metálicas como se lo indica en el punto Esquema de Codificación.

AVALUAC realizará la disgregación de los ítems de maquinaria y equipo enfocándose a la finalidad de este servicio y bajo criterio de su experiencia (unidades funcionales), con el objetivo de que sirva la información para la correcta y eficiente administración de los activos fijos de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A, tomando en cuenta además lo que estipulan las NIIF.



Antes de dar por terminado el inventario físico, los responsables del trabajo de AVALUAC yde parte de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A, deberán recorrer las áreas de levantamiento, a fin de verificar que todas las áreas hayan sido tomadas en cuenta. Luego de esto se firmarán actas de levantamiento de información en el que consten todos los lugares donde se realizará el trabajo y si existe alguna área donde no se pudo realizar la inspección física de los bienes se indicarán sus razones. Es obligación de AVALUAC realizar en su totalidad el levantamiento y de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A guiar y mostrar todas y cada una de las áreas donde se debe realizar el trabajo. Las actas de levantamiento estarán debidamente firmadas por los responsables del trabajo por parte de AVALUAC y de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A documentos que servirán de soporte para el cumplimiento del servicio y que serán parte integral del contrato.

En caso de presentarse imprevistos, contratiempos, falta de colaboración o cualquier problema que impidan o dificulten el normal desarrollo de la verificación física, AVALUAC informará por escrito al responsable del trabajo por parte de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A, ya que AVALUAC requiere la colaboración total de los responsables del proyecto por parte de la empresa, para cumplir con los tiempos propuestos en el desarrollo del trabajo, y será responsabilidad de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A ,dar solución a los imprevistos a partir de que sea presentada la comunicación, caso contrario el plazo y costos del servicio serán modificados.

En caso de que ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A requiera de pruebas técnicas sobre medidas de espesores, pruebas de ensayo para motores, o alguna otra en particular, estas serán ofertadas una vez que se establezcan con claridad cuáles son en la etapa de coordinación. AVALUAC dentro del procedimiento planteado no considera prueba técnica alguna, más que la visual donde se observa las condiciones de operación del activo inspeccionado.

3. INGRESO DE INFORMACIÓN Y DEPURACIÓN.

Una vez que se tenga la información levantada en campo, se la organizará para proceder al ingreso de la misma, con



asistencia técnica de un Sistema de Ingreso de Información que AVALUAC ha desarrollado (Anexo 3) a lo largo de sus 23 años de experiencia.

El objetivo de utilizar el sistema de ingresoes obtener como resultado final una información homogénea, ordenada, estandarizada, codificada, depurada y estructurada de acuerdo a requerimientos del sistema de activos fijos de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A

El reporte de la información tendrá un orden especificado por el cliente en la etapa de coordinación.

4. VALORACIÓN O TASACIÓN DE LOS ACTIVOS.

Una vez que la información haya sidoingresada y digitalizada en su totalidad, sela divide por familias tecnológicas, para proceder a la valoración, lo cual se lo realiza tomando en cuenta procedimientos y parámetros técnicos según normas internacionales de valoración y experiencia adquirida en 23 años, de tal manera que como resultado final se obtenga el VALOR RAZONABLE DE MERCADO de cada bien, analizado según requerimientos de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), NIC 16, NIC 2, entre otras que apliquen dependiendo del caso y del activo.

5. CONDICIONES GENERALES

Estructura del proyecto

Uno de los factores más importantes para el éxito del proyecto es el trabajo en conjunto de los peritos de AVALUAC con los responsables por parte de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A

Para este propósito describimos a continuación la participación Y estructura requerida por cada una de las partes:

1. Por parte de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A:

Coordinador del Proyecto (administrador): Responsable de garantizar el éxito del proyecto al interior de la institución. Debe regularizar las tareas y



asegurará que los recursos necesarios estén disponibles (a tiempo completo).

Gerente (s) o Jefes Departamentales o de zonas: Deben estar enterados en todo momento del desarrollo del proyecto. Su presencia es fundamental para la toma de decisiones relacionadas con cualquier requerimiento.

Responsables de los departamentos de sistemas y activos fijos: con quienes se realizarán reuniones previas de análisis de requerimientos.

2. Por parte de AVALUAC:

Funciones del equipo asignado para la ejecución del proyecto:

Director General: responsable de garantizar el éxito del proyecto.

Director Técnico: responsable de coordinar, ejecutar y garantizar el desarrollo técnico del trabajo.

Jefaturas por Áreas: responsables de coordinar, ejecutar y garantizar los resultados del trabajo.

Peritos tasadores principales y peritos auxiliares:responsables encargados del desarrollo del proyecto. Su labor se inicia desde la etapa de coordinación.

Además deun Ingeniero en Sistemas, soporte para la elaboración de la base de datos.

Para la ejecución del servicio, AVALUAC considera grupos de profesionales principales y auxiliares dependiendo del alcance del trabajo, que cumplen con el siguiente perfil:

Perito tasador principal:



1. Profesionales con títulos universitarios en Ingenierías mecánica, eléctrica, electrónica y telecomunicaciones, civil, agrónoma, etc., arquitectura, administración u otras afines, con estudios de especialización relacionados con la elaboración de avalúos de maquinaria y equipo, vehículos, terrenos, construcciones, galpones, etc.

2. Acredita un mínimo de seis años de experiencia general en proyectos similares o relacionados con el objeto del concurso.

Personalauxiliar:

1. Profesionales con títulos universitarios o estar cursando estudios en Ingenierías mecánica, eléctrica, electrónica y telecomunicaciones, civil, agrónoma, etc., arquitectura, administración u otras afines, con estudios de especialización relacionados con la elaboración de avalúos de maquinaria y equipo, terrenos, construcciones, galpones, etc.

2. Acredita un mínimo de un año de experiencia general en proyectos similares o relacionados con el objeto del concurso.

Para la elaboración del trabajo AVALUACutilizará grupos de profesionales separados de acuerdo a la naturaleza de los activos.

6. REQUISITOS GENERALES

Para la realización del proyecto requeriremos de los siguientes recursos:Información: ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A entregará, de ser permisible al personal técnico de AVALUAC, para un mejor desenvolvimiento toda la documentación que determina el Reglamento para la Calificación y Registro de las Personas Naturales y Jurídicas que ejerzan la actividad de avalúos y peritajes, en su artículo 10, que dice: “Las compañías contratantes de los servicios de valuación y peritaje pondrán a disposición de valuadores peritos los libros de contabilidad, facturas



de compra, contratos, manuales técnicos del fabricación, escrituras, archivos, valores comprobantes y en general todos los documentos requeridos para la eficiente realización de su trabajo”.

Requerimientos:

1. Equipo técnico por el tiempo de duración del trabajo por parte de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A.

2. Registros contables (archivos, copias de facturas de los bienes que AVALUAC considere de mayor importancia).

3. Contratos de recientes adquisiciones.4. Registros de mantenimiento.5. Proporcionar listados de bienes.6. Ubicaciones geográficas.7. Ubicaciones orgánicas (áreas de trabajo, centros de costos). 8. Plan de cuentas (grupos y subgrupos de activos).9. Políticas de manejo de activos.10. Memorias técnicas.11. Listado o detalle de proyectos en ejecución.12. Listados de los bienes de inventario a la fecha de

inspección.

Notas importantes:

1. Los responsables del trabajo por parte de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A, deben tener sólidos conocimientos del manejo de la hoja electrónica EXCEL, con el objetivo de que el personal de la contratante pueda revisar los resultados obtenidos de este trabajo y por lo tanto emitir las observaciones respectivas, en caso de haberlas.

2. Los tiempos presentados se cumplirán si la información del levantamiento de activos realizado a ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A no presenten desviaciones, tomando como referencia losítems en maquinaria y equipo, en muebles y enseres, equipos de computación, equipos de comunicaciones, equipos de oficina, terrenos y edificaciones que se detallan en el flujo de procesos enfoque y alcance,los cuales fueron la referencia para el cálculo de tiempos y recursos de esta oferta de servicios.



3. En caso de que la información del levantamiento de activos proporcionado por ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A, presente desviaciones a losítemsexpuestos en el flujo de procesos enfoque y alcance, los costos unitarios por ítem inventariados y valorados se facturaran (mismos que se definiría en la etapa de inspección de campo, es decir con los resultados obtenidos).

4. AVALUAC para cumplir eficientemente con el objetivo de este proyecto, estructuró grupos de trabajo que realizarán el levantamiento de la información por plantas; mismas que se movilizarán independientemente optimizando tiempos y recursos, tal como lo indica el cronograma tentativo de actividades (anexo 4).

5. Se utilizaránactas de trabajo en cada una de los lugares en donde el personal técnico de AVALUAC termine el levantamiento, firmados conjuntamente por los responsables de las dos empresas, documentos que soportarán el cumplimiento del trabajo. Dichas actas se elaborarán para salvaguardar los tiempos de cumplimiento en caso de que no se tenga el apoyo o las condiciones para efectuar el trabajo y serán parte del contrato de servicios firmado entre las partes.

6. ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A debe asignar un Coordinador del Proyecto quien será el interlocutor entre ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A y AVALUAC.

7. ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A debe indicar y armar su equipo de trabajo del Proyecto, con quienes se trabajará en cada una de las etapas indicadas en el cronograma de trabajo.

8. El Coordinador del Proyecto deberá organizar todas las actividades al interior de la empresa a fin de lograr los objetivos planteados, dentro del plazo propuesto.

9. ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A debe proporcionar el personal adecuado y requerido para el cumplimiento del servicio.

10. ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A debe asignar un área física adecuada en sus instalaciones para el trabajo del equipo del proyecto.

11. El día de trabajo del proyecto será de ocho horas (como mínimo).



12. La ejecución de este servicio en el tiempo estipulado, se cumplirá siempre y cuando no exista demora en cuanto a la entrega de la información solicitada por AVALUAC.

7. ENTREGA DE INFORMES

Se entregará el informe preliminar y base de datos en medio magnético (CD) para su revisión y análisis, el cuál contendrá:

Metodología utilizada para cada familia de activos. Detalle individual de cada bien mueble, propiedad planta

y equipo, con todos los campos indique el software de activos fijos de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A.

Valoración a la fecha que indique ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A, de acuerdo a la implementación de las NIIF.

Informes individuales de cada bien inmueble. Valor razonable, vida útil, vida útil residual, valor

residual, entre otras características requeridas por las NIFF de todos los bienes muebles, bienes inmuebles, propiedad, planta y equipo.

Estimación de porcentaje de desviación de la cantidad inventariada en los casos que fuese necesario. Esta desviación de cantidad de activos inventariada se la realizará comparando la cantidad de activos que ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A nos proporcione versus la cantidad de activos que se encuentren al momento de realizar el inventario (relevamiento de la información) sin que esto represente una conciliación física.

ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A tendrá un máximo de 10 días laborables para la realización de observaciones, luego de lo cual AVALUACdispondrá de 5 días laborables para solventar las consultas u observaciones de ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A y emitirá el informe final impreso en original y en medio magnético (CD), donde se podrá apreciar las metodologías utilizadas para cada grupo de activos, las observaciones y recomendaciones respecto a todas las etapas del proyecto. La información



detallada de cada activo será almacenada en un archivo plano (hoja electrónica), para que se migre al módulo de activos de la empresa, que será entregada en medio magnético (CD).

Una vez emitidas las observaciones por ACERIAS NACIONALES DEL ECUADOR S.A en el plazo propuesto en el párrafo anterior, se da por cerrado las observaciones al informe preliminar.



Documents

3 Procedimientos y Metodología Sin Conciliacion