Embed Size (px)
Citation preview
1
WBS
(Work Breakdown
Structure)
¿Qué es un WBS?, ¿En la
teoría para qué sirve?, y
en la realidad, ¿sirve?
2
¿Quién lo invento?
El WBS es una de las principales aportaciones a la administración de
proyectos por parte del Project Management Institute (PMI) que es
considerado la principal asociación profesional para la gestión de proyectos.
El PMI fue fundado en 1969. Entre sus principales objetivos se encuentran
formular estándares profesionales, generar conocimiento a través de la
investigación, y promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de
sus programas de certificación.
Para el año 2000 el PMI ya contaba con más de 50,000 miembros, 10,000
PMP® certificados y más de 270,000 copias del PMBOK® estaban en
circulación.
3
Definición del WBS
WBS: es una descripción jerárquica del trabajo que se debe realizar para
completar el proyecto.
El WBS es una estructura exhaustiva, jerárquica y descendente -orientada a
los entregables del proyecto- formada por las tareas necesarias que ejecutará
el equipo de trabajo para crear los productos requeridos.
WBS: es una descomposición jerárquica del trabajo a realizar durante el
proyecto. Similar a una descomposición funcional.
En español se traduce como Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).
4
Beneficios del WBS
UNIFICAR EXPECTATIVAS
5
Principios básicos para crear un WBS (1/2)
• Una unidad de trabajo debe aparecer únicamente en un solo lugar del WBS.
• El trabajo contemplado en cada una de las cajas del WBS, debe ser la
suma de las cajas que se encuentran en el nivel inferior.
más descomposición
20% 10% 10% 60%
25% 10% 5% 20%
20% 3% 2%
100%
más descomposición
6
Principios básicos para crear un WBS (2/2)
• Cada una de las cajas del WBS debe tener únicamente un
responsable.
• Los integrantes del ET deben estar involucrados en la construcción
del WBS.
• Asignar recursos a las actividades.
• Cada caja del WBS debe ser documentada para asegurar su
entendimiento. (Diccionario del WBS)
WBS
7
Principales usos del WBS
La construcción del WBS nos ayuda para:
• Detectar hitos & actividades.
• Asignar responsabilidades.
• Asignar recursos a las actividades.
• Analizar riesgos.
• Realizar estimaciones de costo, tiempo y recursos más
exactas.
• Pensar en todos los elementos del proyecto que deben
ser incluidos.
8
¿Cómo se construye?. El Top – Down con el equipo completo
Se pueden utilizar plantillas definidas.
Usar una técnica de planificación conocida como
“descomposición”.
Se comienza con el primer nivel y se divide sucesivamente
A las cajas del último nivel se les denomina “paquetes de
trabajo”.
Una vez que las actividades se han definido, se deben
secuenciar y analizar qué actividades se pueden hacer
concurrentemente.
9
¿Cómo se construye? El Top – Down con sub-equipos
El equipo completo acuerda la partición del primer nivel.
Se crean tantos subequipos como actividades haya en el nivel uno.
Cada subequipo divide una actividad (se le asigna la actividad para la cual tenga más experiencia).
Un subequipo puede solicitar ayuda externa.
Demanda menos tiempo que el enfoque anterior.
10
¡Vamos a poner color!
El primer nivel es el nombre
del proyecto o del producto
final.
El segundo nivel de tu proyecto, es el
principal. Si no existen acuerdos
desde aquí, ni le sigan …
Paquete de trabajo
11
WBS - Sistema EVER -
Veterinaria
3. Prototipo de
Interfaz
4. Precarga de
información
2.Diseño de la BD,
sistema e interfaz
5. Desarrollo del
Sistema
1.Análisis de
requerimientos
6. Pruebas
7. Monitoreo,
Administración y
Respaldo
2.2. Diccionario de
Datos
2.3. Script de la
Base de Datos
2.1. Diagrama
Entidad Relación
2.4. Diseño de la
interfaz
2.5. Diseño del
framework
3.1. Pantallas de
HTML con la
interfaz gráfica
4.1. Catálogo de
UPP
4.2. Inf. Técnicos
4.3. Relación
técnico vs UPP
4.4. Estados con
clave de INEGI
4.5. Municipios
clave de INEGI
3.1.3. Captura de
vacas
3.1.4. Datos
generales de los
Técnicos
3.1.5. Datos de la
UPP
6.1. Funcionales
7.1. Respaldo
semanal de la
Base Datos
7.2. Monitoreo del
servicio
7.3.
Administración
del sistema
8. Hosting
8.1. Del Sitio
3.1.6. Informe del
veterinario
3.1.7. Informe de
todos los
veterinarios de
todas las upp
3.1.1.
Autenticación
1.1.1 Diagrama de
casos de uso
1.1.2. Casos de
Uso
1.1.2.3. Captura
de vacas
1.1.2.4. Datos
generales de los
Técnicos
1.1.2.2.
Modificación de
contraseña
1.1.2.1.
Autenticación
1.1.2.5. Datos de
la UPP
1.1.2.6. Informe
del veterinario
1.1.2.7 Informe de
todos los
veterinarios de
todas las upp
3.1.2. Modificación
de contraseña
5.1. Autenticación
5.2. Modificación
de contraseña
5.3. Captura de
vacas
5.4. Datos
generales de los
Técnicos
5.5. Datos de la
UPP
5.6. Informe del
veterinario
5.7. Informe de
todos los
veterinarios de
todas las upp
5.8. Cierre del
informe
4.6. Localidades
4.7. Precarga de
usuarios y
contraseñas
12
Proyecto
Lineamientos,
políticas y
procedimientos
Infraestructura Información Portal Seguridad Difusión Administración
Mantenimiento
Acuerdos
interinstitucionales
Administración
de la
relación
Servidores
Red
Políticas
Sistema de
almacenamiento
Políticas de
información
Migración o
Carga de
datos
Requerimientos
Desarrollo o
adquisición
Implantación
Física
Pruebas
Hospedaje
Administración
Mantenimiento
Lógica
Políticas Diseño de la
BD
Diagnóstico
de las BD’s
Políticas
WBS - Colaboración
13
COMIPEMS
1) Sistema de
Pre-Registro
en Línea
2) Sistema de
Pre-Registro
Presencial
3) Sistema de
Registro
4) Asesorías Técnicas
Especializadas
5) Documentación
del proceso
1.1. Actualización 2.1. Actualización 3.1. Actualización
1.2. Instalación y
configuración
2.2. Instalación y
configuración
3.2. Instalación y
configuración
1.3. Pruebas en
Servidor de
producción
2.3. Pruebas en
Servidor de
producción
3.3. Pruebas en
Servidor de
producción
1.4. Transformación,
validación y
carga de datos
2.4. Transformación,
validación y
carga de datos
3.4. Transformación,
validación y
carga de datos
1.5 Soporte 2.5 Soporte 3.5 Soporte
3.6 Capacitación
3.7. Bases de Datos
con Registros
de aspirantes
4.1. Redes
4.2 Servidores
4.3. Bases de Datos
5.1. Análisis
5.2. Diseño
5.3 Código Fuente 2006
5.4 Descripción de
Procesos
WBS - Colaboración
14
WBS - CURSO
Plan de
Transición
40 horas
1. Apertura
1 hora
2. Atención a
dudas
clave
3 horas
3. Información
12 horas
4.Procesos
8 horas
5.Cambios
al SIGER,
CG y
SIIR2000
4 horas
6.Infraestructura
2 horas
7.Capacitación
4 horas
8.Administración
del
Cambio
4 horas
9.Cierre
2 horas
15
WBS - Diagnóstico
Diagnóstico
2008
1. Procesos 2. Información
3. Competencias
en el uso de las
Tecnologías
de Información
4.Infraestructura y
Política
Informática
16
Diagnóstico
2008
1.Procesos 2. Infraestructura y
Política Informática 3. Información
4. Competencias en el
uso de las Tecnologías
de Información
1.1. Identificar y
clasificar procesos
1.2. Analizar
procesos
1.3 Emitir
recomendaciones
1.2.1 Seleccionar
procesos objetivo
1.2.2 Describir
procesos
1.2.3 Identificar
fortalezas y
debilidades
1.2.4 Detectar
oportunidades
de automatización
WBS - Diagnóstico (Procesos)
17
2. Infraestructura y
Política Informática
2.1 Servidores 2.2 Infraestructura
de Red
2.3 Equipos de
cómputo 2.4 Otros servicios
Software
Respaldos y
Mantenimiento
Evaluación del
Centro de Cómputo
Configuración
Computadoras
personales,
portátiles y
periféricos
Diseño de la red
2.5 Políticas
Servicios
Seguridad
Distribución de
la red
Seguridad
Configuración
Software
Uso de equipo de
cómputo
Seguridad de
la información
Seguridad
Informática
Mantenimiento
Análisis de
servidores
Análisis de la red
Análisis de equipo de cómputo y
periféricos
Software de
oficina Aplicaciones
Manejo de
Información y cuentas
Criterios de
clasificación
Lineamientos para
el manejo de la información
Políticas de
respaldo
Control de
Acceso (físico y lógico)
Instalación y
Configuración de S.O,
aplicaciones y RDMS
Privacidad
18
Diagnóstico
2008
Procesos Infraestructura y
Política Informática 3. Información
Competencias en el
uso de las Tecnologías
de Información
Sitio Web Conservación de
documentos
Evaluación del CAC
Necesidades a corto
y largo plazo
Recomendaciones a
corto y largo plazo
Sistemas
Sistemas actuales
Sistema para el apoyo
de Toma de Decisiones
Requerimientos
Cubiertos
Identificación de
nuevos requerimientos
Recomendaciones
para incorporar nuevos
requerimientos
Identificación de
Requerimientos
Líneas de acción
Otras fuentes
Compras Nacionales
Compras al Extranjero
Apoyo Técnico
Almacén
Unidad Administrativa
Interoperabilidad
WBS - Diagnóstico (Información)
19
Diagnóstico
2008
Competencias en el
uso de las Tecnologías
de Información
Análisis de
Competencias
del Área de TI y Usuarias
Análisis
de Perfiles de TI
Determinrar estrategias
capacitación
Análisis de la estructura
del Área de TI
(interna y en la organización)
Determinar perfiles
requeridos en TI
Emitir recomendaciones
Determinar áreas de
oportunidad en la
estructura orgánica
WBS - Diagnóstico
(Competencias en TI)
20
Pastel
Vestido
de novia
Salón
Fotografí
a
Traje del
novio
Luna de
miel
Invitados
Trámites
iglesia
Trámites
Civil
Cortejo
nupcial
Coro
iglesia
Música
en
Recepció
n
Decoració
n
Recuerdos Regalos
Flores
Transport
e
Banquete
Brindis
Ramo
Bebida
Accesorio
s
Video
Libro de
firmas
Arreglo de la novia
Departamento
21
Invitados
Lista de invitados
Dar invitaciones
Pedido de invitaciones
Asistencia Asientos
22
Decoración
salón
Decoració
n
mesas
Mesa de
novios Baños
Recepció
n
(Entrada)
Centros de Mesa
Sillas
Manteles
Copas, servilletas
23
24
25
WBS tabular
Surgical Treatment Project
1.0 Diagnosis
History
General Medical Condition
Specific Complaint
Clerking
Clinical Exam
Imaging
Ultrasonography
Plain Radiography (X-Ray)
Computed Tomography (CAT Scan)
Magnetic Resonance Imaging (MRI)
Blood and Tissue Tests
Likely Diagnosis
Risk Assessment
Education of Patient (e.g. anatomy)
Alternative Analysis & Trade-Offs
Treatment Plan
2.0 Planning of the Operation
Communications Among Team
Patient and Team Positioning (for neurosurgery)
Acquisition of Needed Instruments & Equipment
Scheduling of Needed Specialists
Practice Run-Throughs
3. 0 Preoperative Patient Care
Verify Patient can Handle Stress of Surgery
Stop Drugs that Would Interfere with Surgery
4.0 Execution of the Operation (Actual Surgery)
Verify Patient Identity and Location of Surgery
Anesthesia
Patient Under the Knife
Real-time Diagnostic Biopsies
Therapeutic Surgery
Vital Signs and Fluid-Loss Monitoring
Neurophysiological monitoring (during neurosurgery)
Maintain Neat and Clean Operative Field
Wrap-up: Verify Small Part Count (sponge,
needle, cottonoid, Michel clips)
Operative Notes and Chart Updates
5.0 Postoperative Care
Written Care Orders
Briefing of Recovery Staff by Surgeon
Vital Signs and Fluid-Loss Monitoring
Neurophysiological Monitoring
6.0 Long-Term Patient Care
Follow-up Clinical Visits
Physical Therapy
26
SUGERENCIAS
27
Invita a todo el equipo de trabajo
Convoca a todo tu equipo de trabajo que va a participar en el proyecto, en
caso de no ser posible, invita a los actores claves del mismo.
Avisa con anticipación sobre el tema a tratar, para que lleven material,
apuntes y la mente abierta para participar.
El hacer el WBS es responsabilidad última del Administrador de Proyecto. Debe
definirse de tal manera que pueda él pueda administrarlo.
28
¿Por dónde empezar?
Si ya estas en la junta y no
tienes por donde empezar,
haz una lluvia de ideas con
todo tu equipo sobre lo
que se tiene que hacer en
el proyecto.
Luego le das orden.
29
Empieza hacer el WBS en el pizarrón o con POST-IT
Como se deriva de una lluvia de ideas, estarás borrando, editando y agregando
cajitas de trabajo, por lo que se sugiere hacer la primera versión en el pizarrón o
con POST-IT.
30
¿Quién lo captura?
Como seguramente terminarán
todos muy cansados después de
hacer el WBS, probablemente
nadie quiera capturar todo lo que
esta en el pizarrón o en los
POST-IT, por lo que puede ser
buena idea sacarle una foto … y
luego ya se captura.
31
Herramientas para poner el WBS “final”
WBS Chart Pro Visio Power Point
32
¿Cuándo terminar?
Cuando para cada caja se puedan realizar
estimaciones más exactas.
Hasta que la última caja tenga un responsable,
fecha de inicio y fin, así como recursos
asignados y no dure más de una quincena.
Cuando un solo tipo de competencia ó recurso
es requerido para cada paquete de trabajo.
Ya no existe algún valor significativo al tratar
de separar los tiempos dentro de las
actividades de un paquete de trabajo.
33
Revisar el WBS
Ya pasado en “limpio”, revisa el WBS
nuevamente con el equipo de trabajo
para verificar que esta completo.
Posteriormente comparte el WBS con
tus superiores o colaboradores del
proyecto para verificar que todo
mundo este esperando lo mismo.
34
¿Por qué es tan importante?
Cada caja de trabajo del WBS es la base para construir:
Tiempos
generales
y calendario
Recursos
Costos
35
Pero sobre todo….
El WBS es tu
herramienta más
importante para la
administración de tu
proyecto.
En caso de existir
cambios drásticos,
refléjalos en TU WBS y
ajusta tus tiempos.
36
Monitoreo y Control
El WBS te sirve para ir
verificando tu avance y
poder mostrarlo.
37
WBS
(Work Breakdown
Structure)
¿Qué es un WBS?, ¿En la
teoría para qué sirve?, y
en la realidad, ¿sirve?
