La Matriz de Administración del Tiempo

Uno de los pilares de la administración eficiente del tiempo reside en la capacidad de diferenciar las actividades que realizamos entre Importantes o Urgentes.

La matriz se divide en cuatro cuadrantes obtenidos al cruzar actividades Importantes y No Importantes con Urgentes y No Urgentes:

• Cuadrante I: Actividades Importantes - Urgentes

• Cuadrante II: Actividades No Urgentes - Importantes.

• Cuadrante III: Actividades Urgentes - No Importantes

• Cuadrante IV: Actividades No Urgentes - No Importantes

Cuadrante I: Actividades Importantes - Urgentes

Acá encuentras todo tipo de tareas que tienes que resolver debido su importancia. En este cuadrante encuentras una gran parte de personas que se dedican de lleno completo a su trabajo y enfrentan crisis personales o familiares porque no parecen tener tiempo para sí mismos ni para los demás. El resultado entonces de operar en este cuadrante son grandes dosis de estrés y agotamiento.

¿Cómo lo compensan entonces? Pasando al cuadrante IV, donde las actividades de relajación y descanso tienen lugar. Son personas cuyas vidas se mueven en un 90% dentro del cuadrante I y dejan el resto para el cuadrante IV.

Cuadrante II: Actividades Importantes - No Urgentes

Este es el cuadrante del éxito. El tipo de actividades que requieres para ser independiente financieramente, lograr estabilidad emocional o cumplir un propósito especial, implica salir de tu zona de confort. Capacitarse en inversiones, dedicarle tiempo a la planeación de tu proyecto de vida, leer e instruirse, hacer ejercicio, cambiar de imagen o construir relaciones nuevas no es algo urgente, pero es lo más importante.Pueden ser para algunas actividades poco placenteras, por lo que muchas personas tienden a postergarlas y nunca las realizan, pero también es cierto que no demandan mucho tiempo al día. Pasé un año entero dedicándole un par de horas al día a leer y aprender sobre la bolsa, estableciendo nuevos contactos y diseñando un plan con el único objetivo de empezar mi carrera como inversionista. No es lo más divertido que he hecho en la vida, pero las horas de libertad de las

que disfruto hoy valen cada segundo de esa capacitación y preparación técnica.

Cuadrante III: Actividades Urgentes - No importantes

Este y el cuadrante IV son propios de las personas irresponsables. Las labores del cuadrante III parecen imprescindibles, por lo que muchas personas tienden a confundirlas y creer erróneamente que están avanzando, pero la verdad es que muchas veces son aplazables o su realización no implica mayores efectos.

La razón de ser de este cuadrante reside en la importancia que tienen las demandas de los demás frente a tu  propia vida. Las llamadas, reuniones, convocatorias sin aviso oportuno, etc. Todo ese tipo de actividades que aparentemente requieren de tu presencia son "roba tiempos" por su particular disfraz prioritario. ¿Cómo saber si una actividad es urgente pero no importante? Si puedes decir "No" sin que por ello se vea afectada de manera trascendental tu vida personal o la de alguien cercano, entonces puedes prescindir de este tipo de ocupaciones.

Cuadrante IV: Actividades No Urgentes - No Importantes

Este es el cuadrante del ocio. ¿Acaso descansar es malo? No, para nada, es oportuno y necesario, pero pasar demasiado tiempo en esta área limita tus posibilidades de éxito. ¿Qué actividades se encuentran acá? Todo aquello que no esté planificado como ver televisión, las redes sociales, hablar con tus amigos o familiares, dormir todo el día, los viajes durante las vacaciones, etc.

La mayoría de personas disfrutan mucho este cuadrante porque su vida está llena de trabajo y crisis, así que el escaso tiempo libre del que disponen lo terminan desperdiciando acá. El factor placer pesa mucho, pero en el largo plazo es evidente que nada de lo que realices acá te va a ser más exitoso, más rico o saludable.

Haz una pausa antes de ejecutar una actividad que demande tu atención: ¿Es realmente importante? ¿La haces para ti o para los demás? ¿Hay alguna otra

tarea que te puede aportar nuevo conocimiento en lugar del ocio?

Importante per no Urgente Urgente e importanteActividades :CrisisProblemas apremiantesProyectos cuyas fechas vencenResultados:Estrés, cansancio, apaga fuegos, desorganización laboral, personal o financiera.

Actividades:PrevenciónConstruir relacionesReconocer nuevos oportunidadesPlanificación, recreaciónResultados:VisiónPerspectivaEquilibrio, disciplina, control, pocas crisis.

Ni importante ni urgente Urgente pero no importanteActividad:Interrupción, algunas llamadas, correo, algunos informes.Algunas reuniones.Cuestiones inmediatas, acuciantes.Actividades populares.Resultados:Concentración en el corto plazo.Administración de crisis.Rol de camaleón: atento a la reputación.Se siente importante, excluido de control.Relaciones frágiles o rotas.

Actividad:Trivialidades, ajetreo inútil.Algunas cartas.Algunas llamadas telefónicas.Pérdida de tiempo.Actividades agradables.Resultados:Total irresponsabilidad.Despido de los trabajadores.Dependientes de otros.Gobernados por apremios básicos.