PROCESO COMUN

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02

Página 114

3.6. COMPONENTE DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

3.6.1. ESTADO DE LOS ASPECTOS INSPECCIONADOS

1. SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION EN SALUD

Hallazgos

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Ley 715 de 2001 Ley 524 de 2000

Sistemas de Información y Reportes SNS

6 3

Análisis

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO

CUMPLIMIENTO

SI NO

Existe un responsable y/o responsables del Sistema de Información en la institución

Ing. Sistemas - Luis Ángel Marín Campuzano - Profesional Universitario – Planta

X

Se encuentra implementado un sistema integral de información en salud (manuales de procesos y procedimientos, información estadística, indicadores, series históricas de comportamiento de variables y se está monitoreado su funcionamiento)

No existe un Sistema de Información que integre todos los componentes correspondientes a la Entidad Territorial, pero la mayoría de ellos tienen una aplicación o un sistema de información que les permite la administración de sus datos, a continuación se describe cada uno de ellos. 1. SISTOTAL, es un sistema de información permite trabajar toda la parte financiera, caja, presupuesto y contabilidad, un lenguaje de programación, DBC, data bus bajo un sistema operativo UNIX, - 2. SAFIRO maneja todo el inventario de inmuebles y activo fijo de la entidad. - 3. AVAL provee todo lo relacionado a autorizaciones médicas. Está diseñado en DELFIS - 4.ALMERA Sistema de información de calidad diseñado en php maneja todo el mapa de proceso de la entidad, están estandarizado todos los instrumentos. - 5. Aplicaciones WEB propias del ministerio y Super salud. - 6. Soportes en Ofimática

X

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Existe una consolidación, evaluación, análisis de bases de datos y toma de decisiones. (Verificar la existencia de una herramienta que permita la validación periódica y sistemática de las bases de datos para el reporte de la información)

En cada uno de los sistemas de información con que cuenta la secretaria de salud, se realiza un proceso de consolidación, evaluación, y análisis de datos, que ayudan periódicamente a la gestión de la misma secretaria.

X

Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

La Entidad Territorial no cuenta con un sistema de información para la administración de documentos

X

Los sistemas de información de la entidad cumplen con las características de que debe ser protegida frente a su deterioro por causas físicas o lógicas (backups), como frente a accesos no autorizados, confidencial, disponible e integra

Se están realizando copias de seguridad al sistema de información financiero, al sistema de autorizaciones y al sistema de inventarios; como o soporte documental se adjuntan evidencias de la realización de los backups respectivos.

X

Los backup están siendo custodiados fuera de la entidad según la norma de seguridad

No se cumple con la custodia de la información, sin embargo cada uno de los backups están siendo guardados en un servidor de archivos

X

Los sistemas de información adquiridos con que cuenta la entidad territorial se están utilizando de manera eficiente, se realizan las actualizaciones necesarias frente a los cambios normativos, se brindan la asistencia técnica necesaria y no se han dejado de utilizar.

Los procesos de actualizaciones se están realizando a través de cada uno de los proveedores, bien sea por que lo contemple el objeto contractual o por solicitud directa de la entidad territorial según sea la necesidad

X

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La ET cuenta con un inventario informático (hardware y software)

No existe un Inventario actualizado de todos los equipo de cómputo con que cuenta la secretaria de salud.

X

Verificar que la ET este realizando el cargue de información según lo contenido en la circular única 047 a la SNS (recepción datos vigilados)

Se están realizando los envíos correspondiente a la circular única como evidencia se anexa la imagen de los envíos exitosos

X

Conclusiones No existe un Sistema Informático que integre toda la información correspondiente a la Secretaria de Salud no obstante en la mayoría de los componentes hay aplicaciones independientes que ayudan y facilitan el flujo de la información. Persona entrevistada Ing. Luis Ángel Marín

2. RIPS

Hallazgos

RIPS

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Resolución 3374 de 2000

3 2

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO

CUMPLIMIENTO

SI NO

Existe la Base de Datos que consolide los RIPS de los Prestadores

El sistema de información AVAL permite la consolidación de los RIPS, sin embargo esta

actividad se realiza por parte del área de radicación de cuentas medicas porque es

requerida en el desarrollo de sus procesos y no porque este establecida como un

procedimiento por la entidad territorial

X

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02

Página 117

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el envío de los RIPS al MPS

No existe una persona a Cargo de los procesos de los RIPS

X

El Sistema de información cuenta con Indicadores de Calidad

Existe un sistema de información AVAL que permite la administración de los RIPS, pero

aún no se encuentra en producción. X

La ET mensualmente está cumpliendo con el reporte de información de RIPS al Ministerio de Protección social

Actualmente no se evidencia ningún reporte de envíos de los RIPS al Ministerio de Protección

Social X

Existen controles por parte de la ET para validar que las IPS de su Jurisdicción estén reportando información de los RIPS

La Entidad Territorial a través de resolución solicita a cada una de sus IPS de su

jurisdicción el reporte de la información de los RIPS, es de aclarar que esta información está

siendo solicitada por parte del área de radicación de cuentas médicas, mas no por el área de encargada de los RIPS propiamente.

X

Conclusiones No existe una persona encargada de la administración de esta información lo que impide un tratamiento de consolidación y optimización de datos; sin embargo se están recolectando, para el tema referente a radicación de cuentas y otros. Persona entrevistada Ing. Luis Ángel Marín

3. FOCALIZACION DE LA POBLACION Hallazgos

FOCALIZACION DE LA POBLACION

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Ley 100 de 1993

5 0

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Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO

CUMPLIMIENTO

SI NO

Existen las Bases de Datos del proceso de la población focalizada, consolidada.

Existe el sistema de información AVAL que es una aplicación que integra las bases de datos maestros contributivos, maestro subsidiado, y PPNA donde se puede evidenciar la población

focalizada. Como soporte documental se adjuntan imágenes de esta aplicación.

X

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de la población focalizada

Ing. Sistemas - Carolina Pineda Henao - Inspección y vigilancia

X

Esta Base de Datos cuenta con procesos de depuración, ajustes, actualización y es validada y certificada con el DNP

Dentro de la administración de esta información se realizan procesos de

depuración, ajustes, actualización y validación de los datos

X

Existen controles por parte de la ET para validar que los municipios de su Jurisdicción estén reportando información de la población focalizada

La Entidad Territorial realizan visitas a los todos los municipios del departamento de

Caldas, una vez al año en sitio, el resto del tiempo desarrollan monitoreo vía telefónica,

pero no hay un registro de llamadas

X

Como proceso de depuración se realizan cruces aleatorios de las Bases de Datos de la población focalizada, con las bases de datos de la EPS del régimen subsidiado

La Secretaria de Salud realiza cruces de datos de acuerdo a lo establecido por SNS con el fin

de identificar la afiliación múltiple y/o duplicidad, como soporte documental se

anexan imagen de los cruces realizados en Access con el fin de depurar dicha base de

datos

X

Conclusiones Existe una administración de los datos a través de una aplicación que consolida toda la información de usuarios contributivos, subsidiados y población pobre no asegurada a la cual se le da un proceso de depuración, ajuste y actualización, garantizando una información confiable. Persona entrevistada Ing. Sistemas - Carolina Pineda Henao - Inspección y vigilancia

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4. ASEGURAMIENTO Hallazgos

ASEGURAMIENTO

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Ley 715 de 2001 Ley 1438 de 2011

Decreto 971 de 2011 7 0

Análisis

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO

CUMPLIMIENTO

SI NO

Existe la Base de Datos de los afiliados al Régimen Subsidiado

Existe el sistema de información AVAL que es una aplicación que integra las bases de datos maestros contributivos, maestro subsidiado, y

PPNA y desde este software se administra toda la información correspondiente a la

población asegurada. Como soporte documental se adjuntan imágenes de esta

aplicación.

X

La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de los afiliados al Régimen Subsidiado

Ing. Sistemas - Jenny Paola Giraldo Martínez – Informática

X

Existen mecanismos que permitan validar información de traslado

La Entidad Territorial tiene un proceso donde se solicita la base de datos de traslado en cada

uno de los municipios, también solicitan los formularios para realizar los traslados

manualmente garantizando el cargue de la información de traslado

X

Existen Procedimientos para identificar y validar las novedades de afiliación, ingreso y salida de afiliados por mortalidad, natalidad, cambio etareos y traslados geográficos

Los procedimientos establecidos por el Ente Territorial para validar las novedades es de

vigilancia y control sobre los municipios para que ellos reporten todo lo referente a ingreso y

salida de afiliados, mortalidad, natalidad y traslados geográficos. Como soporte documental se adjunta un archivo que evidencia el control de validación de

novedades.

X

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Página 120

Verificar que estén reportado información de los afiliados y de las novedades al Fosyga, a la Superintendencia Nacional de Salud y al Ministerio de Protección Social.

Este reporte es realizado directamente por los municipios; la Entidad Territorial aplica un

proceso de vigilancia y control donde verifica la información que reporta fosyga contra la visita

realizada en los municipios

X

Verificar si las bases de datos de los municipios de su jurisdicción realizan la validación dentro de los plazos establecidos para el reporte de actualización de novedades de la BDUA.

La Secretaria de Salud, realiza los procesos de enviar circulares a sus diferentes municipios

con el fin de vigilar el reporte de las novedades a la BDUA.

X

Verificar que el Ente Territorial contenga una base de datos en el cual se tengan identificados los recursos que el Departamento gira a la Cuenta Maestra de los municipios para la cofinanciación del Régimen Subsidiado y se esté realizando dentro de los 5 primeros días de cada mes

El Ente Territorial realiza un consolidado del departamento con todo lo que gira fosyga a través de una tabla en Excel en un periodo

mensual

X

Conclusiones La Secretaria de Salud cuenta con una base de datos sólida de toda la población asegurada en salud del departamento, que les permite realizar procesos de validación, ajustes, depuración y actualización de la información; inclusive realizan los cruces con el fin de determinar afiliaciones múltiples. Persona entrevistada Ing. Sistemas - Jenny Paola Giraldo Martínez

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Página 121

5. RED DE PRESTADORES Hallazgos

RED DE PRESTADORES

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO Ley 10 de 1990

Ley 715 de 2001 Ley 1438 de 2011

Decreto 1011 de 2006 Circular Única SNS

19 1

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO

CUMPLIMIENTO

SI NO

El sistema de información cuenta con mecanismos de captura, actualización, disponibilidad de datos, sobre los prestadores de salud.

Se utiliza la base de datos del ministerio, se baja esta información y se carga a una tabla local en Excel, donde se administra toda la información de los prestadores de salud, se tiene una archivo de Excel por municipio con semáforos establecidos donde encuentra un historial de prestador desde el 2009, además

se apoyan directamente en la página del ministerio; como soporte documental se

adjuntan archivos que evidencia la Red de Prestadores del departamento

X

Existen una base de datos de la red de EPS e IPS con identificación de los servicios prestados

Existe un archivo en Excel que permite visualizar los prestadores con cada uno de los servicios prestado, este archivo es alimentado de la página del ministerio; existen evidencia

de este proceso

X

Se cuenta con indicadores de servicio que permita validar la calidad y oportunidad del servicio de las IPS y EPS

Se trabaja manualmente a través de un instrumento el cual se anexa como soporte

documental, se miran los indicadores obligatorios, y lo indicadores propios del

PAMEC

X

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Página 122

Se cuentan con un Sistema de información que ofrezca los mecanismos para verificar la norma frente a las condiciones de habilitación de las IPS

Se encuentra publicado un link www.saluddecaldas.gov.co en la página de la entidad territorial que le indica a cada uno de

los prestadores el procedimiento y/o condiciones de habilitación.

X

Verificar el listado de la red de prestadores de acuerdo al nivel de complejidad que le corresponde y servicios ofertados

Existe un archivo en Excel, donde se identifica la modalidad y la complejidad del servicio de

cada uno de los prestadores de salud correspondiente al departamento de Caldas. Se adjunta el archivo como evidencia de este

proceso

X

Verificar si existe la base de datos de los Prestadores de Servicios REGISTRO ESPECIAL DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD HABILITADOS.

Existe un archivo en Excel que les permite identificar los prestadores de servicios de

registro especial, como soporte documental se anexa el archivo

X

La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos del Registro Especial de Prestadores

Enfermera Profesional, Amparo Grisales González - Profesional Universitario

X

Se realizan cruces entre la Base de Datos del registro Especial de Prestadores de servicios de Salud con la Base de Datos de Ministerio de la Protección Social

Se realizan dichos cruces a través de una archivo en Excel, contra lo publicado por el

ministerio, adema se realiza un punteo manual, con el fin garantizar la operatividad de cada

uno de los prestadores

X

El Sistema de Información permite la asignación y validación del código de un prestador nuevo y existen los controles para evitar duplicidad.

Se lleva un control manual donde están preestablecido los códigos para los nuevos

prestadores, además al momento de subir un nuevo prestador a la página del ministerio, la base de datos no le permite asignar un nuevo

código a un prestador ya existente

X

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Página 123

Verificar que el Sistema de Información permita la actualización mensual de la información sobre la oferta real disponible en su jurisdicción y que cada tres meses los primeros 5 días hábiles se trasmita la información al Ministerio de Protección Social.

Este proceso se realiza en línea a la página del ministerio, además se alimenta manualmente a los diferentes archivos en Excel que se tienen

para el manejo de la red de prestadores

X

El Sistema de Información ofrece el soporte para administrar los procesos de Sistema de Referencia y Contrarefencia (Incluya inventario de transporte, comunicaciones, procesos, formatos, bitácoras, etc.)

Ni existe un sistema de información que permita la administración de los procesos de

Referencia y Contra referencia, del departamento de Caldas

X

Cuenta con una base de datos histórica y actualizada de la red de prestadores de servicios de su jurisdicción

Existe un archivo de Excel donde se refleja el historial de cada uno de los prestadores de

salud, como soporte documental se anexa el archivo en Excel

X

Se cuentan con un Sistema de Información que ofrezca los mecanismos para verificar la norma frente a las condiciones de habilitación de las IPS

Se encuentra publicado un link www.saluddecaldas.gov.co en la página de la entidad territorial que le indica a cada uno de

los prestadores el procedimiento y/o condiciones de habilitación.

X

Verifique que el Sistema de Información permita el registro de las actuaciones de Inspección, Vigilancia y Control para la validación de los prestadores no habilitados

Verifican con un control manual que realmente no existan los prestadores, y si existen se

establece un contacto con ellos con el fin de que vuelvan a renovar la habilitación de sus

servicios prestados

X

Verificar que el Sistema de Información realice el reporte de la visitas de Verificación de Condiciones de Habilitación al Ministerio de la Protección Social. Dentro de los 5 primeros días de cada mes

Existe un archivo en Excel para el control de cada uno de las visitas realizadas a los

prestadores, este se va alimentando cada vez que se sube la información a la página del

ministerio la cual se realiza en línea indicando el reporte de dicha visita.

X

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Página 124

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de las visitas de verificación de condiciones de habilitación de los prestadores inscritos en el Registro Especial de Prestadores de su jurisdicción

Enfermera Profesional, Amparo Grisales González - Profesional Universitario

X

Verificar el reporte de envío del Archivo 526 a la Superintendencia Nacional de Salud a través de la Circular Única

El envío de archivo 526 se está enviando como lo establece la norma, las evidencias se muestran en los soportes de envío de la

circular única.

X

Se encuentra sistematizado el censo de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud obligadas a establecer un Plan de Mantenimiento Hospitalario y plan seguimiento cada una de las IPS.

Se tiene un archivo en Excel donde, se especifica cada uno de los prestadores

obligadas a establecer un plan de mantenimiento hospitalario, como soporte documental se anexa el archivo en Excel

X

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos del Plan de Mantenimiento Hospitalario y Plan de Seguimiento de cada una de las IPS

Ing. Biomédico. - Luz Ángela Ordoñez - Ing. Biomédico – Verificador

X

Verificar el reporte de envío de los Archivo 524 y 525 a la Superintendencia Nacional de Salud a través de la Circular Única

El envío de los archivos 524 y 525 se está enviando como lo establece la norma, las evidencias se muestran en los soportes de

envío de la circular única.

X

Conclusiones Aunque la secretaria de salud no cuenta con sistema de información definido para el tratamiento de estos datos, existen archivos en Excel muy completos que ayudan en la administración de esta información localmente, además de la aplicación WEB del ministerio, lo cual facilita todos los procesos y procedimientos realizados en la RED de prestadores. Persona entrevistada Enfermera Profesional, Amparo Grisales González - Profesional Universitario

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Página 125

6. TECNOLOGIA BIOMEDICA

Hallazgos

TECNOLOGIA BIOMEDICA

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Resolución 434 de 2009

4 3

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO

CUMPLIMIENTO

SI NO

Existe una Base de Datos para la administración y control de los equipos de Tecnología Biomédica

La Entidad Territorial no cuenta con un Sistema de Información y/o base de datos que

les permita administrar la información correspondiente a la Tecnología biomédica del departamento en cuanto a entidades de salud

se refiere, sin embargo existe una tabla en Excel que se lleva desde el 2009

X

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de los equipos de Tecnología Biomédica

Ing. biomédico - Luz Ángela Ordoñez - Ing. Biomédico – Verificador

X

Verificar él envió del Archivo 043 a la SNS sobre el seguimiento a la tecnología biomédica y verificar si el estado del envió fue exitoso

El Ente Territorial está cumpliendo con la elaboración y envío del archivo, el cargue

exitoso se evidencia en el soporte de envío de la circular única.

X

Existen mecanismos de control que permitan garantizar que la información enviada a la SNS al INVIMA y al MPS sea la misma.

La Secretaria de Salud de Caldas, solamente está enviando información a la

Superintendencia Nacional de Salud. X

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Página 126

Existe un Sistema de Información que permita el Registro de la hoja de ruta de cada equipo, cuales están en procesos de próximo vencimiento para solicitar la autorización de cambio, cuales equipos están en mantenimiento, cuales en demostración, cuales con garantía del fabricante.

La Secretaria de Salud, no cuenta con un sistema de información que les permita llevar

el registro de cada uno de los equipos Biomédicos, sin embargo se lleva un control en

un archivo de Excel que les permite registrar cada uno de estos procedimientos.

X

Validar que el Sistema controle las Pólizas que por calidad tenga cada equipo excepto los de demostración debe tener una copia.

No Existe un sistema un sistema para la administración de la información de pólizas de

calidad de los equipos Biomédicos. X

Verifique que el Sistema de Información ofrezca mecanismos para el envió anual a la Dirección General de Desarrollo de la Prestación de Servicios de Salud del Ministerio de Salud, información sobre el resultado de su gestión en materia de control y vigilancia sobre evaluación de tecnología biomédica.

No existe un sistema informático para la administración de la información que ayude a

la gestión en control y vigilancia de la tecnología biomédica

X

Conclusiones La Entidad Territorial no cuenta con un sistema de información para la administración de los equipos biomédicos, se tienen archivos magnéticos que facilitan el uso de la información y la gestión frente al seguimiento de la tecnología biomédica correspondiente a la secretaria de salud del departamento de Caldas Persona entrevistada Ing. biomédico - Luz Ángela Ordoñez

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Página 127

7. AUTORIZACIONES DE SERVICIOS Hallazgos

AUTORIZACIONES DE SERVICIOS

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Ley 715 de 2001 6 0

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO

CUMPLIMIENTO

SI NO

El Sistema de información permite el control de la administración de autorizaciones a los usuarios y la prestación de servicios no POS a cargo de la Entidad Territorial

Existe un sistema de información AVAL el cual permite la administración de la información

correspondiente a todo el proceso de autorización de servicios, se ajuntan las

evidencias de esta aplicación

X

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de las autorizaciones a los usuarios y la prestación de servicios NO POS

Administrador Publico, Alejandro Álvarez Henao, Coordinador de Autorizaciones,

Contratación - Enfermera Profesional, Jakelin Áreas Charry, Apoyo a la Coordinación de

Autorizaciones, Contrato.

X

El Sistema de Información controla las autorizaciones de servicios a los usuarios frente a los servicios cobrados por las IPS

El sistema de información permite todo el seguimiento a la autorización, lo cual controla

las autorizaciones de servicios frente a los servicios cobrados

X

Existen indicadores automatizados que permitan medir la oportunidad en la generación de las autorizaciones, frente a la prestación real del servicio

El sistema de información genera los indicadores automatizados que miden la

oportunidad en la generación de las autorizaciones frente a la prestación de

servicios

X

Se cuenta con estadísticas que permitan medir cantidad, frecuencia y costos de las autorizaciones por patologías, y grupos etareos

El sistema de información genera estadísticas que permiten medir la oportunidad en la

generación de autorizaciones X

PROCESO COMUN

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Página 128

El Sistema de Información ofrece los mecanismos para el control y evaluación del costo de las autorizaciones por medicamentos

El sistema ofrece todos los mecanismos para el control y evaluación de los costos de las

autorizaciones por medicamentos X

Conclusiones La Entidad Territorial cuenta con un sistema de información que permite realizar todos los procesos de trámites correspondientes a Autorizaciones, lo que facilita la administración de estos datos a la Secretaria de Salud. Persona entrevistada Enfermera Profesional, Jakelin Áreas Charry

8. CUENTAS MEDICAS Hallazgos

CUENTAS MEDICAS

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Ley 715 de 2001

6 0

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO

CUMPLIMIENTO

SI NO

Existe un Sistema de Información que permita la radicación de cuentas médicas

Existe un sistema AVAL, que está en etapa de desarrollo y pruebas se espera que a partir del

1 de enero de 2012 entre en producción, actualmente se realiza el proceso de

radicación manualmente a través de una sábana en Excel, donde se registra a detalle

cada una de las cuentas radicadas, además en esta misma sábana hay trazabilidad o

seguimiento de las cuentas con, auditoría y facturación y hay seguimiento histórico de

estas radicaciones desde el año 2009, como evidencias de este proceso se adjuntan

imágenes.

X

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Página 129

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de Cuentas Médicas

Coordinadora de Radicación - Mariluz Giraldo Escobar - Licenciada en Pedagogía Educativa,

Administración de empresas - 3 años – Contrato

X

Cuenta con un sistema de auditoria para el manejo de las cuentas médicas

Dentro del mismo proceso manual que se está llevando en la sabana de Excel permite el seguimiento de las radicaciones donde se evidencia el proceso de auditoría de las

cuentas médicas.

X

El sistema permite administrar y controlar el pago de las autorizaciones médicas

La Secretaria de Salud cuenta un archivo en Excel como sabana de información que

permite manualmente el seguimiento de los pagos de cada una de las autorizaciones

médicas.

X

El Sistema de Información permite el cumplimiento de tiempos de radicación conforme a la norma

La Entidad Territorial cumple con los tiempos establecidos para la Radicación apoyándose

en la aplicación desarrollada en Excel. X

El sistema de información permite relacionar la respuesta a una glosa con la factura original

Dentro del mismo proceso manual que se está llevando en la sabana de Excel permite el

seguimiento de los pagos de cada una de las autorizaciones médicas.

X

Conclusiones La Secretaria de Salud del departamento de Caldas cuenta con una aplicación robusta que está siendo subutilizada, para la administración de cuentas médicas, sin embargo existen archivos en Excel y formatos preestablecidos que ayudan al control y gestión de las cuentas médicas. Persona entrevistada Coordinadora de Radicación - Mariluz Giraldo Escobar

9. CONTRATACION Hallazgos

CONTRATACION

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Ley 715 de 2001

3 0

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Página 130

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO

CUMPLIMIENTO

SI NO

Existe un Sistemas de Información que permite la administración y seguimiento de los contratos de prestación de Servicios no POS con las IPS

Existe un sistema de información AVAL el cual les permite la administración y seguimiento de los contratos de prestación de servicio, como soporte documental se adjuntan imágenes de

dicho proceso.

X

La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de los contratos celebrados por el Ente Territorial

Enfermera Profesional, Jakelin Áreas Charry, Apoyo a la Coordinación de Autorizaciones,

Contrato. X

El software cuenta con el sistemas de alarma que indique el vencimiento de los contratos

El Sistema de Información AVAL le permite a la Secretaria de Salud supervisar la cuantía

disponible, para el vencimiento de los contratos X

Conclusiones La Secretaria de Salud, tiene una aplicación integral que permite la administración y seguimiento en los contratos de prestación de servicios. Persona entrevistada Enfermera Profesional, Jakelin Áreas Charry

10. SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA CALIDAD Hallazgos

SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA CALIDAD

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Decreto 1011 de 2006

1 0

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02

Página 131

Análisis

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO

CUMPLIMIENTO

SI NO

Existe un software y Base de Datos documentado e implementado para la calidad

Existe un sistema de información para la calidad se llama ALMERA, el cual maneja el

mapa de proceso de la entidad, y la estandarización de instrumentos, está

desarrollada en php, es decir una aplicación WEB. Como soporte documental se adjuntan imágenes donde se evidencia la funcionalidad

de esta aplicación

X

Conclusiones La Secretaria de Salud del departamento de Caldas, cuenta con una aplicación web que permite la administración de datos para los índices de calidad. Persona entrevistada Ing. Luis Ángel Marín

11. ATENCION A USUARIOS Hallazgos

ATENCION A USUARIOS

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Decreto 1757 de 1994

0 1

Análisis

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO

CUMPLIMIENTO

SI NO

Existe un software que permita la administración y control de la recepción de llamadas para la atención del usuario

La Secretaria de Salud No cuenta con una aplicación informática que les permita la

administración de la información en cuanto a Atención a Usuarios, por tanto se lleva un

control en físico y se almacena en carpetas

X

PROCESO COMUN

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02

Página 132

Conclusiones La Entidad Territorial no cuenta con ningún sistema de información y/o aplicación que les permita llevar un control en la recepción de llamadas. Persona entrevistada Ing. Luis Ángel Marín

12. TUTELAS Hallazgos

TUTELAS

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Circular Única SNS

1 1

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO

CUMPLIMIENTO

SI NO

Existe un software que permita el control de las tutelas

No existe un sistema de información integral, toda la información se administra a través de

archivos en Excel y Word con la estandarización de instrumentos, como soporte

documental se adjunta imágenes de dichos archivos

X

Se cuenta con software que permita la administración de las tutelas con control de alarmas para el vencimiento de términos

El Ente Territorial No cuenta con un software para la administración de Tutelas por tanto el

vencimiento de términos se realiza manualmente a través de operación individual

en cada uno de los procesos

X

Conclusiones La Entidad Territorial no cuenta con un sistema de información y/o aplicación para la administración de las tutelas establecidas en la Secretaría de Salud, sin embargo existen archivos en Excel que ayudan al control y gestión de las tutelas. Persona entrevistada Ing. Luis Ángel Marín

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Página 133

13. PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS Hallazgos

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Articulo 6 Decreto 1757

Circular Única SNS 2 0

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO

CUMPLIMIENTO

SI NO

Existe un módulo que controle la radicación de quejas y respuestas a las mismas

Existe un buzón de subgerencias se abre un día a la semana, la administración de esta

información está a cargo del SAC servicio a la comunidad y son ellos quienes distribuyen la queja de acuerdo al área de su competencia,

se atiende y se le da respuesta al usuario, con copia a la entidad de donde proviene y se lleva un consolidado en Excel; el cual es

adjuntado como soporte documental

X

Existe un Sistema de Información que genere estadísticas mensuales del número de peticiones de Queja y Reclamos por Aseguramiento, prestación del servicio, deficiencias administrativas o seguimiento a tutelas

A través del consolidado en Excel se pueden generar tablas dinámicas para la generación de reportes, como evidencia de este proceso

se adjunta una matriz de seguimiento donde se puede observar el registro de todas las PQR

de la Entidad Territorial

X

Conclusiones La Entidad Territorial no cuenta con un sistema de información y/o aplicación para la administración de información referente a Peticiones Quejas y Reclamos establecidas en la Secretaría de Salud, sin embargo existen archivos en Excel que ayudan al control y gestión de la misma. Persona entrevistada Ing. Luis Ángel Marín

PROCESO COMUN

CÓDIGO

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INFORME DE VISITA

VERSIÓN

02

Página 134

14. SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Hallazgos

SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011

SI NO

Ley 715 de 2001 Ley 1122 de 2007 Ley 1438 de 2011

8 1

Análisis.

MODO DE VERIFICACION HALLAZGO

CUMPLIMIENTO

SI NO

El sistema cuenta con todos los módulos que permiten apoyar las actividades operativas de la administración.

SISTOTAL, es un sistema de informático desarrollado en un lenguaje de programación,

DBC, data bus bajo un sistema operativo UNIX, El esta aplicación brinda cada uno de los módulos financieros los cuales interactúan

integralmente: presupuesto, contabilidad, nomina, tesorería, como evidencia se adjuntan

imágenes que soportan dicha aplicación.

X

Mantiene separados los sistemas contables y los presupuestos con los de los prestadores de servicios de salud que integran su red

La aplicación se Integra con cada uno de los prestadores de salud, afectando directamente cada uno de los módulos involucrados en la

administración financiera

X

El Software es totalmente integrado en línea y tiempo real de tal forma que garantice tener Información al día y de manera exacta.

El sistema de información SISTOTAL se encuentra integrado y en línea lo cual permite ver cualquier transacción inmediatamente en los módulos afectados, lo cual garantiza una información real y oportuna. exceptuando la

integridad con el módulo de nómina, e inventario

X

Permite la integración y optimización de todos los procesos

Se observa la integración y la optimización de cada uno de los procesos establecidos, por la

entidad territorial X

El sistema esta parametrizado con todas las normas legales vigentes y tarifas vigentes.

El sistema brinda la posibilidad de cambio en la parametrizaciones de las normas y tarifas

vigentes legales, las cuales son modificadas o parametrizadas por el desarrollador de la

aplicación realizándolas en tiempos oportunos

X

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Página 135

Permite el seguimiento completo a un proceso.

El sistema de información permite la continuidad en cada uno de los procesos, dejando ver la trazabilidad de los mismos.

X

Permite el manejo financiero de la organización con reportes específicos y oportunos.

El sistema de información permite la administración financiera de la organización

logrando la generación de reportes específicos y oportunos, de acuerdo al requerimiento de la

Secretaria de Salud.

X

Genera reportes con cifras e indicadores de gestión.

La aplicación permite generar reportes con cifras de indicadores los cuales ayudan a la gestión administrativa de la entidad territorial

X

El Sistema permite realizar Inteligencia de Negocios.

SISTOTAL, no tiene la funcionalidad ara realizar Inteligencia de Negocios.

X

El sistema emite informes de acuerdo a reglamentación del Ministerio de Protección Social

La aplicación para la gestión administrativa y financiera permite la emisión de cada uno de

los informes reglamentados por el ministerio de protección social

X

Conclusiones La secretaria de Salud cuenta con una aplicación sólida para la administración de los datos administrativos y financieros de la entidad, este permite la gestión y reportes de los requerimientos presupuestales exigidos por el Ministerio de Protección Social. Persona entrevistada Ing. Luis Ángel Marín

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3.6.2. CONCLUSIONES GENERALES TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

La Secretaria de Salud del departamento de Caldas cuenta con varias aplicaciones software independiente, que le facilitan la administración y gestión de la información a la entidad.

El sistema de información AVAL, es subutilizado debido a que esta aplicación es integral referente al tema de aseguramiento, autorizaciones, radicación y cuentas médicas entre otros, y solo está en producción con el componente de autorizaciones.

La información se encuentra muy descentralizada, es decir, cada componente administra su propia información, usándola según sus necesidades, y para la realización de sus procesos y procedimientos internos.

A pesar que tienen estrategias de backup de la información definidos, no se está realizando ningún tipo de custodia a la información de los diferentes componentes de la Entidad Territorial.

3.6.3. RECOMENDACIONES GENERALES TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN

Mejorar el uso del sistema de información AVAL con que cuenta la Secretaria de Salud, debido a que es una aplicación integral que permitir observar la trazabilidad en los procesos de Autorizaciones, Radicación, Cuentas Médicas, Auditorias y

Contratación.

Integrar los componentes de Financiero, Red de Prestadores y demás aplicaciones independientes de la Secretaria de Salud que se puedan al Sistema de Información Integral AVAL, con el fin de consolidar toda la información correspondiente a la Entidad Territorial.

Definir estrategias para custodiar la información a través de un tercero.

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FIRMA DE AUDITORES

Por la universidad

____________________________ _______________________

Magda Patricia Rivas Martha Elena Torres

Coordinadora técnico de Visita Auditor

_____________________________ ___________________________

Manuel Hernando Ríos Lady Milena García Quevedo

Auditor Auditor

___________________________ Geovany Javier Portillo Auditor Por la superintendencia Nacional de Salud _____________________________ Milda Lizzy Sáenz Rodríguez