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PROCESO
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METODOLOGÍA OPROCESO DE
ESTUDIO DE LAORGANIZACIÓN,
SISTEMAS YMÉTODOS
CONCEPTO
Metodología de los estudios deOrganización, Sistemas yMétodos es el procedimientosistemático y ordenado a seguirpara desarrollar estudios demejoramiento administrativo.
CARACTERÍSTICAS:
Retroalimentación permanente:Esto significa que el avance decada etapa del trabajo vapermitiendo obtener nuevosconocimientos que ratifican orectifican informacionesobtenidas previamente odefiniciones ya realizadas.
IMPORTANCIA:
La organización y métodos, através de la aplicación dediferentes metodologías ,permite simplificar losprocedimientos en los sistemasadministrativos, procurandoahorrar en tiempo, materiales ymovimientos, logrando, por lotanto, mayor eficiencia en laoperación del sistema.
ETAPAS: 1. Preparación del estudio.
2. Relevamiento de información.
3. Diagnóstico de la situaciónactual.
4. Diseño de soluciones.
5. Informe final.
6. Implantación.
Etapa 1 – Preparación del estudio
La ejecución de un estudiode Organización y Sistemaspuede originarse dediversas formas:
Dirección de la empresa.
Jefes de línea.
Unidad interna de Organización y Sistemas.
Consultores externos.
La etapa de Preparación comprende tres fases.
A) Definición del objetivo.
Si bien muchas veces se posee una idea más o menos concreta de loque se desea, en otras se hace referencia a las consecuencias de unproblema sin poder identificar con precisión la causa que lo provoca.
Para conocer losmotivos quedeterminaron ladecisión de realizar elestudio, se desarrollanentrevistas personalescon la dirección de laempresa, en las cualesse busca obtenerinformación suficienteque permita al analistaconocer:
¿Cuál es el problema y de dóndeproviene?
¿En qué se basa el deseo de laempresa de fomentar un cambio?
¿Cuáles son las motivaciones reales opotenciales de la empresa en pro o encontra del cambio?
¿Cuál es la meta u objetivo que laempresa persigue con el estudio?
B) Examen preliminar o pre diagnóstico.
La dimensión del examen preliminar estará condicionada por lascaracterísticas del estudio, considerando únicamente la realidad de laempresa en forma genérica.
El examen preliminar debe ser suficientementecompleto, se efectúa a través de entrevistas conlos responsables del área del objeto de estudio,las mismas le permitirán definir el marco detrabajo para la ejecución del estudio.
C) Planificación del Trabajo.
Implica determinar las actividades a realizar, su secuencia y el tiempoque demandará cada una, los productos a obtener en cada etapa deltrabajo, los métodos a utilizar, así como los recursos humanos,materiales, tecnológicos, y financieros necesarios.
A continuación seconfecciona la propuesta detrabajo que será elevadapara la aprobación porparte de la empresa. Lamisma se compone de lossiguientes capítulos:
Antecedentes de la empresaconsultora.
Programa de trabajo.
Condiciones decontratación.
Equipo consultor.
Etapa 2 – Relevamiento de Información
A) Importancia y necesidad del relevamiento.
La razón que determina la necesidad de obtenerinformación es que con ella se recogen los elementosque permitirán deducir si es correcto eldiagnóstico de la situación que se arribe y si sonacertadas las recomendaciones o sugerencias desolución que se propongan.
B) Errores comunes al relevar.
Las causa más comunes son la aceptación deexpresiones indefinidas, la falta de cotejo yverificación de la validez de los datos que seobtienen, la falta de sistematización de lainformación obtenida y la falta de equilibrioen la cantidad de información relevada.
C) Relacionamiento con el personal.
En la realización de entrevistas personales debetenerse especial cuidado en las formas derelacionamiento con el personal. El no atendereste aspecto puede determinar su no-colaboración, su indiferencia o, inclusive,que proporcione información no ajustada a larealidad.
D) Métodos para el relevamiento de información:
Existen diferentes métodos paraobtener la información.La elección del método a utilizardeberá ser producto del análisis decada situación particular y de laconsideración de las siguientesvariables:
Tiempo y oportunidad.
Costos.
Requisitos.
Características y tamaño de la empresa.
Objeto de la investigación.
Dichos métodos pueden ser: Entrevista personal.
Encuesta escrita.
Encuesta grupal.
Observación personal.
Estudio de documentación.
La entrevista personal:Consiste en un intercambio directo de informaciónentre el Analista y un integrante de la organización.
La encuesta escrita:Se desarrolla mediante el diseño de cuestionariosespecíficos que se dirigen a los empleados de laempresa vinculados con la investigación.
La encuesta grupal:Brinda mayor uniformidad en las respuestas de losentrevistados ya que el analista brinda orientación.
La observación personal:Como ventaja se puede decir que lainformación es directa pues es el analista elque observa.Desventajas que tiene este método son lafalta de objetividad, y las inexactitudes quepueden surgir por modificaciones decomportamiento del personal frente a laobservación a la que es sometido.
El estudio de documentación:Involucra la búsqueda y análisis dedocumentos existentes vinculados al estudio.
E) Información a relevar.
El tipo de información a relevar está directamente vinculado ala finalidad del estudio.
- Organización estructural.- Distribución del trabajo en un órgano.- Procedimientos de trabajo.- Sistema de información.
F) Validación y sistematización de la información relevada.
La sistematización de la información relevada implica, también,la utilización de los instrumentos aplicables a las distintastécnicas involucradas en los estudios de mejoramientoadministrativo. (Organigrama, Manual de Organización, Cuadrode distribución de tareas, etc.).
Etapa 3 - Diagnóstico de la situación actual
A. Consideraciones generales.
En esta etapa el investigador detecta errores, problemas,deficiencias, retrasos, despilfarros, y buscará las respuestas a susinterrogantes conjuntamente con todas las pruebas que puedaobtener para fortalecer su diagnóstico.
B. Informe de Avance.
Esta acción resulta de suma importancia por diferentesrazones:
- Permite acordar sobre una misma visión de la realidad yencarar soluciones sobre situaciones en las que existeconsenso.
- De no hacerlo podrían estarse diseñando soluciones aproblemas que no son percibidos como tales por losintegrantes de la organización.
Etapa 4 - Diseño de soluciones
El diseño implica adoptar decisiones entre posibles alternativas de cambioque permitan resolver las situaciones planteadas.
El diseño general contiene los lineamientos básicos de solución a las fallasdetectadas. Dicho diseño incluye las recomendaciones demodificaciones agregados o eliminaciones que se sugieren paracambiar la realidad actual.
A. Diseño general.
B. Diseño detallado.
Aprobado el modelo general presentado se procede a diseñar lassoluciones en forma detallada.Dicho diseño involucra la confección de gráficos y la redacción demanuales, de acuerdo con el objeto de estudio y las recomendacionesplanteadas.
Etapa 5 - Informe Final
Al terminar la formulación del diseño detallado, se ha de redactarun informe que sintetice el informe en su totalidad.
El informe final debe contener los problemas detectados y lassoluciones sugeridas presentadas en forma orgánica e inteligente,distinguiendo lo principal de lo secundario.
Un contenido Standards de informe puede ser el siguiente:
Introducción.Diagnóstico de la situación actual.Diseño detallado de las soluciones.Programación de la implantación.Conclusiones.Anexos.
Etapa 6 - Implantación.
Constituye una etapa de significativarelevancia, pues si el trabajo queda a nivelde propuesta no tendrá utilidad real y noproducirá los resultados esperados por laorganización. así mismo, una ejecucióninadecuada de la implantación puede hacerfracasar la mejor de las propuestas.
A. Programación de la implantación.
Esta fase se dirige a identificar lasactividades que deben ejecutarsedurante la implantación, a determinar eltiempo que requerirá cada una de ellasy a establecer la necesariainterrelación que deben mantener lasdiversas tareas preparatorias.
B. Preparación de la implantación.
Esta fase implica el cumplimiento de lastareas preparatorias necesarias queson asignadas, generalmente, a personasque tienen responsabilidades de línea.
C. Puesta en práctica.
La puesta en práctica es el momentoen le cual se inicia efectivamentela implantación. La misma puede sertotal o parcial, así como porsustitución completa o iniciadaen paralelo.
D. Evaluación de resultados.
Esta fase implica la retroalimentaciónde la aplicación de los cambiospara confirmar lo diseñado o realizarlos ajustes que fueran necesarios
CONCLUSIONES Una metodología para el estudiode Organización y Métodos es vitalpara cualquier empresa ya queayudará de manera directa en elmejoramiento y en la innovaciónde los procesos que se planifiqueny se lleven a cabo, tomando comoasesor las funciones en las cualesse basa la organización.
