4 - SIST NAC - aempresarial.comaempresarial.com/servicios/revista/17_27... · Res. Jefatural Nº 335-90- INAP/DNA La presente norma regula el régimen especial de con-tratación administrativa

Área Sistema Nacional de Abastecimiento y Contrataciones del Estado IV

1IVActualidad Gubernamental N° 17 - Marzo 2010

Info

rmes

Esp

ecia

les

Sistema Nacional deAbastecimiento y

Contrataciones del Estado

Área

IV

Sistema de Abastecimientos y ControlPatrimonial

Autor : Lic. José Luis Nunja García*

Título : Sistema de Abastecimientos y Control Patrimonial

Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 17 - Marzo 2010

Ficha Técnica

1. Antecedentes 2. Marco Normativo del Sistema Nacional del

Sistema de Abastecimiento 3 ¿Qué es el Sistema de Abastecimiento?4. ¿Cuáles son los objetivos del Sistema de

Abastecimiento? 5 ¿Quién dirige el Sistema de Abastecimiento? 6 Principales Procesos Técnicos del Abasteci-

miento 7. ¿Cuáles son las Funciones Generales del Área

de Abastecimiento y Control Patrimonial? 8. ¿Qué documentos se utilizan para el fl ujo

operativo del Sistema de Abastecimiento?9. Normas Generales del Sistema de Abasteci-

miento 10. Normas Generales del Sistema de Abasteci-

miento Vigentes (R. J. Nº 118-80-INAP/INA)11. Políticas para el Sistema de Abastecimiento 12. Factores a considerar en la selección y orga-

nización del local de almacén 13. Administración de los almacenes

Sumario

1. AntecedentesEl Sistema Nacional de Abastecimiento fue instituido como Sistema de la Admi-nistración Pública mediante el Decreto Ley Nº 22056, publicado el 30.12.77 y vigente a partir del año 1978. Su objetivo, entre otras medidas, fue dar unidad, racionalidad y efi ciencia a los procesos del Sistema de Abastecimiento de bienes y servicios no personales en los Organismos de la Administración

Pública, en armonía con los Planes Nacionales de Desarrollo y dentro de los principios de autoridad y moralidad que garanticen el gasto público. Poste-riormente, se emitió el Decreto Ley Nº 22867- Ley que impulsaba el proceso de desconcentración administrativa, es-tableciendo las decisiones relativas a los procesos técnicos del Abastecimiento de bienes y de servicios no personales en la Administración Pública.La norma estableció que el Instituto Na-cional de Administración Pública (INAP) era el ente rector de este Sistema y como órganos de ejecución, las Ofi cinas de Abastecimiento de los Ministerios,

Organismos Públicos Descentralizados y Concejos Municipales. En el desempeño de sus funciones, este organismo emitió una serie de Directivas, Reglamentos que coadyuvaron a la debida implemen-tación del Sistema de Abastecimiento en la Administración Pública. Sin embargo, sorpresivamente y sin mediar sustento alguno se promulga la Ley Nº 26507 publicada en el diario ofi cial El Peruano el 20.07.95 que declara en disolución al Instituto Nacional de Administración Pública. A la fecha algunas normas emitidas por esta institución disuelta aún se encuen-tran vigentes.

2. Marco Normativo del Sistema Nacional del Sistema de Abasteci-miento

La iniciativa privada es libre. Se ejerce en una economía social de mercado. Bajo este régimen, el Estado orienta el desarrollo del país, y actúa principalmente en las áreas de promoción de empleo, salud, educación, seguridad, servicios públicos e infraestructura.

Las obras y la adquisición de suministros con utilización de fondos o recursos públicos se ejecutan obligatoria-mente por contrata y licitación pública, así como tam-bién la adquisición o la enajenación de bienes.La contratación de servicios y proyectos cuya importan-cia y cuyo monto señala la Ley de Presupuesto se hace por concurso público. La ley establece el procedimiento, las excepciones y las respectivas responsabilidades.

La administración económica y fi nanciera del Estado se rige por el presupuesto que anualmente aprueba el Congreso. La estructura del presupuesto del Sector Público contiene dos secciones: Gobierno Central e instancias descentralizadas.El presupuesto asigna equitativamente los recursos públicos, su programación y ejecución responden a los criterios de efi ciencia de necesidades sociales básicas y de descentralización. Corresponden a las respectivas cir-cunscripciones, conforme a ley, recibir una participación adecuada del total de los ingresos y rentas obtenidos por el Estado en la explotación de los recursos naturales en cada zona en calidad de canon.

Constitución Política58º, 76º y 77º

* Especialista en Tributación Municipal

Informes EspecialesIV

Actualidad Gubernamental N° 17 - Marzo 20102IV

Precisa las decisiones relativas a los procesos técnicos del Abastecimiento de bienes y de servicios no personales en los Ministerios, en los Organismos Regionales de Desarrollo u Organismos similares, Comités de Desarrollo e Instituciones Públicas Descentralizadas.

DecretoLey Nº 22867

Aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Abastecimiento.

Res. Jefatural Nº 118-80-INAP

Las contrataciones y adquisiciones que realizan los Gobier-nos Locales se sujetan a la ley de la materia, debiendo ha-cerlo en acto público y preferentemente con las empresas califi cadas constituidas en su jurisdicción, y a falta de ellas con empresas de otras jurisdicciones (Art.34º).Los Gobiernos Locales están sujetos a las leyes y dispo-siciones que, de manera general y de conformidad con la Constitución Política del Perú, regulan las actividades y funcionamiento del Sector Público; así como a las normas técnicas referidas a los servicios y bienes pú-blicos, y a los sistemas administrativos del Estado que por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio (Art. VIII).

Ley Orgánica de Municipalidades

Nº 27972

Las normas técnicas referidas a los servicios y bienes públicos, y los sistemas administrativos del Estado, referidos a presupuesto, tesorería, contaduría, crédito público, inversión pública, contrataciones y adquisi-ciones, personal y control, por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de gobierno (Art.10º).

Ley de Basesde la Descentraliza-

ción Ley 27783

Establece el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional y determina que corresponde al Órgano de Abastecimiento precisar, instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades a efectos de realizar la verifi cación de bienes de almacén.

Res. Jefatural Nº 335-90- INAP/DNA

La presente norma regula el régimen especial de con-tratación administrativa de servicios.Determina que el régimen especial de contratación administrativa de servicios es aplicable a toda entidad pública sujeta al Decreto Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, y a otras normas que regulan carreras administrativas especiales; asimismo, a las entidades pú-blicas sujetas al régimen laboral de la actividad privada, con excepción de las empresas del Estado.

D. Leg. Nº 1057D.S. Nº 075-2008-PCM

Determina el enlace entre los Sistemas Informáticos SIAF-SP y SEACE, a fi n de articular los procesos de de selección de las contrataciones del Estado (Art. 5º).Establece la forma y montos cómo se determinan los procesos de selección para efectuar las licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas en todas las entidades del Sector Público comprendidas en el artículo 3º del Decreto Legislativo Nº 1017, Ley de Contrataciones del Estado (Art. 16º).

Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal

2010 Ley Nº 29465

La ley contiene las disposiciones y lineamientos que deben observar las Entidades del Sector Público en los procesos de contrataciones de bienes, servicios u obras, y regula las obligaciones y derechos que se derivan de los mismos. El Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1017 – Ley de Contrataciones del Estado regula la aplicación de la Ley.

Ley de Contratacio-nes del EstadoD.Leg Nº 1017

D.S. Nº 184-2008-EF

3. ¿Qué es el Sistema de Abaste-cimiento?

El Sistema de Abastecimiento es el conjun-to interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, orientados a la gestión efi ciente de almacenes y al proceso opor-tuno de abastecimientos que requieren las entidades del Estado, orientado al racional fl ujo, de distribución o suministro, empleo y conservación de los recursos materiales; así como acciones especializadas para atender las necesidades y requerimiento de las entidades para el normal desenvol-vimiento de sus actividades, y asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la Administración Pública. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias.

Concepto

a. Políticas

Son decisiones de alto nivel que buscan unifi car conductas y orientar procesos hacia el logro de metas y objetivos, a través de lineamientos que guían las acciones del sis-tema de abastecimientos y delimitan el grado de dis-crecionalidad en la toma de decisiones, se puede defi nir también como el conjunto de orientaciones y guías de acción que las autoridades y la Alta Dirección de cada organismo emite para regu-lar la actuación directiva de sus funcionarios y las activi-dades de los servidores en cumplimiento de los fi nes y objetivos institucionales; por lo tanto, las autoridades de las diferentes entidades del Sector Público adoptarán sus decisiones en base a políticas públicas.

b. Objetivos

Los objetivos, son los aspec-tos cualitativos que se desea alcanzar e involucran una descripción de los resultados que se pretenden obtener en un horizonte temporal, cuyo propósito conduce a alcanzar con efi ciencia la mi-sión y visión del sistema. Los objetivos estratégicos son los propósitos o fi nes esenciales que una entidad pretende alcanzar para lograr la misión que se ha propuesto en el marco de su estrategia.

c. Normas

Es el conjunto de reglas o lineamientos legales de cum-plimiento obligatorio, dictado por autoridad competente que tiene por fi nalidad esta-blecer el marco normativo del sistema de abastecimientos, con un criterio de valor y cuyo incumplimiento trae aparejado una sanción. Ge-neralmente, impone deberes y confi ere derechos.

Instituye a partir del 1 de enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento que conforman como Ofi cina Central Técnico Normativa la Dirección Nacional de Abas-tecimiento del Instituto Nacional de Administración Pública, y como órganos de ejecución, las Ofi cinas de Abastecimiento de los Ministerios, Organismos cuyo Jefe tiene rango de Ministro, Organismos Públicos Descentralizados y Concejos Municipales.

Decreto Ley Nº 22056



Concepto

d. Atribucio-nes

Las atribuciones son el con-junto regulado por normas de actividades, procesos y procedimientos asociados al desempeño de funciones de logística o almacén del Estado

e. Procesos técnicos

Planeamiento y programación (Plan Anual de Contrata-ciones)Compra y contratación (D. Leg. Nº 1017,D.S.2008-MEF)Proceso de almacenamiento o internamientoProceso de distribuciónInventario físico y control de almacénAlta y Baja de bienes de con-sumo de almacén:Registro y control de exis-tenciasControl patrimonial (Ley N° 29151 y D.S.007-2008-Vi-vienda )

f. P r o c e d i -mientos

Recepción: Verifi cación y control de ca-lidadInternamientoRegistro y control:Custodia Formulación del pedido Autorización de despacho Acondicionamiento de ma-terialesControl de materiales Entrega de materiales, etc., etc.

4. ¿Cuáles son los objetivos del Sistema de Abastecimiento?

Los objetivos fundamentales del Sistema de Abastecimientos son:- Promover la gestión de almacenes con

efi ciencia, efi cacia y economía. - Asegurar el fl ujo. - Asegurar la unidad, racionalidad,

efi ciencia y efi cacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la Administración Pública.

- Propender la recepción rápida y opor-tuna de los pedidos y requerimientos de los bienes y suministros diversos para el desarrollo de las actividades de la entidad y aumento de la precisión.

- Optimizar los recursos y actividades a través de una buena adquisición y distribución bienes.

- Control del inventario y reducción de los bienes no productivos (bienes obsoletos, deteriorados, etc.).

- Procesamiento más rápido y con mayor exactitud de los grandes volú-menes de bienes y suministros.

- Entrega a tiempo y garantía de mejor nivel de servicio.

- Monitorización del almacén y de las actividades, así como el fl ujo de recursos.

5. ¿Quién dirige el Sistema de Abastecimiento?

La Dirección de Abastecimiento, que es el Órgano de Apoyo encargado de administrar mediante objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, orientados al uso racional y disponibilidad en los bienes y suminis-tros , así como la prestación de servicios y la Gestión y control patrimonial, para asegurar la continuidad de los procesos productivos y operativos que desarrolla la entidad y lograr la consecución de los objetivos señalados en el plan estratégico de la entidad y satisfacer las necesidades de los usuarios, mediante la combinación adecuada de proporcionar los medios materiales y económicos de calidad, can-tidad, oportunidad.Por otro lado, el Área de Control Patri-monial es un órgano que depende je-rárquicamente de la Dirección, Gerencia, ofi cina o de la que haga sus veces, de Abastecimientos y servicios auxiliares, que goza de autonomía funcional y de Gestión; y es responsable de la Administración y Gestión de los bienes muebles e inmue-bles, además cautela la seguridad de la operatividad de los mismos.

6. Principales Procesos Técnicos del Abastecimiento

Los principales procesos técnicos de abas-tecimiento son los siguientes:

a) Programación Este proceso comprende las siguientes

actividades: - Determinación de necesidades.- Consolidación de necesidades.- Formulación del Plan Anual de

Contrataciones.- Ejecución de la programación.- Evaluación de la programación.

b) Catalogación de bienes Este proceso comprende las siguientes

actividades:- Identifi cación de bienes no codi-

fi cados.- Actualización de bienes no codifi -

cados. Se cumplen en coordinación con la Su-

perintendencia Nacional de Bienes.

c) Registro y control Este proceso comprende las siguientes

actividades:- Desarrollar estadísticas de la infor-

mación de abastecimiento.- Elaborar un sistema de registros que

posibilite controles posteriores.

d) Contrataciones del Estado Este procedimiento está regulado por

la Ley de Contrataciones y Adquisicio-nes del Estado, aprobado por Dec.Leg. Nº1017 y su reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 184-2008-MEF.

7. ¿Cuáles son las Funciones Generales del Área de Abas-tecimiento y Control Patrimo-nial?

Gerencia de AbastecimientoLa Gerencia de Abastecimiento tiene como objetivo conducir de manera efi ciente y efi caz los procesos técnicos del Sistema de Abastecimiento, tales como el planea-miento, la programación, la obtención, la recepción, el ingreso, el almacén, la distribución, y control patrimonial, así como de los servicios auxiliares de apoyo institucional y tiene como funciones:- Programar las necesidades de bienes

y servicios en coordinación con las dependencias de la institución.

- Formular el Plan Anual de Adquisi-ciones y Contrataciones de Bienes y Servicios de la Institución y elaborar los presupuestos correspondientes.

- Efectuar las adquisiciones y contrata-ciones cumpliendo las normas vigen-tes.

- Custodiar y conservar los bienes y materiales del almacén en buenas condiciones, adoptando las medidas de seguridad.

- Distribuir los bienes a las dependen-cias de acuerdo a los documentos de salida de almacén, debidamente autorizados.

- Efectuar los inventarios de almacén.- Supervisar el registro y control pa-

trimonial de los bienes de la institu-ción.

- Supervisar los servicios de seguridad, vigilancia y limpieza de la institu-ción.

- Administrar el parque automotor de la ANR.

- Formular y alcanzar a la Dirección General de Administración el Plan de Trabajo Anual de la Dirección y los informes de Evaluación Trimestral.

Otras actividades inherentes dispuestas por la Dirección General de Administra-ción.

Área AdquisicionesSe encarga de la ejecución de actividades altamente especializadas, inherentes al proceso de planeamiento, programación y de obtención del abastecimiento en la ANR.En ese sentido realiza actividades técni-cas para el proceso de determinación y



consolidación de necesidades, elabora-ción del presupuesto valorado, cuadro de obtención, cuadro de adquisiciones y reprogramaciones, entre otros.Asimismo, ejecuta actividades de apoyo profesional especializado a los Comités Es-peciales y Permanentes, en la conducción y ejecución de los procesos de adquisicio-nes de bienes y servicios.

Área de AlmacenSe encarga de coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de recepción, almacenamiento, control, despacho y distribución de los bienes a las distin-tas dependencias de la ANR, a fi n de garantizar el normal desarrollo de las actividades programadas, coadyuvan-do al logro de los objetivos y metas determinadas.

Área de Control PatrimonialSe encarga de la administración y su-pervisión de las actividades técnicas del proceso de registro y control de los bienes patrimoniales existentes en la Asamblea Nacional de Rectores.En ese sentido formula y propone di-rectivas internas de procedimientos, instrumentos y técnicas que permitan la optimización de los procesos del control patrimonial.

Área de Mantenimiento de Maquina-ria y EquipoSe encarga de coordinar y supervisar la ejecución de actividades especializadas en materia de ingeniería y mantenimiento de infraestructura, maquinaria, equipos e instalaciones de la Asamblea Nacional de Rectores.Asimismo, coordina y supervisa las ac-tividades inherentes a la administración del parque automotriz de la Asamblea Nacional de Rectores.

8. ¿Qué documentos se utilizan para el fl ujo operativo del Sistema de Abastecimiento?

Los documentos fuente que se utilizan en el área de abastecimientos se encuentran clasifi cados en dos rubros:a) Documentos de ingreso. Orden de

compra y guía de internamiento, nota de entrada de almacén, y guía de remisión.

b) Documentos de salida. Pedido com-probante de salida (PCS), guía de remisión,etc.

c) Kardex físico de ingreso y salida de bienes, control visible de almacén.

d) Reportes resumen de ingresos y salidas de almacén en forma mensual.

9. Normas Generales del Sistema de Abastecimiento

La Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP aprobó las Normas Generales del Siste-ma de Abastecimiento que fueron las siguientes:SA.01 Aplicación de los Criterios de Efi -ciencia. (Derogada)SA. 02 Integridad de Administración del Abastecimiento. (Derogada)SA. 03 Actualización y Utilización de Información para el Abastecimiento (Derogada)

SA.04 Unidad de Adquisiciones de Bienes y Servicios. (Derogada)

SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y Custo-dia temporal de Bienes (Vigente)

SA.06 Austeridad del Abastecimiento (Vigente)

SA. 07 Verifi cación del Estado y Utilización de Bienes y Servicios. (Vigente)

10. Normas Generales del Siste-ma de Abastecimiento Vigen-tes (R. J. Nº 118-80-INAP/INA)

a) SA 05. Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes

Los bienes obtenidos por las entida-des deben ingresar físicamente por el Almacén Central, salvo que por su naturaleza y características propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se hará sólo con documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PE-COSA). Se denomina así por ser éstos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto.

Y se codifi can según los Catálogos Na-cionales vigentes, se registran tanto el ingreso como la salida en las tarjetas de control de salidas físicas o Bind Card y se informa documentadamente en el Kardex Físico, para que haga lo propio ante la Ofi cina de Contabilidad en el kardex valorado, a través del Re-sumen del Movimiento de Almacén (R. J. Nº 335-90-INAP/DNA).

Los bienes para uso o consumo inme-diato deben salir del Almacén con el documento de salida pedido, com-probante de salida de almacén “PE-COSA “. Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos para obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de Almacén (PIA), que es un documento interno de naturaleza extracontable, previa su aprobación y autorización por resolución de Ofi cina General de

Abastecimiento, o la que haga sus veces como es el caso de la Gerencia de Administración.

b) SA.06 Austeridad del Abasteci-miento

En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización o administra-ción de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinen-tes de austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Ofi cina de Abastecimiento, en concordancia por la política gubernamental. La auste-ridad no signifi ca “dejar de gastar”, sino más bien, “hacer un mejor uso de los pocos recursos económicos o materiales con los que se cuenta o de los que se dispone.

La austeridad en el proceso de abas-tecimiento ha de entenderse como la equilibrada estimación de necesida-des de bienes y servicios, el empleo mesurado de los recursos asignados a la Municipalidad y su adecuada combinación, para obtener más y mejores resultados en benefi cio de la colectividad en general.

La austeridad es condición básica del abastecimiento. Su aplicación, obser-vancia y cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la entidad pública, cualquiera sea su denomina-ción, estructura, ubicación, directivos, etc.

Es competencia de la Ofi cina de Abas-tecimiento, de acuerdo a sus funciones y atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de Administración y Gerencia Municipal, los criterios y orientaciones para la mejor aplicación de las medidas de austeridad, sobre bienes y servicios. Entre ellos tenemos los siguientes:• La estandarización de bienes y

servicios: para controlar la exce-siva variedad o mixtura de los mismos.

• La relación de los bienes y servicios de los que se puede prescindir, por ser mínimo su requerimiento anual.

• Imprimir en los Cuadros de Nece-sidades, antes de entregarlos a las dependencias de la entidad, la re-lación e información básica de los bienes y servicios programables.

• Establecer la cantidad máxima de cada bien o servicio que puede programarse, en función de los objetivos y metas, frecuencia de uso, real cantidad de personal que labora, etc.

• Los titulares de las dependencias de la entidad son responsables



de supervisar la aplicación de las medidas de austeridad del abastecimiento, en el ámbito de competencia.

• Periódicamente, la Oficina de Abastecimiento conducirá y coor-dinará la evaluación y resultado de la austeridad del abasteci-miento, para proponer su perfec-cionamiento.

c) SA. 07 Verifi cación del Estado y utilización de bienes y servicios

Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatación sobre la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios que dispone la Municipalidad.

11. Políticas para el Sistema de Abastecimiento

Corresponde al Sistema de Abasteci-miento asegurar la unidad, racionalidad, efi ciencia y efi cacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administración Pública a través de los procesos técnicos de cata-logación, registro de proveedores, progra-mación, adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición fi nal, en tal sentido se debe tener en cuenta:

a) El Almacén debe ser un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, destinada a la custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la producción de servicios públicos o de bienes económicos. Las actividades que en él se realizan esencialmente son las que corresponden a los pro-cesos técnicos de Abastecimiento denominados Almacenamiento y Distribución.

b) En cada organismo público, a nivel central, descentralizado o desconcen-trado, el Órgano de Abastecimiento tendrá a su cargo la organización e implementación de uno o más Alma-cenes para la custodia temporal de los bienes que adquiere y suministra.

c) Loyaut de Almacén, a efectos de planear el croquis o distribución de los espacios físicos del almacén, de acuerdo a las posibilidades de cada entidad, o de acuerdo a las carac-terísticastécnicas y magnitud de las compras, se establecerá áreas físicas de uso específi co para: - Ofi cina. - Recepción y despacho. - Corredores y pasadizos. - Zona de almacenaje. - Vestuarios de personal. - Servicios higiénicos. - Zonas para ampliaciones. - Áreas de estacionamiento exterior.

d) Es responsabilidad del Jefe de Alma-cén, entre otros:

- Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la entidad.

- Proteger y controlar las existencias en custodia.

- Velar por la seguridad y mante-nimiento del local y equipos de almacén.

- Efectuar la distribución de bienes conforme al programa establecido.

- Coordinar la oportuna reposición del stock.

- Emitir los reportes del movimiento de bienes en Almacén.

12. Factores a considerar en la selección y organización del local de almacén

- Área requerida, debe permitir que las operaciones que en ella se realicen, se efectúen en una área física adecuada, sin que tropiece con inconvenientes por falta de espacio. Se determina sobre la base de la cantidad y volumen de los bienes previstos para adquirir, incluyendo proyecciones de futuras ampliaciones.

- Seguridad, el lugar geográfi co y el local deben reunir condiciones que eviten el deterioro o merma ocasio-nado por agentes atmosféricos, así como preservar la integridad humana y física ante acciones de terceros o de desastres naturales.

- Facilidad de recepción, contemplar la no interferencia con otras activida-des que ejecuta la Institución; debe existir vías de acceso para personas y vehículos para que los proveedores entreguen sin difi cultad sus artícu-los.

- Características de materiales, según la naturaleza de los bienes, se debe tener en consideración el peligro que puedan o no ocasionar al personal que labora en el almacén, así como a la comunidad, ejemplo, explosivos, productos químicos, tóxicos, radioac-tivos, etc.

- Facilidad de utilización por los usua-rios, considerar la cercanía y fl uidez de tránsito para que el abastecimiento a las unidades usuarias sea en forma económica, rápida y segura.

- Tiempo de suministro, considerar la distancia en que se encuentran las unidades usuarias y sus necesidades de reposición; ejemplo, cuando la atención de pedidos se tuviera que efectuar el mismo día, el almacén estaría ubicado en la misma localidad; si éstos tuvieran que atenderse al día

siguiente o al tercer día, la localización puede hacerse fuera del perímetro del lugar en que se encuentran las dependencias usuarias.

- Centros de abastecimiento, tiene que ver con la fuente de suministro y el tamaño del local del almacén; cuando más alejado esté el almacén de las fuentes de suministro, mayor será su tamaño.

- Vías de comunicación, se localizará el almacén en lugares en que haya fl uido servicio de transporte para el acarreo de bienes y materiales.

- Infraestructura disponible, considerar áreas o edificaciones que por sus características resulten apropiadas y que además el costo de acondiciona-miento resulte económico.

- Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con el mismo cuidado que se da a cual-quier otro equipo, sobre todo en los aspectos siguientes: 1) Diseño de protectores y cascos de

seguridad. 2) Elección de extintores apropiados

para combatir el tipo de incendios e instalación adecuada.

3) Ubicación de sistemas de rocia-dores en zonas donde el agua no cause más daño que el fuego, etc, etc.

13. Administración de los alma-cenes

Las normas para la administración de almacenes están previstas en la Reso-lución Jefatural Nº 335-90-INAP/DNA aún vigente que establece los criterios, procedimientos y responsabilidades para la administración de almacenes en orga-nismos del Sector Público Nacional. Esta norma es de aplicación a los organismos del Sector Público.

a) Requisitos que deben reunir para la organización de los almacenesi) Capacidad económica de la en-

tidad, a efectos de planear el equipamiento de almacén.

ii) Características de los bienes, a fi n de rodearlos de las condiciones que necesitan para su conserva-ción, de acuerdo con las instruc-ciones de los fabricantes o técnicos especializados.

iii) Naturaleza del trabajo en lo que se refi ere a: 1) Necesidad del mobiliario y

equipo. 2) Tiempo de duración del traba-

jo.



3) Imposibilidad de hacer el tra-bajo con el equipo existente.

4) Especifi caciones técnicas de los bienes.

Factores relacionados con la capacidad del piso, humos, humedad, calor, frío, sucie-dad, equipo auxiliar, toleran-cia, etc.

iv) Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con el mismo cuidado que se da a cualquier otro equipo, sobre todo en los aspectos siguien-tes: 1. Diseño de protectores y cascos

de seguridad. 2. Elección de extintores apro-

piados para combatir el tipo de incendios e instalación adecuada.

Ubicación de sistemas de rocia-dores en zonas donde el agua no cause más daño que el fuego.

v) Equipo apropiado para el trabajo, las guías para selección adecuada de los equipos son las siguientes: 1) Capacidad necesaria. 2) Tamaño conveniente.

Ajuste a las tareas por realizar. vi) Costos de operación de los equi-

pos, en lo que respecta a mante-nimiento, costos de suministro de combustible o electricidad, etc.

b) Características que deben reunir los almacenes

• En el almacén de la entidad se es-

tablecerán áreas físicas, de acuerdo a las posibilidades de cada entidad separando áreas para: - Ofi cina. - Recepción y despacho. - Corredores y pasadizos. - Zona de almacenaje. - Vestuarios de personal. - Servicios higiénicos. - Zonas para ampliaciones. - Áreas de estacionamiento exte-

rior. • El almacén contará con muebles y

equipos necesarios para efectuar la conservación, manipulación, protec-ción y control de los bienes en custo-dia. En la selección del mobiliario y equipo se tomará en cuenta:

• La distribución y clasifi cación de los espacios en las zonas de almacenaje debe ser cuidadosamente estudiada; poniendo especial atención en dar a los bienes una clasifi cación adecuada que agrupe en secciones o anaqueles correlativos a aquellos que guarden cierta semejanza.

Son aspectos a considerar: - Espacio disponible.- Cantidad prevista de bienes por

almacenar. - Cantidad de clase de bienes. - Manipulación que necesitan. - Características que presentan. - Condiciones ambientales que

requieren. - Características de mobiliario y

equipo necesarios para su conser-vación.

- Seguridad que hay que proporcio-narles.

- Control que necesitan. - Frecuencia de demanda de cada

tipo de artículos. • En Almacenes cuyo tamaño no permi-

te una fácil ubicación del lugar en que se encuentran los bienes, se colocará en una parte visible del mismo, el plano de la distribución de espacios de la zona de almacenaje. Cada sec-ción o ambiente tendrá un número o símbolo que identifi que su ubicación y el material que en ellos se encuentran almacenados.

• Cada espacio de la zona de almacenaje debe ser acondicionado con muebles y equipos específi camente para los materiales que en ellos se van a depo-sitar, rodeándolos de las características especiales que dichos materiales nece-sitan para su conservación, de acuerdo con las instrucciones del fabricante o de técnicos especializados.

• Los bienes permanecen en almacén en forma temporal, aquellos que se encuentren almacenados por un pe-ríodo superior a los 12 meses y que defi nitivamente no van a ser utilizados por la entidad, deben ser transferidos para satisfacer necesidades de otros organismos del Sector Público.

• Cada organismo, de acuerdo a sus po-sibilidades, cuidará de contratar una cobertura de seguro que comprenda a la infraestructura de Almacén y a los bienes almacenados.

Órgano de Control Patrimonial

1. ConceptoEs el órgano encargado de la administra-ción, supervisión y gestión de los bienes muebles e inmuebles y el desarrollo de actividades técnicas del proceso de regis-tro y control de los bienes patrimoniales existentes en la entidad y corresponde a la Ofi cina de Control Patrimonial o a la Ofi cina que haga sus veces:a) Identifi car y codifi car los bienes patri-

moniales adquiridos, de acuerdo a su

Autor : Lic. José Luis Nunja García*

Título : Órgano de Control Patrimonial - Parte I

Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 17 - Marzo 2010

Ficha Técnica

1. Concepto2. ¿Qué unidad orgánica es la responsable del

Control Patrimonial a nivel institucional?3. Objetivo4. Finalidad5. Base legal6. Funciones generales

Sumario

naturaleza, asignándoles el respectivo valor monetario.

b) Constituir el registro de los bienes muebles de la entidad, en el cual se inscribirá todo su patrimonio mobi-liario.

c) Mantener en custodia el archivo de los documentos fuentes que sustentan el ingreso, baja y transferencia de los bienes, con la fi nalidad de elaborar los correspondientes estados que servirán como elementos de informa-ción simplifi cada del patrimonio de la entidad.

d) Valorizar mediante tasación, los bienes patrimoniales que carecen de la res-pectiva documentación sustentatoria de su valor, así como aquellos que van a ser dados de baja, subastados, donados o transferidos.

7. Funciones Específicas Oficina de Control Patrimonial

8. Funciones del Encargado de Control Patrimo-nial

9. Función del Personal Asignado10. Administración y Gestión de Bienes Patrimo-

niales

* Especialista en Tributación Municipal

Parte I



e) Actualizar el valor de tasación de los bienes muebles que forman parte del patrimonio mobiliario de la entidad, para los trámites de disposición de los mismos y de acuerdo a las dis-posiciones legales vigentes sobre la materia.

f) Integrar la Comisión de Inventario y coordinar la elaboración del inventa-rio físico del patrimonio mobiliario de la entidad, para proporcionar la información requerida por los distin-tos organismos del Estado.

g) Tramitar ante el respectivo Comité de Altas, Bajas y Ventas de la enti-dad, las solicitudes de baja de los bienes muebles, en los casos descri-tos en el artículo 37º del presente Reglamento.

h) Realizar las demás funciones que le asigne la Dirección General de Admi-nistración o la ofi cina que haga sus veces.

2. ¿Qué unidad orgánica es la responsable del Control Patri-monial a nivel institucional?

El responsable de la administración y con-trol patrimonial de los bienes patrimoniales de la entidad es la unidad orgánica de con-trol patrimonial señalada por norma expre-sa (art.11° del D.S.007-2008-VIVIENDA, quien está a cargo de la planifi cación, coordinación y ejecución de las acciones referidas al registro, administración, su-pervisión y disposición de los bienes de propiedad de la entidad y de los que se encuentren bajo su administración.

3. ObjetivoOperar un sistema de gestión, registro y control de bienes muebles e inmuebles, que permita conocer e identifi car todos aquellos bienes que integran el patri-monio de la entidad y de los programas especiales, así como contar con los regis-tros actualizados que sirva para controlar y gestionar el desarrollo, rendimiento y mantenimiento de los activos de la entidad, Algunas entidades, aún ven el control patrimonial como parte del plan de mantenimiento, hasta que se demues-tra el impacto de una correcta gestión patrimonial. Este cambio de mentalidad demuestra el cambio que está ocurriendo actualmente desde el control patrimonial y mantenimiento a la gestión de activos que promueve el planeamiento, la pro-gramación y el desarrollo de actividades para que los activos se encuentren en buenas condiciones operativas. apelando a la efi ciencia de todos los activos, inclu-yendo inventario y cumplimiento de la normativa vigente.

4. FinalidadTiene como finalidad administrar y controlar el patrimonio de los bienes de la entidad, así como la coordinación y supervisión de acciones y actividades de mantenimiento y conservación, seguridad y resguardo del patrimonio institucional, en concordancia con las normas legales vigentes, así como registrar, administrar, supervisar e informar sobre los bienes patrimoniales e incorporación física y contable al patrimonio de la entidad, buscando gestionar todo el ciclo de vida de los activos físicos de una organización con el fi n de maximizar su valor .

5. Base legal- Ley N° 29151 Ley del Sistema Nacio-

nal de Bienes Estatales- D.S. N° 007-2008 Vivienda Regla-

mento de la ley general del sistema nacional de bienes estatales

6. Funciones generalesI. Realizar el levantamiento del inventa-

rio físico, registro y control de los bie-nes muebles, en todas las unidades y áreas administrativas, en coordinación con los responsables de las diferentes unidades orgánicas, identifi cando los bienes, así como asignarle el código que le corresponda con las etiquetas de código de barra; sticker.

II. Elaborar, registrar y mantener actuali-zados los Kardex individuales de todos los bienes, verifi cando que estén debi-damente fi rmados por los usuarios, así, como los responsables de las áreas;

III. Llevar un expediente documentado de los bienes adquiridos ordenado de todos los usuarios, así como fac-turas o documentos que acrediten la propiedad de los bienes muebles e inmuebles;

IV. Llevar un control de los bienes con ingresos temporal y que son utiliza-dos para las actividades propias del organismo;

V. Controlar y registrar todos los bienes muebles e inmuebles que pasen a formar parte de la entidad, los mismos que se hayan recepcionado mediante donaciones, transferencias o contratos de comodato, identifi cándolos dentro del sistema de inventarios;

VI. Reasignar los bienes muebles que hayan sido dados de baja y que éstos hayan sido rehabilitados;

VII. Recepcionar copias de facturas o docu-mentos de compra de activos nuevos del área de adquisiciones para la elaboración de los kardex correspon-diente, etiquetas de código de barra o sticker y asignación de códigos;

VIII.Coordinar con el almacén central el registro y elaboración de los kardex de todos los bienes recibidos de nivel central en apoyo a programas especiales, construcción de obras públicas, etc., asignándoles el código de inventario, así como el programa al que corresponde;

IX. Elaborar los contratos o convenios de comodato y donación por aque-llos bienes que sean entregados en calidad de donación o transferencia, en uso temporal o defi nitivo a otras dependencias u organizaciones;

X. Mantener una estrecha coordinación con las diferentes unidades admi-nistrativas con respecto a las altas y bajas de bienes, sean cual fuere su origen, a fi n de mantener el inventario actualizado, así como llevar los expe-dientes y kardex correspondientes, y conservarlos durante el tiempo que establezca la ley; (art.32º literal i de la Ley 27785, concordado con el art.20º de la R.C.Nº 367-2003-CG. pub., el 31.10.03).

XI. Realizar por lo menos una vez al año, reuniones con el comité de altas y bajas, enajenación de bienes muebles e inmuebles, a fi n de presentar los bie-nes que por su estado inservible sean dictaminados para su baja, destino fi nal o destinados para la venta (ver comentarios y caso práctico revista Nº 6 abril-2009 pág.VI y NIIF 5); Elaborando el acta correspondiente, conservando en custodia la docu-mentación soporte de dichos activos; Aplicando las normas y procedimien-tos generales para la afectación, baja y destino fi nal de bienes muebles, para los casos de transferencia, enajena-ción, donación o destrucción emitidas por las distintas normas legales.

7. Funciones Específi cas Ofi cina de Control Patrimonial

- Formular y aplicar normas para verifi -car la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes con los que cuenta la entidad;

- Mantener actualizado el inventario de los Bienes, Muebles y enseres de la entidad, así como el Sistema de Control de Activos Fijos, velando por su custodia y conservación;

- Efectuar el inventario físico de Bienes, así como el registro, control y actuali-zación patrimonial;

- Efectuar la codifi cación y rotulación de los bienes muebles de la entidad;

- Promover y llevar a cabo en coordina-ción con las dependencias de la enti-dad sobre el cuidado y conservación del Patrimonio de la entidad;



- Conservar en los expedientes corres-pondientes y los documentos que amparan la propiedad de los bienes muebles;

- Informar al órgano correspondiente el uso indebido de los bienes muebles, maquinaria y equipo o irregularidades detectadas en el manejo de los bienes, realizados por malos funcionarios, para que se proceda a ejecutar las acciones correspondientes conforme a derecho;

- Elaborar los documentos correspon-dientes de uso y resguardo respecto de los bienes en préstamo o cesión de uso, los que únicamente podrán ser devueltos, cuando se reintegre físicamente el bien objeto de la misma y se verifi que que su deterioro es el que corresponde a su uso normal y moderado;

- Informar mensualmente a la Gerencia correspondiente del funcionamiento de su dependencia, así como de los movimientos que se hayan efectuado en el patrimonio municipal;

- Establecer los mecanismos que faciliten el acceso del público a los medios de denuncia y cooperación, para evitar el uso indebido del patrimonio institucio-nal y coadyuvar a su mejor conserva-ción y efi caz aprovechamiento;

- Planear y llevar a cabo los sistemas que se juzguen adecuados para pro-teger física y legalmente el patrimonio público, coordinándose para ello con el resto de las dependencias de la entidad;

- Proporcionar a las dependencias usuarias los informes que le soliciten en materia de bienes patrimoniales;

- Realizar inspecciones técnicas de sus bienes y de los que se encuentran bajo su administración para verifi car el uso y destino, a fi n de lograr una efi ciente gestión de los mismos;

- Efectuar el diagnóstico de la situación técnica y legal de sus bienes y de los que se encuentran bajo su administra-ción, ejecutando cuando corresponda, las acciones de saneamiento técnico y legal de los mismos, de acuerdo a la normatividad vigente:

- Remitir y/o actualizar la información sobre los bienes de su propiedad o los que se encuentren bajo su admi-nistración, para su incorporación en el SINABIP;

- Poner a disposición de los Gobiernos Regionales o de la SBN los bienes que no resulten de utilidad para la fi nalidad asignada o aquellos que se encuentren en estado de abandono, en el marco de la aplicación de una política del uso racional de los bienes y gestión inmobiliaria efi ciente;

- Aprobar los actos de saneamiento, adquisición y administración de sus bienes, organizando los expedientes sustentatorios correspondientes, procurando el mejor aprovecha-miento económico y social de los mismos;

- Contratar Pólizas de Seguros para los bienes de su propiedad y los que se encuentren bajo su administración, conforme a la prioridad y disponibili-dad presupuestal;

- Formular denuncias ante las autori-dades correspondientes por el uso indebido o pérdida de sus bienes y de los que se encuentren bajo su administración;

- Realizar consultas a la SBN sobre la aplicación o interpretación de las normas sobre adquisición, registro, supervisión, administración y dispo-sición de los bienes estatales;

- Verifi car In Situ los bienes patrimonia-les entregados por el Almacén Central o por donaciones de las diversas Insti-tuciones públicas o privadas;

- Clasifi car los bienes según su natura-leza y valor unitario o de conjunto. Bienes Depreciables (activos Fijos) y Bienes No Depreciables;

- Elaborar la información correspon-diente a la Ofi cina de Contabilidad respecto a los Activos Fijos consoli-dados por Unidad Ejecutora previa Conciliación Permanente;

- Remitir en forma ordenada y cro-nológica el inventario permanente (incrementos, altas, bajas, etc., de activos fi jos) a la Superintendencia de Bienes Estatales.

8. Funciones del Encargado de Control Patrimonial

- Programar, coordinar y evaluar las acciones referidas a la identifi cación, registro, custodia y control de los bie-nes patrimoniales, así como coordinar con las distintas unidades orgánicas correspondientes .

- Dirigir, coordinar y evaluar las acti-vidades técnicas y administrativas de la Ofi cina de Control Patrimonial y la ejecución de su presupuesto, de acuerdo a normas y dispositivos legales vigentes;

- Organizar, coordinar y supervisar la ejecución de las actividades de Control Patrimonial;

- Supervisar la toma de Inventarios de los Activos Fijos, Bienes Muebles e Inmuebles;

- Absolver consultas relacionadas con el ámbito de su competencia;

- Proponer y promover controles inter-nos para el buen uso de los muebles y equipos de ofi cina;

- Suscribir las actas de entrega recep-ción por las transferencias de Bienes Patrimoniales de acuerdo a las normas legales vigentes;

- Elaborar el informe anual de Activos Fijos y remitir para su contabilización en los estados financieros (Estado operativo, depreciaciones, deterioro de activos, etc.).

9. Función del Personal Asigna-do

- Mantener el registro de documenta-ción, sistematizar su registro

- Recepcionar, clasifi car, registrar, siste-matizar y dar trámite a la documen-tación ingresada al área de control patrimonial;

- Organizar y coordinar audiencias, atenciones, reuniones y preparar la agenda con la documentación respec-tiva;

- Remitir documentos necesarios sobre información patrimonial solicitados por el órgano rector, la OCI y otras unidades competentes.

- Organizar el control y seguimiento de expedientes que ingresan, con la finalidad de brindar una atención oportuna;

- Organizar y Administrar el Archivo;- Coordinar y ejecutar la realización de

inventarios físicos, así como la actua-lización del registro y codifi cación de bienes patrimoniales;

- Mantener actualizado el Registro de Ingreso y Salida de los Bienes patri-moniales del Almacén, debidamente valorizados;

- Mantener el registro de bienes asigna-dos, por usuarios y áreas y efectuar el control de altas, bajas y Transferencias de bienes patrimoniales;

- Llevar el control de la salida y retorno de los bienes del Activo Fijo que se encuentren en proceso de reparación u otros;

- Formular los informes sobre el control patrimonial de los bienes, así como del trámite de altas y bajas de bienes a efectos de determinar las bajas y altas de los bienes depreciables.

10. Administración y Gestión de Bienes Patrimoniales

La Administración de bienes patrimoniales consiste en desarrollar acciones y proce-dimientos adecuados de planifi cación, programación organización, y control de los bienes patrimoniales de la entidad con el fi n de obtener el máximo benefi cio y rendimiento posible de ellos; este benefi -cio puede ser económico o social.

Continuará en la siguiente edición...

Documents

4 - SIST NAC - aempresarial.comaempresarial.com/servicios/revista/17_27... · Res. Jefatural Nº 335-90- INAP/DNA La presente norma regula el régimen especial de con-tratación administrativa