Microsoft Excel
Microsoft Excel
Morelia Salvo Ortiz.
Ing.(e) Computacin e Informtica.
Tablas
Una tabla es una estructura que consiste en un rango rectangular
de datos formado por filas y columnas.
Generalmente incluyen un encabezado de texto que describe el
tipo de datos en cada columna.
Excel, en versiones anteriores ha trabajado con tablas, a las
que denominaba listas.
Estas nuevas tablas son una extensin de esas listas e incluyen
un conjunto de nuevas caractersticas que se describen a
continuacin:
Las tablas tienen un formato predeterminado que puede ser
cambiado fcilmente desde una galera de estilos de tablas.
Cada encabezado de columna contiene un botn que abre una lista
desplegable permitiendo el ordenamiento y el filtrado de la
tabla.
Al seleccionar cualquier celda de una tabla se despliega una
nueva ficha en la cinta de opciones con herramientas para el manejo
de tablas, como se muestra en la figura siguiente:
En caso de seleccionar celdas de tablas extensas que provoquen
que el encabezado desaparezca, los nombres de los encabezados
reemplazarn las letras de las columnas de la hoja de clculos.
Las tablas permiten columnas calculadas. Una frmula en una
columna se copia o propaga automticamente a todas las celdas de esa
columna.
En lugar de utilizar referencias a nombres de celdas, las
frmulas pueden utilizar los nombres de las tablas y los nombres de
los encabezados de las columnas.
Es posible eliminar filas duplicadas mediante un comando.
Mostrar y calcular totales de datos de una tabla es una opcin
por la cual se puede totalizar rpidamente los datos mostrando una
fila de totales y utilizando las funciones incluidas en las listas
desplegables para cada una de las celdas de esa fila.
Se pueden insertar o eliminar filas y columnas de una tabla
existiendo varias maneras de hacerlo. Se puede agregar filas en
blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes o
insertar filas y columnas de tabla en cualquier lugar. Se puede
eliminar filas y columnas.
La celda inferior derecha de la tabla contiene un control que al
arrastrarlo permite extender los lmites de la tabla, agregando
columnas y filas.
Para la integridad de los datos se pueden utilizar las
validaciones que incluye Excel. Se puede establecer, por ejemplo,
que en una columna de una tabla se admitan slo datos numricos o de
fechas.
Crear tabla
En primer lugar se debe seleccionar el rango de celdas que ser
convertido en una tabla. Seguidamente, se debe oprimir el botn
Tabla que se encuentra en la ficha Insertar de la Cinta de
Opciones.
Formato de una tabla.
Cuando se crea una tabla, Excel le aplica un formato
predeterminado. Es posible aplicar otro formato desde una lista de
formatos. Tambin es posible aplicar un formato de tabla a un rango
de datos. Excel entender que tiene que convertirlo en tabla y
seguir los pasos descriptos en el apartado anterior.
Para aplicar un formato de tabla, se debe seleccionar cualquier
celda (o rango de datos) de la tabla y luego oprimir el botn Dar
formato como tabla que se encuentra en el grupo Estilos de la ficha
Inicio de la Cinta de opciones.
Si la tabla ya est creada y se quiere cambiar el formato, se
debe seleccionar alguna celda de la tabla. Aparecer en la Cinta de
Opciones la nueva ficha Diseo de Herramientas de tabla:
Mover una tabla.
Para mover una tabla a un nuevo lugar en la misma hoja, se debe
mover el mouse a uno de los bordes. Cuando el puntero del mouse
cambie su forma a una cruz con una flecha en cada uno de sus cuatro
extremos , se debe arrastrar la tabla a la nueva posicin.
Opciones de la tabla.
En la ficha Herramientas de tabla que se encuentra en la Cinta
de opciones, hay un grupo llamado Opciones de estilo de tabla que
contiene varios cuadros de verificacin:
Fila de encabezado: muestra u oculta la fila de encabezados.
Fila de totales: muestra u oculta la fila de totales.
Filas con bandas: aplica colores alternados para diferenciar
filas.
Primera columna: aplica un formato distinto a la primera
columna.
Ultima columna: aplica un formato distinto a la ltima
columna.
Columnas con bandas: aplica colores alternados para diferenciar
columnas.
Fila de totales.
La Fila de totales no se muestra de manera predeterminada. Para
mostrarla se debe tildar la casilla de verificacin Fila de totales
como se explic en la seccin anterior.
Esta fila, que se agrega debajo de la tabla, normalmente suma
los valores de las columnas. Si se desea que se realice una
operacin diferente se debe seleccionar la celda de la Fila de
totales que se desee y luego hacer clic en el cono que aparece a la
derecha de la celda. Aparecer una lista desplegable conteniendo
varias opciones:
Eliminar filas duplicadas
Es frecuente la necesidad de eliminar filas conteniendo datos
repetidos.
El procedimiento comienza con la seleccin de alguna celda de la
tabla. Seguidamente se debe seleccionar el comando Quitar
duplicados que se encuentra en la ficha Herramientas de Tabla de la
Cinta de opciones. Se desplegar el siguiente cuadro de dilogos:
Como se ve en esta figura, el cuadro de dilogos presenta una
lista de todas las columnas de la tabla, de tal forma que el
usuario podr seleccionar en cules de ellas se buscarn los datos
duplicados. De forma predeterminada Excel propone examinar todas
las columnas. Una vez que el usuario acepta, Excel elimina las
filas con datos duplicados y luego presenta un mensaje indicando
cuntas filas fueron eliminadas.
Es importante tener en cuenta que para la bsqueda de duplicados,
lo que determina el resultado es el valor mostrado en una celda, no
el valor almacenado. Por ejemplo si una celda muestra el dato
23/04/2010 y otra muestra Viernes, 23 de abril de 2010, los datos
de esas no sern considerados como duplicados.
Ordenamiento y Filtrado
La fila de encabezados de una tabla contiene unas flechas que
permiten acceder a las opciones de ordenamiento y filtrado, como se
muestra en la siguiente figura:
Ordenamiento:
La accin de ordenar una tabla consiste en reordenar sus filas en
base al contenido de alguna columna en particular. Las ms
frecuentes son las dos primeras opciones, ordenar de menor a mayor
y viceversa y para realizar un orden personalizado, Ordenar por
color > Orden personalizado.
Filtrado
El filtrado de una tabla consiste en mostrar slo aquellas filas
que cumplan con una condicin establecida por el usuario. Para
realizar un filtrado se debe seleccionar botn del encabezado de esa
columna. Se desplegar el men de ordenamiento y filtrado, en el que
aparecer una lista de todos los valores distintos en esa
columna.
Convertir en un rango de datos
Es posible convertir los datos de una tabla a un rango de datos,
que es equivalente a quitar la tabla. Este rango de datos ya no
tendr las funcionalidades que tienen las tablas descriptas en esta
leccin.
Para quitar una tabla se debe hacer clic en cualquier parte de
la tabla. Seguidamente se debe hacer un clic en la opcin Convertir
en rango que se encuentra en el grupo Herramientas de Tabla en la
ficha Diseo de la Cinta de Opciones.
Tambin se puede hacer clic con el botn secundario del mouse en
la tabla, elegir Tabla y, a continuacin, hacer clic en Convertir en
rango.
