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Consecuencias de una deficiente gestion
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CONSECUENCIAS DE UNA DEFICIENTE GESTIÓN,
ESTRUCTURA Y CLIMA EN EL DESARROLLO DE UNA
ORGANIZACIÓN
Resumen
El proceso de investigación es referente al impacto que tiene la gestión, la
estructura y el ambiente en una organización. Se ha detectado que diversas
empresas se encuentran estancadas en sus procesos operativos y han operado
durante 40 años con las mismas fallas. El análisis tiene por objetivo explicar este
tipo de procesos para encontrar un solución y que las empresas salgan del
estancamiento de sus procesos y que continúen su procesos evolutivo. Es por ello
que se analizó el análisis del caso de estudio de una empresa con 40 años de
vida, cuyos procesos no han sido modificados. Los resultados preliminares
muestran que la empresa carece hasta el momento un plan de desarrollo que le
permita evolucionar en sus procesos, esto tiene como resultado infraestructura
precaria, gastos innecesarios, mala comunicación y aplicación inadecuada de
recursos.
Palabras clave
Gestión, estructura, clima, organización, departamentalización, organigrama.
Introducción
El artículo tiene por objetivo analizar al impacto de contar con una adecuada
gestión, estructura y ambiente en las empresas. La investigación surge debido a
que diversas empresas operan durante un lapso de tiempo largo, sin contar con
una adecuada gestión, estructura y ambiente. Identificar estos procesos mediante
la investigación ayudará a comprender cuales han sido las limitantes que existen
para el desarrollo funcional e integral de la empresa y generar una propuesta para
eliminar estos problemas. La evidencia muestra que hay empresas que tiene
facturas millonarias las cuales no invierten de forma adecuada en el desarrollo de
la empresa: prácticas gerenciales eficientes, clima organizacional, estructura
básica, departamentalización, estrategias e infraestructura. El estudio de caso es
un empresa de Frigoríficos, en la investigación con la visita de campo y mediante
la aplicación de un instrumento a empleados (Se aplicó una encuesta con relación
a los factores a estudiar por medio de una URL, la encuesta es en base a la
escala de Likert y será ocupado el SPSS para sacar resultados estadísticos). Al no
contar con una adecuada gestión, estructura, y ambiente empresarial las líneas de
comunicación, ejecución de actividades y resultados pueden ser poco favorables
para su desarrollo.
Los resultados aportan evidencia a la teoría de Lourdes Münch Galindo, Idalberto
Chiavenato, Mintzberg, Fernández ya que estos señalan que las empresas que
operan con una estructura inadecuada con los aspectos antes mencionados,
tienen una menor funcionalidad e integración para afrontar las situaciones del
entorno.
La caracterización de la estructura y operación de la empresa tiene un beneficio
para los dueños de las empresas, quienes pueden utilizar la información para
obtener ventajas en la mejora del desarrollo de la empresa, y generar una
estrategia sobre la gestión, estructura y ambiente de sus empresas.
Gestión
La gestión es sinónimo de "planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar", como lo
ha planteado H. Fayol al principio del siglo, La gestión no es más que la
administración de los recursos de una empresa, la forma óptima de obtener
buenos resultados y llevarlos a cabo, la administración es un esfuerzo coordinado
de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo
posible (Galindo M. , 1982), La administración ha sido parte fundamental de toda
organización sin embargo, depende de cada organización la forma en que esta se
aplica y como la aplica, la administración “es un proceso de planear, organizar,
dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales”
(chiavenato,2004), para saber lo que se quiere y como se obtendrá cada
organización debe implementar la planificación que es fijar los objetivos, la
organización es que tareas se llevaran a cabo y como se llevaran a cabo, la
dirección, el control que se lleva acabo a través de todo el proceso y el uso de sus
recursos que dispone la organización para el cumplimiento de estos factores, los
encargados de gestionar todas las actividades realizadas por la organización o
empresa, es el cuerpo administrativo de la organización.
La gestión es un conjunto de políticas, conceptos y prácticas coherentes entre sí,
con el propósito de alcanzar objetivos organizacionales de la empresa de manera
eficiente y eficaz (Chiavenato) La gestión de una empresa es la acción de
administrar las actividades profesionales que están destinadas a cumplir un
objetivo ya prestablecido, como es la mejora de la productividad, la competitividad
por medio de la planeación, básicamente es ejecutar todas aquellas ordenes
planificadas por la administración().
Toda empresa debe de contar con una buena gestión para su desarrollo y
crecimiento, este se puede ir perfeccionando hasta crear un modelo de gestión, un
esquema o marco de referencia para la administración de la empresa o entidad
Gestión del talento humano
En la última década se a echo referencia mucho de que el talento humano es la
medula espinal de una organización, que lo que sostiene a una empresa es el
capital humano, ese capital que es intangible y radica en la mente de cada
empleado a travez de su habilidades, desempeño y conocimiento, el concepto de
gestión de talento humano depende de cada organización y el cómo lo gestiona,
Es contingente y situacional, pues depende de aspectos como la cultura, el
negocio de la organización, la tecnología utilizada, los procesos internos y otra
infinidad de variables importantes (Chiavenato) el talento humano es el que
desarrollo y convierte en acción lo que se planifica por la administración, la gestión
del talento humano es un pilar fundamental para el desarrollo exitoso de los
procesos, pues al final las personas son las responsables de ejecutar las
actividades por que los proyectos no se desarrollan por si solos (lledo, 2011), por
lo cual es de vital importancia para las futuras empresa no dejar de lado este
aspecto de la gestión por eso es importante reconocer los problemas que se
generan en las organizaciones, afirma Warren Bennis, que se han Identificado
cinco problemas humanos principales que enfrentan las organizaciones
contemporáneas:
a) Cómo integrar las necesidades personales con las metas de la organización.
b) Cómo distribuir el poder y la autoridad.
c) Cómo desarrollar mecanismos capaces de reducir conflictos internos.
d) Cómo asegurar una adaptación eficaz a los cambios en el ambiente.
e) Cómo asegurar vitalidad y crecimiento para prevenir la decadencia de la
organización.
Al señalar estos cinco problemas se está formulando un diagnóstico de las tareas
más relevantes que le corresponden a la función de recursos humanos de las
organizaciones
Gestión del conocimiento
El conocimiento es un bien intangible que toda organización posee, y que el buen
uso de este puede dirigir a la organización al éxito, una economía basada en el
conocimiento implica la necesidad de aprender a manejar y potenciar el uso de
ese caudal de información y conocimiento que fluye aceleradamente de la
globalización y el desarrollo de las tecnologías, y que se está constituyendo en el
factor determinante del progreso y éxito de las empresas y las organizaciones
(Thomas, 2003)
Gestión de tecnologías, La tecnología es considerada una de las herramientas que
ayudan a cumplir con las metas y la planeación de la gestión empresarial, una
organización sin tecnología es una organización obsoleta, y para cumplir con los
requerimientos de los clientes en la actualidad, es mejor estar bien armado y
preparado con la tecnología necesaria.
La gestión por competencias, es una forma de administrar mejor los recursos
humanos con los que cuenta una organización, Las empresas en la actualidad no
se pueden concebir si esta gestión.
Organización
Una organización es un sistema de actividades conscientemente coordinadas,
formado por dos por dos o más personas, cuya cooperación recíproca es esencial
para la existencia de aquéllas. Una organización sólo existe cuando:
Hay personas capaces de comunicarse,
Están dispuestas a actuar conjuntamente, y
Desean obtener un objetivo común. (Chiavenato)
Para Robbins una organización es una entidad social coordinada de forma
consciente, con un límite relativamente identificable, que funciona sobre unas
bases relativamente continuas para lograr un objetivo común o un conjunto de
objetivos. (J.I., 2006).
Es simplificar el trabajo, coordinar, optimizar funciones y recursos; en otras
palabras: que todo resulte sencillo y fácil para quienes trabajan en la empresa y
para los clientes. La simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad y el diseño
de esquemas coherentes que fomentan la eficiencia e iniciativa del personal.
(Galindo, 1997).
Agustín Reyes Ponce considera a la organización como la estructura de las
relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su
máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Isaac Guzmán Valdivia considera a la organización como la coordinación de las
actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de
obtener el máximo aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos
y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue. (José,
1991).
Estructura
(Estructura Formal)
Mintzberg concuerda en que no existe una mejor y única manera de diseñar y
administrar organizaciones, su tesis fundamental sostiene que “los elementos de
la estructura deben ser seleccionados para lograr una consistencia interna o
armonía, tanto como una consistencia básica con la situación de la organización:
su dimensión, antigüedad, el tipo de ambiente en que funciona, los sistemas
técnicos que usa, etc. “ (Mintzberg, 1991).
Es el sistema formal de tareas y relaciones de autoridad que permite controlar
cómo las personas coordinan sus acciones y utilizan los cursos. (Fernández,
2010).
La estructura organizacional es la presentación formal de las relaciones laborales,
define las tareas por puesto-unidad y señala cómo deben coordinarse. (Hellriegel,
2002).
Se refiere a la organización formal, la división de funciones y las líneas de
autoridad y de responsabilidad existentes en una empresa. (Galindo, 1997).
Para las organizaciones formales, su representación gráfica es por medio de un
organigrama.
Un organigrama es un diagrama que ilustra gráficamente las relaciones entre
funciones, departamentos, divisiones y hasta puestos individuales de una
organización en materia de rendición de cuentas. Se trata de un “esqueleto” que
representa la estructura de una organización.
Ventajas: Ofrece de forma rápida una visión de cómo funciona la organización
(relación de la diferentes unidades).
Limitaciones: Solo es una imagen idealizada de la organización. “Por ejemplo, no
da cuenta de quien tiene mayor influencia o cómo operan los canales de
comunicación que si bien son informales resultan vitales. (Hellriegel, 2002).
(Estructura Informal)
La estructura informal puede definirse como aquella que surge naturalmente de la
interacción entre los agentes presentes en la organización. Hintze establece que
además de las estructuras formales, existen estructuras reales (estén o no
respaldadas por normas vigentes). La estructura real sustentada en normas
vigentes es la estructura formal-real, mientras que aquella parte que sólo figura en
Organigrama = Estructura
las normas pero no se ha aplicado (o ha dejado de aplicarse) constituye la
estructura “sólo formal”. En la figura 2 se ilustran estos conceptos. (Hintze, 2008).
Por su parte, Johansen afirma que los sistemas informales (comúnmente llamados
organizaciones informales) aparecen como resultado de la superposición de un
sistema formal sobre el sistema social. El sistema informal es un conjunto de
contactos personales (originados en el sistema social) que se separan del
esquema idealizado de la estructura del sistema formal. (Johansen, 1995)
Departamentalización
La departamentalización “subdivide el trabajo en puestos-tareas y los asigna a
unidades especializadas en una organización. También comprende el diseño de
normas para el desempeño de los puestos y las tareas. (Hellriegel, 2002).
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades
específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente
observar la siguiente secuencia:
Listar todas las funciones de la empresa
Clasificarlas
Agrupar según un orden jerárquico
Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas
Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las
funciones y los puestos.
Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos
El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán
relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las
funciones involucradas
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades
específicas, con base en su misma similitud. (Heinz, 1991)
CLIMA ORGANIZACIONAL
Existen diversos conceptos de clima organización, ya que lo teóricos no han
logrado unificar un concepto único, de tal forma que es importante conocer
diversos aportes teóricos, con el fin de profundizar en el significado de dicho
concepto.
Francis Cornell lo define como una mezcla de interpretaciones o percepciones que
las personas hacen en una organización de sus trabajos o roles con relación a los
demás compañeros (Francis, 1997).
Schneider y Hall conciben el clima organizacional como un conjunto de
percepciones de los individuos respecto a su medio interno de trabajo. Estas
percepciones reflejan la interacción entre los elementos individuales y las
características de la organización (Schneider & Hall, 1972).
Reichers y Schneider definen el clima de la organización como la percepción
compartida sobre la manera como ocurren las situaciones en el entorno laboral.
Más precisamente, el clima es referido a la percepción común respecto a las
normas, políticas, prácticas y procedimientos de la organización (Reichers &
Schnider, B., 1988).
Para Forehand y Gilmer el clima organizacional es multidimensional y está
formado por un conjunto de características que describen a la organización, la
hacen diferente de otras organizaciones, son duraderas en el tiempo e influyen
sobre el comportamiento de los miembros de la organización (Forehand, 1964).
El clima organización influye de forma directa en la competitividad de la
organización, ya que un ambiente idóneo permite que las estrategias internas que
se implementen, tengan mejores resultados permitiendo asi se alcancen los
objetivos establecidos, de tal forma que, el realizar un estudio del clima que
impera dentro de la organización, es fundamental para identificar aquellos
fenómenos que puedan estar causando algún impacto negativo en el ambiente
laboral de la organización.
Por lo tanto, para entender el clima de una organización es preciso comprender el
comportamiento de las personas, la estructura de la organización y los procesos
organizacionales (Monica, 2009).
Existen una gran cantidad de factores que influyen en el clima laboral de los
empleados, tales como la estructura de la organización, el estilo de liderazgo, la
falta de claridad en lo objetivos, los procesos de comunicación entre otros, los
cuales influyen de forma directa en el comportamiento que asuma el empleado
ante la organización generando de esta manera un clima que no es idóneo para la
organización.
El clima organizacional ocupa un lugar importante en la gestión de personas, por
lo cual se ha convertido en los últimos años como un objeto de estudio de gran
trascendencia, ya que esto permite desarrollar técnicas que permitan realizar un
análisis adecuado de los factores que afectan el clima laboral.
Para una organización es importante determinar el clima laboral que impera en
esta, mediante un estudio adecuado que permita conocer los aspectos que
influyen dentro de cada área, departamento, equipo o puesto de trabajo, a fin de
contar con los datos precisos para poder realizar la correcciones pertinentes y esto
permite un mejor desarrollo de las actividades de la organización y a su vez esto
permita llegar a los límites de competitividad esperados.
Caso de estudio
En México muchas de las medianas y grandes empresas son funcionales, pero
carecen de una adecuada gestión, estructura y ambiente organizacional, lo que
provoca un inadecuado desarrollo y con el paso del tiempo pudieran desaparecer.
La empresa que permitió el acceso para el desarrollo de este proceso de
investigación se dedica a realizar cámaras frigoríficas. Se observa claramente que
aspectos clave para la organización los tiene en claro el dueño de la empresa
como: misión, visión, valores, objetivos, políticas, estrategias, etc., pero no los
tienen de forma escrita y a su vez no son visibles ni transmitidos a los empleados.
La encuesta, hasta el momento fue aplicada a la parte administrativa de la
empresa; los resultados que se obtuvieron muestran en su mayoría los empleados
tienen empatía con su empleo y su desarrollo aunque consideran que se debe
tener una mayor organización y comunicación respecto a las actividades, además
de mejorar los espacios laborales. Los empleados regularmente no se encuentran
en oficinas ya que sus labores las realizan de acuerdo a los periodos en que se
cuenta con una obra y son alrededor de la Republica.
En entrevista con el dueño sus comentarios fueron los siguientes: tengo
claramente definidos los puntos de misión, visión, objetivos y políticas pero no
cuento con ellos de forma escrita y tampoco son visibles para los trabajadores,
referente a la capacitación no se tiene ninguna ya que los trabajadores tienen
conocimiento de sus respectivas actividades y son especialistas en lo que hacen,
pero sería algo muy importante para ser implementado, en cuanto a la tecnología
solo cuento con una página de internet básica ya que no es importante tener una
web 2.0 y contactar a clientes por medio de un chat pues en ocasiones solo
requieren una cámara de 4x4 y no realizo ese tipo de trabajos, tenemos ya
establecidos nuestros clientes y son los “peces gordos” “ventas, ventas y solo
ventas”, no tenemos competencia y en el país somos la única empresa que realiza
este tipo de trabajo, existen competidores, pero no realizan el trabajo a nuestro
nivel y es de muy baja calidad, respecto a los inventarios se lleva un control
inadecuado, no se tiene control sistematizado de entradas y salidas de
administrativos.
No tenemos tiempo ni dinero para contar con una asesoría de coaching y solo me
dedico a realizar mis actividades, en realidad no me involucro en las actividades
de los demás.
La empresa ha sido funcional durante más de 40 años, pero siempre ha carecido
de una adecuada gestión, estructura y ambiente, se mantiene gracias a la
capacidad de negociación con los clientes y el servicio de trabajo que se da.
Siempre se han dedicado a la parte de ventas e ingeniería del servicio pero no a la
parte administrativa.
El conflicto que se presenta con relación a esta forma de trabajo es que las líneas
de comunicación no son del todo adecuadas, no se puede tener un control de
desarrollo de actividades de los empleados en tiempo real, no se sabe cómo lo
están desarrollando
Para poder cumplir con un adecuado desarrollo organizacional se necesita la
implementación de un modelo adecuado de gestión, estructura y ambiente.
Instrumento
Dueño de la empresa
Resultados de encuesta administrativos
Matriz de componentes rotadosa
Componente
1 2 3
¿Conoce sus responsabilidades de forma específica? .955
¿Le agrada la empresa? .953
¿Conoce su cargo/puesto en la empresa ? .940
¿Sus funciones o actividades están completamente relacionadas con su cargo o puesto? .923
¿La empresa se interesa por sus sugerencias? .918 .310
¿Cuándo realiza una mejora en sus actividades de trabajo, se le reconoce? .916
¿Su jefe inmediato lo apoya para poner en marcha sus iniciativas para mejorar las actividades de
trabajo?
.907 .379
¿El dialogo y el intercambio de ideas en en todos los niveles es habitual en la empresa? .894 .301
¿Se siente integrado a la empresa? .891 .357
¿Su jefe inmediato le proporciona retroalimentación respecto a las actividades de trabajo que
realiza?
.890 .317
¿Su jefe inmediato le proporciona información y herramientas necesarias para desempeñar sus
actividades de trabajo?
.865 .385
¿Existe una adecuada comunicación con los compañeros de trabajo? .838 .351
¿Considera la asignación de puestos es la adecuada? .758 .583
¿Tiene conocimiento de las normas y políticas de la empresa? .689 .564 .315
¿Los directivos o altos mandos tiene contacto con todos los empleados de la empresa? .678 .376
¿Tienes conocimiento de los objetivos de la empresa? .668 .641
¿Los procesos para desarrollar sus actividades son los adecuados? .631 .460 .616
¿Se fomenta el trabajo en equipo? .610 .440
¿Conocía la empresa antes de incorporarse a ella? .443 .424 -.381
¿Considera que la organización un comienzo laboral de apoyo y formación? .943
¿Su jefe inmediato le da seguimiento adecuado y constante a las actividades que realiza? .908
¿Tiene conocimiento de la misión y visión de la empresa? .476 .808
¿Se aplican reglas dentro de las actividades que realiza? .657 .717
¿Considera que algunos compañeros de trabajo dificultan el desarrollo de sus actividades? -.892
¿considera que una reasignación de puesto sería benéfica para la empresa y el desarrollo de sus
actividades ?
-.466 -.784
Método de extracción: Análisis de componentes principales.
Método de rotación: Normalización Varimax con Kaiser.
a. La rotación ha convergido en 6 iteraciones.
Resumen del procesamiento de los casos
N %
Casos
Válidos 9 100.0
Excluidosa 0 .0
Total 9 100.0
a. Eliminación por lista basada en todas las
variables del procedimiento.
Estadísticos de fiabilidad
Alfa de
Cronbach
Alfa de
Cronbach
basada en los
elementos
tipificados
N de elementos
.953 .966 25
Discusión
Por qué las organizaciones de la actualidad son funcionales con una administración deficiente?
En la actualidad, las empresas competitivas deben contar con una adecuada gestión, estructura y clima laboral, pero la
realidad es otra, existen empresas en México que funcionan con requerimientos mínimos y una gestión inadecuada
manteniéndose a flote en un mercado exigente en donde el más mínimo error puede ser perjudicial para la organización y
ponerla en desventaja ante un posible competidor.
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