4379341 manual-de-organizacion-230708

PÁGINA: 1

MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONSTRUCCIONES 7-VM C.A. FECHA:

23/07/2008 Aprobado: V.M.D. Código: REV.: 1

Caracas: Qta. Maxi-Mar, Calle Galipán, Sector Vista al mar, Catia la Mar, Edo. Vargas. Tlf/Fax: 0212-681.15.48 Puerto Ordaz: Av. Paseo Caroní, con calle1, Galpón Nº 2, Zona Industrial Unare II, detrás de la Titán, Puerto Ordaz, Edo. Bolívar. Tlf: 0286-96136.62. Cel. 0414-243.05.34.- e-mail: [email protected] / [email protected]

I . INTRODUCCIÓN. La Empresa, CONSTRUCCIONES 7-VM. C.A., tal como lo establecen sus estatutos, está dirigida por un Presidente y un Vice Presidente, nombrados por la Asamblea de Accionistas, quienes tienen los más amplios poderes de administración y dirección de la Empresa. Es política de CONSTRUCCIONES 7-VM. C.A. actuar con apego a: 1. La ejecución de los trabajos con la calidad exigida por el cliente. 2. La aplicación de medidas de seguridad que garanticen la integridad del personal, del cliente y de terceros. 3. Mantener un sano clima organizacional y la debida consideración a la higiene del sitio de trabajo y al medio ambiente. 4. Preservar los activos del cliente y los propios. Todos estos aspectos contribuyen a crear valor en la gestión y generar la riqueza razonable producto de: la dedicación, esfuerzo sostenido y transparencia en la interrelación con el cliente así como con el entorno.

II. ORGANIGRAMA, FINALIDADES Y FUNCIONES. La estructura organizativa básica se fundamenta en la Presidencia y tres Direcciones, como Organización permanente, y aquellas Gerencias de Proyectos Especiales que puedan surgir por razones específicas de atención al cliente. El PRESIDENTE tendrá las obligaciones, finalidades y funciones enunciadas en los Estatutos de la Empresa. Las finalidades y funciones de las direcciones se describen, a continuación, a manera ilustrativa:

PÁGINA: 2




1. DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN FINALIDADES ---consolidar los clientes existentes. ---captar nuevos clientes ---formalizar contratos o compromisos. ---verificar que el cliente esté satisfecho del servicio ---contribuir a que las obras se ejecuten cumpliendo las normas y especificaciones que rigen la calidad y seguridad. FUNCIONES ---identificar problemas o puntos críticos, de las obras, que puedan comprometer las buenas relaciones con los clientes. ---identificar necesidades de los clientes ---analizar la incorporación de nuevos productos o servicios rentables que permitan solucionar problemas a los clientes. ---asegurarse, con los clientes, la satisfacción de sus requerimientos mediante entrevistas post ventas. ---analizar el comportamiento de las empresas de la competencia. ---analizar nuevos mercados de trabajo así como nuevos productos y servicios y su rentabilidad. ---formalizar las ofertas y mantener actualizados costos y precios competitivos. ---concretar la firma de los contratos.

PÁGINA: 3




2. DIRECCIÓN DE OBRAS FINALIDADES ---lograr la ejecución de las obras, a satisfacción de los clientes, dentro de los límites de calidad, tiempo y costo y cumpliendo las medidas de seguridad, higiene y ambiente. ---obtener la rentabilidad esperada. FUNCIONES ---programar, dirigir, coordinar y controlar el proceso productivo para obtener los resultados esperados de las obras. ---identificar puntos críticos, en un proyecto u obra, que pueden ser causa potencial de desviaciones con respecto al programa previsto. ---promover y concretar soluciones a las desviaciones que amenacen: los plazos de ejecución, los costos de las obras, la calidad y seguridad. ---asegurar la actualización del programa de trabajo y el oportuno requerimiento de los insumos a través de una programación de egresos para diseñar el flujo de caja. ---verificar que los responsables de obras disponen de los recursos adecuados que garanticen la efectividad de la gestión. En caso de detectar deficiencias comprometer a las Unidades responsables en las soluciones correctivas. ---analizar, permanentemente, la relación costo / producción y estar vigilante porque la ejecución se mantenga dentro de los indicadores previstos. ---analizar los aumentos y las disminuciones de las obras, los cambios de alcances, y establecer las acciones conducentes.

PÁGINA: 4




---mantener el seguimiento para que la facturación, al cliente, se haga oportunamente y la conformación de la misma se cumpla con la debida fluidez.

---estar atento a los cierres de obras, una vez que se ha comprobado el cumplimiento de todos los requerimientos contractuales, haciendo las salvedades del caso y preparando las reclamaciones y/o reconocimientos a que haya lugar. ---promover las auditorias de calidad para comprobar el cumplimiento de las normas y especificaciones. Verificar, constantemente, la calidad de los insumos. ---comprometer a las Unidades, responsables de la ejecución, para aplicar las medidas correctivas en los casos que se detecten desviaciones o incumplimiento de las especificaciones de calidad. ---mantener seguimiento para lograr que se ejecuten los correctivos y demás compromisos de las auditorias de calidad. ---ejercer acciones para asegurar que la generación de reportes y otros elementos de información sean oportunos y confiables. ---proponer las políticas de compra y establecer los procedimientos a objeto de facilitar el control en la adquisición de equipos, herramientas y materiales. ---mantener seguimiento para lograr darle la mayor fluidez a las adquisiciones y a la provisión oportuna de insumos.

PÁGINA: 5




Responsabilidad de la Organización para la planificación, ejecución y el control de la obra.

GERENTE DE CONSTRUCCION. Propósito

Alcanzar el objetivo y metas del proyecto de acuerdo con:

1. Las especificaciones de la obra, normas de ejecución y calidad. 2. Limitaciones de tiempo y costo 3. Cumplimiento del Programa

Principales Actividades:

• Elaborar los programas de trabajo y controlar el proyecto dentro del tiempo, costo y especificaciones contractuales y de acuerdo a los lineamientos de la Dirección de Obras.

• Ir al detalle, en todo lo posible, definiendo el proyecto hasta el punto que se requiera y tener pleno conocimiento del presupuesto de costo.

• Controlar la asignación de trabajos a las personas responsables, ya sea aquellas que están bajo su adscripción o las que pertenecen a otras Unidades de la Empresa.

• Exigir que el desarrollo de las tareas asignadas se cumplan dentro del tiempo y

presupuesto y mantenerse informado de las desviaciones en el programa y en el presupuesto de costos.

• Tomar decisiones y/o promover acciones que sean necesarias para programar y controlar el proyecto estando vigilante de la relación: COSTO / PRODUCCIÓN.

• Atender las relaciones contractuales con el cliente, tomando en cuenta sus solicitudes y necesidades.

• Observar y analizar los factores críticos y problemas potenciales y recomendaciones.

• Cuidar que los trabajos se ejecuten extremando las medidas de seguridad.

PÁGINA: 6




• Mantener un control exhaustivo de la entrega y devolución de los materiales del cliente y

de CONSTRUCCIONES 7-VM. C.A.

• Asegurarse que la facturación se lleve a cabo con la mayor prontitud.

• Atender que las personas que participan en la obra están en capacidad de ejecutar sus tareas eficientemente y en caso necesario recomendar su entrenamiento.

PÁGINA: 7




ADMINISTRADOR LOCAL: Propósito: Controlar y coordinar las labores tendientes al mejor aprovechamiento de los recursos financieros, el desarrollo de la política de personal de la Empresa y los pagos oportunos. Mantener relación con la Dirección de Administración y la Dirección de Contratación para el logro de sus metas. Principales Actividades.

• Planificar, coordinar, dirigir y controlar las necesidades de fondos para el proyecto y comunicarlos oportunamente

• Establecer los flujos de caja considerando: presupuesto de funcionamiento en razón del ritmo de las obras.

• Mantener los controles administrativos y contables a los fines que permitan la evaluación continua.

• Tramitar y velar por la actualización de las nóminas de pago.

• Coordinar toda la información del personal que ingrese y así como los egresos y la liquidación del personal.

• Mantener los compromisos de pagos actualizados.

• Efectuar las compras, que le sean delegadas, verificando precios, calidad y garantías.

• Supervisar el trabajo del personal de almacén de obra y vigilantes.

• Recopilar información de los avances diarios de ejecución ordenados de manera que se pueda verificar su exactitud (fecha, tramo, tipo de actividad, cantidad y unidad, cuadrilla ejecutora, caporal, supervisor, materiales usados) y convertirla en base de datos para la facturación.

• Preparar informes de avance de obras, semanales, de manera que puedan ser usados para

determinar desviaciones con respecto a lo programado.

PÁGINA: 8




• Recopilar información de materiales, tanto del cliente como de CONSTRUCCIONES

7-VM. C.A., y velar porque se mantenga el orden que facilite su entrega a las cuadrillas, su utilización y su devolución al depósito.

PÁGINA: 9




ALMACENISTAS (DEPOSITARIOS):

Propósito:

Mantener en orden los almacenes y los inventarios actualizados, generando las solicitudes de reposición en aquellos insumos específico


• Controlar que el material esté almacenado apropiadamente. • Controlar el inventario de materiales y herramientas. • Estimar las cantidades de reposición periódicas • Asegurar las entregas y devoluciones de herramientas y mantener el control de los

mismos. • Tener documentada la entrada y salida de materiales destacando el material provisto por el

cliente y el material de Construcciones 7-VM. C. A. • Ordenar la información para la devolución de materiales considerando: cantidad recibida,

cantidad utilizada. Esto se hará de manera documentada para evitar reclamos.

PÁGINA: 10




SUPERVISOR DE OBRAS:

Propósito: Controlar la ejecución de las obras, con apego a las condiciones contractuales, observando cantidad, costos, tiempo, calidad y seguridad.


• Dedicar especial atención a la programación de las actividades de las cuadrillas, asignadas a los frentes de trabajo.

• Determinar factores críticos y problemas potenciales que requieran soluciones especiales.

• Velar por las medidas de seguridad prestando atención a la menor perturbación a terceros. • Controlar las actividades asignadas a las cuadrillas asegurándose:

Qué las actividades comiencen en las fechas

o Qué las actividades sean completadas dentro de las normas de calidad • Coordinar con todas las partes que participan en la ejecución de la obra como:

o Cuadrillas o Inspección del cliente manteniendo actualizado el libro de campo.

o Con las unidades de la organización del cliente. o Con nuestras unidades que deben recibir información de avance y reporte de

producción.

o Con nuestras unidades a cargo de la provisión de insumos.

o Con nuestras unidades que deben preparar la facturación o valuaciones.

PÁGINA: 11




• Asegurar que los materiales recibidos, tanto de nuestras unidades así como aquellos, a cargo del cliente, estén debidamente registrados con fecha, cantidades, estado de los mismos y cualquier otra información de interés.

• Controlar la devolución de materiales nuevos como aquellos provenientes del desmantelamiento de red.

• Controlar el uso de equipos y herramientas.

• Vigilar el adecuado equipamiento de las cuadrillas y su dotación.

• Vigilar la operatividad de los equipos y proponer soluciones en casos específicos de reparaciones o prácticas de mantenimiento preventivo.

• Observar con atención los problemas pendientes y obtener decisiones sobre el particular.

• Observar las alteraciones de la obra: aumentos y disminuciones, así como las partidas

extras y pasar la información a la unidad respectiva.

• Proveer con la mayor prontitud, y preferible día a día, la información de los trabajos ejecutados de tal manera que su recopilación y ordenamiento facilite la facturación.

• Cumplir con Registrar en el Libro de Campo, las actividades diarias y cuidar de documentar cualquier hecho e intercambio de información. Es necesario eliminar la informalidad y escribir lo esencial y oportuno.

PÁGINA: 12




RESPONSABILIDAD DE LA ORGANIZACIÓN PARA MANEJAR EL PROCESO DE ADQUISICIÓN

GERENTE DE COMPRAS.

Propósito.

Contribuir con el logro de las metas, de las obras en ejecución, de acuerdo a: 1. Las especificaciones técnicas de los insumos. 2. La provisión en cantidad, oportunidad y calidad de: equipos, herramientas y

materiales. Principales Actividades.

• Elaborar los programas de compras para las obras específicas y la actualización de las necesidades de inventario.

• Revisar las necesidades de materiales y herramientas planteadas por los distintos frentes de

trabajo.

• Verificar las requisiciones y que las mismas se tramiten con base al procedimiento aprobado.

• Ordenar la información de las necesidades y solicitar presupuesto a los proveedores

calificados.

• Analizar las ofertas asegurándose de que las propuestas correspondan a las especificaciones técnicas que deben satisfacer los insumos.

• Preparar la orden de compra con los soportes de los análisis.

• Instruir al proveedor para las entregas.

• Instruir al Almacenista y a los Supervisores de Obra para la entrega de materiales.

• Solicitar a los Supervisores de Obra y Almacenistas la opinión de los insumos entregados.

• Asegurar la devolución de materiales no conformes.

PÁGINA: 13




• Mantener actualizado el registro de proveedores.

• Elaborar el informe sobre las necesidades de caja para pago a proveedores.

• Apoyar la elaboración de ofertas mediante el aporte de información confiable y oportuna.

PÁGINA: 14




3. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN. FINALIDADES ---efectuar el apoyo funcional para el logro de las metas de producción dentro de los requerimientos de: Calidad, tiempo y costo. ---contribuir a que las Unidades responsables, de la producción, dispongan de los recursos que garanticen el nivel de eficiencia esperado FUNCIONES ---asegurar la disponibilidad de fondos mediante las distintas fuentes de provisión como: Cobranza efectiva, préstamos, crédito comercial. ---desarrollar e implantar los sistemas de información, necesarios para los distintos procesos, y asegurarse que la fuente de los datos, que alimentan los sistemas, sean confiables. ---llevar la contabilidad de la Empresa. ---asegurar el pago de los impuestos y todo lo pertinente con el Ordenamiento Laboral . ---tener actualizado el registro de personal y mantener al día la cancelación de los compromisos laborales.

---gestionar las fianzas y los seguros.

---mantener, permanentemente, el seguimiento del presupuesto de ingresos y gastos y observar las desviaciones para analizar los puntos críticos y el tipo de acción a implantar. ---apoyar el desarrollo de los programas de: Evaluación de personal, detección de necesidades de entrenamiento, entrenamiento de personal.

PÁGINA: 15




---velar porque la política de reconocimientos de méritos contribuya a crear un clima de trabajo sano y a la motivación del personal. ---conocer las necesidades de apoyo de las Direcciones y de la Gerencia de Proyectos Especiales.

PÁGINA: 16




4. COORDINACION DE CALIDAD Y SEGURIDAD Propósito Contribuir con el logro de las metas, de las obras en ejecución, de acuerdo a:

1. El cumplimiento de las especificaciones técnicas y normas de construcción.

2. El manejo de las técnicas de instalación asegurándonos de la capacitación del personal para ejecutar sus labores.

3. La práctica de trabajo seguro (PTS) cuidando que las actividades se realicen bien y en forma segura.

Principales Actividades.

• Elaborar los programas de calidad y seguridad.

• Coordinar la elaboración de procedimientos y manuales que aseguren la calidad, seguridad, higiene y conservación del ambiente.

• Ejecutar las auditorías Técnicas en los frentes de trabajo y proponer las acciones

correctivas.

• Llevar en orden la estadística de accidentes.

• Asegurar la capacitación de los supervisores para la ejecución del trabajo seguro de manera que puedan analizar riesgos:

- asociados a las actividades - evaluando las consecuencias del riesgo debido al potencial impacto perjudicial

sobre las personas, propiedades y el ambiente. - Desarrollando recomendaciones prácticas manteniendo el seguimiento para

eliminar y/o controlar riesgos.

• Asegurar la capacitación del personal para que realicen bien su trabajo y con la calidad requerida por el cliente.

PÁGINA: 17




5. SISTEMA DE GERENCIA POR PROYECTOS Como una opción adicional a la Organización Permanente aplicamos el Sistema de Gerencia por Proyectos. El manejo, mediante la conducción de un Gerente de Proyecto, se basa:

1. un punto de responsabilidad 2. esfuerzo en planificación y control centralizado en la Jefatura del

Proyecto 3. apoyo de los recursos humanos asignados, directamente al proyecto,

así como de las Unidades funcionales que tienen una contribución, explícita, al logro de las metas.

La Gerencia de Proyectos es de utilidad cuando:

1. el trabajo no está totalmente normalizado y no es repetitivo 2. los grupos de producción, así como de apoyo funcional, son altamente

interdependientes. 3. la organización requiere grandes esfuerzos de coordinación así como

procedimientos de información y control que, por lo general, vienen dados por el cliente, que hace compleja la inter actuación a través de la organización convencional o permanente.

La aplicación de la Gerencia de Proyectos tiene efectos en la organización porque

1. desde el punto de vista de la estructura crean necesidades de adecuación de la organización convencional o permanente.

2. en cuanto a los procesos exigen esmerarse en la planificación y el control

3. auspician que las personas se identifiquen con una mayor capacidad de logro.

La implantación de la Gerencia de Proyecto confronta problemas, dentro de la cultura de la organización tradicional, porque un proyecto es un conjunto de esfuerzos finitos y se crea para lograr unos objetivos específicos que una vez satisfechos amerita la disolución del grupo. Esto crea inquietud e inseguridad en aquellas personas que prefieren ubicarse en el organigrama de la estructura permanente.

PÁGINA: 18



Caracas: Qta. Maxi-Mar, Calle Galipán, Sector Vista al mar, Catia la Mar, Edo. Vargas. Tlf/Fax: 0212-681.15.48 Puerto Ordaz: Av. Paseo Caroní, con calle1, Galpón Nº 2, Zona Industrial Unare II, detrás de la Titán, Puerto Ordaz, Edo. Bolívar. Tlf: 0286-96136.62. Cel. 0414-243.05.34.- e-mail: [email protected]

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

PRESIDENCIA

DIRECCION DE CONTRATACION

DIRECCION DE OBRAS

DIRECCION DE

ADMINISTRACION

COORDINADOR DE

CALIDAD Y SEGURIDAD

ASESOR LEGAL

GERENTE DE PROYECTO

GERENTE DE CONSTRUCCION

PRESUPUESTOS

SUPERVISORES

CUADRILLAS

ADMINISTRADOR LOCAL

DEPOSITARIO

PROCURA YCOMPRAS

VICE-PRESIDENCIA

/ [email protected]

PÁGINA: 19




Personal de Dirección y Administración

Presidencia: Ing. Vicente Manuel Díaz

Vicepresidencia: Sr. Máximo Manuel González

Gerente de Calidad y Seguridad: Ing. Gerardo Torres Araujo

Dirección de Contratación: Ing. José Manuel Brites

Ing. Maira Morales Ing. Tisha Caraballo Ing. Elizabeth Mejias

Dirección de Obras: Ing. José Luis Martínez H.

Dirección de Administración: Lic. Mexy Segura Sr. Renán Díaz Lic. Rosvit Dellan

Gerencia de Construcción: Ing. José Ramón Yépes P. Ing.

Ingeniero de Obras: Ing. Enrique Contreras Ing. Antonio Torres Ing. Nélida Blanco Ing. Jesús Parra Ing. Jesús González Ing. Raúl Salas T.S.U Giorgio Spano Ing. Vito Martinelli (Ing. Eléctrico)

Supervisores de Obras: Sr. Luis Emilio Martínez T.S.U. Jaqueline Fonseca T.S.U. Ricardo Saffont Sr. Guillermo Zorrilla Sr. Jobel Tovar Sr. Emeterio Carmona Sr. Abelio Pérez Sr. Luis Roberto González Sr. Luis Vargas Sr. Argimiro Benavides

Gerencia de Procura: Sr. Manuel A. Manuel Díaz

Dpto. De Recursos Humanos: Sr. Jerônimo de La Rosa T.S.U. María Eugenia González

PÁGINA: 20




Asesor Legal; Dr. José Ojeda Personal Profesional para el Desarrollo de Estaciones Radio Base (Shelters): Localización de Sitios, Ingeniería, Permisos, Procura y Construcción: Ing. Pedro Dorante

Ing. Aroldo Rojas

Personal Profesional para Ingeniería, Permisos, Procura y Construcción para Enlaces de Fibra Óptica: Ing. Napoleón Antúnez Ing. Luis Antúnez T.S.U. Tony Moreno T.S.U. José Ramón Vasquez Tec. José Guanire Personal para Fabricación, Instalación, y Puesta en Marcha de Torres de Comunicaciones:,

CONSTRUCCIONES Y MONTAJES GALVINN

Ing. Vicente Manuel Díaz CONSTRUCCIONES 7-VM C.A.

Presidente

Documents

4379341 manual-de-organizacion-230708