466dcc334d0b7 - Oracle

PROYECTO FIN DE CARRERA

GESTIN DEL CAMBIO Y

PLANIFICACIN DE LA

IMPLANTACIN DE UN ERP EN UNA

EMPRESA INDUSTRIAL.

ANLISIS, DESARROLLO Y

SOLUCIN DEL MDULO DE

CUENTAS A PAGAR.

AUTORA: ZULEMA PERALTA SEZ

MADRID, JUNIO 2007

UNIVERSIDAD PONTIFICIA COMILLAS

ESCUELA TCNICA SUPERIOR DE INGENIERA (ICAI)

INGENIERO EN ORGANIZACIN INDUSTRIAL

I

Resumen

Industralia Corporacin es lder mundial en el desarrollo, produccin y servicio de

un tipo de equipos industriales. Esta organizacin tiene plantas de fabricacin

distribuidas a lo largo de todo el mundo.

En Espaa tiene dos plantas, Mstoles y Getafe, siendo la primera de ellas una

planta de fabricacin de productos estndar, mientras que la segunda es una

fbrica de alta ingeniera (fabricacin a medida por proyecto).

Los sistemas de negocio que se estn utilizando en Getafe son Oracle Financial

(Versin 11.0) y un ERP customizado (AS 400). En la actualidad no hay ninguna

integracin entre estos dos sistemas de negocio.

Respecto a Mstoles, el sistema de negocio que actualmente estn empleando es

el FORMAT (HP 3000), un software obsoleto, no documentado y sin asistencia

tcnica para la recuperacin ante fallos. FORMAT es un sistema con ms de quince

aos de antigedad y que fue desarrollado a medida para otra planta que

Industralia Corporacin tiene en Europa. Adems como se ha comentado con

anterioridad, el sistema FORMAT ya no cuenta con soporte tcnico, lo cual implica

que en caso de fallo la planta de Mstoles se vera gravemente afectada ya que las

operaciones y actividades se veran paralizadas.

Getafe y Mstoles, ambas plantas, reportan sus cuentas como parte de una nica

entidad legal espaola. Las actividades de cierre mensuales financieras son

principalmente manuales y tienen

por tanto que ser revisadas para completar los cierres en los formatos y en el

tiempo que la Corporacin tiene estipulado.

II

De manera que en la actualidad, tanto Mstoles como Getafe, se apoyan para el

desarrollo de su actividad diaria en varios sistemas de negocio antiguos, y en

algunos casos en sistemas obsoletos

Debido a un mundo empresarial en donde los constantes cambios y una creciente

competitividad entre las distintas empresas estn cada vez ms presentes,

Industralia ha visto la necesidad de modificar algunos procesos, cambiando la

forma de operar y unificando todos los sistemas de informacin. A nivel mundial

Industralia ha optado por una macroinversin consistente en la implantacin de un

ERP. Por tanto, el proyecto, a pesar de ser una implantacin de un ERP con alta

componente tecnolgica y tcnica, al ser el resultado de una estandarizacin de los

procesos de todas las reas departamentales de la empresa, conlleva una alta

componente de gestin del cambio.

Con el desarrollo e implantacin del ERP se mejora y facilita la realizacin de las

actividades diarias de las dos plantas. Al implantar un nico sistema de negocio

el interfaz de comunicacin entre las dos plantas de Madrid ser muy sencillo.

Para llevar a cabo esta implantacin se ha seguido una metodologa secuencial

formada por cuatro etapas, en donde la finalizacin de cada una de ellas implica un

requisito inequvoco para dar comienzo a la siguiente. Estas etapas son:

Definicin del equipo de trabajo: consiste en determinar el equipo de

trabajo formado para el proyecto, con una clara definicin de sus

responsabilidades y funciones en el proyecto.

Revisin local de los estndares globales del proyecto: en donde el

equipo de trabajo revisa las especificaciones globales definidas por la

organizacin a nivel mundial y determina si se ajustan a las necesidades y

leyes de las plantas de Mstoles y Getafe. En esta etapa es necesario

obtener la aprobacin por parte de la organizacin de cada requisito local.

Configuracin de la aplicacin y realizacin de pruebas: se realizarn

tres pruebas distintas para comprobar el nuevo sistema, siendo estas las

pruebas unitarias, pruebas integradas y pruebas de aceptacin del usuario.

Entrega y arranque: es en este punto del proyecto donde tiene lugar la

formacin de los usuarios finales y la puesta en marcha del nuevo sistema.

III

Para que todo el trabajo anterior tenga sentido hay que llevar paralelamente una

cuidadosa gestin del cambio para evitar, entre otras situaciones, que los usuarios

rechacen el nuevo sistema. En la gestin del cambio intervienen principalmente

cuatro elementos, Gestin del Cambio como tal, Gestin de la Comunicacin,

Gestin de Transicin de Roles y Gestin de la Formacin o Entrenamiento.

Mediante la gestin del cambio se va a ayudar a las personas a modificar su

status quo, a disminuir su resistencia a los cambios y aumentar su compromiso. En

la actualidad cada empleado tiene un rol y desempea unas actividades, por

requisitos de la nueva herramienta estos roles se pueden ver afectados de manera

que algunos empleados van a tener que asumir responsabilidades que antes no

tenan y abandonar otras que s tenan.

A travs de la gestin de la comunicacin se va a minimizar el grado de inquietud

de los empleados debido a la implantacin de una nueva herramienta informtica.

Muchos miembros de la organizacin pueden sentir rechazo hacia el proyecto al

pensar que su puesto de trabajo puede verse en peligro con la nueva aplicacin,

mediante una adecuada comunicacin se va transmitir a los empleados que ningn

puesto de trabajo va a ser reemplazado de manera que se ayudar a que se

sientan ms seguros y a que sean capaces de este modo de asimilar mejor sus

nuevas responsabilidades y tareas a ejecutar.

Debido a la nueva aplicacin los roles y responsabilidades de los empleados se

pueden ver afectados, con la gestin de la transicin de roles se van a analizar los

recursos humanos que dispone la empresa y los perfiles de estos recursos, para

posteriormente, analizar los recursos humanos que necesita la nueva aplicacin y

los perfiles de stos para proceder a un mapeo entre lo que actualmente tiene la

organizacin y lo que requerir con la implantacin de la nueva aplicacin.

Por ltimo para que todo el personal sea capaz de utilizar la aplicacin de manera

correcta y de este modo sacarle el mximo provecho a todos los beneficios que

ofrece un sistema ERP se va a detallar un plan de entrenamiento mediante la

gestin de entrenamiento, en la que se va a detallar los cursos necesarios para

que el personal asimile la aplicacin, as como la duracin de estos cursos para

que la actividad de Industralia no se vea paralizada durante el proceso de

formacin.

IV

Summary

Industralia Corporacin is a worldwide leader in the development, production and

service of a kind of industrial equipments, this organization has plants distributed

along the world.

In Spain there are two plants, Mostoles and Getafe, the first one is a manufacture

plant of standard products, whereas the second one is an engineer factory.

The business systems that are been used in Getafe are Oracle Financial (version

11.0) and a custom ERP (AS400). Nowadays there is no integration between this

two business systems.

In Mostoles the business system that is been used is FORMAT (HP3000), an

obsolete software, that is no documented and without consulting for fails recovery.

FORMAT is a system with more than fifteen years of age and it was developed

taylormade for another plant of Industralia Corporacion in Europe.

Both plants, Getafe and Mostoles, report their accounts as they are an only spanish

legal entity. The activities of closing of the month are mainly manual so they must be

revie to complete the closing in the formats and periods that are stipulated by the

Corporacion.

Nowadays, Mostoles and Getafe, support each other in the development of their

daily activity in some old business systems and sometimes in obsolete systems.

Because of a business world in which changes are constant and there is a growing

competitivity between companies, Industralia has seen the need of change some

processes, ways to do business and unify all the information systems. Industralia

has decided to do an investment in a worlwide ERP implementation. Therefore, the

project, in spite it is an ERP implementation with a high technique and technolgy

component, because there is the result of the processes standarization, it entails a

high change management component.

V

With the development and implementation of the ERP the daily activites of the two

plants would be improved and it would make them easier. Because there is an only

system business the communication interface between the two plants in Madrid will

be very simple.

To carry out this implementation the methodology followed has been a sequential

methodology that is made up of four steps, in which the end of one step is a

fundamental requirement to start the next one. This steps are:

Definition of the work team: it consists in define the work team gathered

together with a definition of their responsabilities and functions on the

project.

Local review of the global standards of the project: where the work team

review the global specifications imposed by the organization worldwide and it

sets if they fit the needs and lawas of Mostoles and Getafe plants. In this

step the approval of the organization for each local requirement is needed.

Application configuration and put the application to the test: to check out the

new system, three different kinds of proofs are going to be made, this proofs

are unit proofs, integrated proofs and user acceptance proofs.

Delivery and starting: at this moment of the project final users will be trained

and the new system will be started.

The way that all the work made before has sense is to develop in parallel a change

management to avoid, for example, the users rejection to the system. In this change

management there are four important elements: change management,

communication management, transition role management and training

management.

With change management people could change their status quo, they will reduce

their change reject and will increase their commitment. Nowadays each employee

has a role and hold activities, the needs of the new system may affect some roles,

so some empoloyees must assume responsabilities that they hadnt had before and

give up another ones that they had before.

VI

By means of change management the employees worry degree will be minimized

because of the implementation of a new application. A lot of the organization

members could reject the project because they think their job could be replaced by

the new application, with a good communication plan the employees will know that

any position is in danger so they feel secure and could assume in a better way their

new responsabilities and activities.

The employees roles and responsabilities could be affected by the new application,

with the role transition management the human resources and roles of the company

will be analyzed. There will also be analyzed the human resources and roles that

are needed with the new application, so a mapping between the resources of the

company and the resources needed by the application could be done.

Finally, a training management should be done so all the employees could use the

application the better way and obtain the higher benefit of an ERP system. In this

training management there should be detail all the courses needed by the

employees, it should also detail the course duration so Industralia activity isnt

stopped during training process.

VII

ndice

1. INTRODUCCIN 1

2. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) 1

2.1. INTRODUCCIN 1 2.2. DIFRENCIAS ENTRE UN PROGRAMA EXCLUSIVO Y UN ERP 4 2.3. POR QU IMPLANTAR UN ERP 5 2.4. CARACTERSTICAS GENERALES DE LOS SISTEMAS ERP 7 2.5. PRINCIPALES MDULOS DEL REA DE FINANZAS. 8 2.6. IMPLANTACIN. 9 2.6.1. CARACTERSTICAS DEL DESARROLLO E IMPLANTACIN DE LOS ERP. 9 2.7. BENEFICIOS E IMPACTOS 11 2.8. CONCLUSIONES 13

3. ORACLE 14

3.1. HISTORIA 14 3.2. APLICACIONES ORACLE 15 3.3. ORACLE EN FINANZAS 19

4. GESTIN DEL PROYECTO 24

4.1. PROPSITO, ALCANCE Y OBJETIVOS 24 4.1.1 PROPSITO Y ALCANCE 24 4.1.2. FUTURO 26 4.1.3. OBJETIVOS 27 4.2. METODOLOGA Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO 30 4.2.1. APLICACIN STAR 30 4.2.2. APLICACIN COMPARTIDA (WSD) 38

5. GESTIN DEL CAMBIO 40

5.1. INTRODUCCIN. 40 5.2. OBJETIVOS DE LA GESTIN DEL CAMBIO. 43 5.3. COMPONENTES DE LA GESTIN DEL CAMBIO 45 5.4. PLAN DE COMUNICACIN 47 5.4.1. INTRODUCCIN 47 5.4.2. OBJETIVOS DE LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIN 48 5.4.3. GESTIN DE LA COMUNICACIN 49 5.4.4. PLAN DE COMUNICACIN 54 5.4.5. ENCUESTAS DE SEGUIMIENTO 61 5.4.6. ENCUESTA REALIZADA EL 21 DE DICIEMBRE DE 2006 64 5.4.7. ENCUESTA REALIZADA A 11 DE ABRIL DE 2007 78

VIII

5.5. PLAN DE TRANSICIN DE ROLES 91 5.5.1. INTRODUCCIN 91 5.5.2. OBJETIVOS PRINCIPALES. 93 5.5.3. EVALUACIN DE LAS HABILIDADES 94 5.5.4. STAFING ASSESMENT 110 5.6. PLAN DE FORMACIN 130 5.6.1. INTRODUCCIN 130 5.6.2. OBJETIVOS 131 5.6.3. PRINCIPIOS BSICOS PARA LA FORMACIN. 132 5.6.4. METODOLOGA 133

6. FUNCIONAL 156

6.1. INTRODUCCIN 156 6.2. SISTEMA FINANZAS DE ESPAA VERSUS EEUU 157 6.2.1. NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIN FINANCIERA (NIIF) 157 6.2.2. NORMATIVA ESPAOLA 162 ESTRUCTURA DEL PLAN 171 6.2.3. SISTEMA FINANCIERO ESTADOS UNIDOS 176 6.3 OBJETIVOS, ACTIVIDADES Y ENTREGABLES PRINCIPALES POR ETAPAS. 185 6.3.1. OBJETIVOS. 185 6.3.2 ACTIVIDADES. 187 6.3.3 ENTREGABLES. 189 6.4. ETAPA 1: DEFINICIN DEL EQUIPO DE TRABAJO 191 6.4.1 DEFINICIN DEL EQUIPO DE TRABAJO 191 6.4.2. ORGANIGRAMA DEL EQUIPO DE TRABAJO 200 6.5. ETAPA 2: REVISIN LOCAL DE LOS ESTNDARES GLOBALES DEL PROYECTO 201 6.5.1. VISIN GLOBAL DE LOS PROCESOS Y MTODO OPERATIVO 201 6.5.2. GLOSARIO DE TRMINOS 206 6.5.3. CUENTAS A PAGAR 209 6.6. ETAPA 3: CONFIGURACIN DE LA APLICACIN Y REALIZACIN DE PRUEBAS 227 6.6.1. INTRODUCCIN 227 6.6.2. ENTORNO DE DESARROLLO Y PRUEBAS 228 6.6.3. PRUEBAS UNITARIAS 229 6.6.4. PRUEBAS INTEGRADAS 234 6.6.5. PRUBAS DE ACEPTACIN DE USUARIOS 239 6.7. ENTREGA Y ARRANQUE 240

7. PRESUPUESTO Y VIABILIDAD ECONMICA 241

7.1. PRESUPUESTO DEL PROYECTO 241

8. CONCLUSIONES 255

9. BIBLIOGRAFA 258

10. ANEXOS 260

INTRODUCCIN

Ingeniera Organizacin Industrial

1

1. INTRODUCCIN

Industralia Corporacin es una multinacional lder mundial en el desarrollo,

produccin y servicio de un tipo de equipos industriales. La multinacional cuenta

con sedes en varios pases entre los que se encuentran Argentina, Blgica,

Canad, Francia, Alemania, Italia, Japn, Mxico, Holanda y Estados Unidos, pas

donde se encuentra la sede central.

En Espaa cuenta con dos sedes: Mstoles y Getafe. La sede de Getafe es la

planta encargada de fabricar los productos estndares, mientras que la sede de

Mstoles es la planta de Ingeniera encargada de fabricar los productos a medida

segn las especificaciones de los clientes.

Para el desarrollo de sus actividades tanto Mstoles como Getafe se apoyan en

varios sistemas informticos, alguno de ellos obsoletos en el mercado y sin

servicios de mantenimiento, de manera que si alguno de los sistemas tuviesen un

fallo la produccin de la planta se vera paralizada. Adems no existe ninguna

comunicacin entre los distintos sistemas, esto conlleva el tener que realizar tareas

de manera duplicada y el tener que disponer de una base de datos distinta para

cada uno de los sistemas. El tener ms de una base de datos (que en algunos

casos almacena la misma informacin) da lugar a una inconsistencia de la

informacin, algo que una multinacional lder no puede consentir, al ser la

informacin uno de los activos ms importantes en una organizacin.

Debido a un mundo en donde la actividad empresarial se desarrolla en un ambiente

con constantes cambios y donde la competitividad entre las distintas empresas es

cada vez mayor Industralia, a nivel mundial, ha decidido realizar una

macroinversin para implantar en todas las plantas del mundo un sistema ERP para

dar soporte en la realizacin de las actividades diarias de la Organizacin.

INTRODUCCIN


2

El implantar un sistema ERP supone llevar a cabo un proyecto con componentes

tecnolgica, tcnica y de gestin. Tecnolgica y tcnicas por el hecho de tratarse de

un ERP1, sistema diseado para modelar y automatizar los procesos de una

organizacin con el objetivo de integrar informacin a travs de la empresa.

Componente de gestin ya que el producto final de este proyecto es el desarrollo e

implantacin de una nueva aplicacin que tendrn que usar y aceptar los

empleados de la organizacin, si no se tiene en cuenta la componente de gestin o

no se le da la importancia que tiene se corre el riesgo de obtener un sistema ERP

perfecto pero rechazado por los usuarios finales.

Con la implantacin del ERP se pretende:

- Incrementar la capacidad, eficiencia y eficacia en los negocios diarios de

la empresa, obteniendo una ventaja competitiva respecto a los

competidores, al ser la primera empresa nacional de tipo industrial con

componente de ingeniera en implantar un ERP con Oracle y a su vez el

mdulo de proyectos.

- Reducir el tiempo y esfuerzo en la realizacin de las actividades

financieras de la organizacin, ya que existe en la actualidad duplicidad

de entrada y mantenimiento de datos.

- Reducir el riesgo que actualmente tiene la planta de Mstoles de verse

inactiva por fallo de alguno de sus sistemas que se encuentran

obsoletos y que carecen de servicio de mantenimiento.

- Adaptarse a las nuevas tecnologas, siendo de cara a sus clientes una

empresa innovadora tecnolgicamente.

1 Enterprise Resource Planning

ERP


1

2. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

2.1. INTRODUCCIN

El ambiente competitivo en el que se vive en el mbito empresarial actualmente,

requiere promover los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas

competitivas de las compaas ante sus competidores ms fuertes.

Por esto, desde hace ya varios aos, se ha dado mayor importancia a las

Tecnologas de Informacin y su alineacin con las estrategias del negocio para

mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan

sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el

ERP1, con el cual los directivos de las compaas esperan tener integradas todas

las reas o departamentos de la compaa que apoyan para la generacin de sus

productos y servicios.

En la actualidad, y cada vez ms las empresas requieren de herramientas que les

proporcionen control y centralizacin de su informacin, esto con el fin tomar las

mejores decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una

solucin robusta para las empresas que buscan una solucin universal a la

centralizacin de su informacin.

Entrando ms en detalle un ERP Enterprise Resource Planning o Planificacin de

Recursos en la Empresa, es un sistema diseado para modelar y automatizar

muchos de los procesos bsicos con el objetivo de integrar informacin a travs de

la empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas de distintos

proveedores.

1 Enterprise Resource Planning

ERP


2

Con anterioridad las compaas crearon un sus organizaciones islas de

informacin, varios sistemas que operan o manejan diferentes segmentos del

negocio. En ocasiones estos sistemas de distinto origen estn integrados entre s y

algunas veces no. Todos estos sistemas que en su mayora son independientes

requieren mantenimiento; el coste operativo y administrativo de hacerlo, la mayora

de las veces en una forma redundante, es mayor que el de implantar otro sistema

nuevo. La mayora de las compaas fracasan al implantar los sistemas de ERP

porque esperan beneficios financieros diferentes a los que el paquete ofrece

propiamente, en otras ocasiones se van con tendencias de la industria y tratan de

implantar sistemas que aunque parecen muy innovadores no cumplen con el perfil

de sus necesidades.

Cuando se decide implantar un ERP en una organizacin hay que tener muy

presente que estos sistemas son extremadamente costosos, y que una vez que los

sistemas ERP se implantan con xito trae una serie de beneficios importantes para

la organizacin.

En la Figura 1 se puede ver como el Sistema ERP se sita en el centro de la

organizacin, haciendo de enlace de comunicacin entre los distintos

departamentos. De manera que si la organizacin no tiene implantado un Sistema

EPR necesitara cuarenta y dos enlaces de comunicacin para comunicar entre s

todos los departamentos, ya que cada departamento necesitara estar conectado

directamente con el resto de departamentos, mientras que con el Sistema ERP slo

son necesarios seis enlaces, el que cada departamento necesita para comunicarse

con el Sistema, ya que ste se encargar si es necesario de comunicar entre s a

los distintos departamentos.

ERP


3

Figura 1: Sistema ERP

Tal y como se ha comentado con anterioridad, los sistemas ERP unifican

informacin de las diferentes reas (finanzas, recursos humanos, ventas,

fabricacin, etc.,) de la empresa en un solo lugar, haciendo ms fcil la toma de

decisiones dentro de la misma. El software ERP planifica y automatiza muchos

procesos con la meta de integrar informacin a lo largo de la empresa y elimina los

complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes reas del negocio.

Todas las reas de la empresa juegan un papel importante en la implantacin de un

sistema ERP, desde la alta direccin hasta el departamento de Tecnologas de

Informacin. Es importante que los usuarios estn convencidos de los beneficios

que el nuevo sistema les va ha aportar, para que la adaptacin por parte de los

usuarios finales se desarrolle con xito.

ERP


4

2.2. DIFRENCIAS ENTRE UN PROGRAMA EXCLUSIVO 1Y UN ERP

Programa exclusivo Programa ERP

Se trata de un tipo de software con

elevados costes econmicos de

implantacin y de recursos.

En este caso, se parte de una aplicacin

ya existente con costes fijos de

implantacin.

Hay que crear de nuevo los manuales

y documentacin soporte del

software, as como mantenerlos

actualizados.

Los manuales ya estn creados y el

mantenimiento del software lo atiende

una empresa externa.

El mantenimiento y desarrollo

depende de unas pocas personas.

Existen diferentes empresas externas

que pueden mantener el sistema.

Su diseo e implantacin depende de

diferentes necesidades de los

usuarios y de los distintos tipos de

tecnologa a aplicar.

El ERP es un programa estndar en

toda su amplitud respecto al diseo y

programacin.

El desarrollo depende de las

necesidades cosntantes de lso

usuarios de los diferentes

departamentos.

Cubren las necesidades de los usuarios

y se benefician de las nuevas

actualizaciones.

Suponen un freno al acceso y

modificacin de una forma gil de los

sistemas de informacin.

Se trata de sistemas de informacin

totalmente accesibles para los usuarios.

Es posible que no slo exista un tipo

de software, sino varios tipos

auxiliares del software principal.

Es un sistema integrado y completo,

aunque tambin pueden involucrarse

con otro tipo de software externo.

1 Programa desarrollado de forma expresa y exclusiva para una nica empresa.

ERP


5

2.3. POR QU IMPLANTAR UN ERP

Las tendencias comerciales actuales y futuras obligan a las empresas a ser cada

vez ms competitivas, para ello es necesario que stas tengan optimizados e

integrados todos sus flujos internos de informacin y sus relaciones comerciales

externas. Adems, deben conseguirse los objetivos estratgicos cmo las mejoras

de la productividad, la calidad, el servicio al cliente y la reduccin de costes. Las

tecnologas de la informacin han permitido, en gran medida, la consecucin de

dichos objetivos.

Es importante conocer las ventajas, desventajas y caractersticas principales, as

como sus problemas de implantacin y los aspectos claves que requieren una

mayor atencin en el momento de tomar la decisin de implantar un sistema ERP.

Las tendencias del marcado actual y futuro obligan a las empresas a ser cada vez

ms competitivas. Toda empresa que desee competir en el mercado debe

considerar la informacin como un activo muy importante. Por esta razn, es

necesario que la empresa tenga los sistemas de informacin adecuados para

suministrar rpida y eficazmente la informacin.

La empresa tiene la opcin de elaborar sus propios sistemas de informacin o

adquirirlos a empresas externas dedicada al desarrollo de los mismos. La opcin de

adquisicin de un ERP es viable y adecuada siempre y cuando la empresa que lo

implante sea consciente de que para que funcione, no slo debe comprar el

software y hardware necesario, sino que deber tambin aplicar los cambios

oportunos para que los usuarios puedan trabajar en las nuevas condiciones. La

implantacin del ERP no es una tarea fcil y requiera la implicacin por parte de

todas las personas afectadas por el proyecto. La deficiente instalacin y puesta en

marcha de un sistema ERP puede traer consecuencias muy graves pare el

funcionamiento diario de la empresa.

ERP


6

Tambin hay que tener presente que la implantacin de un ERP es algo muy

costoso (econmicamente y en cuanto a recursos humanos de la empresa),

complejos y difciles. Para instalar y parametrizar el programa es necesario la ayuda

de empresas consultoras externas lo que hace que el coste de la implantacin se

eleve de forma considerable.

La implantacin de un EPR; programa integrado, debe asegurar que contemple

todas sus necesidades bsicas de gestin y, adems, debe servir para dar soporte

a la situacin actual y a la previsin de la evolucin futura del negocio.

ERP


7

2.4. CARACTERSTICAS GENERALES DE LOS SISTEMAS ERP

Los programas de tipo ERP tienen las siguientes caractersticas:

La misin especfica es la de procesar las transacciones que se producen

en todos los departamentos de la empresa y constituyen las operaciones

diarias de la misma.

Tienen un papel clave en la medicin de los resultados de la empresa.

La obtencin de informes permite a la direccin evaluar la actuacin de la

organizacin en funcin de los planes previstos.

Realizar un seguimiento, medir e informar de la evolucin de los

acontecimientos sucedidos en la empresa.

Dar soporte a las funciones bsicas del negocio.

Debe permitir recoger la informacin de diferentes ubicaciones, procesarla y

ofrecerla a los distintos departamentos y usuarios.

El software del tipo ERP pretende solucionar la gestin integral de todas las

reas de la empresa que lo necesiten.

Deben ofrecer una alta disponibilidad a la situacin particular de cada

empresa.

Deben tener alta capacidad y facilidad para ser utilizados por diferentes

usuarios de distintas reas funcionales.

Deber basarse en una nica base de datos que permita la integridad,

consistencia e integracin de los mismos, permitiendo disponer de los

diferentes mdulos interconectados y actualizados.

ERP


8

2.5. PRINCIPALES MDULOS DEL REA DE FINANZAS.

Dentro del rea de finanzas los mdulos ms importantes que le afectan se

describen a continuacin.

Contabilidad general.

Se trata de un mdulo que recoge el registro, resumen y gestin de todos los datos

con transcendencia contable, centralizndolos para su consulta, publicacin o

control.

Bancos y cartera.

La gestin de bancos permite a la empresa controlar, de una forma rpida y eficaz,

los movimientos y saldos bancarios.

Con el mdulo de cartera de cobros y pagos se gestiona las formas de cobro y

pago, adems debe tener una relacin directa con el mdulo de gestin de bancos.

Ventas

Este mdulo permite gestionar la creacin de clientes, la facturacin y el cobro.

Compras

Con este mdulo se puede gestionar la creacin de proveedores, el registro de

facturas y los pagos.

Activos fijos.

Este mdulo puede gestionar todo los aspectos relacionados con el activo fijo de la

empresa o inmovilizados de todo tipo.

ERP


9

2.6. IMPLANTACIN.

Un proyecto de desarrollo de un sistema ERP es normalmente largo y complejo ya

que envuelve la implantacin de un nuevo sistema de informacin, junto con el

rediseo de los esquemas de trabajo. En la mayora de los casos es el proyecto de

tecnologas de informacin ms grande y trascendente que una organizacin puede

implantar. El proyecto es por definicin de alto riesgo, ya que envuelve complejidad,

tamao, altos costes, un equipo considerable de desarrollo y una programacin

reducida de tiempo. En este proyecto es indispensable un acoplamiento mutuo

tanto del sistema a la organizacin como de la organizacin al sistema.

En la mayora de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente,

lo que implica inversin de capital adicional, especializacin y hasta la posibilidad

de parar el negocio temporalmente para la implementacin: por otra parte es

importante sealar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor

importante para el buen funcionamiento del sistema.

2.6.1. Caractersticas del desarrollo e implantacin de los ERP.

a) Complejidad. El ms simple de los sistemas incluye una aplicacin que pueda

ser operada independientemente de las otras aplicaciones de la organizacin o que

tenga una interfase altamente amigable para el usuario. Un sistema de alta

complejidad incluye muchas aplicaciones que estn internamente enlazadas y a su

vez enlazadas con otros sistemas en la organizacin. Usualmente la dificultad en

esos sistemas es mantener la integridad de esos enlaces. Un sistema de ERP es

unos de los sistemas ms complejos en la actualidad dentro de la categora de

sistemas de informacin. Incluye una amplia gama de aplicaciones que dan servicio

a diferentes procesos de la organizacin. El grado de diferenciacin entre estas

aplicaciones es alto y el grado de dificultad de implantar y mantener cada una de

ellas es diferente. Complejidad lleva consigo el alto riesgo. Debido a esto, una de

las tareas ms importantes en el comienzo del proyecto es definir las fronteras y los

alcances del sistema, para poder hacer que toda la implantacin gire en torno a

estos lmites previamente definidos.

b) Alcance de la aplicacin. En la implantacin de un nuevo sistema que pretende

ofrecer una solucin nica que incluya todas las reas de la compaa, se requiere

que la alta direccin este cien por cien involucrada.

ERP


10

d) Cambios en los procesos organizacionales. La implantacin del ERP implica

un cambio masivo en los procesos de trabajo y en los flujos de la informacin. Por

naturaleza introducir cambios es una actividad difcil, por ello, se deben incluir una

vez tomada la decisin de la implantacin, un canal de comunicacin para dar a

conocer y "promocionar" el sistema a lo largo y ancho de la compaa.

e) Intensidad de la relacin con el proveedor del sistema. Lo cual puede variar

dependiendo del tamao del sistema que se est implantado. Pero de cualquier

manera, dada la importancia que tiene para la empresa la exitosa implantacin del

sistema, la relacin con el diseador del paquete se vuelve muy intensa. El xito del

proyecto es altamente dependiente de que sta sea una buena relacin. Otro factor

que sale a relucir durante la implantacin es el grado de experiencia del proveedor

con empresas similares. Tener un alto grado de dependencia con un proveedor de

software puede incrementar el riesgo; un factor importante entonces se vuelve que

tratemos con una empresa financieramente estable.

f) Implicacin de los usuarios. La implicacin de los usuarios finales y de los

desarrolladores es muy importante as como el grado de habilidades de los

usuarios, el cual es un factor clave para el xito del sistema.

ERP


11

2.7. BENEFICIOS E IMPACTOS

Varios son los puntos de vista en cuanto a las diferentes ventajas que se esperan

en una implantacin de un ERP, as como los impactos que este tendr en la

organizacin.

Es importante mencionar que los diferentes proveedores de software ERP (SAP,

Oracle, etc.) tiene sus beneficios caractersticos. Sin embargo la mayora de los

ERP tienen en comn varios beneficios. Algunos de los beneficios que podran

adquirirse al implantar cualquiera de ellos son:

Un nico sistema para manejar sus procesos y operaciones de negocio.

Integracin entre las funciones de las aplicaciones.

Reduce los costes de gerencia

Fuente de Infraestructura abierta

Razones clave que inducen a la implantacin de un ERP.

Integracin de la informacin financiera.

Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes

Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturacin

Minimiza el inventario

Estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos)

Aunque las ventajas que presenta la implantacin de un ERP son bastantes

siempre hay que tener en cuenta los inconvenientes que pueden surgir en su

desarrollo y posterior implantacin.

Son sistemas muy caros.

Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin.

Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos.

Hay pocos expertos en ERPs.

ERP


12

Sin una adecuada gestin del cambio, los usuarios finales pueden no adaptarse al

nuevo sistema, resultando un fracaso total su implantacin.

Empresas de todo el mundo han implantado Sistemas ERP con un xito

destacable, entre estas empresas cabe destacar:

Cinsa ERP de ORACLE

GAN AHMSA ERP de SAP

KODAK ERP de FOUTH SHIFT

MEXICANA DE TELECOMUNICACIONES ERP de iBaan

SOFT CHOICE ERP de ORACLE

CASA MARZAM ERP de CARDINAL.

Concluyendo, los beneficios que ofrece un ERP son bastantes, teniendo en cuenta

que cada proveedor de ERPs ofrece diversas ventajas. Lo recomendable antes de

adquirir o implantar un ERP es hacer un estudio de los beneficios que se requieren

para la empresa, as como hacer una prueba piloto del ERP que se desea poner en

marcha.

ERP


13

2.8. CONCLUSIONES

En la actualidad las tecnologas de informacin juegan un papel importante en las

estrategias empresariales, ya que estn cambiando la forma en que las empresas

realizan sus procesos y operaciones diarias. Los sistemas de informacin permiten

a las compaas lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando

actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografa, o

tambin mediante la creacin de nuevas interrelaciones entre los negocios,

ampliando el alcance de las industrias.

Los ERP ayudan a las empresas a soportar sus estrategias competitivas, ya sea

para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma

pueda presentar.

ORACLE


14

3. ORACLE

3.1. HISTORIA

Oracle surge a finales de los 70 bajo el nombre de Relational Software a partir de un

estudio sobre SGBD (Sistemas Gestores de Base de Datos) de George Koch.. Este

artculo inclua una comparativa de productos en el que Relational Software destacaba

como el ms completo desde el punto de vista tcnico. Esto se deba a que usaba la

filosofa de las bases de datos relacionales, algo novedoso en 1970. La visin de

encontrar formas ms rpidas, fciles y potentes, de manejar el acceso a la

informacin, y esa visin se ha convertido en una realidad.

En la actualidad, Oracle mantiene el liderazgo en el sector de la tecnologa de las

bases de datos. La tecnologa Oracle se encuentra prcticamente en todas las

industrias alrededor del mundo y en las oficinas de noventa y ocho de las cien

empresas Fortune 100. Oracle fue la primera compaa de software que desarrolla e

implementa software distribuido para empresas mediante: base de datos, aplicaciones

comerciales y herramientas de desarrollo de aplicaciones y soporte de decisiones.

Oracle es el proveedor mundial lder de software para administracin de informacin, y

la segunda empresa de software independiente ms grande del mundo.

ORACLE


15

3.2. APLICACIONES ORACLE

Oracle E-Business Suite es el conjunto de aplicaciones de negocio ms completa del

mercado. Mediante su conjunto de mdulos, Oracle E-Business Suite ayuda a tomar

decisiones empresariales, a mejorar las operaciones empresariales y todos los

procesos de negocio reduciendo gastos y tiempos de ejecucin.

Oracle E-Business Suite es un conjunto completo de aplicaciones que permite hacer

ms eficientes las relaciones con los clientes, ofrecer servicios, fabricar productos,

enfrentarse a pedidos, reunir pagos, etc. todo desde un simple sistema diseado con

una estructura de informacin unificada y totalmente integrada. Los principales

mdulos son:

Finanzas

Oracle Financials da una visin completa de la situacin financiera y control sobre

todas las transacciones de la empresa. Este mdulo permite cerrar las cuentas de

forma ms rpida, tomar decisiones basadas en datos en tiempo real, y reducir el coste

total relacionado con la empresa. El hecho de aumentar la transparencia y velocidad de

los reportes e informes financieros ayuda a afrontar las necesidades corporativas da a

da.

Ventas

Oracle Sales est enfocado a acelerar el ciclo de ventas gracias a la utilizacin de unas

herramientas de desarrollo avanzadas, las cuales soportan y respaldan procesos de

venta multicanal y multidepartamental.

Marketing

Oracle Marketing ayuda a alcanzar y aprovechar la mejores oportunidades del

mercado, personalizando campaas, hacindolas ms eficientes y redisendolas en

tiempo real con potentes herramientas analticas. Todo esto creando un solo

ORACLE


16

almacenamiento de informacin tanto de clientes como de socios a travs de toda la

organizacin.

Produccin

Oracle Manufacturing optimiza la capacidad de produccin, desde la materia prima

hasta el producto final. Diseado para soportar procesos de fabricacin especficos,

Oracle Manufacturing est continuamente actualizndose, alcanzando procesos

mejorados, costes de operacin inferiores y asegurando del cumplimiento de la

normativa reguladora.

Logstica

Oracle Logistics controla la total ejecucin del proceso desde la gestin del almacn

hasta el transporte y vuelta al almacn. Esto optimiza el flujo de materiales a travs del

canal de suministro con una continua gestin y compensacin de los costes de

servicio, permitindote diferenciar los productos y servicios adecundolos a las

expectativas de los consumidores.

Cadena de suministro

Oracle Supply Chain Management permite a la organizacin tomar mejores decisiones

y optimizar el flujo de materiales, efectivo, e informacin a travs de su canal de

suministro. Las compaas pueden disear y ejecutar desde un plan unificado; reducir

los costes de inventario; mejorar las previsiones de demanda; responder correctamente

ante acontecimientos imprevistos; y hacer entregas precisas a bajo coste. La solucin

de Oracle Supply Chain Planning no slo proporciona visibilidad e informacin en

tiempo real sino que tambin ofrece colaboracin a lo largo de toda la cadena de

suministro.

ORACLE


17

Ejecucin de Pedidos

Oracle Order Fulfillment proporciona la flexibilidad necesaria para gestionar cualquier

proceso de ejecucin de rdenes y pedidos, asegurando que la mercanca coincide

con las peticiones de los clientes y siendo una plataforma de colaboracin para todos

los socios. Acelera el proceso desde que se hace el pedido hasta que se cobra,

mejorando la eficacia de los procesos y controlando el cumplimiento de costes.

Compras

Oracle Procurement es un conjunto de aplicaciones diseadas para gestionar las

posibles complicaciones relacionadas con el proceso de compra tanto de bienes como

de servicios. La solucin de compra permite a las organizaciones dirigir la consecucin

de las operaciones, requisitos de la empresa, colaboracin con proveedores,

abastecimiento estratgico continuo e inteligencia de compras.

Servicios

Oracle Services aporta beneficios a la empresa mejorando la satisfaccin de los

clientes. Los servicios web propios y los conocimientos de direccin hacen disminuir el

coste de su centralita. La verificacin automtica de las operaciones previene la

prdida de ingresos y la gestin de los contratos elimina el coste de la mano de obra

manual.

Mantenimiento

Oracle Enterprise Asset Management y Oracle Maintenance, Repair y Overhaul

proporcionan planes de mantenimiento proactivos y ejecucin para instalaciones,

flotas, plantas industriales y aviones. Una gestin efectiva y activa genera mejores

mrgenes de operacin, incrementa la vida de los activos y asegura un alto grado de

seguridad y confiabilidad.

ORACLE


18

Gestin de vida del producto

Oracle Product Lifecycle Management ayuda a las empresas a dirigir de forma eficiente

los procesos de innovacin de comienzo a fin y todas las fases clave entre ellos. Las

organizaciones pueden maximizar el valor adquirido de cada producto, a lo largo del

ciclo de vida del mismo, gracias a una colaboracin segura entre partners

negociadores, proyectos integrados e informacin del producto, y un buen anlisis que

nos permita mejorar el proceso de toma de decisiones.

Proyectos

Oracle Proyects mejora los proyectos de la empresa y gestiona los recursos de la

misma racionalizando el ciclo de vida completo de dichos planes desde la venta

hasta la entrega e integrndolos con las operaciones de la empresa, poniendo a

disposicin de los accionistas informacin relevante y en tiempo real. Como resultado

de esto las organizaciones toman decisiones inteligente y provechosas; gestionando de

forma proactiva para realizar entregas exitosas; afinando en la ejecucin de dichos

planes; optimizando el desarrollo y utilizacin de los recursos; e integrando las

operaciones de forma global.

Recursos Humanos

Oracle Human Resources Management proporciona las herramientas necesarias para

alinear a los trabajadores con los objetivos de la empresa, encargndose de los

recursos humanos, beneficios/ventajas, pagos de nminas, gestin del tiempo,

formacin y necesidades analticas.

ORACLE


19

3.3. ORACLE EN FINANZAS

Financials

Dentro del mdulo de finanzas existen las siguientes soluciones:

General Ledger: Repositorio financiero para la contabilidad transaccional, incluidos

Presupuestos, Generacin de Estados Contables, Transacciones Globales

ntercompaas, Sistema de Consolidacin Global (GCS).

Payables: Administra proveedores, ingresa y aprueba facturas para su pago

manual o automtico. Incluye la integracin pago contra recibo y Tarjeta de

abastecimiento.

Receivables/Revenue Accounting: Ingresa Clientes, crea y ajusta Facturas, Notas

de Crdito y Dbito, Depsitos. Incluye herramientas de Cobro para Aplicar el

efectivo manual o automticamente a los saldos del cliente.

Assets: Crea, traslada, deprecia y retira cualquier activo con fines financieros e

impositivos. Los cdigos flexibles de direccin lo ayudan a localizar los activos

rpidamente y realiza las asignaciones a los empleados.

Cash Management: Provee la posibilidad de pronosticar el efectivo de la empresa y

de una conciliacin bancaria integral con una integracin sin problemas con Oracle

Payables, Receivables y sistemas externos.

Property Manager: Una solucin integral de administracin de bienes races que

automatiza y mejora la definicin de las propiedades, la administracin de la

utilizacin del espacio y de alquileres. Su integracin sin problemas con Oracle

Financials y Human Resources promueve procesos comerciales perfeccionados que

ayudan a impulsar la rentabilidad de la empresa.

Adems, incluye Global Consolidation System, CPG Trade Accounting, Public Sector

Budgeting y Public Sector Financials, US Federal Financials, Public Sector Financials

(internacional)

ORACLE


20

Advanced Collections

Oracle Advanced Collections es un producto diseado para los agentes y gerentes de

cobros, gerentes de cuenta y personal que administra los ingresos quienes estn

encargados de resolver los problemas de demora y de cobrar las deudas pendientes

de los clientes. Oracle Advanced Collections permite que los usuarios identifiquen los

clientes morosos y emplear mtodos de contacto proactivos para obtener el pago. Los

historiales detallados de llamadas y pagos, el seguimiento automtico de los clientes y

los procesos de exigencia de pago, adems del procesamiento de pagos racionalizado

permiten que el agente de cobro utilice los mtodos ms eficaces para cada situacin

de cobro. Y debido a que las actividades redundantes y que llevan mucho tiempo son

automticas, los agentes pueden ocupar ms tiempo trabajando directamente con los

clientes, lo cual da como resultado ms cantidad de dlares adeudados que se cobran

ms rpido y con menos esfuerzo.

Treasury

Oracle Treasury es una solucin integrada para administrar las operaciones de

tesorera de la empresa con mayor eficiencia, rentabilidad y control. Ayuda a la toma

de decisiones relativas a tesorera sobre la base de mayor informacin logrando una

mayor rentabilidad sobre una cartera global diversificada de instrumentos de deuda,

inversin y derivados.

Los beneficios clave son:

Control y ajuste de las posiciones de liquidez, divisas y tasas de inters.

Racionalizacin de la captacin, administracin y liquidacin de

operaciones.

Reduccin de costos y riesgos con operaciones bancarias in-house.

Control y seguridad de las operaciones del tesoro.

ORACLE


21

Financials & Sales Analyzers

Oracle Financial Analyzer permite el desarrollo planes nuevos y corrige fcilmente los

presupuestos y pronsticos. Los ejecutivos, gerentes de lnea de negocios y analistas

comerciales utilizan estas aplicaciones para desarrollar y analizar las mtricas de

desempeo, evaluar los riesgos y formular la direccin futura. Los profesionales de

ventas y de marketing utilizan Oracle Sales Analyzer para identificar las oportunidades

nuevas, medir la efectividad de las promociones, realizar el seguimiento de las ventas

de productos y pronosticar resultados futuros. Los beneficios clave son:

Realizar mejores anlisis, tomar mejores decisiones y hacer planes ms

eficaces.

Establecer un panorama exacto de la eficacia de las ventas y de

marketing.

Acceder a las transacciones subyacentes.

Los productos y requisitos de producto incluidos que se aplican a todas

las Aplicaciones de Oracle, no se aplican a OFA/OSA.

Internet Expenses

Oracle Internet Expenses es una aplicacin autoservicio que permite remitir, aprobar y

administrar los gastos online. Con Oracle Internet Expenses, se reduce los costos de

procesamiento de la transaccin, se reduce los ciclos del procesamiento de

transaccin, se reduce el error de datos y mejora la productividad del empleado. Oracle

Internet Expenses soporta transacciones en mltiples divisas, requerimientos fiscales

globales, cobra la descarga de la sentencia de tarjetas, y cobra el pago directo de

tarjetas.

Beneficios clave:

Reduce los costos y ciclos de procesamiento de la transaccin.

Reduce el error de datos

Mejora la productividad del empleado.

Incluye el Uso Restringido de Finanzas.

ORACLE


22

iReceivables

Oracle iReceivables, una aplicacin de administracin de cuentas en Internet, ayuda a

reducir la estructura de costes de facturacin y cobros suministrando a los clientes de

una empresa la posibilidad de realizar consultas exhaustivas, poner en litigio facturas,

pagar facturas y revisar los saldos de las cuentas, todo online. La puesta en litigio de

las facturas se encamina y procesa automticamente, lo cual elimina la necesidad de

intermediarios o la administracin de reclamos en papel, lo que permite que las

empresas ahorren dinero, reduzcan el tiempo de tramitacin y mejoren el servicio al

cliente.

Financials Intelligence

Oracle Financials Intelligence es una poderosa aplicacin de business intelligence

integrada con Oracle Financials, que ofrece informacin general de la informacin

financiera estratgica. Oracle Financials Intelligence permite controlar y rastrear el

desempeo financiero, y establecer y medir los indicadores financieros clave.

Beneficios clave:

Rastrea las inversiones de capital en toda la empresa.

Monitorea los flujos de caja, la posicin del efectivo y las posiciones netas

desde un browser.

Administra proyectos con el costo crucial, ingresos, presupuesto y datos

del margen.

Incluye el uso restringido de Oracle iDS (Warehouse Builder) para

utilizarlo como Repositorio de Metadatos.

ORACLE


23

Activity Based Management

Oracle Activity Based Management ofrece la habilidad de crear, analizar y monitorear

la informacin de administracin basada en la actividad desde proyectos pilotos

hasta las implantaciones en toda la empresa. Este sistema ofrece la informacin de

costos exacta para ayudar a los administradores en toda la empresa a mejorar la

rentabilidad y la asignacin de recursos en cualquier nivel. Activity Based Management

modela la complejidad de todos los costos basados en actividades, materiales,

recursos y producto y componentes de servicio. Beneficios clave:

Tomar decisiones basadas en la rentabilidad de los clientes, productos,

canales y mercados.

Soporta todas las metodologas de costo basado en la actividad a travs

de los sectores.

Escala para el despliegue comercial

Incluye Activity Based Management Analyzer y SEM Exchange

Balanced Scorecard

Oracle Balanced Scorecard posibilita el verdadero vnculo de la estrategia con las

acciones de gestin colocando los Indicadores de Rendimiento Clave de la empresa en

los escritorios de los gerentes y dndoles metas directas y cuantificables para

alcanzar directamente acorde con la estrategia de la empresa. Adems, al ilustrar las

relaciones de causa-efecto entre los KPI, Oracle Balanced Scorecard proporciona a los

gerentes una comprensin clara de cmo impactan sus decisiones en su rea directa

de responsabilidad y en la estrategia general de la empresa. Oracle Balanced

Scorecard se utiliza a travs de todos los sectores, con inclusin de manufactura,

servicios, sector pblico y organizaciones sin fines de lucro. Beneficios Clave:

Vincula la estrategia con mtricas cuantificables y mensurables.

Vincula la estrategia con procesos de planificacin y presupuestacin.

Ofrece capacidades de implementacin para toda la empresa

Ofrece caractersticas rpidas para configuracin y confeccin de

prototipos

Incluye Balance Scorecard Developer.

GESTIN DEL PROYECTO


24

4. GESTIN DEL PROYECTO

4.1. PROPSITO, ALCANCE Y OBJETIVOS

4.1.1 Propsito y alcance

Industralia Corporacin es lder mundial en el desarrollo, produccin y servicio de un

tipo de equipos industriales. Fue fundada a finales de los aos 90 como resultado de la

fusin entre dos empresas, ambas lderes en el suministro de estos equipos

industriales.

Actualmente Industralia da empleo a siete mil personas alrededor del mundo con

oficinas y centros de servicio en Argentina, Blgica, Canad, Francia, Alemania, Italia,

Japn, Mxico, Holanda y Estados Unidos entre otros pases.

Sus operaciones en Espaa son responsables de una parte de los negocios de Europa

y frica. Este proyecto afectar a las dos plantas que esta empresa tiene en Madrid, la

planta Getafe y la planta Mstoles.

La planta de Getafe es una fbrica de alta ingeniera, que fabrica los productos ms

complejos de Industralia en Espaa. La funcionalidad de la gestin de proyectos es por

tanto un parte clave en esta fbrica que est formada por doscientos empleados.

Los sistemas de negocio que se estn usando en Getafe son Oracle Financial (Versin

11.0) y un ERP customizado (AS 400). En la actualidad no hay ninguna integracin

entre estos dos sistemas de negocio.

La planta de Mstoles es considerada una planta de fabricacin de productos

industriales. Consta de sesenta empleados aproximadamente. Esta planta tiene tres

unidades de negocio: equipo original, repuestos y servicios y reparaciones.

GESTIN DEL PROYECTO


25

Respecto Mstoles, el sistema de negocio que actualmente estn usando es el

FORMAT (HP 3000), un software obsoleto, no documentado y sin asistencia para la

recuperacin ante fallos. FORMAT es un sistema con ms de quince aos de

antigedad y que fue desarrollado a medida para otra planta que Industralia

Corporacin tiene en Europa. Mstoles instal este sistema con el objetivo de producir

piezas de alto componente estndar. Adems como se ha comentado antes, el sistema

FORMAT ya no da soporte tcnico, lo cual implica que en caso de fallo la planta de

Mstoles se vera gravemente afectada ya que las operaciones y actividades se veran

paralizadas.

Getafe y Mstoles, ambas plantas, reportan sus cuentas como parte de una nica

entidad legal espaola. Las actividades de cierre mensuales financieras son

principalmente manuales y tiene por tanto que ser revisadas para completar los cierres

en los formatos y en el tiempo que la Corporacin tiene estipulado.

De manera que en la actualidad, tanto Mstoles como Getafe, se apoyan para el

desarrollo de su actividad diaria en varios sistemas de negocio antiguos, y en algunos

casos en sistemas obsoletos. El trabajar en una organizacin con distintos sistemas de

negocio en paralelo supone numerosos inconvenientes, entre ellos cabe destacar:

Duplicacin de tareas.

Dificultades de comunicacin entre los diferentes sistemas.

Inconsistencia de la informacin en la base de datos, derivando en una

desnormalizacin de la misma.

Mala gestin de la informacin.

Mayor tiempo para el procesamiento de la informacin, obtencin de

informes.

Coste de mantenimiento de los sistemas.

GESTIN DEL PROYECTO


26

Mayor probabilidad de fallo. Son sistemas diseados en su da para una

carga de trabajo determinada, mucho menor que la que hoy en da las

necesidades de negocio requiere. Al someter a un sistema informtico

una carga de trabajo mayor de la que puede soportar la probabilidad de

sobrecarga y bloqueo es muy elevada.

Interfaces de usuario no intuitivos y diferentes en cada uno de los

sistemas, lo que hace que la familiarizacin con los sistemas sea mas

compleja para los usuarios finales.

4.1.2. Futuro

Debido a un mundo empresarial en donde los constantes cambios y una creciente

competitividad entre las distintas empresas estn cada vez ms presentes, Industralia

ha visto la necesidad de modificar algunos procesos, formas de operar y unificar todos

los sistemas de informacin. A nivel mundial Industralia ha optado por una

macroinversin consistente en unificar por un lado el ERP que tcnicamente d soporte

a todas las fbricas del mundo y por otro lado. Por tanto, el proyecto, a pesar de ser

una implantacin de un ERP con alta componente tecnolgica y tcnica, al ser el

resultado de una estandarizacin de los procesos de todas las reas departamentales

de la empresa, conlleva una alta componente de gestin del cambio que se tratar

oportunamente en el mismo.

Con el desarrollo e implantacin de este proyecto se pretende mejorar y facilitar la

realizacin de las actividades diarias de las dos plantas. Al implantar un nico sistema

de negocio el interfaz de comunicacin entre las dos plantas de Madrid ser muy

sencillo.

GESTIN DEL PROYECTO


27

El sistema de negocio se est implantando paralelamente en dos plantas de Europa,

una de EEUU y otra de China. Espaa es la quinta y seguidamente como

consecuencia de la estrategia global de la multinacional el ERP se va a implantar en

todas las plantas del mundo una vez llegado 2010, adaptndose a las necesidades y

leyes de cada uno de los pases. Con esta implantacin masiva en todas las plantas se

pretende unificar la empresa en cuanto a los procedimientos y mecanismos de

funcionamiento, pasando de este modo de un nmero de plantas individuales a una

nica planta distribuida a lo largo de todo el mundo. Para alcanzar esta nica

estandarizacin en la manera de llevar a cabo los procesos en las distintas reas

departamentales de la empresa, a nivel mundial se ha invertido en un ante proyecto

global conocido como STAR (Standarization Teamwork Accelerates Results) con el fin

de dejar definidos los estndares de procesos e implantacin que todas las fbricas del

mundo deben seguir segn se vayan implantado el ERP.

4.1.3. Objetivos

El objetivo general del proyecto es desarrollar e implantar un sistema que permita la

integracin del personal, informacin y procesos de negocio con la finalidad de ayudar

a Industralia a impulsar su crecimiento a travs de la innovacin y actualizacin de las

tecnologas de la informacin.

Una vez puesto en marcha el nuevo sistema se vern integrados todos los sistemas

de informacin de Industralia y estarn alineados con la estrategia empresarial,

consiguiendo:

- Incrementar la capacidad, eficiencia y eficacia en los negocios diarios de la

empresa, obteniendo una ventaja competitiva respecto a los competidores,

al ser la primera empresa nacional de tipo industrial con componente de

ingeniera en implantar un ERP con Oracle y a su vez el mdulo de

proyectos.

GESTIN DEL PROYECTO


28

- Reducir el tiempo y esfuerzo en la realizacin de las actividades financieras

de la organizacin, ya que existe en la actualidad duplicidad de entrada y

mantenimiento de datos.

- Reducir el riesgo que actualmente tiene la planta de Mstoles de verse

inactiva por fallo de alguno de sus sistemas que se encuentran obsoletos y

que carecen de servicio de mantenimiento.

- Adaptarse a las nuevas tecnologas, siendo de cara a sus clientes una

empresa innovadora tecnolgicamente.

Para que todo el proyecto tenga sentido y se implante con xito, es tan importante o

ms el desarrollo e implantacin tcnica y funcional del ERP como una adecuada

gestin del cambio. Si no se llevase a cabo de manera correcta la gestin del cambio

se podra llegar a obtener un ERP que satisfaga todas las necesidades de la empresa

y unos usuarios que no sean capaces de aceptar el nuevo sistema, de manera que el

nuevo sistema sera intil para la empresa. Debido a la gran importancia de la gestin

del cambio se citan a continuacin sus objetivos ms generales:

- Ayudar a las personas a modificar su status quo, disminuir su resistencia a

los cambios propuestos, y aumentar su compromiso a travs de la

implicacin.

- Minimizar el grado de inquietud e incertidumbre producido por el proceso de

cambio gracias a la comunicacin.

- Facilitar la implantacin de los cambios y asimilacin de los mismos por la

organizacin.

- Minimizar el tiempo de transicin y puesta en marcha de las iniciativas de

cambio, gracias al compromiso conseguido y formacin adquirida por las

personas.

GESTIN DEL PROYECTO


29

Dado que la parte funcional del proyecto est centrada en el rea de finanzas, el

objetivo fundamental de esta parte del mismo consistir en estandarizar e implantar los

mdulos de cuentas a pagar, cuentas a cobrar y contabilidad general.

GESTIN DEL PROYECTO


30

4.2. METODOLOGA Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO

El desarrollo de todo el proyecto se basa en la estandarizacin de los procesos y en el

trabajo en equipo para obtener unos resultados mejores y ms rpidos. De est idea

nace el nombre del proyecto STAR Standarization and TeamWork Accelerates

Results. De manera que a travs del apoyo entre todas las organizaciones se hagan

ms fuertes cada una de las unidades de Industralia.

Para el control de la documentacin generada durante el proyecto se disponen de dos

herramientas informticas que a continuacin se detallan.

4.2.1. Aplicacin STAR

Aplicacin desarrollada con Borland para Industralia. Esta aplicacin consiste en un

gestor de documentos, todos los documentos que se generen durante el desarrollo del

proyecto y que sean aprobados por la organizacin estarn almacenados en este

gestor.

En la Figura 2 se puede observar un esquema de la aplicacin y en la Figura 3 se

muestra una captura de pantalla de la misma.

Figura 2: Estructura STAR

GESTIN DEL PROYECTO


31

Figura 3: Pantalla Star

En especificaciones globales se encuentran todos los procedimientos y requisitos

impuestos por la organizacin de manera mundial y que por ello tiene que ser aplicado

en todos los pases.

En cada uno de los pases se encuentra los documentos que se han generado en el

pas correspondiente para el desarrollo del proyecto. La informacin es compartida

entre todas las sedes, de manera que los pases que van ms avanzados sirven de

ejemplo para los que iniciaron el proyecto ms tarde, de este modo entre los distintos

pases se lleva a cabo Benchmarking4. En esta aplicacin es donde se encuentran las

ltimas versiones aprobadas por la organizacin.

4 Benchmarking es un proceso continuo, que se usa en el management estratgico,

donde se toman como referentes a empresas lderes de cada industria como

modelo.

GESTIN DEL PROYECTO


32

La estructura que tiene tanto Especificaciones globales como cada uno de los pases

se puede observar en la Figura 4.

Figura 4: Subestructura Star

Getafe y Mstoles

ESPAA

GESTIN DEL PROYECTO


33

En Requerimientos de Negocio se almacena todos los requerimientos que se tienen

que cumplir por las condiciones de negocio de Industralia en cada uno de los pases.

Estos requerimientos pueden ser de tipo legal, demanda de los clientes.

La carpeta Flujo de Procesos contiene todos los flujos de los procesos de la

organizacin (en cada uno de los pases) de antes y despus de la implantacin del

ERP.

En Documentos de Configuracin-Oracle se encuentran todos los documentos

necesarios para poder configurar Oracle (el Standard) y adaptarlo a las necesidades

especficas de Industralia. Estos documentos en lenguaje de consultora suelen recibir

el nombre de BR_100, es un documento tcnico en el que se define cmo se debe

configurar Oracle especficamente para un proyecto en concreto. Este documento

obtiene una relevancia importante en el desarrollo del ERP pues supone para los

configuradores el nico documento a seguir para configurar y personalizar la

aplicacin, en el caso que los requisitos que desee el cliente no queden bien reflejados

en este documento la los configuradores no podrn darle las funcionalidades deseadas

por el cliente. A modo comparativo los BR_100 son para los configuradores lo mismo

que un pseudocdigo para un programador de un lenguaje. Debido a la gran

importancia que tienen estos documentos.

La carpeta Informes contiene todos los informes que Oracle deber ofrecer a los

usuarios una vez se encuentre configurado y desarrollado.

En Interfaces se ir almacenando toda la informacin que se va generando sobre los

interfaces de comunicacin entre Oracle y el resto de sistemas que se emplearn para

desarrollar la actividad diaria de Industralia. Entre estos sistemas se encuentra APRO

(comunicacin entre Oracle y bancos para proceder al pago automtico desde Oracle),

Kaba (para que automticamente mediante un lector de cdigo de barras se actualice

en Oracle el estado de fabricacin de los productos, las entradas al almacn, las horas

de trabajo incurridas por los operarios), etc.

GESTIN DEL PROYECTO


34

La carpeta de Conversiones contiene la documentacin sobre la conversin de datos.

En la actualidad los datos se encuentran almacenados de una forma (con una

estructura y claves determinada en la base de datos) y por las condiciones de Oralce

se requiere que los datos tengan otro formato (claves y relaciones entre las tablas

distintas a las actuales), por ello se debe realizar una conversin de la informacin para

que se adapte de la forma actual a la que Oracle necesita. Toda la conversin se

documentar y se almacenar en esta carpeta.

En Extensiones se irn almacenando todas las funciones especficas que localmente

tendr que realizar la aplicacin y que la organizacin no ha definido globales a todos

los pases.

Pruebas contendr todos los planning y resultados de los tres tipos de pruebas a

realizar: unitarias, integradas y finales.

Todos los planes de formacin desarrollados para entrenar a los Usuarios Clave (key

User) y a los Usuarios Finales se almacenar en la carpeta Entrenamiento. Tambin se

almacenar el calendario de formacin.

Dentro de cada una de estas carpetas hay 6 opciones distintas que se muestran en la

Figura 5.

Figura 5: Opciones Star

GESTIN DEL PROYECTO


35

File: son los ficheros de datos (ejemplo: .doc, ..xls) que se suben a Star. Para subir

ficheros se hace desde C: creando en este directorio una estructura igual que la de

Star y posteriormente se sincroniza el contenido de C: con el de Star. El objetivo de

tenr la funcionalidad de file es tener siempre localizada, accesible y compartida la

ltima versin de un fichero dado que se trabaja mundialmente con todos los riesgos

que esto conlleva ( multitud de usuarios entre otras cosa).

Change Requirement cualquier cambio que se tiene que hacer o modificacin sobre

cualquier tipo de configuracin tanto local como global. En la Figura 6 se muestra el

formulario a rellenar para abrir un Change Request. Cada vez que se abre uno nuevo

se le asigna un nmero para identificarle.

Figura 6: Change Request

GESTIN DEL PROYECTO


36

Un change request se abre por cambio de configuracin de los MD_505, conversin,

aplicacin de un parche. Los encargados de abrirlos son los miembros del equipo

funcional, y en caso de duda es el jefe de proyecto quin deber abrirlo.

Task: cada vez que se abre un nuevo Informe (Report), cambio de configuracin

(Change Request) o cualquier Interface es necesario crear una nueva tarea (task). De

este modo la organizacin consigue controlar las peticiones de apertura de informes,

cambios en configuraciones, etc. En un proyecto de esta dimensin el controlar de

forma global esto es muy importante porque sino se podra dar la situacin de que un

determinado pas solicitara informes que otro pas ya a solicitado, esto supone el doble

de trabajo y el doble de dinero al tener que configurar dos veces el mismo informe. Con

esta medida tambin se evita situaciones de solicitud de informes descontrolada, en

muchas ocasiones los empleados de las organizaciones pueden pedir recursos que no

se necesitan por el famoso por si acaso en el futuro.

La metodologa del proyecto se apoya en analizar detenidamente que recursos

(humanos e informticos) va ha requerir Industralia para el desarrollo de su actividad

Industrial sin dejar hueco al posible por si acaso.

En la Figura 7 se muestra el Formulario para crear una nueva Task, al igual que en los

casos anteriores al abrir una nueva task se le asignar un identificador.

Entrando un poco ms detenidamente en este formulario es necesario un Nombre

(Name) que en el caso de un informe ser el nombre del informe que se est

solicitando, un responsable de la tarea (Responsibility) , el estado (status) si est

pendiente de aprobar por Estados Undios, est en curso, y una prioridad (Priority)

para ir gestionando primero las tareas que tienen una mayor prioriodad.

5 Documento empleado en la metodologa de los consultores cuya finalidad es definir la especificacin

funcional de los requisitos necesarios para el posterior desarrollo de un objeto concreto, bien sea un

informe, una extensin o un interfaz.

GESTIN DEL PROYECTO


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Figura 7: Task

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4.2.2. Aplicacin Compartida (WSD6)

Aplicacin Web propiedad de la empresa consultora en la cual los consultores van

almacenando la informacin generada por ellos. El equipo de proyecto de Industralia

puede acceder a esta aplicacin para descargarse documentos y para subir

documentos nuevos. Al igual que en la aplicacin STAR se encuentra informacin de

todos los pases ya que la consultora es la misma en todos ellos.

El motivo de emplear dos herramientas distintas para la gestin de la documentacin

del proyecto es por motivos de permisos de accesos y confidencialidad. En la

aplicacin STAR hay informacin confidencial que slo debe ser manipulada por

miembros de Industralia, para evitar una complicada gestin de permisos de acceso la

empresa consultora trabaja con su propia herramienta en la que slo est la

informacin que requieren para el desarrollo del proyecto

En la Figura 8 podemos ver la estructura de carpetas de esta aplicacin.

Figura 8: Web Share Documentacion

6 Web Shared Documentation

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En Gestin de proyectos se encuentran todos los documentos relacionados con la

gestin del proyecto, entre estos documentos estn las reuniones de lanzamiento,

organizacin del proyecto, objetivos, alcance, presentaciones, anlisis de riesgos.

En Funcional se encuentran los documentos relacionados con la parte funcional del

proyecto entre los que se encuentran procesos de negocio, matriz de

responsabilidades, configuraciones, informes, interfaces, conversiones, pruebas

unitarias.

En Tcnico se recoge toda la informacin tcnica del proyecto relacionada con las

bases de datos, migraciones, requisitos de los sistemas. Requerimientos de hardware,

software y de comunicaciones.

En Gestin del Cambio se almacena toda la informacin generada para llevar a cabo la

comunicacin, transicin de roles, formacin y actividades para que la implantacin del

nuevo sistema se realice con xito.

GESTIN DEL CAMBIO


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5. GESTIN DEL CAMBIO

5.1. INTRODUCCIN.

Para que todo el proyecto tenga sentido y se implante con xito, es tan importante o

ms el desarrollo e implantacin tcnica y funcional del ERP como una adecuada

gestin del cambio. Si no se llevase a cabo de manera correcta la gestin del cambio

se podra llegar a obtener un ERP que satisfaga todas las necesidades de la empresa

y unos usuarios que no sean capaces de aceptar el nuevo sistema, de manera que el

nuevo sistema sera intil para la empresa.

La resistencia es una forma natural de actuar ante el cambio para muchas personas,

por esta razn, los problemas que pueda tener las personas ante el cambio es el

mayor obstculo que se puede encontrar la organizacin.

El anticiparse y minimizar los problemas de las personas ante el cambio es un aspecto

muy importante para que la implantacin se lleve a cabo de manera exitosa.

Hay que tener en cuenta que el cambio siempre representa un proceso y no un evento,

esto quiere decir que la adaptacin ante un cambio no se puede realizar de manera

inmediata, sino que requiere un tiempo para que todas las personas acepten este

cambio y se adapten a la nueva forma de trabajar y operar.

Por lo tanto tener claro que el xito de la implantacin del ERP no slo depende de

factores tcnicos y tecnolgicos sino que tambin es imprescindible tener en cuenta los

aspectos humanos es el punto de partida para una adecuada gestin del cambio.

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El no tener en cuenta los factores humanos conlleva una serie de riesgos que pueden

hacer difcil o inalcanzables los objetivos al encontrarnos con:

Resistencia al cambio.

Reduccin de la productividad durante y despus de la implantacin.

Desmotivacin de los empleados al no comprender la nueva situacin.

Desconcierto en los empleados al verse la fase de implantacin prolongada por

los motivos anteriores.

Pese a todos los esfuerzos que se hagan para que el cambio impacte lo menos posible

en la productividad de la empresa, es necesario ser conscientes que durante el

proceso de implantacin del nuevo sistema la productividad se ver afectada

negativamente.

En la Figura 9 podemos ver el nivel de productividad antes de la implantacin y

despus. Antes de la puesta en marcha del nuevo sistema el nivel de productividad era

constante, justo cuando el nuevo sistema empieza a funcionar se produce una

reduccin de la productividad durante un periodo de tiempo, y una vez pasado este

periodo los niveles de productividad empiezan a situarse por encima de los niveles

antes de la puesta en marcha. Con la gestin del cambio se pretende que el tiempo y

el porcentaje de productividad que se espera decaigan sea el menor posible.

Como se observa el descenso de productividad es mucho ms acusada sin una

adecuada gestin del cambio (lnea roja) que con una adecuada gestin del cambio

(lnea verde). En el caso de llevar una mala o nula gestin del cambio no slo es ms

acusado el descenso de la productividad, sino que el tiempo en el que la productividad

est por debajo de los niveles pre-funcionamiento es mayor.

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Figura 9: Nivel de productividad durante el desarrollo del proyecto

Por lo tanto se puede decir que entre los objetivos de la gestin del cambio est:

Reducir A: Duracin de la reduccin de la productividad durante el periodo de

asimilacin.

Reducir B: Porcentaje de productividad que se reduce durante el periodo de

asimilacin.

Maximizar C: Mejora en los niveles de productividad despus de la

implantacin.

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5.2. OBJETIVOS DE LA GESTIN DEL CAMBIO.

Motivar e implicar a los grupos involucrados en el proyecto, y ayudarles a

comprender y aceptar que supone la implantacin.

Garantizar la coordinacin de los grupos de trabajo, o proveerles de toda la

informacin que pudiera servirles para ser mas eficientes en el trabajo.

Equipar a los usuarios con la cantidad de informacin necesaria y material de

entrenamiento para obtener el mximo beneficio de la nueva aplicacin.

Ofrecer a los usuarios el soporte que necesiten durante las fases del proyecto.

Para lograr los objetivos del proyecto y de la gestin del cambio, se han definido cuatro

factores clave que se pueden ver en la Figura 10:

Figura 10: Factores clave del proyecto

Entrenamiento

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Organizacin: Identificar los cambios en la organizacin como consecuencia de

modificaciones en los procesos y ayudar en la adaptacin a estos cambios.

Entrenamiento: Proveer a la organizacin con las habilidades, conocimientos y

herramientas necesarias para asegurar la continuidad del negocio.

Comunicacin: Mantener a todos los afectados del proyecto informados sobre los

distintos sucesos y acontecimientos.

Control: asegurar que en el futuro con la implantacin del ERP los procesos de control

de negocio son realizados adecuadamente con el nuevo sistema. Definir y llevar a

cabo el soporte adecuado debido al cambio en el sistema (Oracle frente a los

anteriores), los procesos (definidos expresamente por la corporacin y estndares para

todas las plantas) y los procedimientos (documentacin que refleja los procesos o

flujogramas complementada con la documentacin explicativa y detallada de cmo,

quienes y cundo se van a ejecutar las actividades descritas a los procesos

anteriores).

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5.3. COMPONENTES DE LA GESTIN DEL CAMBIO

En la gestin del cambio intervienen cuatro componentes reflejados en la Figura 11.

Figura 11: reas de la Gestin del cambio

Mediante la gestin del cambio se va a ayudar a las personas a modificar su status

quo7, a disminuir su resistencia a los cambios y aumentar su compromiso. En la

actualidad cada empleado tiene un rol y desempea unas actividades, por requisitos de

la nueva herramienta estos rolos se pueden ver afectados de manera que algunos

empleaos van a tener que asumir responsabilidades que antes no tenan y abandonar

otras que si tenan.

A travs de la gestin de la comunicacin se va a minimizar el grado de inquietud de

los empleados debido a la implantacin de una nueva herramienta informtica. Muchas

miembros de la organizacin pueden sentir rechazo hacia el proyecto al pensar que su

puesto de trabajo puede verse en peligro con la nueva aplicacin, mediante una

adecuada comunicacin se va a transmitir a los empleados que ningn puesto de

trabajo va a ser reemplazado de manera que se sientan ms seguros y sean capaces

de este modo de asimilar mejor sus nuevas responsabilidades y actividades.

7 Conocimientos y responsabilidades sobre la organizacin de un empleado.

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Debido a la nueva aplicacin los roles y responsabilidades de los empleados se

pueden ver afectados, con la gestin de la transicin de roles se van a analizar los

recursos humanos que dispone la empresa y los perfiles de estos recursos, para

posteriormente analizar los recursos humanos que necesita la nueva aplicacin y los

perfiles de estos recursos para proceder a un mapeo entre lo que actualmente tiene

la organizacin y lo que requerir con la implantacin de la nueva aplicacin.

Por ltimo para que todo el personal sea capaz de utilizar la aplicacin de manera

correcta y de este modo sacarle el mximo provecho a todos los beneficios que ofrece

un sistema ERP se va a detallar un plan de entrenamiento mediante la gestin de

entrenamiento, en la que se van a detallar los cursos necesarios para que el personal

asimile la aplicacin, as como el la duracin de estos cursos para que la actividad de

Industralia no se vea paralizada durante el proceso de formacin.

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5.4. PLAN DE COMUNICACIN

5.4.1. Introduccin

Para que la implantacin final del proyecto se pueda llevar a cabo de manera exitosa,

es necesaria una adecuada gestin de la comunicacin, de manera que toda la

organizacin se sienta partcipe en el proyecto y comprenda y comparta los beneficios

que suponen la implantacin del ERP. La Comunicacin adquiere gran importancia,

llegando a ser una actividad crtica en el proyecto, en dos momentos especficos:

La fase de sensibilizacin y asimilacin, previa a la puesta en marcha del

sistema con las nuevas funcionalidades. Antes de arrancar el nuevo sistema,

es necesario que toda la organizaron comprenda y acepte la implantacin del

mismo. Es importante que lo usuarios no sientan una amenaza ante la nueva

forma de trabajar.

La fase de lanzamiento, en la puesta en marcha del sistema. En esta fase es

necesario ir comunicando cmo se va realizando la adaptacin.

La importancia que supone la ejecucin efectiva de las acciones de comunicacin

reside en que a travs de ellas se facilita el conocimiento y comprensin del proyecto,

y se logre que los empleados de INDUSTRALIA, alcancen el grado de aceptacin e

implicacin ptimo en el proyecto, con independencia de que sean potenciales

usuarios de la herramienta o no.

Asimismo, la coordinacin e integracin de todo el esfuerzo en comunicacin, evitando

mensajes conflictivos, errneos y/o duplicados, son crticas para asegurar el xito del

proyecto.

Por tal motivo, se ha diseado una Estrategia de Comunicacin para poner en marcha

a lo largo del proyecto.

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5.4.2. Objetivos de la estrategia de comunicacin

Los objetivos generales de la Estrategia de Comunicacin se detallan a

continuacin:

Informar en general a toda la organizacin y en particular a los directamente

implicados en el proyecto, de los principios generales del proyecto y del modo

de funcionamiento general de los nuevos procesos.

Involucrar y comprometer a las personas implicadas en el proyecto,

hacindolas conscientes de su papel como elemento fundamental para el xito

del mismo.

Transmitir el compromiso de la Direccin de INDUSTRALIA con el

Proyecto.

Minimizar la resistencia a la puesta en marcha del sistema Oracle.

Favorecer la creacin de actitudes positivas hacia el Proyecto.

Impulsar a la organizacin, de manera que se produzca una aceptacin del

proyecto a todos los niveles.

Para que todas las acciones de comunicacin que se propongan en este Plan tengan

xito es necesario:

Compromiso e impulso de la Alta Direccin y segundos niveles de

direccin.

Identificar y eliminar posibles barreras que puedan surgir como

consecuencia del lanzamiento del proyecto.

Garantizar la recogida de necesidades y sugerencias para definir las acciones

correctoras oportunas.

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5.4.3. Gestin de la comunicacin

Para manejar la comunicacin de manera exitosa es necesario tener identificadas y

definidas las audiencias para que cada persona obtenga la informacin que nece

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