Estructura y dinámica de un grupo inteligente

Saber Delegar

Ing. M. Sc. Nelson Quiñones Vásquez

Delegar

Definición:

Transferir determinadas tareas a nuestros compañeros de manera que veamos incrementada nuestra capacidad de trabajo al mismo tiempo que potenciamos el desarrollo de nuestros compañeros

Diagnóstico previo

Pensando en esta última semana realiza una lista de actividades que se hubieran podido delegar. Al lado, detalla la razón de por qué no se ha hecho

Ahora contesta a lo siguiente:¿Qué ocurriría si tú no hubieses podido realizarlas? ¿y cómo saldría el equipo de trabajo sin contar contigo?

Tarea ¿Por qué no la he delegado?

¿Por qué delegar?

Es un factor excelente de motivación y formación

Favorece la iniciativa de trabajo en equipo

Permite repartir mejor el volumen de trabajo

Ventajas e inconvenientes

Ventajas

Disponer de más tiempo para otras tareas

Desarrollo profesional de los compañeros

El tiempo de respuesta ante in problema es menor

Estimula el trabajo en equipo

Estimula la creatividad

Inconvenientes

Puede disminuir inicialmente la calidad de trabajo

Más tiempo

Más esfuerzo

Menos estímulos a nivel personal, sí a nivel grupal

Mayor inversión de tiempo en planificación y organización

Niveles de delegación

Delegación de funciones o tareas

Delegación de responsabilidades

Delegación de autonomía

1 Importante y Poco Urgente

Responsabilidades

2 Importante y Urgente

Autonomía

3 Poco Importante y Poco Urgente

Tareas

4 Poco Importante y UrgenteTareas

Decálogo para la delegación

1. Analiza una semana y plantea si tienes que realizar un registro.

2. Identifica las tareas por delegar. Defínelas claramente en tu mente antes de asignarlas a otros.

3. Analiza las habilidades de tus colaboradores para las tareas y asígnalas. Explica a cada uno el por qué de tu elección al asignar tareas, incorporando siempre el elemento de refuerzo, tal como “eres bueno en los detalles" o " tienes tacto con las personas difíciles", etc.

4. Aclara el objetivo, la naturaleza de las tareas y los resultados esperados. Indica el tiempo límite para terminar, y así no tendrás que preguntar constantemente si ya está hecho. En el caso de que sea una tarea prolongada, pon momentos clave para recibir información sobre el avance de la misma.(en algunos casos es muy eficaz un contacto informal). Puedes ofrecer una guia de sugerencias para abordar el trabajo.

5. Asegúrate de que te han entendido, permite todo tipo de preguntas

6. Al delegar tareas importante sensibiliza del compromiso que se adquiere. Puedes realizar un contrato de delegación. Si delegas tareas de importancia, enviarás al equipo el mensaje de que confías en ellos. Cuanto más delegues, más experimentado será tu grupo, requiriendo menos supervisión, y elevando su confianza y capacidad. Recuerda que aunque delegues la responsabilidad de haber delegado siempre será tuya.

7. Define los parámetros de trabajo, pero no la forma de llegar al resultado deja creatividad en este aspecto. Acepta que otros pueden tener una forma distinta a la tuya de llevar a cabo una labor, y desarrolla aprecio por las formas alternativas de pensar. Permite que el equipo defina su propia forma de trabajar

8. Mantén una política de "puerta abierta, recuerda que "la delegación sin seguimiento, es abdicación " y evita sorpresas desagradables monitoreando periódicamente los progresos. Durante el seguimiento

Pídeles que antes de exponerte sus problemas propongan sus soluciones Sugiere, si lo consideras oportuno tus aportaciones Llega a un compromiso y propón un plan de acción. No intervengas salvo

que la situación sea grave.9. Finalmente, Evalúe junto con el equipo el proyecto terminado e identifique

los aspectos positivos y de mejora. Registra los aspectos a mejorar y valora los logros

La clave de la delegación:

LA CONFIANZA

CONSCIENTE Y BIEN INFORMADA

…y 10

Posibles causas del fracaso a la hora de delegar

Falta de comprensión de la tarea

Delegar tareas que sobrepasan

Transferir trabajo a compañeros saturados

Asignar tareas y no incluir autonomía

No transferir la urgencia real de la tarea

¿Existen límites a la hora de delegar?

Depende del grupo y de la entidad, desde el ámbito empresarial se dan estas recomendaciones:

No delegue la responsabilidad de evaluar a una persona No deje de establecer las “estrategias” de su entidad, objetivos y

medios para alcanzarlos. Nunca delegue aspectos que sean políticamente importantes.

Por ejemplo establecer la política de la entidad... Keynote Speaker en el Human Capital

¿y desde tu equipo?

A practicar

Caso práctico: Los asistentes determinarán qué tareas o funciones son susceptibles de ser delegadas, cuándo es apropiado transmitir responsabilidad y autonomía de decisión y valorarán los beneficios que aporta la delegación a su gestión diaria

Caso práctico: Los asistentes desarrollarán un supuesto práctico para determinar qué información deben transmitir al delegado, los medios técnicos que tienen que aportar y qué estrategia de comunicación van a utilizar en la delegación

Caso práctico: Los asistentes establecerán los criterios a través de los cuales deben valorar el cumplimiento de la tarea y determinarán qué sistemas de información van a implantar para realizar el seguimiento de la delegación

Role-Play: Los asistentes desempeñarán los papeles de directivo y de delegado para profundizar en los problemas prácticos de la delegación y comprobarán cómo la delegación refuerza el papel del delegado y fomenta su motivación