5 FORMAS DE AHORRAR RECURSOS DESDE LA DISPERSIÓN DE NÓMINA

CONTENIDOS

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Abstract

5 Consejos

Panorama

Equipo Qentry

Introducción

Conclusiones

ABSTRACT El proceso de gestión y dispersión de nóminas, puede volverse complicado e ineficiente para los equipos de trabajo responsables.

OPERAR CON INFORMACIÓN CONFIABLE, DOTA A LA ORGANIZACIÓN DE CERTI-DUMBRE Y CAPACIDAD DE VISUALIZAR DATOS DE ALTO VALOR AGREGADO.

Descubre en este reporte la forma de trabajar con la tecnología como aliada.

Este material fue desarrollado por Qentry ® con el obje-tivo de facilitar a las empresas a alcanzar sus objetivos.

Las cifras abordadas tienen una vigencia 2020-2021 y los gráficos, datos y recomendaciones que brindamos aquí son utilizadas bajo el criterio del lector.

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INTRODUCCIÓN

La automatización en el departamento de finanzas, contabilidad, tesorería o cualquier departamento encargado de dispersión y timbrado de nómina puede acabar con problemas de gestión, errores humanos y recuperación de horas que se dedican incansablemente cada quince días.

El proceso es medular para la empresa, su regulación y cumplimiento evita multas o sanciones por parte de autoridades como el SAT más aún con la reciente reforma fiscal que ha presentado inconveniente para todas las personas que se adaptarán al proceso cada vez que se actualicen las normas.

La gestión implica la generación de un volumen de

documentos mensuales que van desde 779 impresos en promedio, en las empresas más pequeñas, hasta los más de 19,000 impresos para empresas que cuentan con más de 10,000 trabajadores. Es por ello que la digitalización y el trabajo electrónico es vital para la empresa.

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PANORAMA

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El 86.6% de empresas en el país tuvieron alguna afectación a causa de la pandemia y la disminución de los ingresos fue la razón principal (79.2% de las empresas).

De los 4.9 millones de establecimientos mi-cro, pequeños y medianos, sobrevivieron 3.9 millones (79.19%), por lo que la reducción de costos es importante para muchas empresas que están luchando con la recuperación para que puedan implementar estrategias que les permitan ahorrar.

En este caso, el proceso de nóminas es un trabajo titánico prácticamente manual: cálculo de salarios, retención de impuestos, pago y de-pósito de sueldos, bonos, préstamos, obtención de recibos de nómina, recopilación de firmas y resguardo de éstos, enfilada en archivos, papel y si hay suerte en algún software.

En un estudio realizado por EDICOM, esta actividad implica para las empresas consulta-das: tratamiento de más de 15,000 documentos mensuales en promedio y dependiendo de la cantidad de empleados, destinar un promedio de 178.17 horas al mes en gestionar procesos de emisión de nóminas y recibos, sin olvidar retrabajos por extravíos que ocurren por hacer procesos en papel o errores manuales.

PANORAMA

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Tiempo en emisión

6%Contingencia

4%Impresión(gasto en papel)

1%Resguardo(almacenar recibos)

2%

Entrega de nómina(costos de gestión)

87%RECURSOS QUE EMPLEA LA

GESTIÓN DE NÓMINAS

Hay procesos donde participan hasta 12 personas y que consideran hasta 4% de margen de error para con-tingencias.

Empresas de entre 400 y 500 trabajadores gastan en promedio 401,050.44 pesos al año gestionando sus nóminas. Las empresas de más de 10,000 colabora-dores dedican más de 8 millones de pesos.

La reciente Reforma Fiscal, además, tiene otras exi-gencias, formatos y declaraciones que van actualizán-dose por lo que en cuestión de tiempo, dificultades técnicas y dinero van a ser solventados por la empresa.

(retrabajos, pérdidas)

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5 CONSEJOS Para administrar tu empresa y generar ahorro, es importante automatizar tus procesos de manera adecuada, la digitalización a través softwares puede reducir hasta 70% la gestión del personal, un aumento de 40% en productividad y disminuir 80% gastos operativos.

Estas recomendaciones puedes utilizarse a la hora de elegir una o más plataformas para gestionar procesos:

Que esté actualizado con las disposiciones del SAT:

Revisa las últimas versiones del sistema, comunicación entre PAC, SAT y cumplimiento de nómina digital.

El precio y soporte técnico:

La inversión mensual o anual que realices debe cubrir todos los servi-cios que necesitas proporcionar la utilidad contra lo que estabas invir-tiendo anteriormente.

Tecnología en la nube:

Almacenar tu información en la nube, reduce costos operativos, todo se gestiona en servidores de la empresa.

La experiencia digital en tiempo real:

Existen sistemas que están inte-grados con softwares, por ejemplo, controles de asistencia que arrojan reportes necesarios para impor-tarlos al sistema y condicionan el pago por retardos o inasistencias. Busca un sistema que resuelva en un solo clic y cuando lo necesites.

Que te permita monitorear

Controla tus presupuestos, a tu equi-po, anticiparte a las incidencias con tus clientes, que te permita planifi-car, eliminar gastos innecesarios, incluso pronosticar errores o ten-dencias.

BONUS: La tercerización para gestión de nómina, es decir, contratar empresas que sean especializadas y se encarguen de cálculos complejos para que te dediques a tu negocio vale la pena para reducir costos financieros y carga administrativa en caso de no implementar un software. Cuando logras resolver de una manera eficiente tu situación financiera, puedes reducir costos y aumentar la productividad.

CONCLUSIONES Cuando se apunta a la reducción de costos en una empresa, siempre es necesario evaluar sus procesos y realizar ajustes que no necesariamente deben ser drásticos. De hecho, se puede comenzar con la implementación de pequeños cambios que vayan impactando en la estructura y después escalarlos. Toma en cuenta que el mercado no se quedará quieto hasta que adoptes un desarrollo, evoluciona constantemente y es necesario tomar acciones puntuales para no quedarnos rezagados.

Entre más grande sea tu empresa en cuestión de empleados, serán mayores los desafíos, ¿Qué puedes hacer ahora a partir de esta información? Evalúa las fortalezas de tu negocio, los puntos que necesitan mejorarse y plantea tus metas.

El mayor peligro en tiempos de turbulencia, no es la turbulencia; es

actuar con la lógica de ayer

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THE TEAM

JOSE ANTONIO HEREDIA

KURT YANEZ

PABLO CHAHIN EVA HEREDIA

Emprendedor en serie con más de 14 años resolviendo pro-blemas en todas las industrias de gestión de personas.

Ingeniero de Software con más de 15 años de experien-cia desarrollando y liderando equipos de alto desempeño.

IE Madrid MBA con experien-cia en semillas e inversión se-rie A en empresas de servicios, hotelería y oficinas.

Especialista en relaciones públicas y marketing en los mercados de Latinoamérica para todo tipo de empresas, con 10 años de experiencia.

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