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Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.

Implantación de un ERP en una Empresa de Fabricación de Material de Construcción 55

5. Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L. En este capítulo se describe la implantación realizada en la empresa

ESCAYOLAS, S.L., siguiendo la metodología de implantación descrita en el

Capítulo IV, y destacando los aspectos principales de la misma, como aquellas

funcionalidades que suponen una mejora sustancial de los sistemas de

información de la empresa, o bien los elementos de conflicto surgidos durante

el desarrollo del proyecto.

5.1. Fase de Inicio La composición de los equipos de trabajo, presentados en la reunión inicial, es

la que sigue:

Por parte de ESCAYOLAS, S.L.:

- Responsable del proyecto: el director comercial y adjunto a la gerencia.

- Usuarios principales:

• Director comercial y adjunto a la gerencia.

• Responsable de ventas.

• Responsable de compras, fábrica almacén y calidad.

• Ayudante del responsable de compras, fábrica almacén y calidad.

• Responsable de administración.

En total 5 interlocutores, todos ellos con capacidad de decisión suficiente como

para poder afrontar con garantías de éxito la implantación de MIC2000 ERP+.

Por parte de la empresa implantadora:

- Jefe de proyecto: director del departamento de consultoría de la

empresa implantadora.



- Un consultor senior.

- Un consultor júnior.

5.1.1. Análisis de la situación de partida. La situación de partida es la descrita en el Capítulo II. ESCAYOLAS, S.L. es

una empresa de fabricación en pleno crecimiento, motivo por el cual requiere

una actualización de sus sistemas de información. Dicha actualización requiere

un proceso de cambio que implica también la redefinición de sus procesos de

negocio.

5.1.2. Determinación del alcance del proyecto.

Tras el análisis de la situación inicial, y teniendo en cuenta los datos recabados

durante la fase comercial, se acuerda con el cliente el alcance del proyecto,

dando lugar al primer entregable de la implantación y cuyo contenido se

resume a continuación.

Alcance del proyecto

Los puntos enumerados serán los que se lleven a cabo en la implantación. Por

ello debe ser, necesariamente, objeto de estudio, análisis y contraste por parte

del cliente, siendo vinculante su contenido en cuanto a las áreas de actividad

que se abordarán en la implantación.

El cronograma de fechas en las que se llevará a cabo cada tarea se concretará

después de la toma de requisitos. Por la experiencia de la empresa

implantadora se considera que es en la toma de requisitos cuando se realiza un

análisis en profundidad de cada una de las áreas y se obtiene una visión

eficiente de los requerimientos necesarios, pudiendo comprometerse a una

planificación definitiva de proyecto.



Requerimientos y Directrices:

El proyecto se plantea desde la perspectiva de dotar a ESCAYOLAS, S.L. de

herramienta de gestión para el ejercicio 2007 y sucesivos. Dada lo avanzado

de la fecha de comienzo del proyecto (diciembre de 2006), se pondrán los

medios necesarios desde la empresa implantadora y ESCAYOLAS, S.L. para

agilizar el proceso de implantación en cada una de las fases. Requisito

imprescindible para la celeridad del proceso es la disponibilidad de los usuarios

clave, que tendrán que dedicar su tiempo al conocimiento y pruebas de

MIC2000 ERP+.

La implantación arrancará sin introducir adaptaciones funcionales al sistema.

Será necesario un esfuerzo de análisis de los procesos para adaptarlos al

sistema.

En cuanto a las decisiones de “cómo funcionar”, será responsabilidad de

ESCAYOLAS, S.L. decidir sobre la necesidad de modificar sus procesos. Una

implantación supone una coyuntura que puede aprovecharse para realizar un

análisis interno de la empresa pero éste no será el objetivo de la implantación:

la empresa implantadora podrá aconsejar pero la decisión será del cliente.

Se establece como ámbito de alcance del proyecto el suministro de soluciones

e infraestructura de sistemas, así como la implantación, de las siguientes Áreas

Funcionales:

- Área Comercial.

• Ficha de clientes y potenciales clientes: Datos generales,

personas de contacto, direcciones, formas de pago, agente

comercial, definición del riesgo.

• Seguimiento de clientes.

• Mantenimiento de relaciones con clientes.

• Gestión del Riesgo de Clientes.



• Estadísticas de ventas y clientes.

• Comisiones de Agentes comerciales.

- Ventas.

• Emisión de presupuestos a clientes. Evolución de estados

(pendiente de analizar, rechazada, aceptada,…) de las ofertas e

histórico de versiones.

• Gestión de Tarifas.

• Presupuestos / Pedidos / Albaranes / Facturas. Trazabilidad entre

documentos de venta.

• Formatos de impresión de documentos de venta

(presupuesto/pedido/albarán/factura)

• Albaranes de venta: entregas totales o parciales de pedidos.

• Facturación: emisión de facturas por albaranes individuales, por

rango de fechas, por obras,...

- Fabricación.

• Control de costes de producción: escandallos de fabricación

(materias primas, semielaborados, operaciones, mermas, … )

• Gestión de Órdenes de Fabricación:

• Fabricación a partir de stock bajo mínimos.

• Producción contra Pedidos de cliente (trazabilidad con los

documentos de venta).

• Partes de Trabajo de fábrica.

• Incidencias de fabricación.

- Almacén/Logística.

• Control de stock.

• Valoración de existencias.

• Movimientos de almacén:

• Entradas/Salidas.

• Traspasos.

• Recuento de existencias.



- Compras.

• Gestión de Pedidos y Albaranes de proveedor.

• Conformación de facturas de proveedor.

• Formatos de impresión de documentos de compra (pedidos y

albaranes).

• Ficha de proveedores.

• Gestión de proveedores.

• Estadísticas de compras y proveedores.

• Incidencias de proveedores.

- Área Económico Financiera.

• Procesos Contables:

� Introducción de facturas.

� Introducción de asientos contables.

� Compras: Conformación de facturas de compra e

introducción de otras facturas de compra.

� Ventas: Facturación de clientes, Anulación de facturas,

Imputación de Facturas a Contabilidad.

� Extractos (contabilidad general y analítica)

� Traspasos de movimientos contables y analíticos.

� Procesos de Cierre: de Explotación y de Contabilidad.

� Proceso de Apertura de Ejercicio.

� Gestión del Inmovilizado.

• Balances:

� De Situación.

� De Explotación.

� De Comprobación de Sumas y Saldos.

• Gestión de Tesorería:

� Conciliación bancaria

� Gestión de Cobros

� Gestión de Pagos



• Libros de IVA, Diario y Mayor.

• Contabilidad Presupuestaria (presupuestos de VV, %MV y Costes

de Estructura). Seguimiento de reales y desviaciones.

Migración de datos:

Se migrarán los datos de los sistemas corporativos actuales de ESCAYOLAS,

S.L., entendiéndose ésta como el traspaso de datos desde sus actuales

aplicaciones a la nueva, siendo esta información la relativa a ficheros maestros

de clientes, artículos, proveedores y cuentas contables.

5.1.3. Toma de requisitos. Comienza en esta fase una ronda de reuniones con cada uno de los usuarios

clave, en las que se expone por parte de ESCAYOLAS, S.L. todos aquellos

aspectos que consideran relevantes para que el nuevo sistema de gestión

funcione de acuerdo a sus expectativas. También se recopila información

relevante a juicio de los consultores, que luego será empleada en la

parametrización del sistema.

Nace en esta fase el Documento de Requisitos, que si bien permanecerá vivo

hasta el momento del arranque, debido a los ajustes que van surgiendo a lo

largo del proyecto, se muestra ahora su contenido definitivo, resaltando sólo los

aspectos de cada área que son más relevantes y que constituyen los puntos

críticos de la implantación.

Documento de Requisitos

Se hará referencia a cada una de las áreas funcionales a las que se va a dar

soporte con el sistema ERP y se detallarán las necesidades y peticiones de

ESCAYOLAS, S.L., indicando el grado de conformidad de la solución

propuesta.



Se enumerarán los requisitos de cada una de las áreas usuarias (en

documentos independientes referenciados), explicando cuál es la petición por

parte de ESCAYOLAS, S.L. Se valorará el objeto o fin que se persigue con los

mismos y se informará de su inclusión o no dentro del proyecto, explicando el

grado de conformidad de la solución propuesta frente a la petición realizada.

Se hará referencia a aspectos limitantes para el arranque, relacionados con el

Marco Técnico (sistemas actuales, comunicaciones, etc.…), información

importante o condicionante para el arranque, intercambio de datos con

terceros, etc.…

Es tras la toma de datos cuando se realiza un análisis en profundidad de todas

las áreas y sus requerimientos que nos permite proponer una planificación

definitiva de proyecto en documento independiente a éste de requisitos.

Los requisitos enumerados serán los que se consideren durante el proyecto.

Por ello debe ser, necesariamente, objeto de estudio, análisis y contraste por

parte del cliente, siendo vinculante su contenido en cuanto a las áreas de

actividad y requerimientos que se tratarán en la implantación.

Requisitos Económico Financiero

- Migraciones: ESCAYOLAS, S.L. ha empleado durante los últimos años

CONTAPLUS ÉLITE como herramienta para gestionar la contabilidad.

De dicha herramienta se extraerá:

• El plan contable de ESCAYOLAS, S.L. Asociado a dicho plan

contable existe información sobre proveedores, clientes y bancos.

Estos datos son los necesarios para tratar contablemente la

información de los terceros mencionados. De estos datos, los

considerados como origen válido, susceptibles de ser migrados a



MIC2000 ERP+ son los concernientes a proveedores y bancos, ya

que los datos de clientes se obtendrán de la aplicación a medida de

gestión de ESCAYOLAS, S.L. (OFICOMW). Para dicha migración se

suministrará el fichero “Subcta.dbf”, en una primera fase, para

cargar el entorno prototipo, y por último, en el momento de la

migración definitiva.

• Migración del ejercicio contable 2007. Se migrarán los asientos

contables que se hayan realizado desde el 1 de enero de 2007

hasta la fecha de arranque definitiva. Así mismo se migrará el

correspondiente libro de IVA. Para esta migración ESCAYOLAS,

S.L. facilitará el fichero “Diario.dbf” en las mismas condiciones que

las mencionadas anteriormente.

• Migración de la configuración de inmovilizado de ESCAYOLAS, S.L

(elementos de inmovilizado, cuentas contables, periodicidad, cuota

de amortización). En este caso los ficheros origen de los datos son

los que tienen la siguiente estructura : “Amo*.dbf”

A parte de las migraciones de datos, otros requisitos de la parte económico

financiera de la empresa son:

- Importación automática de las facturas de ventas a contabilidad. La

anterior herramienta permitía este automatismo pero mediante un

proceso batch unidireccional. Esto hace que el paso a contabilidad de

las facturas repercutidas sea un proceso irreversible. MIC2000 ERP+

permite dicho proceso de contabilizado, pero existiendo la posibilidad

de solucionar errores, ya que es un proceso reversible mediante

herramientas de la propia aplicación (anulación de asientos y de

facturas repercutidas).

- Conformación de facturas de compra. Necesidad de un proceso

parecido al de ventas que automatice la contabilización de facturas

soportadas, ya que el sistema actual no lo contempla, por lo que es

necesario “casar” de forma manual los albaranes de compra con las

facturas soportadas, y después contabilizar las mismas también



manualmente. El MIC2000 ERP+ permite la conformación de facturas

de compras a través de los propios albaranes de compras, siendo su

contabilización inmediata. Además, se configurará la imputación de

compras de forma que cada familia tenga su propia cuenta de

explotación.

- Listado de INTRASTAT. La empresa realiza un elevado número de

ventas a clientes comunitarios, por lo que precisan un listado que

detalle todas las facturas de venta a clientes comunitarios en

determinados rangos de fechas.

- Listado de saldos de clientes agrupado por provincias. Este requisito

tiene dos connotaciones. La primera es que los saldos de los clientes

no están actualizados hasta que sus facturas no han pasado a

contabilidad, lo cual genera el conflicto de que sólo por contabilidad no

son capaces de saber la deuda exacta de sus clientes. Para resolverlo

se propone un informe cuyo origen no sea sólo la contabilidad, sino que

también contemple dichas facturas sin contabilizar. Adicionalmente,

debido a que en MIC2000 ERP+ la gestión de efectos comerciales no

reside en la contabilidad, sino en un registro de vencimientos de cobro,

también se contemplarán los efectos comerciales no remesados. El

segundo aspecto es la agrupación por provincias. Esta petición se debe

a que parte de la gestión del cobro la realizan los comerciales, por lo

que antes de salir de viaje, se les informa de las deudas de los clientes

que pertenezcan a las rutas que van a realizar.

- Gestión del cobro: procesado por parte del sistema de efectivo,

transferencias, cheques, pagarés y recibos domiciliados. Sobre todo

tiene especial importancia la gestión de los pagarés, ya que es una

forma de pago muy habitual en el sector, y siendo práctica casi en el

95% de los casos el descuento de los mismos.



- Gestión del cobro: emisión de remesas al cobro (cuaderno 58).

Generación de los correspondientes ficheros de remesas para ser

remitidos de forma telemática a las entidades bancarias.

- Gestión del riesgo de los clientes. Este es uno de los puntos críticos de

la implantación, y cuya correcta implementación asegura el éxito del

proyecto. Es habitual en el sector de fabricación y distribución de

materiales para construcción el control exhaustivo del riesgo de los

clientes. Es fundamental la definición de la “fórmula del riesgo” para

ESCAYOLAS, S.L. Los conceptos que entrarán a formar parte del

riesgo de los clientes son los siguientes:

• Pedidos de venta pendientes de servir: este elemento forma parte

del riesgo, porque es mercancía que se reserva para el cliente, por

lo que no es susceptible de ser vendida.

• Albaranes de venta pendientes de ser facturados: existe un elevado

importe comprometido en esta situación, ya que la empresa tiene un

elevado número de clientes a los que se les factura una vez al mes,

por lo que hasta final de mes, sus ventas no pasan al libro de IVA.

• Facturas pendientes de contabilizar: en el tránsito de contabilización

de facturas repercutidas también se encuentran una gran cantidad

de facturas, ya que si bien la empresa liquida IVA mensualmente, lo

hace el día 20 de cada mes, por lo que es habitual que las facturas

no pasen a contabilidad hasta que no se aproxima dicho día.

• Efectos comerciales remesados no vencidos, o vencidos hace

menos de diez días, ya que se considera que pasado estos días,

desaparece el riesgo del efecto comercial (fundamentalmente

pagarés), es decir, ha pasado tiempo suficiente como para que el

banco haya devuelto el efecto.

• Saldo de la cuenta contable del cliente: obviamente, además de los

conceptos anteriores, también es necesario considerar el saldo de la

cuenta contable del cliente.



- Listado de las facturas emitidas a clientes cuyo riesgo está asegurado

mediante una póliza de seguro de crédito interno: hay clientes cuyo

riesgo se encuentra asegurado, motivo por el cual es necesario detallar

al banco las operaciones de venta que se les realizan.

- Lista de saldos de proveedores. Actualmente la empresa no posee un

sistema que gestione el pago a proveedores, por lo que difícilmente

tienen los saldos de los mismos actualizados. Se propone un sistema

mixto, parecido al de los saldos de clientes, ya que de nuevo el sistema

no gestiona los pagos desde la contabilidad, sino desde un registro de

vencimientos de pago. Dicho sistema mixto contempla tanto el saldo de

la cuenta contable del proveedor, como los efectos emitidos y aún no

pagados.

- Gestión de pagos: para agilizar los pagos a través de transferencias, es

conveniente la generación automática del modelo 34.1, el cual es

remitido vía electrónica al banco.

- Agilización de la conciliación bancaria. La empresa acumula con

facilidad grandes retrasos en la contabilización de los bancos. Se

propone emplear la herramienta de ayuda al punteo de MIC2000 ERP+,

mediante la importación de ficheros normalizados Q34, facilitados por

las entidades bancarias.

- Gestión de la amortización del inmovilizado. Parametrización de los

activos, cuentas de inmovilizado, de amortización acumulada y dotación

de la amortización. Configuración del cuadro de amortización. Asientos

de amortización a petición.

Requisitos de Control de Gestión

- Política de costes: este es uno de los apartados que definen gran parte

de la parametrización del sistema. La política de costes a seguir es la

de coste estándar. Esto implica que al principio de cada ejercicio se



definen los costes de los artículos con los que trabaja la empresa, y es

en base a esos costes conforme a los que se calcularán los costes de

fabricación de los productos de producción (a través de su escandallo),

así como los costes de las mercaderías. Para analizar lo acertado de la

definición de los estándares se desarrollará un informe que evalúe las

desviaciones entre los costes estándar y los reales a final de año, de

forma que si es necesario sean modificados en base a criterios que no

sean sólo el aumento del coste de las materias primas, salarios u

operaciones, sino que sirva también para evaluar la bondad del proceso

productivo.

- Política de precios de venta: la enorme competitividad del sector hace

que sea necesaria una política de precios de venta casi personalizada

para los clientes. Aquellos clientes con amplio historial de compras en

ESCAYOLAS, S.L. se benefician de tarifas especiales. Actualmente los

precios de venta se definen en función del mercado, más que en

función de los costes, lo cual no es negativo, pero es posible ajustar los

mismos mediante un análisis de los costes de fabricación y

comercialización. Se profundizará en los requisitos de la política de

precios de venta en la parte de requisitos del proceso de ventas.

- Presupuestaria, módulo de presupuestación de volumen de ventas, y

márgenes, mensualizados por familias. Los conceptos de

presupuestación serán agrupadores de familias de productos:

• Placas

• Escayolas

• Yesos

• Herramientas

- Informes que evalúen las ventas y los márgenes establezcan la

comparativa con el acumulado del año y los años anteriores, mostrando

a su vez las desviaciones frente a los presupuestos.



- Presupuestaria de costes de estructura; con el fin de hacer un análisis

económico completo de la empresa, también se dotará de un módulo

de presupuestación de los costes de estructura, con la misma división

por meses que los volúmenes de ventas y márgenes.

- Informe de costes de estructura mensualizado, con la correspondiente

desviación frente a los presupuestos, y análisis del acumulado y

desviaciones respecto al año anterior.

Requisitos de Ventas

- Personalización de los formatos de ventas (presupuesto, pedido,

albarán y factura).

- Ficha de clientes: los requisitos respecto a la información a mantener

de los clientes son los siguientes.

• Posibilidad de almacenar varias direcciones, desde la dirección

fiscal, hasta las direcciones de las distintas sedes del cliente. Incluso

es necesario almacena las direcciones de las distintas obras a las

que se envía material a nombre del cliente. Además está el caso de

que la dirección de envío de las facturas no coincida con la dirección

fiscal.

• Denominación comercial del cliente, que en muchas ocasiones no

coincide con la razón social.

• E-mail del cliente.

• Persona de contacto.

• Varios teléfonos y fax de contacto.

• Datos del banco del cliente (número de cuenta bancaria, nombre del

barco, dirección de la sucursal, teléfono de la misma).



• Catalogación del cliente en histórico o no histórico, en función de

unos criterios que serán expuestos en la toma de requisitos

comerciales.

• Asignación de tarifa de venta.

• Definición de forma de pago habitual.

- Gestión de tarifas: la gestión de tarifas personalizadas para cada

cliente es obligatoria para ser competitivo en el sector. Las tarifas de los

clientes contemplan las siguientes posibilidades:

• Descuento por familia.

• Descuento por artículo distinto del descuento de la familia a la que

pertenece.

• Precio específico para el cliente distinto del precio de venta del

catálogo.

El sistema permite este tratamiento, además de una utilidad que permite

mediante las herramientas para la creación de tarifas, modificar de forma

masiva los precios del catálogo. A cada cliente se le asigna una tarifa,

pero también es posible asignar tarifas a las distintas obras del mismo, y

que estas no coincidan con la tarifa de la ficha del cliente. Así mismo es

posible cambiar de tarifa a voluntad en cada venta.

- Migración de los datos de clientes: el origen de los datos de clientes a

migrar es la aplicación a medida que posee ESCAYOLAS, S.L., que

contiene todos los datos concernientes a direcciones, CIF, datos de

contacto, formas de pago, datos bancarios, etc.

- Migración de los artículos: los artículos a migrar residen también en la

aplicación antes mencionada, así como el listado de familias y su

relación con los artículos. También serán migrados desde este origen

las distintas tarifas de venta para cada cliente.



- Documentos de venta: los datos específicos a mostrar en los albaranes

de venta, además de los propios de trazabilidad, datos del cliente, fecha

del albarán, fecha prevista de envío y artículos de que se compone

(datos que contempla el estándar), son los que a continuación se citan.

• Nombre del conductor y teléfono de contacto del mismo.

• Matrícula del camión que hace el transporte.

• Matrícula del remolque.

• Agencia de transporte.

Cuando la expedición se hace mediante contenedor indicar:

• Número de contenedor.

• Kg. del transporte.

• Número de bultos.

• Precinto.

• Destino.

• Agencia de transportes (si la hubiera).

Además es necesario indicar las posibles mermas que se den en el

transporte.

Estos datos también aparecerán el la factura si esta es generada a partir

de un único albarán que contiene toda esta información.

Adicionalmente, también es necesario indicar la obra en la que se sirve

el albarán, si fuera el caso, lo cual también tiene importancia para la

facturación del albarán, como se verá más adelante.

Otro aspecto a destacar respecto a los albaranes es la posibilidad de

imprimir albaranes sin valorar, para el caso de que el transporte lo haga

una agencia externa.

- Proceso de facturación: la casuística de la facturación es la siguiente.



• Clientes a los que se les emite una factura por todos los albaranes

que se les haya servido a lo largo del mes. Este es el 80% de los

casos aproximadamente.

• Clientes a los que se les emite una factura por mes y obra. Es como

el caso anterior, pero emitiendo facturas distintas para las diferentes

obras que el cliente tiene en curso y en las que se les ha

suministrado el material.

• Clientes que no tienen obras pero sí distintos almacenes, y que

desean hacer la misma distinción para los almacenes que en el caso

de las obras.

• Clientes a los que se les emite la factura directamente en el

momento de retirar la mercancía. Aquí están incluidos los clientes

que solicitan factura, pero no tienen ficha de cliente en cuyo caso se

rellena la factura con sus datos fiscales.

• Factura diaria que contempla las ventas realizadas a clientes

particulares que no desean factura.

- Caja: en las tres sedes de la empresa hay una caja mediante la cual se

registran ciertas operaciones de cobro y pago en efectivo. La naturaleza

de los cobros es variada, yendo desde clientes que saldan total o

parcialmente deudas atrasadas, entregas a cuenta sobre albaranes que

se les sirve, o incluso adelantos. Los pagos suelen ser retiradas de

dinero de la caja de la sede para enviarlos a la caja principal o a los

bancos, o pagos de poca cuantía a proveedores que no tienen ficha de

proveedor o que suponen poca cuantía. También se hacen anticipos de

la nómina a los empleados a través de la caja.

- Información sobre los pedidos pendientes de suministrar. Conocer en

todo momento aquellos pedidos de ventas que están pendientes de ser

suministrados, pudiendo distinguir aquellos cuya fecha prevista de

envío se ha superado y aquellos que están próximos a la misma.



- Listado con la deuda atrasada del cliente, de forma que en base al

saldo del cliente se muestren las facturas que contemplan dicha deuda.

Los criterios para calcular el saldo del cliente son los mismos que los

establecidos en la toma de requisitos económicos financieros.

- Control de alta de documentos. Es decisión de la gerencia, que se

registre qué usuario y cuando se da de alta un albarán de ventas, o se

emite una factura. Para ello se montará una auditoria de las tablas

afectadas.

Requisitos de Compras:

- Personalización de los formatos de compras(pedido y albarán).

- Ficha de proveedores: además de los datos estándar de la ficha de

proveedores, es necesario establecer una clasificación de los mismos

en base a los siguientes criterios, que no son más que atributos del

proveedor.

• Proveedores de servicios de apoyo (material de oficina, servicios de

mantenimiento y calibración, etc.)

• Proveedores de servicios de logística (agencias de transporte

externas, etc.)

• Proveedores de materiales que afectan a la calidad del producto

final, los cuales son a su vez clasificados en:

� Históricos

� Nuevos

� Rechazados

- Tarifas de proveedores: mantener los precios de los proveedores,

teniendo en cuenta que para un mismo artículo de compra pueden

existir varios proveedores, y que un mismo proveedor tiene distintos

precios para un mismo artículo en función de diversos factores, como



pueden ser las ubicaciones desde las que sirve la mercancía a las que

la sirve (las distintas sedes de ESCAYOLAS, S.L.)

- Albaranes de compra, registro de incidencias. Existen incidencias tipo

que se pueden dar a la hora de recibir un suministro, las cuales se

registran junto a una serie de comentarios en el albarán de compra. Los

tipos de incidencias mencionados son:

• Retrasos en las entregas.

• Material defectuoso.

• Diferencias entre cantidades pedidas y recibidas

Estas incidencias serán explotadas a través de un informe que luego

puede ser empleado para la clasificación de calidad del proveedor o

para una eventual negociación de tarifas.

- Estadísticas de compras por proveedor y artículo. Informe que

mostrará las compras hechas a un proveedor en un intervalo de tiempo

determinado, por artículo, y mostrando también los precios de coste

registrados en los albaranes de compra.

Requisitos de Producción

- Gestión de costes, escandallos de fabricación. ESCAYOLAS, S.L. tiene

definidos sus escandallos de fabricación, que combinados con la

política de costes estándar, conforman parte de la política de costes de

la empresa. Dichos escandallos se componen de

• Materias primas, cuyo consumo incluye las mermas de las mismas

en el proceso de fabricación.



• Operaciones, dentro de cuyo coste se contemplan los consumos de

combustible y de material de reposición, la mano de obra asociada a

la operación, las amortizaciones de la maquinaria y los

mantenimientos de las mismas.

• Mano de obra no imputable a operaciones, teniendo en cuenta que

existen dos escalones de mano de obra diferenciados.

Es importante resaltar que no se consideran semielaborados en el

proceso de fabricación.

- Órdenes de fabricación: lanzamiento de órdenes de fabricación a partir

de stock bajo mínimos o de pedidos de ventas. Al comenzar el turno, el

responsable de fábrica informa al grupo de trabajo de los distintos tipos

de referencias a fabricar, así como de sus correspondientes cantidades.

Si se diera el caso de que haya que fabricar una pieza especial, las

especificaciones del pedido de ventas del que proceda serán

comunicadas al grupo de trabajo.

Al final del turno el grupo de trabajo, bien sea un empleado o una

cuadrilla, informa mediante el parte diario de producción del número de

referencias fabricadas, las cantidades, las no conformidades, las roturas

e incidencias. Cualquier evento que haga que el grupo de trabajo no esté

las 8 horas produciendo se refleja como una incidencia. En la OF se

reportarán todos los datos relacionados con incidencias de producción

roturas, etc.

Al no conocerse el número de piezas fabricadas de cada referencia

hasta finalizar el turno, será entonces cuando se de de alta la

correspondiente orden de fabricación en MIC2000 ERP+.

- Mermas de fabricación: las mermas de fabricación suponen por lo

general el 0,5% de lo fabricado. Estas serán sumadas a las de

almacenaje (otro 0,5%), que se mencionarán después, de forma que el

alta de producto finalizado que se da en el sistema en el momento de



cerrar la orden de fabricación contemple dichas mermas. Aunque como

se ha mencionado las mermas totales sean por lo general del 1%, estas

se podrán especificar por familia.

Requisitos Almacén

- Distintos almacenes: la empresa tiene tres sedes (Carmona, Sevilla y

Dos Hermanas), y cada una de estas sedes tiene su propio almacén.

Como mínimo, estos serán los almacenes a crear en MIC2000 ERP+.

Más adelante veremos que serán necesarios más almacenes.

- Materias primas: se creará un almacén específico para las mismas,

que será de donde salgan las materias primas correspondientes al

escandallo de los productos que se indiquen en las órdenes de

fabricación, las cuales darán salida al material al ser cerradas.

- Productos semielaborados: en principio no se contempla su existencia,

si bien hay que tener en cuenta que los productos son siempre

susceptibles de ser vendidos en estado húmedo (exceptuando las

placas desmontables que como pasan por el horno en el 100% de los

casos siempre se venden secas). Para hacer esta distinción sería

posible establecer almacenes de productos semiacabados en estado

húmedo, pero por simplicidad, y teniendo en cuenta que incluso las

sedes podrían almacenar material húmedo, esto por ahora no se va a

controlar.

- Productos terminados: cada sede tendrá su almacén de productos

terminados. Hay que tener en cuenta que en ocasiones se fabrica

material de escayola no conforme. El motivo principal suele ser que las

cisternas de escayola suministradas por lo proveedores tienen un nivel

de blancura fuera de especificaciones. Cuando estas cisternas no son

rechazadas, y se decide aprovecharlas, se produce material que la

empresa recomienda pintar a sus clientes, pero que es igualmente



vendible. Esta y otras pueden ser las causas de estas no

conformidades que permiten vender el material. Para establecer el

control de esta mercancía, se darán de alta almacenes de productos no

conformes en las distintas sedes.

- Artículos y familias: todos los artículos estarán codificados, y además

asociados a una familia. Esto es indispensable en el caso de los

artículos que son comprados, ya que hay una imputación contable

distinta por cada familia, por lo que todo artículo que esté presente en

un albarán de compras cuya correspondiente factura sea conformada,

habrá de tener familia asociada.

- Artículos con gamas. En principio no se contemplan distintas gamas

para un mismo artículo, pero es posible que en un futuro se decida

comercializar placas de colores. Si así se llega a decidir, las distintas

versiones de colores de una misma placa serán contempladas como

gamas de la misma.

- Valoración del stock: siguiendo la coherencia con la política de costes,

las distintas valoraciones de stock se harán a coste estándar, el cual se

definirá en el maestro de artículos.

- Entradas y salidas de almacén: las entradas y salidas de almacén se

producirán ante los siguientes eventos:

• Entradas:

� Albaranes de compra.

� Órdenes de fabricación (materias primas).

� Traspaso entre almacenes.

� Movimientos especiales (recuento de existencias, material

no controlado, etc.)

• Salidas:

� Albaranes de venta.

� Órdenes de fabricación (productos terminados).

� Traspaso entre almacenes.



� Movimientos especiales (recuento de existencias, robos,

roturas, etc.)

- Mermas en almacenaje: como se mencionó anteriormente, no se dan

mermas en el almacenaje de materia prima, pero sí en el de productos

terminados. Estas mermas, que alcanzan el 0,5% aproximadamente,

serán procesadas directamente junto a las mermas de fabricación.

- Análisis de desviaciones. A través de las entradas de almacén, se hará

un análisis del error cometido al considerar el coste de los productos a

coste estándar. Conociendo estas desviaciones será más fácil mejorar

dicho coste estándar de un año para otro.

Requisitos Comerciales

- Comerciales o agentes: ESCAYOLAS, S.L. cuenta con dos

comerciales, a parte del director comercial, que también desempeña

labores de adjunto a la gerencia. Estos comerciales se darán de alta en

MIC2000 ERP+ con diferentes objetivos, los cuales se irán viendo a

continuación.

- Asignación de comerciales a clientes. Todo cliente tiene un comercial

asignado, que es el que se encara de establecer relaciones con él,

suministrarle información, gestionar sus ventas y en algunas ocasiones

cobrarle. Esto se hará directamente en la ficha del cliente.

- Clientes históricos y no históricos: los clientes de ESCAYOLAS, S.L.

son catalogados de esta forma en función de si son clientes que tienen

una relación consolidada desde hace años con la empresa (históricos),

o bien se tratan de nuevos clientes conseguidos por los actuales

comerciales de la plantilla. Esto será factor a tener en cuenta para el

cobro de comisiones.



- Comisiones de los agentes. Las comisiones de los agentes se liquidan

pasado el año, y en función de las ventas realizadas a clientes no

históricos. Es por tanto necesario un informe que muestre las ventas

detalladas y acumuladas a dichos clientes no históricos.

- Estadísticas de ventas por comercial. Independientemente de la

catalogación de histórico o no histórico, se requiere un informe que

muestre las ventas asignadas a cada comercial.

- Actividad comercial. Los comerciales introducirán en el sistema los

datos derivados de su actividad comercial. No sólo se trata de

contactos, sino que también se trata de las visitas, llamadas, e-mails,

etc. intercambiados con los clientes, incluyendo las impresiones que de

dichos contactos se lleven (positiva, normal o mala).

- Listado de clientes que llevan un tiempo sin comprar. Esta herramienta

se empleará tanto como para enfatizar en la actividad comercial con

ciertos clientes, como para dar de baja aquellos que no son

interesantes.

- Gestión del riesgo de los clientes: este apartado se llevará a cabo

conforme a lo descrito en el apartado de ventas, y será accesible para

los comerciales.

- Listado de productos con la tarifa del cliente, de forma que contengan

los artículos en venta con los respectivos descuentos o precios

especiales para cada cliente.

- Listado de clientes por país, provincia y código postal. Esto es útil entre

otras cosas para programar las rutas de los comerciales.



- Listado de ventas por productos, en los cuales se mostrarán por meses

el precio de venta medio de cada cliente y el precio de venta medio

global del artículo.

- Listado de ventas comparadas por cliente, mes y periodo.

- Listado de las facturas de los clientes, agrupadas por obras si fuera el

caso, y ordenadas por fechas, y con la posibilidad de filtrar por los

conceptos anteriores.

Aspectos limitantes

Desde el punto de vista de infraestructura es importante mencionar los

siguientes aspectos:

- La empresa ESCAYOLAS, S.L. tiene tres delegaciones en la provincia

de Sevilla, conectadas vía VPN (red privada virtual). Se reservarán los

recursos necesarios de la citada red para dar servicio al sistema ERP a

implantar.

- En la sede central, ubicada en la localidad de Carmona, residirá el

servidor de datos (servidor principal del sistema). En cada una de las

delegaciones se configurará un servidor de ficheros y se instalará el

software cliente correspondiente.

- Para el envío de documentos de compra y venta (presupuestos,

pedidos, albaranes, facturas,…) a terceras empresas por correo

electrónico (o fax) se configurarán los formatos de la gestión comercial

con la imagen corporativa de ESCAYOLAS, S.L. Estos formatos

sustituyen los actuales sobre “papel preimpreso” que actualmente se

emplean, para lo que se hace necesaria la instalación de impresoras a

color para la impresión física de los mismos.



- Se pretende dotar a la organización de la posibilidad de envío por fax

de documentos generados desde el sistema ERP. Será necesario

disponer, en las estaciones clientes que corresponda, de módem y

acceso a la conexión telefónica.

Para el arranque del nuevo sistema MIC2000 ERP+, se hacen los comentarios

que siguen:

- Se determinará fecha de corte de operaciones de los sistemas actuales

de gestión comercial (OficomW) y gestión EEFF (CONTAPLUS de

Sage SP) y fecha de comienzo (arranque) posterior de explotación del

nuevo sistema. No habrá convivencia de sistemas actuales y MIC2000

ERP+.

- Se migrará desde CONTAPLUS el ejercicio contable 2007, las

transacciones hasta el día de la fecha de corte de operaciones. No se

migrará al nuevo sistema la gestión comercial.

En cuanto a los datos maestros necesarios para el correcto funcionamiento del

sistema:

- Se exportarán desde los sistemas actuales los datos maestros

correspondientes a las principales entidades (clientes, proveedores,

artículos, plan contable, elementos de inmovilizado,…), rescatables en

formatos estándar de los mencionados sistemas, haciendo la carga

inicial correspondientes en el sistema ERP destino.

- Desde ESCAYOLAS, S.L. se aprovechará la implantación para

codificar o revisar la codificación de las entidades implicadas, para

conseguir una gestión normalizada de la información.



- Se han de definir y/o validar los escandallos de fabricación que

permitan una mecanización de la gestión de almacén y un seguimiento

de desviaciones de reales frente a presupuestos.

Hasta aquí el contenido de la toma de requisitos y de su correspondiente

entregable. A continuación se muestra el diseño funcional propuesto, cuyo

contenido no es más que el flujo de negocio que será aprobado al final de la

Fase Crítica.

Diseño funcional

En el siguiente diagrama se muestra el análisis funcional de la empresa en

forma de flujo de negocio:



Figura 5.1 Flujo de Negocio de ESCAYOLAS, S.L.



Este flujo de negocio surge tanto del análisis del la forma de trabajar de

ESCAYOLAS, S.L. como de la adaptación a MIC2000 ERP+. Como ya se

mencionó anteriormente, el ERP+ no se adapta al negocio, pero sí al tipo de

negocio. Es por esto que es fácil encontrar un nexo de unión entre la aplicación

y la empresa que soporta el proceso de implantación.

Explicación del flujo de negocio:

El flujo de negocio parte del contacto comercial, teniendo varios posibles

finales, siendo uno de ellos la gestión del cobro de la venta realizada al cliente.

A lo largo del proceso, se va atravesando por una serie de divisiones verticales

que no son más que las divisiones funcionales de la empresa. A través de esta

representación se plasma la verdadera dimensión de la integración de los

procesos de la organización, y de cómo estos han de estar perfectamente

coordinados para que la forma de trabajar de el máximo rendimiento. De aquí

la importancia de un ERP, que permite que el flujo de información no sea un

obstáculo, sino una herramienta de apoyo.

Una vez realizada la actividad comercial de visitas, presentación de la empresa

y de los productos, llega el momento de presentar una oferta si el cliente así lo

solicita. También puede darse el caso de que sea el propio cliente el que

solicite dicha oferta. Independientemente de uno u otro, será necesaria una

evaluación del riesgo del cliente, ya sea mediante información interna, o

mediante la información suministrada por entidades externas (bancos, etc.). Si

la evaluación del riesgo da un resultado negativo, queda a criterio de la

gerencia el continuar o no con la operación, ya que a veces se puede tratar de

clientes estratégicos o la gerencia puede poseer información no formal sobre el

cliente que haga conveniente la venta.

En el proceso de elaboración y presentación del presupuesto al cliente, hay

que contemplar el proceso de realimentación que implica un posible rechazo

del mismo por parte del cliente. Un presupuesto rechazado podrá ser revisado

o no en función de si el cliente pide o no dicha revisión, o si la empresa decide

no modificar las condiciones de la oferta.



Una vez aceptado el presupuesto por parte del cliente, se puede llegar a hacer

un nuevo análisis del riesgo con las condiciones finales de la contratación,

estableciéndose de nuevo el mismo flujo de decisión. Aquí acaba la función

comercial de la operación.

Con el presupuesto contratado se lanza el pedido de ventas, en el cual se

estima una fecha prevista de suministro en función del stock existente o de la

disponibilidad de los recursos si se trata de producción especial bajo encargo.

Si la venta es de un producto que requiere fabricación a medida, la operación

entra entonces en la función de producción. De otro modo, si es contra stock,

pasaría a almacén.

En el caso de producción a medida se lanza la orden de fabricación pertinente,

que de baja en almacén las materias primas y de alta los productos finalizados

(al cerrar la orden). Llegado a este punto, la operación pasa a almacén.

También pueden llegar requerimientos a producción por parte de almacén para

que se efectúe la producción de mercancía cuyo stock se considera que está

bajo mínimos. A partir de aquí, el proceso es el mismo que para la producción

de mercancía por encargo.

Una vez en almacén, sea cual sea el origen del pedido (contra stock o a

medida), se prepara el mismo para ser servido, y llegado el momento, emitir el

correspondiente albarán de ventas que de de baja la mercancía en el almacén.

También es misión del almacén la recepción y verificación de la mercancía

comprada, de forma que se coteje el albarán recibido del proveedor con el

pedido que se hizo, y se tome la decisión de dar entrada o no a la mercancía,

validando por lo tanto el albarán de compras.

El responsable de almacén deberá velar porque los niveles de stock, tanto de

materias primas como de productos terminados, sean los adecuados para dar

servicio al cliente y para abastecer a la función productiva. Por lo tanto, será el

encargado de comunicar las necesidades de compras y las necesidades de



producción. Los traspasos entre almacenes (distintas sedes físicas y

almacenes lógicos de la empresa) también se llevarán a cabo por parte del

personal del almacén.

El personal de compras recibirá las necesidades de compras, y establecerá

contacto con los proveedores para realizar los pedidos de compras necesarios.

A su vez, una vez recibida la mercancía y obtenido el visto bueno por parte del

personal de almacén, compras se encargará de recibir la factura del proveedor

y conformar la misma, pasando el trámite del pago a administración.

La entrega de la mercancía al cliente es misión de suministros, ya sea por

medios propios de ESCAYOLAS, S.L., medios del cliente, o una agencia de

transporte externa. En cualquier caso, son los encargados de hacer llegar

físicamente el albarán al cliente, pasando el trámite del cobro a administración.

Administración se encargará de la emisión de facturas de ventas a partir de los

albaranes, del cobro de los mismos, del pago de las facturas de compra, y de la

contabilización de todas las operaciones.

Este es el flujo de negocio propuesto, pero las divisiones funcionales entre los

distintos grupos de trabajo no tienen por qué corresponderse al modelo

propuesto. En ESCAYOLAS, S.L. los grupos de trabajo quedarán como sigue:

- Gerencia: labores comerciales y de control de gestión.

- Comercial: contactar con clientes, negociar tarifas, emitir presupuestos

y parte de la gestión del cobro.

- Ventas: emisión de pedidos, albaranes y facturas de compra, gestión

de los suministros, cobros y pagos en caja, y planificación logística.

- Producción: control de la fabricación de productos, control del stock de

materias primas, emisión de pedidos de compras, conformación de

facturas de proveedor, gestión del personal, control del stock de



productos terminados, traspasos y movimientos especiales de almacén

y sistema de calidad.

- Administración: contabilización de operaciones de compra y venta,

gestión del cobro, gestión del pago, parte del control de gestión.

- Almacén: expediciones y ejecución de la logística interna.

Diseño de parametrización

En el diseño de parametrización se muestran las soluciones adoptadas para el

cumplimiento de los requisitos del cliente, por lo que se adopta la misma

estructura.

Económico Financiero

- Importación automática de las facturas de ventas a contabilidad

Figura 5.2 Configuración de la imputación de ventas



Mediante la configuración de imputación de ventas se configura, para

cada serie definida en la organización, cual es la cuenta de explotación

empleada para la creación automática de los asientos de las facturas de

venta. En el caso de las ventas se emplea una única cuenta de

explotación para todas las series y familias de artículos. Para anular

facturas ya contabilizadas se borra en primer lugar el asiento asociado, y

después se anula la factura.

- Conformación de facturas de compra.

Figura 5.3 Configuración de la imputación de compras

En el caso de las facturas de compra si se hace un desglose de

imputación por familia, es decir, a cada familia se le asocia una cuenta

de explotación distinta, de forma que esta es contra la que se

contabiliza.

Además, el proceso de contabilización es inmediato, una vez la factura

es conformada.



Figura 5.4 Conformación de facturas de compras

Como se puede observar en la pantalla, el sistema propone el importe

de la factura a conformar tomando como referencia el albarán de

compras. Existe cierta tolerancia a la diferencia entre el importe de la

factura y del albarán, que en este caso se ha configurado para que no

sea mayor de un euro.

- Listado de INTRASTAT. Este listado se lanza desde el mantenimiento

de clientes, y muestra agrupadas por países y clientes las facturas de

venta emitidas a clientes comunitarios en el periodo seleccionado. La

característica de comunitario se selecciona en la ficha del cliente.



Figura 5.5 Listado de Intrastat

- Listado de saldos de clientes. El informe contempla el saldo contable,

las facturas sin contabilizar y los efectos comerciales no remesados. Se

lanza desde el mantenimiento de clientes, y es posible mostrarlo

totalizado o a una fecha determinada.



Figura 5.6 Listado de saldos de cliente

- Gestión del cobro: procesado por parte del sistema de efectivo,

transferencias, cheques, pagarés y recibos domiciliados. Esto se

consigue, en primer lugar, con una correcta configuración de las formas

de pago (vencimientos, tipos de efectos comerciales, etc.), y después,

con la asignación de la misma a la factura de venta, de forma que el

sistema da de alta de forma automática el efecto comercial en el

registro de cobros.



Figura 5.7 Pantalla de edición de cobros

Así mismo es posible editar el mismo desde el propio registro, o incluso

dar de alta uno nuevo.

- Gestión del cobro: emisión de remesas al cobro (cuaderno 58). Los

efectos se podrán remesar directamente desde la pantalla de gestión

de cobros, pudiendo incluso agrupar varios efectos dentro de la misma

remesa. La pantalla que permite la emisión de remesa es la que sigue:

Figura 5.8 Pantalla de emisión del cuaderno 58



- Gestión del riesgo de los clientes. Recordamos la “fórmula del riesgo”

para ESCAYOLAS, S.L.

• Pedidos de venta pendientes de servir.

• Albaranes de venta pendientes de ser facturados.

• Facturas pendientes de contabilizar.

• Efectos comerciales remesados no vencidos, o vencidos hace

menos de diez días.

• Saldo de la cuenta contable del cliente.

Figura 5.9 Informe de riesgo de clientes

En el informe se muestran todos los conceptos nombrados

anteriormente, existiendo la posibilidad de filtrar por cliente. Se lanza

desde el mantenimiento de clientes.

- Listado de las facturas emitidas a clientes cuyo riesgo está asegurado

mediante una póliza de seguro de crédito interno. La condición de

asegurado se configura en la ficha del cliente.



Figura 5.10 Listado de clientes asegurados

Se muestra el importe total acumulado por tipo de cliente (nacional,

intracomunitario o extracomunitario), y con el listado de las facturas de

los clientes asegurados durante el periodo seleccionado.

- Lista de saldos de proveedores. El informe contempla tanto el saldo de

la cuenta contable del proveedor, como los efectos emitidos y aún no

pagados.



Figura 5.11 Listado de saldos de proveedor

Se lanza desde el mantenimiento de proveedores, y se puede mostrar

tanto detallado como acumulado.

- Gestión de pagos: generación automática del modelo 34.1. En el

módulo de tesorería existe una pantalla específica para la generación

de dicho modelo. Para que este modelo de orden de transferencia

bancaria se genere de forma correcta, es necesaria la correcta

definición del proveedor en la ficha de proveedores, así como velar

porque los datos como la cuenta bancaria del mismo presente el

formato adecuado.

- Agilización de la conciliación bancaria. En primer lugar, es necesario

descargar el fichero Q34 de la correspondiente web bancaria. Una vez

importado este al sistema, se puede utilizar la herramienta de ayuda al

punteo de asientos bancarios. MIC2000 ERP+ cruza los asientos no

punteados con los del Q34, de forma que es capaz de identificar cada

asiento con su análogo en el Q34.



Figura 5.12 Pantalla para la conciliación bancaria

- Gestión de la amortización del inmovilizado.

Figura 5.13 Configuración del cuadro de amortización

Mediante la gestión de inmovilizado de MIC2000 ERP+ es posible

generar el cuadro de amortización que se pretenda para el bien

inmovilizado, permitiendo la contabilización automática o a voluntad.

También es posible modificar anteriores asientos de amortización.



Control de Gestión

- El informe principal de control de gestión que se obtiene finalmente,

como resultado de comparar las ventas y márgenes reales (a coste

estándar) con lo presupuestado, y los costes de estructura también con

lo presupuestado es el siguiente.

Figura 5.14 Informe de control de gestión

Ventas

- Personalización de los formatos de ventas (presupuesto, pedido,

albarán y factura). El formato personalizado es el que sigue a

continuación.



Figura 5.15 Formato de documentos de venta

En este formato sólo falta la cabecera, que contiene datos confidenciales

desde el punto de vista de este proyecto, como es logotipo de la

empresa y sus datos de localización. Tanto presupuestos, como

pedidos, albaranes y facturas de ventas se emiten bajo este formato. De

esta forma también es posible enviar estos formatos vía correo

electrónico, mediante la generación de pdf’s.

- Ficha de clientes. Los requisitos de información a almacenar son

cumplidos en su práctica totalidad por el estándar, si bien ha sido

necesario añadir algún campo anexo para cumplirlos al 100%.



Figura 5.16 Ficha de clientes

También se configura la gestión de proyectos con el fin de registrar las

distintas obras que los clientes tienen en curso, de modo que se puedan

mantener las direcciones de las mismas, y asociarlas a los documentos

de venta.

Figura 5.17 Mantenimiento de proyectos (obras)



- Gestión de tarifas. ESCAYOLAS, S.L. La gestión de tarifas empleadas

es la estándar de MIC2000 ERP+. En ella, en primer lugar, se asigna

una tarifa al cliente en la ficha de clientes, de tal manera que cuando se

selecciona el cliente en un documento de venta, se carga

automáticamente la tarifa del ese cliente. En consenso con la gerencia,

y con motivos comerciales, se propone emplear en las tarifas sólo la

funcionalidad de los descuentos (tanto por familia como por artículo

específico), y no la de precios especiales por artículo, de forma que a la

hora de presentar al cliente sus tarifas, pueda apreciar mejor el

descuento respecto a los precios de catálogo.

Figura 5.18 Gestión de tarifas de venta

- Documentos de venta. Para cumplir los requisitos de información

adicional contenida en albaranes de venta y facturas de venta, se dan

de alta varias tablas anexas en la cabecera de albarán de ventas, con

su correspondiente visualización en pantalla y en los formatos:



Figura 5.19 Albarán de venta

La figura anterior muestra la información estándar que aparece en un

albarán de ventas. La figura siguiente muestra los campos anexos

añadidos por petición del cliente.

Figura 5.20 Datos anexos a la cabecera de albarán de ventas

- Proceso de facturación: mediante el uso de la pantalla de facturación

de albaranes es posible cubrir toda la casuística de facturación de

ESCAYOLAS, S.L. Para facturar desde dicha pantalla se han de

cumplir las siguientes condiciones:



• Que el cliente tenga completo el CIF en la ficha de clientes.

• Que el cliente tenga asignada cuenta contable en la ficha de

clientes.

• Que el cliente tenga asignado grupo de riesgo en la ficha de

clientes.

• Que el albarán de venta tenga asignada forma de pago.

Figura 5.21 Pantalla de facturación

Si no se cumple alguno de los requisitos anteriores, el albarán no será

mostrado en el grid y por lo tanto no podrá ser facturado desde esta

pantalla. Para agrupar en una misma factura varios albaranes de un

mismo cliente han de cumplirse los siguientes requisitos:

• Que los albaranes correspondan al mismo cliente.

• Que los albaranes tengan asignada la misma forma de pago.



Se podrán agrupar albaranes incluso de series distintas y tipos de

operación distintos, siempre y cuando cumplan las condiciones

anteriores, y dependiendo del resto de opciones seleccionadas en los

filtros. También se podrán facturar conjuntamente albaranes asignados a

distintos proyectos, con la excepción de los casos en los que se emitan

facturas con retención, ya que el porcentaje de retención es un atributo

del proyecto, y sólo puede haber un porcentaje de retención por factura.

Para contemplar dicho caso es necesario generar las facturas con

retención desde la pestaña "Proyectos".

La acumulación de varios albaranes en una misma factura se muestra

en el formato de factura de la siguiente manera:

Figura 5.22 Formato de factura con varios albaranes

- Caja. En Primer lugar es imprescindible que cada serie de facturación

tenga asociada una o varias cajas, a las cuales se le irán imputando las

distintas operaciones de contado que se realicen en el día. Las

operaciones que realizarán apuntes en la caja son las siguientes:

• Entregas a cuenta: cuando se introduce una entrega a cuenta sobre

un pedido/albarán respecto a un cliente, la aplicación traslada dicho



apunte directamente a la caja del día, generando un saldo a favor

del cliente.

• Apuntes manuales: otra manera de introducir un apunte en la caja

del día es hacerlo manualmente desde la pantalla de gestión de

caja. Siendo los campos que hay que rellenar los siguientes.

� Concepto: será la definición por la que se reconoce después

en el informe de movimientos de caja un apunte introducido a

mano.

� Cargo/Abono: en caso de que el apunte suponga un pago, se

introduce la cifra en cuestión en “cargo”, mientras que si se

trata de un cobro se introduce en “abono”.

Una vez comprobado el arqueo se cierra la caja y se contabiliza

mediante la imputación de cajas a contabilidad. El informe de

movimientos de caja queda de la siguiente manera:

Figura 5.23 Informe de movimientos de caja



- Información sobre los pedidos pendientes de suministrar. Es posible

filtrar de entre los pedidos de compra aquellos que están pendientes de

ser servidos, pero una información más detallada respecto a las fechas

de entrega se obtiene mediante el informe mostrado a continuación.

Figura 5.24 Informe de pedidos pendientes de servir

- Listado con la deuda atrasada del cliente. En este listado se tiene en

cuenta el saldo con la fórmula calculada en la parte económico

financiera, y se muestran una a una las operaciones que comprenden

esa deuda.

Figura 5.25 Clientes con deuda atrasada



Compras:

- Personalización de los formatos de compras (pedido y albarán). El

formato es parecido al de ventas, pero con la marca del procedimiento

de compras. De nuevo se omiten los datos reales de la empresa.

Figura 5.26 Formato de documentos de compras

� Ficha de proveedores: además de los datos habituales de

una ficha de proveedores, se habilita una pestaña anexa



que permite satisfacer la necesidad de clasificar los

proveedores.

Figura 5.27 Ficha de proveedores

Figura 5.28 Datos anexos de clasificación de proveedores

- Tarifas de proveedores. Para poder mantener distintos precios de un

mismo proveedor para el mismo artículo, se da de alta el proveedor con



varias referencias distintas, tantas como sea necesario, pero estando

asociadas todas ellas a la misma cuenta contable. Por lo demás, las

tarifas de los proveedores se mantienen en la siguiente pantalla:

Figura 5.29 Tarifas de proveedor

- Albaranes de compra, registro de incidencias. Para registrar las

incidencias en los albaranes de compras se emplea la siguiente

pestaña anexa:

Figura 5.30 Registro de incidencias en albaranes de compras

Los tipos de incidencias a asignar son las que siguen:



• Retrasos en las entregas.

• Material defectuoso.

• Diferencias entre cantidades pedidas y recibidas

Siendo obligatorio rellenar el tipo de incidencia. El informe que explota la

información de las incidencias agrupa por tipo de incidencia y por fechas.

Figura 5.31 Informe de incidencias en compras

- Estadísticas de compras por proveedor y artículo. Informe por

proveedor(cuenta contable) agrupado por familias y calculando los

precio medios de compra en cada mes y periodo.



Figura 5.32 Estadísticas de compras

Producción

- Gestión de costes, escandallos de fabricación. ESCAYOLAS, S.L. Para

la creación de escandallos de fabricación es necesario que cada

artículo esté relacionado con un centro de suministro, y este a su vez

con uno de los almacenes definidos para la empresa. En caso de que el

artículo sea componente en un escandallo, será de dicho almacén,

relacionado con su centro de suministro, del que será dado de baja a la

hora de cerrar la orden de fabricación. Para las operaciones es

necesario además que la operación esté relacionada con un artículo y

con un GFH (grupo funcional homogéneo o centro de costos, cuya

funcionalidad no forma parte del alcance de este proyecto). Por lo tanto,

sólo los artículos tildados de “producción” en la ficha del artículo podrán

componerse de un escandallo. A su vez, sólo los tildados como

“producción”, “materia prima” u “operación”, podrán pasar a formar

parte de un escandallo. Para el correcto uso de la herramienta de

escandallos, primero hay que lanzar el motor de nivelación, que sirve

para atribuir nivel a los artículos que conforman el escandallo, para a

continuación lanzar el motor de cálculo de costes, que será el que

actualice los costes de los productos fabricados según los costes de los

componentes del escandallo. La pantalla de edición de escandallos es

la que sigue:



Figura 5.33 Pantalla de edición de escandallos

- Órdenes de fabricación. Las órdenes de fabricación serán lanzadas

una vez terminado el turno de trabajo, y en ellas se informará al sistema

de los productos fabricados, así como de todas las incidencias de

fabricación que se estimen oportunas.

Figura 5.34 Orden de fabricación

En la orden de fabricación también hay que indicar el almacén contra el

que se fabrican los productos terminados, ya que la salida de las

materias primas depende de la parametrización del las mismas. Será



una vez cerrada la orden de fabricación cuando se produzcan los

movimientos de mercancía en los almacenes.

- Mermas de fabricación: las mermas de fabricación se especifican por

familia, de modo que al cerrar la orden de fabricación, la entrada en

almacén de productos terminados tenga en cuenta ya las mermas.

Almacén

- Distintos almacenes. Los almacenes se crean en el mantenimiento de

almacenes. Los almacenes para ESCAYOLAS, S.L. quedan de la

siguiente forma:

Figura 5.35 Almacenes

- Hay un almacén de productos conformes por cada una de las sedes de

la empresa, y otro de productos no conformes, también para cada una

de las sedes. Existe también un almacén específico de materias primas.

También existen dos almacenes de mojado, uno conforme, y el otro no

conforme, con vistas a que en un futuro se gestionen también los

tiempos de secado desde los almacenes.

A la hora de configurar los artículos que formarán parte del escandallo,

es importante que el almacén del centro de suministro de las materias

primas sea el propio almacén de materias primas. No es tan importante

el almacén de los artículos tildados como operaciones, ya que su stock

no es importante, ni el de los productos finalizados, ya que es en cada



orden de fabricación donde se especifica contra qué almacén se fabrica.

Por lo general, se tratará del almacén “CARMONA CONFORME”, que es

la sede donde se encuentra el centro de producción, pero también será

posible hacerlo contra cualquier otro, como será el caso de producción

no conforme.

- Artículos y familias. Ya que el control de gestión de ESCAYOLAS, S.L.

se establece sobre agrupadores de familias, y que en las compras

también hay desglose de cuentas de explotación por familias, se hace

indispensable que todos los artículos pertenezcan a una familia.

Figura 5.36 Ficha de artículo

- Las acciones más comunes a realizar para una correcta gestión de

almacenes son:

• Consulta del detalle de almacenes. Información sobre los diferentes

stock’s (stock, mínimo, máximo, pendiente de recibir, pendiente de

servir) y precio medio ponderado de los artículos con fecha actual.



• Traspasos entre almacenes. Será la forma de reflejar los traspasos

de mercancía entre los distintos almacenes, sobre todo para el

traspaso de mercancías entre sedes.

Figura 5.37 Pantalla de traspaso entre almacenes

• Movimientos especiales de almacén. Servirán para informar al

sistema de las bajas y altas no previstas de material (roturas, robos,

etc.).

Figura 5.38 Pantalla de movimientos especiales de almacén

• Verificación de integridad del detalle de almacenes. Este proceso

sirve para reconstruir el almacén según el histórico.



• Recuento de existencias. Es una pantalla para regularizar el

almacén. Consulta el detalle del almacén y posibilita la modificación

del stock actual para cada artículo mediante un movimiento especial

compensatorio.

• Generación de punto de apertura. Es la información de almacén que

existe con fecha de inicio de generación de dicho punto. Por

ejemplo, si tuviera que recorrer los movimientos de almacén no lo

haría sobre la globalidad sino desde dicho punto.

- Mermas en almacenaje. Tal y como ya se ha comentado, estas

mermas se funden con las de fabricación, y se hacen efectivas al cerrar

la orden de fabricación.

Comercial

- Asignación de comerciales a clientes. Todo cliente tiene un comercial

asignado, que es el que se encara de establecer relaciones con él,

suministrarle información, gestionar sus ventas y en algunas ocasiones

cobrarle. Esto se hará directamente en la ficha del cliente.



Figura 5.39 Agente en ficha de cliente

- Clientes históricos y no históricos. Para ello se emplea un check en una

pestaña anexa en la ficha de clientes.

- Comisiones de los agentes. Para evaluar las ventas de cada comercial

a clientes no históricos se emplea el siguiente informe:

Figura 5.40 Ventas por agente



- Actividad comercial. La actividad comercial se introduce en el sistema a

través del mantenimiento de relaciones con clientes. Luego será

explotada mediante informes.

- Listado de clientes que llevan un tiempo sin comprar. El informe

contempla cualquier acción comercial (presupuesto, pedido, albarán y

facturas), pero el criterio de fechas sin comprar lo toma de la fecha de

factura.

Figura 5.41 - Listado de clientes que llevan un tiempo sin comprar

- Listado de productos con la tarifa del cliente, de forma que contengan

los artículos en venta con los respectivos descuentos o precios

especiales para cada cliente:



Figura 5.42 Lista de precios del cliente

- Listado de clientes por país, provincia y código postal. Este informe se

lanza desde el mantenimiento de clientes, y permite filtrar por país y

provincia.

- Listado de ventas por productos, en los cuales se muestra por meses

el precio de venta medio de cada cliente y el precio de venta medio

global del artículo.

- Listado de ventas comparadas por cliente, mes y periodo.



Figura 5.43 - Listado de ventas comparadas por cliente, mes y periodo

5.1.4. Instalación de MIC2000 ERP+

La configuración de la infraestructura del sistema queda como se muestra en el

siguiente diagrama:

Figura 5.44 Configuración MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.



El servidor principal, contenedor de la base de datos y de la aplicación, se sitúa

en Carmona, donde también hay 10 estaciones cliente para un total de 11

usuarios. En las sedes de Sevilla y Dos Hermanas hay una estación cliente en

cada una, que a su vez hace de servidor de aplicaciones, de modo que a través

de la VPN sólo viajan datos y no ficheros de la aplicación. En cada una de

estas sedes hay un usuario.

5.1.5. Carga de Datos Inicial. Prototipo Para la carga inicial de datos se configura un sistema prototipo, sobre el cuál

además se imparte la formación a los usuarios del sistema. Este sistema

prototipo es además el empleado para desarrollar parte de los módulos

específicos de la implantación, tales como informes o tablas anexas de datos.

5.2. Fase Crítica Una vez definido el alcance del proyecto, tomado requisitos, habiendo

plasmado estos en el flujo de negocio a considerar y el diseño de

parametrización correspondiente, dotado de infraestructura el proyecto, y

montado un prototipo sobre el que dar la formación, llega el momento de

afrontar la fase crítica del proyecto, en la que se verifica junto al cliente la

validez de todos los modelos propuestos.

Esta verificación se produce durante las formaciones, las pruebas del propio

cliente sobre el modelo prototipo, y la validación de que el sistema soporta y

mejora los procesos de la empresa.

5.2.1. Formación a usuarios clave

Debido a las características del cliente, la estrategia a la hora de dar formación

se basa en dividir funcionalmente la misma, y convocar a la formación a



usuarios clave no sólo a los responsables de cada área, sino también a

aquellas personas de la organización que, por tener una dedicación específica

a las tareas de estas funciones, aportan criterio a la hora de validar el trabajo

realizado. Más tarde, en la formación a usuarios finales, estas personas que sin

ser usuarios principales han recibido formación como tales, sólo asisten a las

formaciones de las áreas en las que tendrán que trabajar de forma esporádica.

Es más, es posible arrancar el sistema tras la formación a usuarios principales

gracias a esta estrategia, ya que en el momento del arranque, cada empleado

ha recibido formación sobre su función específica y principal, y será a posteriori

cuando reciba la formación sobre sus actividades secundarias. La formación

queda de la siguiente forma:

Área Asistentes Usuario principal Departamento FECHAS HORA DURACIÓN

(H) Responsable ventas SÍ Ventas Responsable caja Carmona

Ventas

Ventas Sevilla Ventas Ventas Dos Hermanas Ventas

VENTAS

Apoyo ventas Ventas

6 DE MARZO

DE 9 A 13 H 4

Responsable caja Carmona SÍ Ventas

Ventas Sevilla Ventas CAJA

Ventas Dos Hermanas Ventas

8 DE MARZO

DE 17 A 19 H 2

Responsable administración

SÍ Administración

Usuario EEFF Administración Usuario EEFF Administración

EEFF

Usuario EEFF Administración

7 DE MARZO

DE 16 A 20 H 2

Responsable compras SÍ Compras Responsable fábrica/calidad Calidad/Fábrica COMPRAS

Apoyo ventas Ventas

12 DE MARZO

DE 18 A 20 H 2

Responsable fábrica/calidad SÍ Calidad/Fábrica

Responsable compras Compras Apoyo ventas Ventas Ventas Sevilla Ventas

ALMACEN

Ventas Dos Hermanas Ventas

12 DE MARZO

DE 10 A 12 H 2

Responsable fábrica/calidad SÍ Calidad/Fábrica

Responsable compras Compras FABRICA

Apoyo ventas Ventas

13 DE MARZO

DE 10 A 13 H 3

Director comercial SÍ Dirección comercial Comercial Comercial COMERCIAL Comercial Comercial

5 DE MARZO

DE 10 A 12 H

2

Gerente SÍ Gerencia CONTROL

Director comercial Dirección comercial 21 DE MARZO

DE 16 A 20 H

4

Queda pendiente tras esta formación la que el resto de personal recibe en

ventas y en caja. El motivo es que debido al horario continuado de apertura del



centro de Carmona, y también la apertura del sábado, todos acaban siendo

usuarios de ventas y de caja, aunque esta no sea su actividad principal.

5.2.2. Pruebas funcionales Una vez impartida la primera formación se da acceso a todos los usuarios en

sus estaciones de trabajo al esquema prototipo empleado para la formación,

para que no sólo practiquen, sino que también validen dicho prototipo.

El objetivo es que el momento del arranque esté lo más cercano posible al

momento del arranque, de forma que todo el personal implicado en el proyecto

tenga reciente los conceptos adquiridos durante la formación.

5.2.3. Validación del flujo de negocio Durante esta etapa se recibe confirmación por parte de ESCAYOLAS, S.L. de

la validez del modelo planteado como flujo de negocio, por lo que ya se está en

condiciones de establecer una planificación definitiva que determine el

momento idóneo para el arranque del sistema, momento que coincidirá con el

corte de operaciones de los antiguos sistemas.

Se toma la determinación de hacer corte de operaciones un viernes al medio

día, de forma que las operaciones registradas el viernes por la tarde y el

sábado por la mañana se anotan de forma manual en impresos de

ESCAYOLAS, S.L., para ser introducidas en el sistema en el momento del

arranque al lunes siguiente.



Id Nombre de tarea

2 Análisis de la situación de partida

3 Determinación del alcance y modelo de gestión

4 Toma de requerimientos

5 Instalación de MIC2000 ERP+

6 PROTOTIPO

7 Carga básica de datos

8 Parametrización básica del sistema

9 FASE CRITICA

10 Formación a usuarios clave

11 Pruebas funcionales

12 Aprobación del flujo de negocio ERP

13 FASE DE ARRANQUE

14 Parametrización definitiva

15 Formación área usuaria

16 Carga definitiva de datos

17 Arranque

18 Soporte de puesta en marcha

19/03

19/03

D J L V M S X D J L V M S X D J L V M S X D J L V M18 dic '06 01 ene '07 15 ene '07 29 ene '07 12 feb '07 26 feb '07 12 mar '07 26 mar '07

Figura 5.45 Planificación definitiva



Como se puede observar en la planificación definitiva, el arranque es el lunes día

19 de marzo, estableciéndose un periodo de soporte a la puesta en marcha de 10

días, de los cuales hasta el viernes de la semana del arranque, son en las propias

instalaciones del cliente.

Los motivos que llevan a la corrección de plazos respecto a la planificación inicial

son los siguientes:

La toma de requisitos se prolonga debido a las peculiaridades del flujo de negocio

del área económico financiera, ya que el hecho de no casar los cobros con las

operaciones de venta supone una complejidad añadida al proyecto.

Otro aspecto clave es el funcionamiento de la caja en las distintas sedes de

ESCAYOLAS, S.L. Lo que en el cliente se entiende por caja es un concepto algo

más amplio, que en la fase de diseño funcional hay que encajar con varios módulos

del sistema, no sólo con el de la caja. Este aspecto prolonga la parametrización

básica del sistema.

En cuanto a la carga de datos en el modelo prototipo, cabe resaltar la complejidad

del modelo de datos de la gestión de las tarifas del sistema antiguo de

ESCAYOLAS, S.L., que hace que se requiera un análisis superior al normal.

La implantación de MIC2000 ERP+ se hace sobre una versión 15.0.4, recién salida

al mercado, lo cual también requiere una serie de validaciones funcionales previas,

ya que módulos como por ejemplo el de la caja, se ven ampliamente modificados

respecto a versiones anteriores.

Las formaciones a usuarios clave también se prolongan debido a que la definición

de tareas dentro del cliente es algo difusa. A la redefinición o acotación de tareas

ayuda el afrontar el proyecto de implantación de MIC2000 ERP+.



5.3. Fase de arranque

5.3.1. Ajustes de informes, parámetros y tablas adi cionales Durante esta fase se producen nuevos requerimientos, principalmente por parte del

gerente, que constituyen la mayor parte de los informes requeridos en la función

comercial. Estos ya han sido explicados tanto en la toma de requisitos como en el

diseño de parametrización.

5.3.2. Formación a usuarios finales

La formación a usuarios finales va dirigida a todos aquellos que en un momento

dado prestan apoyo a la función de ventas o a la de caja, a pesar de que esta no

pertenezca a su función principal. La planificación definitiva de la misma es la que

sigue.

Área Asistentes Usuario principal

Departamento FECHAS HORA DURACIÓN (H)

Responsable ventas SÍ Ventas Responsable administración

Administración

Usuario EEFF Administración Usuario EEFF Administración Usuario EEFF Administración Responsable fábrica/calidad

Calidad/Fábrica

VENTAS

Responsable compras Compras

15 DE MARZO DE 9 A 13 H 4

Responsable caja Carmona

SÍ Ventas

Responsable administración

Administración

Usuario EEFF Administración Usuario EEFF Administración Usuario EEFF Administración Responsable fábrica/calidad

Calidad/Fábrica

CAJA

Responsable compras Compras

16 DE MARZO

DE 17 A 19 H 2

5.3.3. Carga definitiva de datos



La carga definitiva de datos se produce a lo largo del fin de semana intermedio

entre el corte de operaciones y la puesta en marcha.

5.3.4. Arranque, fase de rodaje y post-venta El día 19 de marzo a las 9:00 de la mañana entra en funcionamiento el MIC2000

ERP+ en ESCAYOLAS, S.L. Tanto este día como los diez siguientes, se presta

apoyo a esta fase de arranque, incluso estando presente la empresa implantadora

en las tres sedes a lo largo de la primera semana.

Tras este arranque, ESCAYOLAS, S.L. firma el documento de requisitos, dando así

por concluida la implantación. A partir de este momento, la implantación entra en

fase de mantenimiento.

Documents

5. Implantación de MIC2000 ERP+ en ESCAYOLAS, S.L.bibing.us.es/proyectos/abreproy/4332/fichero/CAPITULO_5.pdf · implantadora se considera que es en la toma de ... imprescindible