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Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA EL MÓDULO CONTABLE PROCEDIMIENTOS DE OPERATIVIDAD Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara

5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera

SISTEMA INTEGRADO DE

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

EL MÓDULO CONTABLE

PROCEDIMIENTOS DE OPERATIVIDAD

Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara

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MÓDULO CONTABLE

El Módulo Contable, es la plantilla en la cual el contador de la entidad realiza, analiza,

verifica y da conformidad a la Información Financiera y Presupuestaria antes de

remitirla a su Pliego y éste a su vez al Ente Rector (DNCP).

En este sentido, el Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF, pone a

disposición 2 Módulos diferentes: (1) como Unidad Ejecutora y (2) como Pliego

Integrador (de su misma Unidad o varias Unidades Ejecutoras).

I. UNIDAD EJECUTORA

Para acceder a las aplicaciones de Unidad Ejecutora debe dar clic a la opción

correspondiente (1):

Donde se muestra el siguiente menú de opciones:

A continuación se describe la funcionalidad de las opciones del menú.

I.1 Mantenimiento – Personaliza Tabla de Operaciones

El menú Mantenimiento permite Personalizar Tabla de Operaciones, que consiste

en acotar la selección de Cuentas Contables al realizar la contabilización.

De la siguiente manera:

(1) (2)

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I.1.1 Operaciones Presupuestarias

Las operaciones con Afectación Presupuestaria, puede realizar la búsqueda por (1)

Ciclo (Gasto o Ingreso), (2) Tipo de operación (Todos los Tipo de Operación), (3) Fase

(para Gastos sólo Devengado y Rendición) y/o (4) Clasificador.

Se personaliza la Tabla de Operaciones marcando con un chec las Cuentas

Contables para el filtro seleccionado, luego debe dar clic en grabar .

En el caso no seleccione por lo menos una cuenta en el debe y haber en un mismo

asiento, el sistema le valida con el mensaje: “Falta seleccionar cuentas”.

Marcar con chec, por lo menos una cuenta en el debe y

otra en el haber por Fase o Número de asiento.

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Nota: La contabilización de Ingresos depende exclusivamente de los config *

(Configuraciones por Tipo de Operación, Rubro, Tipo de Recurso) que envía la DNCP,

junto a la Tabla de Operaciones y que determinan la contabilización de los registros.

Más adelante se explicará detalladamente la función del config*.

I.1.2 Operaciones NO Presupuestarias

Las operaciones SIN Afectación Presupuestaria, se pueden personalizar según (1)

Ciclo (Complementaria, Gasto o Ingreso) y (2) Fase.

El procedimiento de selección es el mismo que de Operaciones Presupuestarias.

I.2 Registro

Permite contabilizar los Registros Administrativos y los Documentos Entregados que

previamente haya consignado su fecha de entrega (en el Módulo Administrativo).

Marcar con chec, por lo menos una cuenta en el debe y

otra en el haber por Fase o Número de asiento.

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Contabilización de Certificación

Permite contabilizar los Certificados aprobados, para lo cual muestra diferentes filtros

de selección.

Por Mes, Secuencia (inicial, anulación, rebaja, ampliación, devolución), Tipo de

operación, Rubro, documento y Nro. Certificado (este filtro prevalece a los anteriores),

para filtrar debe dar clic en .

I.2.1 Contabiliza Registros Administrativos

Permite contabilizar los registros administrativos aprobados, para lo cual muestra

diferentes filtros de selección.

Por (1) Mes, (2) Ciclo (Gasto, Ingreso), (3) Fase, (4) Secuencia (inicial, anulación,

rebaja, ampliación, devolución), (5) Tipo de operación, (6) Rubro, (7) documento y (8)

Nro. Registro (este filtro prevalece a los anteriores), para filtrar debe dar clic en

.

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Para contabilizar un registro administrativo se debe considerar:

¿Cómo puede contabilizar en el Módulo SIAF?

Es de manera muy sencilla y se puede realizar automática y/o manualmente, de la

siguiente manera:

I.2.1.1 Contabilización Automática de compromisos

Para contabilizar automáticamente compromisos (1) Seleccionamos el mes que desea,

(2) se ejecuta la búsqueda de los registros administrativos del mes seleccionado.

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

1. El registro debe estar Aprobado en la fase que desea contabilizar.

2. El registro NO debe tener NINGUNA secuencia en modificación (De registro,

de RUC, de Tipo de Anulación) en estado Pendiente o Transmitido.

3. El registro debe pertenecer a un mes que NO tenga Pre-cierre o Cierre

Financiero.

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Luego, se da clic en el (3) botón Contabiliza, con lo que de manera automática

contabilizara los “compromisos” del mes seleccionado, los Registros cambian de

color “negro” a color “azul” indicando que los registros han sido contabilizados.

I.2.1.2 Contabilización Automática de Pagados

1. Seleccionamos

el mes.

2. Se ejecuta la

búsqueda de

registros.

Esta selección muestra en color “negro” los

expedientes administrativos, lo cual indica que

aún NO ha sido contabilizado.

3. Con este botón se

contabiliza todos los

compromisos del mes.

Como se aprecia, sólo cambia de color las fases de compromisos,

las fases diferentes NO se contabilizan automáticamente.

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Para contabilizar automáticamente la fase Pagado, debe tener contabilizado

previamente las fases anteriores (compromiso, devengado y giro); (1) realiza la

selección por registro o por mes y (2) ejecuta la búsqueda requerida.

Para contabilizar los pagado se da clic en el (3) botón Contabilizar, de este modo

cambian de color “negro” a color “azul”, indicando que fueron contabilizados.

1. Para ejm. Filtra

pagados del mes

Febrero

2. Ejecuta la

búsqueda.

El color morado de esta fecha, indica

que este registro pertenece al año

anterior (2009).

3. Para contabilizar

Pagados se da clic aquí.

Los pagados de años anteriores NO

se contabilizan automáticamente.

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I.2.1.3 Descontabilización Automática de Registros

Para descontabilizar registros, debe (1) ubicar el cursor en el registro ó fíltralo por

número. Luego (2) dar clic en el botón Descontabiliza Registro.

Sólo se activa el botón Descontabiliza Registro sí el registro tiene por lo menos una

fase contabilizada y además NO tiene Pre Cierre Financiero. Entonces se muestra de

la siguiente manera:

Ejm. Seleccionamos el

Expediente Nro. 15.

La opción

descontabiliza se

muestra activa.

Botón bloqueado,

No tiene secuencias

contabilizadas.

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I.2.1.4 Agrupa Girados

La opción Agrupa Girados agiliza la contabilización de los girados con igual fecha de

determinado Registro. Para ello: (1) debe seleccionar el registro a contabilizar, (2)

situar el cursor sobre la fase girado y (3) dar clic en la opción Agrupa Girados.

Como se aprecia los Giros con igual fecha se agrupan (haciendo una sola línea) de

modo que se contabilice todos los girados agrupados al mismo tiempo.

Sólo se activa las opción Agrupa si cumple el requisito de tener “igual fecha de giro”.

(1) Seleccionamos el

Expediente por Ejm.

Nro. 3.

(2) Se ubica el cursor

sobre la fase Girado.

(3) Dar clic en la

opción Agrupar

Girados.

Como se aprecia NO se agrupó el Giro con fecha diferente.

Se activa la opción Desagrupa

Girados en el caso desee

deshacer la agrupación. Los Giros se agrupan en una

SOLA línea, para contabilizar

en menor tiempo.

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Para el ejemplo: En el Registro Nro. 3, el último Giro tiene fecha 17.02.2010 -

diferente a los anteriores- Por ello NO se agrupa.

Importante:

I.2.1.5 Contabilización Manual de Registros Administrativos

Para contabilizar “manualmente” un registro administrativo, debe seleccionarlo en el

filtro de la pantalla inicial y dar enter o doble clic sobre la línea del registro.

Entonces se muestra la pantalla para contabilizar el registro administrativo, las fases

con color “negro” indican que no están contabilizadas, y las fases de color “azul”

indica ya fueron contabilizadas.

Para el ejemplo: la siguiente pantalla muestra la Fase Compromiso “C” en color Azul

(Fase contabilizada) y la Fase Devengado “D” en color Negro (No contabilizada).

Los botones Agrupa/Desagrupa sólo se activan cuando la Fase Girado del expediente está

descontabilizado.

Ubicamos el cursor sobre el registro que

desea contabilizar y doble clic o enter.

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Para contabilizar manualmente, se hace por cada Fase y por tantos Clasificadores

tenga la Fase. Para ello ubicamos el cursor en el clasificador y se da enter, entonces

se muestra la pantalla Lista de Cuentas, de la siguiente manera:

Podemos seleccionar tantas Cuentas como necesite la operación, el total de los

montos por Cuenta debe cubrir el total del Clasificador.

Si la fase tiene diferentes

clasificadores, se contabiliza por

cada uno, luego se da enter y se

muestra una Lista de Cuentas

Aquí seleccionamos, la cuenta

debida. Luego da clic en Aceptar.

Fase “C” en color Azul

= Contabilizada

Fases “D” y “G” en color

Negro = Descontabilizadas

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Registrado el monto correspondiente, se muestra en la parte inferior 3 pestañas:

Patrimonial, Presupuestal y de Orden con el listado de Cuentas que puede

seleccionar, en el “debe” y en el “haber” del asiento.

Como observamos: Para el caso de Planillas No tiene Cuentas de Orden en la fase

Devengado, por ello esta pestaña permanece inactiva.

Se asignan los montos que corresponde a cada Cuenta, se puede ayudar con F1 para

llenar automáticamente el monto total o el faltante al distribuido.

Digita el monto que corresponde a esta

divisionaria, luego da enter. Para el

ejm. S/ 1,000.00.

Las cuentas se eligen al posicionarse sobre

ellas y dar “enter” así pasan al área de

Cuentas y se asignan los montos

correspondientes por subcuenta.

Las Pestañas Patrimonial, Presupuestal y

De Orden, delimitan las cuentas para el

asiento.

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Puede eliminar una subcuenta y asignar otra diferente, dando clic derecho Eliminar.

El botón Grabar contabilización permanece inactivo, hasta que Contabilice el

Monto Total por Clasificador.

Para el ejemplo: El Clasificador 2.1. 1. 1. 1. 1 es por S/. 1,820.00, de los cuales

S/.1,000.00 se han asignado a la Cuenta 1205.98 FUNCIONARIOS ELEGIDOS POR

ELECCION POLITICA - Otros. Como vemos aún falta asignar Cuenta Contable al

monto restante de S/. 820.00.

Entonces puede insertar una nueva cuenta para el monto restante, de la siguiente

manera: (1) ubicarse en el Área de Cuenta y (2) se da clic derecho para insertar

nueva cuenta o eliminar la seleccionada anteriormente.

Con F1 puede llenar

automáticamente el monto faltante

para el total.

Botón inactivo, porque falta

cubrir total del clasificador

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Nuevamente se muestra la pantalla de Lista de Cuentas, para seleccionar la Cuenta

que desea incluir, luego da clic en aceptar.

Para el caso 5101.010101 FUNCIONARIOS ELEGIDOS POR ELECCION POLITICA,

seguidamente se realiza el procedimiento descrito anteriormente.

(2) Dar clic derecho

(1) Área de Cuenta

Seleccionamos la cuenta para el

monto que falta contabilizar

Ahora SI, el botón Guardar se

muestra activo, para grabar la

contabilización efectuada.

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Como se aprecia el botón guardar se activa para grabar la contabilización

realizada.

I.2.2 Contabiliza Documentos Entregados

Esta opción, permite contabilizar únicamente las Cuentas de Orden de Cheques

Girados y Carta Ordenes que han sido entregadas, y cuya fecha haya sido consignada

en el Módulo Administrativo opción Documentos Emitidos.

Previamente, en el Módulo Administrativo

Luego, en el Módulo Contable

Se Ingresa al menú, de la siguiente manera:

En el menú Documentos Emitidos del Módulo Administrativo, se consigna

la fecha en la que se entrega el documento (Cheque Girado o Carta

Orden), y sólo si se registra fecha de entrega, se mostrará para contabilizar

el Documento Entregado en el Módulo Contable.

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Aquí se muestra la pantalla Contabiliza Documentos Entregados, donde (1) podemos

filtrar por mes ó (2) por registro, luego se da clic en el botón .

Se muestra todos los registros cuyos documentos (065 y/o 068) hayan sido

entregados en color “negro”, señalando que NO han sido contabilizados.

Para contabilizar (1) dar clic en el botón Contabilizar , se contabilizará TODOS los

documentos que este mostrando en la pantalla.

Los documentos contabilizados cambian de color de “Negro” a color “Azul”.

Para “descontabilizar” debe situar el cursor sobre el documento que desea y dar clic

derecho Descontabiliza.

(1) Dar clic en este botón

para contabilizar TODA la

selección

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I.2.3 Notas de Contabilidad

Para acceder el registro de Notas de Contabilidad debe seguir la siguiente selección:

Se muestra la pantalla Notas de Contabilidad, donde el usuario puede hacer búsqueda

de una nota registrada por (1) Mes de Ejecución, (2) Número de Nota (3) Crear

Asiento de Apertura al inicio del ejercicio económico y/o (4) Crear una Nueva Nota

Complementaria en cualquier mes que NO tenga Precierre o Cierre Financiero.

Ubicarse sobre el documento

que desee descontabilizar y dar

clic derecho.

(1) Filtrar

por Mes.

(2) Filtrar

por Nro. de Nota.

(3) Crear Asiento de

Apertura “es editable”.

(4) Para crear una

nota “nueva” se da clic

derecho en el área vacía

Crear.

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Creación de Nota Contable

Para crear una Nota Contable “nueva”, (1) seleccionamos con F1 el código de Nota

complementaria, (2) la fecha a la que va a registrarse esta nota (NO depende del mes

seleccionado en la pantalla anterior), (3) el Monto y (4) Referencia (Justificación o

referencia de la Nota.

Al dar F1 para seleccionar código se muestra la siguiente pantalla:

En la pantalla Ayuda: Grupo, se selecciona la complementaria a utilizar y se da clic en

Aceptar, Esto determina las Cuentas Contables que se va a trabajar. Luego se llenan

todos los campos del encabezado, de la siguiente manera:

Para el ejemplo usamos el Código 100000-018 - Otras Operaciones Complementarias.

Se selecciona las cuenta de la relación Cuentas a Seleccionar, para ello ubicamos el

cursor sobre la cuenta contable y se da “enter”.

Dar F1 para seleccionar el

grupo de Nota.

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Si tuviera Cuentas Contables con Depósito en Instituciones Financieras Públicas o

Privadas (1101.03 y 1101.04), se activa en la parte inferior la pestaña Cuentas

Bancarias para enlazar el monto registrado con el libro Auxiliar Estándar y así NO

existan diferencias al realizar los análisis contables.

El monto que se desagregue por Cuenta Bancaria NO puede mayor al Monto por

Cuenta Contable, de lo contario al grabar le validará con el mensaje de error: “Error:

distribución por Cuenta bancaria – Cuenta 1101.030102”.

Este monto es el Total

por cuenta Contable.

Aquí se desagrega por

Cuenta bancaria.

Por error involuntario

registra monto mayor

a la cuenta Contable

Valida como error la

distribución mayor al

Saldo de la Cuenta.

Aquí se selecciona la

cuenta, para ello da

enter.

Se activa sólo para

cuentas 1001.03 y

1101.04.

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Anulación de Notas Contables

La Unidad podrá anular las Notas Contables registradas, para ello (1) seleccionar la nota

ubicando el cursor sobre la línea y (2) clic derecho anular, se muestra el mensaje al que debe

dar clic en Sí.

Entonces se muestra una pantalla para registrar la Fecha de Anulación la cual no

puede corresponder a una fecha que tiene Pre Cierre, ya que se valida con el

siguiente mensaje: “Fecha no es válida, Mes con Pre Cierre”

(1) Ubicarse sobre la nota

que desea anular .

(2) Clic derecho Anular.

Esta fecha No puede corresponder

a mes con Pre Cierre.

Mensaje de Validación.

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Si la Fecha es correcta, entonces la Nota Contable cambia de color “Azul” a color “Rojo”.

I.3 Procesos

Consideraciones importantes Antes de Realizar el Proceso de Cierre

Mensualmente, a fin de obtener información consistente y completa, antes de procesar

es importante verificar lo siguiente:

Módulo Administrativo, (1) Tenga las operaciones 100% en estado aprobado

(del mes en que se realizara el cierre), (2) Verificar que NO existan

modificación de Registros en estado P o T, (3) Haber consignado la fecha de

TODOS documentos entregados.

Módulo Contable, (1) Contabilizar el 100% de los registros administrativos, (2)

verificar la contabilización de documentos entregados, (3) Verificar y cruzar los

saldos de las cuentas contables 8501 y 8601 con la Ejecución de Ingresos e

Gastos respectivamente.

Para poder consolidar, analizar y obtener los reportes de Información Financiera y

Presupuestaria debemos ingresar al menú procesos opción Cierre Financiero y

Anexos o Cierre Presupuestal y Anexos, según corresponda.

Cambia de color Azul a color Rojo,

y se muestra la fecha en la que se

Anula la Nota Contable.

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I.3.1 Cierre Financiero y Anexos

Al acceder al menú, se muestra la pantalla Cierre Financiero y Anexos.

Ésta pantalla proporciona al usuario herramientas para detectar inconsistencias en el

contenido de su información, las opciones que facilitan esta detección son Validar

Contabilización, Mayorizar Cuentas y Validar Saldos y Pre-Cierre. Estas opciones se

describen a continuación.

I.3.1.1 Validar Contabilización

Permite al usuario detectar las siguientes inconsistencias (1) Registros NO

contabilizados en el mes que se ha validado, (2) Documentos entregados que no han

sido contabilizados y (3) detecta si algún registro ha grabado sólo cuentas en el debe y

no ó viceversa.

De existir observaciones muestra el siguiente reporte:

I.3.1.1

I.3.1.2

I.3.1.3

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I.3.1.2 Mayorizar Cuentas y Validar Saldos

Este proceso permite (1) Generar los reportes de Libros Auxiliares (Auxiliar Estándar,

Análisis Cuenta Registro, Saldo de Cuentas) y Libros Principales (Libro inventario

inicial y Final, Libro de Balance de Inventario Inicial y Final, Libro Diario, Libro

Resumen de Libro Diario, Libro Mayor y Resumen de Libro Mayor), (2) Generar los

Saldos de las Cuentas para obtener los Estados Financieros F1 Balance General y F2

Estado de Gestión, y (3) detecta las inconsistencias en los Saldos de Cuentas.

Incluso con este proceso, el usuario puede hacer la Reclasificación / Distribución de

Saldos Históricos para generar los reportes EF1 – Balance General y EF2 Estado de

Gestión en el Menú Reportes, Estados Financieros y Presupuestales, Mensuales.

De existir inconsistencias al mayorizar, se muestran los siguientes mensajes de error:

Cuentas Inactivas NO tengan Saldo

La DNCP inactiva o activa Cuentas Contables para determinados fines, así las UE’s

reciben junto con la Tabla de Operaciones indicadores de cuentas contables.

Al Mayorizar Cuentas y Validar Saldos visualizara el siguiente mensaje:

(1) Registros sin

Contabilizar.

(2) Documentos

entregados sin

Contabilizar.

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Lo cual le indica a la Unidad, que tiene saldo en Cuenta Contable que DNCP ha

inactivado y debe de reclasificar. Muestra mensajes de Todas las cuentas que

constituyen F1 yF2.

Cuentas tengan Saldo sólo a nivel Detalle

La DNCP, puede desagregar Cuentas Contables a mayor dígitos (más detalle), por lo

que el Sistema le validará si los Saldos Contables en Cuentas ya no al nivel de detalle

que pide la DNCP.

Al Mayorizar Cuentas y Validar Saldos visualizara el siguiente mensaje:

En este caso el usuario debe hacer una Nota contable y reclasificar el Saldo Contable

de la Cuenta de menor nivel a la Cuenta de nivel más detallado.

Cuentas no tengan saldo contra su naturaleza

Permite detectar al usuario si tiene “Saldo de una Cuenta en contra de la naturaleza”.

Esta herramienta verifica el saldo de todas las cuentas.

Al Mayorizar Cuentas y Validar Saldos visualizara el siguiente mensaje:

Para corregir esta validación, debe entrar a los reportes (Auxiliar Estándar, Saldos

Históricos del F1) para detectar el monto por el cual el saldo de una cuenta Contable

está contrario a su naturaleza.

Cuentas de Estimación, Desvalorización, Depreciación, y Amortización no

Sean Mayor al Saldo de la Cuenta del Activo

Permite detectar si el usuario ha provisionado por estimación o desvalorización un

monto mayor al valor del Activo (Cuentas por Cobrar o Existencias), o ha provisionado

por Depreciación o Amortización por un monto mayor al Saldo de la Cuenta del Activo

(Activos Tangibles e Intangibles).

Al Mayorizar Cuentas y Validar Saldos visualizara el siguiente mensaje:

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Para corregir esta validación, puede detectar la Nota en la cual ha provisionado por

monto mayor al valor del activo, con el libro Auxiliar Estándar.

I.3.1.3 Pre Cierre

El Pre Cierre, realiza los procesos descritos anteriormente (Valida Contabilización y

Mayorizar cuentas y Validar saldos).

Para realizar Pre Cierre, el sistema pide una clave de Autorización para realizar el

proceso, la primera vez debe escribir la clave y conformarla, luego da clic en Aceptar,

de la siguiente manera:

En el caso que exista alguna inconsistencia de (1) de Saldos ó (2) de error de registros

NO se realizará el Pre Cierre, y se muestran los siguientes mensajes:

Da clic en Pre

Cierre

Digita la clave y la confirma.

Por último, se

muestra el mensaje.

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Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera

El usuario, corrige las validaciones y entonces puede realizar el Pre Cierre:

Concluido el Pre cierre, el botón cambia de función a Cancelar Pre Cierre, donde

puede cancelar Pre Cierre, siempre que NO exista un mes siguiente con Pre Cierre o

no haya cerrado el mes citado.

El Pre Cierre sigue en

NO.

Inconsistencia

en saldos.

Error en registro, en la carpat

Listados se crea un Excel con el

detalle del error

El Pre Cierre cambia a

SI.

Muestra el mensaje de

que el proceso ha

concluido.

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Al igual que al Mayorizar Saldos, efectuado el Pre Cierre, el usuario puede hacer la

Reclasificación / Distribución de Saldos Históricos para generar el reportes EF1 –

Balance General (El Formato EF2 – Estado de Gestión se genera automáticamente),

en el Menú Reportes, Estados Financieros y Presupuestales, Mensuales.

Efectuada la Reclasificación/Distribución y generado el Formato EF1 – Balance

General puede realizar el Cierre de los Reportes EF1 y EF2.

I.3.1.4 Cierre

Una vez efectuado el Pre Cierre el botón Cierre se muestra activo, para que la unidad

de conformidad a la Información que va a remitir le pedirá nuevamente la clave de

autorización.

El Botón Pre Cierre

cambia a Cancelar

Pre Cierre

Se activa Cancelar Pre Cierre,

siempre que el Mes siguiente

NO tenga Pre Cierre.

Ó en el Mes NO haya

efectuado Cierre.

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Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera

Si la Unidad pretende cerrar EF1 ó EF2, sin haber Reclasificado/Distribuido los Saldos

Históricos previamente en el Menú Reportes, Estados Financieros y

Presupuestales, Mensuales, le valida con el mensaje de error: “No se ha generado

EF-1, no puede realizar el Cierre.

Si Reclasifica/Distribuye los Saldos Históricos no tendrá problemas y realizará el cierre

normalmente, entonces el botón Cierre cambia por Cancelar Cierre, siempre y cuando

el mes siguiente no esté cerrado.

También pide clave de

autorización que es igual a la

consignada en el Pre Cierre.

El cierre se realiza por

cada Reporte EF1 y EF2

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De esta manera los reportes EF1 y EF2 quedan listos para ser transmitidos al Pliego,

de la siguiente manera

Cuando habilitamos los reportes para envío, cambian de color “azul” a color “verde”

y el estado de envío de “Pendiente” a “Habilitado”.

El Cierre cambia por

cancelar Cierre.

Posicionamos el cursor sobre el

reporte que desea enviar y dar clic

derecho Habilitar Envío.

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Una vez que se realiza la transferencia de datos en el Menú Comunicación,

Transferencia de datos, la fila de los reportes cambian de color de “verde” a

“plomo” y el estado de envío de “Habilitado” a “Transmitido”

Una vez que se haya grabado el envío de la Unidad Ejecutora en la base de datos,

recibirá la repuesta de Aprobación y el color cambia de “plomo” a “negro” y el estado

de envío de “transmitido” a “Aprobado”, también recibe la Fecha Proceso en que

se grabó en la Información en la base de datos.

*El Pliego debe transmitir para recibir el envío de la Unidad Ejecutora.

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I.3.2 Cierre Presupuestal y Anexos

Para realizar el cierre de la Información Presupuestal, debe ingresar a la opción

correspondiente.

Se muestra la pantalla de Cierre Presupuestal y Anexos, donde el usuario puede

realizar los procesos detallados a continuación:

I.3.2.1 Generar Ejecución

Al Generar Ejecución, se genera los reportes presupuestales: Estado de Ejecución

Presupuestal EP1, Estado de Ejecución Presupuestal Detallado EP1- Detalle, Estado

de Ejecución Presupuestal por Tipo de Recurso, Estado de Ejecución Presupuestal

Por Tipo de Recurso y Tipo de Financiamiento.

EJECUCIÓN INGRESOS los Recaudados (Con referencia la fecha de documento

B, sólo si no tuviese toma la fecha documento A), en la columna EJECUCIÓN

GASTOS muestra los Devengados en estado Aprobado del mes que procese.

I.3.2.1 Genera y

actualiza los Reportes

EP1 y EP1 Detalle.

I.3.2.2 Revisado los

reportes da conformidad

con Pre Cierre.

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I.3.2.2 Pre Cierre

Al dar clic al botón Pre Cierre, el sistema le solicita una Nueva Clave y la Confirmación

de ésta, luego debe dar clic en Aceptar.

Paralelamente en el Módulo Administrativo

Efectuado el Pre Cierre Presupuestario ya NO puede ingresar registros

administrativos que tengan fecha el mes que esta Pre Cerrando.

En el Módulo Contable

Concluido el Pre Cierre, la columna Pre Cierre cambia de No a SI y el Botón Pre

Cierre cambia la funcionalidad a Cancelar Pre Cierre ésta opción permanece activa

siempre que no tenga Pre Cierre el mes siguiente o el mes citado no realice Cierre.

El Cierre está

INACTIVO hasta que

realiza Pre Cierre.

Page 34: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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I.3.2.3 Cierre

Entonces, la Unidad ya puede realizar el Cierre y nuevamente le pedirá clave.

Efectuado el cierre el Indicador de Cierre cambia de No a SI y el Botón Cierre cambia

su función a Cancelar Cierre si lo desea.

De esta manera el reporte EP1 queda listo para ser transmitido al Pliego, para ello se

da clic derecho sobre el reporte a remitir.

El Pre Cierre cambia

de No a SI siempre

que el mes siguiente

NO tenga pre Cierre.

Entonces El botón

CIERRE se activa.

El botón CIERRE

cambia por

CANCELAR CIERRE.

El Cierre cambia

de No a SI.

Page 35: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera

Cuando habilitamos los reportes para envío, cambian de color “azul” a color “verde”

y el estado de envío de “Pendiente” a “Habilitado”.

Realizada la transferencia de datos en el Menú Comunicación, Transferencia de

datos, la fila de los reportes cambian de color de “verde” a “plomo” y el estado de

envío de “Habilitado” a “Transmitido”

Una vez que se haya grabado el envío de la Unidad Ejecutora en la base de datos,

recibirá la repuesta de Aprobación y el color cambia de “plomo” a “negro” y el estado

de envío de “transmitido” a “Aprobado”, también recibe la Fecha Proceso en que

se grabó en la Información en la base de datos.

Page 36: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera

*El Pliego debe transmitir para recibir el envío de la Unidad Ejecutora.

I.4 Consultas

Permite consultar sobre: las Actualizaciones al Plan contable y en la Tabla de

operaciones según lo establecido por el Ente Rector DNCP.

I.4.1 Plan Contable

Al ingresar a la opción de Plan Contable del menú Consultas.

Se muestra la pantalla Plan Contable 2010 (del año de ejecución que haya ingresado)

que le permite al usuario revisar actualizaciones respecto de las Cuentas Contables

que la Dirección Nacional de Contabilidad Pública haya podido realizar a una fecha

determinada. Aquí el usuario puede verificar (1) La naturaleza de las Cuentas (Deudor

y Acreedor), (2) El Estado de las Cuentas Contables a nivel de Mayor y Subcuenta

(Activo o Inactivo).

Page 37: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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I.4.2 Consulta Tabla de Operaciones

Se ingresa a la consulta Tabla de Operaciones del menú Consultas.

Entonces, se muestra la pantalla Consulta Tabla de Operaciones, donde el usuario

puede revisar las actualizaciones y mantenimiento que realiza DNCP a la Tabla de

Operaciones enlazando Ciclo, Fase, Tipo de Operación y Clasificador.

Fecha en la que DNCP, actualiza el

Plan de Cuentas.

Digitar manualmente para

búsqueda más rápida.

La Naturaleza “D” = Cuenta

Deudora, “H”= Cuenta Acreedora

y “A” = Puede ser Ambas.

El estado de la Cuenta puede ser “A” =

Cuenta “Activa” ó “I” = Cuenta Inactiva

Page 38: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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La Tabla de operaciones NO define las Cuentas Contables que se muestran en el

contabiliza, éstas están definidas por el config*.

Por ejemplo: Tenemos la Consulta correspondiente al Ciclo = Gasto, Fase = Giro, Tipo

de Operación = Fondo Fijo para Caja Chica - C, Clasificador = 2.3.1.6.1.1 – De

Vehículo.

La consulta muestra

todas las fases.

Page 39: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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En el Módulo Contable, se muestran las siguientes cuentas para la misma selección:

¿Qué es el Config?

Es la configuración que hace DNCP mediante tablas que enlaza las Cuentas

Contables al igual que la tabla de operaciones pero adicionalmente enlaza por Rubro y

Tipo de Recurso.

La Consulta Tabla de

Operaciones, muestra las

Cuentas Contables para

todos los casos.

El módulo Contabiliza,

muestra las Cuentas

Contables adicionalmente

por Rubro y Tipo de

Recurso según config*.

Page 40: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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Antes

Ahora

Existen Tablas Adicionales de Configuración, de tal manera que * Gastos: Girados y

Pagados (todas sus secuencias) *Ingresos: Recaudado (todas sus secuencias), le da

mantenimiento directamente DNCP, sin enviar “exes” a las Unidades.

I.5 Reportes

El menú Reportes le permite al usuario la Consulta en Pantalla y la Impresión de

Reportes de los Formatos Oficiales para presentar a los Entes Rectores respectivos,

también puede imprimir Reportes Auxiliares como herramienta para su análisis.

I.5.1 Balance de Comprobación

Puede visualizar el reporte Balance de Comprobación, siempre que haya Mayorizado

las Cuentas en el Menú Procesos. Cada vez que realice movimiento en alguna Cuenta

debe volver a Mayorizar para que se refresquen los montos en los Reportes. Al

ingresar a este opción se muestra la pantalla Reporte Balance de Comprobación.

El config se manejaba por

programación del SIAF

asociado al Módulo.

Si se Incorporaba Nuevos

Rubros, Tipos de Recurso,

ò se quería modificar la

contabilización.

Selecciona el mes

que desea verificar

Vista Preliminar

Genera Archivo TXT

Imprimir

Page 41: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera

Al dar clic en Vista Preliminar visualiza el reporte para revisar en pantalla, al dar clic

en Imprimir obtendrá el reporte físicamente, en se genera el archivo como

texto TXT, y para salir del menú se da clic en .

I.5.2 Reportes Financieros y Presupuestarios

Esta opción permite a la Unidad Ejecutora Reclasificar/Distribuir los Saldos de las

Cuentas a fin de generar EF1 y obtener también los demás Reportes Oficiales que

debe remitir al Pliego, Los Reportes se van actualizando con cada versión del SIAF,

(Reportes Trimestrales, Semestrales y Anuales).

Para el caso, seleccionamos la opción Mensual, donde muestra la pantalla Reportes

Mensuales – UE, aquí puede Filtrar por Mes, Estados Financieros (donde puede elegir

Balance General EF-1 y Estado de Gestión EF-2) e Informes Presupuestales (Estado

de Ejecución de Ingreso y Gasto EP-1).

Page 42: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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I.5.2.1 Estados Financieros

Los Reportes Financieros Mensuales constan de Balance General EF1 y Estado de

Gestión EF2, para ello debe marcar con un chec el Filtro respectivo.

Balance General

Para hacer la Hoja de Trabajo del Balance General, previamente debe Mayorizar las

Cuentas, luego dar clic en el botón entonces se muestra la pantalla Estados

Financieros EF-1 Mensual con 2 pestañas: (1) Rubros, aquí se genera el EF-1 y

muestra los saldos por rubro según haya Distribuido/Reclasificado, (2)

Reclasificación/Distribución de Saldos Históricos, en esta pantalla el usuario hace

la Reclasificación y Distribución del Saldo de sus Cuentas Contables.

Page 43: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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Si desea GENERAR, sin haber Reclasificado/Distribuido las Cuentas, se muestra los

mensajes de error:

Por cada cuenta que No haya Reclasificado/Distribuido.

Para Reclasificar/Distribuir debe ubicarse en la Pantalla (2), aquí se muestran todas

las cuentas y sus respectivos saldos en color negro (implica que aún no sean

distribuido/reclasificado).

(1)

Genera EF-1, siempre y cuando haya

realizado la reclasificación/ Distribución

del saldo de las Cuentas

Se muestran las Cuentas y sus saldos en

color Negro pendiente de

Reclasificar/distribuir.

(2)

Para hacer el proceso se

doble clic en esta área.

Page 44: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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Cuentas que se Distribuyen, para hacer el proceso, situamos el cursor sobre el

número de la cuenta y se da doble clic, entonces se muestra la pantalla

Reclasificación/Distribución de Saldos Históricos.

El Saldo de las Cuentas a distribuir, para el ejemplo S/. 66,975.38, se distribuye

digitando los montos correspondientes para cada rubro según corresponda, una vez

distribuido el Total se activa el botón Aceptar.

Para Ejm. El saldo de la

Cuenta 1101.030102 se

puede reclasificar.

Área de DISTRIBUCIÒN

de saldos

Los montos los puede digitar

manualmente o con F1.

Page 45: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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Cuentas que se Reclasifican, en la misma pantalla Reclasificación/Distribución de

Saldos Históricos se digita el monto a reclasificar ó utilizamos F1 para rellenar el total

del Saldo.

Luego se da clic en aceptar.

Seguidamente después de Reclasificar/distribuir el total de las cuentas contables se

puede observar que las cuentas se muestran en color “Azul”.

Y entonces en la pestaña Rubros puede GENERAR el Balance General EF1.

Área de RECLASIFICACIÒN de

Cuentas.

El saldo de la

cuenta 2104.04. Se Reclasifica a la

Cuenta 1205.0602

Page 46: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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Para imprimir marca Balance General y da clic en Vista Preliminar ó Imprimir

para analizar el reporte.

En la pestaña Reclasificar/Distribuir Saldos Históricos, se muestran los reportes de

reclasificación/distribución de Cuenta a Cuenta y de Cuenta a Rubro.

El resultado debe ser igual

para ambos reportes.

Los rubros se muestran, con

los montos reclasificados y

distribuidos.

Reporte de Saldo de

Todas las cuentas.

Reporte a imprimir del

Formato EF-1 como UE

Reporte de cómo están

conformado los rubros

del EF-1.

Page 47: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera

Para ello marca la opción que necesita y da clic en Vista Preliminar ó Imprimir

para analizar el reporte.

Estado de Gestión

El reporte Estado de Gestión EF2, se genera automáticamente con el proceso de

mayorizaciòn, lo cual calcula automáticamente el resultado del ejercicio, proporciona 2

reportes (1) Estado de Gestión para imprimirlo y remitirlo al Pliego y (2) la Hoja de

trabajo, con la reclasificación automática por agrupación de cuentas.

Para ello marca la opción que necesita y da clic en Vista Preliminar ó Imprimir

para analizar el reporte.

Tiene 2 reportes de

reclasificación/distribución de

cuenta a Cuneta y de Cuenta a

Rubro.

Page 48: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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I.5.2.2 Informes Presupuestarios

Para acceder a los reportes presupuestarios debe seleccionar el mes que desea y

marcar con chec la opción respectiva, de la siguiente manera:

El Reporte Presupuestario que proporciona el SIAF, es el Estado de Ejecución del

Presupuesto de Ingresos y Gastos EP-1 (A nivel detalle, Por tipo de Recurso Rb 18,

Por Tipo de Financiamiento y Tipo de Recurso de los Rubros 13 y 19).

Page 49: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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Estado de Ejecución de Presupuesto EP-1

Como se menciono anteriormente, el Estado de Ejecución Presupuestal EP1, Estado

de Ejecución Presupuestal Detallado EP1- Detalle, muestra en la columna

EJECUCIÓN INGRESOS los Recaudados: Con referencia la fecha de documento

B, sólo si no tuviese toma la fecha documento A) y en la columna EJECUCIÓN

GASTOS muestra los Devengados: en estado Aprobado del mes que procese.

el Estado de Ejecución Presupuestal EP1, muestra los montos de Ejecución por

Rubro y Genérica, de la siguiente manera:

Estado de Ejecución de Presupuesto EP-1 Detalle

Al salir del EP-1, seguidamente se muestra el Anexo de EP-1 a nivel de Clasificador

(Especifica de Gastos).

Page 50: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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Estado de Ejecución de Presupuesto EP-1 por Tipo de Recurso

Muestra el detalle de ejecución del Rubro 18. Canon y Sobre canon, Regalías, Renta

de Adunas y Participaciones por Tipo de Recurso.

Page 51: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera

Estado de Ejecución de Presupuesto EP-1 por Tipo de Financiamiento y

tipo de Recurso.

Muestra el detalle de ejecución del Rubro 13. Donaciones y Transferencias y 19.

Recursos por Operaciones Oficiales de Crédito por Tipo de Financiamiento y por Tipo

de Recurso.

I.5.3 Libros Contables

Para acceder a los libros Principales y Auxiliares el usuario debe ingresar al menú

correspondiente.

Donde puede seleccionar la visualización de Libros Principales y Libros Auxiliares.

Page 52: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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I.5.3.1 Libros Principales

Son reportes de carácter obligatorio deben ser legalizados y foliados para su

respectiva impresión.

Libro Inventario Inicial y Final

Detalla el Activo, Pasivo y Patrimonio al Inicio y Final del ejercicio económico

respectivamente, de la Unidad Ejecutora.

Inicial, al 01 de enero del

ejercicio.

Final, al 31 de Diciembre

del ejercicio.

Page 53: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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Libro Balance de Inventario Inicial y Final

Muestra el Activo, Pasivo y Patrimonio al inicio y fin del ejercicio económico a nivel de

Cuentas del Mayor (4 dígitos).

Libro Diario y Resumen de Libro Diario

El Libro Diario y Resumen, muestran todas las operaciones contabilizadas para

determinado “mes” y lo podemos filtrar de la siguiente manera:

El libro diario, muestra los asientos contables por cada operaciòn de “Registro o Nota

Contable”.

Page 54: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera

El Resumen de Libro diario, agrupa por “día” los Registro o Notas Contables.

Libro Mayor y Resumen de Libro Mayor

Muestra los asientos por

cada registro o Nota

Contable

Muestra los asientos

agrupados por “día”.

Page 55: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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El libro Mayor y Resumen muestra el detalle de las cuentas a nivel “4dìgitos”, y se

puede filtrar de la siguiente manera:

El libro mayor, detalla la mayorizaciòn de las cuentas por Registro o Nota Contable y

hace referencia al número de asiento del libro diario.

El Resumen de Libro mayor, agrupa por “día” los Registro o Notas Contables.

Asiento de referencia

del libro diario.

Nro. de TODOS los

Registros o Notas que han

sido mayorizadas.

Page 56: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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I.5.3.2 Libros Auxiliares

Son reportes auxiliares que proporciona el SIAF como herramienta de análisis y

verificación de sus saldos contables.

Auxiliar Estándar

Agrupado por CADA DÌA.

Page 57: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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Permite al usuario obtener el detalle de las Cuentas Contables (a nivel de subcuenta)

por cada registro/ Nota contabilizadas en determinado mes. Facilita los análisis de

Cuentas.

Análisis Cuenta Registro

Muestra los saldos pendientes de cancelar o recaudar de un registro hasta

determinado mes (según la naturaleza de la cuenta), si el registro no tiene saldo

pendiente no se considera en el reporte.

Saldos de Cuentas Contables

Muestra los Saldos para determinada cuenta “al mes” que seleccione previamente. Por

ejemplo si seleccionamos “mes = Marzo” se muestra hasta el mes de marzo.

Page 58: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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I.5.4 Notas de Contabilidad

Para acceder a la impresión de Notas de Contabilidad, ingresar al menú:

Entonces, se muestra la pantalla Contable - Notas de Contabilidad, donde podremos

hacer la impresión (1) Por mes, (2) Nro. de Nota, y (3) Código y secuencia de la nota.

I.5.5 Plan Contable

Para acceder a la impresión del Plan Contable Gubernamental, ingresar a:

(1)

(2)

(3)

Page 59: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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De esta manera, se muestra la pantalla Reporte – Plan Contable, donde puede

seleccionar diferentes criterios para su impresión (1) Elemento, (2) Grupo, (3) Cuenta.

I.5.6 Formato Contables

El SIAF, adicionalmente pone a disposición 2 reportes auxiliares adicionales (1)

Contabilización de Registro SIAF y (2) Operaciones No Contabilizadas (año anterior

2009).

I.5.6.1 Contabilización de Registro SIAF

Con este formato la unidad puede obtener la estructura de contabilización de

determinado expediente.

(1)

(2)

(3)

Page 60: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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Para ello hace filtro que desea, y da clic en la opción respectiva.

I.5.6.2 Operaciones No Contabilizadas (año anterior 2009)

En el caso que la UE, desea conocer sus registros no contabilizados en año anterior al

2009 (donde existía otro Plan Contable Gubernamental), lo puede realizar con esta

opción, filtrando la selección correspondiente.

II. PLIEGO

Para acceder a las aplicaciones de Unidad Ejecutora debe dar clic a la opción

correspondiente (2):

Page 61: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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Donde se muestra el siguiente menú de opciones:

A continuación se describe la funcionalidad de las opciones del menú.

II.1 Procesos

El Pliego es el encargado de INTEGRAR la Información Financiera y Presupuestaria a

fin de remitirla al Ente Rector DNCP. Para lo cual ingresa al Menú Comunicación =>

Transferencia de Datos y realiza Transferencia para recibir la Información que la

Unidad (es) Ejecutora (as) han transmitido.

II.1.1 Cierre Financiero y Anexos

Para verificar la recepción de la información financiera y/o presupuestaria, el pliego

ingresa al Menú Procesos y la opción correspondiente.

Donde se muestra la pantalla Cierre Financiero y Anexos, que consta de 2 áreas: (1)

En esta área el Pliego “Integra” la Información Financiera de las unidades Ejecutoras

que han remitido su información, realiza el Cierre como Pliego y recibe la aprobación o

rechazo a nivel de Pliego. (2) En ésta área puede verificar el envío que han hecho sus

(1) (2)

Page 62: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera

Unidades Ejecutoras y puede aperturar el Cierre en el caso que deban corregir su

información.

El pliego puede verificar el envío de sus Unidades verificando los siguientes campos:

(2) En esta área se muestran TODAS las

Entidades del Pliego Integrador y la

recepción de su información.

(1) En esta área se muestran TODAS los

Reportes que el Pliego debe remitir a DNCP y el

Estado de envio del Pliego.

Aquí se verifica la recepción

Cierre=SI, Estado Envío=Aceptado,

Fecha Proceso= Fecha que se grabo

en Base de Datos.

Page 63: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera

APERTURA DEL PLIEGO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Pliego.- Si la Unidad Ejecutora necesita hacer una modificación de la Información

enviada, entonces el Pliego Apertura los Estados Financieros a la Unidad, de la

siguiente manera.

Entonces la pantalla se muestra de la siguiente manera:

El Pliego debe transmitir la apertura, y para ello da clic derecho Habilitar envío.

El indicador cambia de SI a NO

Se graba automáticamente la fecha

que el Pliego apertura los EEFF.

El botón Apertura, se activa para

que el Pliego apertura a la UE.

Page 64: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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Entonces la línea Pendiente de color “Azul” cambia a Habilitado de color “Verde”.

El Pliego transmite la apertura, ingresando al Menú Comunicaciones=> Transferencia

de Datos y cambia de Habilitado de color “Verde” a Transmitido color “Plomo”.

Unidad Ejecutora

La Unidad transmite y recibe la Apertura del Pliego: Rechazo por el Pliego

TRANSMISIÒN COMO PLIEGO INTEGRADOR

Page 65: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera

Si el Pliego hubiera recibido la Información de sus unidades Ejecutoras, entonces debe

Integrar la información de la siguiente manera:

Pliego

Para que el Pliego envía la Información Integrada de todas sus Unidades Ejecutoras

debe: (1) dar clic en el botón Integrar (2) se muestra el mensaje al cual debe dar clic

en aceptar

Con este proceso integrará los Reporte que haya seleccionado y la Información queda

lista para ser remitida a la DNCP. El Pliego no podrá cerrar y enviar su información si

no ha recibido la transmisión de todas sus Unidades Ejecutoras, ya que le valida con el

mensaje siguiente:

(1) Dar clic en Integrar

(2) Dar clic en Aceptar

Selecciona el reporte a integrar

El Pliego puede aperturar a sus UE’s hasta que no haya realizado el Cierre como Pliego.

El Pliego puede aperturar a sus UE’s hasta que no haya realizado el Cierre como Pliego.

(1) Dar clic en cerrar

NO todas las UE’s cerraron

Page 66: 5 Manual Contable Ue Pliego Cierre

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Si recibió los reportes de TODAS sus Unidades no tendrá problemas. El indicador

cambiara de Cierre NO a Cierre SI, y la funcionalidad del botón Cierre cambia a

Cancelar Cierre.

Entonces queda listo para remitir a la DNCP la información, para ello se sitúa sobre el

reporte y da clic derecho habilitar envío

Los estados cambian de Pendiente en color “azul” a habilitado color “verde”.

Al transmitir la información el estado de envío cambia de Habilitado color “verde” por

Transmitido color “Plomo”.

El Indicador de

Cierre cambia de No

a SI

Cierre cambia por

cancelar Cierre si el

Pliego lo desea.

El Pliego ya NO puede aperturar a sus UE’s

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Al recibir la aprobación cambia el estado de envío de Transmitido color “Plomo” a

Aprobado color “negro”, asimismo recibe la fecha de proceso que es la fecha en la

cual la información remitida por el Pliego se graba en la Base de Datos.

CANCELACIÒN DE CIERRE DE LA DIRECCIÒN DE CONTABILIDAD PÚBLICA

DNCP AL PLIEGO.

El Pliego puede solicitar la Cancelación de Cierre a la DNCP, para volver a enviar su

Información y corregir de ser el caso. Par tal caso DNCP le envía la apertura con el

mensaje de error: “Cancelación de Cierre por Contaduría”.

Cuando el Pliego recepciona el estado

Aprobado y la Fecha de Proceso significa que la

información ya es visualizada por DNCP:

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RECHAZO DE LA BASE DE DATOS ORACLE

La Base de Datos contempla dos mensajes de rechazo de la información remitida por

las UE’s o Pliego. (1) Rechazado por Tener Cierre mensual y (2) Rechazado porque el

Estado/Anexo del mes anterior NO está cerrado.

(1) Como Unidad

(1) Como Pliego

El Pliego recibe la

Cancelación de Cierre por

parte DNCP

Recibe rechazo cuando la UE vuelve a enviar la

información que está Aprobada en el Oracle.

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Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera

(2) Como Unidad

(2) Como Pliego

El Pliego puede acceder a un reporte del envío de sus Unidades, para ello debe dar

clic en Vista Preliminar .

Si el Pliego vuelve a enviar, y los formatos están

aprobados en el Oracle.

El Oracle rechaza cuando la UE envía reporte de

un mes y el anterior No ha sido enviado o

Aprobado en la base de datos.

El Pliego recibe el rechazo envía información

de un mes y el anterior no ha sido Aprobado

por Oracle.

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Seminario de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera

II.1.2 Cierre Presupuestal y Anexos

Para verificar la recepción de la información financiera y/o presupuestaria, el pliego

ingresa al Menú Procesos y la opción correspondiente.

Donde se muestra la pantalla Cierre Presupuestal y Anexos, que consta de 2 áreas: al

igual que el cierre financiero (1) En esta área realiza el Cierre como Pliego y recibe la

aprobación o rechazo a nivel de Pliego y NO integra (2) En ésta área puede verificar el

envío que han hecho sus Unidades Ejecutoras y puede aperturar el Cierre en el caso

que deban corregir su información.

Por Reporte

Pliego presupuestal NO

integra sólo cierra y transmite

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Todo el Proceso, Mensajes de validación y Rechazos es similar a lo descrito en el

Cierre Financiero del pliego.

II.2 Reportes del Pliego

Para obtener los reportes como Pliego debe (1) haber recibido la información de todas

sus UE’s y (2) haber realizado el proceso de “Integrar”. Ingresar al menú

correspondiente:

II.2.1 Balance de Comprobación

Puede elegir el Reporte Integrado de cada una de la Unidades del Pliego o Integrado

a Nivel pliego para el mes que seleccione.

Entonces, se muestra el reporte y puede imprimir según la opción seleccionada.

Puede solicitar Integrado como

Pliego o de sus Unidades.

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II.2.2 Estados Financieros y Presupuestarios

Para ello ingresa al menú respectivo donde visualizará Sus Estados Financieros y

Presupuestarios Integrados.

En la Pantalla Reportes Mensuales Pliego, puede seleccionar los Reportes

Financieros (Balance General, Estado de gestión) Integrado a Nivel Pliego o Reporte

de su misma Unidad. Siempre que previamente haya integrado en el menú .

Como Pliego, no podrá hacer Reclasificaciones /Distribuciones de Saldo, sólo integra y

los Reportes los puede imprimir de manera similar a la descrita como Unidad

Ejecutora.

II.2.3 Libros Contables

Los Libros Contables Principales y Auxiliares como Pliego se encuentran en el menú:

Entonces en la pantalla siguiente puede seleccionar los Libros para visualizarlos por

Unidad Ejecutora o Integrado a nivel Pliego.

Puede solicitar Integrado como

Pliego o de sus Unidades.

Al igual que como unidad puede seleccionar

Estados Financieros o Informes Presupuestarios

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El procedimiento es el mismo al descrito como Unidad Ejecutora.