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TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 05 – Material de Lectura v1

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SESIÓN

ACTUALIZANDO Y GESTIONANDO EL CRONOGRAMA (PARTE 1)

GESTIONANDO PROGRAMAS BASE ACTUALIZANDO, PROGRAMANDO Y NIVELANDO

RESUMIENDO PROYECTOS

5. ACTUALIZANDO Y GESTIONANDO EL CRONOGRAMA

(PARTE 1)

Gestionar los programas base (líneas base) describe como crear una copia del

proyecto para que pueda ser comparada con el cronograma actual y así medir el progreso. Y actualizar, programar y nivelar, describen como actualizar el

cronograma y los recursos. Resumir los proyectos proporciona los pasos para

resumir los datos del proyecto.

5.1. GESTIONANDO PROGRAMA BASE (LÍNEA BASE)

El programa base es una copia completa del plan de proyecto que se puede

comparar con el cronograma actual para medir el progreso. En esta lectura

revisaremos cómo crear programas base y cómo asignarlos a los proyectos.

También cómo modificar los programas base, actualizar un programa base con nuevos datos y comparar el cronograma actual de un proyecto con su programa

base.

5.1.1 CREACIÓN Y MANTENIMIENTO DE PROGRAMAS BASE

Antes de actualizar un cronograma por primera vez, se debe crear un plan de

programa base. La forma más simple del plan de programa base es una copia

completa del cronograma original. Esta copia proporciona un objetivo contra el cual

se puede realizar el seguimiento del costo, cronograma y desempeño del proyecto.

Cada programa base puede ser asignado a una clasificación. Se pueden comparar

hasta tres programas base a la vez. Por ejemplo, es posible que desee crear el

programa base del cronograma original del proyecto y luego crear dos programas

base adicionales en las diferentes etapas del proyecto. Usted podrá compararlos

con el cronograma actual para ver cómo avanza el proyecto de acuerdo con el plan del proyecto. También puede crear el programa base del proyecto que se utilizará

como resumen del mismo.

El número máximo de programas base por proyecto está definido por el

administrador en el cuadro de diálogo Preferencias del Administrador.

Para copiar o modificar el programa base del proyecto de forma manual, primero

hay que desvincularlo del proyecto actual. La restauración del programa base del

proyecto ahora actúa como cualquier otro proyecto en la Estructura de Proyectos de

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la Empresa (EPS). En el módulo sólo se actualizan los tipos de datos que se seleccionan al actualizar el programa base.

Crear programas base del proyecto: Abra los proyectos en los que desea

crear un programa base o ver las asignaciones de los programas base de los proyectos. Seleccione Proyecto » Mantener Programas Base. Se abrirá el

cuadro de diálogo Mantener programa base, que agrupa los proyectos abiertos

actualmente en bandas individuales con los programas base de los proyectos

existentes debajo del proyecto actual.

Para crear un programa base del proyecto, haga clic en Agregar, y en el

cuadro de diálogo Agregar Programa Base Nuevo, elija la opción “Guardar una

copia del proyecto actual como un programa base nuevo” o “Convertir otro

proyecto en un programa base del proyecto actual”.

Si elije “guardar una copia del proyecto actual como programa base nuevo”, el módulo crea el programa base del proyecto con el mismo nombre y fecha de

datos como el proyecto actual. Para distinguir el programa base del proyecto, el

modulo añade al nombre - B1, - B2 y así sucesivamente. Si elige “convertir

otro proyecto en un programa base del proyecto actual”, abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar Proyecto, donde podrá seleccionar otros proyectos para que

sean el programa base; no se puede seleccionar un proyecto que está

actualmente abierto, ni se puede seleccionar un proyecto que ya tiene su

propio programa base. Este nuevo programa base es retirado de la jerarquía del proyecto y ya no está disponible como un proyecto individual.

Nota

Debe abrir por lo menos un proyecto para poder acceder al formato de

programas base de Primavera P6. Antes de convertir un proyecto en un programa base, debe copiarlo; ya que no estará disponible en la jerarquía

del proyecto.

Después de crear un programa base, se puede cambiar el nombre y asignar un

tipo de programa base al mismo.

FIGURA 1: Cuadro de Diálogo Mantener Programa Base.

Haga clic para eliminar el programa base seleccionado.

Haga clic para actualizar el programa base seleccionado.

Asigne un tipo de línea base para poder categorizarlo a través de múltiples proyectos.

Se puede renombrar los programas base para que sean únicos.


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Eliminar un programa base: Puede eliminar un programa base desde la base de datos del proyecto. Seleccione el proyecto que contiene el programa base

que desea eliminar. Elija Proyecto » Mantener Programas Base. Luego

seleccione el programa base y finalmente haga clic en Eliminar.

Modificar un programa base manualmente: Mientras avanza el proyecto y se producen cambios, es posible que desee modificar el programa base del

proyecto. Abra el proyecto que contiene el programa base que desea restaurar.

Elija Proyecto » Mantener Programas Base. Seleccione el programa base

que desea modificar, haga clic en Restaurar. Y por último haga clic en Sí. Después de realizar la restauración podrá visualizarlo debajo de la carpeta del

proyecto.

Nota

La modificación del programa base en forma manual es distinta a la

actualización del programa base. Cuando uno actualiza el programa base usando la herramienta Actualización de Programa Base, se actualizan

todos los datos del proyecto. En cambio si se desean cambiar algunos

datos, se debe restaurar el programa base y editar los datos para

actualizar el programa base.

5.1.2 ASIGNACIÓN DE PROGRAMAS BASE A LOS PROYECTOS

Utilice el cuadro de diálogo Asignar Programa Base para designar el proyecto actual

o un programa base existente al proyecto. El programa base del proyecto siempre se utiliza para resumir un proyecto. El programa base del proyecto o el programa

base primario puede ser utilizado para calcular el valor obtenido (valor ganado).

Los programas base primario, secundario y terciario son definidos por el usuario y

utilizados para comparar proyectos.

Asignar programa base a utilizar para el resumen o valor obtenido: Para

elegir qué programa base se utilizará para resumir un proyecto, abra el

proyecto para el que desee seleccionar un programa base. Elija Proyecto »

Asignar Programas Base. En el campo Proyectos seleccione el proyecto al que desea asignar un programa base. En el campo Programa Base del

Proyecto, seleccione el programa base deseado. Si no se designa un programa

base activo, el proyecto actual es utilizado como programa base del proyecto.

Asignar programa base a utilizar para el proyecto actual: Utilice el cuadro de diálogo Asignar Programas Base para elegir qué programa base es el

programa base principal para un proyecto. Abra los proyectos en los cuales

desee seleccionar un programa base. Elija Proyecto » Asignar Programas

Base. En el campo Proyectos, seleccione el proyecto al que desea asignar la base de referencia principal.

Asignar programa base para la comparación: Para asignar un programa

base existente como base de referencia secundario o terciario, elija Proyecto »

Asignar Programas Base. En el campo Proyectos, seleccione el proyecto al

que desea asignar los programas base. En los campos Secundarios y Terciarios, seleccione un programa base existente o el proyecto actual.


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FIGURA 2: Cuadro de Diálogo Asignar Programas Base.

5.1.3 ACTUALIZANDO PROGRAMAS BASE

Según como avanza el proyecto, ciertos tipos de datos del proyecto son susceptibles a cambiar; es por ello que el programa base original creado para el

proyecto no puede medir el desempeño contra el proyecto actual. Del mismo modo,

la creación de un nuevo programa base no produce resultados precisos para medir

el desempeño debido a que algunos datos se cambian durante la vida útil del

proyecto y deben ser comparados con los datos originales del proyecto.

Por ejemplo, cualquiera de los cambios de los siguientes tipos de datos puede

afectar los resultados al comparar un proyecto con su programa base:

Añadir o disminuir actividades.

Modificar los datos de una actividad, incluye fechas, costos, recursos, pasos, documentos y otros campos definidos por el usuario.

Modificar a nivel de proyecto, incluye los datos de los detalles, documentos,

riesgos, problemas y calendarios.

Actualizar un programa base: Para actualizar un programa base, abra el

proyecto que contiene los datos que desea agregar al programa base. Elija

Proyecto » Mantener Programas Base. Seleccione el programa base que

desea actualizar. Haga clic en Actualizar.

Seleccione los datos a nivel de proyecto que desea actualizar. Elija actualizar

todas las actividades o seleccione un filtro para actualizar sólo las actividades

que cumplen los criterios del filtro. Si elije actualizar las actividades existentes,

haga clic en Opciones de Actualización, para seleccionar los tipos de actividad y

recursos de la función de asignación que desea actualizar. Después de seleccionar las opciones, haga clic en Actualizar. Cuando se completa la

Seleccionar un proyecto de la lista de proyectos.

Seleccionar el programa base para resumir u obtener valor obtenido del proyecto.


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actualización, haga clic en Ver Registro, para ver los resultados de la actualización.

FIGURA 3: Cuadro de Diálogo Actualizar Programa Base.

5.1.4 ASEGURAR QUE LOS DATOS DEL PROGRAMA BASE SE ACTUALICEN

Cuando se actualiza un programa base, el módulo almacena la fecha en que esta se

actualizó por última vez. Usted puede ver esta fecha en el campo Fecha de Última

Actualización del cuadro de diálogo Mantener programas base.

Se recomienda seleccionar la opción Ignorar Última Fecha de Actualización, si va a

actualizar los diferentes tipos de datos en diferentes momentos. Si no selecciona

esta opción, algunos tipos de datos no serán actualizados en la fecha correcta

cuando se ejecute la actualización del programa base.

Clic para especificar los tipos de datos a actualizar en las actividades existentes.

Si se escoje esta opción no serán considerados los datos de la última actualización.

Escoger esta opción para ejecutar el programa base de actualización más rápidamente.

Se debe escoger por lo menos una opción.


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FIGURA 4: Cuadro de Diálogo Actualizar Programa Base.

EJERCICIO 1: Gestionar el Programa Base.

1. Ingrese al Primavera P6 con su usuario y contraseña, eligiendo la Base de Datos

por defecto.

Para el desarrollo del ejercicio diríjase al CD del curso » Materiales de Lectura » Sesión 05 » Ejercicios, dentro de esta carpeta importe el siguiente proyecto

haciendo uso de la Guía de Importación y Exportación de Primavera P6:

FinSys_B1. Que es el programa base del proyecto Financial System

Upgrade Project.

*Nota: Al importar el programa base del proyecto es necesario que sea en el

formato XER.

Una vez importado dicho proyecto, realice los siguientes pasos:

1. En la ventana Proyectos, revise los detalles del proyecto e indique ¿Cuál es el inicio real del proyecto?

____________________________________________________________

2. ¿Cuál es el costo del recurso (Resource Cost) llamado Mary Lawrence?

____________________________________________________________

3. En la ventana Actividades, indique ¿Cuántos recursos asignados tiene la actividad Perform Interface Requirements Analysis?

____________________________________________________________

4. En la ventana Actividades indique ¿Cuál es la duración original del proyecto?

____________________________________________________________


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5.2. ACTUALIZANDO, PROGRAMANDO Y NIVELANDO

Un buen cronograma de proyecto puede servir como una herramienta de gestión

clave para la toma de decisiones y para predecir si el proyecto terminará a tiempo y

dentro del presupuesto. Se debe actualizar regularmente el proyecto para que

pueda registrar el progreso e identificar los problemas potenciales.

5.2.1 PROCESO DE ACTUALIZACIÓN

Una vez que el proyecto está en marcha, es importante seguir con el cronograma

hasta la fecha. Las duraciones reales probablemente variarán con respecto a las estimaciones originales y la secuencia de las actividades puede cambiar una vez

que comience el trabajo. Además, es posible que añada nuevas actividades y

elimine las innecesarias. Se debe actualizar periódicamente los cronogramas para

luego compararlos con los cronogramas del programa base y así asegurar que se

utilice los recursos efectivamente, se monitoree los costos contra el presupuesto, y se tenga al día los costos y las duraciones reales, para que pueda iniciar un plan de

contingencia si es necesario.

Identificar los tipos de datos a recopilar: Los datos a recopilar dependen de si va a actualizar las actividades o las asignaciones de recursos individuales.

Puede actualizar las actividades con un simple registro de las fechas reales y la

duración restante. Para la asignación de recursos, ingrese las horas reales y las

horas restantes hasta la fecha. El módulo también puede estimar el progreso de forma automática.

Determinar con qué frecuencia los datos deben de ser actualizados:

Dependiendo de la rapidez con que cambien los proyectos, es posible que

desee actualizar mensualmente, semanalmente o incluso diariamente. No

existen reglas para la frecuencia de actualización.

Analizar y comunicar los datos: Registrar el progreso en el módulo es sólo

el comienzo del proceso de actualización; luego de actualizar el cronograma se

debe analizar los resultados.

Examine las actualizaciones del cronograma del proyecto utilizando muchas

opciones disponibles. Como observar en la pantalla los diseños para poder ver los

resultados inmediatos, luego revise los datos del proyecto más detalladamente para

generar los reportes.

La comunicación efectiva hacia todos los participantes del proyecto es esencial para

el éxito de cada proyecto. Use informes y diseños fáciles de entender para mostrar

al equipo del proyecto lo que está sucediendo. Concéntrese en las actividades

críticas, la sobreasignación de recursos y costos, las desviaciones y el costo, e identifique el progreso futuro requerido y el actual.

5.2.2 ELECCIÓN DEL MÉTODO DE ACTUALIZACIÓN

Puede actualizar los cronogramas del proyecto de maneras diferentes. Actualizar el

progreso de todas las actividades y recursos en su conjunto, actualizar las actividades y recursos de forma individual, actualizar el progreso en la tabla de

tiempos o utilizar una combinación de estos métodos.


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Es más probable, que los proyectos no progresen como estaba previsto. Muchas actividades comienzan fuera de la secuencia o toman más tiempo de lo que fue

previsto inicialmente. En estos casos, debe actualizar las actividades y recursos de

forma individual. Esto ayudará a pronosticar los efectos del progreso imprevisto o la

falta de progreso para que pueda tomar una acción correctiva apropiada cuando sea necesario.

Puede actualizar las actividades y/o recursos de forma manual, en el módulo de

Gestión de Proyectos; recopile los datos de la hoja de tiempo o utilice la aplicación

Primavera Web para recopilar el progreso de las actividades de los miembros del equipo del proyecto.

La mayoría de los proyectos se encuentran entre estas dos situaciones: algunas de

las actividades se están produciendo como estaba previsto y algunas no. Si este es

su caso, es posible que desee combinar los dos métodos de actualización. Permita

que el módulo haga del cronograma del proyecto como debería estar avanzando y luego individualmente actualice cada actividad y recurso que se están desviando del

plan.

5.2.3 DESTACANDO LAS ACTIVIDADES PARA LA ACTUALIZACIÓN

La característica reflector de avance destaca los avances de las actividades que se

deberían haber trabajado durante un período específico de tiempo. También puede

arrastrar la línea de datos actualizados a una fecha específica para resaltar las

actividades que se encuentren entre la fecha de los últimos datos y la fecha de los nuevos datos.

Utilice la característica Reflector de Avance (Progress Spotlight): Elija

Ver » Reflector de Avance o Progress Spotlight, o haga clic en el icono

Reflector de Avance para resaltar un período de tiempo igual al incremento más pequeño de la anterior fecha de datos. Para aumentar o disminuir el área

resaltada entre la fecha de datos anteriores y la nueva fecha, arrastre la línea

de fecha de datos a la derecha o a la izquierda.

Arrastre la línea de datos de fecha: Haga clic en la Fecha de Datos, cuando el cursor cambie a una flecha, arrastre la línea hacia la derecha hasta llegar a

la fecha decidida. Se resaltarán todas las actividades comprendidas entre la

fecha de los últimos datos y la fecha de los nuevos datos. Luego pulse la tecla

F9 para actualizar todas las actividades resaltadas. Para actualizar las actividades o volver a programar el proyecto de acuerdo a la fecha de datos

nuevos, pulse la tecla F9.

Nota

Dependiendo de la densidad de la escala de tiempo puede que no se pueda posicionar la fecha de datos sobre la fecha que se desea utilizar. En

ese caso; se debe ir a la opción Reflector de Avance (Progress Spotlight)

para poder realizarlo.


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FIGURA 5: Reflector de Avance

5.2.4 ACTUALIZACIÓN DE PROGRESO DE ACTIVIDADES DESTACADAS

Si las actividades están progresando según lo establecido, es posible que desee estimar el progreso de todas las actividades para la nueva fecha de datos que

especifique. El módulo Gestión de Proyectos puede estimar rápidamente las fechas

de la actividad, los porcentajes de avance y las duraciones restantes cuando utilice

el cuadro de diálogo Actualizar el Progreso para actualizar el proyecto.

La estimación del avance de las actividades es una manera rápida y conveniente

para actualizar el proyecto. El módulo Gestión del Proyecto estima el progreso sólo

para aquellas actividades que se suponía iban a realizarse. Dado que el progreso

puede ocurrir fuera de la secuencia, es posible que tenga que actualizar las

actividades adicionales, especialmente si se ha seleccionado las actividades arrastrando la línea de fecha de datos o mediante la característica Reflector de

Avance. También puede examinar todas las actividades incompletas para

asegurarse que las cantidades de las duraciones restantes, las fechas reales, y el

porcentaje de avance son realistas. Una vez que utiliza el Reflector de Avance en las actividades, puede actualizar rápidamente el proyecto como "a tiempo".

Puede actualizar los proyectos de forma automática, puede actualizar cada

actividad manualmente, o puede utilizar ambos métodos.

Actividades resaltadas.

Diagrama de Gantt resaltado.


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FIGURA 6: Cuadro de Diálogo Actualizar Progreso.

5.2.5 ESTIMAR EL PROGRESO AUTOMÁTICAMENTE

Si quiere estimar el progreso, para ver si las actividades se están llevando a cabo

en la fecha prevista, puede calcular automáticamente los datos reales de la

actividad, recursos y/o gastos.

La estimación de avance de las actividades es una manera rápida y conveniente de

actualizar el proyecto. El módulo Gestión del Proyecto estima el progreso sólo para

aquellas actividades que se suponía iba a realizarse.

Ajuste para autocalcular los datos reales de la actividad: El módulo determina las fechas reales, las cantidades de porcentaje de avance, las

duraciones, y las unidades reales y restantes para todos los recursos

asignados. Elija Proyectos » Actividades y abra una presentación que

contenga las actividades que desea actualizar de forma automática. Agregue una columna para la opción Calcular reales automáticamente y marque la

casilla de verificación junto a cada actividad.

Escoja actualizar todas las actividades resaltadas o sólo las actividades seleccionadas.


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FIGURA 7: Ingresar la Columna Calcular Reales Automáticamente.

Ajuste para autocalcular los datos de los recursos: Si establece la opción Autocalcular datos reales de recursos individuales, el módulo actualiza

automáticamente las unidades reales y las unidades restantes, las unidades

presupuestadas y el porcentaje de avance de cada actividad. Seleccione

Empresa » Recursos, luego seleccione el recurso que desea actualizar automáticamente. Haga clic en la ficha Detalles y maque la casilla de

verificación Calcular Reales Automáticamente.

La columna Calcular Reales Automáticamente se encuentra en la opción Generales del cuadro de diálogo Columnas.

Marque las actividades que quieren actualizar automáticamente.


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FIGURA 8: Autocalcular Datos de los Recursos

Actualizar el progreso de forma automática: Una vez que establezca

autocalcular datos reales, puede actualizar el progreso de forma automática.

Seleccione Herramientas » Aplicar reales.

5.2.6 ACTUALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES MANUALMENTE

Además de la actualización de actividades automáticamente o usando hojas de

tiempo, puede actualizar manualmente los datos de cada actividad. Registre las

fechas reales, el uso real de recursos y los costos incurridos hasta la fecha de datos. Hay diferentes tipos de actividad, tipos de porcentaje de avance y tipos de

duración para dar cabida a sus necesidades de programación.

Ajuste del tipo de porcentaje de avance: El porcentaje de avance de una

actividad puede ser calculado de acuerdo a la duración de la actividad, a las unidades de la actividad o al porcentaje de avance físico que se introduzca para

cada actividad. Elija Proyecto » Actividades, y muestre la ficha General de

Detalles de Actividad o agregue una columna para el tipo de porcentaje de

avance en la Tabla Actividad.

Marque la opción Calcular reales automáticamente para los recursos seleccionados.


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FIGURA 9: Tipo de % de Avance.

Seleccione el tipo de porcentaje de avance de acuerdo a como va a informar el

progreso de la actividad:

Seleccione Físico, cuando el progreso de la actividad pueda ser más fácilmente

reportado en base al criterio personal.

Seleccione Duración, cuando las actividades pueden ser fácilmente

comunicadas en términos de días reales de trabajo restantes.

Duración % de avance = [(Duración Original - Duración Restante) / Duración original] x 100

Seleccione unidades, cuando el progreso se reporte mejor basándose en el

esfuerzo de trabajo que pueda ser logrado y cuánto queda del esfuerzo.

Unidades % de avance = [Unidades reales / En las unidades completadas] x 100

Actualizar las fechas reales: Una vez que una actividad está puesta en

marcha, puede actualizar las fechas de inicio y finalización y demás información

sobre el estado. Elija Proyecto » Actividades, y muestre la pestaña Estado de Detalles de Actividad. Si la actividad se ha iniciado realmente marque la casilla

“Iniciado”, y especifique la fecha de inicio real. Si la actividad ya ha sido

completada marque la casilla “Finalizado”, y especifique la fecha de finalización

real.

Seleccione el porcentaje de avance para la actividad.


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Actualizar las actividades con el tipo de porcentaje de avance: En la ventana Actividades, seleccione la actividad a actualizar y muestre la ficha

Estado de Detalles de actividad. Al programar datos reales, la duración real se

calcula como el total de tiempo trabajado desde la fecha de inicio real hasta la

fecha de datos actual o la fecha de finalización real (para las actividades realizadas), utilizando el calendario de la actividad.

FIGURA 10: Actualización de las actividades con porcentaje de avance.

Nota

Cuando se actualicen las actividades manualmente debe apagar la

herramienta de actualización automática. De lo contrario, los cambios que

realice serán sobre escritos.

EJERCICIO 2: Destacando las actividades para actualizar y estimar el

progreso de manera automática.

Para el desarrollo del ejercicio diríjase al CD del curso » Materiales de Lectura » Sesión 05 » Ejercicios, dentro de esta carpeta importe el siguiente

proyecto haciendo uso de la Guía de Importación y Exportación de

Primavera P6:

FinSys Financial System Upgrade Project

Realice los siguientes pasos:

1. En la ventana Actividades seleccione Menú Ver » Progress Spotlight

(Reflector de Avance) y responda, ¿Cuántas actividades se resaltan y cuáles son?

Para ello limitar el reflector de avance desde el domingo 3/02/02 hasta lunes

9/02/02, con ayuda del diagrama de Gantt.

____________________________________________________________

Finalmente actualice las actividades.

2. Ubíquese en la ventana Actividades y calcule manualmente las actividades A1410 y A1400, luego responda, ¿Cuál es la duración real de cada actividad? Considerar para la respuesta dos decimales (Ver Preferencia de usuarios).

____________________________________________________________

Ingrese la nueva duración para las actividades.


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5.2.7 ELIMINAR EL PROGRESO DE LAS ACTIVIDADES

Puede eliminar el progreso de una actividad mediante la eliminación del inicio real

y/o finalización real de la actividad. Cuando el inicio real o finalización real son

retirados de la actividad, las unidades presupuestadas de la actividad y sus

duraciones se calculan de nuevo. Diríjase a Proyectos y en Detalles de Actividad seleccione la ficha Cálculos.

FIGURA 11: Ficha Cálculo

5.2.8 INTERRUPCIÓN DE AVANCE DE LAS ACTIVIDADES

En algún momento del proyecto, puede dejar de trabajar en una actividad durante

un período de tiempo. Indique esta interrupción especificando las fechas de

suspensión y reanudación en la ficha Estado de Detalles de Actividad.

Suspender el progreso de una actividad: Muestre la ficha Estado de

Detalles de actividad. En la tabla de actividad, seleccione la actividad que desea

suspender e introduzca la fecha de suspensión en el campo Suspender. Cuando

la actividad se reanuda, introduzca la fecha de reanudación en el campo

Reanudar. La actividad debe tener una fecha de inicio real antes que pueda introducir la fecha de suspensión.

FIGURA 12: Suspensión y Reanudación de Actividades.

Escoja entre redistribuir el trabajo restante o el trabajo original de las actividades, cuando el progreso es eliminado.

Registre la fecha de suspensión como el final del último día de trabajo de la actividad. Cuando el trabajo comience otra vez, ingrese la fecha de reanudación.


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El módulo calcula la duración real de todas las actividades basándose en la cantidad de tiempo trabajado recientemente. La cantidad de tiempo que se suspende el

progreso de una actividad es considerado como un periodo no laborable

(nonworktime) de la actividad y de los recursos definidos en el calendario.

Nota

Sólo puede introducir fechas de suspensión y reanudación de las tareas

dependientes y de los recursos dependientes.

Cuando las actividades entran en un estado de suspensión o reanudación,

la fecha en la que se suspenden o reanudan las actividades es a principios del día especificado.

5.2.9 APLICACIÓN DE DATOS REALES

Una vez que se registra el progreso para la aprobación de las hojas de tiempo, se

ingresan fechas reales y/o se configura las opciones de autocompletar reales, se debe aplicar los datos reales. Cuando se aplican los datos reales, se mueve la fecha

de datos.

Aplicar datos reales: Abra el proyecto o nodo EPS que contiene los proyectos para programar. Seleccione Herramientas » Aplicar Reales. Si ha abierto un

nodo EPS que contiene varios proyectos, puede elegir usar la misma fecha de

datos para todos los proyectos y luego especificar la fecha, o puede elegir

utilizar una fecha de datos diferente para cada proyecto y luego seleccionar las fechas.

FIGURA 13: Cuadro de Diálogo Aplicar Reales.

Haga clic en Aplicar para actualizar el cronograma.

Elija una de las dos opciones para colocar

la nueva fecha de datos.

Haga doble clic para seleccionar una nueva fecha de datos para el proyecto correspondiente.


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Aplicar datos reales como un servicio: Puede utilizar los servicios de trabajo para aplicar automáticamente los datos reales a los proyectos/nodos

EPS seleccionados en los intervalos programados regularmente. Seleccione Herramientas » Servicios de Trabajo, y haga clic en Agregar. Seleccione

Aplicar Reales en el campo Tipo de Servicio. Especifique un número en el

campo Número del Trabajo para indicar la secuencia en que el servicio debería ser realizado. Escriba una descripción breve del servicio en el campo Nombre

del Trabajo. En el campo Estado, seleccione Activado para activar el servicio de

la aplicación real. En Detalles del Trabajo, indicar cuando el servicio se debe

ejecutar: todos los días a una hora determinada, semanalmente, cada dos semanas o mensualmente y finalmente especifique la hora.

FIGURA 14: Cuadro de diálogo Servicios de Trabajo.

5.2.10 PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

Este módulo usa el Método del Camino Crítico (CPM), que es una técnica de

programación para el cálculo de los cronogramas del proyecto. El camino crítico

utiliza las duraciones de las actividades y las relaciones entre las actividades para

calcular las fechas del proyecto. Este proceso se realiza en dos pasos sobre las

actividades del proyecto.

El primer paso (forward pass): Calcula las fechas de comienzo anticipado y

finalización anticipada para cada actividad, basándose en las fechas de inicio o

finalización de las actividades predecesoras, así como en la duración de la misma

actividad.

El segundo paso (backward pass): Calcula las fechas de inicio tardío y

finalización tardía para cada actividad, basándose en las fechas de inicio o

finalización de las actividades sucesoras, así como en la duración de la misma

actividad. La flotación libre (holgura libre) y la flotación total (holgura total) de cada actividad son recalculadas.

Seleccione la fecha de datos para el proyecto.

En la pestaña Opciones de Trabajo, seleccione el proyecto al cual desea aplicar los datos reales.


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Programar un proyecto: Abra un proyecto o el nodo que contiene los proyectos que desea programar. Seleccione Herramientas » Programar. El

cuadro de diálogo Programación indica el número de proyectos a ser

programados, junto con la fecha de datos más temprana de todos los proyectos

abiertos. Puede cambiar las fechas de datos para los proyectos cuando aplique los reales (seleccione Herramientas » Aplicar Reales). Para visualizar y/o

utilizar la configuración de programación predeterminada, haga clic en

Predeterminado del cuadro de diálogo Programación.

FIGURA 16: Cuadros de Diálogo de Programación.

Programación automática y nivelación: También puede optar por calcular

el cronograma cada vez que los datos de la actividad cambian, reprogramando

las actividades que han cambiado de manera significativa y reprogramando las actividades afectadas por el cambio a la primera actividad. Marque la casilla

Calcular programa automáticamente cuando un cambio afecte fechas, de la

ficha General del cuadro de diálogo Opciones de programa, para recalcular el

cronograma cada vez que un cambio significativo sea realizado en una actividad, relación o recurso. Si desactiva la programación automática, los

cambios en las actividades no se verán reflejados en el cronograma hasta que

Cálculo de las flotaciones.

Para poder guardar los resultados del cronograma, haga clic en Registrar en el Archivo y luego haga clic en Examinar para buscarlo.


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calcule el cronograma nuevamente. También puede elegir nivelar los recursos durante la programación automática.

Programación de los datos del proyecto como un servicio: Seleccione

Herramientas » Servicios de Trabajo, y haga clic en Agregar. Seleccione

Programación en el campo Tipo de Servicio. Especifique un número en el campo Número del Trabajo para indicar la secuencia en que el servicio debería

ser realizado. Escriba una descripción breve del servicio en el campo Nombre

del Trabajo. En el campo Estado, seleccione Activado para activar el servicio de

aplicación real. En Detalles del Trabajo, indique cuando debe ejecutarse el servicio: todos los días, semanalmente, cada dos semanas o mensualmente y

finalmente indique la hora.

FIGURA 17: Cuadro de Diálogo Servicios de Trabajo.

Tipos de datos de la actividad: La siguiente tabla indica los tipos de datos de

actividad que son más usados.

Campo Definición

Inicio (Start) La fecha de inicio actual de la actividad.

Finalización (Finish) La fecha de finalización actual de la actividad.

Inicio Real

(Actual Start)

La fecha en que la actividad se inicio realmente.

Fin Real (Actual

Finish)

La fecha en que la actividad finalizó realmente.

Inicio Anticipado La fecha más temprana posible en la que el trabajo

Clic para ir a las Opciones de Trabajo y para seleccionar los proyectos para ser actualizados.

Indique la frecuencia en que los datos serán actualizados (mensual, semanal o diariamente, y la hora).

Seleccione esta opción para registrar el archivo y poder

buscarlo.


134

(Early Start) restante para la actividad puede comenzar.

Finalización

Anticipado

(Early Finish)

La fecha más temprana posible en que la actividad puede

finalizar.

Comienzo Tardío

(Late Start)

La última fecha posible para que el trabajo restante de la

actividad pueda comenzar sin que retrase la fecha de

finalización del proyecto.

Finalización Tardía

(Late Finish)

La última fecha posible para que la actividad deba

terminar sin que retrase la fecha de finalización del proyecto.

Inicio Planificado

(Planned Start)

La fecha en que la actividad está programada para

comenzar. Esta fecha no es cambiada por la programación del proyecto una vez que se aplique una fecha de

comienzo real.

Finalización

Planificada

(Planned Finish)

La fecha en que la actividad está programada para

finalizar. Esta fecha no es cambiada por la programación

del proyecto una vez que se aplique una fecha de

finalización real.

Finalización Prevista

(Expected Finish)

La fecha en que la actividad espera que sea terminada.

Fecha de Restricción

Principal (Constraint Date)

La fecha para la cual se aplican la restricción de las

actividades.

Inicio Anticipado Externo (External

Early Start)

Para una actividad con una relación externa, la fecha de la relación externa fue programada para finalizar. Esta fecha

puede ser usada para calcular la fecha de inicio de la

actividad actual durante la programación.

Finalización tardío

Externo (External

Early Finish)

Para una actividad con una relación externa, la fecha de

inicio tardío de la relación externa. Esta fecha puede ser

usada para calcular la fecha de finalización de una

actividad actual durante la programación.

Fecha de Suspensión

(Suspend Date)

La fecha en que el progreso de la actividad fue

suspendido.

Fecha de

Reanudación (Resume Date)

La fecha en que el progreso de la actividad fue reanudado.

5.2.11 RECALCULANDO LOS COSTOS DE ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS Y

ROLES

Cuando los cambios son realizados en la información de los costos de los recursos y

roles, se recalculan los costos, de manera que se muestran los valores correctos

para los costos de la actividad en todos los proyectos abiertos. El comando Volver a Calcular Costos de Asignación asegura que los costos de los proyectos reflejen

cualquier precio actualizado por los valores de tiempo de las actividades.

Por ejemplo, se debe recalcular los costos si cambia el precio/tiempo de un recurso

y el recurso está asignado a las actividades, o si un recurso/rol tiene múltiples precios y las fechas de la actividad cambian.

Para recalcular los costos de las asignaciones diríjase a Herramienta » Volver a

Calcular Costos de Asignación.


135

Volver a calcular los costos de asignación: Para actualizar los costos de asignación de un proyecto abierto, seleccione Herramientas » Volver a

Calcular los Costos de Asignación y finalmente hacer clic en Volver a

calcular.

FIGURA 18: Cuadro de Diálogo Volver a Calcular Costos de Asignación

En la ventana Recursos, seleccione Ver » Detalles, haga clic en la ficha

Detalles. En la ficha Detalles debe marcar la opción Calcular reales Automáticamente o Calcular Costos a Partir de Unidades.

FIGURA 19: Detalles de Recursos

5.2.12 GESTIONANDO LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS

Utilice la ventana Asignaciones de recursos para agregar y ver todas las

asignaciones de recursos, agrupados por recursos, para todos los proyectos

abiertos actualmente. En la hoja de cálculo de Uso de recursos, puede visualizar el

costo e información sobre la cantidad de recursos y actualizar manualmente los datos de asignación de periodos futuros.

Marque esta opción para sincronizar factores de sobretiempo.


136

Mostrar la hoja de cálculo de uso de recursos: Seleccione Ver » Mostrar al Final » Hoja de Cálculo de Utilización de Recursos, o haga clic en la

barra de Opciones de Visualización, y elija Hoja de Cálculo de Utilización de

Recursos.

Agrupar y clasificar las asignaciones de los recursos: Elija Proyecto » Asignaciones de Recursos, y seleccione Ver » Agrupar y Ordenar por, o

haga clic en la barra de opciones de visualización y elija Agrupar y Ordenar por.

Elija uno de los grupos predefinidos o seleccione personalizar.

Actualización manual de los datos de asignación: En la hoja de Cálculo Uso de Recursos (tanto en la ventana de asignaciones de actividades y de

recursos), puede actualizar manualmente los valores de las asignaciones de las

Unidades presupuestadas y las Unidades restantes.

5.2.13 ANÁLISIS DEL VALOR GANADO

La gestión del valor ganado (EVM), ha sido probado a sí misma para ser una de las

más efectivas herramientas de medición de rendimiento y realimentación para

administrar proyectos. Permite comparar el valor acumulativo del costo

EJERCICIO 3: Programar y nivelar proyectos.

Continuando con el archivo FinSys (Financial System Upgrade Project) del ejercicio 1, responda las siguientes preguntas:

1. En la ventana Actividades, diríjase a la ficha Estado, y para la actividad Prepare for System Integration and Testing indique, ¿Cuáles son las fechas de inicio y de finalización?

_______________________________________________________

2. En la ventana Actividades, diríjase a la ficha Estado, y para la actividad Perform Risk Management indique, ¿Cuál es la duración original y real de dicha actividad? Considerar dos decimales, para ello ver Preferencias de Usuario.

__________________________________________________________

3. En la ventana Actividades, diríjase a la ficha Estado, y para la actividad Install the System indique, ¿Cuáles son las unidades de mano de obra Presupuestadas y Reales?

________________________________________________________

4. En la ventana Actividades, diríjase a la ficha Estado, y para la actividad Prepare the System for Installation indique, ¿Cuál es el porcentaje de duración?

________________________________________________________

5. En la ventana Actividades, diríjase a la ficha General, y para la actividad Jack forecasting activity indique, ¿Cuál es el calendario de dicha actividad?

________________________________________________________ ç

Nota: Una vez terminado los ejercicios, regresar la Configuración Inicial de Primavera P6 en Preferencias de Usuario, realizar esto para evitar resultados distintos.


137

presupuestado del trabajo realizado (ganado) con la cantidad del presupuesto asignado tanto con el costo presupuestado del trabajo planificado (Programado),

así como con el costo real del trabajo realizado (real).

Descripciones básicas de los elementos del Valor ganado

Valor planificado (PV ó BCWS): Este valor define que tan avanzado se

encuentra el trabajo del proyecto en cualquier punto del cronograma. Es un

reflejo numérico del trabajo presupuestado que está programado para ser llevado a cabo y es una línea base establecida (también conocida como línea

base de la medida del rendimiento o PMB) contra el cual el progreso real del

proyecto será medido. También conocido como Costo Presupuestado del

Trabajo Programado (BCWS), el Valor Planificado es usualmente graficado

mostrando los recursos acumulados presupuestado a través del programa del proyecto.

Valor Ganado (EV ó BCWP): Se puede decir que es una foto instantánea del

avance del trabajo en un punto dado en el tiempo que llamaremos fecha de

corte. También es conocido como Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (BCWP), esto reflejará la cantidad de trabajo que ha sido realmente realizado a

la fecha (o en un periodo de tiempo dado), expresado como el valor planificado

para ese trabajo.

Costo Real (AC o ACWP): También conocido como Costo Real del Trabajo Realizado (ACWP), es una indicación del nivel de recursos que han sido

consumidos para alcanzar el trabajo a cabo a la fecha (o en un periodo de

tiempo dado).

Análisis de cronograma y predicción

Variación de Cronograma (SV): Determina si un proyecto está adelantado o

retrasado. Es calculado sustrayendo el Valor Planificado del Valor Ganado (EV).

UN Valor positivo indicará una condición favorable y un valor negativo indicará una condición desfavorable.

SV= EV-PV ó SV%= SV/PV (si se expresa en porcentaje)

Índice de Rendimiento de Cronograma (SPI): Indica cuán eficiente es el

equipo de proyecto administrando su tiempo.

SPI= EV/PV

Tiempo estimado para culminación: Usando el índice de Rendimiento de

Cronograma (SPI) y el Promedio de Valor Planificado (PV) por unidad de

tiempo, el equipo de proyecto podrá generar una estimación aproximada de


138

cuándo será completado el proyecto, si la tendencia continúa, comparado a cuando fue originalmente supuesto a ser completado.

Análisis de costo y predicción

Variación de Costo (CV): Muestra si un proyecto se encuentra bajo o sobre el

presupuesto. Esta medida es determinada sustrayendo el Costo Real del Valor Ganado (EV).

CV= EV-AC ó CV%= CV/EV (si se expresa en porcentaje)

Índice del rendimiento del costo (CPI): Es uno de los más claros

indicadores de la eficiencia de costo acumulativo de un proyecto. El CPI estima

cuán eficiente es el equipo de proyecto usando sus recursos.

CPI= EV/AC

Índice de rendimiento para la culminación (TCPI): Ayuda al equipo de

proyecto a determinar la eficiencia que deberá ser alcanzada en el trabajo

restante de un proyecto para coincidir en un punto específico tal como el Presupuesto en la culminación (BAC) o el estimado a la culminación (EAC)

revisado del equipo.

Variación en la Culminación: Con la cifra del EAC en la mano, el gerente podrá ahora calcular el Costo de la Variación en la Culminación (VAC), el cual

mostrará el equipo si el proyecto finalizará bajo o sobre el presupuesto,

sustraendo el EAC del BAC.

VAC= BAC – EAC ó VAC%= BAC/EAC (si se expresa en porcentaje)

Estimación para la Culminación: Muestra lo que el trabajo restante costará.

EAC= AC+ETC

Creación de una presentación para el análisis de Valor Ganado

Se puede crear una presentación o diseño para el análisis del Valor Ganado luego

que haya actualizado los datos de avance del progreso del proyecto y así poder


139

verificar medir el desempeño y avance del proyecto. Para realizar ello, realice los siguientes pasos:

1: Ubíquese en la ventana Actividades » luego haga clic en la Barra de Diseño y

seleccione Columnas.

FIGURA 20: Ingreso a Opción Columnas

2: De las Opciones Disponibles del cuadro de diálogo Columnas, seleccione las

columnas que se muestran en la Figura 21 de los grupos Unidades, Costos,

Valor Obtenido y Porcentajes de Avance, luego haga clic en el botón Aplicar y Aceptar.

FIGURA 21: Seleccionando Opciones de Valor Ganado a Mostrar en Ventana Actividades

3: En la ventana Actividades podrá apreciar valores totales del proyecto que sirven

para analizar el índice de desempeño del proyecto y avance del mismo.

TLS041 – Taller de Primavera P6

Sesión 05 – Material de Lectura v1

140

FIGURA 22: Visualizando el Valor Ganado del Proyecto


141

4: De acuerdo a la siguiente tabla podremos interpretar los resultados de análisis de Valor Ganado que se muestra en la Figura 22, la cual nos indica a nivel del

cronograma y del costo si estamos yendo bien o no en el proyecto.

Medidas de

Rendimiento

CRONOGRAMA

SV>0 & SPI >1.0 SV=0 & SPI=1.0 SV<0 & SPI<1.0

COSTO

CV > 0 &

CPI>1.0

- Adelantado.

- Por debajo del Presupuesto.

- A tiempo.


- Retrasado.


CV = 0 &

CPI= 1.0

- Adelantado. - Dentro del

Presupuesto.

- A tiempo. - Dentro del

Presupuesto.

- Retrasado. - Dentro del

Presupuesto.

CV < 0 &

CPI< 1.0

- Adelantado. - Por Encima del

Presupuesto.

- A tiempo. - Por encima del

Presupuesto.

- Retrasado. - Por encima del

Presupuesto.

Por ejemplo para el costo:

El Índice de Desempeño del Costo (CPI) es 0.96, y la Variación del Costo

(CV) es -0.04. El Índice de Desempeño del Cronograma (SPI) es 0.95, y la Variación del

Cronograma (SV) es -0.05.

Por lo tanto, podemos sustentar que el proyecto está retrasado y por encima del presupuesto.

Por ejemplo para las horas – hombre:

El Índice de Desempeño del Costo (CPI) de las Unidades de Mano de Obra es 0.96, y la Variación del Costo (CV) de las Unidades de Mano de Obra es -

0.04.

El Índice de Desempeño de Cronograma (SPI) de las Unidades de Mano de

Obra es 0.95, y la Variación del Cronograma (SV) de las Unidades de Mano de Obra es -0.05.

Por lo tanto, podemos sustentar que el proyecto está retrasado y por encima del

presupuesto.

5.3 RESUMIENDO PROYECTOS

Puede resumir y guardar información sobre la cantidad de recursos, costos y/o campos personalizados del usuario de un nodo EPS o WBS del proyecto. Puede

visualizar datos resumidos tales como el presupuesto original y otros valores del

costo en los distintos niveles de la EPS del módulo de Gestión de Proyectos.

5.3.1 CONFIGURACIÓN DE OPCIONES DE RESUMEN

Antes de resumir la información, es necesario especificar qué proyectos serán

resumidos y el nivel del WBS en que los datos deben ser resumidos. Por ejemplo,

puede analizar proyectos específicos en el EPS o concentrarse en la información que

reside en un determinado nivel del WBS.


142

Configure las opciones de resumir: Seleccione Empresa » Proyectos. Elija el proyecto que desea resumir. Luego en Detalles del Proyecto haga clic la ficha

Configuración. En el campo Resumir a un Nivel de la WBS especifique el nivel

WBS máximo en que puede resumir el proyecto.

En el módulo de Resumen hay dos conjuntos de datos del proyecto: Datos reales del periodo pasado y datos reales a la fecha. Puede seleccionar el

conjunto de datos que desea ver seleccionando Editar » Preferencias del

Usuario. Diríjase a la Ficha Análisis de Recursos y elija entre Fechas

Anticipadas Restantes y Fechas Pronosticadas.

5.3.2 RESUMEN DE LOS DATOS DEL PROYECTO

Puede resumir los datos en cualquier momento, utilizando el menú Herramientas

» Resumir, o puede utilizar la opción de Servicios de Trabajo para programar el

momento en que los datos son resumidos. Por ejemplo, puede configurar el módulo resumir para todos los lunes a las 8:00 a.m. En cada caso, los datos del proyecto

se resumen de acuerdo a las configuraciones especificadas, y los valores de

resumen nuevos se guardan en la base de datos del proyecto, reemplazando los

datos de resumen previamente calculados.

Puede ver e informar los datos resumidos en el módulo Gestión de Proyectos y en

la aplicación web de Primavera.

Resumir los datos del proyecto manualmente: Elegir Empresa » Proyectos. Seleccione Herramientas » Resumir, puede seleccionar las

opciones: Proyectos Abiertos, Todos los Proyecto (incluye todos los proyectos

que se encuentren en el EPS) o Sólo proyectos con resumen.

Resumir los datos del proyecto como un servicio de trabajo no

distribuido: Seleccione Herramientas » Servicios de Trabajo, y haga clic en Agregar. Seleccione Resumir en el campo Tipo de Servicio. Especifique un

número en el campo Número de Trabajo, para indicar la secuencia en que el

servicio debería ser realizado, si más de un servicio está en la lista. Escriba una

descripción breve del servicio en el campo Nombre del Trabajo. En el campo Estado seleccione Activado, para activar el servicio de resumen. En Detalles del

Trabajo, indique cuando debe ejecutar el servicio: todos los días,

semanalmente, cada dos semanas o mensualmente y finalmente especifique la

hora.


143

FIGURA 23: Cuadro de Diálogo Servicios de Trabajo

¿CÓMO SE RESUMEN LOS DATOS?

Puede resumir los datos de todos los proyectos en el EPS. El resumen de la información calcula y muestra: costos y cantidades, campos personalizados por el

usuario, fechas, duraciones, flotaciones (holguras), progresos, programas base,

variaciones y casos especiales para las actividades, recursos y costos, los cuales

detallamos a continuación:

Costos y cantidades: Los datos de costos y cantidades, tales como el costo

presupuestado y la cantidad presupuestada, se+ sumaron mediante la adición

de los valores para cada actividad en el resumen.

Campos definidos por el usuario: Los campos definidos por el usuario se

resumen de acuerdo al tipo. Por ejemplo, los elementos que representan las

fechas de inicio muestran la fecha de inicio más temprana y los elementos que

muestran las fechas de finalización muestran las fechas de finalización más tardías.

Fechas: Se muestran las fechas anticipadas, que incluye la fecha de inicio más

anticipada y la fecha de finalización más anticipada. Las mismas reglas aplica

para las fechas tardías, y las fechas anticipadas y tardías del programa base.

Duraciones: Los valores de la duración original y restante se resumen. Para las actividades sin ningún progreso, las duraciones originales y restantes son el

número de periodos de trabajo entre las fechas de comienzo más tempranas y

la finalización más tardía.

Marque esta opción para resumir los proyectos inmediatamente después que estos hayan sido programados.


144

Flotaciones: Para establecer esta opción, seleccione Herramientas » Programa, y elija una opción. Luego en la ficha General, seleccione cómo

desea calcular la flotación total. En la ficha Avanzadas, elija Calcular Múltiples

Rutas de Flotación.

Progresos: La medida más simple de porcentaje de avance utiliza la duración para comparar la cantidad de tiempo restante para completar las actividades de

la duración original.

Datos, comparación de datos y variaciones del Programa Base: Se

pueden clasificar cada programa base, y la comparación o variación de los elementos de datos, ya sea como una fecha o un elemento de los datos de la

duración.

EJERCICIO 4: Resumen de proyectos.

Para el desarrollo de los ejercicios diríjase al CD del curso » Materiales

de Lectura » Sesion 05 » Ejercicios, dentro de esta carpeta importe el

siguiente proyecto haciendo uso de la Guía de Importación y Exportación

de Primavera P6:

ERP System Consolidation.

Seleccione Herramientas » Servicios de Trabajo y responda:

1. ¿Cuál es el nombre del trabajo cuyo ID del proyecto es EPS?

______________________________________________________

2. Seleccione el trabajo de la respuesta anterior y responda ¿Cuál es el

estado y tipo de servicio de dicho trabajo?

________________________________________________________

3. En opciones de trabajo del trabajo seleccionado, ¿Cuál es el

nombre del proyecto?

________________________________________________________

4. En detalles del trabajo del trabajo seleccionado, ¿Cuál es el nombre

del registro de usuarios en la aplicación?

________________________________________________________

Documents

5._TLS041_ML5_v1.pdf