6. INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO La Universidad Tecnológica de Tijuana (UTT) desde su creación ha registrado tasas de crecimiento positivas en cuanto a la matrícula atendida, y más aún a partir de septiembre de 2009 cuando se implementó la continuidad de estudios con PE a nivel Ingeniería, por lo que su matrícula atendida pasó de 1,385 alumnos en el ciclo escolar 2008-2009 a 2,592 en el ciclo escolar 2010-2011, incrementando más del 87% de los alumnos atendidos y por tanto también incrementó el volumen de las actividades a realizar. Para el cumplimiento de lo anterior, la UTT cuenta con un Sistema de Información y Conocimiento que contempla información de consulta, procesamiento de información y análisis de indicadores, lo anterior con el propósito promover y difundir el conocimiento que se genera a partir de las fuentes de información académicas y administrativas. Con el fin de dar cumplimiento a su visión y consolidarse como una institución que pueda cumplir con las expectativas de los estudiantes y la sociedad, el reconocimiento internacional, contar con la infraestructura para generar conocimiento y formar egresados en estrecha colaboración con el sector productivo la UTT define los requerimientos que debe generar su sistema de información de tal forma que le permite identificar: Las tendencias de crecimiento del sector productivo regional para orientar efectivamente la

oferta educativa institucional. Las necesidades del sector productivo para que estas sean satisfechas con egresados

competentes que propicien el desarrollo de las organizaciones. Las necesidades de capacitación y desarrollo tecnológico que deban ser atendidas por la UTT

mediante los servicios de vinculación. Las características y ubicación de los clientes potenciales y actuales del servicio educativo y

servicios de educación continua que ofrece la UTT. El cumplimiento de las metas y acciones de los planes y programas en comparación con el

ejercicio presupuestal para asegurar la eficiencia operativa. El conocimiento generado en la UTT por el proceso educativo y por el proceso de desarrollo

de los Cuerpos Académicos. El desempeño de los indicadores de resultados y de los procesos. Identificar las oportunidades de colaboración con instituciones de educación superior a nivel

nacional e internacional. Identificar las necesidades de la comunidad y sociedad en general que puedan ser atendidas

de acuerdo al objeto de la institución. El sistema de información actual proporciona la información requerida para medir el cumplimiento de los objetivos y prioridades, se asegura la alineación al contar con los instrumentos que proveen la información requerida para identificar el grado de cumplimiento de los objetivos y a su vez identificar las necesidades de complementar la información que surgen. Los conocimientos que apoyan la estrategia de la UTT se clasifican de la siguiente forma: 1. Los conocimientos que permiten el cumplimiento de los objetivos y la visión institucional. 2. Los conocimientos que se generan por la propia universidad como un centro generador de

conocimientos desde la perspectiva docente y del alumnado. 1. Conocimientos que permiten el cumplimiento de los objetivos y la visión institucional

a. Los que se generan de la autoevaluación del desempeño institucional. b. Las recomendaciones obtenidas por los procesos de evaluaciones externas. c. Los resultados de la medición y evaluación del cumplimiento de los planes y programas.

d. Los resultados del desempeño de los procesos que se obtienen mediante la realización de auditorías internas y externas al Sistema de Gestión de la Calidad, las evaluaciones y diagnósticos obtenidos de la evaluación del desempeño del Programa 9´S.

e. Resultados de seguimiento de la ejecución. Que de hecho son los espacios donde se capitalizan todos los conocimientos anteriores porque representa el ejercicio formal de la institución para la toma de decisiones colegiada y donde se ve reflejado el aprendizaje y conocimiento que se va generando de la ejecución de las estrategias planeadas, se incorporan los aprendizajes de los resultados positivos y negativos de la ejecución y se documenta el motivo de la toma de decisiones para tomarlo en cuenta en ciclos posteriores.

Lo anterior se lleva a cabo mediante reuniones en todos los niveles en donde se analiza la información derivada de los reportes de resultados y del desempeño de los procesos, se comparan los avances contra los años anteriores y contra la media del subsistema de universidades tecnológicas según la disponibilidad de la información. 2. Los conocimientos que se generan por la propia universidad como un centro generador de conocimientos desde la perspectiva docente y del alumnado

En este apartado se contemplan los conocimientos generados desde: a) El trabajo individual y colegiado del personal académico, producto de los proyectos

emprendidos en el marco del trabajo de las Academias o del Cuerpo Académico y que se materializa mediante la producción académica, proyectos locales o de colaboración a nivel regional, nacional o internacional, desarrollo de manuales de asignaturas, dirección de proyectos de estadía, publicación de artículos, realización de ponencias, entre otros.

b) El conocimiento generado por los alumnos derivado de la participación en proyectos académicos, de creatividad, de los trabajos en equipo derivados del proceso enseñanza aprendizaje.

La UTT identifica que los conocimientos prioritarios para llevar a cabo sus estrategias son: Conocer las tendencias de desarrollo económico del entorno para impulsar y seguir

generando una oferta educativa y de cursos de educación continua pertinente a las necesidades de la región.

Conocer las características de nuestros clientes que ingresan a TSU, LP e Ingeniería para identificar acertadamente sus necesidades con el fin de proporcionarles un servicio de alta calidad.

Conocer y analizar los métodos, procedimientos, procesos internos para obtener resultados de forma consistente, en menor tiempo y a menor costo.

Para lo anterior la UTT establece su Sistema de Información y Conocimiento.

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN Se compone por los sistemas que se describen a continuación: Control Escolar

La operación del Módulo de Control Escolar del Sistema Automatizado Integral de Información de las Universidades Tecnológicas (SAIUTT) es clave para la institución, ya que en este se concentra la información relacionada con los alumnos. Con la información almacenada en este sistema se realizan análisis de los indicadores básicos como, matrícula, deserción, reprobación, aprovechamiento, etc. Todos ellos fundamentales para la toma de decisiones a corto, mediano y largo plazo. De igual manera se gestiona, a través de este sistema, el registro de aspirantes y venta de fichas del Sistema Integral de Gestión Académica (SIGA). El sistema de control escolar proporciona la información relacionada con el cliente, sus características, datos de contacto, lo que permite generar la estadística básica de control escolar conformada por la base de datos de matrícula alcanzada, base de datos de proceso de ingreso, base de datos de causa de baja, base de datos de aprovechamiento académico, base de datos de titulados esta información es la que permite construir los indicadores básicos del proceso educativo, por lo que es la columna vertebral del proceso de información. Sistema de información administrativa y financiera

Resultado de  Desempeño de Procesos 

AutoevaluaciónInstitucional 

Resultado de Evaluaciones del Cumplimiento Programático 

ConocimientoAcadémico 

Resultado de Seguimientode la Ejecución 

Recomendaciones de Evaluaciones Externas 

Para dar seguimiento a la planeación operativa del Presupuesto Basado en Resultados (PBR), se cuenta con los sistemas: Sistema Integral de Presupuestos, sistema en el que se genera y controla la información financiera respecto al ejercicio presupuestal por cada Programa Institucional; el sistema TRESS para la administración de la nómina, el Contpaq con el que se lleva a cabo la administración contable y la generación de los estados financieros. Sistema de Información de Vinculación

En el área de vinculación se cuenta con sistemas que proporcionan información relacionada con la interacción con el sector productivo. Uno de ellos es el Sistema de Información sobre Vinculación de las Universidades Tecnológicas (SIVUT), donde se consulta el estatus laboral de todas las generaciones de egresados por Programa Educativo, tipo de empresa en la que trabajan, sueldo y su pertinencia. Complementario a esto se cuenta con un sistema que concentra la información del grado de satisfacción de los egresados y empleadores, obtenida esta por medio de encuestas. Sistema de Información de Servicios de Apoyo

Por su parte en el área de servicios de apoyo se gestiona con una base de datos para dar seguimiento a la matrícula que tiene algún tipo de beca interna o externa por Programa Educativo, en el área de servicios bibliotecarios se cuenta con el Sistema Altair utilizado para el control de inventario, préstamo y entrega de material bibliográfico. Así como la información referente a participación de alumnos y comunidad en eventos culturales y deportivos es gestionada a través de una base de datos.

Sistema de Información de Planeación y Evaluación

En este sistema se concentra la información de todos los sistemas de información para su procesamiento, análisis e interpretación en forma de reportes para la toma de decisiones en todos los niveles. Para dar seguimiento a la planeación estratégica, táctica y operativa de la institución se cuenta con el sistema de indicadores, en el que se concentra información clave como matrícula, deserción, reprobación, aprovechamiento, eficiencia terminal, capacidad académica, desempeño docente, entre otros y los indicadores de calidad. Todos ellos fundamentales para medir el grado de avance de la misión y visión. Otro de los sistemas de apoyo es el Sistema del Programa Operativo Anual (SPOA), donde se lleva el control del grado de cumplimiento de las metas y acciones establecidas, de acuerdo al presupuesto asignado por cada programa institucional, esto como parte del PBR. La información proporcionada por este sistema es revisada mensualmente por la alta dirección donde se definen los posibles cambios en la planeación operativa. El Sistema de Gestión de Calidad se administra mediante la aplicación de Control de Documentos la cual permite el acceso a la información para facilitar la operación y toma de decisiones en todos los niveles de acuerdo al nivel de usuario de que se trate. El acceso es vía Internet por lo que permite su utilización a todos los empleados de la UTT. Los reportes clave de información permiten la aplicación de instrumentos de evaluación y diagnóstico que posibilitan la generación y conservación del conocimiento institucional, los principales se describen a continuación. Modelo de Evaluación de la Calidad de las Universidades Tecnológicas (MECASUT)

El Modelo de Evaluación de la Calidad de las Universidades Tecnológicas (MECASUT) se basa en los atributos de Eficacia, Eficiencia, Pertinencia, Vinculación y Equidad, en los cuales están clasificados los indicadores de todos los niveles y sirve para evaluación y comparación del desempeño de las universidades tecnológicas en el país. Los resultados son publicados cada año. Otro insumo para el diagnóstico que se produce mediante el sistema de información y conocimiento son las recomendaciones de evaluaciones externas proporcionadas por las distintas instancias como los mecanismos que implementa la CGUT para evaluar el desempeño de todo el subsistema de universidades tecnológicas y luego son proporcionadas para poder realizar las comparaciones competitivas mediante el MECASUT, así como las distintas misiones externas para la evaluación de las universidades tecnológicas que proporcionan una retroalimentación general. De manera más focalizada y para lograr el aseguramiento de la calidad se reciben evaluaciones de organismos evaluadores externos como son los Comités Interinstitucionales para la Evaluación de la Educación Superior (CIEES), los organismos acreditadores reconocidos por el Consejo para la Acreditación de la Educación Superior (COPAES) quienes después de que cada carrera realiza un ejercicio de autoevaluación de acuerdo a un marco de referencia específico evalúan en campo el cumplimiento de los criterios establecidos para el aseguramiento de la calidad y proporcionan una serie de recomendaciones para la mejora. Otro insumo para el diagnóstico son los resultados de las evaluaciones de conocimientos de los alumnos emitidas al ingreso y al egreso por el Centro Nacional para la Evaluación A.C. (CENEVAL) mediante la aplicación del Examen Nacional de Ingreso a la Educación Superior (EXANI II) y el Examen General de Egreso del Técnico Superior Universitario (EGETSU). Las evaluaciones del cumplimiento de los planes y programas anteriores y vigentes representan una información valiosa como referente al momento de plasmar las metas en un plan por lo que son un insumo para el diagnóstico estratégico. Otro mecanismo para conformar el diagnóstico estratégico son los resultados de la medición de los procesos, actividad que se realiza sistemáticamente mediante la realización de auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad (SGC), evaluación interna del cumplimiento del programa 9´S, y las auditorías externas al SGC. Esta información es conservada en el caso de las auditorías al Sistema de Gestión de Calidad mediante el Reporte Integral de Auditoría F-SC-017 y en el caso de la evaluación del Programa 9´S mediante los diagnósticos que emite el equipo evaluador. De igual forma el conocimiento es capitalizado mediante las reuniones de seguimiento de asuntos estratégicos, tácticos y operativos, en los esquemas de Revisión por Rectoría, Reuniones Académicas con Directores, Reuniones del Comité de Calidad, Reuniones del Comité Técnico de Calidad, Reuniones del Rector y Secretarios. Como parte del impulso a la difusión del conocimiento académico el Cuerpo Académico de Diseño y Desarrollo de Software de la carrera de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) implementó el Sistema de Aula Virtual. Con el propósito de satisfacer la necesidad de contar con una plataforma electrónica en la que alumnos y personal docente compartieran el conocimiento adquirido dentro y fuera del aula, a través del uso de animaciones, páginas de

Internet, chats, documentos PDF, fotos, textos de información, talleres para los estudiantes, archivos, espacios democráticos para desarrollar habilidades políticas, como el debate colectivo y el liderazgo cooperativo. El objetivo principal de la implementación de esta herramienta tecnológica es generar un espacio de aprendizaje de colaboración de apoyo didáctico a docentes y alumnos de la universidad, al que tienen acceso los alumnos y profesores de esa manera se crea una sinergia de utilización de las bases de datos del conocimiento académico. Conocimiento Con el propósito de difundir el conocimiento de los procesos administrativos y académicos se implementó un Sistema de Control de Documentos (SCD) donde están disponibles, para todo el personal de la Institución, los documentos controlados del SGC, certificado bajo la norma ISO 9001:2008, necesarios para ofrecer un servicio de calidad. El material necesario para la implementación del Programa 9’S, fundamentado en la metodología de las 5’S así como los resultados de las evaluaciones de cada área de trabajo. El material referente a la Red de Promotores de la Calidad. De igual manera está disponible la información analizada y revisada por la alta dirección de los indicadores institucionales, así como toda información generada y acuerdos de las reuniones de los distintos comités, de Calidad en el Servicio, de Calidad, Evaluadores del Programa 9’S, Comité Técnico de Calidad, entre otros. Los resultados de las Auditorías Internas y Externas del SGC. Las minutas y acuerdos tomados en Revisión por Rectoría y reuniones del Rector con Secretarios. Actualmente la UTT trabaja en el proyecto SIGA que estará compuesto por las aplicaciones de Control Escolar que lleva un avance del 40%, Académico, Administración, Vinculación y Extensión Universitaria. El proyecto lleva un año de desarrollo y ha implementado tres módulos: Registro de aspirantes, Venta de fichas e Inscripción. Se proyecta concluir en dos años en su totalidad. El conocimiento generado de las reuniones y resultado de la ejecución de los programas de trabajo de las academias y CA es concentrado mediante bases de datos por la Secretaría Académica y los registros referentes a los productos de los CA son digitalizados en el Sistema externo del Programa de Mejoramiento del Profesorado (PROMEP) para su registro oficial y de esa forma resguardar y capitalizar el conocimiento institucional. El respaldo físico y electrónico de la información se realiza a través de procedimientos de respaldo del SGC y a través de las políticas de resguardo de documentación institucionales. Con el fin de consolidar la operación del sistema de información de la UTT, se han desarrollado reportes que satisfacen las necesidades de conocer el avance de los procesos por ejemplo en los últimos tres años se han desarrollado los siguientes instrumentos:

Necesidad Identificada Instrumento implementado Medición del proceso de colocación de estadía

Reporte comparativo de colocación de alumnos

Conocer las tendencias del crecimiento sectorial en el Estado de Baja California

Estudio Macroregional

Conocer las características de los alumnos en ingeniería, su situacional laboral, nivel de ingresos.

Estudio de estatus laboral de alumnos de ingeniería.

Causas de reprobación de alumnos Análisis de causas de reprobación Bachilleratos de procedencia de alumnos de Análisis por medio de Map Info

nuevo ingreso Eficiencia presupuestal Cédula de Análisis de costo por alumno

Cédula de Análisis de eventos Alumnos inscritos Reporte del sistema SIGA Facilitar la información de las clases a los alumnos

Aulas virtuales

Conocer la satisfacción del alumno con los servicios

Aplicación para captura en línea del indicador 21 del MECASUT en ACCESS.

Automatización del proceso de Información El principal proyecto realizado con relación al sistema de información ha sido el proyecto de Automatización. En el marco de su proceso de planeación estratégica, en 2008 la UTT realizó un diagnóstico para identificar áreas de oportunidad, las cuales debían atenderse en el corto plazo, con el propósito de asegurar y fortalecer la competitividad de los PE. Un área de oportunidad en común, fue la implementación de un sistema automatizado de información. La información obtenida en forma veraz y oportuna, es el soporte para la toma de decisiones y para la realización de un proceso de planeación eficaz en el cual se implementen las estrategias más adecuadas para el logro de los objetivos planteadas por la alta dirección. Los antecedentes de la automatización del Sistema de Información institucional iniciaron con el Sistema de Control Escolar, en la Universidad este módulo se considera básico para el funcionamiento de todos los procesos ya que ahí se genera el control del cliente principal que es el alumno y los medios para la trazabilidad durante el proceso enseñanza aprendizaje. En el año 2000 se implementó el primer módulo de control escolar, que controlaba el proceso de registro del alumno, captura de calificaciones y generación de kardex, solo que no permitía el trabajo en red por lo que prácticamente era un sistema local. En el ciclo escolar 2005-2006 se implementó el módulo de Control Escolar del Sistema Automatizado de Información Institucional de las Universidades Tecnológicas (SAIIUT). El antecedente de este proyecto es un desarrollo realizado por la Universidad Tecnológica de Tabasco que se implementó a nivel nacional en las Universidades Tecnológicas, este módulo es el que está actualmente funcionando para efectos del control escolar, y está en una etapa de migración de datos para utilizar un nuevo sistema que funcione verdaderamente en forma integral y satisfaga las necesidades de las áreas académicas y administrativas. Un inconveniente de este sistema es que a pesar de que se pueden realizar procesos efectivos del control escolar, es incompatible con otras plataformas lo que limita su interacción con otros sistemas. Al ser identificada como una debilidad institucional, la carencia de un sistema automatizado integral de información, la Rectoría integró un equipo para el desarrollo de un sistema que satisfaga las necesidades, el cual está siendo desarrollado en fases y en orden de prioridad. Esto es una muestra del compromiso de la alta Dirección para la mejora continua de los procesos al involucrar los recursos requeridos para ello. De acuerdo a lo anterior, en 2009 se inició el desarrollo del Sistema Integral de Gestión Académica (SIGA), con una fase de análisis y diseño que involucró la participación de las áreas de la institución bajo la perspectiva de cubrir los procesos que componen el sistema de gestión de la calidad. La primera fase consistió en el desarrollo de la aplicación configuración del sistema con los módulos de usuarios, perfiles de usuario, diseño de procesos ISO en sistema.

La aplicación del Control Escolar es la base del sistema SIGA, en diciembre de 2009, se implementó el módulo de Reinscripciones de alumnos, en 2010 se desarrolló el módulo de Inscripciones de alumnos. En el transcurso de 2011 se encuentra en proceso de desarrollo el registro de aspirantes que estará operando al 100% a partir de septiembre. Durante 2011 el plan de implementación tiene contemplado el desarrollo e implementación de los siguientes módulos: Selección de aspirantes, asignación de matrícula, gestión de grupos, gestión de planes de estudio, gestión de materias, altas de alumnos, bajas de alumnos, reingresos y cambios de carrera, estadísticas escolares. La aplicación Contabilidad, es complementaria al control escolar para formalizar los procesos relacionados con las inscripciones y reinscripciones. Hasta el 2010 esta aplicación funcionaba por separado del control escolar, en dicho año se implementó la Versión 1.0 de Contabilidad donde se asignan referencias bancarias a alumnos y se actualizan los pagos, posteriormente se desarrolló la versión 1.1 para la mejora de dicho sistema que ya puede ser consultado en línea y genera estadísticas para el análisis y toma de decisiones. De acuerdo al plan de desarrollo en 2011 el módulo de Caja será implementado por completo. La aplicación Académica A: En 2012 iniciará el desarrollo e implementación de esta aplicación que contempla los siguientes módulos: Gestión de maestros, gestión de cargas académicas, asignación de tutores, tutorías A (Registro General de Alumnos). La programación del SIGA estará desarrollada en Internet lo que dará acceso a los usuarios en forma controlada, en todos los niveles y con un alto grado de seguridad, cuestión que el sistema anterior no permitía, se ha incluido un nivel de accesos, seguridad, confiabilidad e incorporación de las necesidades de los usuarios que permitirá la operación en forma eficiente y un crecimiento organizacional futuro que permitirá la incorporación de más aplicaciones al sistema de información. Con los proyectos emprendidos para la mejora del sistema de información se pueden medir los procesos con un mayor grado de eficiencia de tal forma que permite orientar las decisiones antes de que se produzca el resultado final. También se ha logrado realizar el trámite de inscripción vía Internet, facilita conocer a posibles interesados, obtener información de los clientes potenciales lo que proporciona elementos para el desarrollo de acciones de promoción que ayuden a la institución a incrementar su cobertura. Los principales reportes para la evaluación se estructuran de la siguiente forma: A nivel operativo se generan las bases de datos en Excel o en los sistemas de información automatizados con que cuenta la universidad como son las bases de datos de la estadística básica, las bases de datos emanadas del SAIIUT o de los módulos actuales del SIGA, a nivel táctico se estructuran los reportes de la información para ser enviados al Departamento de Información y Estadística en el cual se integran de acuerdo a las fórmulas establecidas los indicadores, que son presentados en forma de tablas y gráficas para su presentación a la alta dirección, a los mandos medios y al personal de apoyo, estos miden el cumplimiento de los objetivos institucionales. Para definir las acciones de innovación y mejora, la UTT dentro de su Dirección de Planeación y Evaluación cuenta con los Departamentos de Desarrollo y Calidad e Información y Estadística, en estas áreas se implementa y da seguimiento a las metodologías para la recopilación, análisis de información e integración de reportes que se presentan en primera instancia a la alta dirección y posteriormente al comité de calidad. Para la mejora de los resultados los responsables de cada indicador establecen acciones de mejora preventivas y correctivas de acuerdo al Procedimiento Acción de Mejora.

La información estadística obtenida en forma veraz y oportuna, es el soporte para la toma de decisiones y para la realización de un proceso de planeación eficaz en el cual se implementen las estrategias más adecuadas para el logro de los objetivos, este proceso es alimentado con información obtenida de los sistemas de información antes mencionados.

Para el cumplimiento de lo anterior durante el año y en distintos periodos se realizan los siguientes análisis de información: Evaluación Institucional (EVIN), Estadística Básica de Control Escolar, Sistema Integral de Evaluación (SIE), Cuestionario de Estadística de la Educación Superior (Formatos 911), MECASUT y Estudio de Trayectorias Educativas de las Universidades Tecnológicas, entre otros reportes. Esta información se muestra en reportes gráficos y sintetizados en la Revisión por Rectoría y reuniones del Rector con Secretarios.

Complementario al procesamiento de información se generan documentos de interés para la toma decisiones. Análisis de tendencia de matrícula, deserción y reprobación. Análisis de causas de reprobación por asignatura del ciclo escolar 2009-2010. Análisis de la matrícula atendida para el ciclo escolar 2010-2011. Esta información forma parte de la base de datos que es utilizada para el análisis de los indicadores, lo que permite evaluar los procesos académicos y administrativos, así como realizar las comparaciones con el Subsistema de Universidades Tecnológicas. Este análisis comparativo de los índices institucionales con los parámetros nacionales, permite realizar acciones para la mejora de la Institución. Lo anterior se realiza utilizando los resultados del MECASUT. El conocimiento requerido para las necesidades se obtiene mediante el análisis de información generada de las bases de datos de los sistemas institucionales, mediante la realización de estudios, análisis situacionales del trabajo, benchmarking con otras universidades del subsistema de universidades tecnológicas, benchmarking con organizaciones con otras instituciones de educación superior y con organizaciones del sector productivo. También se toma en cuenta la experiencia del personal. Se han documentado las lecciones aprendidas en el desarrollo de los proyectos implementados durante los últimos tres años, explicando la causa de dichas decisiones, midiendo el desempeño y el resultado de los procesos para evaluar los resultados y reajustando las estrategias de ser necesario. Todo ello produce un ciclo de aprendizaje que es compartido en todos los niveles iniciando por la alta dirección, la dirección media y el personal operativo. Como resultado de las auditorías internas y externas al Sistema de Gestión de la Calidad, y con el fin de preservar, la información de la institución se desarrollaron e implementaron el procedimiento de Mantenimiento preventivo y correctivo a equipos de cómputo, las Instrucciones de Trabajo Respaldo de Información Electrónica y Programa Anual de Mantenimiento Correctivo y Preventivo de Sistemas de Información. La UTT se asegura de preservar el conocimiento que se genera, mediante los informes anuales de actividades, registros del Sistema de Gestión de la Calidad, documentos Impresos, medios electrónicos, multiplicación del conocimiento por medio de reuniones de trabajo y cursos de capacitación, documentación de los congresos realizados.

Conocimiento generado Forma de preservar el conocimiento Sistemas administrativos Manuales de usuario, respaldos electrónicos Software Manuales de usuario, respaldos electrónicos Artículos Copias de publicaciones, Impresión de

documentos, respaldos electrónicos Proyectos Documentos impresos y en electrónico,

disponibles en la página de calidad de la UTT Formación del personal Manuales de instructor y de participante,

respaldos electrónicos, Estudios Documentos impresos y en electrónico,

disponibles en la página de calidad de la UTT Recomendaciones de evaluaciones externas Documentos y evidencias de seguimiento

impresos y en electrónico Estamos trabando en la definición de un proceso documental para la conservación del conocimiento en forma estandarizada que facilite su acceso a las áreas interesadas mediante las mejores prácticas y lecciones aprendidas. La UTT emprendió un camino directo hacia la innovación y el desarrollo tecnológico y esto no solo visto desde la perspectiva de los laboratorios y la maquinaria, sino también en el aspecto de la propiedad intelectual, es por esto que dentro de los servicios que se ofrecen al exterior se incluyó recientemente el registro de marcas, patentes, etc. Un ejemplo de esto es la propia imagen UTT que fue registrada por el Centro de Propiedad Intelectual UTT, de la Secretaría de Vinculación. Procesos de toma de decisiones La Universidad asegura la disponibilidad y despliegue de la información y el conocimiento para la toma de decisiones apoyándose del Sistema de Control de documentos. El Sistema de Control de Documentos inició como un proyecto para gestionar la documentación requerida por el Sistema de Gestión de la Calidad, en la medida que el personal se familiarizó con el Sistema y al ser una aplicación que se puede acceder desde Internet con el usuario y contraseña respectivo, se le han incorporado nuevas secciones donde el personal de acuerdo a su nivel de usuario puede disponer de información que puede facilitarle la toma de decisiones. Información para la toma

de decisiones Con el objetivo de contar con información clave para la implementación y seguimiento de las estrategias se definió en el Sistema Control de Documentos el apartado Información para la toma de decisiones donde se puede acceder a los análisis realizados en temas como Análisis de Costos en relación con otras universidades de la zona de influencia, Análisis de las materias más reprobadas del ciclo escolar, Fondos de Apoyo a la Calidad, Tendencias de los Indicadores de Matrícula, Deserción y Reprobación, Indicadores Institucionales, entre otros.

Programas estratégicos, tácticos y operativos

Por su contenido los programas estratégicos, tácticos y operativos son un insumo indispensable para la toma de decisiones, ya que contienen los diagnósticos estratégicos que proporcionan las áreas de oportunidad de la institución que aunque realizados en una fecha determinada tienen la información básica para el establecimiento de las estrategias y objetivos. En el Sistema de Control de Documentos está

habilitada la sección que contiene los instrumentos de planeación en todos los niveles como son el Programa Institucional de Desarrollo (PIDE) 2009-2013, el Programa Integral de Fortalecimiento Institucional (PIFI) 2010-2011, El Programa Operativo Anual 2011, Proyectos de Apoyo a la Calidad 2009, 2010 y 2011, así como los Proyectos para la Ampliación de la Oferta Educativa 2009 y 2011 Reuniones Rector-Secretarios Los acuerdos derivados de las reuniones realizadas entre la alta dirección conformada por el Rector, Secretarios Académico, de Vinculación, de Administración y Finanzas y Dirección de Planeación y Evaluación, son un insumo de información clave para la toma de decisiones ya que en estas reuniones se combina el uso de la información estadística, el conocimiento del personal para la toma de acuerdos que serán ejecutados y evaluados posteriormente. El Sistema de Control de Documentos gestiona dicha información que es documentada y difundida al personal indicado. Revisión por Rectoría Las reuniones de revisión por Rectoría son realizadas de acuerdo al Procedimiento P-RE-01 Revisión por Rectoría en forma mensual y generan información para el nivel táctico de la institución ya que en ella intervienen además de la alta dirección, las direcciones de carrera, direcciones y subdirecciones de área, se da a conocer información del desempeño y del resultado de los procesos, así como el seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad y a los proyectos relacionados con la mejora continua. La información generada se conserva en el Sistema de Control de Documentos y tiene acceso el personal involucrado.

De esta forma el personal tiene acceso a la información estratégica para la toma de decisiones, prever posibles escenarios y evaluar el desempeño y resultado de los procesos Toma de decisiones La toma de decisiones se lleva a cabo en los niveles estratégico, táctico y operativo. En el nivel estratégico cada área sustantiva incorpora los temas derivados de los departamentos y áreas que componen cada Secretaría, dependiendo la complejidad de la temática a tratar, Rectoría solicita información que sustente los supuestos realizados por las Secretarías con la característica de que la información debe ser comparativa con el año anterior y de contar con la información, compararla también con el subsistema de universidades tecnológicas y otras universidades. Cuando se toma una decisión se evalúa posteriormente el resultado una vez terminado el ciclo de dicho proceso y se determina si funcionó la estrategia y la ejecución se llevó a cabo de acuerdo a lo planeado. En el nivel táctico, la toma de decisiones incorpora los datos de los procesos para la solución de problemas o implementación de mejoras para lo que también se realizan reuniones entre los diferentes departamentos de acuerdo a las necesidades, en este nivel los resultados se miden de acuerdo a los cronogramas. Tanto en el nivel táctico como operativo se lleva a cabo la ejecución y se produce la información que debe registrarse de acuerdo a los sistemas y nivel de automatización de cada área, en base al desempeño de los procesos la toma de decisiones se debe realizar en amplia comunicación con los Jefes de Departamento y Direcciones Área y de Carrera (nivel táctico). En el nivel operativo obtiene la retroalimentación de la ejecución y del funcionamiento de la estrategia por lo que la UTT propicia que la información fluya de abajo hacia arriba mediante las reuniones que realizan con el personal, opiniones que son incorporadas a través del nivel táctico y suben al estratégico. Toma de decisiones en los diferentes niveles mediante el uso de la información

Reportes de indicadores Comparativos 

Reportes de desempeño de los procesos, desviaciones de los procedimientos. 

En el proceso de toma de decisiones siempre existirá un grado de incertidumbre el cual se busca minimizar mediante el uso de la información y análisis de la variabilidad, para lo cual se toma en cuenta la experiencia del personal en todos los niveles y se trabaja en forma colegiada, el riesgo se asume pero se busca medir el desempeño en forma precisa para poder corregir en caso necesario, para ello los mandos medios están en comunicación constante con el personal operativo, una ventaja es que las estructuras funcionales comparten áreas en común y la infraestructura facilita el proceso de comunicación Los ciclos de aprendizaje se generan en la UTT mediante el seguimiento y la medición de los procesos, cuando se implementa algún cambio este debe ser evaluada de acuerdo a su impacto a los indicadores. Para ello se reúnen registros y mediciones y se presenta un análisis. Los aprendizajes más importantes de la UTT en los últimos años han sido los siguientes: La implementación de planes de estudios basados en competencias que propiciaron el

cambio en los métodos de impartición de clases, en los procedimientos de evaluación, necesidades de capacitación al personal docente y cambios de paradigmas en profesores y alumnos.

La implementación de los Programas Educativos a nivel ingenierías, que propició un

cambio en el sistema de trabajo institucional, la necesidad de establecer mayores controles y otras formas de medir el proceso educativo, algunas de las cuales aún se encuentran en proceso de evaluación.

La implementación de los Programas Educativos de Ingeniería Profesional, que implicaron

un desarrollo de planes de estudio, interacción más estrecha con el sector productivo, colocación de alumnos en estadías especializadas, lo cual también se encuentra en proceso de evaluación.

Cambios en el proceso ingreso de los alumnos como la implementación de exámenes

psicométricos, cursos propedéuticos, distribución de grupos, de tal forma que se conserva la eficiencia en operación con un crecimiento de matrícula del 87.14% en dos años.

Por lo anterior el capital intelectual tiene un alto valor ya que se refleja mediante los Programas Educativos, los conocimientos del personal académico y administrativo que son el motor de la institución, del cual una parte clave es el reclutamiento y selección para tener un estándar en el personal. Contribución de la estrategia de información y conocimiento La estrategia de información y conocimiento ha contribuido en buena medida a la competitividad de la UTT, en primera instancia porque permite comparar el desempeño de la institución con otras de igual giro, porque ha permitido conocer las tendencias del entorno regional tanto para poder emprender proyectos que mantengan a la vanguardia la oferta educativa institucional en relación a las otras instituciones del sector, como porque permite tener la información del desempeño de los procesos, y de los indicadores de resultados lo que ha permitido el desarrollo de proyectos que permiten el financiamiento de la institución a través de recursos extraordinarios para fortalecer cuestiones como el equipamiento, la formación del personal, la infraestructura, entre otros aspectos.

Registro de la ejecución, congruencia o incongruencia de los procedimientos implementados 

Aportaciones de la estrategia de información y conocimiento Conocimiento de las necesidades del sector productivo. Alianzas estratégicas con otras organizaciones. Mejora continua de los procesos internos. Eficiente desempeño programático y presupuestal. Automatización del proceso de inscripción. Benchmarking comparativo.

Brechas Identificadas Necesidad de automatización de los procesos académicos. Necesidad de automatización de los servicios de apoyo. Capacidades organizacionales fortalecidas En cuanto a las capacidades organizacionales, mediante el sistema de información y generación del conocimiento, se ha desarrollado la capacidad de actualización rápida de los procesos, manteniendo la estandarización de los mismos. La UTT tiene un área de oportunidad en la automatización de sus procesos, sin embargo la información que provee el sistema de información y conocimiento propicia la generación de indicadores en todos sus procesos lo que permite la toma de decisiones oportuna y con un mayor grado de confiabilidad, de igual forma se cuenta con los instrumentos y metodología que permiten allegarse de las tendencias del entorno. Principales aprendizajes de la estrategia de información y conocimiento Uno de los principales aprendizajes en la estrategia de información y conocimiento es que en la cultura organizacional se ha implementado en un mayor grado el análisis de la información para la toma de decisiones, en beneficio de obtener mejores resultados en nuestros procesos. También mediante la planeación del desarrollo del SIGA se ha aprendido que una solución eficaz y eficiente debe contar con un presupuesto, equipo humano de desarrollo y tiempos necesarios para la realización del proyecto. Como resultado de la estrategia se conoce la participación de mercado y el desempeño de los indicadores en comparación con otras instituciones del subsistema de universidades tecnológicas. Estos aprendizajes se dan a conocer en forma periódica en las reuniones de Revisión por Rectoría, reuniones con tutores y con personal administrativo y mediante la red de promotores de la calidad. La información nos ha permitido consolidar el conocimiento de nuestros clientes para poder ofrecerles un mejor servicio, sobre nuestro entorno para poder identificar las oportunidades y garantizar la pertinencia de nuestra oferta de servicios, lo que se refleja en la participación de mercado.