6.0 Cheklist Para Reunir Datos

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Sociedad Latinoamericana para la Calidad

Checklist para la Reunin de Datos(Data Gathering Checklist)

Qu es?

Un Checklist para la Reunin de Datos ofrece un acercamiento para reunir datospara poder cumplir con una necesidad especfica. Un Checklist para la Reuninde Datos es una herramienta que nos ayuda a determinar cmo estamosprogresando en nuestro proceso de reunin de datos.

Cundo se utiliza?

El Checklist se utiliza en cualquier momento que necesitemos asegurar que sehan tomado todos los pasos o acciones necesarios para faciliar la reuninapropiada de datos.

Cmo se utiliza?

Revisar las 10 preguntas en el Checklist en equipo para determinar el nivel o lafalta de progreso en cada una de las Areas de Reunin de Datos.

Consejos para la Construccin/ Interpretacin:

1. Tiempo Reunir informacin sobre cundo ocurre el problema (ej. hora delda, semana, mes, turno, estacin).

2. Ubicacin Reunir informacin sobre dnde ocurre el problema (ej. dbitos,crdito, dentro de un departamento, en un punto de procesamiento o deventas).

Definir

Medir

Analizar

o Mejorar

o Controlar

o Creatividad

Reunin de Datos

o Anlisis de Datos

o Toma de Decisin

Planeacin

o Trabajo en Equipo


3. Tipo Reunir informacin por caractersticas nicas (ej. tems mal escrito,direcciones incorrectas, nmero errado de cuenta, error en la suma).

4. Categora Reunir informacin por categora (ej. producto o serviciobancario).

Relacin con otras Herramientas:

Un Checklist para la Reunin de Datos normalmente se relaciona con:

Lluvia de Ideas

Cuestionarios

Checklist para la Definicin de Problemas

Multivotacin

Diagrama de Causa y Efecto

Tablas de Control

Grfica Pareto

Grfica de Comportamiento (Run Chart)

Histograma

Hoja de Revisin

Informacin adicional con respecto a esta herramienta puede obtenerseconsultando el siguiente material de referencia:

Quality Improvement Tools , Juran Institute, 1989

Total Quality Tools , PQ Systems, Inc., 1996

Tool Navigator, Michalski, Walter J., 1997

Coachs Guide To The Memory Jogger II, GOAL/QPC, 1995


Checklist para la Reunin de Datos

SU ORGANIZACIN/EQUIPOHA:

NOEFECTUADO

ENPROGRESO

EFECTUADO

1.Determinado el propsito de losdatos que estn tratando dereunir?

2.Definido el tipo de datos queson necesarios?

3.Identificado dnde se debenreunir los datos?

4.Identificado de quin debenobtenerse los datos?

5.Investigado si los datos estndisponibles?

6.Determinado losmtodos/herramientas que seutilizarn para reunir los datos?

7.Determinado que tantos datosquiere reunir?

8.Decidido quin reunir losdatos?

9.Determinado cundo los datossern reunidos (periodo detiempo de estudio)?

10.Decidido cmo se van aanalizar los datos?


NotasChecklist para la Reunin de Datos

1. Determinar el propsito de los datos que se estn tratando de reunir.

Determinar la causa principal de los problemas.

Determinar la causa principal de los reclamos de los clientes.

2. Definir el tipo de datos necesarios.

Datos que ayudarn a comprender las causas potenciales y lascategoras de los problemas.

3. Identificar dnde se deben reunir los datos.

Sitios

Depto de Servicio al Cliente

4. Identificar de quin deben reunirse los datos.

Personal

Representantes

Clientes

5. Determinar si los datos estn disponibles.

En caso negativo, desarrollar un baseline.

6. Determinar los mtodos/herramientas que se utilizarn para reunir losdatos.

Hojas de Revisin (Check Sheets) utilizadas por los representantes derea para reunir datos

Focus Groups conformados por clientes internos o externos

Cuestionario desarrollado para reunir informacin del cliente

Reportes MIS basados en computadora


7. Determinar qu tntos datos se quieren reunir

Identificar los datos que el equipo ya posee

Determinar qu tantos datos el equipo cree que sern necesarios paradetectar patrones/ tendencias

Determinar qu limitaciones de recursos existen ($, tiempo)

8. Decidir quin reune los datos.

Miembros del equipo

Personal designado de la lnea u organizacin

9. Determinar el periodo de tiempo de estudio.

Reunir informacin sobre cundo ocurre el problema, hora del da,semana, mes, turno, estacin

10. Decidir cmo se van a analizar los datos.

Grfica de Comportamiento (Run Chart)

Grficas de Control

Histogramas

Diagramas de Distribucin (Scatter Diagrams)

Grfica Pareto

Diagrama de Causa y Efecto

Digrama de Interrelaciones

Hoja de Revisin


Fuente de los Datos

Reportes de Computadoras

Reportes Manuales

Reportes Financieros

Libros de Registro

Estudios Especiales

Memorandos y Notas

Memorias de Personas

Observaciones

Datos del Proveedor

Cuestionarios

Encuestas

Empleados de Contacto con el Cliente

Quejas

Entrevistas Publicaciones de Trade

Web Sites

Peridicos

Revistas Benchmarking/ Esfuerzos de Mejores Prcticas

Libros - Referencias Focus Groups


Seleccin de un Mtodo para la Reunin de Datos

Mtodo para Reunin deDatos

Tiempo paraRecoleccin

Costo de laRecoleccin

Confiabilidad delos Datos

Acceso a losDatos

L M H L M H L M H L M H

Un mtodo ideal para la recoleccin de datos sera uno con poco tiempo para recoleccin, bajo costo y de alta confiabilidady facilidad de acceso a los datos.

Cada miembro del equipo inicialmente califica cada una de las cuatro categoras. Una discusin en grupo sigue al inicio con losmiembros del equipo con calificacin alta y baja para dar informacin de porqu se calificaron de esa forma. Despus de que ladiscusin para cada categora ha concluido, el grupo tiene la oportunidad de volver a votar en base a la nueva informacin suministrada.


Como Reunir de Datos

1. Hacer buenas preguntasLas buenas preguntas de informacin son enfocadas yespecficas. Indican con claridad los datos que deben serreunidos.

2. Definir el tipo de datos que se quieren reunir

3. Definir un punto de recoleccin comprensivo

4. Seleccionar recolectores imparciales

5. Comprender a los recolectores de datos y su medio

6. Designar un formato sencillo para la reunin de datos

7. Preparar las instrucciones para su uso

8. Probar los formatos y las instrucciones

9. Entrenar a los recolectores de datos

10. Auditar el proceso de recoleccin y validar los resultados


Hoja de Trabajo para la Reunin de Datos

Datos/InformacinNecesaria Status Responsabilidad

Mtodo utilizadopara recolectar Herramienta utilizada

Documents

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