6.1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE6.1.1 Las operaciones económicas6.2 FASES DEL PROCESO CONTABLE6.2.1 Identificación de las operaciones6.2.2 Recolección o captura de información6.2.3 Clasificación y registro6.2.4 Resúmenes intermedios6.2.5 Estados financieros6.3 Resumen del proceso contable

 

6.1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE

Es el conjunto de actividades que permiten

incorporar a la contabilidad y expresar a

través de estados financieros las

operaciones económicas de una

organización.

6.1.1 LAS OPERACIONES ECONÓMICAS

Son los hechos carácter interno o

externo, medibles en dinero, que

afectan o modifican la situación

financiera y/o los resultados

financieros de una organización.

 

6.2. FASES DEL PROCESO CONTABLE

1.1. IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN DE LASDE LAS

OPERACIONESOPERACIONES

2. RECOLECCIÓN O2. RECOLECCIÓN OCAPTURA DECAPTURA DE

INFORMACIÓNINFORMACIÓN

3. CLASIFICACIÓN 3. CLASIFICACIÓN YY

REGISTROREGISTRO

5. ESTADOS 5. ESTADOS FINANCIEROSFINANCIEROS

4. RESUMENES4. RESUMENESINTERMEDIOSINTERMEDIOS

6.2.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES

La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones económicas que ocurran en una

organización

TIPOS DE OPERACIONE

S

RUTINARIAS

NO RUTINARIAS

Operaciones basicas

Operaciones de Apoyo

AqAquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en uellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en desarrollo de las actividades de ladesarrollo de las actividades de la organizaciónorganización

OPERACIONESOPERACIONESRUTINARIASRUTINARIAS Deben ser planificadas

Donde se deben definir los aspectos relacionados con la incorporación de la información que ellas originan a la contabilidad.

Planeación deOperaciones

6.2.1.1. OPERACIONES RUTINARIAS

6.2.1.1. Operaciones Rutinarias

OPERACIONESBÁSICAS

Para la obtención de los bienes o servicios que constituyen el objeto social de la organización.

Generalmente tienen usuarios o clientes externos

OPERACIONES DE APOYO

Su propósito es servir de soporte para la prestación de las operaciones básicas

Pueden tener usuarios o clientes internos y externos

6.2.1.2. Operaciones no Rutinarias

AQUELLAS CUYA OCURRENCIA NO ES FRECUENTE NI

UNIFORME

•DDaños o pérdidas por casos años o pérdidas por casos fortuitos,fortuitos,•PPérdidas por fallos judiciales, érdidas por fallos judiciales, •AAdquisiciones o dquisiciones o remodelaciones de remodelaciones de instalaciones,instalaciones,•PProcesos de investigación rocesos de investigación para el desarrollo de nuevos para el desarrollo de nuevos productos ,etc..productos ,etc..

Estas operaciones que igualmente deben ser incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones requieren definirles

procedimientos específicos.

6.2.1.3. Aspectos a Definir de las Operaciones

QUEQUE

QUIENQUIEN

COMOCOMO

CUANDOCUANDO

INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS CONTABLES: ( Tipo y còdigo de la operaciòn, partes qie intervienen,Documentos, còdigos y claves que soportan la operaciòn, cuantìas,

Fecha y hora de la operaciòn)

MECANISMOS A TRAVÈS DE LOS CUALES SE REPORTARÀ INFORMACIÒN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmiciones Periòdcas, entrega en medios magneticos, documentos impresos)

PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIÒN A LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O

MAXIMO MENSUAL.

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR OTRANSMITIR LA INFORMACIÒN.

DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES Y DE CONTABILIDAD

6.2.2. Recolección o Captura de Información

SISTEMA DESISTEMA DEINFORMACIÓNINFORMACIÓN

CONTABLECONTABLE

CAPTURAO RECOLECTAINFORMACIÓN

A TRAVES DE LOS MEDIOS

QUE PARA C/U DE LAS OPERACIONES

SE DEFINA

RESPONSABLERESPONSABLEDEBE ASEGURARSE QUE TODA

LA INFORMACIÓN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE:INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD

6.2.2. Recolección o Captura de Información

INFORMACIÓN

LENGUAJE COMÚN (PROPIO DE LA LENGUAJE COMÚN (PROPIO DE LA OPERACIÓN)OPERACIÓN)

TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información

ASIENTO DECONTABILIDAD

La información se clasifica y registra en asientos de contabilidad

Esquema basado en el principio de la partida doble, que permite registrar hechos económicos

de manera individual o colectiva, siempre que se trate de hechos homogéneos.

6.2.3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA INFORMACIÓN

LA PARTIDALA PARTIDADOBLEDOBLE

CAUSA EFECTO

Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningún significado: el debe y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando en ellas se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las transacciones u operaciones.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información

DEBEDEBE HABERHABER

El DEBE o cargo se coloca a la izquierda

El HABER se coloca a la derecha.

 

Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones debe y haber con las cuentas contables Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo de patrimonio, de ingreso, de costo y de gasto.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información

Activos

Pasivos

Patrimonio

Ingresos

Costos

Gastos

CUENTAS REALESO DEL BALANCE

CUENTAS DE RESULTADO,DE GANANCIAS Y PÉRDIDASO NOMINALES

Se registran operaciones que afecten la situación financiera de la organización

Se registran operaciones que afectan los resultados financieros de la organización.

  Las cuentas cumplen funciones similares a las de Las cuentas cumplen funciones similares a las de

las cajillas de un ordenador, es decir, permiten las cajillas de un ordenador, es decir, permiten agrupar en expresiones cortas operaciones agrupar en expresiones cortas operaciones económicas homogéneas, lo que finalmente económicas homogéneas, lo que finalmente

conduce a que sea posible resumir en estados conduce a que sea posible resumir en estados financieros todos las operaciones económicas de financieros todos las operaciones económicas de

una organización.una organización.  

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información

ACTIVOSACTIVOS PASIVOPASIVOSS

OBL. FINANCI.

CTAS X PAGARCAJA

BANCOS

CTAS X COBRAR

INVENTARIOS

P.P.E

TOTAL ACTIVOS

IMP. X PAGAR

OBLIG. LABORA

TOTAL PASIVOS

PATRIMONIO

SUPERAVIT

RESERVAS

UTILIDAD

CAPITAL

TOTAL PATRIMONIO

TOTAL

INGRES.

INGRESOINGRESOSS

COSTOS Y

GASTOSGASTOS

VENTAS

INGRESOS

FINANCIE.

TOTAL

GASTOS

SUELDOS

SERV. PUBLICOS

GASTOS FINANCIE.

OTROS

INGRESOS

TOTAL

INGRESOS

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información

CUENTACUENTA DEBITODEBITO CRÈDITOCRÈDITOACTIVOSACTIVOS Cuando surgen o aumentan Cuando disminuyen o

desaparecen

PASIVOSPASIVOS Cuando disminuyen o desaparecen

Cuando surgen o aumentan

PATRIMONIOPATRIMONIO Cuando disminuyen o desaparecen

Cuando surgen o aumentan

INGRESOSINGRESOS cuando por alguna razón disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio

Cuando surgen o aumentan

COSTOS Y COSTOS Y GASTOSGASTOS

Cuando surgen o aumentan cuando por alguna razón disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio.

Reglas básicas para afectar las cuentas contables

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información

CUENTACUENTA REGISTROREGISTRO

CAJA Movimientos de existencias de dinero en efectivo.

BANCOS Movimientos y disponibilidades en cuentas corrientes en entidades banacarias.

INVENTARIOS Movimientos y existencias de mercancìas

CUENTAS POR PAGAR Las obligaciones, pagos y saldos pendientes con acreedores

6.2.3.1. El Asiento Contable

De la combinación de las convenciones debe y haber con las cuentas surge el asiento contable.

ASIENTO CONTABLEASIENTO CONTABLE

Es la unidad mínima de registro de las operaciones o transacciones de una organización.

En él se puede registrar una operación o un conjunto de operaciones homogéneas (de la misma operación) ocurridas en un

período máximo de un mes.

6.2.3.1. El Asiento Contable

-  Clase o tipo de transacción, con indicación de código de transacción si lo tuviere-  Fecha y hora de la transacción, esta última si la tuviere-  Documento que soporta la transacción, si existe, o los códigos y claves que sustentan la transacción en caso de transacciones electrónicas.-  Nombre y código de las cuentas que intervienen -  Valores débito y crédito que afectan las cuentas que intervienen 

EL ASIENTO EL ASIENTO CONTABLE CONTABLE DEBE DEBE CONTENER LA CONTENER LA SIGUIENTE SIGUIENTE INFORMACIÓN:INFORMACIÓN:

6.2.3.1. El Asiento Contable

Ejemplo:

FECHA Y FECHA Y HORAHORA

CÓDIGOCÓDIGO CUENTACUENTA DÉBITODÉBITO CRÉDITOCRÉDITO

Septiembre Septiembre 24 2:30 24 2:30

p.m.p.m.

Equipo de Equipo de computocomputo

BancosBancos

Para registrar la Para registrar la compra de un compra de un computador IBM, computador IBM, según C.E. 1355según C.E. 1355

2.500.002.500.0000 2.500.0002.500.000

El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador por $2.500.000 según Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del Banco de CREDITO No 154698.

6.2.3 Resúmenes Intermedios

A partir de los asientos contables se

realiza un proceso

gradual de resumen de

la información

OBJETIVOS

Dejar una memoria histórica de las operaciones que efectúa una organización

Producir los estados financieros que permiten informar a usuarios internos y externos acerca de los recursos, sus usos, su relaciones de propiedad, el resultado de las operaciones y los cambios en los recursos.

Los asientos contables se registran en dos clases de libros: libros auxiliares y libros principales.

6.2.3 Resúmenes Intermedios

LIBROS AUXILIARES.

Se llevan para cada una de las cuentas, tanto de balance como de resultado. Permiten registrar para cada cuenta cada uno de los movimientos débito y crédito que la han afectado durante un período, e igualmente las variaciones que con motivo de estos movimientos presenta el saldo.

 Permiten el resumen de las operaciones a partir de los asientos contables.

LIBROS PRINCIPALES.Libro Diario Columnario

El Libro Mayor y Balances.

6.2.3 Resúmenes Intermedios

Libro Mayor y Balances 

Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un período con el movimiento de ese mismo período

para obtener del final del período. El movimiento se obtiene de la información que se traslada del libro Diario

Columnario. 

El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance General y el Estado de Resultados.

Asientos de cierre o de cancelación de cuentas de resultado Como paso previo a la elaboración del los estados financieros se deben cancelar las cuentas de resultado o de ganancias y pérdidas. El procedimiento de cancelación es el siguiente:  

6.2.3 Resúmenes Intermedios

• A las cuentas de resultado que presenten saldo débito (las de costos y gastos) se las hace un registro crédito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero.

Costos y Gastos

DEBE HABER

XXX

XXX XXX

• La diferencia entre el registro débito y el registro crédito es el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay pérdida.

• A las cuentas de resultado que presenten saldo crédito (las de ingresos) se les hace un registro débito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero.

6.2.3 Resúmenes Intermedios

Ingresos

DEBE HABER

YYY

YYYYYY

Perdidas y Ganancias

DEBE HABER

XXX YYY

UtilidadPérdida

OPERACIONES

REGISTROSAUXILIARES

AREAS OPERATIVAS

REGISTROSAUXILIARES

AREAS OPERATIVAS

OPERACIONESOPERACIONESRUTINARIASRUTINARIAS

OPERACIONESNO RUTINARIAS

ASIENTOS ASIENTOS CONTABLECONTABLE

SS

ASIENTOSASIENTOS CONTABLECONTABLE

SS

REG. POR GRUPOS DE OPERACIONES HOMOGENEAS

REGISTRO INDIVIDUAL DE OPERACIONES

LIBROS AUXILIARESCONTABLES

LIBRODIARIO

COLUMNARIO

LIBROS AUXILIARESCONTABLES

LIBROMAYOR

YBALANCES

BALANCEGENERAL

ESTADODE

RESULTADOS

OTROSINFORMES

AREAS Y/O AREAS Y/O CONTABILIDADCONTABILIDAD

CONTABILIDADCONTABILIDAD

6.3. RESUMEN DEL PROCESO CONTABLE