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7 PASOS PARA LOGRAR UN COSTEO POR ORDENES
1.- Identifique el costo del objeto 2.- Identifique los costos directos del trabajo 3.- Seleccione las bases de distribucion-asignacion de costos 4.- Identifique los costos indirectos 5.- Calcule el rate por unidad 6.- Calcule los costos indirectos 7.- Calcule el costo total del trabajo
EJEMPLO DE UN COSTEO POR ORDENES
Una compañia de manufactura esta planeando vender un lote de 25 maquinas especiales (Orden 650) a un minorista por $114,800.
Paso 1. IDENTIFIQUE EL COSTO OBJETO
El costo objeto es la Orden 650.
Paso 2. IDENTIFIQUE LOS COSTOS DIRECTOS DEL TRABAJO
Materiales Directos $50,000
Mano de Obra Directa (MOD)
$19,000
Paso 3. SELECCIONE LAS BASES DE DISTRIBUCION-ASIGNACION DE COSTOS
La distribucion de costos es en base a horas-maquina. La orden 650 utilizo 500 horas-maquina. El total de horas maquina usadas en todos los trabajos fue de 2,480.
Paso 4. IDENTIFIQUE LOS COSTOS INDIRECTOS
Los gastos indirectos de fabricacion fueron de $65,100.
Paso 5. CALCULE EL RATE POR UNIDAD
El rate del costo indirecto es $65,100 ÷ 2,480 = $26.25 por hora-maquina.
Paso 6. CALCULE LOS COSTOS INDIRECTOS
$26.25 por hora-maquina X 500 horas = $13,125
Paso 7. CALCULE EL COSTO TOTAL DEL TRABAJO
Materiales Directos $50,000
Mano de Obra Directa (MOD)
19,000
Gastos Indirectos de Fabricacion (GIF)
13,125
TOTAL $82,125
Cual es el margen de contribucion de este trabajo?
Ingresos $114,800
Costo de Ventas 82,125
Margen de Contribucion
$32,675
Cual es el porcentaje de margen de contribucion?
$32,675 ÷ $114,800 = 28.5%
COSTEO ACTUAL VS COSTEO NORMAL
Costeo actual es un sistema que usa costos actuales para determinar el costo de ordenes individuales (Ver Paso 7 del ejemplo anterior).
Costeo normal es un metodo que distribuye los costos indirectos en base al rate presupuestado de los mismos por la cantidad actual de la base de distribucion de costo.
EJEMPLO:
Suponiendo que la compañia de manufactura del ejemplo anterior presupuesta un total de $60,000 de gastos indirectos de fabricacion y 2,400 horas-maquina. Cual seria el rate de costo indirecto presupuestado??
R= $60,000 ÷ 2,400 = $25 por hora.
Cuanto costo indirecto fue distribuido a la Orden 650?
R= 500 horas-maquina X $25.00 = $12,500
Entonces el costo de la Orden 650 bajo costeo normal seria de:
Materiales Directos $50,000
Mano de Obra Directa (MOD)
19,000
Gastos Indirectos de Fabricacion (GIF)
12,500
TOTAL $81,500
Un presupuesto traza el rumbo de una empresa con la describiendo los planes del negocio en terminos financieros. Como un mapa de camino, el presupuesto puede ayudar a la compañia a navegar durante el año y reducir los resultados negativos. Un Presupuestar involucra 1) establecer metas especificas, 2) ejecutar planes para lograr las metas, y 3) periodicamente comparar los resultados actuales con las metas. Estas metas incluyen tanto las metas generales de la empresa como las metas especificas de cada unidad individual en la empresa. Establecer metas especificas para operaciones en el futuro es parte de la funcion de planeacion de la administracion, mientras que ejecutar las acciones para llegar a las metas es parte de la funcion de direccion de la empresa. La comparacion periodica de los resultados actuales con estas metas y tomar las acciones apropiadas es parte de la funcion de control de la administracion.
PLANEACION DEL PRESUPUESTO
Planear no solamente motiva a los empleados a ir en busca de las metas, sino que tambien mejora en una manera general la toma de decisiones. Durante la fase de planeacion del presupuesto, todos los puntos de vista son considerados, las opciones identificadas, y las oportunidades de reduccion de costo asesoradas. Este esfuerzo conduce a una mejor toma de decisiones para la organizacion. Como resultado, el proceso de presupuesto puede revelar oportunidades o amenazas que no eran conocidas antes del proceso de planeacion del mismo presupuesto.
DIRECCION DEL PRESUPUESTO
Una vez que los planes del presupuesto estan puestos, estos pueden ser usados para dirigir y coordenar las unidades del negocio y sus operaciones, buscando con esto lograr las metas establecidas. Las unidades presupuestarias de una empresa son llamadas centros de responsabilidad. Cada centro de responsabilidad es dirigido por un gerente quien tiene la autoridad sobre, y responsabilidad de, el desempeño de la unidad. Si hay algun cambio en el ambiente externo, el proceso de presupuesto puede ser usado por los gerentes de unidad para reajustar las operaciones.
CONTROL DEL PRESUPUESTO
Conforme pasa el tiempo, el desempeño actual de una operacion puede ser comparado contra las metas planeadas. Esto porporciona una pronta retroalimentacion a los empleados acerca de su desempeño. Si es necesario, los empleados pueden usar ese desempeño para ajustar sus actividades en el futuro. Comparar los resultados actuales contra el plan tambien ayuda a prevenir gastos no planeados. El presupuesto alienta a los empleados a establecer sus prioridades de gasto.
SISTEMAS DE PRESUPUESTO
Los sistemas de presupuesto varian entre las empresas debido a diferentes factores tales como la estructura organizacional, la complejidad de las operaciones, y la filosofia de administracion. El periodo presupuestario para las actividades de operacion normalmente incluye el año fiscal de una empresa. De cualquier manera, para lograr un control mas efectivo, los presupuestos anuales son la mayoria de las veces subdivididos en periodos de tiempo mas cortos, como cuartos de año, meses o semanas. El desarrollo de presupuestos para el siguiente año fiscal usualmente empieza varios meses antes de terminar el año en curso. Esta responsabilidad es normalmente asignada a un comitee de presupuestos. Dicho comitee normalmente consiste en el director de presupuestos y ejecutivos de alto nivel como el contralor, el tesorero, el gerente de produccion, y el gerente de ventas. Una vez que el presupuesto ha sido aprovado, el proceso de presupuesto es monitoreado o sumarizado por el departamento de contabilidad, el cual reporta al comitee. Existen varios metodos para desarrollar los estimados del presupuesto. Uno de los metodos, llamado presupuesto base-cero, que los gerentes estimen las ventas, produccion, y otra informacion operativa, como si las operaciones fueran a ser empezadas por primera vez. Este metodo tiene el beneficio de tomar una vista fresca de las operaciones cada año. Un metodo mas comun es el de empezar con el presupuesto del año anteriory revisarlo con los resultados actuales y cambios esperados para el siguiente año. Dos tipos de presupuesto usando este metodo son el presupuesto estatico y el presupuesto flexible.
PRESUPUESTO ESTATICO
Un presupuesto estatico muestra los resultados esperados de un centro de responsabilidad para un nivel de actividad solamente. Una vez que el presupuesto ha sido determinado, no es cambiado, aun y si la actividad cambia. El presupuesto estatico es usado en muchas compañias de servicio y en algunas funciones administrativas de las compañias de manufactura, como compras, ingenieria, y contabilidad. Por ejemplo, el gerente del departamento de ensamble de la compañia de manufactura Colt, Inc. preparo el presupuesto estatico para el año siguiente, mostrado en la tabla siguiente:
Compañia de Manufactura Colt, Inc. Presupuesto: Departamento de Ensamble Para el Año a Terminar en Julio 31, 2008
Mano de obra directa $40,000
Electricidad 5,000
Salario de supervisores 15,000
Costo Total del Departamento $60,000
Una desventaja de los presupuestos estaticos es que estos no se ajustan a los cambios en la actividad. Por ejemplo, asuma que el monto actual gastado por el departamento de ensamble de la compañia Colt, Inc. totalizaron $72,000, los cuales son $12,000 o 20% ($12,000 / $60,000) mas que lo que se habia presupuestado. Son estas buenas o malas noticias?? A primera vista usted puede pensar que esto es un mal resultado, pero esta conclusion puede no ser valida, ya que el presupuesto estatico puede ser dificil de interpretar. Para ilustrar, asuma que el gerente de ensamble construyo su presupuesto basandose en el ensamble de 8,000 unidades durante el año. Sin embargo, 10,000 unidades fueron actualmente producidas, lo que representa un 25% (2,000 / 8,000) mas de lo esperado. Entonces, deben ser los $12,000 gastados de mas considerados una mala noticia?? Tal vez no, ya que el departmento de ensamble proporciono 25% mas de produccion con solo 20% mas de costo.
PRESUPUESTO FLEXIBLE
A diferencia de los presupuestos estaticos, los presupuestos flexibles muestran los resultados esperados de un centro de responsabilidad para varios niveles de actividad. Usted puede pensar en un puresupuesto flexible como una serie de presupuestos estaticos para diferentes niveles de actividad. Dichos presupuestos son especialmente utiles en estimar y controlar costos de fabrica y gastos de operacion. La siguiente tabla muestra el presupuesto flexible para el gasto de manufactura anual en el departamento de ensamble de la compañia de manufactura Col, Inc.
Compañia de Manufactura Colt, Inc. Presupuesto: Departamento de Ensamble Para el Año a Terminar en Julio 31, 2008
Unidades de produccion 8,000 9,000 10,000
Costo variable:
Mano de obra directa ($5 por unidad)
$40,000 $45,000 $50,000
Electricidad ($0.50 por unidad)
4,000 4,500 5,000
Costo variable total $44,000 $49,500 $55,000
Costo fijo:
Electricidad $1,000 $1,000 $1,000
Salarios de supervisores 15,000 15,000 15,000
Costo fijo total $16,000 $16,000 $16,000
Costo total del departamento
$60,000 $65,500 $71,000
Cuando se construye un presupuesto flexible, primero tenemos que identificar el nivel relevante de actividad. En el ejemplo anterior hay 8,000, 9,000, y 10,000 unidades de produccion. Bases alternativas de actividad, como las horas maquina u horas de mano de obra directa, pueden tambien ser usadas en la medicion del volumen de actividad. Segundo, identificamos los componentes del costo fijo y variable de los costos que estan siendo presupuestandos. Por ejemplo, en la tabla, el costo de electricidad es separado en su costo fijo ($1,000 por mes) y costo variable ($0.50 po unidad). Para finalizar, preparamos el presupuesto de cada nivel de actividad multiplicando el costo variable unitario por el nivel de actividad y despues se le agrega el costo fijo mensual. Con un presupuesto flexible, el gerente del departamento puede ser evaluado por comparar sus gastos actuales con el monto presupuestado para su actual actividad. Por ejemplo, si el departamento de ensamble de la compañia Colt, Inc. gasto actualmente $72,000 para producir 10,000 unidades, se considera que el gerente estuvo por arriba de su presupuesto por $1,000 ($72,000 - $71,000). Bajo el presupuesto estatico en la primer tabla, el departamento estaba arriba del presupuesto por $12,000. Como conclusion tenemos que el presupuesto flexible para el departamento de ensamble es mas eacto que el presupuesto estatico porque presupuesto montos ajustados para cambios en la actividad.
El siguiente esquema muestra la relacion entre los presupuestos del estado de resultados. El proceso empieza estimando las ventas. La informacion de ventas es despues proporcionada a las diferentes unidades para estimar los presupuestos de gastos de produccion y administracion y ventas. Los presupuestos de produccion son usados para preparar las compras de materiales directos, el costo de mano de obra directa, y el presupuesto de gastos indirectos de fabricacion. Estos tres presupuestos son usados para desarrollar el presupuesto del costo de los bienes vendidos o costo de ventas. Una vez que estos presupuestos junto con el presupuesto de gastos de venta y administrativos han sido desarrollados, el presupuesto de estado de resultados puede ser preparado.
Despues de que el presupuesto del estado de resultados ha sido desarrollado, la hoja de balance puede ser preparada. Dos presupuestos mayores incluidos en la hoja de balance presupuestada son el presupuesto de efectivo y el presupuesto de gastos de capital.
El presupuesto de ventas normalmente indica, para cada producto, 1) la cantidad de ventas estimada y 2) el precio de venta unitario esperado. Esta informacion es reportada frecuentemente por regiones y por representantes de ventas. Al estimar la cantidad de ventas para cada producto, los volumenes de ventas pasadas son normalmente usados como punto de partida. Estos montos son revisados por factores que se espera afecten a las ventas futuras, tales como los factores que se mencionan abajo:
- Acumulacion de ordenes de venta no terminadas - Promocion y publicidad planeada - Condiciones esperadas de la industria y de la economia en general - Capacidad productiva - Politica de proyeccion de precios - Hallazgos en estudios de investigacion de mercados
Una vez que el volumen de ventas estimado es obtenido, el ingreso esperado por ventas puede ser determinado multiplicando el volumen por los precios de venta unitarios
esperados. El ejemplo de abajo muestra el presupuesto de ventas para la empresa Accesorios Vista, S.A.
Accesorios Vista, S.A. Presupuesto de Ventas
Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2008
Producto y Region
Volumen en Unidades
Precio de Venta
Unitario
Ventas Totales
Cartera:
Este 287,000 $12.00 $3,444,000
Oeste 241,000 12.00 2,892,000
Total 528,000 $6,336,000
Bolsa de Mano:
Este 156,400 $25.00 $3,910,000
Oeste 123,600 25.00 3,090,000
Total 280,000 $7,000,000
Total Ingresos por Ventas
$13,336,000
Para un control mejor, la administracion puede comprarar las ventas actuales con las ventas presupuestadas por producto, region, o representante de ventas. La administracion deberia investigar las diferencias significativas y tomar las posibles acciones correctivas.
El presupuesto de compra de materiales directos, el presupuesto de mano de obra directa, y el presupuesto de gastos indirectos son el punto de partida para la preparacion del presupuesto de costo de ventas. El inventario final deseado y el inventario inicial estimado son combinados con esta informacion para determinar el presupuesto del costo de lo vendido. Basandose en la siguiente informacion de trabajo en proceso e inventario de producto terminado, el presupuesto del costo de ventas de la empresa Accesorios Vista, S.A. es mostrado en la tabla siguiente:
Inventarios estimados al 1/Ene/2008 Inventarios deseados al 31/Dic/2008 Producto terminado....... $1,095,600 Producto terminado....... $1,565,000 Trabajo en proceso....... $214,400 Trabajo en proceso........ $220,000
Accesorios Vista, S.A. Presupuesto de Costo de Ventas
Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2008
Inventario de producto terminado al 1/Ene/2008
$1,095,600
Inventario de trabajo en proceso al 1/Ene/2008
$214,400
Materiales directos:
Inventario de materiales directos al 1/Ene/2008 (Nota A)
$99,000
Presupuesto de compras de materiales directos
$2,587,500
Costo de materiales directos disponibles para uso
$2,686,500
(-) Inventario de materiales directos al 31/Dec/2008 (Nota B)
$104,400
Costo de materiales directos puestos puestos en produccion
$2,582,100
Presupuesto de mano de obra directa
$4,851,600
Presupuesto de gastos indirectos de fabricacion
$2,089,080
Costo total de manufactura 9,522,7
80
Trabajo en proceso total del periodo
$9,737,180
(-) Inventario de trabajo en proceso al 31/Dic/2008
220,000
Costo de unidades producidas
9,517,180
Costo de producto terminado disponible para la venta
$10,612,780
(-) Inventario de producto terminado al 31/Dic/2008
1,565,000
Costo de ventas o de unidades vendidas
$9,047,780
NOTA A: Piel: 18,000 yardas cuadradas X $4.50 por yarda cuadrada $81,000 Lino: 15,000 yardas cuadradas X $1.20 por yarda cuadrada $18,000 Inventario de materiales directos al 1/Ene/2008 $99,000
NOTA B: Piel: 20,000 yardas cuadradas X $4.50 por yarda cuadrada $90,000 Lino: 12,000 yardas cuadradas X $1.20 por yarda cuadrada $14,400 Inventario de materiales directos al 31/Dic/2008 $104,400
El presupuesto de produccion debe cuidadosamente coordinado con el presupuesto de ventas para asegurarse que la produccion y las ventas guarden cierto balance durante el periodo. El numero de unidades a ser manufacturadas para llegar a las ventas presupuestadas y a las necesidades de inventario para cada producto es establecido en el presupuesto de produccion. El volumen de produccion presupuestado se determina de la siguiente manera:
Unidades esperadas a vender + Unidades deseadas para inventario final - Unidades estimadas en inventario inicial Total de unidades a ser producidas
La siguiente tabla muestra el presupuesto de produccion para la compañia Accesorios Vista, S.A.:
Accesorios Vista, S.A. Presupuesto de Produccion
Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2008
UNIDADES
CarterasBolsas de
Mano
Ventas (del Presupuesto de Ventas)
528,000 280,000
Mas inventario final deseado al 31/Dic/2008
80,000 60,000
Total 608,000 340,000
Menos inventario inicial estimado al 1/Ene/2008
88,000 48,000
Produccion Total 520,000 292,000
El presupuesto de produccion es el punto de partida para determinar las cantidades estimadas de materiales directos que se van a comprar. Multiplicar estas cantidades por el precio unitario de compra esperado determina el costo total de los materiales directos a ser comprados.
Materiales necesitados para produccion + Inventario final de materiales deseado - Inventario inicial de materiales estimado Materiales directos a ser comprados
En las operaciones de produccion de la empresa Accesorios Vista, S.A. la piel y el lino son usados para la produccion de carteras y bolsas de mano. La cantidad de materiales directos que se espera se va a usar para cada unidad de producto es como sigue:
Cartera: Bolsa de Mano: Piel: 0.30 yarda cuadrada por unidad Piel: 1.25 yarda cuadrada por unidad Lino: 0.10 yarda cuadrada por unidad Lino: 0.50 yarda cuadrada por unidad
Basandonos en esta informacion y en el presupuesto de produccion, el presupuesto de compra de materiales directos es preparado. Como se muestra en la siguiente tabla, para la compañia Accesorios Vista, S.A., para producir 520,000 carteras, 156,000 yardas cuadradas (520,000 unidades X 0.30 yarda cuadrada por unidad) de piel son necesitadas. De la misma manera, para producir 292,000 bolsas de mano 365,000 yardas cuadradas (292,000 unidades X 1.25 yardas cuadradas por unidad) de piel son necesitadas. Podemos calcular las necesidades de lino de la misma manera. Despues la suma del inventario final deseado para cada material y la deduccion del inventario inicial estimado determina el monto a ser comprado de cada material. Multiplicando estas cantidades por el costo estimado por yarda cuadrada nos da el costo total de compra de materiales.
Accesorios Vista, S.A. Presupuesto de Compras de Materiales
Directos Para el Año a Terminar en Diciembre 31,
2008MATERIALES
DIRECTOS
Piel Lino Total
Yardas cuadradas necesitadas para produccion (*)
Cartera 156,000 52,000
Bolsa de Mano 365,000 146,000
Mas inventario final deseado al 31/Dic/2008
20,000 12,000
Total 541,000 210,000
Menos inventario inicial estimado al 1/Ene/2008
18,000 15,000
Total de yardas cuadradas a ser compradas
523,000 195,000
Precio unitario (por yarda cuadrada)
X $4.50 X
$1.20
Compra Total de Materiales Directos
$2,353,500
$234,000
$2,587,500
* Yardas cuadradas necesitadas para la produccion: Piel: 520,000 unidades X 0.30 yarda cuadrada por unidad = 156,000 yardas cuadradas Lino: 520,000 unidades X 0.10 yarda cuadrada por unidad = 52,000 yardas cuadradas
Piel: 292,000 unidades X 1.25 yarda cuadrada por unidad = 365,000 yardas cuadradas Lino: 292,000 unidades X 0.50 yarda cuadrada por unidad = 146,000 yardas cuadradas
El siguiente esquema muestra la relacion entre los presupuestos del estado de resultados. El proceso empieza estimando las ventas. La informacion de ventas es despues proporcionada a las diferentes unidades para estimar los presupuestos de gastos de produccion y administracion y ventas. Los presupuestos de produccion son usados para preparar las compras de materiales directos, el costo de mano de obra directa, y el presupuesto de gastos indirectos de fabricacion. Estos tres presupuestos son usados para desarrollar el presupuesto del costo de los bienes vendidos o costo de ventas. Una vez que
estos presupuestos junto con el presupuesto de gastos de venta y administrativos han sido desarrollados, el presupuesto de estado de resultados puede ser preparado.
Despues de que el presupuesto del estado de resultados ha sido desarrollado, la hoja de balance puede ser preparada. Dos presupuestos mayores incluidos en la hoja de balance presupuestada son el presupuesto de efectivo y el presupuesto de gastos de capital.
El presupuesto de produccion tambien proporciona el punto de partida para preparar el presupuesto de mano de obra directa. Para la empresa Accesorios Vista, S.A. los requerimientos de mano de obra para cada unidad de producto son estimados de la siguiente forma:
Cartera: Bolsa de Mano: Depto. de Corte: 0.10 hora por unidad Depto. de Corte: 0.15 hora por unidad Depto. de Coser: 0.25 hora por unidad Depto. de Coser: 0.40 hora por unidad
Basandonos en esta informacion y en el presupuesto de produccion, el presupuesto de mano de obra directa es preparado. Como se muestra en la siguiente tabla, para la compañia Accesorios Vista, S.A., para producir 520,000 carteras, 52,000 horas (520,000
unidades X 0.10 hora por unidad) de mano de obra serian necesitadas en el departamento de corte. De la misma manera, para producir 292,000 bolsas de mano 43,800 horas (292,000 unidades X 0.15 hora por unidad) de mano de obra serian necesitadas en el departamento de corte. De la misma manera podemos determinar las necesidades para el departamento de coser para lograr la produccion presupuestada. Multiplicando las horas totales de mano de obra directa necesitadas por cada departamento por el costo estimado por hora nos da el costo total de mano de obra directa para cada departamento.
Accesorios Vista, S.A. Presupuesto de Mano de Obra Directa
Para el Año a Terminar en Diciembre 31, 2008
Depto. de Corte
Depto. de Coser
Total
Horas necesitadas para produccion (*)
Cartera 52,000 130,000
Bolsa de Mano 43,800 116,800
Total 95,800 246,800
Tasa por hora X $12.00 X
$15.00
Costo Total de Mano de Obra Directa
$1,149,600
$3,702,000
$4,851,600
* Horas necesitadas para la produccion: Depto. de corte: 520,000 unidades X 0.10 hora por unidad = 52,000 horas Depto. de coser: 520,000 unidades X 0.25 hora por unidad = 130,000 horas
Depto. de corte: 292,000 unidades X 0.15 hora por unidad = 43,800 horas Depto. de coser: 292,000 unidades X 0.40 hora por unidad = 116,800 horas
La estimacion de gastos de indirectos necesarios para la producion es lo que hace el presupuesto de gastos indirectos de fabricacion. Este presupuesto usualmente incluye el costo total estimado para categoria de los gastos indirectos de fabricacion, como se muestra en la siguiente tabla:
Accesorios Vista, S.A. Presupuesto de Gastos Indirectos de
Fabricacion Para el Año a Terminar en Diciembre 31,
2008Sueldos indirectos $732,800
Salarios de supervisores 360,000
Electricidad 306,000
Depreciacion de planta y equipo 288,000
Materiales indirectos 182,800
Mantenimiento 140,280
Seguros e impuestos 79,200
Total de gastos indirectos de fabrica $2,089,080
Una empresa debe preparar medidas de soporte departamentales en las cuales los costos indirectos de la fabrica son separados en fijos y variables. Dichas medidas permiten a los gerentes dirigir su atencion a aquellos costos para los cuales son responsables y evaluar su desempeño.
La estimacion de gastos de indirectos necesarios para la producion es lo que hace el presupuesto de gastos indirectos de fabricacion. Este presupuesto usualmente incluye el costo total estimado para categoria de los gastos indirectos de fabricacion, como se muestra en la siguiente tabla:
Accesorios Vista, S.A. Presupuesto de Gastos Indirectos de
Fabricacion Para el Año a Terminar en Diciembre 31,
2008Sueldos indirectos $732,800
Salarios de supervisores 360,000
Electricidad 306,000
Depreciacion de planta y equipo 288,000
Materiales indirectos 182,800
Mantenimiento 140,280
Seguros e impuestos 79,200
Total de gastos indirectos de fabrica $2,089,080
Una empresa debe preparar medidas de soporte departamentales en las cuales los costos indirectos de la fabrica son separados en fijos y variables. Dichas medidas permiten a los gerentes dirigir su atencion a aquellos costos para los cuales son responsables y evaluar su desempeño.
Los presupuestos de hojas de balance son usados por los gerentes para planear los objetivos de financiamiento, inversiones y flujo de efectivo para la empresa. Los presupuestos de hoja de balance de la empresa Accesorios Vista, S.A. que son presentados a continuacion son el presupuesto de efectivo y el presupuesto de gastos de capital.
PRESUPUESTO DE EFECTIVO
El presupuesto de efectivo es uno de los elementos mas importantes en la hoja de balance presupuestada. El presupuesto de efectivo presenta los recibos de dinero esperados y los pagos o desembolsos de efectivo para un periodo de tiempo. Informacion de los diferentes presupuestos operativos tales como el presupuesto de ventas, el presupuesto de compras de materiales directos, y el presupuesto de gastos de venta y administrativos afectan el presupuesto de efectivo. El presupuesto de gastos por capital, las politicas de dividendos, los planes de capital social y el financiamiento por deuda a largo plazo tambien afectan el presupuesto de efectivo. A continuacion se presenta el presupuesto de efectivo de Enero, Febrero y Marzo del año 2008 para la empresa Accesorios Vista, S.A. Para empezar se determina la porcion de los recibos y los desembolsos de efectivo estimados:
Recibos de efectivo estimados Los recibos de efectivo estimados son adiciones planeadas al efectivo por ventas u otras fuentes, tales como emision de valores o intereses cobrados. Un programa de soporte puede ser usado para determinar los recibos de efectivo por ventas. Para ilustrar lo anterior, asuma la siguiente informacion para Accesorios Vista, Inc.:
Cuentas por cobrar al 1/Ene/2008 ........................ $370,000
Enero Febrero Marzo Ventas presupuestadas $1,080,000 $1,240,000 $970,000
La empresa Accesorios Vista, S.A. espera vender 10% de su mercancia por efectivo. Del otro 90% de las ventas a cuenta, un 60% se espera que sea cobrado en el mes de la venta y el resto en el siguiente mes. Usando esta informacion se podra preparar el programa de recibos de efectivo por ventas, que se muestra en la siguiente tabla. Los recibos de efectivo por ventas pendientes de cobrar son determinados sumando los montos recibidos de las ventas a credito ganadas en el periodo actual (60%) mas los montos provisionados por ventas en el periodo anterior como cuentas por cobrar (40%).
Accesorios Vista, S.A. Programa de Recibos de Efectivo por Ventas Para Tres Meses, Terminando en Marzo 31,
2008Enero Febrero Marzo
Recibos por ventas en
efectivo:
Ventas en efectivo (10% X Ventas actuales del mes -- Nota A)
$108,000
$124,000 $97,000
Recibos por ventas pendientes de cobrar:
Cobros por ventas de meses anteriores (40% de ventas a credito de meses anteriores -- Nota B)
$370,000
$388,800$446,40
0
Cobros por ventas del mes actual (60% de ventas a credito del mes actual -- Nota C)
583,200 669,600 523,800
Total de recibos de efectivo por ventas a cuenta
$953,2 00
$1,058,4 00
$970,2 00
NOTA A: $108,000 = $1,080,000 X 10% $124,000 = $1,240,000 X 10% $97,000 = $970,000 X 10%
NOTA B: $370,000, Balance de Cuentas por Cobrar al 1/Ene/2008 $388,800 = $1,080,000 X 90% X 40% $446,400 = $1,240,000 X 90% X 40%
NOTA C: $583,200 = $1,080,000 X 90% X 60% $669,600 = $1,240,000 X 90% X 60% $523,800 = $970,000 X 90% X 60%
Pagos o desembolsos en efectivo estimados Los pagos en efectivo estimados son reducciones en efectivo planeadas por los costos de manufactura, gastos de venta y administrativos, adquisiciones de capital, u otras fuentes, tales como la compra de valores o el pago de intereses o dividendos. Un programa de soporte puede ser usado en la estimacion de los pagos en efectivo por costos de manufactura. Asuma la siguiente informacion de la empresa Accesorios Vista, S.A.
Cuentas por pagar al 1/Ene/2008 ........................ $190,000
Enero Febrero Marzo Costos de Manufactura $840,000 $780,000 $812,000
El gasto por depreciacion de maquinaria es estimado en $24,000 por mes y esta incluido en los costos de manufactura. Las cuentas por pagar se generaron por costos de
manufactura. Accesorios Vista, S.A. espera pagar el 75% de los costos de manufactura en el mismo mes en que se han incurrido y el balance el siguiente mes. Usando esta informacion se puede preparar el programa de pagos por costos de manufactura, que se muestra en la siguiente tabla:
Accesorios Vista, S.A. Programa de Pagos por Costos de
Manufactura Para Tres Meses, Terminando en Marzo 31,
2008
EneroFebrer
oMarzo
Pagos por costos de manufactura del mes anterior:
25% X Costos de manufactura del mes anterior (menos depreciacion) -- Nota A)
$190,000
$204,000
$189,000
Pagos por costos de manufactura del mes actual:
75% X Costos de manufactura del mes actual (menos depreciacion) -- Nota B)
612,000
567,000
591,000
Total de pagos en efectivo$802,00
0$771,0
00$780,0
00
NOTA A: $190,000, Balance de Cuentas por Pagar al 1/Ene/2008 $204,000 = ($840,000 - $24,000) X 25% $189,000 = ($780,000 - $24,000) X 25%
NOTA B: $612,000 = ($840,000 - $24,000) X 75% $567,000 = ($780,000 - $24,000) X 75% $591,000 = ($812,000 - $24,000) X 75%
Completando el presupuesto de efectivo Para completar el presupuesto de efectivo de Accesorios Vista, S.A, asuma que la empresa espera lo siguiente:
Balance de Efectivo al 1/Enero $280,000 Impuestos pagados cada 3 meses (31/Marzo) $150,000
Gasto por intereses pagado c/3meses (10/Enero) $22,500 Ingresos por intereses recibidos c/3 meses (21/Marzo) $24,500 Equipo de corte comprado en Febrero $274,000
Agregado a lo anterior, los gastos mensuales de venta y administracion, los cuales son pagados en el mes en que se incurrieron, son estimados de la siguiente forma:
Enero Febrero Marzo Gastos de Administracion y Ventas $160,000 $165,000 $145,000
Podemos comparar el balance de efectivo estimado al final del periodo con el balance minimo requerido por las operaciones de la empresa. Asumiendo que el balance minimo de efectivo para la empresa Accesorios Vista, S.A es de $340,000, podemos determinar cualquier exceso o deficiencia. El balance de efectivo minimo proteje contra variaciones en estimados y contra emergencias por flujo de efectivo. Para un manejo efectivo, gran parte del balance de efectivo minimo debe ser depositado en valores que generen ingresos, y que puedan ser convertidos en efectivo facil y rapidamente. Bonos y notas de credito son ejemplos de dichos valoes. En la siguiente tabla se presenta el presupuesto de efectivo para la empresa Accesorios Vista, S.A.:
Accesorios Vista, S.A. Presupuesto de Efectivo
Para Tres Meses, Terminando en Marzo 31, 2008
Enero Febrero Marzo
Recibos de efectivo estimados:
Efectivo por ventas$108,00
0$124,00
0$97,000
Cobro de cuentas por cobrar
953,2001,058,40
0970,200
Ingresos por intereses 24,500
Total de recibos en efectivo
$1,061,200
$1,182,400
$1,091,700
Pagos en efectivo estimados:
Costos de manufactura 802,000 771,000 780,000
Gastos de venta y administrativos
160,000 165,000 145,000
Adiciones de capital 274,000
Gasto por intereses 22,500
Impuestos 150,000
Total de pagos en efectivo
$984,500
$1,210,000
$1,075,000
Incremento (decremento) en efectivo
$76,700($27,600
)$16,700
Balance inicial de efectivo
280,000 356,700 329,100
Balance final de efectivo$356,70
0$329,10
0$345,80
0
Balance minimo de efectivo
340,000 340,000 340,000
Exceso (deficiencia) $16,700($10,900
)$5,800
PRESUPUESTO DE GASTOS DE CAPITAL
El presupuesto de gastos de capital incluye los planes de adquisiciones de activos fijos. Estos gastos son necesarios cuando los activos fijos terminan de usarse, se vuelven obsoletos, o por otras razones necesitan ser reemplazados. Ademas de lo anterior, la expansion de las instalaciones pueden ser necesarias para satisfacer la demanda creciente del producto de alguna empresa. La vida util de muchos activos fijos se extiende en largos periodos de tiempo. Ademas, el monto de los gastos por tales activos puede variar año con año. Es normal proyectar los planes para un numero de periodos en el futuro en la preparacion del presupuesto de gastos de capital. La siguiente tabla muestra un presupuesto de capital por cinco años para la empresa Accesorios Vista, S.A.
Accesorios Vista, S.A. Presupuesto de Gastos de Capital
Para Cinco Años, Terminando en Diciembre 31, 2008
Articulo 2000 2001 2002 2003 2004
Maquinaria - Departamento de corte
$400,000
$280,000
$360,000
Maquinaria - Departamento de
274,000 $260,000
$560,000
200,000
coser
Equipo de oficina
90,000 60,000
Total$674,00
0$350,00
0$560,00
0$480,00
0$420,00
0
El presupuesto de gastos de capital debe ser considerado en la preparacion de otros presupuestos operativos. Por ejemplo, la depreciacion estimada de equipo nuevo afecta el presupuesto de overhead de la fabrica y el presupuesto de gastos administrativos y de venta. Los planes de financiamiento de gastos de capital pueden tambien afectar el presupuesto de efectivo.
HOJA DE BALANCE PRESUPUESTADA
La hoja de balance presupuestada estima la condicion financiera al final del periodo presupuestado. La hoja de balance presupuestada asume que que todos los presupuestos operativos y planes de financiamiento son logrados. Es similar a una hoja de balance basada en informacion actual en las cuentas. Por esta razon, no se ejemplificara una hoja de balance presupuestada para la empresa Accesorios Vista, S.A. Si la hoja de balance presupuestada indica una debilidad en la posicion financiera, puede ser necesario revisar los planes financieros y otros planes de la empresa. Por ejemplo, un monto muy alto de deuda a largo plazoen relacion al capital de los accionistas puede requerir la revision de los planes de financiamiento para gastos de capital. Dichas revisiones pueden incluir la emision de capital social en lugar de la adquisicion de deuda.
