Universidad Peruana “Los Andes” REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Mg. Ronald VÁSQUEZ S.

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REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

7ma SEMANA SEGUNDA UNIDAD TEMÁTICA: REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

OBJETIVO ESPECÍFICO: - Redactar Constancias, Actas y Declaraciones Juradas; respetando en su elaboración los

protocolos de la redacción administrativa, fortaleciendo su capacidad de comunicación escrita. CONTENIDO TEMÁTICO ACTA

Concepto.

Función.

Área y flujo de uso.

Clasificación.

Estructura y formato.

Modelos.

ACTIVIDAD – TAREA - Redactar un (01) Acta de Reunión Ordinaria, considerándote el Secretario de Actas de una

Institución de Educación Superior.

REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

ACTA

1. CONCEPTO. Documento redactado durante el desarrollo de una reunión, con la finalidad de testimoniar las incidencias, los temas tratados y los acuerdos arribados. Toda institución, sea pública o privada, está en la obligación de escribir este documento en el denominado Libro de Actas, este libro contiene la historia y la vida de una institución, certificando y dando fe legal de los actos y decisiones asumidas. El Libro de Actas debe estar foliado y legalizado; la redacción del Acta le corresponde a la Secretaria o Secretario de Actas, quien generalmente redacta el documento en borrador para posteriormente transcribirlo en el Libro de Actas, para luego proceder a hacerlo firmar por todas las personas asistentes a la reunión.

2. FUNCIÓN.

Certificar y dar fe legal de determinados actos y decisiones que asume una organización, para asegurar su debido cumplimiento.

3. ÁREA DE USO.

Este documento puede circular tanto en el ámbito interno como en el externo; el área de uso más difundido es Intrainstitucional.

4. FLUJO DE USO - ENLACE.

El nivel de enlace es Horizontal.

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5. PARTES:

A. TÍTULO DEL DOCUMENTO: Se escribe la Palabra ACTA seguido del Tipo de reunión a realizarse (ordinaria o extraordinaria)

B. ENCABEZAMIENTO: Se especifican, todo en letras, los siguientes datos: Hora, fecha y lugar de la reunión, datos de la Institución que se congrega; datos de la persona que Preside la sesión así como de aquella que redactará el Acta.

C. CUERPO O TEXTO: En esta parte se consideran las siguientes sub partes: a. Verificación de Quórum. Se cuenta el número de asistentes, si la cantidad justifica el

desarrollo de la reunión se procede con la sesión, caso contrario se suspende y se fija una nueva posibilidad de reunión.

b. Despacho e informes. Se da lectura a todos los documentos emitidos y recibidos, se pone al tanto de la asamblea de lo más importante acontecido.

c. Pedidos. Se anotarán ordenadamente todos los pedidos que hagan los asistentes. d. Orden del día. Registro detallado y secuencial de los temas y puntos a tratar durante el

desarrollo de la sesión. e. Desarrollo de la Sesión. Parte más importante del Acta. Se pone a consideración del pleno

cada uno de los puntos a tratar y si fuera necesario se somete a votación para asumir una decisión corporativa.

D. CIERRE DEL ACTA Y FIRMAS.

Terminada la sesión se procede a cerrar el Acta con la siguiente fórmula: "No habiendo otro asunto más que tratar y siendo las…….., se da por finalizada la reunión, pasando a firmar los presentes"

6. FACULTAD PARA FIRMAR EL ACTA:

Todos los integrantes acreditados de la organización.

7. CLASES: A. De reunión ordinaria. Cuando el desarrollo de la sesión está prevista y programada. B. De reunión extraordinaria. Cuando la autoridad institucional convoca a reunión por

acontecimientos imprevistos.

8. OBSERVACIONES: - "Quórum" es una palabra latina que se refiere al número necesario de miembros que deben

estar presentes para que se instale y funcione formalmente la reunión. El quórum de ley

necesario para este fin lo constituye la presencia de más de la mitad de los miembros que

conforman legalmente la institución. Por lo tanto, el quórum mínimo está constituido por la

concurrencia de la mitad más uno de tales miembros. Por ejemplo, si un órgano está integrado

por 20 miembros, su quórum mínimo lo constituirán 11 personas.

- Sin embargo, si el número legal de miembros es impar, el quórum mínimo viene a ser el

número entero inmediato superior al de la mitad de aquél. Por ejemplo, si su estamento está

compuesto legalmente por 9 miembros, su quórum mínimo lo constituye la presencia de sólo 5

miembros.

- Los acuerdos, que así lo exijan, se adoptarán por el voto conforme de la mayoría absoluta de

los presentes en la sesión; es decir, por el voto de más de la mitad de los miembros

asistentes. En consecuencia, la mayoría absoluta mínima está representada por el voto de la

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mitad más uno de los concurrentes. Por ejemplo, si los presentes son 15 miembros, un

acuerdo se adoptará con el voto de 8 miembros, como mínimo.

- Cuando en una votación se ha producido igualdad de votos a favor de dos o más propuestas,

éste deberá resolverse mediante el "voto dirimente" del presidente. Es este caso el presidente

vota una vez más y dirime el empate.

- En algunas instituciones, existe la posibilidad de solicitar la reconsideración de acuerdos en

cuanto han sido tomados o en la próxima sesión, cuando todavía no han sido publicados o no

se ha notificado formalmente a las partes interesadas. La ley no se opone taxativamente a

esta posibilidad, por lo que algunas instituciones la consienten a fin de agilizar la solución de

sus problemas.

- Esta reconsideración puede ser solicitada por uno o más miembros del órgano que ha tomado

el acuerdo, y pueden hacerlo en forma verbal o por escrito. Se formula cuando se considera

que el acuerdo que se observa ha sido adoptado en forma apresurada, arbitraria, injusta, sin

los elementos de juicio necesario, o en contra de la ley o de las normas internas establecidas.

Para que un acuerdo sea reconsiderado (es decir, para que sea anulado o enmendado), se

requiere el voto conforme de por lo menos los 2/3 de los miembros presentes en la sesión a

favor de ella; en caso contrario, la reconsideración no procede y es desestimada, continuando

vigente el acuerdo que se arribó.

- Se denomina sesión extraordinaria a aquélla que se lleva a cabo en cualquier fecha del año, a

iniciativa del que dirige la organización o a pedido escrito de un número determinado de sus

miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o

urgente para la marcha normal o los intereses de la institución. Se convoca con la anticipación

que señala la norma y con la especificación de la agenda a ser tratada.

- El desarrollo de la sesión extraordinaria toma en cuenta sólo cuatro estaciones o momentos de

la sesión que son: control de asistencia, lectura de la agenda, orden del día y aprobación del

acta.

- Cualquier miembro, por más que no asista a sesión, o su representante, tiene derecho a

solicitar copia certificada del acta de la sesión que indique, todo o sólo de la parte o partes que

señale.

- Se sugiere que las actas no deben ser demasiadas extensas, para lo cual deben concentrarse

en las cuestiones importantes (acuerdos) y casi nunca son actas literales que recogen todo lo

comentado.

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EJEMPLO DE ACTA

ACTA DE SESIÓN ORDINARIA

Siendo las dieciocho horas del día jueves uno de diciembre del año dos mil catorce, en la sala de reuniones de la Asociación Cultural “César Vallejo”, ubicado en su local Institucional del Jr. José C. Mariátegui N° 438 Jauja – Junín; reunidos bajo la Presidencia de la Sra. Maribel Marilú ROMERO DÍAZ; actúa como Secretario el Sr. Danilo Pedro OSCANOA LEYVA. DESPACHO E INFORMES: - Constatado el quórum mínimo reglamentario, la Presidenta abre la sesión. En seguida el

Secretario dio lectura a los Oficios dirigidos a esta entidad; todos ellos felicitaban a nuestra institución por su décimo quinto aniversario. Se acordó contestarles en términos afectuosos y agradecerles por la felicitación.

- El Sr. Pedro Salinas informó de manera genérica acerca de su labor como Coordinador General encargado de los festejos por aniversario. La Sra. Presidente, a nombre de la Institución y de todos los miembros, agradeció y congratuló la exitosa labor desarrollada por dicha comisión.

- El señor Tesorero expresó su beneplácito por el éxito social, cultural y económico de las diversas actividades, informó que la suma recaudada era dieciocho mil trescientos nuevos soles (S/. 18,300.00).

- Acto seguido, todos los presentes felicitaron efusivamente a la Sra. Presidenta por la acertada dirección en los destinos de la Asociación Cultural y por el éxito alcanzado en la reciente celebración.

PEDIDOS: - El Sr. Manuel Salas solicitó se cursen sendos oficios al Alcalde de la ciudad y al Prefecto del

Departamento, agradeciéndoles por las máximas facilidades que ofrecieron en los actos conmemorativos.

- El Sr. Pedro Lizárraga pidió que los fondos recaudados sean depositados en una Cuenta Bancaria, para que así gane intereses.

- Finalmente, la Sra. Teresa Quevedo pidió por su parte, que se estudie la posibilidad de efectuar la compra de un terreno donde se construiría, en el futuro, nuestro local propio.

ORDEN DEL DÍA:

La Reunión desarrolló la siguiente agenda: - Informe detallado, por cada responsable de comisión, de cada una de las actividades

programadas por nuestro aniversario. - Posibilidad de depósito bancario de los fondos recaudados. - Posibilidad de compra de terreno para sede institucional

DESARROLLO DE SESIÓN: - El Sr. Pedro Martínez, responsable del Foro Panel “Futuro de la Cultura Xauxa” informó que

toda la actividad se desarrolló de acuerdo a lo previsto, excediendo en esta oportunidad el número de asistentes.

- El Sr. Marino Soldevilla, responsable del campeonato deportivo, informó que participaron veinte instituciones, se premiaron a los tres primeros puestos de las disciplinas de Vóley y Fútbol, se cumplió la premiación con presentes gestionados por su misma comisión.

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- La Srta. Juana Quinteros, responsable de la Fiesta Institucional, informó que lo único negativo acontecido fue la demora en el inicio, que fue por más de media hora, sugirió que para el próximo año se pueda superar esta anomalía.

- El Sr. Pedro Lizárraga sustentó largamente la posibilidad de que los fondos recaudados sean depositados en una entidad bancaria para posibilitar la ganancia de intereses. La Sra. Presidenta, sometió a consulta la concreción del pedido; al no haber posición en contrario, se decidió encomendar al Tesorero el cumplimiento de este acuerdo.

- La Sra. Teresa Quevedo esbozó sendos argumentos para que se estudie la posibilidad de efectuar la compra de un terreno donde se construiría nuestro local. La Sra. Presidenta puso a consulta esta propuesta. El Sr. Luis Peralta expuso que los fondos institucionales eran escasos para la posibilidad de compra de un terreno, más bien el dinero se podría destinar a solucionar algunos problemas inmediatos y urgentes. La Sra. Presidenta, ante estas dos posturas sometió a votación, ganando la propuesta de la Sra. Teresa Quevedo; quedando para agenda de reunión posterior la conformación de una Comisión Especial para viabilizar el proyecto.

No habiendo otros asuntos que tratar y siendo las veintiún horas, la Sra. Presidenta levanta la Reunión, los concurrentes proceden a firmar el presente Acta.

APELLIDOS Y NOMBRES FIRMA

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