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Capítulo 7: Incorporar Gráficos, Tablas y Diagramas

 

    

7.1. PRESENTAR DATOS DE UNA FORMA SENCILLA   Contra más complejos sean los datos que tenemos que presentar, más despacio debemos estudiar la forma de presentarlos para que la audiencia pueda comprenderlos rápidamente. Mientras las tablas con muchos datos resultan adecuadas para informes impresos, no son efectivas en las diapositivas. Una diapositiva no es lo suficientemente grande, y la audiencia no tiene tiempo para leer gran cantidad de datos. Por ejemplo, la tabla que vemos a continuación no nos muestra de un modo obvio la tendencia.

 

 

Si queremos resaltar el crecimiento de la compañía, deberemos desdoblar esta dos y usar los siguientes gráficos.

diapositiva en

7.1. Presentar datos de una forma sencilla 

7.2. Añadir un gráfico a una diapositiva 

7.3. Presentar datos en una tabla 7.4. Usar diagramas y organigramas 7.5. Insertar un diagrama 7.6. Cambiar un diagrama  

 

  

 

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Nuestra audiencia no ve los números exactos, pero el mensaje general es mucho más claro. La audiencia puede ver inmediatamente la tendencia.

 

 7.2. AÑADIR UN GRÁFICO A UNA DIAPOSITIVA

  

La forma más directa de añadir un gráfico a una diapositiva es usar un marcador de posición de gráfico y el módulo gráfico de PowerPoint. Más adelante veremos como importar un gráfico de una aplicación de hoja de cálculo cómo Microsoft Excel.

 Para ello, crearemos una nueva diapositiva con un diseño como el que vemos en la imagen. Los iconos de este diseño nos permiten elegir entre una variedad, incluidos los gráficos. La instrucción es clara, pulsar en el botón indicado para insertar un gráfico.

 

  

 

141 

 

   

 Otra forma de insertar un gráfico es pulsar en el botón Insertar Gráfico de la barra de

herramientas Estándar, o Menú Insertar / Gráfico.  El orden de los pasos a seguir para crear un gráfico es flexible, pero en general procederemos de la siguiente manera:

  Cambiar el tamaño para adecuarlo a nuestra diapositiva.

Introducir los datos que queremos usar.

Elegir el tipo de gráfico que queremos usar.  

Formatear el gráfico.  

 7.2.1. INTRODUCIR LOS DATOS

  Una vez acoplado el tamaño, es el momento de introducir los datos. Cuando pulsamos el icono de insertar gráfico, la pantalla tendrá el aspecto de la imagen mostrada. Puede variar la colocación de la hoja de datos. Aparecen unos datos ficticios para indicarnos donde debemos teclear nuestros datos. Para introducir nuestros datos, lo primero es borrar los existentes, pulsando en la celda superior izquierda y apretando la tecla SUPR. Para pasar de una celda a otra pulsamos la tecla Tab o pulsamos con el ratón el la celda que queramos. Si necesitamos alargar la hoja de datos, colocamos el cursor en uno de los bordes y arrastramos. A medida que tecleamos nuestros datos, PowerPoint modifica el gráfico por lo que veremos instantáneamente el resultado de nuestros datos. Sin embargo, el gráfico generalmente necesita ser formateado para aumentar su legibilidad y mejorar su estilo.

 

  

 

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Mientras estamos trabajando en la hoja de datos, podemos ver que las barras de herramientas de PowerPoint han cambiado, y en la barra de menús han aparecido dos nuevos elementos,

Datos y Gráfico .  

 

 7.2.2. IMPORTAR DATOS

  

Naturalmente, si ya tenemos los datos en una hoja de cálculo Excel, no necesitamos volverlos a teclear. Tenemos dos maneras de importar los datos de la hoja de cálculo:

  Importar la hoja de cálculo a la hoja de datos de PowerPoint y continuar trabajando en

PowerPoint.  

Insertar la hoja de cálculo como un objeto y modificarlo usando los menús y barras originales.

 7.2.2.1 Importar la Hoja de cálculo en la hoja de Datos

 Cuando importamos los datos en la hoja de datos, PowerPoint coloca los datos directamente en la hoja de datos. Una vez importados los datos, automáticamente se crea un gráfico que podemos formatear directamente en PowerPoint.

  En PowerPoint, doble pulsación para abrir el gráfico. Si la hoja de datos no está visible,

seleccionar Ver Hoja de datos en la barra Formato.  

En el menú Edición seleccionar Importar Archivo.

 

  

 

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En el cuadro de diálogo Importar Archivo, comprobar el formato del archivo en la lista desplegable de Tipo de Archivo, y si es necesario lo cambiamos.

 

 

Si seleccionamos Archivos de Microsoft Excel creados con la versión 5.0 o posterior, aparece el cuadro de diálogo Opciones para importar, como vemos en la imagen. Elegimos qué hoja queremos importar y qué rango. Marcaremos Sobrescribir celdas existentes para reemplazar los datos actuales, y pulsaremos Aceptar.

 

 

Si seleccionamos un archivo con formato de texto, deberemos seguir las instrucciones del asistente para importar texto.

 

7.2.2.2 Insertar una hoja de cálculo como objeto  Si tenemos creado y formateado un gráfico en Excel, podemos insertarlo directamente en una diapositiva. Esto funciona bien cuando tenemos creado el gráfico en una hoja separada.

 Podemos seguir estos pasos:

  En el menú Insertar seleccionamos Objeto.

 

  

 

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En el cuadro de diálogo Insertar Objeto, seleccionamos Crear desde Archivo.

Pulsar Examinar, localizar el fichero, y pulsar dos veces en él.

Pulsar Aceptar.  

Cuando usemos este método, podemos pulsar dos veces en el gráfico para abrirlo y usar los menús y barra de herramientas de Excel para editarlo. Cuando hayamos terminado, pulsaremos fuera del gráfico para cerrarlo.

 

 7.2.3. SELECCIONAR EL TIPO DE GRÁFICO ADECUADO

  

Mientras tenemos la hoja de datos abierta, el gráfico está disponible para formatearlo. Una de las primeras tareas es seleccionar el tipo de gráfico. Por defecto, PowerPoint, crea un gráfico de columnas como el que vemos en la imagen. Sin embargo, no cada tipo de gráfico es adecuado para el tipo de datos que tenemos.

 La clave para elegir un tipo de gráfico es entender nuestros datos y las características de cada tipo. El tipo ideal para nuestra presentación es el que presente los datos con mayor claridad.

 Para cambiar el tipo de gráfico, pulsaremos con el botón derecho dentro del gráfico y seleccionamos Tipo de Gráfico del menú contextual que aparece. También podemos elegir de menú Gráfico la opción Tipo de Gráfico para abrir el cuadro de diálogo que vemos en la imagen. Si nuestro gráfico no está abierto, debemos pulsar dos veces sobre él para abrirlo antes de poder acceder al elemento de menú Tipo de Gráfico.

 No podemos usar siempre el tipo de gráfico que queramos. Algunos tipos se utilizan para datos con varias filas; otros no pueden tener más que una. Otros se usan solamente para datos científicos.

 

  

 

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 7.2.4. FORMATEAR UN GRÁFICO

  Los gráficos tienen un número de elementos que pueden ser formateados individualmente. No todos los gráficos tienen todos los elementos. El formato disponible depende del elemento. La siguiente tabla describe los elementos más comunes usados de los gráficos.

 

 

  

 

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7.2.5. INSERTAR UN GRÁFICO DESDE MICROSOFT EXCEL   

Si tenemos creado y formateado un gráfico en Excel, podemos insertarlo directamente en una diapositiva. Esto funciona bien cuando tenemos creado el gráfico en una hoja separada.

 Podemos seguir estos pasos:

  En el menú Insertar seleccionamos Objeto.

  En el cuadro de diálogo Insertar Objeto, seleccionamos Crear desde Archivo.

Pulsar Examinar, localizar el fichero, y pulsar dos veces en él.

Pulsar Aceptar.  

Cuando usemos este método, podemos pulsar dos veces en el gráfico para abrirlo y usar los menús y barra de herramientas de Excel para editarlo.

 

 7.3. PRESENTAR DATOS EN UNA TABLA

  

Usar una tabla es el método más fácil de presentar gran cantidad de texto o sumarizar información compleja que queremos que nuestra audiencia recuerde.

 

 7.3.1. CREAR UNA TABLA

  

La forma más simple de crear una tabla es seleccionar la opción Insertar tabla en el menú Insertar. PowerPoint abre un cuadro de diálogo de Insertar Tabla. Especificamos el número de filas y columnas que necesitemos.

 

 

Cuando pulsemos Aceptar, PowerPoint crea la tabla en nuestra diapositiva.  

 

  

 

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 También podemos crear una tabla en una diapositiva sin tener un marcador de posición

de tabla, pulsando el botón Insertar Tabla en la barra de herramientas Estándar. Aparece una cuadrícula. Desplazando el cursor a derecha y hacia abajo, indicamos el columnas que deseamos. Siempre podremos modificar la tabla más tarde.

 

 También podemos utilizar la barra de herramientas Tablas y bordes.

número de filas y

 

 Aquí vemos como usar la barra Tablas y Bordes para crear una tabla en la diapositiva:

 

Pulsamos en el botón Tabla y Bordes, en la barra Estándar. El cursor cambia a un

lápiz, . (Si no cambia pulsar el botón Dibujar Tabla, )  

Crearemos el contorno de la tabla desplazándonos de un extremo a otro.

 

  

 

148 

 

 

Crearemos filas al desplazarnos horizontalmente. Podemos parar a la mitad para crear una fila parcial

 

 

Al desplazarnos verticalmente crearemos columnas. Podemos parar a la mitad para crear una columna parcial.

 

 

Para borrar una línea, pulsamos el botón Borrador y lo desplazamos sobre la línea.  

 

Aquí vemos una tabla creada usando este método. Esta tabla sería difícil crearla con el botón de Insertar Tabla.

 

  

 

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 Una vez que hemos creado la tabla, pulsamos en la primera celda y comenzamos a teclear. Pulsando TAB saltamos de celda en celda. Podemos pulsar directamente en cualquier celda y comenzar a escribir. Si pulsamos TAB desde la última celda de la última fila, PowerPoint crea otra fila nueva.

 

 7.3.2. IMPORTAR UNA TABLA

  Si hemos creado una tabla en Word, Excel o Access, por ejemplo, podemos importarla en nuestra diapositiva. Recordemos estos puntos cuando tengamos que decidir que programa usamos:

 Word permite más formato de gráficos en sus tablas, incluyendo listas con viñetas, numeración y formato individual de celdas.

 Usaremos Excel cuando deseemos incluir cálculos, análisis estadístico, o clasificar y buscar información.

 Si necesitamos la potencia de una base de datos relacional, usaremos Access.

Un procedimiento para importar una tabla sería:

Elegiremos Insertar > Objeto.

Para crear una nueva tabla, elegiremos Crear Nuevo y seleccionar el tipo de la lista desplegable.

Para importar una tabla existente, elegir Crear desde Fichero, seleccionando el tipo de fichero, o utilizar Examinar para localizarlo.

 Pulsar Aceptar.

 Para importar una tabla que es parte de un fichero existente, tal como un documento Word, abriremos el fichero, seleccionaremos la tabla y la copiaremos en el Portapapeles Visualizaremos la diapositiva donde queremos copiarla y la pegaremos. Cuando insertamos una tabla desde otra aplicación necesitamos pulsar dos veces para abrirla. Las barras y menús de la aplicación aparecen, así que podemos usarlos para editar la tabla.

 

  

 

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7.3.3. FORMATEAR UNA TABLA   

Supongamos que hemos creado una tabla con PowerPoint necesitaremos formatearla. Una de las maneras de hacerlo es usar el cuadro de diálogo Formato Tabla, que podemos ver en la imagen. Con la tabla seleccionada, en el menú Formato seleccionar Tabla. En la pestaña Bordes podemos cambiar el estilo, color y anchura de los bordes. Podemos también utilizar el diagrama de la derecha para crear y borrar bordes.

 

 

La pestaña Relleno la utilizamos para el color de relleno, y la de Cuadro de texto para Alineación y márgenes internos.

 

 

Por otra parte, también podemos formatear la tabla con la barra Tablas y Bordes, que es recomendable ya que contiene todas las herramientas necesarias en un mismo lugar.

 

  

 

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Las siguientes son probablemente las tareas que necesitamos hacer para tener una tabla con aspecto profesional.

  Cambiar el tamaño y posicionar la tabla.

  Seleccionar toda la tabla y elegir el tipo de fuente, su tamaño y su color. Usaremos la barra

de Formato para centrar el texto, o la barra de Tabla y bordes para centrarlo verticalmente., si lo necesitamos.

  Cambiar los bordes: en la barra de Tablas y bordes, seleccionar el estilo, color y anchura de

los bordes.  

Podemos usar el botón de Rellenar Color, para un relleno.  

 7.4. USAR DIAGRAMAS Y ORGANIGRAMAS

  PowerPoint ofrece un medio gráfico para visualizar las relaciones entre elementos de un proceso o de una organización. Dispone de los siguientes tipos de diagramas:

 Organigrama usado para mostrar relaciones jerárquicas, a menudo la de los empleados de una organización

  Diagrama de ciclo usado para mostrar un proceso de ciclo continuo.

  Diagrama radial usado para mostrar relaciones de un elemento fundamental.

  Diagrama piramidal usado para mostrar relaciones basadas en la infraestructura.

Diagrama de Venn : usado para mostrar áreas de superposición entre elementos.

Diagrama de objetivo: usado para mostrar los pasos necesarios para lograr un objetivo.  

Diagramas de flujo ( Ver Autoformas).  

 7.5. INSERTAR UN DIAGRAMA

  Para crear un diagrama en una diapositiva, podemos pulsar el botón Insertar

diagrama u organigrama de la barra de dibujo, o seleccionar Diagrama en el menú Insertar.

 

  

 

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En el cuadro de diálogo Galería de diagramas que aparece, elegiremos el tipo de diagrama que queremos insertar.

 

 

En la imagen podemos ver el resultado de seleccionar un diagrama de ciclo. De forma semejante cada tipo de diagrama nos indica las posiciones apropiadas para introducir texto.

 

 

Los diagramas de flujo se pueden crear utilizando una combinación de las autoformas de la barra de herramientas Dibujo, incluidos los conectores y las formas de diagramas de flujo.

 

  

 

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  7.5.1. DIBUJAR UN DIAGRAMA DE FLUJO

  En la barra de herramientas Dibujo, hagamos clic en autoformas, elijamos Diagrama de flujo y, a continuación, hagamos clic en la forma que deseamos

 

 

Hagamos clic en el lugar que deseamos dibujar la forma del diagrama de flujo.  

Si deseamos agregar formas adicionales al diagrama de flujo, repitamos los pasos y, a continuación, organicémoslos en el orden deseado.

dos primeros

 

Agregar conectores entre cada forma.  

En la barra de herramientas Dibujo, hagamos clic en autoformas, elijamos Conectores y, a continuación, hagamos clic en el conector a utilizar.

 

  

 

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Elijamos dónde deseamos bloquear el conector. Los sitios de conexión círculos azules al pasar el puntero por la forma.

 

 

Hagamos clic en el primer sitio de conexión, elijamos la otra forma y, hagamos clic en el segundo sitio de conexión. Los conectores bloqueados formas conectadas, incluso al mover las formas.

 

 

Agregar texto a las formas.

aparecen como         

 a continuación, conservarán las

  Hagamos clic con el botón secundario del ratón en la forma, hagamos clic en Agregar texto

y comencemos a escribir.  

Nota No es posible agregar texto a una línea o conector; utilicemos un cuadro de texto para colocar texto cerca o en estos objetos dibujados.

  Cambiar el estilo de línea o agregar color a los conectores.

  Seleccionemos la línea o el conector que deseamos cambiar.

 

  

 

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Sigamos uno de estos procedimientos:  

Cambiar el color de una línea o un conector.  En la barra de herramientas Dibujo, hagamos clic en la flecha situada junto a la opción Color de línea.

 

 Sigamos uno de estos procedimientos:

  Para volver al color predeterminado, hagamos clic en Automático.

  Para cambiar a otro color, hagamos clic en uno de los colores que aparecen debajo de

Automático.  

Para cambiar a un color que no se muestra, hagamos clic en Más colores de línea. Hagamos clic en el color deseado en la ficha Estándar o hagamos clic en la ficha Personalizar para crear un color personalizado y, a continuación, hagamos clic en Aceptar.

  Cambiar el estilo de una línea o un conector.

 

En la barra de herramientas Dibujo , hagamos clic en Estilo de línea. .Hagamos clic en el estilo que deseamos o hagamos clic en Más líneas y, a continuación, en un estilo.

Agregar color o rellenos a las formas.

Seleccionemos la forma que deseamos cambiar.  

En la barra de herramientas Dibujo, hagamos clic en la flecha situada junto a relleno.

Color de

 

  

 

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Sigamos uno de estos procedimientos:  

Si deseamos cambiar los colores, hagamos clic en uno de los colores que aparecen debajo de Automático.

 Si deseamos agregar un relleno degradado, de trama, textura o de imagen, hagamos clic en Efectos de relleno y, a continuación, hagamos clic en la ficha que deseamos y seleccionemos las opciones.

 

 7.6. CAMBIAR UN DIAGRAMA

  

Haga clic en el diagrama y siga uno o varios de estos procedimientos:  

 7.6.1. AGREGAR O ELIMINAR UNA FORMA O UN ELEMENTO

  

Si desea agregar una forma o un elemento, seleccione la forma bajo o junto a la cual desee agregar la nueva forma y, a continuación, haga clic en Insertar forma de la barra de herramientas Diagrama.

 Si desea eliminar una forma o un elemento, selecciónelo y presione Suprimir.

 

 7.6.2. MOVER UN ELEMENTO O SEGMENTO

  

Seleccione el elemento o segmento del diagrama que desee mover.  

En la barra de herramientas Diagrama, haga clic en Mover forma hacia adelante o Mover forma hacia atrás.

 

 7.6.3. INVERTIR EL DIAGRAMA

  

Seleccione el elemento o segmento del diagrama que desee invertir.  

En la barra de herramientas Diagrama, haga clic en Invertir diagrama.  

 7.6.4. CAMBIAR EL COLOR DEL TEXTO

  

Seleccione el texto que desee cambiar.  

En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en la flecha situada junto a Color de fuente.

Siga uno de estos procedimientos:

Para cambiar el color del texto a su valor predeterminado, haga clic en Automático.  

Para cambiar a otro color, haga clic en uno de los colores que aparecen debajo de Automático.

 

  

 

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7.6.5. AGREGAR O CAMBIAR TEXTO   Para agregar o cambiar texto de una forma, haga clic con el botón secundario del ratón en la forma, haga clic en Modificar texto y escriba el texto.

 En los diagramas destino y ciclo, sólo puede agregar texto a los elementos del texto.

 

 7.6.6. CAMBIAR LA COMBINACIÓN DE DISEÑOS PREESTABLECIDOS

  Si desea agregar o cambiar una combinación de diseños preestablecidos, haga clic en Autoformato de la barra de herramientas Diagrama y seleccione un estilo de la Galería de estilos de diagrama.

 

 7.6.7. CAMBIAR EL COLOR DE RELLENO DE UN ELEMENTO O UNA FORMA

  Seleccione la forma que desee cambiar.

 En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en la flecha situada junto a Color de relleno. Siga uno o varios de estos procedimientos:

 7.6.7.1 Agregar o cambiar un color de relleno

 Siga uno de estos procedimientos:

 Para volver al color de relleno predeterminado, haga clic en Automático. Para cambiar a un color de la combinación de colores, haga clic en uno de los colores que aparecen debajo de Automático.

 7.6.7.2 Agregar o cambiar un degradado, un entramado, una textura o el

relleno de una imagen  Haga clic en Efectos de relleno y, a continuación, haga clic en la ficha Degradado, Textura, Imagen o Trama .

 Seleccione las opciones que desee.

 7.6.7.3 Quitar un relleno

 Haga clic en Sin relleno. Seleccione la línea o el conector que desee cambiar.

Siga uno de estos procedimientos:

7.6.7.4 Cambiar el color de una línea o un conector  En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en la flecha situada junto a Color de línea. Siga uno de estos procedimientos: Para volver al color predeterminado, haga clic en Automático Para cambiar a otro color, haga clic en uno de los colores que aparecen debajo de Automático

 

  

 

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7.6.7.5 Cambiar el estilo de una línea o un conector  

En la barra de herramientas Dibujo , haga clic en Estilo de línea.  

Haga clic en el estilo que desee o haga clic en Más líneas y, a continuación, en un estilo.  

 7.6.8. CAMBIAR EL DIAGRAMA A OTRO TIPO DE DIAGRAMA

  

En la barra de herramientas Diagrama, haga clic en Cambiar a y, a continuación, haga clic en el tipo de diagrama que desee.

 

 7.6.9. FORMATEAR UN DIAGRAMA

  

Una vez que hemos insertado un diagrama, a menudo necesitamos hacer cambios. Por ejemplo, podemos cambiar el número de elementos. Aparte de esto, tenemos diferentes opciones para cambiar el aspecto de un diagrama. La mejor forma de editar un diagrama es usar la barra de herramientas Diagrama, que vemos en al siguiente imagen.

 

 

Cuando seleccionamos un diagrama y elegimos Auto formato en la barra Diagrama, se abre la Galería de Estilo de diagramas para que podamos elegir el estilo. Podemos seleccionar un estilo y pulsar Aplicar para volver a la diapositiva y aplicarlo.

 

  

 

159 

 

 

Si pulsamos Aplicar volveremos a la diapositiva con el nuevo estilo.

 

Para borrar un elemento de cualquier tipo de diagrama, pulsar en el elemento para seleccionarlo y pulsar SUPR. También podemos seleccionar cualquier texto y cambiarle el color el tamaño y el tipo de fuente.

 

 

 

  

 

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7.6.10. FORMATEAR UN ORGANIGRAMA   

Cuando seleccionamos un Organigrama de la Galería de diagramas, veremos la siguiente diapositiva.

 

 Podemos usar la barra Organigrama, que vemos en la imagen siguiente, para formatear el organigrama.

  Para borrar un elemento de cualquier tipo de organigrama, pulsar en el elemento para seleccionarlo y pulsar SUPR. También podemos seleccionar cualquier texto y cambiarle el color el tamaño y el tipo de fuente.

 

Para añadir elemento al organigrama pulsaremos Organigrama y seleccionar el elemento de la lista.

en el botón Insertar forma de la barra