75000-EMPRESA PORTUARIA QUETZAL EPQ

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL EPQInforme de Auditoría

a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresosdel 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

Guatemala, mayo de 2007

Empresa Portuaria Quetzal Resumen Gerencial 304Resultados de Auditoría 305Objetivos de Auditoría 306Alcance de Auditoría 307Dictamen 308Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros 309Informe sobre Control Interno 327Informe sobre Cumplimiento 331Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores 340Funcionarios Responsables 341

Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 304

Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

EMPRESA PORTUARIA QUETZAL

La Empresa Portuaria Quetzal, fue creada por medio del Decreto Ley No.100-85, del Organismo Ejecutivo,publicado en el Diario de Centro América el 26 de septiembre de 1985. Dicho instrumento legal define aesta Empresa Portuaria, como una entidad estatal, descentralizada y autónoma, con personería jurídicapropia y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones. Su domicilio está ubicado en el municipioPuerto de San José, departamento de Escuintla, así mismo cuenta con oficinas administrativas en la Ciudadde Guatemala, ubicadas en la 4ª. Calle 7-53 zona 9, Edificio Torre Azul, Primer Nivel.

Entre sus objetivos principales están: satisfacer la demanda de tráfico portuario, tanto para carga y descargade mercaderías, como para el embarque y desembarque de personas; proporcionar servicios marítimo-portuarios, conforme a la tecnología moderna; elaborar y ejecutar los proyectos de desarrollo portuarioconforme a los lineamientos y políticas que se definan para ese sector, establecer relaciones comercialescon otras entidades nacionales e internacionales; adecuar el desarrollo portuario al plan maestro, el quedeberá actualizarse periódicamente, aprobar programas y proyectos portuarios, fijando las tarifas quedeberán cobrarse por los servicios que preste, prevenir y controlar la contaminación y degradación ecológicaen su área y prestar cualquier otro servicio público compatible con sus actividades.

El Presupuesto General de Ingresos y Egresos por el período comprendido del 01 de enero al 31 dediciembre del 2006, se aprobó inicialmente en la cantidad de Q782,394.986.00, por medio del AcuerdoGubernativo No. 669-2005, de fecha 15 de diciembre de 2005, asignado de la siguiente manera:

Para cumplir con las funciones asignadas y metas para el ejercicio fiscal 2006, a la Empresa PortuariaQuetzal, se le aprobó un presupuesto ingresos de Q782,394.986.00, de los cuales al 31 de diciembre de2006, recaudó la cantidad de Q441,192,696.08, que equivale a un 59.64%, en relación al presupuestoaprobado.

Para cumplir con las funciones asignadas y metas para el ejercicio fiscal 2006, a la Empresa PortuariaQuetzal, le fue aprobado un presupuesto de Q782,394.986.00, de los cuales al 31 de diciembre de 2006,ejecutó la cantidad de Q453,130,556.60, que equivale a un 57.91%, en relación al presupuesto aprobado.

RESUMEN GERENCIAL

ANTECEDENTES




RESULTADOS DE AUDITORÍA

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO

Deficiencias en la función de la Unidad de Auditoría Interna. (Hallazgo de Control Interno No.1)

Deficiencias en registros de las tarjetas de responsabilidad, inventarios y depreciaciones (Hallazgo deControl Interno No.2)

Aceptación de recibos simples como documentos de legítimo abono (Hallazgo de CumplimientoNo.1)

Bono profesional pagado sin constancia de colegiado activo (Hallazgo de Cumplimiento No.2)

Bienes e instalaciones en desuso y deteriorados sin dar de baja del inventario (Hallazgo deCumplimiento No.3)

Vehículos robados pendientes de iniciar trámite de baja de inventarios (Hallazgo de CumplimientoNo.4)

Presentación extemporánea de copias de contratos ante la Contraloría General de Cuentas (Hallazgode Cumplimiento No.5)

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Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, Ejecución y Liquidación del Presupuestode Ingresos y Egresos del Ejercicio Fiscal 2006.

Evaluar la estructura del Control Interno implementada en la Entidad.

Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables.

Evaluar las posibilidades de irregularidades y fraudes, cometidos por funcionarios y empleados públicos.

Evaluar la gestión administrativa y operativa bajo los preceptos de eficiencia, eficacia y economía de losprogramas de la entidad.

Contribuir al fortalecimiento de la capacidad gerencial, para ejecutar con eficacia y eficiencia todas lasdecisiones que dicten o realicen.

Contribuir al mejoramiento de la administración de los recursos públicos, a través de las recomendacionestécnicas y objetivas.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA




Para el examen de la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal 2006, se aplicaron los criterios contenidosen la planificación específica, de la forma siguiente:

Ingresos

Se evaluó el control interno correspondiente a esta área, para identificar las áreas críticas y condicionesreportables.

Se analizaron documentos legales que respaldan la apertura del presupuesto de ingresos ejercicio fiscal2006, incluyendo las transferencias internas.

En ingresos de operación, se verificaron los servicios portuarios que presta la entidad.

Se confirmaron las inversiones de títulos y valores y las cuentas monetarias, que la entidad posee en lasdistintas instituciones bancarias de la república.

Egresos

Se evaluó el control interno correspondiente a esta área, para identificar las áreas críticas y condicionesreportables.

Se verificó la apertura del presupuesto, con base a la estructura analítica, aprobada por la Dirección Técnicadel Presupuesto, del Ministerio de Finanzas Públicas.

Con base en el presupuesto devengado y reportes de ejecución presupuestaria, se examinaron losprogramas y renglones más significativos.

Se examinaron los expedientes de personal, de contratos administrativos y de obras de infraestructura.

Se verificó el saldo de la Deuda Pública, con relación al saldo reportado por la Dirección de Crédito Públicoy Dirección de Contabilidad del Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas.

Se analizaron los rubros más significativos de los Estados Financieros, al 31 de diciembre de 2006.

Se confirmaron las distribuciones de las utilidades del ejercicio fiscal 2006.

Modificaciones Presupuestarias

Se verificaron los documentos legales que respaldan las transferencias internas y externas, para establecerel monto definitivo aprobado, para los programas presupuestarios.

Se verificó que las transferencias internas y externas, fueran operadas en los registros contables ypresentadas en el Estado de Liquidación del Presupuesto.

ALCANCE DE AUDITORÍA

SeñoresJunta DirectivaEmpresa Portuaria QuetzalCiudad

Hemos auditado el Balance General adjunto de la Empresa Portuaria Quetzal, al 31 de diciembre de 2006,y los correspondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos, por el año terminado en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de laAdministración de la Entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre estos estadosfinancieros, basados en nuestra Auditoría.

Efectuamos nuestra revisión de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de AuditoríaGubernamental. Estas Normas requieren que el examen sea planificado y realizado para obtener certezarazonable que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examensobre una base selectiva, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en losestados financieros. Incluye también la evaluación de los Principios de Contabilidad utilizados y de lasestimaciones importantes hechas por la administración, asi como una evaluación de la presentacióngeneral de los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable paranuestra opinión.

En nuestra opinión, excepto por el efecto de lo mencionado en los párrafos precedentes, los estados

DICTAMEN

En la evaluación efectuada a la cuenta 1230 Propiedad, Planta y Equipo, se reflejan activos talescomo vallados perimetrales y patios para uso de vehículos por valor de Q770,825.99, los cualesfisicamente ya no existen, por haber sido demolidos para la construcción de otros proyectos. Asímismo se detectó que existe equipo y repuestos antiguos y deteriorados,como calculadoras,guillotinas, radios, fax, ventiladores, equipo de computo por valor de Q206,035.39 y repuestos porvalor de Q742,039.97. Valores que ascienden a Q1,718,901.35. Para dichos activos no se haseguido el procedimiento legal para darlos de baja de los registros de inventarios.

Se estableció que la camioneta marca Ford Escape Exls, color dorado metálico, modelo 2004, placasde circulación P-158CCR, con un valor de Q221,500.00, que fue robada el 10 de junio de 2006, segúndenuncia presentada ante la Policía Nacional Civil de la Ciudad de Guatemala, con fecha 10 de juniode 2006, se le dio de baja contablemente según CUR 5688 del 22 de noviembre de 2006, sin realizarel trámite de baja ante la Contraloría General de Cuentas. Así mismo, el Pick up marca Toyota líneaHILUX, color azul metálico con franjas doradas y grises, modelo 2003, con placas de circulación P-498BNN, con un valor de Q139,920.00, que también fue objeto de robo el 1 de octubre de 2005,según denuncia presentada ante el Ministerio Público de la Ciudad de Chiquimula, el 6 de diciembrede 2005, tampoco se ha iniciado el trámite de baja ante la institución fiscalizadora. El valor de los 2vehículos asciende a Q361,420.00.

(Hallazgo de Cumplimiento No.3)

(Hallazgo de Cumplimiento No.4)

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financieros arriba mencionados, presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situaciónfinanciera de la Empresa Portuaria Quetzal, al 31 de diciembre de 2006, los resultados de sus operaciones,por el año terminado en esa fecha, de conformidad con Principios Presupuestarios y de ContabilidadGeneralmente Aceptados.

Guatemala, 30 de mayo de 2007

ESTADOS FINANCIEROS Y NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS




Señores Junta DirectivaEmpresa Portuaria Quetzal Ciudad

En la planeación y ejecución de nuestra auditoría al Balance General adjunto de la Empresa PortuariaQuetzal, al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidacióndel Presupuesto de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha, evaluamos la estructura decontrol interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría, con el propósito de emitir unaopinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y no para proporcionar seguridad delfuncionamiento de la estructura del control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a sufuncionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con lasNormas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de Auditoría Gubernamental.

Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño yoperaciones de la estructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de laentidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones dela Gerencia en los estados financieros, son los siguientes:


INFORME SOBRE CONTROL INTERNO


Deficiencias en registros de las tarjetas de responsabilidad, inventarios y depreciaciones (Hallazgo deControl Interno No.2)

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En la evaluación a la Unidad de Auditoría Interna, se estableció que se incumple con lo siguiente: a) No seencuentra establecida la separación de funciones entre dicha Unidad y las funciones operativas de laentidad, en virtud de que efectúan la revisión de pagos con cargo al presupuesto de egresos de dichaentidad. b) Los Auditores Internos durante la familiarización y evaluación preliminar del control interno, noelaboran el Memorando de Planificación, c) En los informes generados por la Unidad de Auditoría Interna,no se presentan los resultados de las auditorias, desarrollados en forma de hallazgos, y no se sigue unaestructura formal y uniforme establecida en el manual de auditoría gubernamental. d) No se practica ladiscusión de los resultados de las auditorías con los responsables de la entidad, ni existe evidencia en unapartado especial del seguimiento de las recomendaciones dejadas en los informes emitidos.

El Acuerdo No. A-57-2006 de la Contraloría General de Cuentas, Normas de Auditoría GubernamentalInterna y Externa, Norma 1.2, establece: "El Auditor Gubernamental, debe adoptar una actitud deindependencia de criterio, respecto de la entidad y hechos examinados, y mantenerse libre de cualquiersituación que, terceras personas, pudiesen señalarle como incompatibles con su integridad y objetividad."Norma 2.2: "Planificación Específica de la Auditoría: el trabajo del auditor del sector gubernamental, debeser adecuadamente planificado, para contribuir a realizar auditorías de alta calidad, con base en elconocimiento general de las actividades que desarrolla la entidad auditada, así como los factores que laafectan." En la literal C, de esa misma norma indica: "Elaboración del Memorando de Planificación: ElMemorando de Planificación, define los criterios a ser utilizados por el auditor gubernamental, y sirve debase para definir los objetivos generales y específicos, naturaleza y alcance del trabajo y la estimación derecursos y tiempo necesario que se reflejará en un cronograma de actividades." Norma 4.2: "Contenido:Todo informe de auditoría del sector gubernamental debe ajustarse a la estructura y contenido que se hadefinido en los manuales respectivos. Los informes deben ser presentados de manera objetiva y clara consuficiente información, que permita al usuario una adecuada interpretación de los resultados." Norma 4.3:"Discusión: El contenido de cada informe de auditoría del sector gubernamental debe ser discutido con losresponsables de la entidad o unidad administrativa auditada, para asegurar el cumplimiento de lasrecomendaciones."

La UDAI no cuenta con una estructura funcional definida, por lo que se incumple con las funciones que leson inherentes.

A) El personal de la Unidad de Auditoría Interna, al realizar actividades que le corresponden a laadministración, deja de cumplir con las funciones que son inherentes a la Unidad. B) La carencia dememorando de planificación no permite que se cuente con una herramienta, en que se pueda verificar losobjetivos generales y específicos, alcance del trabajo, tiempo y estimación de recursos. c) Al no estructurarlos informes en forma técnica, provoca que los resultados que se quieran comunicar, no seancomprensibles. d) La falta de discusión de informes y seguimiento de recomendaciones provoca que sesigan utilizando procedimientos de registro y de control inadecuados.

Que el Auditor Interno implemente lo siguiente: a) Que efectúe una evaluación y proponga a la JuntaDirectiva, que la función de visa, o verificación previa que realiza a la documentación de egresos, setraslade hacia las gerencias que correspondan, y que la UDAI, capacite al personal que asuma dicha

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO




función. b) Que gire instrucciones a efecto de que en cada auditoría que se practique, se elabore elmemorando de planificación. c) Que se implemente la estructura y contenido de los informes, de acuerdo alas normas de auditoría gubernamental. d) Que se proceda a dejar evidencia de la discusión de hallazgos yel resultado obtenido se incluya en el informe definitivo de auditoría, y que se deje consignado en unapartado del informe, el resultado del seguimiento de las recomendaciones de las auditorías anteriores.

"La UDAI fue creada para apoyar a la administración en la revisión previa de los documentos de pago,función que ha venido desarrollando desde la creación de la Empresa Portuaria Quetzal. Con la divulgaciónde las Normas de Auditoria Interna y Externa por la Contraloría General de Cuentas, por medio del AcuerdoNo. A-57-2006, del 8 de junio 2006, en el punto 1.2 Independencia, se interpreta que los auditores internosno deben participar en la visa de expedientes de pago, con el objeto de cumplir con las Normas, la UDAI,solicitó a Gerencia General, el análisis y estudio para crear el Departamento de Revisión o Control decalidad, para que realice la función de visa, de ingresos y egresos que afecta el Presupuesto de la EmpresaPortuaria, Oficio No. 700-PQ-154-11/2006 y OF.700-PQ-036-2007. El Acuerdo No. A-57-2006, entró envigor el 28 de junio 2006, de acuerdo a la publicación realizada en el Diario Oficial, tomando enconsideración que los informes de auditoria, ya venían sobre una estructura, se decidió terminar el año conel mismo esquema e iniciar el año 2007 Lo que ha faltado es la evidencia de la discusión de los informesde auditoria, en virtud que la discusión se ha llevado a cabo con los responsables y posteriormente seremiten las recomendaciones para su cumplimiento, los borradores que se presentan como su nombre loindica son destruidos. En los informes que presentan los Auditores se deja evidencia del seguimiento delas recomendaciones de anteriores auditorias. Finalmente me permito indicar que el 23 de marzo del añoen curso, la Contraloría General de Cuentas, impartió el Seminario Normas de Auditoria para el SectorGubernamental y Normas Generales de Control Interno, por consultores del Proyecto SIAF-SAG, con lapresencia del Contralor General de Cuentas y del Director de Auditoria Gubernamental, los objetivos fueronlos siguientes, a) Presentar la normativa técnica emitida por la Contraloría General de Cuentas; b)Promover su aplicación y observancia; c) Mejorar la gestión gubernamental. En el desarrollo manifestaronque en presente año, divulgarán las normas , contenidas en el Acuerdo No. A-57-2006, a las Unidades deAuditoria Interna, Tesoreros y de áreas Financieras, para que lo pongan en práctica, lo anterior indica queprimero debe promover la divulgación de las normas para exigir su cumplimiento."

Se confirma el hallazgo, en virtud de que en los comentarios de la administración, se reconoce: a) Que laUDAI, realiza funciones de visa de documentos. b) Que a partir del año 2007, se implementó el memorandode planificación. c) Que durante el ejercicio fiscal 2006, continuaron con el mismo esquema de redacciónde informes. d) No obstante que se indica que sí se discuten los informes de auditoría, no existe laevidencia documental que demuestre lo contrario.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente General y AuditorInterno, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.

Comentarios de la administración

Comentarios de auditoría

Acción Correctiva




Deficiencias en registros de las tarjetas de responsabilidad, inventarios y depreciaciones (Hallazgode Control Interno No.2)

Las Tarjetas de Responsabilidad presentan las siguientes deficiencias: a) Los bienes carecen decodificación. b) Se trasladan bienes a otros departamentos, y no se efectúan los cambios correspondientes.c) Bienes que aparecen cargados en tarjetas, sin embargo los responsables ya los devolvieron, según hojade traslado de bienes, que tienen en su poder. d) No se registra en la casilla respectiva el valor de compra.e) Los bienes no son cargados de manera oportuna en las Tarjetas. Así mismo las Tarjetas de Inventarios ylas de Registros de las Depreciaciones, están desactualizadas.

El Acuerdo No. 09-2003 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 1.6, establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidadpública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con lossistemas administrativos y financieros." Así mismo la Circular No. 3-57, Instrucciones sobre Inventarios deOficinas Públicas, establece: "con el objeto de poder determinar en cualquier momento los útiles a cargo decada empleado, se abrirán tarjetas individuales de responsabilidad, en las cuales deben registrarsedetalladamente y con los mismos datos que figuran en el Inventario, los bienes por los cuales respondecada funcionario o empleado público...".

Incumplimiento de las Normas de Control Interno, para el registro y adecuado resguardo de los bienes.

Se dificulta la localización física e identificación correcta de los bienes y se corre el riesgo del mal uso,extravío o pérdida de los mismos.

El Gerente Financiero debe girar instrucciones al Jefe del Departamento de Contabilidad, para que seimplementen de inmediato los controles internos, con el propósito de actualizar y corregir las deficienciasdetectadas en las Tarjetas de Responsabilidad, las Tarjetas Movibles de Inventarios y de Depreciaciones,para contar con información confiable para la toma de decisiones.

"Gerencia General giró instrucciones a través de notas para que los bienes que sean sujetos de cargo entarjetas de responsabilidad no se entreguen a quien los utilizara hasta que los mismos sean cargados.Asimismo, la sección específica ha girado circulares con el propósito de ordenar en forma oportuna elcontrol de los diferentes bienes activos de la empresa."

Se confirma el presente hallazgo, en virtud de los comentarios vertidos por la administración no lodesvanecen.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Gerente Financiero, JefeDepartamento de Contabilidad, Jefe de la Sección de Inventarios y Encargada de Depreciaciones, por lacantidad de Q4,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva




Señores Junta DirectivaEmpresa Portuaria Quetzal Ciudad

Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtener seguridad razonableacerca de si el Balance General adjunto de la Empresa Portuaria Quetzal, al 31 de diciembre de 2006, y loscorrespondientes Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, porel año terminado en esa fecha, están libres de errores importantes, hemos hecho pruebas de cumplimientode leyes y regulaciones aplicables.

El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad de la EmpresaPortuaria Quetzal. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivono fue el de expresar una opinión sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia,no expresamos tal opinión.

Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los términosde leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de tales fallas oviolaciones, es importante en relación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas decumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento:

Hemos considerado estas situaciones importantes de incumplimiento, al formarnos una opinión respecto a silos estados financieros de la Empresa Portuaria Quetzal, por el año terminado el 31 de diciembre de 2006,se presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con los términos de las leyes yregulaciones aplicables.


INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO






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La Dirección Financiera durante los meses de mayo y septiembre de 2006, efectuó pagos a la AsociaciónCampesina 11 de Diciembre, por concepto de compensación económica otorgada a los arrendatarios, porhaber desocupado terrenos propiedad de la empresa que poseyeron durante 20 años, aceptando comodocumentos de soporte recibos simples.

El Acuerdo No. 09-2003 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 2.6, establece: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquierasea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. Ladocumentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con losrequisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por lo tanto contendrá la informaciónadecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados decada operación para facilitar su análisis."

Aceptación por parte de la administración de documentos que no llenan requisitos como documentos deabono.

Al otorgar recursos financieros con documentos que no llenan los requisitos legales, las operacionesrelacionadas no se respaldan adecuadamente.

Que para el otorgamiento de recursos propiedad de la entidad, por considerarse fondos públicos, el GerenteFinanciero debe requerir a las Asociaciones, documentos debidamente autorizados.

"Este caso refiere la compensación económica que otorgó la empresa portuaria para recuperar terrenos desu propiedad que fueron dados en arrendamiento y otros invadidos por campesinos de la asociación 11 dediciembre. Cabe señalar que la decisión de darle ese tratamiento era con el objetivo de proteger áreastipificadas para desarrollo de la empresa, por lo que se considero necesario erogar dichos recursos. Comoconstancia de entrega de los recursos fue firmado un Acuerdo definitivo de transacción para la devoluciónde lotes y tierras a la Empresa Portuaria Quetzal, documento mediante el cual se hace constar la entregadel dinero por medio de cheques para el retorno de los lotes, desocupación de la finca y compra de todaslas siembras existentes en dichos terrenos. Otro aspecto importante es que las asociaciones de este tipo,están exentas del pago de impuestos toda vez que su función no es de carácter lucrativo. Es importanteseñalar que el desalojo en la vía pacifica se tenía que efectuar cuanto antes de acuerdo a la negociaciónque se había llegado con los arrendatarios e invasores, en vista que algunos usuarios de los terrenosestaban empezando a construir formalmente, adicionalmente se estaban incrementando las invasiones,como ha sucedido constantemente en la zona sur del país. También hay que considerar que la EmpresaPortuaria, prácticamente estaba inmovilizada en poder dar en arrendamiento áreas para el desarrolloportuario. De lo actuado consta expediente enviado al Ministerio Público."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO





Acción Correctiva

Se confirma el hallazgo en vista que en el comentario de la administración, se indica que las Asociacionesse encuentran exentas del pago de Impuestos, sin embargo esto no las exime de cumplir con los requisitosmínimos que deben llenar los documentos al recibir fondos de parte de entidades públicas.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente Financiero,Subgerente Financiero y Auditor Interno, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.





En la verificación de las nóminas del personal contratado por la entidad, que percibe bonificaciónprofesional bajo los renglones presupuestarios 014 y 026, se estableció que ocho empleados recibieronbonificación profesional, sin acreditar su constancia de colegiado activo.

El Decreto No. 72-2001 del Congreso de la República, Ley de Colegiación Profesional Obligatoria, Artículo6: Pérdida de la calidad de activo, indica: "La insolvencia en el pago de tres meses vencidos, determina,sin necesidad de declaratoria previa, la pérdida de la calidad de colegiado activo, la que se recobraautomáticamente, al pagar las cuotas debidas.".

El Acuerdo Gubernativo No. 327-90, del Presidente de la Republica, articulo 4, norma V, establece: "Lasmáximas autoridades de la dependencia del Gobierno Central y las Entidades Descentralizadas oAutónomas, serán responsables de que la Bonificación Profesional la reciban únicamente las personas que,conforme las normas anteriores, tengan derecho a la misma. Las personas que en contravención de dichasnormas hubieren percibido la Bonificación Profesional, deberán reintegrar lo cobrado indebidamente en elmomento de establecerse la ilegalidad del cobro.".

El Jefe del Departamento de Personal, no ha solicitado con la debida periodicidad a los empleados yfuncionarios, la constancia de colegiación activa extendida por los colegios profesionales a los cualespertenecen.

Pago de bonificación profesional sin llenar los requisitos establecidos, en las regulaciones aplicables.

Que la Gerencia de Recursos Humanos, establezca los procedimientos administrativos para exigir laconstancia de colegiación activa, a fin de que se garantice que la bonificación profesional, la percibanúnicamente las personas que llenen los requisitos mínimos que exige la Ley de Colegiación Profesional.

"En circular emitida con fecha 08 de enero del año 2007, se requirió la presentación de la Constancia deColegiado Activo a todos los profesionales que laboran en la Empresa Portuaria Quetzal. De igual manerafue atendido el requerimiento del licenciado Lázaro René Hernández Rodríguez, auditor gubernamental.Actualmente todos los profesionales están debidamente activos en la colegiación profesional."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que en el momento de efectuar la auditoría, se comprobó elincumplimiento al requerimiento efectuado por la administración, mediante circular emitida con fecha 8 deenero de 2007.


Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 4, para el Gerente de RecursosHumanos y Administrativos y Jefe del Departamento de Personal, por la cantidad de Q2,000.00 para cadauno.





En la evaluación efectuada a la cuenta 1230 Propiedad, Planta y Equipo, se reflejan activos tales comovallados perimetrales y patios para uso de vehículos por valor de Q770,825.99, los cuales fisicamente ya noexisten, por haber sido demolidos para la construcción de otros proyectos. Así mismo se detectó que existeequipo y repuestos antiguos y deteriorados,como calculadoras, guillotinas, radios, fax, ventiladores, equipode computo por valor de Q206,035.39 y repuestos por valor de Q742,039.97. Valores que ascienden aQ1,718,901.35. Para dichos activos no se ha seguido el procedimiento legal para darlos de baja de losregistros de inventarios.

El Acuerdo Gubernativo No. 217-94, Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la AdministraciónPública, Artículo 1º establece: "Las Dependencias que tengan bienes muebles no utilizables o en desuso,por encontrarse en mal estado, lo harán del conocimiento de la Autoridad Superior de que dependan, paraque ésta por el conducto correspondiente, solicite a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones delMinisterio de Finanzas Públicas, proceda al traslado, destrucción o trámite de baja correspondiente.".

El Acuerdo Gubernativo No. 779-98, del Congreso de la República, Articulo 1º establece: "El presentereglamento tiene por objeto establecer los procedimientos para la aplicación del Decreto No. 103-97 delCongreso de la República, por medio del cual se autoriza al Organismo Ejecutivo, para que proceda a laventa o permuta, estén o no inventariados, el cien por ciento de las piezas metálicas, materiales y desechosde hierro, acero, bronce, aluminio y otros metales propiedad del Estado, que estén en poder de las distintasdependencias gubernativas y de las entidades estatales descentralizadas y autónomas, a excepción de lasMunicipalidades y de la Universidad de San Carlos de Guatemala.".

Los responsables del Departamento de Contabilidad no han agilizado, los trámites legales de baja debienes inventariables, ante las entidades correspondientes.

Al no cumplir con el procedimiento de baja del activo que se encuentra en las condiciones descritas, elbalance general no presenta los saldos de estas cuentas en forma razonable.

El Gerente Financiero gire instrucciones al Jefe de Inventarios, para que proceda a hacer del conocimientode las autoridades superiores, la existencia de mobiliario y equipo deteriorado y en desuso, así comovallados y patios inexistentes, para que se proceda a efectuar el trámite legal correspondiente.

"El Acuerdo Gubernativo 217-94, efectivamente establece el trámite de baja de bienes muebles noutilizables o en desuso, asimismo el proceso que debe llenarse para tal objetivo, sin embargo, no indica enque tiempo ni el plazo para hacerlo, por lo que se difiere del criterio que se considera falta de diligenciaadministrativa, el hecho que se esté en el proceso de dicho trámite, según evidencia adjunta. Sin embargose nombró una comisión específica que está procediendo con el trámite de baja de bienes, con lascaracterísticas indicadas en el título, anterior a la presentación de este hallazgo. No está demás informarque en el año 2004, se efectuó un proceso de baja cuyos bienes fueron trasladados a la Dirección de Bienesdel Estado. Baja de bienes muebles por un monto de Q2,159,304.62." "La regularización contable de lacuenta No.1231 Propiedad y Planta en Operación, especialmente de los bienes, Vallado Perimetral delRecinto Portuario y Patio de Vehículos, se debe a lo siguiente: 1. Vallado perimetral: al inicio de la

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación





gestión administrativa de ésta Gerencia, se encontró con hallazgo de la Auditoria de Presupuesto del año2003, realizado por Auditores Gubernamentales, en la que manifestaron que hubo negligencia de lasAutoridades de la Empresa Portuaria Quetzal, en el control del vallado retirado para dar paso al muroperimetral, con el referido hallazgo se hizo la denuncia al Ministerio Público, para que se investigara elparadero del vallado en mención, en virtud de que para la baja del bien en mención, de conformidad conprocedimiento establecido en el Acuerdo Gubernativo No. 217-94, una comisión deberá verificar laexistencia física, a la fecha no se ha pronunciado el Ministerio respectivo, para continuar con el proceso debaja."

Acción Correctiva

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que se estableció que no se ha iniciado el trámite de baja de losvallados y se evidenció la existencia de bienes deteriorados y en desuso, en las bodegas de la entidad.


Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Gerente Financiero, JefeDepartamento de Contabilidad y Jefe de la Sección de Inventarios, por la cantidad de Q4,000.00 para cadauno.





Se estableció que la camioneta marca Ford Escape Exls, color dorado metálico, modelo 2004, placas decirculación P-158CCR, con un valor de Q221,500.00, que fue robada el 10 de junio de 2006, segúndenuncia presentada ante la Policía Nacional Civil de la Ciudad de Guatemala, con fecha 10 de junio de2006, se le dio de baja contablemente según CUR 5688 del 22 de noviembre de 2006, sin realizar eltrámite de baja ante la Contraloría General de Cuentas. Así mismo, el Pick up marca Toyota línea HILUX,color azul metálico con franjas doradas y grises, modelo 2003, con placas de circulación P-498BNN, con unvalor de Q139,920.00, que también fue objeto de robo el 1 de octubre de 2005, según denuncia presentadaante el Ministerio Público de la Ciudad de Chiquimula, el 6 de diciembre de 2005, tampoco se ha iniciado eltrámite de baja ante la institución fiscalizadora. El valor de los 2 vehículos asciende a Q361,420.00.

El Acuerdo Gubernativo No. 217-94, Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la AdministraciónPública, artículo 10, establece: "En caso de sustracción de bienes muebles, en circunstancias que puedanser constitutivas de delito o falta, el Jefe de la dependencia, deberá proceder a la suscripción del acta enque se haga constar lo sucedido. Con una copia certificada de la misma, se presentará la denuncia ante laautoridad policíaca más cercana o ante Tribunal competente. Igual procedimiento se observará si se tratarede robo o hurto de vehículos, debiéndose cumplir además del procedimiento antes descrito, con obtenercertificación de la fase en que se encuentre el proceso judicial, así como certificación de ingreso alinventario y remitir el expediente a la Contraloría General de Cuentas para la continuación y fenecimientodel trámite de baja."

Falta de control y seguimiento de los procesos legales por parte de las Gerencias Financiera, Administrativay Asesoría Jurídica, que deben agotarse para la autorizar la baja del bien.

El Balance General no presenta los mismos saldos contables, que se reflejan en las tarjetas de inventarios.

La Gerencia Financiera y el Departamento Jurídico, procedan a iniciar los trámites respectivos, a efecto desolicitar la autorización de las bajas de inventario de los vehículos robados, ante la Contraloría General deCuentas.

"No se comparte el criterio en cuanto a que no se le ha dado seguimiento, toda vez que se han cubiertoinstancias internas que incluye Junta Directiva de la Empresa Portuaria Quetzal, asimismo se hizo lagestión ante la Contraloría General de Cuentas, obteniendo como respuesta que se deben de satisfacerotros requisitos entre los que está la Certificación de Juez competente que indique en que fase se encuentrael proceso judicial. Respecto a la certificación es oportuno indicar que el personal de la sección deinventarios no tiene acceso al Ministerio Público o juzgado alguno para obtener dichos documentos, sinembargo se ha requerido por parte de Asesoría Jurídica de esta Empresa, pero sin ningún resultado comose puede demostrar. Se considera importante recalcar en ambos casos, que la compañía aseguradorapagó el reclamo realizado por la empresa Portuaria, en uno de ellos reponiendo el 100% del bien."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación






Acción Correctiva

Se confirma el hallazgo, en virtud que la administración no presento evidencia del trámite de baja de losvehículos referidos, ante la Contraloría General de Cuentas.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Gerente Financiero, JefeDepartamento de Contabilidad y Jefe de la Sección de Inventarios, por la cantidad de Q4,000.00 para cadauno.





Se determinó que los contratos Nos. A-033-2006, A-040-2006, A-041-2006, A-042-2006, A-093-2006 y A-095-2005, aprobados en los meses de enero, marzo y agosto de 2006, por un valor total de Q5,317,363.25,sin IVA, fueron presentados después de los 30 días que fija la ley.

El Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, articulo 74,establece: "Se crea el registro de contratos que funcionará adscrito a la Contraloría General de Cuentas,para facilitar la fiscalización de las contrataciones que se deriven de la aplicación de la presente ley ycentralizar la información". En el Artículo 75 se indica: "De todo contrato, de su incumplimiento, resolución,rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados apartir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, paraefectos de registro control y fiscalización."

Descuido en la aplicación de la legislación, por parte del empleado responsable de remitir esta informaciónal Registro de Contratos.

No se cuenta con una información actualizada en el Registro de Contratos, lo cual no permite ejercer elcontrol y fiscalización de los mismos.

Que el Gerente General, gire instrucciones a la persona responsable, a efecto de que se de cumplimientoen forma oportuna a este precepto legal.

"De acuerdo a instrucciones del Departamento de Registros de Contratos de la Contraloría General deCuentas, recomendaron que las copias de los contratos de un mes deben enviarse completo, dentro de los30 días posteriores al mes de suscripción, de acuerdo a lo que indica el artículo 74 del Decreto Ley No.57-92. además de los 30 días deberá contemplarse el contratista dispone de un máximo de 15 días parapresentar la Fianza de Cumplimiento, inciso b) del artículo 36 del Reglamento de Ley de Contrataciones delEstado y de acuerdo a la interpretación del artículo 45 del Decreto No. 2-89 Reformado por el Decreto No.64-90, de la Ley del Organismo Judicial todos los plazos contados en días debe interpretarse que son díashábiles, por lo que al verificar los contratos suscritos en el año 2006, aparecen que fueron remitidosoportunamente a la Contraloría General de Cuentas. No obstante lo anterior sería importante que se indiqueespecíficamente en que meses no se cumplió con el plazo establecido."

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que la administración no presentó evidencia documental delas recomendaciones efectuadas por el Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas.


Multa, de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones delEstado, artículo 82, para el Jefe del Departamento Jurídico, por la cantidad de Q94,952.92.




Se procedió a dar seguimiento a las recomendaciones indicadas en los hallazgos de la Auditoría dePresupuesto Ejercicio Fiscal 2005, comprobando que las recomendaciones antes indicadas, fueronimplementadas en la Entidad.

SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES




JOSE RODOLFO NEUTZE AGUIRRE

MEFI ELIUD RODRIGUEZ GARCIA

BERTA LILIA DEL VALLE PEREZ

CARLOS RENE ALVARADO FERNANDEZ

RUDY BALDEMAR VILLEDA VANEGAS

JOSE ANTONIO PRESA ABASCAL

RANDOLFO LEONEL CHACON ALVAREZ

JESUS EUGENIO ALVARENGA AUCEDA

SILVERIO XOCOY RAMOS

JUAN EDUARDO GARRIDO VALDEZ

GUSTAVO ADOLFO MENDEZ RAMIREZ

RENE BALDEMAR DIEGUEZ CARBALLO

THELMA LETICIA MARROQUIN GALDAMEZ

LESBIA DEL CARMEN CORDON HERNANDEZDE RODRIGUEZ

ERICK ENRIQUE DE LEON LOBOS

CARLOS HUMBERTO GOMEZ CHAVARRIA

CARLOS ZACARIAS SAENZ ALEJOS

GUILLERMO VALENZUELA PINEDA

NANCY ONDINA YUMAN VALLADARES

RONY LEONEL GIRON GUEVARA

ADIEL RICARDO MONTERROSO ALVAREZ

LUIS MANUEL PIVARAL DE LA VEGA

RICARDO ALBERTINO REYES RECINOS

ELMER DAVID MARROQUIN ESQUITE

PRESIDENTE JUNTA DIRECTIVA

DIRECTOR DE JUNTA DIRECTIVA

DIRECTORA DE LA JUNTADIRECTIVA

DIRECTOR DE JUNTA DIRECTIVA

DIRECTOR SUPLENTE DE JUNTADIRECTIVA



SECRETARIO GENERAL

AUDITOR INTERNO

GERENTE GENERAL

GERENTE DE OPERACIONES

GERENTE FINANCIERO

GERENTE DE ÁREA DE RR.HH. YADMINISTRATIVOS

SUB GERENTE FINANCIERA

SUB GERENTE GENERAL

SUBGERENTE DE INGENIERIA YMANTENIMIENTO

SUBGERENTE DE AREA

SUB GERENTE DE ÁREA DEOPERACIONES

JEFE DE DEPARTAMENTO DEPRESUPUESTO

JEFE DE DEPTO. DECONTABILIDAD

JEFE DE DEPTO. DE FACTURACIÓN

JEFE DEPARTAMENTO DEMANTENIMIENTO MECANICO YELECTRICO

JEFE DE DEPARTAMENTO DEOBIMAR

JEFE DE DEPTO. PERSONAL

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FUNCIONARIOS RESPONSABLES

Nombre Cargo Del Al

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

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No.




ROSA ALBINA BAÑOS GONZALEZ MADRIZ

JUAN ALBERTO MOREIRA SALGUERO

BENITO ALBERTO RAMIREZ ROCHE

CARLOS ALBERTO DIEM ANDRADE

GERMAN RAFAEL GONZALEZ FIGUEROA

JULIO ALFONSO FUENTES ORELLANA

CARLOS JOAQUIN GAMBOA ROBLES

JEFE DE ASESORIA JURIDICA

JEFE DE TESORERIA

SUB JEFE DEPTO. FACTURACIÓN

PROFESIONAL ESPECIALIZADO IV

PROFESIONAL ESPECIALIZADO III

JEFE DE DEPARTAMENTO II

PROFESIONAL ESPECIALIIZADO II

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Documents

75000-EMPRESA PORTUARIA QUETZAL EPQ