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Project Management for Professionals Carlos Cabrera. Todos los derechos reservados 1

• Cada nivel debería descomponer el nivel superior en pequeñas partes de lo «qué» se necesita hacer.

• Adicionar sólo las partes que agregan trabajo hacia la entrega de los

objetivos del proyecto; no incluir actividades adicionales. • Para descomponer cada nivel un nivel inferior adicional, preguntar:

¿Qué necesitamos para hacer esta parte en la EDT? ¿Qué significa ______ para este proyecto?

Crear una EDT (3)

La Gerencia de Proyectos en la EDT

• Las actividades de Gerencia de Proyectos no son usualmente parte de las actividades de proyectos pequeños porque agregar dichas actividades no generan valor al proyecto y dichas actividades son determinadas por el gerente del proyecto y no por el equipo.

• En grandes proyectos que son tercerizados o requieren cálculos de costos

exactos, la rama de la gerencia del proyecto podría ser incluida. • La elección depende de las necesidades del proyecto y las prácticas de la

organización.

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¿Qué es Investigación?

• Revisar lecciones aprendidas pasadas. • Recolectar y revisar la información de los productos hardware. • Revisar artículos relevantes de desarrollo de software. • Asistir a demostraciones. • Visitar las instalaciones. • Encuestar a los usuarios por e-mail. • Determinar quiénes son los clientes/interesados. • Compilar los resultados.


Ejemplo : Proyectos de nuevos productos

Proyecto de Nuevos

Productos

Investigación Factibilidad Planificación

y Diseño Producción Rendimiento Arranque Evaluación

Cuidado: Una EDT a mano alzada no es lo mismo que una EDT


• Porque no es fácil crear la EDT de todo el proyecto en una página, muchas personas eligen utilizar una lista con sangrías para ilustrar los resultados de la EDT.

• Esto no es la EDT, es sólo una forma a mano alzada de ilustrarla.

Esta NO es una EDT



NO Crear una EDT por Áreas Funcionales

• Crear una EDT para deportes da como resultado muchas repeticiones en el tercer nivel.

Olimpiadas

Atlética Liviana

Voleibol

Entradas Instalaciones Prensa Atletas

Remo Ecuestre

Una EDT debería enfocarse en el proyecto


• Crear una EDT de esta manera podría ser una mejor forma.

Olimpiadas

Investigación

Últimas Olimpiadas

Plan Lecciones

aprendidas Consejos

Nuevos requerimientos

Nueva Ubicación

Entradas Instalaciones Prensa Cronograma

¿Cómo saber que hemos terminado una EDT?


• Descomponer el proyecto en paquetes de trabajo que:

Sean realistas y puedan ser estimados con confianza. No puedan subdividirse más de manera lógica. Tengan una conclusión y un entregable con significado. Puedan ser terminados sin más entradas. Tengan el tamaño necesario para controlar el proyecto, es decir,

entre 4 y 40 horas de esfuerzo para proyectos pequeños e incluso 300 horas de esfuerzo para grandes proyectos.

Asegurar que estás obteniendo los beneficios de una EDT


• Si sientes que no obtienes los beneficios mencionados anteriormente, lo más probable es que no estés utilizando la estructura detallada de trabajo en toda su ventaja.

• Pregúntate si haz:

Involucrado a todo el equipo. Trabajado para identificar las ideas del equipo durante la creación

de la EDT. Obtenido aprobación o firma de la EDT. Publicado y distribuido la EDT.

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¿Cómo transformo los Datos de la EDT al Software de Gerencia de Proyectos?

• Los paquetes de trabajo se aprecian en el software de gerencia de proyectos usualmente en el gráfico de barras.

• Muchos paquetes de software también te permiten listar la EDT por número. Este número te permite identificar el nivel de la EDT donde se originaron las actividades.

• Existen muchos sistemas de numeración de EDT. Por ejemplo, un sistema de numeración podría identificar la primera actividad en el nivel 1 como la actividad 1.1. Luego la actividad 1.1 se podría descomponer en las tareas 1.1.1, 1.1.2 y 1.1.3.

¿Existe un software que genera una EDT?


• Recuerda, el propósito de la EDT no es tener una imagen clara. Los beneficios de crear una EDT se dan a través de la discusión y compartición de ideas, fortaleciendo al equipo y mejorando la calidad del proyecto.

• Cuando se termina una EDT, puedes colocarlo en un software de organigramas.

Algunas opciones son: Microsoft Visio (un software de gráficos). WBS Chart Pro (un add-on de Microsoft Project). Microsoft Word (Insertar, Objeto, Cuadro Organizacional). Ms Project Primavera P6

¿Qué hacer si no puedes terminar una EDT?


• Una de las quejas principales acerca de la creación de una EDT es que el equipo no conoce que se hará más adelante en el proyecto hasta que se empiece la primera fase. Ellos no podrán determinar cómo desarrollarán el software hasta que terminen el análisis de los requerimientos.

• Esto no es problema con la herramienta EDT. Es una indicación que tienes más

de un proyecto (por ejemplo: un proyecto de análisis de requerimientos y un proyecto de implementación).

Crear el diccionario de la EDT


Definir cada Paquete de Trabajo

• Cada paquete de trabajo necesita ser definido para que la persona que hará el trabajo sepa qué nivel de esfuerzo requiere dicho paquete de trabajo. Se necesita crear una descripción del paquete de trabajo o diccionario de la EDT. Imagínate que es como el acta de constitución del paquete de trabajo.

• El siguiente ejemplo de un diccionario de la EDT incluye información de un

diccionario base de EDT además de proporcionar un medio para documentar otra información del resto de los procesos de planificación.

• NOTA! No utilizar esta o cualquier otra plantilla propuesta en este curso

exactamente como está. Es necesario adaptarla a tu proyecto!

Ejemplo de Diccionario de EDT


• Definir lo que se necesita hacer para cada paquete de trabajo.

Un Diccionario de EDT considerando pasos futuros de Gerencia de Proyectos


¿Por qué molestarse en definir cada Paquete de Trabajo?


• Cuidado! Si haz hecho todo lo que hemos mencionados en tu proyecto pero no haz hecho este proceso, podrías imaginarte por qué: Tus recursos podrían escoger trabajar en otros proyectos cuyos

paquetes de trabajo son más fáciles de entender. Es difícil obtener cooperación y compromiso. Tienes que responder muchas interrogantes acerca de lo que

se necesita hacer por cada paquete de trabajo. Tienes brechas en el alcance del paquete de trabajo.

• Es mejor invertir tiempo creando un diccionario de la EDT por adelantado que lidiar con problemas más adelante.

Crear la Lista de Actividades


¿Qué son actividades?

• Esfuerzos a realizar para completar los paquetes de trabajo. • En grandes proyectos, los paquetes de trabajo creados en la EDT se

descomponen en actividades. Estas actividades luego se secuencian en el diagrama de red.

• Alternativamente, el proceso de generación de la lista de actividades se pueda saltar. En proyectos pequeños, la EDT podría descomponerse en partes de trabajo más pequeñas; algunas personas estiman el trabajo entre 4 a 40 horas. Estas partes (que podrían ser actividades o paquetes de trabajo) luego se secuencian en el diagrama de red.

Crear el Diagrama de Red


Determina el Cómo – Diagrama de Red

Inicio

Fin D

A G

H

F

E C

B


El Diagrama de Red

• Se deriva de la EDT, mostrando las relaciones e interdependencias lógicas entre las actividades.

• Muestra cómo se completará el proyecto desde el comienzo hasta el fin.

• Fluye de derecha a izquierda, empezando por el comienzo del proyecto y terminando en el fin del proyecto; no existen «lazos».

• Se utiliza para: Determinar qué tan largo será el proyecto. La duración más corta del proyecto. Ajustar el proyecto durante la ejecución en caso de cambios.


¿Cómo crear un Diagrama de Red?

• Tomar las notas adhesivas del nivel inferior de la EDT y secuenciarlas con el equipo. Transferir los resultados a un software generando un cuadro tal como se muestra en los siguientes ejercicios.

• Determinar las actividades predecesoras para cada paquete de trabajo e ingresarlas directamente en el cuadro (disponible en la mayoría de paquetes de software de gerencia de proyectos). Una vez completado, simplemente cambiar la vista al diagrama de red. El diagrama de red sólo debería necesitar un pequeño ajuste para lucir correcto.

• Pregúntate si se necesita algún adelanto o retraso.

Tipos de dependencia


• Dependencia Mandatoria (Lógica dura): Inherente a la naturaleza del trabajo que se realizará (por

ejemplo: tu debes diseñar antes de que puedas construir).

• Dependencia Discrecional (Lógica suave, preferida o preferencia): Basada en la experiencia, deseos o preferencias.

• Dependencia Externa: Basada en las necesidades o deseos de una parte fuera

del proyecto (por ejemplo: gobierno o proveedores).

Relaciones en un Diagrama de Red


• Las relaciones entre las actividades pueden ser:

Fin-Comienzo: Debes terminar de cavar un hoyo antes de que puedas plantar un árbol.

Comienzo-Comienzo: Debes empezar el diseño y esperar dos semanas antes de que puedas empezar la codificación.

Fin-Fin: Debes finalizar las pruebas antes de finalizar la documentación.

Comienzo-Fin: Son raramente utilizadas.


Convertir la EDT en un Diagrama de Red

• Para grandes proyectos, utiliza el nivel resumido de la EDT para el diagrama de red a fi de evitar mucho detalle.

• Para proyectos pequeños, utiliza el nivel menor de la EDT.

Ejercicio: Crear un Diagrama de Red • Instrucciones:

• Utilizar los datos proporcionados para dibujar un diagrama de red. En los datos se te proporciona la actividad predecesora.

• Duración: 5 minutos.


Datos del Diagrama de Red


Respuesta del Diagrama de Red


Inicio Fin

D

A

G H

F

E C

B

Documents

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