8 de agosto de 2014 Documento preliminar sobre los preparativos del XLV Período Ordinario de Sesiones de la Asamblea General, Pétion-Ville, República de

8 de agosto de 2014

Documento preliminar sobre los preparativos del XLV Período Ordinario de Sesiones de la Asamblea

General, Pétion-Ville, República de Haití , 7, 8 y 9 de junio de 2015

(Presentación preparada por la Oficina de la Jefatura de Gabinete del Secretario General Adjunto)

Preparativos Asamblea General

1. Estructura de los órganos políticos

2. Aspectos sustantivos

3. Aspectos logísticos • Aspectos importantes• Etapas de los preparativos logísticos

4. Estructura del equipo de la OEA encargado de los preparativos para la Asamblea General

5. Información de referencia • Calendario de actividades (XLIII período ordinario de sesiones de la Asamblea General)• Números de participantes (Asambleas 2007 – 2013)• Costos (Asambleas 2007 – 2013)

6. Preguntas y respuestas

Estructura

Índice

Asamblea General

Consejo Permanente

Reuniones de Consulta

CIDI

Comisión General

Comisión de

Asuntos Jurídicos y Políticos

Comisión de

Seguridad Hemisférica

Comisión de

Asuntos Administrativos y Presupuestarios

PPP 2014

CISC

GT/MISPA IV

DADIN

RVPP

DHPM

CASA

Actividades antes y durante la AG

Asamblea General

Plenaria de la Asamblea General

Comisión Preparatoria

Consejo Permanente

Comisión General

Índice

Aspectos Sustantivos

Preparativos Asamblea General (Aspectos Sustantivos)

1. Actividades antes y durante una Asamblea General• Consejo Permanente • Comisión Preparatoria de la Asamblea General• Comisión General de la Asamblea General • Sesiones Plenarias

2. Diagramas de flujo• Consejo Permanente• Comisión Preparatoria de la Asamblea General

Índice

Actividades del CP en preparación a la AG

Asamblea General

Consejo Permanente

Informes

Proyectos de resolución y Declaración

Invitaciones a la AG

Índice

Aspectos Sustantivos

Actividades de la AG/CP en preparación a la AGAsamblea General


(Proyectos)ü Temarioü Calendarioü Procedimientos

Proyecto de resolución Techo Presupuestario

Proyecto de Declaración

Índice Aspectos Sustantivos

Actividades de la AG/CG durante la AG

Asamblea General

Comisión General

Proyectos de resolución y declaración no

acordados en el CP

Proyectos de resolución y declaración

presentados durante la Asamblea General


Plenaria de la AG (Resoluciones, Declaraciones, Temario, Calendario, y Procedimientos)

Asamblea General

Comisión General

Documentos acordados en el CP y

la AG/CP

Proyectos de resolución y declaración no

acordados en el CP

Documentos no acordados en la

AG/CG

Documentos acordados en la

AG/CG

Plenaria de la Asamblea General

Proyectos de resolución y declaración

presentados durante la Asamblea General

Aspectos SustantivosÍndice

Diagramas de flujo preparativos AG – CP y AG/CP

Asamblea General

Consejo Permanente


(Proyectos ) Temario Calendario Procedimientos

Informes

Proyectos de resolución y Declaración

Invitaciones a la AG

Proyecto de resolución Techo Presupuestario

Proyecto de DeclaraciónÍndice Aspectos Sustantivos

Diagrama de flujo - CP Julio

Mayo

1 semanaantes

Marzo

Instalación de ComisionesElección de Presidentes, y Asignación de mandatos

Agosto

Comisiones

ü Elección de Vicepresidentesü Plan de Trabajoü Instalación de Grupos (si corresponde)ü Implementación del Plan de Trabajo

Implementación y seguimiento de Mandatos

(Actividad realizada durante todo el año)

Consideración de proyectos de resoluciónü Metodología de trabajoü Establecimiento de fecha límite para la

recepción de proyectos de resolución

Recepción de los informes de las Comisiones y sus

Grupos de Trabajo (Incluye proyectos de resolución y

declaración)

Informe de actividades(Incluye proyectos de resolución y

Declaración considerados)

ü Comisión General (CP/CG)ü Comisión de Asuntos Jurídicos y Políticos (CAJP)ü Comisión de Seguridad Hemisférica (CSH)ü Comisión sobre Gestión de Cumbres Interamericanas y

Participación de la Sociedad Civil en las Actividades de la OEA. (CISC)

ü Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP)

ASAMBLEA GENERALÍndice Aspectos Sustantivos

Diagrama de flujo - AG/CP

DIC 2014

Max. 30 días

antes

Max. 15 días

antes

Reunión de la AG/CPAprobación del Proyecto de Temario

(artículo 20)

Max. 45 días

antes

Reunión de la AG/CPRecepción del Proyecto de Temario (Enviarlo

a los Estados Miembros, artículo 32)

ü Límite para hacer modificaciones al Proyecto de Temario (Votación 2/3, artículo 20)

ü Límite para la recepción de los informes de la SUB. AAP y el GT Declaración

ü Proyecto de Temarioü Proyecto de

Calendario****ü Procedimientos

ü Techo presupuestarioü Recepción Proyecto

de Declaración (presentado por el país sede)

ü Deliberaciones proyecto de Declaración

Convocatoria Reunión AG/CP Convocada por la Presidencia del CP

SUB. AAP

Primera Reunión de la AG/CP

SUB.TP GT Declaración

ü Instalación de órganos ü Elección de autoridades (Presidencia - país sede)ü Establecimiento del orden de precedencia

Proyecto de Temario a ser enviado a los Estados

Miembros

Proyecto de Temario a ser aprobado por la AG/CP

Proyecto de Calendario

Procedimientos

ASAMBLEA GENERAL

ENE 2015


Preparativos Asamblea General (Aspectos Logísticos)

Índice

Logo Presupuesto Acuerdo Boletines

informativos para delegaciones y funcionarios de la OEA

Cronograma Hotel Sedes Transporte Seguridad Sitio Web Calendario de

actividades

IT Prensa Inscripciones/

acreditaciones Protocolo Actividades

turísticas para acompañantes

Preparativos Asamblea General (Aspectos Logísticos – etapas)

• Negociación y pre-planificación

• Planificación Logística

• Implementación Logística

• Ejecución – XLIV Asamblea General

Índice

Negociación y Pre-planificación

1. Primera visita preliminar2. Pre-planificación OEA3. Proyecto de acuerdo4. Designación coordinadores5. Proyecto de presupuesto6. Hoteles7. Distribución de espacios 8. Acuerdo y segunda visita preliminar9. Deposito contribución del país sede

Aspectos logísticosÍndice

Planificación Logística

1. Contratación de servicios2. Espacios3. Infraestructura4. Servicios de transporte5. Servicios de seguridad6. Otros servicios7. Tercera visita preliminar

Índice Aspectos logísticos

Implementación Logística

1. Lista de personal2. Compra de materiales3. Procedimientos varios4. Distribución del boletín informativo para delegados5. Acreditación de participantes6. Distribución del boletín informativo para el Staff7. Envío de material


Ejecución – XLIV Asamblea General

1. Instalación de redes,2. Oficinas (La Antigua, Guatemala), 3. Salones de reuniones, y4. Acreditaciones


Espacios(La Antigua, Guatemala)

• Conversatorio con el SG y la Sociedad Civil• Conferencia Prensa • Diálogos • Sesión Inaugural • Programa Cultural • Recepción país sede a Jefes Delegación• Grupo de Trabajo (de ser necesario)• Salón Plenaria• Salón Comisión General

• Almuerzo Privado y Diálogo• Foto Oficial• Almuerzo + 1• Desayuno ó Almuerzo SICA (p/d)• Desayuno ó Almuerzo CARICOM (p/d)• Conferencia Prensa• Salón de Delegados (Permanente)• Comedor Delegados (Permanente)• VIP Lounge (Jefes Delegacion) (Permanente)• Holding Room y Bilaterales Regionales (Permanente)


Distribución de oficinas (La Antigua, Guatemala)

• Oficinas MRE, SG y SGA• Oficina Protocolo• Acreditaciones delegaciones • Acreditaciones Prensa• Imprenta• Centro de Medios


Estructura del equipo de trabajo - Preparación AG

Índice

SGA como Secretario de la CP. Jefe de Gabinete del SGA, Coordinación Ejecutiva. Director del Departamento de Gestión de Conferencias y

Reuniones. Grupo de trabajo, encabezado por el SGA, con

representantes de todas las áreas prioritarias y técnicas.

Secretaría de Relaciones Externas Departamento de Prensa y Comunicación

Departamento de Asuntos Internacionales Departamento de Servicios de Información y Tecnología Oficina de Protocolo

Ejemplo de calendario – Actividades previas (Guatemala)

1. Foro del sector privado (31 de mayo 2013)

2. TIC Américas 2013 –YABT (2 y 3 de junio de 2013)

3. Conversación entre el SG, el SGA y la Sociedad Civil (3 de junio de 2013)

4. Conferencia de Prensa del Ministro de Relaciones Exteriores de Guatemala, SG y SGA (3 de junio de 2013)

5. Diálogo de los Jefes de Delegación, el Secretario General y el Secretario General Adjunto con los representantes de la sociedad civil, de los trabajadores, del sector privado y otros actores sociales (4 de junio de 2013)

6. Diálogo de los Jefes de Delegación y el Secretario General con los Jefes de Delegación de los países observadores permanentes (4 de junio de 2013)Índice

Siguiente

Ejemplo de calendario – Martes 4 y miércoles 5 de junio (Guatemala)

1. 4 de junio de 2013:• Sesión inagural• Cena ofrecida por Su Excelencia señor Otto Pérez Molina, Presidente de la República de

Guatemala 2. 5 de junio de 2012:

• Primera y segunda sesión plenaria• Primera y segunda reunión de la Comisión General• Fotografía oficial de los Jefes de Delegación • Almuerzo Privado de Jefes de Delegación con el Secretario General y el Secretario General

Adjunto• Almuerzo de los Subjefes de Delegación • Diálogo Privado de Jefes de Delegación, acompañados por un delegado, con el Secretario

General y el Secretario General Adjunto • Recepción ofrecida por el Secretario General y el Secretario General Adjunto

Índice Siguiente

Ejemplo de calendario – Jueves 6 de junio (Guatemala)

• Reunión del Grupo de Revisión de Implementación de Cumbres (GRIC)• Tercera y cuarta sesión plenaria• Tercera reunión de la Comisión General• Almuerzo ofrecido por el Ministro de Relaciones Exteriores de Guatemala, Embajador

Luis Fernando Carrera Castro, en honor de las delegaciones • Sesión de clausura • Conferencia de Prensa de clausura

Índice

Número de participantesAsambleas anteriores (2007 – 2013)

Índice Sociedad Civil

PANAMA COLOMBIA HONDURAS PERU El SALVADOR BOLIVIA GUATEMALA

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

Cancilleres 32 28 28 27 23 18 26

Staff OEA 131 126 112 114 96 95 96

Personal contratado 32 33 29 27 25 27 18

Participantes* 1040 1040 1060 959 1061 697 865

Prensa 420 460 310 540 320 340 179

Totales 1655 1687 1539 1667 1525 1177 1184

*Delegados, Observadores Permanentes, Organismos e Invitados Especiales (Organizaciones de la Sociedad Civil, Organizaciones de los Trabajadores y Organizaciones del Sector Privado)

Número de participantes – Sociedad CivilAsambleas anteriores (2009 – 2013)

Índice

HONDURAS PERU El SALVADOR BOLIVIA GUATEMALA

2009 2010 2011 2012 2013

Organizaciones de la Sociedad Civil

98 (147 representantes)





Organizaciones de trabajadores4 (28

representantes)2 (36



representantes)2 (8

representantes)

Organizaciones del sector privado






Organismos internacionales no gubernamental



Otros invitados 4 16

CostosAsambleas anteriores (2007 – 2013)

Índice

Año País Sede Contribución SG/OEA Contribución País Sede Costo Total Estimado

2007 Ciudad de Panamá - Panamá $ 157,900.00 $ 399,730.00 $ 557,630.00

2008 Medellín - Colombia $ 165,800.00 $ 489,014.00 $ 654,814.00

2009 San Pedro Sula - Honduras $ 168,100.00 $ 499,976.00 $ 668,076.00

2010 Lima - Perú $ 168,100.00 $ 648,429.00 $ 816,529.00

2011 San Salvador - El Salvador $ 168,100.00 $ 396,963.00 $ 565,063.00

2012 Cochabamba - Bolivia $ 168,100.00 $ 462,438.00 $ 630,538.00

2013 La Antigua - Guatemala $ 168,100.00 $ 366,126.00 $ 534,226.00

Preguntas y respuestas

Documents

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