9.1- NARRATIVO

Paales S.R.L.

Paales S.R.L.Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable

NARRATIVO DEL SISTEMA DE REGISTRACIONES ADMINISTRATIVO CONTABLEINTRODUCCION

Siguiendo un criterio operativo el sistema de registraciones administrativo contable utilizado por esta empresa se encuentra compuesto por los siguientes Subsistemas:

Compras

Egresos

Ventas

Ingresos

Varios

Cada uno de estos subsistemas se alimenta de comprobantes (Entradas). Los datos de los comprobantes son incorporados mediante transcripcin manual o computadorizada (Proceso) a los registros administrativos o al archivo de registraciones contables. Estos ltimos ya sean administrativos o contables conforman las Salidas del sistema de registraciones.

Este sistema fue diseado para brindar informacin suficiente y confiable que permita tomar decisiones empresariales, controlar los resultados generados, medir la evolucin del patrimonio, realizar el seguimiento de los derechos y obligaciones, reflejar las contingencias y cumplir con los requisitos legales, impositivos y de practicidad, as como los controles que aseguren la confiabilidad del sistema de registraciones.

Los comprobantes utilizados se clasifican aplicando los siguientes criterios:

1- Segn su naturaleza:

Administrativos: son comprobantes que respaldan la gestin administrativa del ente.

Contables: son comprobantes que respaldan la gestin contable del ente.

Administrativo contables: sirven para ambos propsitos simultneamente.

2- Segn su origen:

Propios: Son los confeccionados por la propia empresa.

De terceros: son confeccionados por entes ajenos a la empresa. 3- Segn su registrabilidad:

Registrables: son aquellos que se asientan en algn registro, ya sea contable o administrativo.

No registrables: son aquellos que no generan ningn tipo de registracin. 4- Segn el mbito de circulacin:

Internos: son aquellos que no trascienden los lmites de la organizacin, es decir, son de utilizacin interna en la empresa. Externos: son aquellos que trascienden los lmites de la empresa, ya sea porque provienen de terceros o siendo propios son enviados a terceros.Los registros utilizados se clasifican aplicando los siguientes criterios:

1- Segn su naturaleza:

Administrativos Contables Administrativo contables2- Segn el medio de registro:

Manual: La registracin se realiza de modo manuscrito

Computadorizado: La registracin se realiza a travs de un sistema informtico, o bien de una suite ofimtica o suite de oficina (recopilacin de programas, la gran mayora incluyen al menos un procesador de textos y una hoja de clculo)

SUBSISTEMA DE COMPRAS

Este subsistema se encarga de obtener los recursos (bienes y servicios) necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa, al menor costo y calidad, y procurando que se realice en el momento oportuno. El alcance abarca desde que se detecta la necesidad de aprovisionamiento hasta que el sector de compras busca la mejor cotizacin del proveedor y asegura que las mercaderas y servicios se reciban en el momento correcto.

COMPROBANTES

NOTA INTERNA DE PEDIDO

Es el comprobante que emite el encargado del Dpto. de Depsito elevado al rea de compras, con el detalle de las mercaderas requeridas. Es confeccionado al llegar al punto de pedido definido por la empresa para cada producto. Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de comprobante, mercaderas solicitadas, cantidad y firma del encargado de depsito.

Clasificacin: Administrativo, no registrable, propio e interno.

Respaldado por:

Planilla de Stock (punto de pedido).

LISTA DE PRECIOS

Es un documento que enva el proveedor, ofreciendo el detalle actualizado de los precios y tipos de productos de la mercadera a comprar, junto con las promociones, descuentos y condiciones de pago. Clasificacin: Administrativo, no registrable, de terceros y externo. ORDEN DE COMPRAEs el comprobante utilizado para solicitar un pedido de mercaderas a los proveedores, detallando el producto requerido, precio, condiciones de pago, formas de entrega y dems condiciones de compra. Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de comprobante, proveedor, mercaderas solicitadas y cantidad.

Clasificacin: Administrativo, registrable, propio, externo.Respaldado por:

Nota Interna de Pedido.

Lista de precios.

Produce altas en:

Planilla de rdenes de Compra Pendientes.REMITO ORIGINAL

Es el comprobante que acompaa la mercadera enviada por el proveedor. Se referencia en el informe de recepcin. Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de comprobante, mercaderas que fueron enviadas por el proveedor y cantidad.Clasificacin: Administrativo, no registrable, de terceros, externo.

Respaldado por:

Lista de Precios,

Orden de Compra.

INFORME DE RECEPCINEs el comprobante que se confecciona, al recibir las mercaderas, que contiene cantidades y detalles de las mercaderas recibidas. Las mercaderas recibidas son las que estn en condiciones de ser ingresadas al depsito, ya que de no cumplirlas sern devueltas y no constaran en este comprobante. Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de comprobante, proveedor que las envi, descripcin y cantidades de las mercaderas recibidas.

Clasificacin: Administrativo, registrable, propio, interno.

Respaldado por:

Remito Original,

Orden de Compra.Produce altas a:

Planilla de Stock Produce bajas en:

Planilla de Ordenes de Compra Pendientes.FACTURA ORIGINAL

Comprobante comercial que permite individualizar correctamente una operacin de venta de un bien, mediante el cual el vendedor detalla los efectos vendidos, sus cantidades, precio y dems condiciones de compra y de pago. La misma debe cumplir con las exigencias de la AFIP.

Los datos que contiene son: fecha, nombre, nmero y tipo de comprobante, cantidad, descripcin, valor unitario y valor total de las mercaderas, total bruto, bonificaciones (si las hubiere), IVA, importe total y condiciones de pago.

Clasificacin: Administrativo-contable, registrable, de terceros, externo.

Respaldado por: Orden de Compra,

Remito Original,

Informe de Recepcin.

Produce altas en:

Libro IVA compras, Planillas de Stock (en valores), Planilla de bienes de uso.Ingresa al archivo de registraciones contables.NOTA DE DBITO ORIGINAL

Es el comprobante emitido por los proveedores/acreedores por haberse producido un aumento de la deuda mantenida con ellos. Puede originarse por errores de facturacin, recargos, intereses, entre otros.


Respaldado por:

Factura original,

Informe de recepcin,

Orden de compra

Produce altas en:

Libro IVA compras, Planilla de Bienes de Uso, Planilla de stockIngresa al archivo de registraciones contables

NOTA DE CRDITO ORIGINAL

Es el comprobante emitido por los proveedores/acreedores por haberse producido una disminucin de la deuda mantenida con ellos. Puede tener su origen en errores de facturacin, devolucin de mercaderas o tambin como consecuencia del otorgamiento de descuentos o bonificaciones.


Respaldado por:

Factura original,

Informe de recepcin,

Orden de compra, Nota de dbito

Produce altas en:

Libro IVA Ventas.Produce bajas en:

Planilla de stock de mercaderas

Planilla de Bienes de UsoIngresa al archivo de registraciones contables

REGISTROS ADMINISTRATIVOS

PLANILLA DE RDENES DE COMPRAS PENDIENTES

Registro que se utiliza para asentar en forma cronolgica los pedidos realizados a los proveedores que an no se han hecho efectivos.

Clasificacin: Administrativo, computadorizado.

Recibe altas de:

Orden de compraRecibe bajas de:

Informe de recepcin.LIBRO IVA COMPRASRegistro llevado en forma cronolgica que permite determinar el IVA Crdito Fiscal, producto de las compras de bienes y servicios (incluidos los bancarios), efectuadas por la empresa y de los crditos reconocidos a los clientes por diversos motivos. Sus datos permiten realizar la liquidacin mensual de dicho impuesto.

Clasificacin: Administrativo, computadorizado, obligatorio por leyes impositivas.Recibe altas de:

Factura original, Otras facturas, Nota de dbito original, Nota de crdito duplicado, Nota de dbito bancaria, Resumen bancario,

Comprobante de Gastos Menores.

PLANILLA DE STOCK DE MERCADERIAS VALORIZADA

Registro que refleja las existencias de mercaderas expresadas en trminos monetarios. Permite controlar los movimientos que se producen en el stock. Considera puntos mnimos y puntos ptimos. Registra la entrada y salida de mercaderas en unidades y valores.

Clasificacin: Administrativo, computadorizado.Recibe altas de:

Informe de recepcin Factura original Nota de dbito original Minuta Recibe bajas de:

Nota de crdito original

Remito duplicado,

Minuta

SUBSISTEMA DE EGRESOSDe manera genrica, este subsistema tiene por objeto la funcin de cancelar las obligaciones contradas por la empresa (proveedores, acreedores, entidades financieras, fisco nacional, provincial, municipal, organizaciones sindicales, pago de haberes). De acuerdo a la ley Nro. 25345 conocida como ley antievasin todos los pagos mayores a $1.000 deben realizarse de modo bancarizado, es decir que se limitan los pagos en dinero efectivo.

Los dems pagos que resulten por gastos menores se abonarn por caja chica. COMPROBANTESComprobanteS de Gastos Menores

Denominacin dada, con el slo efecto de su agrupamiento en el narrativo y diagrama, al conjunto de comprobantes (factura, ticket-factura, factura contado, etc.) recibidas por los gastos menores que realiza la Empresa, tales como: fotocopias, artculos comestibles, artculos de librera, taxis, etc. Los datos que contienen son: fecha, nombre y nmero de comprobante, concepto, importe e IVA en los casos que corresponda.


Produce altas en:

Libro IVA ComprasProduce bajas en:

Planilla de Caja Chica

Remito de Pagar

Es el comprobante realizado por la empresa para acompaar a los pagares emitidos por la documentacin de una deuda, debiendo ser firmado por el respectivo acreedor, dejando as constancia de la recepcin del documento. Los datos que contiene son: fecha de emisin, nombre y nmero de comprobante, importe a pagar en letras y nmeros, nombre del acreedor y fecha de vencimiento.

Clasificacin: Administrativo-contable, registrable, propio, interno.

Respaldado por:

Mayor de Acreedores Varios.Produce altas en:

Planilla de Pagars Propios

Ingresa al archivo de registraciones contables

Orden de Pago

Es el comprobante mediante el cual se autoriza a realizar los pagos por las obligaciones contradas por la empresa. En l se detallan los importes, las condiciones y formas en las que se van a instrumentar. Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de comprobante, concepto, monto y medio de pago. Clasificacin: Administrativo-contable, registrable, propio, interno.

Respaldado por:

Planilla de pagars propios

Planilla de Liquidacin de Sueldos y Jornales,

Planilla de Vencimiento Generales,

Mayor de Proveedores, Mayor de Acreedores Varios,

Planilla de Caja Chica (para la reposicin).

Produce altas en:

Planilla de Caja Chica,

Planilla de Cheques Diferidos Emitidos,

Planilla de Inversiones

Produce bajas en:

Planilla Vencimientos Generales,

Planilla de liquidacin de sueldos y jornales,

Planilla de Pagars Propios


Recibo Original

Es el comprobante emitido por terceros utilizado para respaldar los pagos realizados por la empresa. En el se indicar el medio de pago, valor (en letras y en nmeros), el concepto por el cual el tercero recibe nuestro pago y la firma del responsable que lo percibe. Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de comprobante, el medio de pago, su valor completo en letras y nmeros, el concepto por el que se paga y la firma del receptor. Clasificacin: Administrativo, no registrable, de terceros, externoRespaldado por:

Orden de Pago

Nota de Dbito Bancaria

Es el comprobante emitido por el banco para informarle a la empresa las disminuciones realizadas en su cuenta corriente, como por ejemplo las originadas en cheques rechazados. El caso de gastos bancarios, comisiones, sellados, etc., generalmente el banco no enva este comprobante, pudiendo conocerse el importe de los mismos a travs de la consulta de la cuenta va Internet (por ejemplo: sistema home banking) o del resumen bancario.

Clasificacin: Administrativo-contable, registrable, de terceros, externoProduce altas en:

Libro IVA Compras


REGISTROS ADMINISTRATIVOSPLANILLA DE CAJA CHICA

Es el registro en el cual se asientan su constitucin, los pagos de gastos menores realizados con dicha caja y su posterior reposicin. Permite llevar un control de los fondos, registrando el saldo inicial y los egresos, de manera tal que permita visualizar el momento de reposicin de los mismos.Clasificacin: Administrativo, computadorizado.

Recibe alta de:

Orden de pago

Recibe baja de:

Comprobantes de gastos Menores.

PLANILLA DE CHEQUES DIFERIDOS EMITIDOS

Es el registro confeccionado para llevar un control de los cheques de pago diferido que emite la empresa para cancelar determinadas obligaciones, se conoce la fecha en que sern exigibles los mismos y el monto total de las obligaciones a cancelar con estos cheques.


Recibe alta de:

Orden de pago

Recibe baja de:

Minuta (al hacerse exigibles los cheques de pago diferidos emitidos)PLANILLA DE PAGARES PROPIOSEs el registro confeccionado para llevar un control de los pagars librados por la empresa, para cancelar sus obligaciones, por las compras de bienes de uso. Permite conocer la fecha de vencimiento de los pagares, los beneficiarios de los mismos y el monto total de las obligaciones a cancelar.


Recibe alta de:

Remito de pagare

Recibe baja de:

Orden de pago

SUBSISTEMA DE VENTAS

Este subsistema abarca toda la operatoria que comprende las ventas realizadas por la empresa. Tiene por objeto ofrecer a los clientes los productos de la misma y de registrar su salida y entrega.

Abarca desde el pedido de cotizacin por parte del cliente hasta la entrega de las mercaderas registrando contablemente las facturas correspondientes.

COMPROBANTESPedido de Cotizacin

Este comprobante es confeccionado por los clientes para solicitar informacin sobre el precio y condiciones de ventas de los productos ofrecidos por la empresa. Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de comprobante, detalle de mercaderas solicitadas y cantidad de las mismas.

Clasificacin: Administrativo, no registrable, de terceros, externo.

presupuesto

Comprobante que enva la empresa respondiendo a los terceros en virtud de las solicitudes previamente recibidas, describiendo las caractersticas, precios, formas de financiacin, etc. de los productos requeridos, as como el plazo de validez de las condiciones ofrecidas.

Clasificacin: Administrativo, no registrable, propio, externo.Respaldado por:

Pedido de Cotizacin.Nota de Pedido

Comprobante emitido por los clientes detallando la mercadera seleccionada que desea comprar (puede darse tambin la posibilidad que este comprobante lo confeccione el vendedor de la empresa, detallando el pedido que realiza el cliente). Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de comprobante, mercaderas solicitadas, cantidad.

Clasificacin: Administrativo, registrable, de terceros, externo

Respaldado por:

Pedido de Cotizacin,

Presupuesto.

Produce altas a:

Planilla de Pedidos Recibidos. hoja de rutaEs el comprobante que indica el recorrido a seguir por el transporte hasta llegar al punto de entrega de la mercadera en el lugar indicado por el comprador.Clasificacin: Administrativo, no registrable, propio, interno.

Remito Duplicado

Es el comprobante utilizado para la entrega y traslado de mercaderas que salen de la empresa. En el mismo se detalla la mercadera, cantidad y fecha. Debe estar conformado por el cliente. Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de comprobante, cliente, mercaderas entregadas.

Clasificacin: Administrativo, registrable, propio, externo.

Respaldado por:

Nota de Pedido

Produce baja:

Planilla de pedidos recibidos,

Planilla de Stock

Factura Duplicado

Comprobante comercial que permite individualizar correctamente una operacin de venta de un bien o la prestacin de un servicio, mediante el cual el vendedor detalla los efectos vendidos, sus cantidades, precio y dems condiciones de compra y de pago. La misma debe cumplir con las exigencias de la AFIP.

Los datos que contiene son: fecha, nombre, nmero y tipo de comprobante, cantidad, descripcin, valor unitario y valor total de las mercaderas, total bruto, bonificaciones (si las hubiere), IVA, importe total y condiciones de pago.

Clasificacin: Administrativo-contable, registrable, propio, externo.

Respaldada por:

Remito Duplicado,

Nota de Pedido, Lista de precios internaProduce altas en:

Planilla de clientes,

Libro IVA Ventas,


Nota de Dbito Duplicado

Es el comprobante por el cual la empresa notifica a su cliente que ha aumentado su deuda, por un importe determinado, por conceptos que en ella s especifican (errores de facturacin, intereses, etc.).


Respaldado por:

Factura Duplicado,

Remito Duplicado,

Nota de Pedido.Produce altas en:

Planilla de clientes,

Libro IVA Ventas,


Nota de Crdito Duplicado

Es el comprobante por el cual la empresa notifica al cliente que ha disminuido su deuda, por un importe determinado, por los conceptos que en ella se especifican siendo ejemplos: devoluciones de mercaderas, otorgamiento de bonificaciones o errores de facturacin.

Dado que las altas y bajas de stock, en unidades, se realizan a travs de los informes de recepcin y remitos propios, respectivamente, la nota de Crdito Duplicado no actualiza la planilla de Stock.


Respaldado por:

Factura Duplicado,

Remito Duplicado,

Informe de recepcin Nota de dbito Duplicado

Nota de Pedido.

Produce altas en:

Libro IVA Compras.

Produce Bajas en:

Planilla de cliente

Ingresa al archivo de registraciones contablesREGISTROS ADMINISTRATIVOSPlanilla de Pedidos Recibidos

Es el registro en donde se detallan todos los pedidos recibidos de los clientes y que an no fueron entregados.

Clasificacin: Administrativo, manual, interno.

Recibe altas de:

Nota de PedidoRecibe bajas de:

Remito Duplicado

Planilla de Clientes

Es el registro en el cual se detallan los datos personales de cada cliente, los movimientos de sus cuentas, importes y sus saldos. Por cada operacin se indica la fecha, nmero de comprobante, importe y saldo. Podra prescindirse de este registro teniendo en cuenta que se lleva una contabilidad en lnea y reemplazarse por el registro del mayor contable de cliente.

Clasificacin: Administrativo, computadorizado

Recibe Altas de:

Factura Duplicado,

Nota de Debito Duplicado

Recibe Bajas de:

Nota de Crdito Duplicado,

Recibo Duplicado

Libro IVA Ventas

Es el registro que permite a la empresa determinar el IVA Dbito Fiscal, producido principalmente por las ventas efectuadas del ente, indispensable para realizar la liquidacin mensual de dicho impuesto. Es obligatorio por disposiciones de orden impositivo.


Recibe altas de:

Factura Duplicado.

Nota de Debito Duplicado.

Nota de Crdito Original.SUBSISTEMA DE INGRESOS

Este subsistema comprende registros y comprobantes correspondientes a las tareas de cobranza de la empresa en el desarrollo normal y habitual de sus operaciones. Refleja los ingresos provenientes de ventas realizadas a los distintos clientes con los que opera a diario la organizacin. Se analizara de acuerdo a las consignas de cada caso las modalidades de COBRO. COMPROBANTESRecibo DuplicadoEs el comprobante emitido por la empresa como constancia de los cobros recibidos de los clientes. En l se deber detallar el medio de cobro recibido, su valor en letras y nmeros, el concepto por el cul se recibe y la firma del representante de la empresa. Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de comprobante, elemento recibido como medio de cobro, su valor completo en letras y nmeros, concepto y firma del receptor.


Respaldado por:


Produce altas en:

Planilla de Cheques de Pago Diferido Recibidos,

Planilla de Recaudaciones a Depositar

Produce bajas en:



Boleta de Depsito Bancaria

Es el comprobante provisto por el banco como constancia para respaldar los depsitos efectuados en la cuenta corriente bancaria de la empresa. Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero del comprobante, monto y banco, nmero de cuenta, titular de la misma, monto depositado. Tener en cuenta que la mayora de las entidades bancarias emiten un ticket que respalda esta operacin y son muy pocas las que se manejan todava, con boletas manuales.


Respaldada por:

Planilla de recaudaciones a depositarProduce bajas en:



Nota de Crdito Bancaria

Es el comprobante emitido por el banco para informarle a la empresa las acreditaciones realizadas en su cuenta corriente, por diversos motivos. Generalmente el banco no enva este comprobante, pudiendo conocerse el importe de los mismos a travs de la consulta de la cuenta va Internet (por ejemplo: sistema home banking) o del resumen bancario.



REGISTROS ADMINISTRATIVOSPlanilla de Cheques Diferidos Recibidos

Es el registro confeccionado en forma manual, que describe los cheques de pago diferido que recibe la empresa de los clientes, indicando montos a cobrar y fecha en la que se hace exigible, fecha de recepcin de los cheques, nro. de comprobante.


Recibe altas de:

Recibo Duplicado

Recibe bajas de:

Minuta (al momento de hacerse exigible)


Es el registro confeccionado en forma manual, que refleja los cobros con cheques corrientes y los cheques diferidos exigibles a su cobro, permitiendo determinar el importe a depositar al momento de cierre de la misma.


Recibe altas de:

Recibo Duplicado.

Minuta (al hacerse exigibles los cheques de terceros)

Recibe bajas de:

Boleta de Depsito Bancaria

SUBSISTEMA DE VARIOSEste subsistema comprende registros y comprobantes correspondientes a tareas no incluidas en el conjunto de operaciones bsicas y de modalidad operativa de la empresa. Incluye operaciones vinculadas con: recursos humanos, financieros, impositivo.

planilla HORARIA

Comprobante que refleja la asistencia diaria de los empleados. En la misma se detalla:

a) Razn Social y/o Nombre y Apellido del empleador.

b) Nombre y Apellido del trabajador.

La confecciona diariamente cada empleado colocando su hora de ingreso y hora de salida del establecimiento segn turnos y firma en cada uno de ellos.

Genera una carga de datos a la Planilla de Liquidacin de Sueldos y Jornales.

Clasificacin: Administrativo, no registrable, propio.

Legajo del personal Conjunto de comprobantes y documentacin aportada por el trabajador, que refleja los datos personales de los empleados y de sus cargas de familia; fecha de ingreso al establecimiento; categora; cuil, nro. DNI, sueldo bsico; modalidad de contratacin y fecha de egreso del trabajador en caso de despido. Sirve de base para liquidacin de sueldos. Contiene toda la informacin y la documental referida al personal en relacin de dependencia.

Genera una carga de datos a la Planilla de Liquidacin de Sueldos y Jornales.

Clasificacin: Administrativo, no registrable, propio, interno.

Recibo de Sueldos Es un comprobante en el que constan los sueldos devengados en el mes, el mismo es exigido por la Ley de Contrato de Trabajo Ley 20744, la cual establece el contenido necesario del mismo:

Art. 140. Contenido necesario.

El recibo de pago deber necesariamente contener, como mnimo, las siguientes enunciaciones:

a) Nombre ntegro o razn social del empleador y su domicilio y su Clave nica de Identificacin Tributaria (C.U.I.T);

b) Nombre y apellido del trabajador y su calificacin profesional y su Cdigo nico de Identificacin Laboral (C.U.I.L.); c) Todo tipo de remuneracin que perciba, con indicacin substancial de su determinacin. Si se tratase de porcentajes o comisiones de ventas, se indicarn los importes totales de estas ltimas, y el porcentaje o comisin asignada al trabajador.

d) Los requisitos del artculo 12 del decreto-ley 17.250/67.

e) Total bruto de la remuneracin bsica o fija y porcentual devengado y tiempo que corresponda. En los trabajos remunerados a jornal o por hora, el nmero de jornadas u horas trabajadas, y si se tratase de remuneracin por pieza o medida, nmero de stas, importe por unidad adoptado y monto global correspondiente al lapso liquidado.

f) Importe de las deducciones que se efectan por aportes jubilatorios u otras autorizadas por esta ley; embargos y dems descuentos que legalmente correspondan.

g) Importe neto percibido, expresado en nmeros y letras.

h) Constancia de la recepcin del duplicado por el trabajador.

i) Lugar y fecha que debern corresponder al pago real y efectivo de la remuneracin al trabajador.

j) En el caso de los artculos 124 y 129 de esta ley, firma y sello de los funcionarios o agentes dependientes de la autoridad y supervisin de los pagos.

k) Fecha de ingreso y tarea cumplida o categora en que efectivamente se desempe durante el perodo de pago.

Es emitido por la empresa por duplicado. Original para el empleador, duplicado para el trabajador.

Recibe datos para su confeccin de la Planilla de Liquidacin de Sueldos y Jornales.

Clasificacin: Administrativo, no registrable, propio, externo.

Respaldado por:

Planilla de liquidacin de sueldos y jornales. Planilla de horarios y descansos. Planilla horaria. Legajo del Personal.otras facturas

Se incluyen facturas de servicios de limpieza, alquileres, seguros contratados, energa elctrica, agua, telfono, etc. Los datos que contiene son: fecha de emisin, nombre del comprobante, datos de la empresa prestadora de servicios, datos del consumidor (empresa), periodo de liquidacin, consumo, fechas de vencimiento y montos a pagar en cada una de ellas, IVA, adicionales, entre otras. Clasificacin: Administrativo-contable, registrable, de terceros, externo.

Respaldado por:

Contrato de alquiler, Contrato de servicio de limpieza, Produce altas en:

Planilla de vencimientos generales. Libro IVA ComprasIngresa al archivo de registraciones contables

DDJJ Y LIQUIDACIONES DE IMPUESTOS Y TASAS Las declaraciones juradas reflejan las liquidaciones impositivas y previsionales confeccionadas por la empresa con el objetivo de cumplir con las normativas fiscales y laborales (IVA, SICOSS, GANANCIAS, ISIB, ETC). Mientras que las liquidaciones son recibidas de los organismos pblicos (TGI, impuesto inmobiliario, patentes),

Clasificacin: Administrativo, registrable, externo, propio (DDJJ) o de terceros (comprobantes).

Respaldado por:

Libro de IVA compras.

Libro de IVA ventas.

Planilla de liquidacin de sueldos y jornales. Papeles de trabajo de determinacin de posiciones impositivas. Comprobantes de retenciones / percepciones / anticipos / pagos a cuenta. Listados de retenciones y/o percepciones disponibles en las pginas web de los organismos pblicos. Mayores de las cuentas retenciones /percepciones / anticipos / pagos a cuenta.Produce altas en:

Planilla de Vencimientos Generales.RESUMEN BANCARIOComprobante emitido por el banco en el cual se detallen los dbitos y crditos bancarios en forma cronolgica. En l pueden verse los montos deducidos por comisiones, gastos de chequeras, impuestos, etc., permitiendo as actualizar los registros administrativos. Su forma de consulta puede ser a travs de Internet o con resumen emitido por la entidad bancaria en forma impresa.

Clasificacin: Administrativo, registrable, externo, de terceros

Respaldado por:

Solicitud de apertura de la cuenta corrienteProduce altas en:

Libro de IVA compras.MinutaComprobante que es emitido para reflejar hechos econmicos que deben contabilizarse y no encuadran en ningn comprobante preestablecido que permita su registracin. Se utiliza para reflejar las amortizaciones que se realizan al cierre del ejercicio, los asientos de cierres de ejercicios, las diferencias de caja determinadas por el arqueo de las mismas, la constitucin de previsiones, exigibilidad de cheques diferidos, devengamiento de sueldo, provisiones, devengamiento impositivos, devengamiento de intereses, etc. Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de comprobante conceptos y montos.

Clasificacin: Administrativo-contable, registrable, propio, interno.

Los respaldos de este comprobante dependen de la operatoria que se est analizando, es decir que varan segn la funcin que se le de a la minuta; ejemplo de esto ltimo seria si se est dando de baja la planilla de stock con la minuta, esta tendr como respaldo a la planilla de stock.

Distinto es el caso, si se analiza la operatoria de cheques diferidos recibidos, la planilla de cheques diferidos recibidos ser respaldo de la minuta, debido a que la minuta genera una baja en el registro mencionado al producirse la fecha de exigibilidad del cheque.

Estos son algunos de los ejemplos de respaldos de minuta, como se menciono anteriormente debe hacerse un anlisis exhaustivo en funcin de la operatoria en cuestin.

Produce altas en:

Planilla de recaudaciones a depositar (exigibilidad de cheques de terceros). Planilla de stock valorizada.Produce bajas en:

Planilla de cheques de pago diferido emitidos (al hacerse exigible). Planilla de cheques recibidos (al hacerse exigible). Planilla de bienes de uso (por las amortizaciones). Planilla de Stock (por el costo de la mercadera vendida). Planilla de inversiones.Ingresa al archivo de registraciones contables

REGISTROS ADMINISTRATIVOS

Registro unificado de sueldos y jornalesRegistro exigido por el Ministerio de Trabajo, de lubricacin anual; en l se detalla la liquidacin mensual de las remuneraciones de todos los empleados, con indicacin de las acreencias y de las retenciones legales, entre otros requisitos del Art. 52 de la Ley 20744. Contiene: individualizacin integral y actualizada del empleador, nombre del trabajador, estado civil, fecha de ingreso y egreso, remuneracin asignada y percibida, individualizacin diferencia de la planilla de liquidacin de sueldos y carga sociales; no contiene datos referidos a las contribuciones patronales.

La Planilla de liquidacin de sueldos y jornales es quien le enva la informacin necesaria para su confeccin.

Clasificacin: Administrativo, manual.PLANILLA DE LIQUIDACIN DE SUELDOS Y JORNALESContiene el detalle de las remuneraciones liquidadas a cada empleado, indicando sueldo bsico, adicionales, otras acreencias (SAC, vacaciones), retenciones, aportes patronales.

Recibe datos de la planilla de horarios y descansos, planilla horaria, legajo de personal.Genera una carga de datos para la confeccin de los recibos de sueldos.

Clasificacin: Administrativo, computadorizado,

Recibe bajas de:

Orden de Pago

PLANILLA DE HORARIOS Y DESCANSOSPlanilla que indica los horarios de la jornada laboral que debe cumplir cada uno de los empleados y los descansos que se les debe otorgar. Es un recaudo laboral obligatorio por Decreto Provincial Nro. 3114/99 bajo el marco de Ley 11544, debiendo estar exhibida, en lugar visible del establecimiento.

Genera una carga de datos a la planilla de liquidacin de sueldos y jornales

Clasificacin: Administrativo, manual,

Planilla de Vencimientos GeneralesRegistro que brinda informacin sobre los vencimientos de los impuestos, tasas, servicios, alquileres, etc. Permite a la empresa tener un seguimiento de los mismos a los efectos de poder cumplir en trmino con el pago de dichas obligaciones.


Recibe altas de:

DDJJ y comprobantes de impuestos y tasas. Otras Facturas. Recibe bajas de:

Orden de pagoPlanilla de Bienes de UsoRegistro que contiene datos de los distintos bienes de uso de propiedad de la empresa; tales como, valor de origen, vida til, amortizaciones y valor residual.Clasificacin:Administrativo, computadorizado. Recibe altas de:

Factura Original. Nota de Dbito Original Recibe bajas de:

Minuta (por las amortizaciones), Nota de Crdito Original PLANILLA DE INVERSIONES

Planilla que se utiliza para reflejar las colocaciones de excedentes financieros en ttulos pblicos. Permite realizar el seguimiento de las mismas, en relacin a sus montos, fechas de inicio de la inversin, vencimiento, intereses, etc. Sirve a su vez de base para la confeccin de las correspondientes minutas contables.Clasificacin: Administrativa, computadorizada.

Recibe altas de:

Orden de pago MinutaRecibe bajas de:

MinutaPLANILLA DE PRESTAMO

Registro que refleja los PRSTAMOS solicitados, indicando montos, fecha de constitucion, vencimientos, intereses, y demas. sirve a su vez de base para la confeccion para la correspondiente minutas contables de devengamiento.

Clasificacin: administativa, computadorizada.

Recibe altas de: Notas de crdito bancaria

Minutas.

Recibe bajas de: Orden de pago.

SISTEMA CONTABLE

El sistema contable permite tanto procesar datos sobre los resultados de la ejecucin de los planes como facilitar la vigilancia de los recursos y obligaciones de la empresa. Los datos procesados por la contabilidad, que forma parte del sistema de control interno del ente, se refieren al patrimonio y a su evolucin en el tiempo. Es decir que la contabilidad forma parte del sistema de informacin de la empresa, cumpliendo as una funcin bsica dentro de la administracin.

Dicho sistema contable debe adecuarse al marco legal vigente. Actualmente el Cdigo De comercio (Ley 2.637 Texto del 1859 con sus modificaciones) fija las disposiciones respecto de toda actividad comercial, mientras que la Ley 19550 es parte integrante de dicho Cdigo al remplazar en aquel los artculos que legislan acerca de las Sociedades Comerciales. Adicionalmente la Resolucin Tcnica Nro. 8 y 9 de la FACPCE establecen las normas generales y particulares de exposicin contable respectivamente.

Los libros obligatorios deber cumplir con los requisitos del Art. 53 del Cdigo de Comercio: Los libros que sean indispensables conforme las reglas de este Cdigo, estarn encuadernados y foliados, en cuya forma los presentar cada comerciante al Tribunal de Comercio de su domicilio para que se los individualice en la forma que determine el respectivo tribunal superior y se ponga en ellos nota datada y firmada del destino del libro, del nombre de aqul a quien pertenezca y del nmero de hojas que contenga para que los libros tengan valor legal ante terceros.Sin embargo estos requisitos podrn obviarse en la medida que se cumpla el artculo 61 de la Ley 19550 de Sociedades Comerciales: podr prescindirse del cumplimiento de las formalidades impuestas por el artculo 53 del Cdigo de Comercio para llevar los libros en la medida que la autoridad de control o el Registro Pblico de Comercio autoricen la sustitucin de los mismos por ordenadores, medios mecnicos o magnticos u otros, salvo el de Inventarios y Balances. Dicha solicitud, deber incluir una descripcin detallada del sistema.

En el Art. 54 del Cdigo de Comercio se mencionan, como requisitos intrnsecos, que est prohibido:

1.- Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones con que deben hacerse.

2.- Dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se han de suceder unas a otras, sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni adiciones

3.- Hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas las equivocaciones y omisiones que se cometan se han de salvar por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisin o el error.

4.- Tachar asiento alguno.

5.- Mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernacin y foliacin.

Archivo de registros contables

Archivo provisorio, cuyo nombre vara de acuerdo al sistema de contabilidad elegido, en el cual se acumulan las registraciones de las operaciones del ente. Se lo considera provisorio ya que las registraciones pueden ser modificadas o eliminadas hasta tanto se las confirme, para pasar as a formar parte del libro diario de la empresa.

Libro Diario

El libro diario es el registro cronolgico e histrico de todas las operaciones de la empresa, las que se registran diariamente, de acuerdo al orden en que se fueron efectuando.

Cumple dos funciones elementales:

Presenta la secuencia cronolgica de cada transaccin de la empresa.

Proporciona los datos sumarios de cada operacin.

Este es un libro obligatorio exigido por el Cdigo de Comercio en el Art. 44. Este registro contiene, la fecha de la operacin, el nmero de orden, el cdigo de cuenta, concepto del asiento e importes que se debitan y acreditan.

Mayor GeneralEs el registro contable temtico que permite agrupar el conjunto de cuentas que utiliza la empresa para sus operaciones en el Libro Diario. Es la fuente de informacin para la confeccin del balance de Sumas y Saldos. La agrupacin se realiza en forma computadorizada.

Al igual que el libro diario, el mayor brinda informacin histrica de todas las operaciones, aunque nada expresa sobre la situacin patrimonial ni de resultados de la empresa.

Si bien el Cdigo de Comercio, en su artculo 44, no lo exige como uno de los libros contables obligatorios, se recomienda su utilizacin ya que es fundamental a los efectos de manifestar la expresin dinmica y analtica de la vida de cada cuenta. Este registro contiene, el cdigo de la cuenta, detalle de la cuenta, dbitos y crditos de cada cuenta, saldo anterior y final.

Balance de Sumas y Saldos Este registro es llevado en forma computadorizada y tiene como objetivo comprobar si los pases del Diario al Mayor se hicieron en su totalidad, verificar el cumplimiento del equilibrio dbito- crdito, controlar la correcta obtencin de los saldos de cada una de las cuentas del Mayor General, servir de base para la confeccin de los asientos de ajuste y la preparacin y formulacin de los Estados Contables.

Si bien, como el libro Mayor, el Cdigo de Comercio en su artculo 44, no lo exige como uno de los libros contables obligatorios, se recomienda su utilizacin ya que es fundamental a los efectos de manifestar la expresin dinmica y analtica de la vida de cada cuenta. Su periodicidad estar en relacin directa a la necesidad de informacin requerida por el ente y la mayor o menor necesidad de control. Generalmente es mensual. Este registro debe contener el cdigo de cuenta, nombre y dbitos y crditos del perodo y acumulados.

Asientos de Ajuste

Son aquellas registraciones que tienen lugar al cierre del ejercicio con motivo de ajustar ciertas cuentas por errores u omisiones cometidos anteriormente o reflejar determinados hechos ocurridos posteriormente a la confeccin del balance de sumas y saldos.

Balance de Sumas y Saldos Ajustado

Este registro es igual al Balance de Sumas y Saldos, una vez registrados los correspondientes asientos de ajuste.

REGISTROS CONTABLES MANUALES:

Estados Contables:

Los Estados Contables son documentos informativos que se efectan para diversos fines, mediante la adecuada recopilacin de los datos registrados contablemente. Su principal utilidad es brindar informacin sobre el patrimonio de la empresa y su evolucin para facilitar la toma de decisiones.

Los usuarios de la informacin, lo podemos clasificar en:

Internos: miembros de la empresa a nivel directivo y ejecutivo.

Externos: Terceros que interactan con la empresa, como proveedores, acreedores, la Inspeccin General de Justicia, Inversores, Bancos, etc.

Los Estados Contables bsicos obligatorios, acorde a la Ley 19550, son el Estado de situacin Patrimonial (Art 63), el estado de Resultados (Art 64) y las Informacin complementaria (Art 65). Sin perjuicio de esto la FACPCE regula en sus Resoluciones tcnicas nro. 8 y nro. 9 los principios generales y particulares, respectivamente, de exposicin para los estados contables, estableciendo la siguiente estructura para los mismos:

Estado de Situacin Patrimonial: presenta una descripcin del Activo, Pasivo y Patrimonio Neto, a una fecha determinada; y en su caso la participacin minoritaria en sociedades controladas.

Estado de Resultados: provee informacin sobre las causas que originaron el resultado del ejercicio.

Estado de Evolucin del Patrimonio Neto: brinda informacin sobre las variaciones que sufri el patrimonio neto durante el ejercicio.

Estado de Flujo de Efectivo: Presenta la evolucin de la situacin financiera de la empresa en el ejercicio, indicando las variaciones de efectivo y detallando las causas que lo originaron, agrupndolas en actividades operativas, de inversin y de financiacin.

Informacin Complementaria: Esta constituida por cuadros, notas y anexos. Forma parte integrante de los estados bsicos, contienen todos los datos que, siendo necesarios para la adecuada comprensin de los Estados Contables del ente, no se encuentran expuestos en el cuerpo de dichos estados.

Libro Inventario y Balance

Segn el Art. 44 del Cdigo de Comercio, es un registro obligatorio para todo comerciante. De acuerdo al Art. 48, del mismo cdigo, se abrir con la descripcin exacta del dinero, bienes, muebles y races, crditos y otra cualquiera especie de valores que formen el capital del comerciante al tiempo de empezar su giro. El mismo artculo fijar los tres primeros meses de cada ao, como plazo para extender en el Libro Inventario el balance general, el cual deber permitir ver el total de sus bienes, crditos y acciones, as como todas las deudas y obligaciones pendientes en la fecha del balance. Se transcriben adems, de manera detallada, el estado de resultados, el estado de evolucin del patrimonio neto e informacin complementaria de los sucesivos ejercicios econmicos. Recordando que el artculo 61 de la Ley 19550 establece que este libro no puede ser remplazado por medios mecnicos.

Se hace necesario llevar a una apreciacin ms prctica lo dispuesto por el Cdigo de Comercio por todo aquello que resulta obligatorio de registrar en el Libro Inventario y Balance siendo:

1) al iniciar el negocio o empresa: el detalle de dinero, bienes (muebles o inmuebles), crditos y cualquier otra especie que forme el capital inicial.

2) anualmente, una vez finalizados los Estados Contables, aprobados por el Directorio (no Asambleas) se transcribe en forma analtica el Estado de Situacin Patrimonial, (componente de balance general) dando la composicin de cada una de las cuentas que lo integran dentro de cada rubro y segn su naturaleza. Por ejemplo si se trata de bienes descripcin, cantidad, precio unitario y total. Si se trata de Crditos o Deudas identificacin del sujeto y composicin de su saldo.

El resto del balance general, es decir, Estado de Resultados; Estado de Evolucin del Patrimonio Neto, Estado de Flujo de Efectivo, Notas Complementarias y Anexos, se transcriben tal como figuran en los Estados Contables, es decir, no se abren por partidas.

Conforme el Cdigo de Comercio no resultar obligatorio y por tal no se transcribe en su contenido el informe del auditor, sndico o memoria.

El libro Inventario y Balance resulta til para la sociedad ya que cuando es llevado teniendo en cuenta todas las formalidades establecidas por ley, puede ser utilizado como medio de prueba en juicios.

Libros obligatorios especficos PARA UNA SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA:Libro de actas de reunin socios

Deber labrarse, segn el artculo 162 de la ley de sociedades comerciales (referencia al artculo 73 de la misma ley) con las formalidades de los libros de comercio. Debe resumir las manifestaciones hechas en la deliberacin, las formas de las votaciones y sus resultados con expresin completa de las decisiones. Las actas sern confeccionadas y firmadas dentro de los cinco das, por el presidente y los socios designados al efecto. Una alternativa para evitar su confeccin en forma manual es utilizar el sistema copiativo lser, que consiste en la entrega del libro rubricado a empresas que se especializan en esta tarea, para luego enviarle los originales por email, CD, manuscritos, etc.; y que mediante un proceso de copiado lser se transcribe al libro rubricado

El Cdigo de Comercio establece los tres primeros meses de cada ao, como plazo para extender el Libro Inventario y Balance, lo que debe ser interpretado desde el cierre de los Estados Contables.

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9.1- NARRATIVO