95374412 Manual de Almacen e Inventarios

Republica de Colombia

Departamento de Cundinamarca

Municipio de Guasca

Alcaldía Municipal

“PARTICIPACIOIN, TRABAJO, TRANSPARENCIA”

Tels. (091) 8 57 31 61 – 8 57 38 58 Email: [email protected]

REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECÉN E INVENTARIOS

RESOLUCION NÚMERO 101

(12 de diciembre de 2005)

POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE ALMACEN E

INVENTARIOS DEL MUNICIPIO DE GUASCA

El alcalde municipal de Guasca, en uso de sus facultades constitucionales y

legales y

CONSIDERANDO:

a.- Que es deber de la Administración adoptar medidas tendientes a mejorar

el funcionamiento de la Institución

b.- Que el Municipio de Guasca no cuenta con una reglamentación que le

permita manejar en forma adecuada sus bienes, tanto muebles como

inmuebles.

c.- Que para rendir informes veraces a la Contaduría General de la Nación, a

la Contraloría General de la República y a la Contraloría de Cundinamarca

es necesario tener conocimiento cierto y ordenado de los bienes muebles e

inmuebles que posee el Municipio.

Por lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ARTICULO UNICO.- Adóptese la presente reglamentación como MANUAL

DE ALMACEN E INVENTARIOS para el municipio de GUASCA (CUND).



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REGLAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS

MUNICIPIO DE GUASCA

1. OBJETIVO

Determinar el procedimiento que debe seguir el almacenista para comprar,

almacenar, suministrar y controlar los materiales necesarios en las

calidades requeridas, cantidades suficientes y en el momento oportuno; para

la ejecución de los programas y metas fijadas por la Administración, así

como para facilitar el desenvolvimiento normal de las actividades propias del

Municipio.

2. BASE LEGAL

- Ley 80 de 1993.

- Ley 87 de 1993 Art. 4 literal e)

- Ley 598 de 2000

- Decreto Ley número 111 de 1996 emanado del Ministerio de Hacienda

y Crédito Público.

- Decreto número 679 de 1994, emanado de la Presidencia de la

República.


República.


República.

- Decreto número 2170 de 2002 emanado de la Presidencia de la

República.



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- Decreto número 3512 de 2003 emanado de la Presidencia de la

República.

- Decreto No 2624 de 1995, emanado de la Gobernación de

Cundinamarca

3. DEFINICION DE TERMINOS

COMPRAS. La actividad de compras significa adquirir por cualquier medio

o procedimiento los elementos, materiales o servicios en cantidades y

calidades necesarias -previamente programadas- a precios justos,

actualizados y verdaderos, que requiera el Municipio.

REGISTRO DE PROVEEDORES. Es la elaboración de un directorio donde

se clasifica a las personas naturales o jurídicas que puedan ofrecer en

venta, bienes y/o servicios al Municipio, cuyo objetivo es facilitar y agilizar el

trámite de consecución de los materiales requeridos en las condiciones

adecuadas. Deben Estar inscritos en el SICE

COTIZACION. Es la actividad de recolectar información a través de los

diferentes proveedores, acerca de los elementos materiales que el Municipio

necesita. Esta información corresponde a la calidad, pago, condiciones de

entrega y precios de oferta, cuyo objetivo es conocer, mediante las

diferentes propuestas, las condiciones con el fin de seleccionar la oferta más

conveniente y justa. Deben consultarse los precios del SICE

ADQUISICION. Es el acto administrativo por el cual el funcionario

competente decide voluntariamente comprar, adquirir elementos materiales

en calidades, condiciones y precios justos.

BIENES. Son los elementos materiales inventariables (se excluye el dinero).



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BIENES EN SERVICIO. Son el conjunto de bienes devolutivos en uso en las

diferentes oficinas del Municipio.

ALMACEN O SISTEMA DE ALMACEN. Es el conjunto de actividades cuyo

propósito es el de conservar, manipular y distribuir los elementos que el

municipio requiera para la normal prestación de servicios.

ELEMENTOS DE CONSUMO. Son los que se consumen por el primer uso

que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros,

se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran

a formar parte integrante o consecutiva de esos otros.

ELEMENTOS DEVOLUTIVOS. Son los que no se consumen por el primer

uso que se hace de ellos, aunque perezcan en el tiempo por razón de su

naturaleza.

INMUEBLES. Son los que no se pueden mover y llevar de una parte a otra

sin su destrucción o deterioro.

ORDEN DE ALTA. En el sector público la orden de alta constituye lo que

comúnmente se denomina como entrada o ingreso al almacén, ya que por

principio se sabe que todo elemento material, sea cual fuere su naturaleza,

debe entrar al almacén.

ORDEN DE BAJA. Es el proceso mediante el cual el municipio decide

retirar un bien definitivamente del patrimonio del mismo. Se perfecciona con

el retiro físico, el descargo de los registros contables y de inventario y el

cumplimiento de los registros establecidos para cada caso, según el hecho

que le dio origen.



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BAJA DE BIENES INSERVIBLES. Es el retiro definitivo de bienes que por

su desgaste, deterioro u obsolescencia física, no son útiles para el servicio

para el cual se hayan destinado.

BAJA DE BIENES SERVIBLES. Es la salida definitiva de aquellos que se

encuentran en buenas condiciones pero que el Municipio no los requiere

para el normal desarrollo de sus actividades; o aquellos que estando en

servicio activo o depósito han desaparecido, respecto de los cuales,

mediante trámite administrativo de investigación, se determinó la no

responsabilidad por parte del funcionario que los tenía a su cargo, o

estableciéndose la responsabilidad, se efectuaron un pago o reposición.

BAJA DE BIENES DE ALMACEN. El comprobante de salida de bienes del

almacén es el documento legal que identifica clara y detalladamente la

salida física y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito

probatorio, la responsabilidad por la custodia, administración y conservación

por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario.

VENTA. Es la operación mercantil consistente en la transferencia del

dominio de un bien servible o inservible a cambio de un precio representado

en dinero.

TRASLADOS. Es el proceso mediante el cual se cambia la ubicación física

de bienes dentro de las dependencias y oficinas, ocasionando por tal motivo

la cesación de responsabilidad de quien los entrega, transfiriéndola a quien

los recibe.

REINTEGRO. Es la devolución al almacén de bienes que no se requieren

en una dependencia determinada para el cumplimiento del objetivo para el

cual fueron destinados.



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RECUPERACION. Es la reaparición física de los elementos, una vez han

sido descargados de los registros físicos de inventario y de contabilidad y

cuya pérdida fue asumida por el Municipio.

REPOSICION. Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han

sufrido fallas por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por

otros iguales o de similares características.

INVENTARIOS. Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase

de bienes que integran el patrimonio del Municipio. El inventario permite

verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la Institución, lo

cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias reales, para

evitar errores, pérdidas, inmovilización, merma, deterioro y desperdicio de

elementos.

4. NORMAS GENERALES.

- El almacenista hará entrega a los empleados, trabajadores de cualquier

categoría, de los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio,

administración o custodia o que se les suministre para el desarrollo de su

trabajo, mediante inventarios individuales que ellos deben firmar en original

y copia que conservará cada uno.

- Para el caso de inspecciones y recaudaciones rurales el procesamiento

será el mismo anterior.

- El funcionario que tome posesión de un cargo exigirá la entrega de los

bienes que queden a su cargo con su respectivo inventario y en el que se

hará constar el estado de los mismos.



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- Cuando un funcionario sea trasladado a otro empleo o sitio tiene la

obligación de devolver por inventario todos los bienes que tenía a su

cargo.

- Para la expedición de finiquitos o paz y salvo por todo concepto que deba

dar el Municipio a quienes hayan cesado en sus funciones o vayan a ocupar

otro empleo, será requisito fiscal indispensable que se acredite por el

interesado que entregó a satisfacción los bienes que tenía a cualquier título

y bajo su responsabilidad.

- Queda terminantemente prohibido que los obreros en general lleven las

herramientas de trabajo para sus casas. Igualmente queda prohibido dar en

préstamo a los contratistas herramientas del Municipio, salvo que se pacte

alguna contraprestación.

- El almacenista que tiene a cargo para uso, manejo o custodia de bienes

del Municipio, está obligado a rendir inventario general de todos los

elementos de consumo y devolutivos que tenga a cualquier título en el

almacén o depósito, en las fechas y condiciones establecidas por la

Contraloría Departamental o las demás autoridades que lo soliciten.

- Todos los inventarios deben estar valorizados con el precio que

corresponda a cada uno de los bienes o elementos que en ellos figure,

tomando de las siguientes fuentes:

a) Para los elementos devolutivos:

- El que figure en el inventario anterior.

- Aquel con que lo haya entregado al proveedor.

- El de compra, o con el que haya llegado a la oficina o dependencia.

- El que fije el Municipio.



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b) Para inmuebles:

- El avalúo catastral.

- El que tenía en el inventario anterior.

- El de compra.

- El que fije el Municipio mediante avalúo.

- Firma del inventario por el responsable. La persona que deba firmar

inventario como responsable de cualquier clase de bienes, tiene la

obligación de verificar personalmente la existencia física de cada uno de los

que se le entregan, constatando si la cantidad que figura en el inventario, su

marca, número, clase, especificaciones y demás detalles y su estado de

conservación concuerdan con los bienes que recibe.

- Rectificación de inventarios: En los casos de rectificación de los

inventarios de elementos devolutivos en servicio en oficinas o dependencias

originada por la inclusión de elementos que no existen, que se registraron

doblemente o que se hicieron figurar por valores que no corresponden, debe

producirse un acta en la que enumere cada uno de los elementos con sus

especificaciones y valores reales de inventario y las causas que fueron

motivo del error, dejando claramente establecido que los faltantes no se

deben a pérdida por hurto o robo, sino a equivocación. Dicha acta será

firmada por la persona responsable y por el Almacenista.

- Programa general de compras: Las entidades oficiales están obligadas a

elaborar anualmente un programa general de compras, que incluirá todos

los bienes que requiere para funcionamiento y organización y servirá de

base para efectuar compras al por mayor sujetándose a la reglamentación

que para el efecto exista.



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- Todo ingreso o egreso de elementos que se produzca en el almacén o en

cualquiera de las oficinas del Municipio, se legalizará invariablemente por

medio de una orden de alta o de baja de almacén, expedida por el Jefe de

Almacén, o por el responsable en cada dependencia, según sea que los

elementos sean recibidos por el primero o en cada dependencia.

- Ningún comprobante de compra o de adquisición de elementos se

considerará legalizado si carece de la firma del almacenista, que acredite

que recibió los elementos y que incluya el número de la orden de alta para el

ingreso de ellos al almacén.

- Con el objeto de facilitar su contabilización y control, tanto las órdenes de

alta como las de baja se producirán en formatos separados para los

elementos de consumo y para los elementos devolutivos.

- El original de la orden de alta o de baja es el único documento legal que

tiene el almacenista para comprobar ingresos o egresos al almacén, no

pudiendo habilitar ningún otro documento para tal efecto. En caso de que

éste se extravíe, el almacenista demostrará el hecho ante el Alcalde o

Secretario respectivo, para que le expida otra orden con el número de la

pérdida y con la anotación correspondiente. Las copias que hayan quedado

de la pérdida serán anuladas por el Almacenista, pero deben ser

conservadas.

- El almacenista no podrá variar el destinatario ni el lugar de destino en las

órdenes de baja, ni cambiar o reemplazar elementos por otros, aún cuando

sean similares o tengan el mismo valor. Tampoco podrá modificar el

concepto del ingreso en las órdenes de alta y le es prohibido atender

órdenes de alta o de baja que tengan tachones, adiciones, intercalaciones

o correcciones, casos en los cuales se devolverán para que se elaboren

correctamente.



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- Cuando las existencias disponibles en el almacén sean insuficientes en

relación con las cantidades que por baja se deban despachar, el

almacenista hará por escrito las anotaciones del caso y devolverá la orden

para que se elabore por las cantidades que permitan su despacho y no

podrá hacer firmar la orden de baja por el destinatario mientras no le

entregue todos los elementos que en ella figuren, como tampoco expedirle

constancias que posteriormente le entregará determinados bienes.

- El almacenista no podrá admitir como firma de recibo de los elementos que

despache sino la de los Jefes de Oficina o dependencias que en ellas

responden por dichos bienes, con anotación del número de su documento

de identidad y lugar de expedición.

- A ninguna persona se le puede hacer firmar inventario de bienes que no

estén bajo su inmediato control y responsabilidad, sino solamente de los que

tenga a su cargo por haberlos recibido para su uso, cuidado, custodia o

administración o para el desarrollo de su trabajo.

- No pueden seguir figurando en inventario los elementos por daño, pérdida

o destrucción, por lo tanto dichos elementos y sus valores se deben

descargar de ellos.

- Elementos que constituyen la lista de bienes inservibles: Esa cuenta

incluye la lista de los elementos de consumo o devolutivos que se

encuentren dañados, averiados, alterados, destruidos, inutilizados o en

pésimas condiciones, o que se hayan calificado de inservibles y su

contabilización es provisional, por un término máximo de 120 días a partir de

la fecha de su ingreso al almacén, con el objeto de no recargar el almacén

con cosas que le quitan espacio, dificulten su funcionamiento, control,

contabilización y rendición de las cuentas.



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- Ingresos al almacén por compras con destinación especial: Todo ingreso

o egreso de elementos que se produzca en el almacén o en cualquiera de

las oficinas o dependencias del Municipio, se legalizará invariablemente por

medio de una orden de alta o baja, la que se registrará por artículos,

cantidades y valores en las respectivas cuentas y kárdex, aun cuando dichas

operaciones se verifiquen simultáneamente y los bienes se hayan adquirido

con destinación especial.

5. COMPRAS

COMPRAS DIRECTAS. Son aquellas adquisiciones que, por no superar el

10% de la menor cuantía, se hacen por intermedio de órdenes de compras o

suministro, que es el documento con el cual el Alcalde o el delegado solicita

a determinado proveedor o casa comercial el despacho de ciertos elementos

contemplados en el plan de compras para atender necesidades en un tiempo

determinado.

REQUISITOS SEGÚN LA CUANTIA:

- Si el monto es inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía para

contratar, se podrá comprar directamente teniendo en cuenta los precios del

mercado (Consulta del SICE).

- Si la cuantía de la compra que se pretende está entre el diez por ciento de

la menor cuantía para contratar (12.5 SMLMV) y ciento veinticinco (125)

salarios mínimos legales mensuales vigentes, la petición de ofertas o

cotizaciones se hará en forma pública utilizando la convocatoria en los

términos indicados por la Ley. (Decreto 2170 de 2002). Cuando el

presupuesto del Municipio supere los doce mil (12.000) salarios mínimos

legales mensuales vigentes, la menor cuantía será hasta doscientos

cincuenta (250) salarios mínimos legales mensuales y el 10% de la menor



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cuantía hasta 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes. (Decretos 62

de 1996 y 2170 de 2002).

Para todos los procesos contractuales de adquisición de bienes es preciso

consultar los precios del SICE. (Ley 598 de 2000, Decreto No. 3512 de 2003

emanado de la Presidencia de la República).

- Para compras que superen los ciento veinticinco (125) salarios mínimos

legales mensuales, <ó doscientos cincuenta (250) si su presupuesto supera

los doce mil salarios mínimos legales mensuales vigentes> se procederá a

efectuar licitación pública.

COMPRAS QUE REQUIEREN CONTRATO ESCRITO CON

FORMALIDADES PLENAS.

Se requiere de contrato escrito con las formalidades plenas cuando el valor

de la compra excede de quince (15) salarios mínimos legales mensual.

(Decreto 62 de 1996)

PROCEDIMIENTO

- La dependencia solicitante, previa evaluación de sus necesidades,

solicitará los elementos que pueda necesitar para el respectivo año, al

almacén y en forma escrita, dentro de los cinco (5) primeros días, con todas

las especificaciones necesarias.

- El almacenista consolidará los pedidos de las diferentes oficinas

clasificándolos.

- Con base en la consulta de precios del SICE hará los estimativos

respectivos de los valores y de acuerdo con las cantidades establecerá



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montos tentativos, para elaborar junto con las demás Autoridades

designadas por El Alcalde el respectivo Plan Anual de Compras.

- Se establece un monto estimado de los elementos a adquirir, para

proceder a la selección del Contratista en la forma prevista por la Ley.

Cuando el monto a contratar no supere los doce punto cinco (12.5) salarios

mínimos legales mensuales vigentes y la cifra sea representativa, se

solicitará al menos dos ofertas para garantizar así que se efectúa selección

objetiva.

- Obtenida la autorización por parte del Alcalde, se solicitará el certificado

de disponibilidad presupuestal, para efectuar la compra. (Decreto Ley 111

de 1996 Art. 71 inciso primero).

- Teniendo en cuenta la cuantía de la compra se establecerá la necesidad

o no de efectuar convocatoria pública, licitación o no, elaborar contrato con

todos los requisitos establecidos para ello en el estatuto de contratación, o

para emitir orden de pedido.

- Luego de efectuar los trámites a que haya lugar, recibidos los elementos

solicitados al proveedor, el almacenista efectuará el control de la cantidad y

calidad solicitada.

- El almacenista, acto seguido, enviará a la Tesorería: Solicitud del

pedido, las facturas, cotizaciones, certificados de disponibilidad presupuestal

y el acta de recibo o de alta, para efectos de la elaboración y pago de la

cuenta.



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PEDIDO Y COMPRA

- INICIO

- AUTORIZACION DEL ALCALDE

- SOLICITUD DE PEDIDO RECIBIDO EN ALMACEN

- CLASIFICACION DE PEDIDOS

- CONSULTA DE PRECIOS EN EL SICE

- CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

- DISPONIBILIDAD DE CAJA

- COMITÉ DE COMPRAS

- ORDEN DE PEDIDO, CONVOCATORIA PÚBLICA O LICITACIÓN

- INGRESO DE ELEMENTOS

- PAGO

6. INGRESOS AL ALMACEN (ALTAS)

ALTAS POR COMPRAS O IMPORTACIONES

Para su contabilización en el almacén la operación se considera

perfeccionada cuando los elementos ingresen al almacén o depósito, sea

que el pago esté o no realizado. En otros términos, el ingreso está

perfeccionado cuando el jefe de almacén recibe los elementos y firma la

factura o recibo de ellos.

A la llegada de los elementos al almacén, el Almacenista expedirá la orden

de alta correspondiente; verificará ésta con la factura comercial y con la

orden de compra o pedido, para comprobar si se expidió por iguales

elementos, cantidades y valores y se abstendrá de firmarla cuando no

coincida, salvo que se trate de cambio o modificación del nombre para



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ceñirlo al que se haya acordado como genérico en las cuentas e

inventarios.

ALTAS POR SOBRANTES DE INVENTARIO

Se considera que hay ingresos por sobrantes de inventario cuando, al

practicarlo, se encuentre que el número de unidades o especies de

determinado elemento es superior al que a esa fecha muestre la cuenta

respectiva.

Esta mayor cantidad se registrará en relación de sobrantes para analizarla y

determinar la causa que la ocasionó. Si se establece el motivo se

producirá la corrección, pero si no se encuentra, se solicitará al Alcalde la

autorización para la expedición de la orden de alta con la observación de

que se trata de un sobrante en el inventario, cuya causa no pudo

establecerse.

ALTAS POR APARICION DE ELEMENTOS QUE NO FIGURABAN EN LOS

INVENTARIOS O EN LAS CUENTAS DE ALMACEN.

Este caso es similar al anterior, con la diferencia de que la aparición de los

elementos o su aumento de cantidad se observa en una época cualquiera

del año, por confrontación entre las existencias físicas y las que figuren en

los inventarios o en las respectivas cuentas.

Tan pronto esto ocurra se averiguará la causa de la diferencia; si se

encuentra se harán las correcciones del caso, pero de lo contrario, se

solicitará autorización al Alcalde para la expedición de la orden de alta

correspondiente con la observación de que se trata de aparición de

elementos en el almacén.

ALTAS POR COMPENSACION



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Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento de

almacén hayan podido confundirse con otros semejantes, de los cuales hay

cantidades faltantes en el almacén, podrán hacerse las compensaciones del

caso, siempre que se trate de artículos similares, de una misma naturaleza,

o clase, que pueda ser causa de confusión.

En este caso el almacenista expedirá la orden de alta por la cantidad

sobrante compensada y la de baja por la compensación para el egreso de

los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de alta.

Los elementos que no puedan ser compensados deberán darse de alta

como sobrantes, y los faltantes, que no pudieren obtener compensación, se

dejarán a cargo del responsable.

ALTAS POR TRASLADOS RECIBIDOS

Cuando lleguen al almacén elementos por traslados, se verificará que el

alta respectiva contenga las características de denominación establecidas,

número, marca, valor y demás detalles, que serán los mismos que incluya la

orden de baja con la que el almacén envió los elementos, salvo los cambios

de nombres para ceñirlos a los que se hayan acordado como genéricos.

ALTAS POR PRODUCCION DE ELEMENTOS

Cuando el almacenista entregue elementos, materiales o materias primas

para producción de elementos de cualquier naturaleza, exigirá que en las

órdenes de baja se indiquen los nombres de los que con ellos se van a

fabricar o producir y los dará de baja en sus cuentas, pero abrirá una cuenta

transitoria de referencia para su control posterior. Terminado el proceso de

transformación, recibirá los elementos producidos, en cuya orden de alta

debe incluirse una relación de las cantidades de elementos y materiales



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gastados. Con estos datos verificará que las cantidades estén de acuerdo

con las que entregó y que los sobrantes se devuelvan al almacén. Hecha

esta verificación y si está de acuerdo, firmará la orden de alta, descargando

de la cuenta transitoria las cantidades que a dicha orden correspondan,

quedando en esta forma cancelada esa cuenta.

El valor del bien producido se hará con los valores de los materiales que

sirvieron como materia prima más los demás gastos de producción.

Cuando el almacén suministre elementos o materias primas en forma parcial,

la suma de todas las cantidades de los gastados y la de los devueltos deber

ser igual al total de los que suministró para esa producción.

ALTAS POR RECONSTRUCCION DE EQUIPOS

Cuando se produzcan altas por reconstrucción de equipos, el valor que se

ponga al elemento será igual al que tenía antes de su arreglo, más el costo

de los materiales o elementos. Abrirá una cuenta transitoria y procederá en

lo demás como se indica en el numeral anterior.

ALTAS POR DEVOLUCION DE ELEMENTOS O BIENES

Cuando algún empleado necesite devolver al almacén elementos o bienes

de cualquier naturaleza, hará por escrito la solicitud anotando el número de

la baja con que los elementos fueron suministrados y las especificaciones

que cada uno tenía en ella, o en el inventario mediante el cual los hubiere

recibido.

El ingreso al almacén se hará por medio de una orden de alta, previa la

constatación de su estado, clase, calidad, marca, modelos y demás

especificaciones que deben ser iguales a los que figuren en las salidas con



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que se entregaron, o los que incluye el alta si provienen de elementos

recibidos.

Por inventario. Si hecha comprobación anterior se advierte que los

elementos no concuerdan o que han sido sustituidos, no los recibirá y

avisará de ello al Alcalde para que averigüe el motivo del cambio o

sustitución y se deduzcan las responsabilidades consiguientes. Si

encuentra correcta la devolución firmará la orden de alta respectiva y

entregará copia de ella a quien la haya hecho. Esta copia constituye el

único comprobante legal que tiene el responsable que hizo la devolución

para demostrar la entrega y para descargar los elementos de sus

inventarios.

El almacenista no podrá expedir recibo de elementos devueltos en

comprobantes distintos a la copia de alta con que ellos ingresaron al

almacén.

ALTAS POR LLEGADA DE ELEMENTOS SIN SU DOCUMENTACION.

Cuando por adquisiciones o compras lleguen al almacén elementos o bienes

que no vengan acompañados de su documentación o falte alguno de los

comprobantes, el almacenista dará aviso escrito al Alcalde y en opinión de

éste o de su representante, procederá a desempacarlos, elaborando una

relación con la cantidad de cada elemento, marca, modelo, calidad, envase

y demás detalles, a fin de que éste último efectúe un avalúo aproximado de

cada uno, con base en los documentos disponibles, para darlos de alta

provisionalmente. Tan pronto lleguen los documentos faltantes se hará la

liquidación definitiva y las diferencias que resulten entre los valores

calculados y los reales se legalizará por asiento contable, corrigiendo en las

cuentas los valores que provisionalmente se hubieren asignado a cada

elemento. Si alguno de ellos ya ha sido despachado, el almacenista dará

aviso a los destinatarios para que hagan la corrección de su valor en las



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cuentas o inventarios. Copia de los asientos y de las relaciones de

modificación de valores se adjuntará a la orden de alta inicial como

constancia de su modificación y de los nuevos precios correspondientes a

los elementos en ella detallados.

ALTA POR SUMINISTRO DE OTRAS ENTIDADES.

Cuando una entidad aporte elementos por cualquier concepto, el

almacenista los recibirá de acuerdo con la orden de alta que debe ser igual

al recibo que de ellos haya firmado, salvo las modificaciones de nombres

para ajustarlos a la clasificación genérica de inventarios.

ALTA POR APROVECHAMIENTO DE INSERVIBLES:

Cuando se dieren de baja elementos inservibles, de los cuales puedan

aprovecharse partes utilizables que no sea conveniente desperdiciar o

destruir, se hará una relación de éstas y se enviará por el almacenista al

Alcalde para que se haga o autorice el avalúo de ellos y se produzca la

orden de alta para su ingreso al almacén.

ALTA POR DONACION U OBSEQUIO:

Hay donación u obsequio cuando por liberalidad de una persona se

transmite gratuitamente el dominio de una cosa que le pertenece a favor del

Municipio que la acepta.

Para recibir bienes de este título se requiere el cumplimiento de los

siguientes requisitos:

a) Ofrecimiento escrito del donante con detalle de los bienes y de las

condiciones que exige sobre el uso y destino que debe dársele.



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b) Copia de la respuesta de aceptación del Municipio de Guasca firmada

por el Alcalde.

d) Acta de recibo de los bienes firmada por el donante, el Alcalde y el

almacenista.

e) Autorización del Alcalde para la elaboración de la orden de alta.

En todo caso de donación, además de los requisitos citados, se cumplirá las

normas legales establecidas en el Código Civil para esta clase de actos.

De los bienes donados se elaborará relación detallada para su registro en

los inventarios.

ALTA DE BIENES POR REPOSICION:

Hay reposición cuando se reemplaza o entrega lo que hace falta. Para

recibir bienes por reposición, cuando el responsable los entrega en igualdad

de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida

y estado de los que faltan, se requiere el cumplimiento de los siguientes

requisitos:

a) Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes, ofreciendo los

que va a reponer y el detalle de ellos.

b) Aceptación de que se haga la reposición expedida por el Alcalde

Municipal.

c) Constitución de la comisión que debe estudiar los bienes ofrecidos en la

cual deben estar el Alcalde Municipal o un delegado y el almacenista,



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con el fin de dar concepto sobre si los bienes ofrecidos son iguales a los

faltantes.

d) Acta de recibo firmada por las personas que integren la comisión y el

responsable que los repone.

e) Si los bienes se habían dado de baja, se expedirá la orden de alta

correspondiente respaldada en el acta respectiva.

7. EGRESOS DE ALMACEN (BAJAS)

BAJAS POR ENTREGA O SUMINISTRO DE BIENES

Una orden de baja tiene que estar soportada en un pedido que haya hecho

cualquier dependencia del Municipio. Tan pronto se entregue la totalidad de

los elementos que figuren en ella, se hará firmar todos los ejemplares por el

destinatario responsable, con anotación del número de su cédula y

entregará la copia correspondiente. Si los elementos que se despachan son

devolutivos, deberán anexarse al inventario de cada dependencia.

BAJAS POR ENTREGA PARA PRODUCCION O RECONSTRUCCION DE

ELEMENTOS O EQUIPOS

Cuando el almacenista entregue elementos, materiales o materias primas

para la producción o reconstrucción de elementos o equipos, exigirá que en

la orden de baja se indique el nombre de los que se van a producir o

reconstruir y se procederá a elaborar la documentación correspondiente.

BAJAS POR TRASLADO DE ELEMENTOS



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Cuando el almacenista reciba una solicitud de salida por traslado de

elementos, procederá a egresarlos creando una cuenta transitoria. Si la

salida de los elementos es transitoria, velará porque la devolución de ellos

se haga en el tiempo establecido, que se devuelvan los mismos elementos

que suministró inicialmente y que las condiciones de ellos sean iguales a

cuando se egresaron transitoriamente. Si advierte diferencias o sustitución

de ellos, lo hará constar en el recibo que expida y lo pondrá en

conocimiento del Jefe (Alcalde) para que se inicien las averiguaciones del

caso. Si la devolución es correcta, expedirá la orden de alta respectiva y

con ella efectuará el ingreso al almacén en la cuenta general y cancelará la

cuenta transitoria.

BAJAS POR HURTO O ROBO.

Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios del

almacén los elementos cuya pérdida haya sido causada sin culpa o dolo del

responsable.

Para dar de baja elementos en estas circunstancias se debe seguir el

siguiente procedimiento:

- Constancia del aviso escrito de la pérdida.

- Acta de inspección en la cual conste la fecha en el que el hecho tuvo

lugar, del día en que se practicó la inspección, lista de los bienes cuya

pérdida se establezca de acuerdo con el inventario y el valor de ellos.

Las actas deben levantarse inmediatamente suceda o se descubra el hecho

y será la base de comprobación para la solicitud de exoneración del

responsable. En el levantamiento del acta para estos eventos deben



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participar: El Alcalde o un delegado, el Almacenista y el jefe de la oficina de

Control Interno o un delegado.

Si el responsable de la pérdida fuere uno de los jefes que deba intervenir en

el acta, figurará en ella como responsable y no como funcionario del cargo

que desempeña. Cuando alguno de los funcionarios que deban hacer parte

en esta diligencia no esté en ella y sea imposible una delegación por su

parte, se prescindirá de él dejando la respectiva constancia en el acta, con el

fin de no demorar la diligencia.

El acta debe ir firmada por todos los que en la diligencia intervinieron y por

el responsable de los elementos perdidos.

- Constancia de la denuncia puesta personalmente por el responsable de

los bienes ante autoridad competente.

- Los documentos que puedan probar las gestiones adelantadas por el

responsable para lograr la recuperación de los bienes perdidos.

Comprobada la pérdida sin culpa o dolo del responsable se expedirá la

orden de baja respectiva.

Si los hechos han originado un proceso de responsabilidad fiscal por parte

de la Contraloría, la baja de bienes no podrá producirse hasta tanto haya

sido fallado el proceso sin culpa para el responsable.

No se aceptarán bajas de bienes por hurto o robo cuando el responsable

formule el denuncio después de treinta (30) días de sucedido o conocido el

hecho, como tampoco cuando pida su legalización después de noventa (90)

días, sin comprobar previamente los motivos que justificaron esta demora. Si

ellos no se comprueban continuarán a cargo del responsable.



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24

Si como consecuencia de la investigación, o posteriormente apareciere

bienes que se hubieren dado de baja por considerarlos perdidos, se

producirán altas respectivas con los correspondientes ingresos al almacén y

en los inventarios del responsable, con las mismas especificaciones y

valores que antes tenían, salvo que hayan sufrido depreciación; en cuyo

caso se seguirá el procedimiento señalado para el efecto.

BAJAS POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR.

Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios los

elementos cuya pérdida o destrucción hubiera ocurrido por caso fortuito o

fuerza mayor, sin culpa o dolo del responsable. Para la baja de elementos

por estas circunstancias, se seguirá el siguiente procedimiento:

- Constancia de aviso escrito dada por el responsable de los bienes.

- Acta de inspección levantada en el lugar del siniestro en igual forma que la

establecida para el caso de hurto o pérdida.

- Declaraciones juradas ante autoridad competente de dos testigos hábiles

a quienes consten los hechos y la consiguiente pérdida o depreciación de

los bienes; o cualquier otro medio probatorio eficaz que demuestre su falta

de responsabilidad en los hechos.

- Los documentos probatorios de las gestiones hechas por el responsable

para obtener el salvamento de los bienes.

Si la Contraloría ha iniciado un proceso de responsabilidad fiscal por los

hechos que originaron la pérdida de los elementos, éstos no podrán darse

de baja hasta tanto se produzca el fallo definitivo sin responsabilidad fiscal y



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25

se hará en los mismos términos y condiciones establecidos en el numeral

anterior:

- No se aceptará baja o depreciación de bienes por caso fortuito o fuerza

mayor cuando el responsable pida su legalización después de noventa (90)

días de sucedido o conocido el hecho, sin comprobar previamente los

motivos que justifiquen esta demora, y si ellos no se comprueban

continuarán a cargo del responsable.

- Cuando se presuma que hubo acción criminal, o que valiéndose del

suceso, desaparecieron o se ocultaron bienes, el responsable de éstos

formulará el denuncio ante autoridad competente y enviará al Almacén

indicación de la fecha y de la persona que lo presentó, debiendo allegar

posteriormente certificando del estado de la investigación penal expedido

por la autoridad que la adelanta.

- Respecto a la aparición de bienes que se hubieren dado de baja bajo éstas

circunstancias se procederá igual que en el numeral anterior.

BAJAS POR PERDIDA DE BIENES EN PODER DEL PERSONAL.

Se produce cuando a un funcionario se le extravíen los elementos que le

han sido entregados para el desarrollo de sus funciones.

Para la baja de estos elementos se procederá así:

- Se hará una relación pormenorizada de los bienes con las características,

cantidades y valores que figuren en el inventario.

- Cotización comercial de los bienes o avalúo por parte del Almacenista.



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26

- Orden de descuento dada al pagador para que se le efectúe el cobro al

responsable.

- Constancia del descuento y recibo de consignación en la cuenta

correspondiente.

- Efectuando el pago por el responsable se podrá dar de baja los mismos y

descargar de su inventario.

- Si el responsable a quien se le efectuó el descuento llegare a comprobar

que no tuvo responsabilidad en la pérdida, tendrá derecho a que

inmediatamente se le devuelva el valor total que haya pagado o que se le

haya descontado, mediante resolución.

BAJAS POR MERMA, ROTURAS O DESUSO.

Es el promedio mediante el cual se descargan de los inventarios los

elementos que presentes merma, rotura, desuso o vencimiento por causas

no imputables a culpa o dolo del responsable.

PROCEDIMIENTO:

- Acta en la que incluya relación pormenorizada de los bienes con

constancia de que han sufrido mermas o daños y las causas que los

produjeron.

- Destrucción física de los elementos cuando sea del caso con la

intervención de un representante de control interno, de lo cual se dejará

constancia.



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27

- Expedición de la orden de baja de los inventarios del responsable.

- Si se trata de mermas, la baja se expedirá únicamente por la cantidad

faltante.

BAJA DE BIENES INSERVIBLES.

Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios los

bienes que por vencimiento del tiempo calculado para su servicio, duración o

trajín y debido al desgaste por el uso, fragilidad o causas semejantes que

justifiquen su baja.

PROCEDIMIENTO:

- Los bienes muebles se podrán vender por el sistema de la subasta pública

o sistema de martillo.

- Para los que no se puedan vender, se hará la destrucción física, de la cual

se levantaría un acta por los que intervienen.

- Relación detallada de los elementos vendidos o destruidos, con todas sus

características, cantidades y valores que figuren en los inventarios.

- Expedición de la orden de baja.

BAJAS POR DESMANTELAMIENTO DE MAQUINAS, EQUIPOS,

APARATOS.

Para dar de baja máquinas, equipos, aparatos, etc. por desmantelamiento,

cuando su estado, posible pérdida total o parcial, costo de sostenimiento o



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28

vigilancia, inutilidad o grave daño, que hagan aconsejable esta medida para

aprovechar las partes utilizables, se requiere el cumplimiento de los

siguientes requisitos:

- Solicitud escrita del Almacenista al Alcalde con enumeración de cada uno

de los que se van a desmantelar, clase, marca, número, capacidad, detalles

y valores de inventario que permitan su exacta y completa identificación,

anotando su procedencia, tiempo aproximado de servicio y motivos que

justifican el desmantelamiento.

- Nombramiento por parte del Alcalde de la comisión que verificará el

desmantelamiento y el consecuente aprovechamiento de las piezas o partes

utilizables. En dicha comisión estará un representante por control interno.

- Diligencia del desmantelamiento y elaboración del acta respectiva firmada

por los integrantes de la comisión. En el acta se dejará constancia de todos

y cada uno de los bienes a desmantelar con todas las características, así

como las partes, piezas, repuestos que resultaren, separándolos en

inutilizables y utilizables, con los respectivos avalúos. Posteriormente se

procederá a la expedición de la orden de baja de los bienes que se

desmantelan lo mismo que de la orden de alta de los bienes, piezas, partes

o repuestos utilizables, a los cuales se les dará ingreso con los avalúos que

para ellos haya fijado la comisión.

BAJAS POR VENTA EN PÚBLICA SUBASTA.

- Ventas por pública subasta es el procedimiento general establecido para

vender bienes oficiales y requiere el cumplimiento de los siguientes

requisitos:



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29

- Autorización otorgada al Alcalde por el Concejo Municipal, cuando la Ley

así lo determine.

- Certificación del almacenista de que los bienes no son necesarios en

ninguna dependencia del Municipio, de que no hay solicitud de compra de

los mismos, o de que se encuentran contabilizados como bienes inservibles.

- Relación pormenorizada de los bienes con indicación de cantidad, clase,

estado, especificaciones y valores con que figuren en los inventarios.

- Avalúo de los bienes de acuerdo a los procedimientos establecidos en las

normas legales vigentes.

- Se dará información al público por los medios oficialmente establecidos

para la convocatoria pública, en los cuales se indicará la fecha, hora y lugar

donde se llevará a cabo; calidad y avalúo de los bienes, los datos

necesarios para su identificación y lugar donde podrían inspeccionarse si

son inmuebles y forma de las ofertas.

- Entre la fecha de la última publicación y la subasta mediará un término

mínimo de cinco (5) días si se trata de bienes muebles y de quince (15) días

si se trata de bienes inmuebles.

- Para hacer postura se requiere haber consignado en la tesorería del

Municipio el veinte por ciento (20%) del valor del avalúo.

- Las ofertas podrán ser verbales o escritas, circunstancia que deberá

informarse en el aviso. En el primer caso, la subasta pública durará por lo

menos tres (3) horas; en el segundo, las ofertas se recibirán hasta la hora

señalada como límite de su presentación y se depositarán en una urna

dispuesta para el efecto, previamente señalada, en presencia del control



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30

interno. Ninguna subasta podrá hacerse por sistema mixto, esto es, verbal y

escrita y será válida así haya un solo postor.

- La subasta deberá ser presenciada por un representante del control

interno, quien también firmará el acta correspondiente.

- La adjudicación debe hacerse públicamente tan pronto como se haya

terminado la subasta, al mejor postor, sobre la base del avalúo. Si la

subasta fuere con ofertas escritas o verbales, en caso de empate se

adjudicará al postor que primero haya hecho la consignación del veinte por

ciento (20%), lo que se determina con la numeración y fecha de los recibos

de caja correspondientes.

- Una vez realizada la subasta pública se procederá de la siguiente manera:

- Aprobada la adjudicación se devolverá a los postores no favorecidos los

depósitos que hayan consignado. El depósito del adjudicatario se abonará

al precio de la venta.

- Nadie podrá hacer postura por un tercero si no presenta poder.

- El adjudicatario dispondrá del término de cinco (5) días calendario para

completar el pago, so pena de perder en favor del Municipio la suma

consignada para hacer postura.

- Garantías en caso de ventas a plazo: Cuando por la enajenación de bienes

del Municipio se concediere plazo para el pago, el alcalde determinará y

calificará previamente la garantía que debe presentar el adjudicatario para

asegurarlo. En caso de bienes inmuebles la garantía será hipotecaria.



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- Ausencia de postor: Cuando una subasta pública se deba declarar

desierta porque no se presentó postor alguno, se procederá a una segunda,

previo reavalúo y si se declarará desierta también la segunda, se procede a

la venta con una rebaja no menor del treinta por ciento (30%) del último

avalúo.

- Suspensión de la subasta: Una subasta se puede suspender en cualquier

momento si hay acuerdo entre los compradores para hacer más o menos la

misma oferta, para no sobrepasar la anterior o para perjudicar la subasta en

cualquier forma, lo mismo que cuando no concurra sino un solo comprador.

8. INVENTARIOS

INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

Elaborar el inventario es registrar en forma ordenada y detallada los

elementos que tiene el Municipio con anotación de las especificaciones de

identidad, clase y uso, cantidad, valor, estado de conservación o

funcionamiento, clasificándolos de acuerdo con la naturaleza, uso o destino.

El inventario debe elaborarse cuidadosamente para que los posteriores que

se produzcan sólo requieran de actualización mediante la verificación física

de las existencias, su confrontación con el inventario inmediatamente

anterior y observación del estado de los elementos, constatando que los

nuevos ingresos y egresos se han registrado correctamente.

Es conveniente acogerse al sistema de presentación del inventario

establecido por el Departamento de Cundinamarca, el cual es tomado del

Índice Universal de Inventarios, aunque eventualmente se puede utilizar otra

clasificación, la cual será determinada previamente por El Alcalde.



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La presentación actualizada e inmediata de los datos concernientes a las

existencias mínimas, costos y movimientos de entradas y salidas de

almacén, evitan errores o riesgos como pérdidas, inmovilización, deterioro,

mermas y desperdicio de elementos.

PROCEDIMIENTO:

Con base en los datos existentes se van registrando en el formulario

inventario físico de los elementos por grupos y agrupaciones que indican

claramente la clase que debe incluirse en cada uno de ellos.

Los grupos y agrupaciones dados en el Indice Universal de Inventarios

(Resolución Orgánica No. 04/60 de la Contraloría General de la República y

Decreto No. 02624 de 1995 del Departamento de Cundinamarca) son los

siguientes:

GRUPO 1 ELEMENTOS DE CONSUMO

Agrupación 1 01 Aceites, grasas y lubricantes.

Agrupación 1 02 Combustibles.

Agrupación 1 03 Drogas, elementos odontológicos, de laboratorio y sanidad.

Agrupación 1 04 Elementos para construcción, instalación, campa, industria, taller y

Labores.

Agrupación 1 05 Explosivos.

Agrupación 1 06 Forrajes y alimentos para animales.

Agrupación 1 07 Insecticidas, fungicidas, herbibicidas, roedenticidas y Bactericidas.

Agrupación 1 08 Materiales o materias primas para construcción, instalación, campo

industria, taller y labores.

Agrupación 1 09 Semillas y abonos.

Agrupación 1 10 Útiles de escritorio, oficinas, dibujo, papelería.

Agrupación 1 11 Víveres, rancho, licores.

Agrupación 1 12 Repuestos para máquinas y equipos.



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Agrupación 1 13 Utensilios de uso de uso doméstico o personal.

Agrupación 1 14 Vestuario, ropa y equipos para dotación.

Agrupación 1 15 Materia prima para inseminación artificial.

Agrupación 1 16 Otros elementos de consumo

GRUPO 2 ELEMENTOS DEVOLUTIVOS

Agrupación 2 01 Armas, accesorios y repuestos.

Agrupación 2 02 Discotecas y musitecas.

Agrupación 2 03 Elementos de culto.

Agrupación 2 04 Elementos de museo.

Agrupación 2 05 Elementos y equipos para arneses, arreo y ataje y sus Accesorios.

Agrupación 2 06 Equipos y máquinas para comedor, cocina, despensa y sus

Accesorios.

Agrupación 2 07 Equipos y máquinas para comunicación, detección, radio,

televisión, señales, sonido, radar, fotografía y protección y

sus accesorios.

Agrupación 2 08 Equipos y máquinas para construcción, instalación, campan,

industria, taller, labores y sus accesorios.

Agrupación 2 09 Equipo y máquinas para deporte, gimnasia, juegos y sus

Accesorios.

Agrupación 2 10 Equipos y máquinas para laboratorios, profesionales,

Científicas, enseñanza y sus accesorios.

Agrupación 2 11 Equipos y máquinas para medicina, odontología,

veterinaria, rayos X, sanidad y sus accesorios.

Agrupación 2 12 Equipos y máquinas para oficina, contabilidad, dibujo y

sus accesorios.

Agrupación 2 13 Equipos y máquinas para transporte y sus accesorios.

Agrupación 2 14 Herramientas y sus accesorios.

Agrupación 2 15 Instrumentos musicales y sus accesorios.

Agrupación 2 16 Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas,

hemerotecas y revistas.

Agrupación 2 17 Llantas y neumáticos.

Agrupación 2 18 Mobiliario y enseres.



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Agrupación 2 19 Semovientes.

Agrupación 2 20 Vestuario, ropa y equipo.

Agrupación 2 21 Material rodante, máquinas y equipos y sus accesorios.

Agrupación 2 22 Material fijo, máquinas, equipos y sus accesorios.

Agrupación 2 23 Materiales y equipos de vías, redes, instalaciones, cables,

Puertas y accesorios.

Agrupación 2 24 Equipos y máquinas de procesamiento de datos

Agrupación 2 25 Sistema de programación o soporte lógico de los equipos de

Procesamiento de datos (Software).

Agrupación 2 26 Otros elementos.

GRUPO 3 INMUEBLES

Agrupación 3 01 Acueductos, estructuras y construcciones.

Agrupación 3 02 Aeródromos y pistas de aterrizaje.

Agrupación 3 03 Alcantarillados, construcciones y estructuras.

Agrupación 3 04 Centrales eléctricas, construcciones y estructuras.

Agrupación 3 05 Carreteras, vías y zonas.

Agrupación 3 06 Edificios y otras construcciones.

Agrupación 3 07 Minas, salinas, yacimientos y bancos.

Agrupación 3 08 Obras portuarias.

Agrupación 3 09 Plantas, construcciones y estructuras.

Agrupación 3 10 Terrenos.

Agrupación 3 11 Terrenos con edificios o construcciones.

Agrupación 3 12 Otros inmuebles.

- El inventario debe contener únicamente los bienes clasificados como

elementos devolutivos y los bienes inmuebles.

- Cuando por la naturaleza, uso, destino o aplicación que se dé a los

elementos devolutivos estos se convierten en de consumo o viceversa, o

cuando los clasificados como inmuebles se conviertan en elementos

devolutivos o de consumo, o viceversa, se producirá su traslado a la

agrupación que les corresponda, y su contabilización y movimiento en los



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inventarios y cuentas se hará por medio de orden de alta y de baja de

almacén con base en los comprobantes respectivos.

INVENTARIOS FISICOS

El inventario físico material lo constituyen las existencias verificadas,

contemplando los factores descritos de los artículos, cantidad y valuación.

INVENTARIOS PERIODICOS Y/O PARCIALES

Los inventarios periódicos y/o parciales sirven para constatar las cantidades

reales indicadas en los inventarios totales. Estas dos modalidades de

inventarios totales y parciales son complementarias y éstos suelen suceder

a los inventarios totales, a la vez que facilitan información decisiva para el

Municipio cuando necesite elementos o bienes.

- En los inventarios periódicos se toma como referencia el tiempo y se hacen

trimestrales, semestrales, anuales o por fracción de tiempo.

- Los inventarios parciales son aquellos que se realizan por dependencia,

unidad de trabajo, etc., y que obedecen a cambios o responsables,

estimación de cantidad de pedido, o a mecanismos de control.

PROCEDIMIENTO PARA LEVANTAR INVENTARIOS FISICOS

El levantamiento de un inventario total requiere de un esfuerzo grande por

parte del personal que los realiza, por la limitación del tiempo.

Para facilitar la elaboración de un inventario total es conveniente hacer una

programación integral que incluya los siguientes tópicos:



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- Fechas para su realización: Con el fin de no causar traumas al Municipio,

se debe programar una fecha en la cual no haya mucho movimiento en el

almacén; y en la medida de lo posible antes de las fechas de

reabastecimiento, buscando la existencia de poca cantidad de elementos.

- Desarrollo del programa e instrucciones: Es necesario elaborar un

programa y proporcionar al personal los elementos necesarios para su

labor. Deben determinarse horarios y asignar labores precisas a cada

persona de manera que eviten confusiones y malos entendidos.

- Escogencia y preparación del personal. Es indispensable seleccionar un

buen equipo de colaboradores, conocedor de los elementos que van a ser

verificados y familiarizados con su manejo.

- Preparación del almacén para el conteo. Es necesario desalojar los

elementos que van a ser devueltos o que estén listos para su despacho,

antes de la fecha de iniciación de los inventarios para que no se presenten

interferencias y/o recepción o suministro de elementos.

- Organización física del almacén. Se debe separar los elementos que

estén clasificados como obsoletos y de baja con el fin de facilitar la tarea a

las personas que realizarán el inventario. Posiblemente será necesario

identificar ciertos materiales, reclasificarlos y localizar en un mismo sitio

aquellos iguales.

- Definir políticas de conteo. Como es muy posible que se encuentren

diferencias entre la cantidad física y el saldo en el kárdex, es necesario

definir en qué circunstancia se deben desarrollar los conteos y cruces entre

sobrantes y faltantes.



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- Para comprobar la exactitud de saldos existen básicamente tres métodos y

en los tres es necesario hacer el inventario físico (muestreo, verificación total

y principio A B C), diferenciándose solo en el número de grupos o

elementos que se verifiquen en cada ocasión. Estos métodos son:

- Muestreo.

Es muy utilizado por los revisores fiscales para verificar unos pocos

elementos tomados al azar, de esta manera se puede determinar qué

porcentaje de cuentas está correcto sin necesidad de revisarlas todas. En

este caso se escogen grupos y elementos de diferentes valores.

- Verificación total.

Consiste en la verificación de todas y cada una de las cuentas por lo menos

una vez al año. Se realiza el inventario físico con base en un programa

previo en el cual se determina qué ítems deben ser verificados y en qué

fechas. De esta manera, según sea la política del Municipio, es posible que

no sea necesario realizar el inventario total a fin de año. Simplemente se

toman los datos de las existencias como cifras reales y así se pasan en los

informes.

- Principio ABC de existencias.

Con el principio de análisis A.B.C. de existencias, se seleccionan los

elementos más valiosos, a los cuales se les llevará un control más estricto.

Esto mismo puede hacerse con los elementos vitales y determinar para

estos ítems una mayor frecuencia de verificación por año, que pueden ser

tres, cuatro o más veces según su importancia en valores o frecuencia del

consumo.



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INVENTARIOS EN LIBROS

El inventario en libros, contable, perpetuo o permanente, consiste en

registros contables que determinan las cantidades de artículos valorizados,

respecto de los cuales existe la presunción de que están en existencia.

- Respaldo de inventarios: El inventario en libros, se confrontará anualmente

con las existencias reales en el almacén, mediante verificación física de las

mismas, así como de todos los elementos devolutivos en servicio.

- Existencias: Se van presentando en los nuevos saldos, resultando del

movimiento de entradas y salidas.

- Valorización: Las compras se contabilizan por costos y las ventas por el

valor de las mismas.

- Valuación o devaluación de inventarios: La valuación o devaluación de

inventarios se hará de acuerdo a las normas existentes, establecidas por el

gobierno nacional.

INVENTARIOS ESTIMATIVOS.

Se denominan así los constituidos por cálculos aproximados del valor de las

existencias, mediante el empleo de métodos diferentes a los relacionados

con los inventarios físicos en libros.

DIFERENCIAS ENTRE INVENTARIOS



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La diferencia entre inventarios en libros y el físico, será objeto de asiento de

ajuste.

CLASIFICACION Y CONTROLES RECIPROCOS DE “ENTRADAS Y

SALIDAS”

Es conveniente clasificar los comprobantes en dos grupos a saber:

ENTRADAS: Que se controlan por las compras o recibos de los artículos.

SALIDAS: Que se controlan por las ventas o despachos de elementos.

TARJETAS DE INVENTARIO PERMANENTE

Las tarjetas de inventario permanente, tendrán además de los datos

generales que sea necesario emplear, tres columnas a saber:

1) Entradas

2) Salidas

3) Saldos (unidades y valores)

- En la columna de entradas, se debe consignar la fecha, cantidad de

elementos recibidos, costos por unidad y el valor total de la remesa o

despacho.

- En la columna de salidas se debe registrar además de la fecha, los

elementos despachados y los que se entreguen para la venta, consumo o

servicio, la cantidad y su costo. Es conveniente verificar que los valores

unitarios descargados, correspondan al costo indicado en la tarjeta.



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- En la columna de saldos, se debe anotar el saldo o sea la diferencia entre

las cantidades de elementos recibidos y los entregados.

Se entiende por costo el valor principal de los elementos según factura, más

fletes, acarreos, etc., que dichos materiales causen hasta llegar al sitio de

destino.

KARDEX DE ALMACEN

Como instrumento auxiliar del Municipio se debe mantener actualizado un

kárdex de los bienes que se poseen, clasificando los elementos en tres

grupos, así:

- Elementos de consumo.

- Elementos devolutivos.

- Inmuebles.

Se deben tener en cuenta las siguientes normas:

- Para cada elemento existirá una tarjeta en donde se condense la

información referente a características del elemento, código, localización,

valor, movimientos de ingreso y egreso, saldo, etc.

- Toda alta o baja debe registrarse cronológicamente en las tarjetas o

registros sistematizados con el objeto de hacer coincidir los saldos con la

existencia física y que se mantengan actualizados.

- Un sólo funcionario deberá hacer los registros para poder establecer

responsabilidades por las inconsistencias que puedan.



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- Para efecto del valor en el registro en las tarjetas de Kárdex de los

elementos que ingresan al almacén, se utilizará el sistema PROMEDIO. Esto

es, se suma el valor total del saldo en la tarjeta con el valor total de los

elementos que van a ingresar y la suma de los dos totales se divide por el

total del número de elementos resultante de sumar los que había con los que

ingresan.

- Para efectos de un mejor control es importante que ningún registro se haga

a lápiz si éstos son manuales.

VALORACION DE INVENTARIOS

Los inventarios deben estar valorizados con el precio que corresponda a

cada bien o elemento que en ellos figuren tomando de una de las

siguientes fuentes:

PARA ELEMENTOS DEVOLUTIVOS

- El que figure en el inventario anterior.

- Aquel con que lo haya entregado al proveedor.

- El de compra o con el que haya llegado a la oficina.

- El que fije el Municipio por avalúo.

PARA LOS INMUEBLES

- El avalúo catastral.

- El que tenía en el inventario anterior.

- El de compra.

- El que fije el Municipio mediante avalúo.



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PROCEDIMIENTO EN CASO DE FALTANTES, DAÑOS O DEPRECIACION

DE BIENES

Corresponde al responsable de los bienes adelantar las diligencias

pertinentes y allegar los documentos probatorios del hecho de acuerdo con

el siguiente procedimiento:

- La persona que tuviere a cargo los bienes dará informe escrito y detallado

de lo ocurrido al Tesorero, al Jefe de Control Interno y al Jefe del almacén,

dejando constancia en la copia de este informe de la fecha en que lo envió o

entregó.

- Tan pronto como los destinatarios reciban el informe en cuestión o tengan

conocimiento de lo ocurrido por cualquier otro conducto, pasará informe

escrito al alcalde para que ordene la iniciación de la investigación.

- Simultáneamente se ocupará de que la persona a cuyo cargo figuren los

bienes se cumplan las diligencias necesarias para obtener la recuperación,

reparación, reposición o pago de lo perdido, dañado o depreciado, o para la

debida legalización de la pérdida, daño o deterioro, mediante la práctica de

diligencias de inspección, levantamiento de las actas consiguientes, cita de

los testigos, si los hubiere y presentación del denuncio ante las autoridades

competentes.

- Si dicha persona no diere cumplimiento a estas formalidades o hubiere

abandonado el cargo y no se le pueda localizar, el almacenista formulará el

denuncio, promoverá las diligencias de inspección, hará levantar las actas

respectivas y adelantará todas las diligencias a las que haya lugar.

- Cuando la persona responsable de los faltantes, daños o depreciaciones

no de oportunamente el informe y el hecho se descubra por cualquier otro



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medio, esta circunstancia constituirá presunción de negligencia y descuido

en el manejo de los bienes a su cuidado y se tendrá como agravante de su

culpabilidad, para el sólo efecto de la investigación administrativa.

9. RESPONSABILIDADES

DEL ALMACENISTA

- El almacenista responderá únicamente de los elementos de consumo y

devolutivos que por cualquier concepto tenga en existencia en el almacén o

depósitos, de los devolutivos que tenga para su servicio y de los que haya

entregado a personas que dependan de él, lo mismo que de los inmuebles

que por inventario se les haya entregado para el uso de sus oficinas,

almacenes o depósitos.

- Como empleado de manejo es responsables por la administración, custodia

y distribución de los bienes del Municipio.

- Es responsable por la verificación de la calidad de los bienes que a

cualquier título adquiera el Municipio y que deban ser entregados a ésta a

través de su dependencia.

- Es responsable por la rendición de las cuentas en los términos condiciones

y formatos que para el efecto haya destinado la Contraloría Departamental.

- Es responsable por la actuación y valoración de los inventarios del

Municipio.

DEL BODEGUERO DESPACHADOR (CUANDO SEA CONVENIENTE

TENERLO).



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44

- Responderá por los elementos devolutivos que tenga en la bodega para el

normal desarrollo de sus funciones.

- Responderá por los bienes del Municipio que estén en dicho sitio.

- Responderá por la verificación de la cantidad y calidad de los bienes que

adquiera el Municipio y sean entregados en la bodega.

DE LOS DEMAS JEFES DE DEPENDENCIAS

- La firma de los inventarios por parte de los jefes de dependencia los hace

responsables administrativa y fiscalmente de los bienes que queden a cargo

y, por lo tanto, serán responsables directa o indirectamente e

individualmente por la pérdida, daño o depreciación de los mismos, salvo

que provengan de deterioro natural por razón del uso legítimo o de otra

causa justificada.

Tramitar, recepcionar y distribuir los bienes insumos y devolutivos adquiridos

por el Municipio.

Corresponde al almacenista elaborar información tal como:

- Cotizaciones.

- Compras.

- Entrada y salidas de almacén.

- Inventarios.

PROCEDIMIENTO:

Una vez recibida la orden de suministro la cual debe estar acompañada de;



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- Orden de suministro.

- Firma del ordenador.

- Disponibilidad presupuestal.

Se inicia el proceso de almacén con:

COTIZACIONES

Para las cotizaciones se procede conforme a la Ley, es decir, la compra se

hace por:

ORDEN DE SUMINISTRO

CONVOCATORIA

CONTRATO

LICITACION

Las compras tienen relación directa con el acto administrativo que le da

soporte legal, orden de suministro, contrato, etc.

En todos los casos se debe cumplir los principios de transparencia y

economía.

10. ENTRADAS AL ALMACEN

Para oficializar la entrada el bien se debe elaborar el informe de recibo

respectivo el cual tiene como soporte el ingreso satisfactorio a almacén del

bien adquirido. De la misma forma el bien se registra en Kárdex con el valor

de la remisión.



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11. BAJAS DE ALMACEN

Se tramitan mediante orden interna de pedido la cual firma el jefe de la

Dependencia solicitante con el visto bueno del ordenador del gasto.

El almacén procede a elaborar comprobante de entrega el cual firma el

solicitante, como consecuencia de haber recibido a satisfacción, con ésta

orden se registra la salida del bien en el Kárdex.

12. RESPONSABLE

Almacenista por el uso, administración y conservación de los bines.

- FLUJO DE INFORMACION

- PEDIDO

- COTIZACION

- ORDEN DE COMPRA

- COMPRA

- INFORME DE RECIBIDO

- SALIDAS

- ACTUALIZACION KARDEX.



Municipio de Guasca

Alcaldía Municipal




47

13. FORMATOS

ORDEN DE ALTA

FECHA NUMERO FACTURA

GRUPO Y DETALLE CANTIDAD PRESENTACION

VALOR

UNITARIO

VALOR

TOTAL

SUBGRUPO

TOTAL

OBSERVACIONES

FIRMA ALMACENISTA FIRMA ALCALDE MUNICIPAL



Municipio de Guasca

Alcaldía Municipal




48

ORDEN DE BAJA ELEMENTOS DE CONSUMO

FECHA DEPENDENCIA


VALOR

UNITARIO

VALOR

TOTAL

SUBGRUPO

TOTAL

OBSERVACIONES

FIRMA ALMACENISTA FIRMA ALCALDE MUNICIPAL

FIRMA JEFE

DEPENDENCIA RECIBIDO POR



Municipio de Guasca

Alcaldía Municipal




49

ORDEN DE BAJA DEVOLUTIVOS

FECHA DEPENDENCIA


VALOR

UNITARIO

VALOR

TOTAL

SUBGRUPO

TOTAL

OBSERVACIONES

FIRMA

RESPONSABLE FIRMA TESORERO

FIRMA ALMACENISTA FIRMA JEFE CONTROL INTERNO

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en el Despacho de la Alcaldía Municipal a los (12) días del mes de

diciembre de dos mil cinco (2005).

OTONIEL ALBERTO CIFUENTES

ALCALDE 2004 - 2007

Documents

95374412 Manual de Almacen e Inventarios