PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚFacultad de Ciencias e IngenieríaSección de Ingeniería Industrial

Profesor: MSc. Fernando Noriega Bardalez

“GESTIÓN DE PROYECTOS”“GESTIÓN DE PROYECTOS”

9na. Sesión

1.1. ObjetivosObjetivos deldel ControlControl deldel ProyectosProyectos

2.2. ClavesClaves deldel ControlControl dede ProyectosProyectos

3.3. ProcesoProceso deldel ControlControl dede ProyectosProyectos

4.4. EfectosEfectos deldel desempeñodesempeño realreal deldel programaprograma

REPASO DE CONTROL DE PROYECTOS

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5.5. IncorporaciónIncorporación dede cambioscambios deldel proyectoproyecto alalprogramaprograma

6.6. ActualizaciónActualización deldel programaprograma deldel proyectoproyecto

7.7. EnfoquesEnfoques alal controlcontrol deldel programaprograma deldelproyectoproyecto

8.8. ReducciónReducción dede lala duraciónduración estimadaestimada

TEORÍA DE RESTRICCIONES

APLICADA A GESTIÓN DE

PROYECTOS

“GESTIÓN DE PROYECTOS”“GESTIÓN DE PROYECTOS”

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•• IntroducirIntroducir loslos fundamentosfundamentos dede lala TeoríaTeoría dedeRestriccionesRestricciones aplicadaaplicada aa GestiónGestión dede ProyectosProyectos

•• ProblemasProblemas comunescomunes enen lala gestióngestión dedeproyectosproyectos actualactual

•• ¿Cómo¿Cómo abordarabordar lala incertidumbreincertidumbre concon lala TeoríaTeoría

OBJETIVOS DE LA SESIÓN

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•• ¿Cómo¿Cómo abordarabordar lala incertidumbreincertidumbre concon lala TeoríaTeoríadede Restricciones?Restricciones?

•• ManerasManeras dede desperdiciardesperdiciar elel tiempotiempo enenproyectosproyectos ..

•• ProcesoProceso dede MejoríaMejoría ContínuaContínua•• CadenaCadena CríticaCrítica

1.1. ExistenExisten 44 condicionescondiciones necesariasnecesarias queque sese debendebensatisfacersatisfacer parapara serser exitosoexitoso enen unun proyectoproyecto ooparapara queque unun proyectoproyecto seasea exitosoexitoso ..

2.2. LasLas aplicacionesaplicaciones dede TeoríaTeoría dede RestriccionesRestricciones(TOC)(TOC) yy elel procesoproceso dede pensamientopensamiento ayudanayudan aa

INTRODUCCIÓN

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(TOC)(TOC) yy elel procesoproceso dede pensamientopensamiento ayudanayudan aaunauna organizaciónorganización aa obtenerobtener lala habilidadhabilidad paraparasatisfacersatisfacer cadacada unauna dede estasestas condicionescondicionesnecesariasnecesarias ..

3.3. TOCTOC �������� mezclamezcla dede 33 avancesavances :: nuevanueva filosofiafilosofiadede gestióngestión,, nuevonuevo métodométodo dede análisisanálisis,, amplioamplioespectroespectro dede aplicacionesaplicaciones queque proponepropone..

INTRODUCCIÓN

PROYECTO

El proyecto Identificael problema correctamente

El objetivo global del proyecto,una vez alcanzado, resuelve

el problema correcto

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PROYECTOEXITOSO

El alcance y el diseño del proyecto, si se entrega,logra el objetivo global

La ejecución del plan cumple conel alcance y el diseño del proyecto,

logrando el objetivo global, a tiempo y dentro del presupuesto

1.1. TodasTodas laslas explicaciones,explicaciones, parapara todostodos loslosproblemas,problemas, tienentienen unauna cosacosa enen comúncomún ::lala culpaculpa eses siempresiempre deldel otrootro..

2.2. CuantoCuanto másmás bajobajo seasea elel nivelnivel jerárquicojerárquico

OBSERVACIONES GENERALES

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2.2. CuantoCuanto másmás bajobajo seasea elel nivelnivel jerárquicojerárquicodede unauna persona,persona, másmás culparáculpará aa laslas áreasáreasinternasinternas enen vezvez dede alal mundomundo exteriorexterior..

3.3. LaLa mayormayor parteparte dede loslos culpablesculpables estáestádentrodentro dede lala organizaciónorganización

PROBLEMAS COMUNES EN PROYECTOS

Alta probabilidad de Alta probabilidad de no terminar a tiempono terminar a tiempo

¿Cuál es

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Alta probabilidad de Alta probabilidad de superar el presupuestosuperar el presupuesto

Alta probabilidad de modificar Alta probabilidad de modificar o eliminar el alcance y/o o eliminar el alcance y/o

especificaciones de un proyectoespecificaciones de un proyecto

¿Cuál es la causa?

Alta probabilidad de Alta probabilidad de no terminar a tiempono terminar a tiempo

¿La

PROBLEMAS COMUNES EN PROYECTOS

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Alta probabilidad de Alta probabilidad de superar el presupuestosuperar el presupuesto

Alta probabilidad de modificar Alta probabilidad de modificar o eliminar el alcance y/o o eliminar el alcance y/o

especificaciones de un proyectoespecificaciones de un proyecto

¿Laincertidumbre?

1.1. EnEn lala ciencia,ciencia, revisaríamosrevisaríamos otrootro efectoefecto dedenuestranuestra causacausa yy determinaríamosdeterminaríamos susuexistenciaexistencia

2.2. SiSi lala incertidumbreincertidumbre eses lala causacausa dede loslos

ANÁLISIS

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problemasproblemas enen loslos proyectos,proyectos, entoncesentonces ¿Qué¿Quéefectoefecto esperaríamosesperaríamos tener?tener?

3.3. ¿Esperaríamos¿Esperaríamos queque elel proyectoproyecto nono puedapuedaterminarterminar significativamentesignificativamente antesantes dede loloprogramado,programado, dentrodentro deldel presupuestopresupuesto yy conconlaslas especificacionesespecificaciones requeridas?requeridas?

ANÁLISIS

Un proyecto con una gran Un proyecto con una gran incertidumbre incertidumbre puede terminar puede terminar significativamentesignificativamente antes de lo antes de lo

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significativamentesignificativamente antes de lo antes de lo programado, dentro del programado, dentro del presupuesto y con las presupuesto y con las

especificaciones intactasespecificaciones intactas

1.1. LaLa incertidumbreincertidumbre nono eses causacausa parapara nonoconcluirconcluir loslos proyectosproyectos segúnsegún elel objetivoobjetivoplaneadoplaneado

2.2. HaHa habidohabido proyectosproyectos queque fueronfueron

CONCLUSIÓN

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2.2. HaHa habidohabido proyectosproyectos queque fueronfueronterminadosterminados antesantes dede lolo previstoprevisto yycumpliendocumpliendo todastodas laslas especificacionesespecificaciones

3.3. ¿Cuál¿Cuál pudopudo haberhaber sidosido lala diferencia?diferencia?

¿La¿La faltafalta dede incertidumbre?incertidumbre?

¿Entonces¿Entonces quéqué fue?fue?

Alta probabilidad de Alta probabilidad de no terminar a tiempono terminar a tiempo

Manera con queel proyecto

PROBLEMAS COMUNES EN PROYECTOS

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Alta probabilidad de Alta probabilidad de superar el presupuestosuperar el presupuesto

Alta probabilidad de modificar Alta probabilidad de modificar o eliminar el alcance y/o o eliminar el alcance y/o

especificaciones de un proyectoespecificaciones de un proyecto

el proyectoadministró laincertidumbre

1.1. ¿Entendemos¿Entendemos lala incertidumbre?incertidumbre?

2.2. ¿Entendemos¿Entendemos comocomo manejamosmanejamos lalaincertidumbreincertidumbre enen loslos proyectos?proyectos?

3.3. ¿Qué¿Qué supuestossupuestos hacemoshacemos cuandocuando

ANÁLISIS

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3.3. ¿Qué¿Qué supuestossupuestos hacemoshacemos cuandocuandotratamostratamos dede manejarmanejar lala incertidumbreincertidumbreenen nuestrosnuestros estimadosestimados dede tiempo?tiempo?

1.1. LaLa distribucióndistribución dede loslos tirostiros alal blancoblancoqueque hacehace unun expertoexperto

2.2. ProbabilidadProbabilidad dede tiempotiempo parapara llegarllegar aacasacasa

ANÁLISIS DE TIPOS DE DISTRIBUCIÓN

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casacasa

3.3. ¿Cuál¿Cuál dede laslas dosdos distribucionesdistribuciones eses másmásprobableprobable queque correspondacorresponda aa loslostiempostiempos dede laslas actividadesactividades enen loslosproyectos?proyectos?

1.1. CadaCada actividadactividad agregaagrega protecciónprotecciónsignificativasignificativa parapara lidiarlidiar concon lala incertidumbre,incertidumbre,influenciadoinfluenciado porpor elel últimoúltimo desastredesastre vividovivido

2.2. SiSi sabemossabemos queque loslos tiempostiempos puedenpueden serserreducidos,reducidos, sese darándarán tiempostiempos que,que, despuésdespués dedeserser reducidos,reducidos, aseguraránasegurarán unauna altaalta

FORMAS DE ABORDAR LA INCERTIDUMBRE

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serser reducidos,reducidos, aseguraránasegurarán unauna altaaltaprobabilidadprobabilidad parapara terminarterminar concon lala actividadactividad aatiempotiempo

3.3. CuandoCuando sese tratatrata dede actividadesactividades compuestascompuestasdede másmás dede unauna tarea,tarea, elel tiempotiempo queque daremosdaremostendrátendrá lala “protección”“protección” dede cadacada tareatareaagregadoagregado dede nuestranuestra propiapropia protecciónprotección

CONCLUSIÓN

En la tentativa de lidiar con la En la tentativa de lidiar con la incertidumbre inherente a los incertidumbre inherente a los

proyectos, los proyectos proyectos, los proyectos actualmente tienen mucha actualmente tienen mucha

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actualmente tienen mucha actualmente tienen mucha protección (protección ( “buffer”“buffer”) en sus ) en sus

tiempos de ejecucióntiempos de ejecución

¿Por qué se retrasan tantas actividades?¿Por qué se retrasan tantas actividades?

1.1. SíndromeSíndrome deldel estudianteestudiantea.a. TrabajamosTrabajamos enen lala actividadactividad queque másmás ruidoruido hacehace oo

ANÁLISIS

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a.a. TrabajamosTrabajamos enen lala actividadactividad queque másmás ruidoruido hacehace oonosnos eses másmás importanteimportante trabajartrabajar enen lala actividadactividad quequesese encuentraencuentra másmás cercacerca dede serser entregadaentregada

b.b. NoNo sentimossentimos lala necesidadnecesidad dede empezarempezar aa trabajartrabajar enenaquelloaquello queque tenemostenemos unauna fechafecha compromisocompromiso aalargolargo plazoplazo

2.2. CuandoCuando MurphyMurphy aparece,aparece, cuestacuesta trabajotrabajocumplircumplir concon lala fechafecha compromisocompromiso

1.1. ¿Qué¿Qué probabilidadprobabilidad tendríamostendríamos enenterminarterminar unauna actividadactividad aa tiempotiempo sisiocurrieraocurriera unun desastredesastre alal momentomomento dedeintensificarintensificar nuestrosnuestros esfuerzosesfuerzos parapara

ANÁLISIS

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intensificarintensificar nuestrosnuestros esfuerzosesfuerzos paraparacumplircumplir concon estaesta actividad?actividad?

2.2. ¿Qué¿Qué podemospodemos concluirconcluir sobresobre elel“beneficio”“beneficio” obtenidoobtenido deldel tiempotiempo dede“protección”“protección” queque tuvimostuvimos enen estaestaactividadactividad

1.1. ElEl tiempotiempo queque agregamosagregamos parapara “protegernos”“protegernos”contracontra lala incertidumbreincertidumbre generalmentegeneralmente esesdesperdiciadodesperdiciado oo nono aprovechadoaprovechado

2.2. SeSe dada lala impresiónimpresión aa externosexternos queque

CONSECUENCIAS DEL “SINDROME”

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generalmentegeneralmente subestimamossubestimamos nuestrosnuestrostiempostiempos

3.3. PareceParece queque nono tenemostenemos tiempotiempo parapara ejecutarejecutarlala actividadactividad aa pesarpesar queque elel tiempotiempo realrealdedicadodedicado eses másmás cortocorto queque elel tiempotiempo queque elelproyectoproyecto asignaasigna aa lala mismamisma

1.1. “Síndrome“Síndrome deldel estudiante”estudiante”

2.2. MultiactividadesMultiactividades

3.3. ElEl traspasotraspaso dede retrasosretrasos anterioresanteriores

MANERAS DE DESPERDICIAR TIEMPO

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•• EnEn producción,producción, lala protecciónprotección eses inventario,inventario,sisi sese desperdicia,desperdicia, lolo podemospodemos usarusaradelanteadelante

•• EnEn proyectosproyectos lala protecciónprotección eses tiempo,tiempo, sisi sesedesperdiciadesperdicia sese pierdepierde parapara siempresiempre

CONCLUSIÓN

¡Necesitamos mejorar ¡Necesitamos mejorar la manera en que la manera en que administramos la administramos la

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la manera en que la manera en que administramos la administramos la

incertidumbre!incertidumbre!

1.1. IdentificarIdentificar laslas limitacioneslimitaciones deldel sistemasistema yyfortalecerlasfortalecerlas ::

•• LimitaciónLimitación físicafísica �������� ayudarayudar alal “cuello“cuello dede botella”botella”

•• LimitaciónLimitación enen políticapolítica dede gestióngestión �������� cambiarcambiar lalapolíticapolítica

METODOLOGÍA DEL TOC

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políticapolítica

2.2. DecidirDecidir cómocómo explotarexplotar alal máximomáximo laslaslimitacioneslimitaciones deldel sistemasistema

3.3. SubordinarSubordinar todotodo lolo demásdemás aa lala decisióndecisiónanterioranterior

4.4. ElevarElevar lala capacidadcapacidad dede la(s)la(s) limitación(es)limitación(es) deldelsistemasistema

1.1. ¿Qué¿Qué cambiar?cambiar? :: IdentificaciónIdentificación deldel problemaproblema raizraiz

•• ÁrbolÁrbol dede realidadrealidad actualactual

2.2. ¿A¿A quéqué cambiar?cambiar? :: ConstrucciónConstrucción dede unauna soluciónsolución

•• EvaporaciónEvaporación dede nubenube

PROCESO DE MEJORA CONTINUA

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•• ÁrbolÁrbol dede realidadrealidad futurafutura

3.3. ¿Cómo¿Cómo provocarprovocar elel cambio?cambio? :: PlanPlan dedeimplementaciónimplementación

•• ÁrbolÁrbol dede prepre requisitosrequisitos

•• ÁrbolÁrbol dede transicióntransición

•• ¿Cuál¿Cuál eses lala restricciónrestricción deldel proyecto?proyecto?–– LaLa CadenaCadena másmás largalarga dede eventoseventos

dependientesdependientes

CADENA CRÍTICA

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•• ¿Y¿Y loslos recursosrecursos limitados?limitados?

•• ¿Qué¿Qué dependenciasdependencias debemosdebemos tomar?tomar?

•• LosLos gerentesgerentes dede proyectosproyectos tienentienen lala redred dededependenciasdependencias dede actividades,actividades, dede rutasrutas yy recursosrecursos

•• IdentificanIdentifican correctamentecorrectamente lala restricciónrestricción deldelproyectoproyecto –– LaLa CadenaCadena CríticaCrítica

•• ReconocenReconocen queque lala protecciónprotección queque sese agregaagrega aa cadacada

CADENA CRÍTICA

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•• ReconocenReconocen queque lala protecciónprotección queque sese agregaagrega aa cadacadaactividad,actividad, sese desperdiciadesperdicia frecuentementefrecuentemente

•• UsanUsan tiempostiempos parapara lala duraciónduración dede actividadesactividades quequetienentienen muchomucho menosmenos protecciónprotección

•• MidenMiden yy colocancolocan correctamentecorrectamente unun amortiguadoramortiguadorqueque protejaproteja lala fechafecha deldel entregaentrega deldel proyectoproyecto yy dedelala incertidumbreincertidumbre

•• LosLos gerentesgerentes dede proyectosproyectos MidenMiden yy colocancolocancorrectamentecorrectamente amortiguadoresamortiguadores queque protejenprotejen lalarestricciónrestricción deldel desempeñodesempeño dede laslas rutasrutas queque sese lele unenunen

•• UsanUsan loslos amortiguadoresamortiguadores comocomo unun sistemasistema dedeadvertenciaadvertencia anticipadaanticipada parapara determinardeterminar cuandocuando sesedebendeben tomartomar accionesacciones apropiadasapropiadas parapara recuperarserecuperarse dedelaslas incertidumbresincertidumbres queque puedanpuedan consumirconsumir loslos

CADENA CRÍTICA

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debendeben tomartomar accionesacciones apropiadasapropiadas parapara recuperarserecuperarse dedelaslas incertidumbresincertidumbres queque puedanpuedan consumirconsumir loslosamortiguadoresamortiguadores

•• LosLos recursosrecursos trabajantrabajan dede taltal maneramanera queque minimizanminimizan eleldesperdiciodesperdicio dede tiempotiempo dede laslas actividadesactividades queque tienentienenmuchomucho menosmenos protecciónprotección

•• LosLos gerentesgerentes dede proyectosproyectos utilizanutilizan unun amortiguadoramortiguadorqueque protejaproteja aa lala restricciónrestricción dede lala incertidumbreincertidumbre dede laladisponibilidaddisponibilidad deldel recursorecurso

AMORTIGUADORES

PROPÓSITO:PROPÓSITO:

Inmunizar la Cadena Crítica y la Inmunizar la Cadena Crítica y la fecha de vencimiento del fecha de vencimiento del

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fecha de vencimiento del fecha de vencimiento del proyecto por medio del proyecto por medio del

incremento de la probabilidad de incremento de la probabilidad de terminar el proyecto a tiempoterminar el proyecto a tiempo

AMORTIGUADORES

TIPOSTIPOS

1.1. AmortiguadorAmortiguador dede terminaciónterminación dede lala CadenaCadena CríticaCrítica(CCCB)(CCCB):: ProtegeProtege lala fechafecha dede vencimientovencimiento dede laslasvariacionesvariaciones enen lala duraciónduración dede laslas actividadesactividades dede lalaCadenaCadena CríticaCrítica

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2.2. AmortiguadorAmortiguador dede AlimentadoresAlimentadores dede lala CadenaCadena CríticaCrítica(CCFB)(CCFB):: ProtegeProtege lala CadenaCadena CríticaCrítica dede variacionesvariaciones enen laladuraciónduración dede laslas actividadesactividades dede eventoseventos queque nono seansean dede lalaCadenaCadena CríticaCrítica

3.3. AmortiguadorAmortiguador dede RecursosRecursos parapara lala CadenaCadena CríticaCrítica(CCRB)(CCRB):: ProtegeProtege lala CadenaCadena CríticaCrítica dede retrasosretrasos porpor lala nonodisponibilidaddisponibilidad dede recursosrecursos

EVAPORACIÓN DE NUBE

objetivoTomar en cuenta la

Incertidumbre alEstimar el tiempo de

Una actividad

Requisito

Agregar proteccióna los tiempos de las

actividades

Supuesto:El mejor lugar para lidiar

con la incertidumbreen los proyectos esen cada actividad

Inyección:El proyecto sólo proteje

lo que es crítico paralidiar con la

incertidumbre

Pre requisito

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Administrar la Incertidumbre en losProyectos con éxito

Una actividad

Cumplir con factores detiempo críticos al tomar

en cuenta la incertidumbre

Requisito

Supuesto:No hay menera deagregar suficiente

tiempo de protección queresulte en tiempos de

respuesta cortos

Inyección:Usamos amortiguadores

agregados y reducimos eltiempo de duración de

las actividades

No agregar proteccióna los tiempos de las

actividades

Pre requisito

1.1. IdentificarIdentificar claramenteclaramente elel problemaproblema centralcentral deldelproyectoproyecto

2.2. GarantizarGarantizar queque elel objetivoobjetivo generalgeneral resuelveresuelve elelproblemaproblema centralcentral

3.3. GarantizarGarantizar queque lala ejecuciónejecución deldel planplan cumplacumpla concon elelalcancealcance yy elel diseñodiseño deldel proyecto,proyecto, lograndologrando elel

FACTORES DECISIVOS DEL ÉXITO

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alcancealcance yy elel diseñodiseño deldel proyecto,proyecto, lograndologrando elelobjetivoobjetivo globalglobal aa tiempotiempo yy enen elel presupuestopresupuesto

4.4. AnalizarAnalizar cuálcuál eses lala razónrazón porpor lala queque nono cumpliríamoscumpliríamoselel objetivoobjetivo deldel proyectoproyecto yy trabajartrabajar sobresobre ellaella

5.5. AnalizarAnalizar yy entenderentender cómocómo debemosdebemos manejarmanejar lalaincertidumbreincertidumbre enen elel proyectoproyecto ..

6.6. EvitarEvitar excesosexcesos dede protecciónprotección enen loslos tiempostiempos dedeejecuciónejecución dede laslas actividadesactividades.. EvitarEvitar elel sindromesindrome deldelestudianteestudiante.. EvitarEvitar desperdiciardesperdiciar elel tiempotiempo ..

Discusión en grupo

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