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Sistema de Caja y Bancos

PREVDA Actividad A.1.2 Resultado 1: Desarrollo Organizacional

Consultoría a corto plazo – abril 2009

LIC. OSKAR ARROYO D.




1

Tabla de Contenido

2. Políticas y Procedimientos ....................................................................................... 2

a) Del Fondo de Caja Chica y sus Arqueos ....................................................... 2

b) Manejo de los Fondos de Caja Chica .............................................................. 3

c) Apertura de Cuentas Bancarias y Registro de Firmas.................................. 4

d) Administración de Claves de Accesos a Sistemas Bancarios enInternet .................................................................................................................. 4

e) Emisión, Custodia y Archivo de Cheques Voucher ....................................... 5

i) Emisión de Cheques Voucher........................................................................... 5

ii) Procedimiento General para la Emisión de Cheques ................................... 5

iii) Custodia de los Cheques NO cobrados .......................................................... 6

iv) Emisión de Cheques a Empleados y Funcionarios ....................................... 7

v) Del Archivo de los Cheques Voucher ............................................................. 8

f) Transferencias Bancarias .................................................................................. 8

g) Cambio de Divisas (Moneda Extranjera) ......................................................... 8

h) Conciliaciones Bancarias ................................................................................... 8

i) Emisión y Custodia de Constancias de Exención del Impuesto al Valor

Agregado ............................................................................................................ 10

j) Procedimientos Ante Fraudes Ocurridos ...................................................... 10

k) Reglamento para el Uso de Fondos en el CEPREDENAC........................ 11

3. Glosario de Términos ............................................................................................. 11

4.1 Firmas Registradas:............................................................................................... 11

4.2 Fondo de Caja Chica: ............................................................................................. 11

4.3 Constancia de Exención del Impuesto al Valor Agregado (IVA): .................... 11

4. Diagramas de Flujos ............................................................................................... 12

4.1 Simbología Utilizada en los Flujogramas ...................................................... 12

4.2 Diagrama del Procedimiento de Solicitud y Entrega de Fondos deCaja Chica .......................................................................................................... 13

4.3 Diagrama del Procedimiento de Liquidación de Anticipos ......................... 14

4.4 Diagrama del Procedimiento de Gastos Directos ........................................ 15

4.5 Diagrama del Procedimiento de Reintegro del Fondo de Caja Chica ...... 16

4.6 Diagrama del Procedimiento de Apertura de Cuentas Bancarias............. 17

4.7 Diagrama del Procedimiento de Claves de Acceso a las CuentasBancarias ............................................................................................................ 19

4.8 Diagrama del Procedimiento de Emisión, Registro y Custodia deCheques Voucher.............................................................................................. 20

4.9 Diagrama del Procedimiento de Transferencia Bancaria ........................... 23

4.10 Diagrama del Procedimiento de Cambio de Divisas ................................... 25

4.11 Diagrama del Procedimiento de Conciliaciones Bancarias........................ 26

4.12 Diagrama del Procedimiento de Constancias de Exoneración del

Impuesto al Valor Agregado (IVA).................................................................. 27




2

1. Alcance y Control

Este Sistema contiene las políticas y los flujogramas de procedimientos descritos acontinuación:

a) Fondo y Arqueos de Caja Chica y su Flujograma de Procedimientos

b) Manejo de Caja Chica y su Flujograma de Procedimientos

c) Apertura de Cuentas Bancarias, Registro de Firmas y su Flujograma

d) Administración de Claves de Accesos a Sistemas Bancarios en Internet

e) Custodia, Emisión y Archivo de Cheques Voucher y sus flujogramas• De la Custodia de los Voucher en Blanco• De la Emisión en general• Emisión de Cheques Voucher a Empleados y Funcionarios• Archivo de Cheques Voucher

f) Transferencias Bancarias y su Flujograma de Procedimientos

g) Cambio de Divisas (Moneda Extranjera) y su Flujograma de Procedimientos

h) Conciliaciones Bancarias y su Flujograma de Procedimientos

i) Emisión y Custodia de Constancias de Exención del Impuesto al ValorAgregadoFlujogramas de Procedimientos

j) Procedimientos Ante Fraudes Ocurridos

2. Políticas y Procedimientos

a) Del Fondo de Caja Chica y sus Arqueos

• Se establece un fondo de caja chica para cubrir gastos menores delCEPREDENAC y de los proyectos que administra, por un valor de Q 2,000.00 yen dólares de los Estados Unidos de Norteamérica por un valor de US$2,000.00. Los gastos cubiertos con el fondo de caja chica deben ser hasta porun monto máximo de Q 350.00 o US$ 300.00, dependiendo de la moneda quese utilice.

• Para pagos mayores a estos valores debe emitirse un cheque utilizando elprocedimiento establecido en el Sistema de Bancos y de Cuentas por Pagar.

• Todo desembolso de caja chica deberá ser aprobado por el Administrador (a)del CEPREDENAC.




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• El Técnico (a) Financiero (a) deberá efectuar arqueos sorpresivos al fondo decaja chica por lo menos una vez al mes, con el objetivo de tener certeza de lautilización adecuada y de la documentación de los gastos utilizando el fondo decaja chica.

b) Manejo de los Fondos de Caja Chica

• Por los desembolsos de caja chica que aún no cuenten con la documentaciónde soporte correspondiente (anticipos entregados), el funcionario deberá firmarun vale de caja chica por el efectivo que recibe (Anexo 1). El anticipo otorgadodebe ser liquidado con la documentación correspondiente en un períodomáximo de cinco (5) días hábiles posteriores a la finalización de la actividad enla que se utilizaron los fondos, o de que se haya realizado el gastocorrespondiente.

• El empleado o funcionario que haya recibido anticipos de caja chica y quedentro del plazo establecido no los haya liquidado, se le descontará dichoanticipo de sus honorarios o de su salario. Dicho descuento será reintegrado

cinco (5) días después de que el empleado o funcionario haya liquidadosatisfactoriamente el anticipo.

• Los documentos que soporten gastos pagados con el fondo de caja chica,deben presentarse en original (no fotocopias) y consignar un sello con la frase“Pagado con Caja Chica”, además debe contener la fecha de pago y númerodel cheque de reembolso del fondo de caja chica.

• Las solicitudes de reembolso de caja chica deben ser elaboradas ypresentadas cuando el encargado (a) haya utilizado el 50% monto establecidodel fondo, con el objetivo de contar siempre con disponibilidad de efectivo.

• La Liquidación de fondos de caja chica debe mostrar como mínimo, lasiguiente información por cada gasto realizado (Anexo 2):

o Fecha de facturao Número de facturao Nombre del proveedoro Descripción del gastoo Monto neto del gasto (sin incluir impuestos)o Número de cuenta contableo Descripción de cuenta contable

• Al final de cada mes el (la) encargado (a) del fondo de caja chica deberápresentar solicitud de reembolso por el monto utilizado, aún cuando el mismosea menor al 50% del monto establecido del fondo, con el objetivo de

contabilizar los gastos en el mes en que se realizaron.• En el mes de diciembre de cada año se debe liquidar el fondo de caja chica en

su totalidad, y proceder a su apertura en el mes de enero del siguiente año.Esta disposición aplica únicamente para las cajas chicas correspondientes alPrograma Regular.




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c) Apertura de Cuentas Bancarias y Registro de Firmas

• Cada proyecto debe contar como mínimo con dos cuentas bancarias, unacuenta en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US$) y otra cuentaen Quetzales (Q). Cuando la entidad cooperante lo requiera o a convenienciadel CEPREDENAC, se podrá aperturar una cuenta bancaria en euros (€).

• Se deberán registrar firmas mancomunadas para la emisión de chequesvoucher y como mínimo deberán ser dos (2) firmantes.

• En todas las cuentas bancarias aperturadas a nombre del CEPREDENAC o delos proyectos que administra, deberá ser registrada la firma del SecretarioEjecutivo, quien debe firmar en cada uno de los cheques que se emitan.

• Las personas que deben tener firma registrada en las cuentas bancarias son:• Secretario (a) Ejecutivo (a) (persona que firma en todos los cheques

emitidos).• Director (a) de Cooperación Internacional (firma en cheques de honorarios y

transferencias).• Administrador (a) (firma en todos los cheques excepto los de honorarios y

transferencias).

En casos de ausencia del Director (a) de Cooperación Internacional o bien delAdministrador (a), si surge un pago de suma urgencia, uno (una) podrá sustituiral otro (a).

Para proyectos en donde las firmas registradas para la emisión de cheques enlas cuentas bancarias son mancomunadas entre un funcionario delCEPREDENAC y un representante de la entidad cooperante, el que deberátener la firma registrada por parte del CEPREDENAC será el SecretarioEjecutivo.

d) Administración de Claves de Accesos a Sistemas Bancarios en Internet

Al momento de aperturar una cuenta bancaria, el Director (a) Financiero (a) y elSecretario (a) Ejecutivo (a), solicitarán a la institución bancaria la habilitación deuna clave de acceso para consultas y transacciones de la cuenta bancaria,utilizando el sistema de banca en línea.

El Director (a) Financiero (a), podrá solicitar una clave de acceso para elCoordinador (a) del Proyecto, si el caso lo amerita. Estas claves de accesodeberán autorizar únicamente a realizar consultas e impresión de estados decuenta bancarios.

Es responsabilidad de los empleados y funcionarios del CEPREDENAC eladecuado uso que le den a las claves de acceso de cuentas bancarias que lessean habilitados.

Al momento en que una de las personas con clave de acceso habilitado deje delaborar para el CEPREDENAC, es responsabilidad del Director (a) Financiero (a) laelaboración de una carta dirigida a la institución bancaria solicitando la




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cancelación de dicha clave de acceso, esto con el objetivo de prevenir el mal usode la misma.

e) Emisión, Custodia y Archivo de Cheques Voucher

i) Emisión de Cheques Voucher

• Todos los cheques voucher (Anexo 3) serán emitidos por el Auxiliar Contable ydeben contar con la documentación de respaldo correspondiente, para el pagoa proveedores se deben adjuntar adicionalmente, los documentos generadosen los procedimientos indicados en el manual de Compras (Sección 3, Inciso g)Políticas Generales, Numeral 3). Los documentos que deben adjuntar a cadauno de los cheques , según el origen del pago son:

Pago a Proveedores:

Factura original Cotizaciones realizadas

Orden de compra Contrato de servicios (si aplica)

Pagos a Funcionarios:

• Factura original (si aplica)• Informe de actividades• Contrato de trabajo

ii) Procedimiento General para la Emisión de Cheques

El procedimiento para la emisión de cheques para pago a proveedores es el

siguiente:1) La Recepcionista recibe la factura del proveedor y emite contraseña de

pago.

2) Traslada la factura al Administrador (a) para autorización del pago.

3) La Recepcionista hace solicitud del cheque y reúne documentación desoporte.

4) Traslada la documentación al Contador (a) General para revisión yelaboración de la partida de diario.

5) El Contador (a) General elabora la partida de diario correspondiente,traslada la documentación al Auxiliar Contable para la emisión del cheque yConstancia de Exención del Impuesto al Valor Agregado (Anexo 5).

6) El Auxiliar Contable traslada el cheque voucher elaborado, la constancia deexención y la documentación de soporte a el Técnico (a) Financiero (a) parasu revisión y aprobación.




6

7) Al estar aprobado el cheque voucher el Técnico (a) Financiero (a) lotraslada al Asistente Contable para continuar el proceso.

8) El Auxiliar Contable traslada el cheque voucher a los funcionarios con firmaautorizada en las cuentas bancarias para consignar la firmacorrespondiente.

9) Luego se traslada el cheque firmado a la Recepcionista para que seaentregado a los beneficiarios.

• Para los cheques voucher emitidos por la cancelación de honorarios afuncionarios del CEPREDENAC debe adjuntarse como respaldo el informede actividades elaborado por el funcionario o empleado con el visto buenocorrespondiente y la factura (si es funcionario local) o recibo (si es funcionarioy/o consultor extranjero), también debe adjuntar copia del contrato de trabajofirmado entre el CEPREDENAC y el funcionario.

• Previo al traslado del cheque a los funcionarios con firma autorizada, el Técnico(a) Financiero (a) debe revisar y aprobar la documentación de soporte y firmará

el cheque voucher para dejar evidencia del procedimiento realizado.• La documentación de soporte del cheque voucher deberá ser revisada por el

Técnico (a) Financiero (a) antes de la emisión del cheque voucher respectivo.

• Posterior a la revisión y aprobación los cheques voucher, deben sertrasladados adjuntando la documentación de soporte correspondiente, a losfuncionarios que tienen firma registrada para la emisión de cheques. Para talefecto se debe de tomar en cuenta lo indicado en el inciso c) de este manual(Apertura de cuentas bancarias y registro de firmas).

• Queda terminantemente prohibido la firma de cheques voucher en blanco.

• Todos los cheques deberán de consignar la frase “No Negociable”.

• Queda terminantemente prohibido la emisión de cheques voucher alportador.

iii) Custodia de los Cheques NO cobrados

• Los cheques con las firmas de autorizado, deberán ser trasladados a laRecepcionista, quien será la persona encargada de la entrega de los chequesa los beneficiarios. Los cheques que no sean cobrados en el horarioestablecido deberán ser entregados a el Director (a) Financiero (a) para sualmacenamiento en la caja fuerte.

• Se establece que los días y horario para pagos a proveedores de bienes yservicios serán los viernes de 14:00 a 17:00 horas.

• Si el beneficiario no se presenta a las instalaciones del CEPREDENAC arecoger el cheque por el período de 6 meses desde la emisión, el cheque debeser trasladado con nota justificativa emitida por la encargada de entrega de loscheques, a el Director (a) Financiero (a) para su anulación tanto en el sistema




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como física, la cual deberá ser realizada por el Contador (a) General.

• Los cheques voucher que se elaboren con errores, deberán ser anulados físicamente y en el sistema inmediatamente por el Contador (a) General yarchivados en el correlativo de cheques voucher emitidos.

• Al momento en que el beneficiario se presenta a recoger el cheque voucherdebe:

• Firmar de conformidad al recibir el cheque.

• Cancelar la factura correspondiente indicando la fecha de recepción delpago.

• O emitir el recibo de caja correspondiente cuando se trate de facturacambiaria.

• Entregar la contraseña de pago emitida por el CEPREDENAC.

• Luego de la entrega de los cheques, la documentación deberá ser trasladada alAsistente Contable para el archivo correspondiente. (firmando el control derecepción de documentos).

iv) Emisión de Cheques a Empleados y Funcionarios

• Los cheques para pago de honorarios a funcionarios y empleados delCEPREDENAC, deberán ser emitidos el penúltimo día hábil de cada mes.Dichos cheques deberán ser elaborados por el Auxiliar Contable y cumplir conel proceso de revisión y aprobación establecido para el pago a proveedores(Sección e) de este manual).

• La documentación requerida consistirá en el reporte de actividades delfuncionario, el cual comprenderá las actividades del día 21 del mes anterior aldía 20 del mes en curso. Salvo los casos cuando en el contrato de trabajo seespecifiquen otras condiciones. El reporte de actividades debe ser entregadoal Auxiliar Contable a más tardar el día 25 de cada mes . Los informes deactividades deberán estar firmados por el jefe inmediato superior de cadaempleado. (Ejemplo: personal de proyectos serán evaluados por loscoordinadores (as) de proyectos, y los coordinadores (as) de proyectos seránevaluados por el Secretario Ejecutivo).

Al momento en que un empleado inicie relaciones laborales con elCEPREDENAC, se deberá elaborar un plan de trabajo durante el períodoque dure el contrato, por lo que mensualmente se deberá comparar el informede actividades con el plan de trabajo elaborado al inicio de la relación laboral.

• A los funcionarios y/ó empleados que no han liquidado oportunamenteanticipos recibidos para gastos diversos se les realizará el descuentocorrespondiente del pago de sus honorarios. Se les reintegrará el montoretenido cinco días después que realicen la liquidación respectiva (Vernormativa en el manual de Cuentas por Cobrar en Sección d), Anticipos aFuncionarios para Realización de Actividades).




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v) Del Archivo de los Cheques Voucher

• Todos los cheques emitidos y cobrados por los beneficiarios deberán serarchivados y ordenados por número correlativo, por fecha de emisión (días,

meses, años), así como por proyectos y cuentas bancarias.• La custodia y responsabilidad de los cheques voucher en blanco estará a

cargo del Director (a) Financiero (a) de la entidad. En tanto los chequesvoucher emitidos y anulados estarán bajo la responsabilidad del AuxiliarContable y de el Contador (a) General.

f) Transferencias Bancarias

• Únicamente el Director Financiero (a) y el Contador (a) General de la entidadestán autorizados (as) para la realización de transferencias bancarias. Ya seaentre cuentas bancarias de la institución o para la realización de pagos porconcepto de anticipos o contrapartidas a entidades relacionadas con el

CEPREDENAC. Dichas transferencias deberán contar con la firma de vistobueno del Secretario Ejecutivo del CEPREDENAC.

g) Cambio de Divisas (Moneda Extranjera)

• Para las operaciones en moneda extranjera, se aplicará el tipo de cambioestablecido por el banco al momento de realizar las transferencias bancariascorrespondientes.

• No se manejará diferencial cambiario (derivado de negociación de divisas).

h) Conciliaciones Bancarias

• Se deben elaborar conciliaciones bancarias por todas las cuentas aperturazas(activas) a nombre del CEPREDENAC y de los proyectos que administra, amás tardar el día 10 del mes siguiente al que se concilia. Los estados decuenta correspondientes deben ser impresos utilizando el servicio en líneabancario el primer día hábil del mes (Anexo 6).

• Al momento de recibir los estados de cuenta bancarios originales del banco, sedeben sustituir los estados de cuenta impresos utilizando el servicio en líneaofrecido por el banco, verificando que no existan diferencias entre los mismos,en caso de que las hubiese deben ser reportadas.

• El saldo del banco mostrado en las conciliaciones bancarias debe coincidir conel saldo mostrado en los estados de cuenta recibidos del banco.

• Debido a que los estados financieros se presentan en US$ dólares, el tipo decambio que se debe utilizar para re-expresar la moneda local (Quetzales) aUS$ dólares deberá ser el tipo de cambio que proporciona el banco al




9

momento de efectuar las transferencias bancarias de US$ dólares a quetzales.

• Los cheques en circulación con períodos de 6 meses o más deberánanularse y registrarse en una cuenta pendiente de pago al beneficiario delcheque voucher.




10

i) Emisión y Custodia de Constancias de Exención del Impuesto al ValorAgregado

• Estas se emitirán únicamente por los gastos que realice el CEPREDENAC enel giro normal de sus operaciones y únicamente por los fondos que administra.

•

Queda terminantemente prohibido emitir constancias de exención por gastospersonales de funcionarios del CEPREDENAC. Como ejemplo de estos gastosse mencionan los pagos de seguros de dependientes del personal que laborapara el CEPREDENAC, excepto aquellos funcionarios que en sus contratos seexprese lo contrario.

• Se deben emitir constancias de exención de IVA en todas las compras debienes o servicios que se adquieran por montos iguales o mayores a Q 400.00.

• Las constancias de exención de IVA deben ser custodiadas por el AuxiliarContable del CEPREDENAC quien es responsable del correcto uso de lasmismas.

• Trimestralmente se debe enviar al Ministerio de Relaciones Exteriores uninforme de todas las constancias de exención emitidas durante el trimestrecalendario, este reporte deberá ser elaborado por el Auxiliar Contable y con elvisto bueno del Contador (a) General (Anexo 7).

j) Procedimientos Ante Fraudes Ocurridos

• Es responsabilidad del Director (a) Financiero (a) y el Técnico (a) Financiero (a)del CEPREDENAC, establecer los controles necesarios que permitan detectarde forma oportuna posibles fraudes e irregularidades en el manejo de losfondos del Programa Regular y los fondos de los Proyectos que administra el

CEPREDENAC.• Al momento en que se establezca o determine que algún Funcionario o

Empleado del CEPREDENAC está haciendo uso indebido de los fondos a sucargo, se deberá realizar el procedimiento siguiente:

1) Se deberá citar al Funcionario o Empleado y se le solicitará la documentaciónbajo su responsabilidad.

2) El Técnico (a) Financiero (a) en presencia de el Director (a) Financiero (a),deberá realizar un arqueo de la documentación y establecer la razonabilidad delos mismos.

3) Si se determina que efectivamente existen irregularidades en el manejo defondos por parte del Funcionario o Empleado, se deberá informar alAdministrador (a) para que proceda a elaborar el Acta Administrativa.

4) A partir de ese momento el Funcionario o Empleado involucrado en el manejoirregular de fondos, quedará inhabilitado para ejercer sus funciones.

5) Temporalmente y mientras se aclare la situación, al Contador (a) Generalcustodiará la documentación recibida del empleado.




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6) Si el monto de la irregularidad detectada es mayor a US$ 5,000, se deberácontratar los servicios de una firma de auditoría externa para la revisión delfraude, de lo contrario bastará con la revisión realizada por el Técnico (a)Financiero (a) para determinar y certificar el monto de la irregularidad.

7) Después de realizar las investigaciones y procedimientos de verificación de ladocumentación, y se determina que el Funcionario o Empleado efectivamenteincurrió en irregularidades en el manejo de los fondos, a partir de ese momentofinalizará su relación laboral con el CEPREDENAC, así mismo el Administrador(a) deberá realizar los procesos penales y administrativos ante lasautoridades competentes para la recuperación del monto no utilizado para losfines del CEPREDENAC.

8) Si el empleado aclara todas las dudas surgidas, inmediatamente retornará asus actividades ordinarias.

k) Reglamento para el Uso de Fondos en el CEPREDENAC

• Para todo funcionario o empleado que como parte de sus funciones seestablezca el uso y manejo de efectivo se debe adquirir una fianza defidelidad, esto con el objetivo de que al momento en que se detecten fraudes eirregularidades que involucren al funcionario, el CEPREDENAC pueda ejecutarla fianza (el costo de la fianza correrá a cargo del funcionario).

3. Glosario de Términos

4.1 Firmas Registradas: Son las firmas registradas ante el banco y aceptadas poreste para pago de los cheques emitidos.

4.2 Fondo de Caja Chica: Efectivo disponible para cubrir gastos menores delCEPREDENAC y de los proyectos que administra.

4.3 Constancia de Exención del Impuesto al Valor Agregado (IVA): Documentoque se extiende a los proveedores de bienes y servicios para cubrir el monto delImpuesto al Valor Agregado (IVA), debido a que el CEPREDENAC es una entidadexenta del pago de dicho impuesto.




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4. Diagramas de Flujos

4.1 Simbología Utilizada en los Flujogramas

Símbolo Descripción

Inicio / Final

Determina el inicio o final de una operación.

Proceso

Almacenamiento / Archivo

Almacenamiento en archivos especiales de

documentos o en el sistema de cómputo.

Documento

Todo documento preimpreso o impreso

Decisión

Indica una decisión sobre una actividad

o proceso.

Se utiliza para describir una actividad, un

proceso o verificación realizados.




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4.2 Diagrama del Procedimiento de Solicitud y Entrega de Fondos de Caja Chica

Departamento: Contabilidad

Responsable: Director(a) Financiero(a),Técnico(a) Financiero(a),Contador(a) General,Auxiliar Contable,Administrador(a),Coordinador(a) Proyectos

Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1

Responsable Flujograma Descripción

1)

Administración 2)

Personal CEPREDENAC 3)

Personal Proyectos

Encargado (a) de Caja Chica 4)

5)

Técnico (a) Financiero (a)

6)

Encargado (a) de Caja Chica

7) Se entrega la cantidad solicitada por el personal




10) Fin del proceso

Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__

Vo. Bo. Administrador (a)

Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)

Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)

Vo. Bo. Consejo de Representantes

Archiva el vale debidamente firmado por el empleado a la espera de su

liquidación

Revisa y aprueba la solicitud de los fondos por parte del personal

Se crea un fondo de caja chica para cubrir gastos menores del

programa regular y de los proyectos que se administra elCEPREDENAC.

La administración designaráa la persona encargadadel manejode cajachica

Llenan una solicitud para solicitar que se les asigne cierta cantidad deefectivo para cubrir gastos menores.

Recibe la solicitud y la traslada a el (la) Técnico (a) Financiero (a) para

su revisión y aprobación

Después de aprobada la solicitud se traslada a el (la) encargado (a)deCaja Chica

El empleado o funcionario recibe el efectivo y firma el vale que amparala misma (Anexo 1)

Inicio

Solicitud

Aprobación

Entrega de

dinero solicitado

Archivo

Personaencargada

Entrega dedinero solicitado


Firma de vale




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4.3 Diagrama del Procedimiento de Liquidación de Anticipos


Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador (a) de Proyectos



Empleado o Funcionario 1)


No


Si

4)


Encargado (a) de Caja Chica 5) Archiva la documentación de soporte

6) F inali za el proceso






Anula el vale que amparaba los anticipos de caja chica al funcionario y

adjunta la documentación recibida como parte del f ondo de caja chica.

Aprueba los documentos que se adjuntan como l iquidación de caja

chica o de lo contrario los traslada nuevamente a la persona

responsable.

Se presenta a liquidar el anticipo otorgado utilizando fondos de caja

chica.

Verifica que la documentación que se adjunta cumpla con los requisitos

establecidos en manual de compras (Sección g), Políticas Generales).

Inicio

Revisión

Aceptación

Arribo

Fin

Se anula el vale




15

4.4 Diagrama del Procedimiento de Gastos Directos


Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador(a) de proyectos



Personal Cepredenac 1)Personal Proyectos

Personal Cepredenac 2)

Personal Proyectos



Encargado (a) de Caja Chica 5) Se entrega la cantidad solicitada por el personal .


7) Fin del proceso.






Revisala documentación, queeste a nombre de CEPREDENAC conel

NITcorrecto y queel gasto este aprobado por el (la) Administrador (a) o

por el (la) Coordinador (a) del proyecto según sea el caso.

Revisa y aprueba la documentación de los fondos por parte del

personal.

Se presentan con el (la) encargado (a) de Caja Chica para la liquidaciónde gastos realizados, utilizando fondos propiedad del empleado.

Archiva la documentación para soportar la liquidación de caja chica.

El personal entrega a el (la) encargado (a) de Caja Chica la

documentación que solicita ser liquidada.

Aprobación


Archivo

Inicio

Documentaciónde soporte

Revisión dedocumentación




16

4.5 Diagrama del Procedimiento de Reintegro del Fondo de Caja Chica


Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos






Encargado (a) de Caja Chica 4) Revisará y aprobará la liquidación y solicitud de reintegro.


Técnico (a) Financiero (a) 6)

Auxiliar Contable 7)

Auxiliar Contable 8) Archivo de documentos.

9) Fin del proceso.






Elaborará solicitud de emisión de cheque para reintegro de caja chica.

Elaborará cheque de reintegro de caja chica (Ver Sección e), Emisión,Custodia y Archivo de Cheques Voucher).

Al momento de que se agoten los fondos asignados para caja chica, se

deberá solicitar el reintegro de la misma.

D ebe rá so li cita r e l re in te gr o de ca ja ch ica ut il iza nd o e l for ma toestablecido (Anexo 2).

Deberá trasladar esta solicitud de reintegro a el (la) Administrador (a)para su revisión.

Rev isará y aprobará la documentación que ampara la sol ic it ud dereintegro de caja chica.

Inicio

Reintegro decaja chica

Traslado

Revisión

Solicitud decheque

Revisión dedocumentación

Elaboración deche ue

Archivo

Fin




17

4.6 Diagrama del Procedimiento de Apertura de Cuentas Bancarias


Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a) , Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador (a) de Proyectos

Jefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2

Responsable Flujograma

1)

2)

Administración 3)Departamento Financiero

4)Bancos del Sistema

Bancos del Sistema 5) Se cumplen con todos los requisitos establecidos por el banco

No

6) La entidad bancaria autoriza la apertura de las cuentas bancarias.

Bancos del Sistema

Si

7)

Contador (a) General

Contador (a) General 8)

No

9)


Si

Revisa la póliza de diario, si no cumple con los procedimientosestablecidos, deberá ser devuelta a el (la) Contador (a) General para su

corrección. Si el documento es correcto continúa el proceso.

Descripción

El proceso inicia al momento en que se f irman los conven ios con las

entidades donantes y el CEPREDENAC.

Por políticas internas del CEPREDENAC cada proyecto administrado

deberá contar con una cuenta bancaria en US$ dólares, una en moneda

local (Quetzales) y una en Euros (€).

La administración conjuntamente con la Dirección Financiera Contable

son los encargados de cumpli r con los requ is itos sol ic itados por las

instituciones bancarias para la apertura de las cuentas bancarias.

El Banco del sistema designado será el que reciba la papelería y efectuará

los trámites necesarios para la apertura de las cuentas bancarias.

(Se debe de tomar en cuenta que las firmas registradas deberán ser delos s igu ientes funcionarios: Secretar io E jecut ivo , Director (a) de

Cooperación Internacional y el (la) Administrador (a)).

El (la) Contador (a) General después de realizar los procesos anteriores,

deberá de e laborar la par tida de d iario para e l reg is tro de la cuenta

contable en la contabilidad del proyecto o programa regular.

Se traslada la póliza de diario a el (la) Técnico (a) Financiero (a) para su

revisión y aprobación.

Inicio

Políticasinternas

Requisitos

Aprobación

Elaboración de

Póliza de diario.

Revisión y

aprobación

Verificación

El banco recibepapelería

Traslado

1




18


Responsable: Director (a) Financiero (a), Financiero (a), Contador (a) , Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de proyectos



Contador (a) General 10) Se contabilizan las pólizas de diario elaboradas.

Contador (a) General 11) Se archivan las pólizas contables.

12) Finaliza el proceso.






Descripción

Contabilizaciónde pólizas de

diario

Archivo

Fin

1




19

4.7 Diagrama del Procedimiento de Claves de Acceso a las Cuentas Bancarias





1)

Director (a) Financiero (a)

2)

3)

Banco del Sistema

4)

Banco del Sistema

Director (a) Financiero (a) 5)

6) Fin del proceso






Deberá guardarse las claves de acceso a las cuentas bancarias en una

caja fuerte bajo llave, en la que únicamente tendrán acceso el Secretario

(a) Ejecutivo (a) y el (la) Director (a) Financiero (a).

El proceso inicial al momento en que se apertura una cuenta bancaria a

nombre del CEPREDENAC o de los proyectos que administra.

El banco en donde se aperturó la cuenta bancaria deberá proceder con el

trámite de otorgamiento de las claves de acceso de las cuentas bancarias.

El ( la) Director (a) Financiero (a), deberá sol icitar al banco en la que se

aperturó la cuenta bancar ia, e l acceso a través de internet a estas

cuentas. La solicitud deberá ser por medio de carta proporcionada por el

banco para el efecto.

El banco en donde se aperturó la cuenta bancaria, designará la forma en

la cual se asigne la c lave de acceso a dicha cuenta. Unicamente elSecretario (a) Ejecutivo (a), el ( la) Director (a) Financiero (a) y el ( la)

Contador (a) General del CEPREDENAC, tendrán acceso a las clavespara el manejo de las cuentas bancarias.

Descripción

Inicio

Claves de

Acceso

El banco recibepapelería

Claves de

Acceso

Archivo

Fin




20

4.8 Diagrama del Procedimiento de Emisión, Registro y Custodia de ChequesVoucher





1)

Secretaria Recepcionista 2)

3)

Secretaria Recepcionista

No

Administrador (a) 4)

Si

Administrador (a) 5)


Secretaria Recepcionista 7) La Secretaria traslada a el (la) Contador (a) la solicitud de

cheque y la documentación de soporte para su revisión.

Descripción

La emisión de los cheques se originan por las siguientesrazones: pago a proveedores por compra de bienes y

suminist ros, pago de honorar ios por servicios prestados,

anticipos otorgados a funcionarios y empleados delCEPREDENAC, reintegro de caja chica, pagos a contrapartidas

por convenios suscritos.

El (la) Administrador (a) verificará que la factura cumpla con los

requ is itos necesar ios, que e l producto o servicio se haya

recibido satisfactoriamente, procederá a autorizar el pago de lafactura.

La Secretar ia e labora la sol ic itud de l cheque y prepara la

documentación de soporte necesarias (Ver Manual de Compras,

Sección g) Políticas Generales, Numeral 3).

La Secretaria Recepcionista recibe la factura del proveedor y

emite la contraseña de pago (Anexo 4).

Traslada la factura recibida del proveedor a el (la) Administrador

(a) para la aprobación del pago.

Traslada la factura del proveedor a la Secretaria Recepcionista.

Inicio

Contraseña de

pago

Autorización

Traslado

Traslado

2

Solicitud de cheque y

documentación de

soporte

Traslado




21


Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador (a) de Proyectos






Auxilar Contable 11)

NO

12)Técnico (a) Financiero (a)

SI

13)


Descripción

El (la) Contador (a) General traslada la documentación a el (la)Auxiliar Contable para la elaboración del cheque voucher y la

constancia de exención del Impuesto al Valor Agregado.

Trasladará el cheque elaborado, la constancia de exención delImpuesto al Valor Agregado y la documentación de soporte a el

(la) Técnico (a) Financiero (a) para su aprobación (Anexo 3).

El ( la) Técnico (a) Financiero (a) revisa y aprueba el chequevoucher, la constancia de exención del Impuesto al Valor

Agregado y la documentación de soporte.

El (la) Contador (a) General, recibe la documentación las revisa

y al cumplir los requisi tos establecidos, elabora la partida de

diario en el sistema contable.

El (la) Técnico (a) Financiero (a) después de revisar y aprobar el

cheque y la documentación, traslada nuevamente la infomación

a el (la) Auxiliar Contable.

El (la) Auxiliar Contable, elabora el cheque voucher, así como laconstancia de exención del Impuesto al Valor Agregado.

Revisión yelaboración de

patida de diario

Firma decheques

Traslado

2

Elaboración de

Cheques y

constancias de

exención

Revisión yaprobación

Traslado

3




22






Funcionarios con firma autorizada 15)


17)Auxiliar Contable

18)Secretaria Recepcionista








Recibe los cheques voucher y es la encargada de la entrega delos mismos a los beneficiarios.

Elabora un listado de todos los cheques emitidos, listos para serentregados a los beneficiarios.

Después de elaborar el listado, traslada los cheques con firmaautorizada y la documentación de soporte a SecretariaRecepcionista para la entrega a los beneficiarios

Verificanque loscheques consignendocumentación de sopoteyque hayan sido previamente revisados para consignar su firma.

Después de entregar los cheques a los beneficiarios, trasladalos cheques voucher a el (la) Auxiliar Contable para su archivo.

Descripción

Recibe los cheques aprobados por el (la) Técnico (a) Financiero

(a) para ser trasladados a los funcionarios con firma autorizada.Traslado aFuncionarios

para firma

Entrega decheque voucher al

beneficiario

Archivo

Fin

Elaboración delitado de cheques

3

Traslado

Traslado




23

4.9 Diagrama del Procedimiento de Transferencia Bancaria


Responsable: Director(a) Financiero(a), Técnico(a) Financiero(a), Contador(a) , Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos



1)

Administrador (a) / Asistente 2)

Administrador (a) / Asistente 3) Se elabora solicitud de emisión de transferencia.

4)


5)

Auxiliar Contable

No

Director (a) Financiero (a) 6) Aprueba la operación.

Si


Secretario Ejecutivo 8) El Secretario Ejecutivo deberá consignar su firma de visto bueno

en las solicitud de transferencia.

Traslado a el (la) Director (a) Financiero (a) para su revisión yaprobación para lo cual se deberá adjuntar toda ladocumentación de soporte necesaria: Factura, sol icitud de

emisión de cheque, contraseña de pago.

Revisará y verif icará que la documentación que ampara la

solicitud de emisión de transferencia sea correcta y quecumplacon los procedimientos establecidos en el manual de compras.

Descripción

Las transfencias bancar ias se orig inan por los s igu ien tes

motivos: traslados entre cuentas, por pago de contrapartidas porconvenios suscritos entre el CEPREDENAC y otrasinstituciones.

El proceso inicia al momento en que se emite la contraseña depago porparte de la Administraciónde CEPREDENAC o cuando

una institución de los países miembros o entidad co-ejecutorasolicita anticipo de fondos.

Traslada las solic itudes de transferencias a el Secre tar ioEjecutivo para su aprobación y visto bueno.

Inicio

Contraseña de

pago

Solicitud detransferencia

Verificación

Aprobación

Traslado

Traslado

Firma deAprobación

2




24





Secretario Ejecutivo 9)


Director (a) Financiero (a) 11)


Administrador (a) / Asistente

13)

14) Fin del proceso






Se realiza el proceso de transferencias bancarias, ya sea para

instituciones co-ejecuotoras de proyectos o para entidades de

países miembros del CEPREDENAC.

Devuelve la solicitud de transferencia autorizado a el (la) Auxiliar

Contable.

Se archivan los documentos

Traslada la autorización a el (la) Director (a) Financiero (a) para

realizar la transferencia respectiva.

Realizará la partida de diario por la transferencia realizada ycontabilizará cumpliendo con el proceso de revisión de la póliza

por parte de el (la) Técnico (a) Financiero (a).

Descripción

Partida de diario

Archivo

Fin

Traslado

Realización deTrasnferencias

2

Traslado




25

4.10 Diagrama del Procedimiento de Cambio de Divisas





1)

2)


3)


4)Contador (a) General

No

Técnico (a) Financiero (a) 5) Aprobará la operación.

Si


7)Contador (a) General








El (la) Contador (a) General deberá archivar los documentosque amparan los gastos registrados o las trasnferencias.

El ( la) Contador (a) Genera l a l tener e l v isto bueno de el ( la)Técnico (a) Financiero (a) con respecto a los tipos de cambio

apl icados, deberá proceder con los registros contables en els is tema contable del CEPREDENAC o del proyecto a l que

corresponde la operación realizada.

El tipo de cambio que se utilizará para las cuentas bancarias enmoneda extranjera, se deberá basar en el t ipo de cambio queestablece el banco al momento de realizar la trasnferencia

banciaria. Por lo que no se manejará diferencial cambiario enninguna operación.

El (la) Contador (a) General deberá trasladar las transferenciasy/o partidas de gastos registradas a el (la) Técnico (a)Financiero (a) con el f in de que sea revisado el t ipo de cambioaplicado en cada una de las transacciones registradas.

El cambio de divisas se origina al momento en que se realizanpagos en moneda diferente a la moneda en que se aperturó la

cuenta bancaria, tal es el caso de pagos en quetzales realizados

con cuentas aperturadas en US$ dólares , pagos en Eurosrealizados con cuentas aperturadas en US$ dólares.

Para efectos de determinar los montos de gastos se deberá

utilizar el tipo de cambio de la primera transferencia recibida deldonante, has ta agotar d icho monto. Es dec ir que el t ipo decambio para el registro de los gastos se deberá calcular conbase al tipo de cambio en el que se realizó el desembolso.

Trasladará las transferencias y/o partidas con el visto buenopara que las mismas puedan ser operadas en el sis temacontable.

Descripción

Inicio

Aprobacion

Traslado

Traslado

RegistroContable

Pago otransferencia de

fondos

Registro degastos

Archivo

Fin




26

4.11 Diagrama del Procedimiento de Conciliaciones Bancarias







Contador (a) General3)

No

Técnico (a) Financiero (a) Si 4) Revisa y aprueba la conciliación bancaria.

SI


Contador (a) General 6) Archiva las conciliaciones bancarias.

7) Fin del proceso.






Descripción

Traslada a el (la) Técnico (a) Financiero (a) para su revisión yaprobación.

Este proceso inicia al momento en que el banco envía el estadode cuenta bancario.

Coteja con estados financieros los montos de la conciliaciónbancaria.

Elabora conciliación bancaria utilizando el formato establecido(Anexo 2).

Inicio

Conciliación

bancaria

Traslado

Revisión

Comparación conestados

financieros

Archivo

Fin




27

4.12 Diagrama del Procedimiento de Constancias de Exoneración del Impuestoal Valor Agregado (IVA)


Responsable: Director(a) Financiero(a),Técnico(a) Financiero(a), Contador (a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos



Asistente Administrativo 1)

Asistente Administrativo 2)

3)

Contador (a) General / Auxiliar Contable

4)

Contador (a) General / Auxiliar Contable


6)

Auxiliar Contable

7)

Asistente Administrativo

8)

Asistente Administrativo

Ver if icará la cor recta elaboración de las constancias de

exención de IVA.

El proceso inicia al momento en que se recibe la factura delproveedor y se emite la contraseña de pago (Anexo 4).

Elabora solicitud de emisión de cheque voucher dirigido a el (la)Auxiliar Contable.

Descripción

Al momento de la elaboración del cheque voucher de pago,tomará en cuenta que el Impuesto al Valor Agregado -IVA- noserá pagado, utilizando constancias de exención. (Ver Anexo 5)

Trasladará a el ( la) Técnico (a) Financiero (a) los cheques

voucher emitidos y las constancias de exención de IVA para surevisión.

Trasladará a el (la) Asistente Administrativo (a) los chequesvoucher de pago a proveedor es por bienes o servic ios,adjuntando las constancias de exención de IVA.

Llegado el momento de la realización de los pagos aproveedores, entregará los cheques acompañados de lasconstancias de exención de IVA. Deberá entregar al proveedor

la constancia de exención original y la copia la adjuntará alcheque voucher.

Trasladará el total de cheques voucher entregados aproveedores a el (la) Auxiliar Contable para su archivo.

Inicio

Solicitud deemisión de

cheque

Elaboración deconstancia de

exención

Traslado

Revisión

Traslado

Entrega aproveedores

Traslado

4




28






10)

Contador (a) General / Auxiliar contable


Auxiliar Contable 12) Fin del proceso.






Trimestralmente el (la) Auxiliar Contable deberá elaborar un

informe de todas las constancias de IVA emitidas durante elper íodo, para ser t ras ladado a l Minister io de Relaciones

Exteriores (Anexo 7).

Se archivan las constancias de exención emitidas y los reportesenviados al Ministerio de Relaciones Exteriores.

Archivará los cheques voucher adjuntando las constancias de

exención de IVA emitida.

Descripción

Archivo

Elaboración deinforme de

constanciasemitidas

Archivo

Fin

4

Documents

a de Caja Ny Banco