A Sede Electrónica da USC Marzo 2016

administración

electrónica

u n i v e r s i d a d e d e s a n t i a g o d e c o m p o s t e l a a d m i n i s t r a c i ó n e l e c t r ó n i c a

2 de 36

Índice

1. Introdución .................................................................................................................................... 3

2. Acceso á Sede Electrónica da USC ................................................................................................ 4

3. Configuración dos mecanismos de aviso ..................................................................................... 5

4. Catálogo de procedementos ........................................................................................................ 8

a) Procedementos con un formulario asociado .......................................................................... 9

b) Procedementos con un formulario asociado en formato documento de texto ................ 14

c) Procedementos que se resolven con algunha ferramenta informática de xestión ........... 19

5. Presentación de solicitudes, escritos ou comunicacións non recollidos no catálogo ........... 20

6. Estado dos expedientes iniciados polo/a interesado/a ............................................................ 26

7. Notificación por comparecencia en sede .................................................................................. 28

8. Taboleiro electrónico .................................................................................................................. 32

9. Verificación de documentos electrónicos ................................................................................. 35

3 de 36

1. Introdución

A Sede Electrónica é a oficina virtual de atención ao usuario en Internet, a calquera hora e todos

os días do ano.

A Sede está dirixida a membros da Comunidade Universitaria e á cidadanía que desexen

interactuar a través de Internet coa USC.

As xestións que se realicen electronicamente teñen a mesma validez que se se realizasen de xeito

presencial.

A través da Sede Electrónica accédese á información dos procedementos, pódense realizar

trámites, presentar documentos no Rexistro Electrónico, formular queixas e suxestións,

consultar o taboleiro de anuncios da USC, verificar documentos electrónicos expedidos pola

Universidade, etc.

O certificado da Sede garante o acceso aos seus contidos con seguridade.

Aviso importante

Todos os trámites que requiran de autenticación ou sinatura mediante certificado electrónico

teñen que realizarse a través dun navegador que permita o complemento JAVA (non serve

Google Chrome).

4 de 36

2. Acceso á Sede Electrónica da USC

Na páxina principal da Universidade de Santiago de Compostela figura o acceso á Sede Electrónica:

Ao premer nel entramos na Sede Electrónica e ábrese a páxina de benvida. Na marxe esquerda figuran todos os servizos asociados á sede:

5 de 36

3. Configuración dos mecanismos de aviso

As persoas usuarias que presentan unha solicitude a través da sede electrónica poden elixir como

se lles vai notificar a resolución dese procedemento. As opcións son dúas:

1. Por correo postal (nese caso terá que consignar obrigatoriamente un enderezo postal)

2. Comparecencia en sede (que se desenvolve no apartado correspondente).

A comparecencia en sede é un sistema de notificación establecido pola lei 11/2007 do 22 de xuño,

de acceso electrónico dos cidadáns aos servizos públicos. Esta lei establece que a comparecencia

electrónica permitirá acreditar a data e hora en que se produza a posta a disposición da persoa

interesada do acto obxecto de notificación, así como a de acceso ao seu contido, momento a

partir do que a notificación se entenderá practicada con todos os efectos legais.

Se unha persoa elixe como medio de notificación a comparecencia en sede, pode configurar os

mecanismos de aviso dispoñibles para recibir un aviso cando unha resolución dun procedemento

se poña á súa disposición na sede. Non se debe confundir a comparecencia en sede cos

mecanismos de aviso, xa que estes últimos non envían o contido da resolución, só avisan de que

hai unha notificación pendente na sede electrónica da USC. O sistema de alertas é un simple

medio complementario de aviso de que ten a súa disposición notificacións electrónicas pero por

si mesmo non determina nin xera ningún efecto xurídico, debendo consultar periodicamente a

Sede electrónica para acceder ás súas notificacións.A falta de recepción dun correo ou SMS de

alerta non interrompe o prazo de notificación.

Para configurar os mecanismos de aviso é preciso entrar na sede electrónica e, dentro do

apartado Servizos Persoais, premer en Notificacións. A continuación deberá premer en Prema

aquí para identificarse:

6 de 36

Ao premer aparece unha pantalla de identificación que solicita as credenciais da USC (no suposto

de que pertenza á comunidade universitaria) ou ben, permite identificarse a través dun

certificado electrónico (DNI electrónico, certificado FNMT, etc).

Unha vez identificado aparece a seguinte pantalla, onde se advirte que non hai ningún

mecanismos de aviso configurado:

Prememos en Configuración de mecanismos de aviso e aparecen as dúas opcións posibles: recibir

un sms alertando da notificación ou un correo electrónico ao correo que se especifique. Unha vez

elixidas as opcións desexadas, deberemos premer en Modificar. Debe aparecer un cadro de

diálogo confirmando a configuración correcta e co número de teléfono móbil e o correo

electrónico consignados:

7 de 36

8 de 36

4. Catálogo de procedementos De acordo co Regulamento de medios electrónicos da USC, o catálogo de procedementos administrativos susceptibles de ser tramitados a través de medios electrónicos estará situado de forma claramente visible na páxina da sede electrónica:

Existen dous tipos de procedementos dentro do catálogo:

1. Os que teñen asociado un formulario de solicitude para que as persoas interesadas o

cubran e o presenten a través da sede electrónica. (Exemplo: Anulación de matrícula).

Dentro deste tipo de procedementos pode haber dous supostos:

a. Os procedementos que se tramitan a través dun formulario web (Exemplo:

Protección de datos de carácter persoal)

b. Aqueles procedementos que teñen un formulario en formato documento de

texto.( Exemplo: Anulación de matrícula).

2. Os que se tramitan mediante unha das ferramentas de xestión existentes con

anterioridade, como é o caso da matrícula que se fai a través a Secretaría Virtual do

alumno. (Exemplo: Matrícula ordinaria de inicio de estudos)

Premendo en Catálogo de procedementos vemos os que están dispoñibles para os diferentes

colectivos posibles. Por defecto aparecen os procedementos empregados de xeito máis

frecuente pero pódese o catálogo completo premendo en “procuralo na lista de todos os

procedementos da sede” ou ver os que corresponden a cada colectivo premendo en “Pode ver

máis procedementos para este colectivo”:

9 de 36

Ademais do catálogo de procedementos, de acordo coa lei 11/2007, a Sede Electrónica ten que

permitir a posibilidade de presentar calquera solicitude, comunicación ou escrito que non estea

recollido nese catálogo, a través do rexistro electrónico. Esta posibilidade verémola no apartado

denominado Rexistro electrónico.

a) Procedementos con un formulario asociado

Imos ver o caso dun procedemento que teña un formulario asociado, como pode ser o de

Protección de datos de carácter persoal. O primeiro paso é buscar e seleccionar o procedemento

dentro do catálogo, a continuación prememos en Formulario de solicitude:

10 de 36

Ao premer no formulario aparece unha pantalla de identificación que solicita as credenciais da

USC (no suposto de que pertence á comunidade universitaria) ou ben, permite identificarse a

través dun certificado electrónico (DNI electrónico, certificado FNMT, etc).

Unha vez identificados, o formulario recolle os datos persoais e solicita a forma de notificación,

que é obrigatoria para completar a solicitude:

11 de 36

.

Se non se cubre algún dos datos obrigatorios o sistema non permite continuar coa solicitude:

12 de 36

Se se elixe como forma de notificación “Correo postal” teremos que consignar o enderezo postal

ao que queremos que se notifique. Se se trata dunha persoa pertencente á comunidade

universitaria, por defecto, aparecerá o asociado aos seus datos persoais.

No caso de elixir “Comparecencia en sede” é recomendable activar os mecanismos de aviso (ir ao

apartado Configuración dos mecanismos de aviso).

Se están configurados correctamente, figurarán os mecanismos de aviso posibles, senón o

formulario dá a posibilidade de configuralos nese momento premendo enriba de “(sen

configurar)”:

Unha vez cubertos os datos, prememos en Seguinte para seguir cubrindo o formulario:

Seleccionamos a opción que queremos solicitar e volvemos a premer en Seguinte:

13 de 36

Debemos cubrir toda a información que se solicite, anexar documentos que xustifiquen a

solicitude (aparecerá unha pantalla onde se pode subir un arquivo). Unha vez cuberta toda a

solicitude teremos a posibilidade de validar os datos da solicitude, comprobando se todo o

consignado no documento é correcto. Para desprazarse polo documento deberá subir e baixar

na barra lateral dereita:

14 de 36

Se algún dato é erróneo ou está incompleto podemos volver aos pasos anteriores premendo en

Anterior:

Se a información é correcta, deberase premer en Seguinte e agardar a que a se rexistre a

solicitude. Ao rematar poderemos gardar o xustificante de ter presentado a solicitude.

b) Procedementos con un formulario asociado en formato documento de texto

Neste caso deberemos descargar o formulario asociado ao procedemento e seguir as instrucións

que figuran no catálogo. Como exemplo eliximos o procedemento de solicitude de anulación de

matrícula. Prememos no formulario que nos interese (títulos propios ou oficiais e formato Word

ou Open Office) e descargámolo no noso computador.

15 de 36

Unha vez descargado prememos para abrilo:

A continuación enchemos o formulario e gardámolo no noso computador. Para o seguinte paso é

preciso dispoñer dun programa de conversión de documentos a formato PDF, (existen

numerosas versións gratuítas accesibles en internet).

É preciso premer en "Arquivo", a continuación en "Gardar como" e seleccionar o formato PDF,

ou ben, premer en "Imprimir" e seleccionar como impresora calquera que converta o documento

nese formato.

Unha vez feito o seguinte paso consiste en presentalo a través do rexistro electrónico da Sede.

Para iso prememos, no menú lateral dereito Servizos persoais, na opción Rexistro electrónico:

16 de 36

Identificámonos no rexistro:

Podemos facelo a través das credenciais de usuario ou a través de certificado. Hai que ter en

conta que para asinar a solicitude é preciso ter certificado, ben sexa de clase 2A ou DNIe.

17 de 36

Prememos en “Presentar unha solicitude xeral no rexistro electrónico”:

Cubrimos os diferentes campos do formulario web. É importante ter en conta que este é o

formulario xenérico para todo tipo de solicitudes que non estean incluídas no catálogo de

procedementos existente:

18 de 36

Prememos en “Engadir arquivo” e anexamos o formulario cuberto que gardarmos antes no noso

equipo:

A continuación, cubrimos os campos que faltan e eliximos a forma na que queremos que nos

notifiquen calquera trámite relacionado con esa solicitude.

No caso de elixir a comparecencia en sede, para que chegue o aviso ao correo electrónico que

existe unha notificación, debemos configurar ese servizo no apartado da sede “Servizos

persoais” e dentro del no apartado “Configuración dos mecanismos de notificación” (ver

Configuración dos mecanismos de aviso).

19 de 36

c) Procedementos que se resolven con algunha ferramenta informática de xestión

Dentro do catálogo de procedementos, existen algúns nos non existe un formulario asociado

senón que o procedemento diríxenos a unha ferramenta informática de xestión. Sería, por

exemplo, o suposto da matrícula na que o procedemento nos dirixe á Secretaría Virtual do

alumno ou da expedición de certificacións automatizadas da OIT para investigadores e

profesorado (Exemplos: Matrícula ordinaria de inicio de estudos; Certificacións automatizadas da

OIT).

20 de 36

5. Presentación de solicitudes, escritos ou comunicacións non recollidos no catálogo

Se no catálogo de procedementos non se atopa ningún procedemento relacionado coa

solicitude que queremos presentar, de acordo coa lei 11/2007, a sede electrónica ten qque

permitir a posibilidade de presentar calquera solicitude, comunicación ou escrito que non estea

recollido, a través do rexistro electrónico.

Para iso, deberemos entrar na sede electrónica e premer, dentro do menú lateral dereito

denominado Servizos persoais, na opción Rexistro electrónico:

Será necesario que a persoa interesada se identifique, ben con credenciais da USC, ben con

certificado electrónico. En calquera caso, para presentar unha solicitude a través do Rexistro

electrónico, obrigatoriamente deberá dispoñer de un certificado electrónico. As persoas físicas

poderán utilizar o Documento Nacional de Identidade electrónico e certificados electrónicos

emitidos polos prestadores de servizos de certificación recoñecidos pola plataforma de

validación de sinatura electrónica @firma:

http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_General&langPa

e=es&iniciativa=190.

Unha vez dentro do apartado, vemos a advertencia de que se existe un procedemento específico

no catálogo, a solicitude debe ser presentada de acordo co que se determine no catálogo. De

non ser así, podemos presentar a solicitude no rexistro premendo en Presentar unha solicitude

xeral no rexistro electrónico:

21 de 36

Unha vez dentro do formulario de solicitude (ao igual que nos procedementos que teñen un

formulario en formato Office ou Word), debemos encher os datos da solicitude. Os datos

persoais recóllense automaticamente:

Podemos engadir documentos á nosa solicitude sempre que sexa necesario. Deberemos elixir a

quen vai dirixida a solicitude, consignar o enderezo do solicitante e a forma de notificación

(correo postal, comparecencia en sede). No caso de elixir comparecencia en sede sairá unha

22 de 36

advertencia sobre a configuración dos mecanismos de aviso (ver Configuración dos mecanismos

de aviso). A continuación, deberemos premer en Gardar:

A continuación aparecerá o applet de sinatura. É posible que non nos pida a autorización para

empregar Java se temos marcada a opción “Non volver a amosar”:

23 de 36

No primeiro paso de sinatura aparecen os certificados cos que se podería asinar o documento.

No exemplo só figura o certificado instalado no navegador:

Na seguinte pantalla aparecen os certificados dispoñibles, deberá seleccionar un o que desprega

os datos asociados a ese certificado. Unha vez seleccionado prememos en Seguinte:

24 de 36

O applet deberá preguntar se queremos autorizar a sinatura. Con premer en aceptar é suficiente,

a menos que o certificado dispoña dunha contrasinal, nese caso o sistema solicita a súa

introdución neste paso:

Por último, vemos como se completa o proceso de sinatura electrónica:

25 de 36

Agardamos e ao rematar o proceso poderemos ver a confirmación e o resgardo de solicitude:

26 de 36

6. Estado dos expedientes iniciados polo/a interesado/a

As persoas que realizan unha solicitude, de acordo coa normativa vixente, teñen dereito a

coñecer o estado de tramitación do seu expediente. Naqueles supostos en que o formulario de

solicitude ten unha continuación nunha das ferramentas informáticas de xestión empregadas na

USC (por exemplo, Flexia) esta información xa se retroalimenta de xeito automático. No suposto

de procedementos que teñen asociado un formulario convencional e non dispoñen dunha

tramitación electrónica posterior, os servizos encargados de instruír e resolver deben poñer a

disposición da persoa solicitante o estado de tramitación da súa solicitude de xeito manual na

ferramenta de xestión da Sede Electrónica.

Instrución 3/2013, da Secretaría Xeral da USC sobre tramitación de

procedementos iniciados a través da Sede Electrónica

Segundo.- Tramitación

[...] As distintas unidades deberán modificar, na aplicación de Sede

Electrónica, o estado de tramitación do procedemento, a efectos de que a

persoa interesada no procedemento poda coñecer o estado de tramitación do

seu expediente por consulta na Sede.

Estado dos expedientes: a persoa solicitante pode consultar este estado de tramitación dentro

da Sede electrónica, no menú lateral dereito denominado Servizos persoais, na opción Estado

dos expedientes.

O/a usuario/a deben identificarse.

27 de 36

Neste caso será válida a identificación mediante as credenciais da USC ou ben con certificado

válido ou DNI electrónico:

A persoa interesada verá o estado dos expedientes que teña iniciado a través da Sede

electrónica:

28 de 36

7. Notificación por comparecencia en sede

Instrución 3/2013 da Secretaría Xeral da USC sobre tramitación de

procedementos iniciados a través da Sede electrónica.

Terceiro. Finalización do procedemento

No caso de que a persoa interesada optase pola notificación por

comparecencia en Sede, o acto que poña fin ao procedemento ou calquera que

requira unha notificación formal, deberá poñerse a disposición da mesma

na Sede. Estes documentos deberán ser documentos electrónicos, asinados

dixitalmente co portasinaturas corporativo e con rexistro electrónico de

saída.

Cando unha persoa opta pola notificación por comparecencia en sede, sempre que configurase

previamente os mecanismos de aviso (ver Configuración dos mecanismos de aviso) recibirá un

correo electrónico e/ou un SMS avisándoo de que ten unha notificación na sede electrónica da

USC. Este aviso non ten ningún valor legal, polo que para ver a resolución da súa solicitude

deberá entrar na sede electrónica e identificarse.

O primeiro paso será, dentro da sede electrónica, premer no menú lateral dereito denominado

Servizos Persoais, na opción Notificacións.

29 de 36

O/a usuario/a debe identificarse.

Neste caso será válida a identificación mediante as credenciais da USC ou ben con certificado

válido ou DNI electrónico:

30 de 36

Unha vez identificado/a, poderá ver as notificacións postas a disposición na sede que aínda non

foron lidas.

Os efectos legais dependerán da acción que realice a persoa interesada (aceptar ou rexeitar a

notificación). Pode obter máis información premendo en “Prema aquí para ver os efectos legais

destas accións sen iniciar o acto”. Sairá unha ventá onde se lle informará do seguinte:

31 de 36

Efectos legais

Está vostede accedendo ao sistema de notificacións electrónicas mediante comparecencia na Sede

electrónica da Universidade de Santiago de Compostela. Para estes efectos práceme comunicarlle

que de conformidade co artigo 28 da Lei 11/2007, do 22 de xuño, de acceso electrónico dos cidadáns

aos Servizos Público, o acceso ao seu contido, supón que a notificación entenderase practicada para

todos os efectos legais. Así mesmo se lle indica que, existindo constancia da posta a disposición e de

transcorrer dez días naturais sen que se acceda ao seu contido, entenderase que a notificación foi

rexeitada cos efectos previstos no artigo 59 da Lei 30/1992 de Réxime Xurídico e do Procedemento

Administrativo Común e normas concordantes, salvo que de oficio ou a instancia do destinatario se

comprobe a imposibilidade técnica ou material do acceso. O interesado ou o seu representante

poderán rexeitar a notificación indicando os motivos, quedando constancia no expediente, pero se

terá por efectuado o trámite, continuando co resto do procedemento. Vostede poderá requirir ao

órgano correspondente que as notificacións sucesivas non se practiquen por medios electrónicos,

utilizándose os demais medios admitidos no artigo 59 da Lei 30/1992, de Réxime Xurídico e do

Procedemento Administrativo Común, agás que no procedemento se estableza a obrigatoriedade de

comunicarse por medios electrónicos, de conformidade co artigo 27.6 da citada Lei 11/2007, de 22 de

xuño."

32 de 36

8. Taboleiro electrónico

Regulamento medios electrónicos.

Anexo II.- Segundo:

A publicación de acordos, resolucións e actos administrativos dos servizos

centrais da Universidade levarase a cabo preceptivamente no taboleiro.

Por resolución da Secretaría Xeral poderanse incorporar ao taboleiro

oficial a publicación de acordos, resolucións e actos administrativos dos

centros, departamentos, institutos e outras estruturas universitarias.

Terceiro. Eficacia

A data de publicación no taboleiro de anuncios oficial será a que

determine a eficacia dos acordos, resolucións e actos administrativos de

carácter xeral, agás que no propio acordo se incorpore outra data de

efectividade ou nas normas reguladoras se impoña a publicación nalgún

boletín oficial. A publicación electrónica conferiralle ao acto (acordo,

resolución e acto administrativo) o carácter oficial e auténtico, xerando

plenos efectos xurídicos.

Calquera outro medio de publicación será complementario, carecendo de

valor xurídico.

Na publicación débese indicar a data de publicación no taboleiro de

anuncios oficial da USC ou, se é o caso, rectificación, e sempre deberase

acreditar, para os efectos do cómputo de prazos, o momento a partir do cal

os interesados puideron ter acceso ao contido daqueles.

Disposición transitoria: a publicación neste taboleiro terá carácter

complementario, e non substitutivo. Por resolución da Secretaría Xeral

iranse suprimindo progresivamente os distintos taboleiros físicos e

quedará a publicación electrónica como única vía válida para os efectos

legais e de cómputos de prazos.

O extracto anterior confirma a importancia do taboleiro electrónico, que progresivamente, irá

substituíndo os taboleiros físicos e que determinará a eficacia dos acordos, resolucións e actos

administrativos de carácter xeral.

Vista pública do taboleiro electrónico

Pódese acceder ao taboleiro electrónico desde a páxina principal da USC directamente ou ben

desde a sede electrónica:

33 de 36

Unha vez que estamos dentro do Taboleiro electrónico, vemos os últimos anuncios publicados

pero podemos facer unha búsqueda por colectivos aos que vai dirixido o anuncio ou buscalo na

listaxe de todos os anuncios publicados na sede:

34 de 36

Unha vez que atopamos o anuncio que buscamos, para ver máis información debemos premer

ne. Poderemos acceder á información completa do anuncio e ver o xustificante de publicación:

35 de 36

9. Verificación de documentos electrónicos

De acordo co regulamento de medios electrónicos da USC, a Sede electrónica debe poñer a

disposición dos usuarios a utilidade de verificar documentos electrónicos expedidos pola USC.

Título II: Sede electrónica. Art. 14.1 Letra i): Os instrumentos

necesarios para o acceso por medios electrónicos aos servizos públicos,

incluídos os precisos para asinar electronicamente e comprobar a validez

dos documentos asinados mediante este procedemento.

Para poder verificar a validez dun documento electrónico expedido pola USC, accedemos á sede

electrónica e prememos en “Verificación de documentos con CSV”:

Introducimos o Código Seguro de Verificación (CSV) e o captcha que aparece á dereita. Despois

prememos en “Recuperar documento”:

36 de 36

A continuación poderemos comprobar os detalles do documento electrónico e facer o cotexo

visual do documento orixinal premendo en “Descargar documento para cotexo visual”:

Esta acción descargará o documento PDF onde podemos comprobar a validez da sinatura. No pé

do documento debe figurar o logotipo da USC en marca de auga e os datos da sinatura:

Na última páxina poderemos ver o detalle das sinaturas: