a senda o el pasaje que cualquier ejercicio
deautoridadyliderazgoencamina, permite el progreso de una
forma,estadoo formacin a otra forma, estado o realidad. El
verdadero liderazgo es el que encamina el progreso de un estado a
otro superior. Esto es tambin la esencia de la transformacin, que
es el paso preliminar a la verdaderainnovacin, que actualiza y
asegura laorganizacin"I. II. LaComunicacin:Para definir
esteconceptoutilizaremos elmodeloShannon-Wiener, que a finales de
los aos cuarenta se dio a conocer. Sueficienciaviene de su
sencillez. Introdujo los conceptos de "cantidad deinformacin"
"fuente", "canal", "ruido" y "retroalimentacin".PROCESOPara ver el
grafico seleccione la opcin "Descargar" del men superiorEmpecemos
por decir que elemisorpuede tratarse de cualquierindividuointerno o
externo de una organizacin oempresa, es la fuente de comunicacin,
quien desea transmitir unpensamientoo idea a otro u otros. En el
caso deuna empresapodra tratarse delgerente, secretaria,
obrero,cliente, quien sea que tenga necesidad de transmitir una
informacin relacionada con losservicios, sucesos, etc. que ocurra
en la empresa.El cdigoen este caso se refiere a la forma en que se
codificar ese pensamiento, incluyendo la habilidad, laactitud, los
conocimientos y elsistemasociocultural. Es ms, elxitototal de
cadapersonase determina tambin por las habilidades de hablar,
escribir, escuchar y razonar. Tenemos ideas preconcebidas sobre
temas diversos y esasactitudesafectan nuestrascomunicaciones. Se
tiene que tomar en cuenta que no se puede comunicar lo que no se
sabe y aunque el individuo (emisor) lo sepa, es posible que el
receptor no lo entienda.El mensajees elproductoreal de la fuente
codificadora. Es toda la informacin que se transmite y si se logra
una comunicacin exitosa ser tambin todo lo que reciba el
receptor.El canales el medio a travs del cual viaja el mensaje. En
una organizacin y en cualquier situacin es muy importante
seleccionar el medio ms adecuado para transmitir la informacin y
esto depender del tipo de informacin, de quienes debern recibirlo,
las condiciones que se requieren para el mejor entendimiento del
mismo. Tradicionalmente siguen laredde autoridad de una organizacin
los mensajes relacionados conel trabajode los miembros de la misma;
para esto lo ms adecuado es un canal formal. Otras formas de
mensajes como los sociales o personales, siguen canales informales
en la organizacin.El receptores el objeto a quien se dirige en
mensaje. Pero antes de que esto ocurra el mensaje debe ser
descodificadoprocesomismo que requiere de las habilidades,
actitudes y conocimientos previos sobre el tema del receptor.Y
ahora el elemento que indica en el proceso si hubo xito o no, nos
referimos a laretroalimentacin. En una organizacin se medir si una
informacin lleg adecuadamente si se recupera respuesta ante el
mismo.Qu pasa si no ocurre?Si en una organizacin se obtienen
respuestas vagas e inapropiadas se debe a que en el proceso
existenfuentesde distorsin como las siguientes: LaCodificacinse
realiz con descuido. Seleccin limitada de smbolos Confusin en el
contexto del mensaje. Seleccin de un canal inapropiado. Nivel de
ruido alto. Prejuicios, conocimientos y habilidades depercepcindel
receptor limitadas. Pocaatenciny cuidado en el proceso de
decodificacin.Todos estos factores pueden provocar que el mensaje
se interprete de manera diferente a la imaginada por el
emisor.Agresin en la comunicacinEste fenmeno que le ocurre a un 20%
de lapoblacinpuede causarproblemasen la comunicacin, ya que provoca
en el emisor un temor al momento de hablar o escribir lo que puede
desencadenar que ste recurra a losmediosinadecuados para
comunicarse y as evitar esteconflictopero que a su vez se traduce
en otros problemas. Por ejemplo el supervisor de un departamento
puede recurrir a memorandos ocartaspara transmitir mensajes, cuando
una llamada suele ser no slo ms rpido sino tambin ms apropiado.Por
todo esto debemos estar conscientes de que existe ungrupode
personas en lasorganizacionesque limitan severamente sucomunicacin
oraly racionalizarn su practica al decirse a ellas mismas que no se
necesita tanta comunicacin para que hagan sutrabajoconeficacia.Para
lograr que una organizacin posea una buena comunicacin interna y
externa es muy importante fijar atencin en esta rea de forma tal
que se pueda aplicar correctivos mediante cursos instructivos,
seminarios, actividades en grupo etc. atiempo.FLUJO DE LA
COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN:1. Direccin de la Comunicacin:La
Comunicacin puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensin
vertical puede ser dividida, adems, endireccinascendente o
descendente.DESCENDENTE: Esla comunicacinque fluye de un nivel del
grupo u organizacin a un nivel ms bajo. Es el utilizado por los
lderes degruposy gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer
problemas que necesitan atencin, proporcionar
instrucciones.GerenteSupervisorEmpleados, obreros, tcnicos,
etc.ASCENDENTE:Esta comunicacin fluye en forma apuesta a la
anterior, es decir, de los empleados o subordinados hacia
lagerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentacin a los de
arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el
sentir de los empleados, cmo se sienten los empleados en sus
puestos, con sus compaeros de trabajo y en la organizacin, para
captar ideas sobre cmo mejorar cualquier situacin interna en la
organizacin. Unldersabe que ambas direcciones son importantes e
imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mnimo de
problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones
tienenconcienciade ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas,
pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya
que consideran que esto no influir en el rendimientolaboral.Para
ver el grafico seleccione la opcin "Descargar" del men
superiorObrero, empleados, tcnicos,
clientesSupervisorGerenteEjemplos Organizacionales de Comunicacin
Ascendente Informes de desempeos preparados por supervisores
Buzones de sugerencia Encuesta de actitud de los empleados
Procedimientos para expresar quejas Encuestas.LATERAL:Este tipo de
comunicacin se da cuando dos o ms miembros de una organizacin cuyos
puestos estn al mismo nivel intercambian informacin. Por ejemplo
comunicaciones entre supervisores de variasplantaso
departamentos.Este tipo de comunicacin es muy positiva para evitar
proceso burocrticos y lentos en una organizacin, adems, es informal
y promueve a laaccin.Supervisor Depto.ComprasSupervisor Depto
deFinanzasREDES DE LA COMUNICACIN:Lasredesde la comunicacin definen
los canales por los cuales fluye la informacin. Los canales de una
organizacin pueden ser formales o informales y cada uno tiene un
uso respectivo dentro dela empresa. Las redes Formales son
generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y
limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por
el contrario, las redes informales no son rgidas en su direccin,
puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente
satisface necesidades sociales de los miembros internos dela
organizacin, por ejemplo los rumores o chismes.Ahora bien,una
redformal se puede presentar de tres formas: la cadena, la rueda y
todo el canal.La cadenasigue rgidamente la cadena formal de mando.
Se utiliza si la precisin de losdatoses lo ms importante.CadenaPara
ver el grafico seleccione la opcin "Descargar" del men superiorLa
ruedase apoya en un lder para actuar como un conducto central para
todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un
lder, es rpido y alta precisinRuedaPara ver el grafico seleccione
la opcin "Descargar" del men superiorToda la red del canalpermite
que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el
uno con el otro y es ms adecuada si se busca una mayor satisfaccin,
su precisin es moderada y no es probable que surjan lideres.Todos
los CanalesPara ver el grafico seleccione la opcin "Descargar" del
men superiorEn cuanto a las redes informales la informacin puede
correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no es
controlada por la gerencia y es percibida para los empleados como
ms confiable y crebles que las informaciones emitidas por la
gerencia a travs de las redes formales, Los rumores emergen como
una respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros,
donde existe la ambigedad y en condiciones que crean aprensin, por
ejemplo el secreto y lacompetenciaque tpicamente prevalecen en las
organizaciones alrededor de los temas como la designacin de nuevos
jefes, reubicacin de las oficinas y nuevas asignaciones de
trabajo.Es importante entender que el chisme es una parte de la red
de informacin de cualquier grupo u organizacin, lemuestraa los
gerentes aquellos temas que los empleados consideran importantes y
provocadores de ansiedad, de esta forma el gerente puede minimizar
las consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e
impacto.SUGERENCIAS PARA REDUCIR LAS CONSECUENCIAS NEGATIVAS DE LOS
RUMORES: Anuncie losprogramasde tiempo para tomar las decisiones
importantes Explique las decisiones y los comportamientos que
podran parecer inconsistentes o secretos. Enfatice las desventajas,
como tambin las ventajas, de las decisiones actuales y los planes
futuros Discuta abiertamente las posibilidades en el peor de los
casos - casi nunca constituye una provocacin de ansiedad ni una
fantasa no habladaELECCIN DEL CANAL ADECUADOLa preferencia de un
canal sobre el otro depende de si el mensaje es rutinario o no
rutinario. El primer tipo de mensaje tiende a ser directo y con un
mnimo de ambigedad mientras que los no rutinarios son complicados y
tienden a confundir. Los gerentes pueden gerentes pueden comunicar
los mensajes rutinarios a travs de los canales que no poseen mucha
riqueza (Panfletos, boletines,informesgenerales, memorandos y
cartas), mientras que pueden comunicar los mensajes no rutinarios a
travs de los canales ricos como el correo electrnico,telfonoy
conversaciones cara a cara. Un gerente de alto rendimiento estar ms
sensible a la adecuadaseleccindel canal a la hora de transmitir la
informacin.BARRERAS PARA LA COMUNICACIN EFICAZ EN LA ORGANIZACIN La
filtracin es la manipulacin de la informacin del emisor para que
sea vista ms favorablemente por el receptor. Los intereses
personales y las percepciones de lo que es importante de aquellos
que resumen estn presentes en los resultados de la informacin, lo
que hace imposible que los receptores consigan informacin objetiva.
Mientras ms vertical es laestructurade la organizacin ms
posibilidades de filtracin habr. Percepcin selectiva en el que los
receptores ven y escuchan en forma selectiva basados en sus
necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes lo que no
permite que se perciba la realidad y en su lugar se interprete segn
el parecer de cada cual. Defensa. Cuando el receptor se siente
amenazado, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad
para lograr entendimiento mutuo, respondiendo en formas que
retardan la comunicacin eficaz Lenguaje. La edad, laeducaciny los
antecedentes culturales sonvariablesque influyen en ellenguajeque
una persona usa. Las palabras significan diferentes cosas para
diferentes personas lo que crea dificultades en la
comunicacin.RECOMENDACIONES PARA UNA COMUNICACIN EFICAZ EN LA
Organizacin El presidente o gerente debe comprometerse en
lafilosofay elcomportamiento, con la nocin de que comunicarse con
los empleados es esencial para el logro de las metas de la
organizacin. Asociar lasaccionescon las palabras Comprometerse con
la comunicacin de dos vas (descendente y ascendente nfasis en la
comunicacin cara a cara Mantener a los miembros de la organizacin
informados de los cambios y decisiones dentro de la organizacin Dar
confianza yvalora los empleados para comunicar malas noticias
Disear unprogramade comunicacin para transmitir la informacin que
cada departamento o empleado necesita Luchar porque la informacin
fluya continuamenteLA COMUNICACIN Y LA VISINTodo proceso
organizacional se rige hacia el futuro por una visin, todo proceso
organizacional se desarrolla a travs de la comunicacin, por lo
tanto la comunicacin y la visin son determinantes en la direccin y
el futuro de la organizacin.La comprensin de la visin es
particularmente calve para el ejercicio de la comunicacin gerencial
y empresarial, pues integra unacomunidadde visiones y pensamientos
entornoa una visin particular.Una buena Visin mal comunicada no
tiene sentido o tambin una visin deficiente puede ser mejorada y
potenciada con una excelente comunicacin.Lapotenciade la visin est
en los efectos de su comunicacin, una de las razones principales de
la comunicacin es desarrollar la visin comn.Un lder centra la
atencin en la coalicin de los grupos sobre la ilusin de la visin,
en lamotivacine inspiracin para mantener a la gente emocionada en
la direccin de futuro visionado, la visin del futuro y en la
orientacin hacia el maana y el otro lugar apelando a la emocin de
permanecer. el lder comunica una visin de promesa, ilusin y futuro
y logra que los empleados se identifiquen con ella trabajando da a
da para lograrla y todo esto gracias un proceso exitoso de
comunicacin.
Leer
ms:http://www.monografias.com/trabajos11/gerencia/gerencia.shtml#ixzz3fhF8fHHVComunicacin
organizacional: tipos, flujos, barreras y auditoraKarla Ivette King
Nez Administracin 29.03.2012 19 minutos de lecturacomunicacin
organizacionalIntroduccinLa comunicacin es un elemento de gran
importancia enlas relaciones humanas, el ser humano, por
naturaleza, requiererelacionarse con otras personas para poder
satisfacer sus necesidades de afecto y socializacin, esto lo logra
a travs de diversos medios de comunicacin.La presente investigacin,
pretende adentrar al lector, en el amplio mbito dela comunicacin
organizacional. Es sabido por todos nosotros, y si no con las
palabras textuales, por lo menos en esencia, que la comunicacin es
el proceso mediante el cual, una persona transmite informacin a
otra persona, y es el objetivo de toda comunicacin; en el caso de
las empresas en particular la transmisin de informacin es una
actividad diaria y de gran importancia, es por ello que existe la
comunicacin organizacional. Generalmente en esta temtica surgen
obstculos o barreras que impiden el correcto proceso de transmisin
de datos empresariales, personales u organizacionales.En el primer
apartado, se define el concepto de comunicacin organizacional; en
el segundo apartado, se profundiza en los elementos que comprenden
un proceso de comunicacin; en el tercer apartado, se aborda el tema
de comunicacin formal e informal dentro de una organizacin; en el
cuarto apartado, se toca la temtica decomunicacin internay externa,
con el fin de recaer en el apartado, que habla acerca de los flujos
que puede seguir esta comunicacin interna. Tambin se maneja la
temtica de barreras en la comunicacin y por ltimo laauditoria en el
proceso de comunicaciones.Comunicacin en las organizacionesLas
organizaciones hoy en da necesitan mantenerse actualizadas,
cumpliendo tendencias e innovando en productos y servicios lo cual
permite su permanencia en el mercado con el dinamismo
correspondiente de las empresas altamente efectivas; y de esta
forma cumplir con las demandas de los mercados actuales. Para eso
es necesario comprometerse a nivel corporativo que permita darle el
valor que realmente se debe a los procesos vitales de comunicacin
de las empresas que le permiten alcanzar los objetivos
institucionales y ser competitivos en relacin a las dems
organizaciones.La comunicacin organizacional es una importante
herramienta de mucho aporte laboral en la actualidad que da lugar a
la transmisin de la informacin dentro de las organizaciones para
identificar los requerimientos y logros de la organizacin y los
colaboradores de la misma.La comunicacin organizacional llega a
permitir el conocimiento de los recursos humanos, su desarrollo en
la empresa, productividad en los departamentos de trabajo.La
principal finalidad de la comunicacin organizacional es primordial
para alcanzar los objetivos institucionales; elementos que en
conjunto dan paso al desarrollo organizacional y de los
colaboradores que se van preparando para alcanzar su mejor desempeo
en los mercados.Comunicacin interna y externaLa comunicacin
interna, son todas las actividades realizadas por la organizacin,
para crear y mantener las relaciones entre sus miembros, a travs
del buen uso de los diferentes medios de comunicacin existentes en
la organizacin.La comunicacin interna da lugar a (UAT, 2011):
Elaborar un reconocimiento de la empresa en un ambiente de
cordialidad, y estimulacin en las actividades laborales. Poder
conocer en gran medida a la organizacin y familiarizarse con ellas.
Reconocimiento del desempeo de los colaboradores Fomentar el
intercambio de informacin (comunicacin) en toda la organizacin. La
empresa es responsable de fomentar un clima organizacional positivo
para beneficio de toda la organizacin. El clima organizacional es
bsicamente en ambiente personal y de ndole fsico a partir del cual
se realizan las actividades empresariales.La comunicacin externa,
son todas las actividades realizadas por la organizacin, cuyo
propsito es mantener relaciones con el exterior, en la actualidad a
este tipo de comunicacin se le conoce como relaciones
pblicas.Escenarios de la comunicacin organizacionalLa comunicacin
organizacional generalmente se puede presentar en los siguientes
tres escenarios (Andrade, 2005): Escenario fsico. Dentro de este
escenario se puede considerar el interno y externo, y se consideran
todos los elementos decorativos de la organizacin y tambin los
llamados informativos, por ejemplo: los smbolos de no pasar, slo
personal autorizado, etctera. Escenario social. Este escenario
incluye a la totalidad de factores que se relacionan con las
personas y adems de la interaccin existente entre las mismas, como
ejemplo de este escenario se puede considerar el empleo de papeles
de cada miembro dentro de una reunin laboral. Escenario
institucional. Relaciona los mensajes que la organizacin emite a
sus miembros, proveedores, clientes, y dems personas involucradas;
ejemplos de este tipo de comunicacin en este escenario son
bsicamente: memorndums, avisos en pizarra, publicidad, entre muchos
ms.Flujo de la comunicacin en la organizacinDentro de una empresa
es indispensable que la comunicacin fluya en distintas vas, desde
un nivel jerrquico menor a uno ms alto, as como hacia los niveles
jerrquicos de los lados. Normalmente se haba contemplado con mayor
fuerza a la comunicacin de forma descendente, pero en la actualidad
se conoce ampliamente que, en caso de que en la organizacin
solamente fluya la informacin del nivel jerrquico superior a uno
inferior, existirn problemas de comunicacin de gran impacto en la
organizacin.En trminos generales para que la comunicacin sea eficaz
en la empresa, es importante que surja del empleado, es decir,
comunicacin de forma ascendente.No hay que olvidar la importancia
del flujo horizontal en la comunicacin, esto sucede cuando los
involucrados pertenecen a un mismo nivel de jerarqua o similar; as
como tambin existe la comunicacin diagonal (se presenta entre los
trabajadores de distintos niveles jerrquicos, an sin que haya una
dependencia entre departamentos o niveles).Ilustracin 1. Flujo de
la comunicacin (blogspot, Marzo)Comunicacin descendenteEste tipo de
comunicacin se presenta en los niveles jerrquicos altos y con
direccin especfica hacia los niveles de jerarqua inferior,
generalmente esta comunicacin se presenta en las organizaciones
cuya autoridad es centralizada y sumamente autoritaria.Dentro de la
comunicacin descendente los principales medios utilizados para el
proceso de comunicacin estn va mando (instrucciones de forma oral
al personal) se presenta: a travs de los discursos, reunin con el
personal, va telefnica. En cuanto a la comunicacin va escrita los
medios ms utilizados son: Memorndum Cartas Informes Manual de
operaciones Folletos Reportes, entre muchas ms.Una de las
caractersticas principales de este tipo de informacin es el hecho
de que la informacin se vuelve difusa y dispersa conforme va
descendiendo en la lnea de mando y de los niveles jerrquicos. Adems
el hecho de que una administracin de a conocer y solicite el
cumplimiento de polticas de trabajo o procedimientos, no existe una
garanta para el cumplimiento y logro de los mismos; ya sea por
fallas en la comunicacin, situaciones imprevistas que alteren los
procesos, o simplemente por falta de disciplina de los empleados
involucrados. Ante estas circunstancias es indispensable la
existencia de un sistema que permita retroalimentar la informacin
recibida.Por ltimo es importante sealar, que la informacin que se
dirige de forma descendente en una organizacin suele avanzar
lentamente, trayendo como consecuencias tardanza en la llegada de
la informacin a su destino, creando situaciones de frustracin a la
administracin de la empresa.Comunicacin ascendenteA diferencia de
la comunicacin ascendente, este tipo de comunicacin organizacional
se presenta cuando los trabajadores (subordinados) transmiten
informacin a sus jefes. Es decir, esta informacin fluye de niveles
inferiores a niveles de jerarqua superior. Desgraciadamente el
flujo de la informacin en esta va de transmisin no siempre llega a
los niveles ms altos de forma completa y objetiva, ya que conforme
va ascendiendo la informacin los receptores van mediando el impacto
del contenido, sobre todo si se trata de informes o noticias
negativas o no esperadas por la gerencia o la administracin. Esto
se presenta comnmente en las organizaciones, cuando un operador no
alcanza a cumplir las metas, o existen problemas que afectan
directamente la productividad, o generan conflictos en la empresa;
es en estas situaciones que los encargados de estas reas de trabajo
por temor, conveniencia, o respeto a los niveles superiores de
mando, no dan a conocer muchas veces datos reales de produccin,
financieros, o de desempeo.La comunicacin ascendente es contraria a
la descendente en el hecho de que mientras la segunda es
autoritaria, la primera (ascendente) se presenta en empresas cuyo
ambiente y proceso de comunicacin permite la participacin de los
empleados y mantiene polticas democrticas para la intervencin de
los mismos. Los medios ms utilizados para la transmisin de la
informacin de forma ascendente son: Reunin peridica Entrevista
personalizada Crculo de Calidad Va telefnica A travs de encuestas
Sistema de quejas y sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a la
administracin).Comunicacin cruzadaDentro de este tipo de flujo de
comunicacin se considera a la informacin de direccin horizontal
(aquella que se presenta entre niveles similares de jerarqua dentro
de la organizacin) y el conocido flujo diagonal (el flujo diagonal
se presenta cuando las partes que intervienen en el proceso de
comunicacin forman parte de niveles jerrquicos diferentes y no
establecen una relacin de dependencia entre ellas).La finalidad
principal de la comunicacin cruzada es incrementar la velocidad en
la transmisin de la informacin, mejorar la comprensin de la
informacin que se transmite y la coordinacin de los esfuerzos para
lograr cumplir con los objetivos de la empresa.La comunicacin
cruzada es muy comn dentro de las organizaciones, ya que no siempre
el flujo de la informacin se dirige por las rutas normalmente
establecidas en los organigramas.En la actualidad las
organizaciones hacen gran uso de la comunicacin cruzada tanto oral
como escrita, con la principal finalidad de perfeccionar el flujo
en direccin vertical de la informacin dentro de las empresas.Tambin
es importante recalcar que, debido a que la informacin en la
empresa no siempre sigue los flujos establecidos (en cuanto a
niveles jerrquicos se refiere), es necesario proteger dicha
informacin ante los problemas u obstculos de la informacin bajo las
siguientes premisas: El empleo de la comunicacin debe presentarse
cuando las necesidades de la empresa as lo requieran. Es
indispensable que los empleados se abstengan de exceder los lmites
de autoridad permitidos. Los empleados deben mantener al tanto, en
cuanto a informacin se refiere, a sus jefes o mando superior de las
tareas cruzadas de alta importancia.Lo anterior permite dejar en
claro queun flujo de comunicacin cruzada algunas ocasiones pude
desencadenar inconvenientes en la organizacin, por lo cual es
importante cuiden este tipo de flujo de informacin, que es
indispensable dentro de las organizaciones por el ambiente interno
y externo complejo y con dinamismo en el mercado empresarial.La
comunicacin escrita, oral y no verbalCada tipo de comunicacin tiene
su funcin y ventaja dentro de la organizacin , y es por este motivo
que muchas veces las comunicaciones se emplean en grupo, haciendo
uso de las ventajas de cada una de ellas para la comunicacin y
complementarse entre ellas. Un ejemplo claro est en el caso de las
conferencias, donde se utiliza material escrito, videos,
diapositivas, la exposicin del expositor; todo con la finalidad de
que los asistentes comprendan de mejor manera la informacin que se
les est proporcionando.Comunicacin escritaLa comunicacin escrita se
caracteriza por contar con mensajes claros, precisos, concretos y
correctos, y podemos estar seguros que el mensaje que estamos
transmitiendo como emisores, el receptor lo va a entender, tal
cual.Algunos ejemplos de comunicacin escrita son (Prez &
Candale, 2010): Boletn interno. Maneja informacin especializada,
para el interior y exterior de la organizacin. Memorndum. Es el
medio ms usado, y ayuda al receptor (empleado) a recordar
instrucciones internas acerca de lo que debe realizar en la
organizacin. Circular. Es un medio de comunicacin interno, un
escrito en que la Gerencia General o Departamental comunica a todo
el personal o una parte de la organizacin. Convocatorias. Es un
medio mediante el cual, la organizacin informa a sus empleados, o a
la comunidad, que existen vacantes para algn puesto laboral, o bien
se abre algn concurso de proyecto. Encuesta a los empleados. Este
medio de comunicacin tiene como propsito conocer las opiniones de
los empleados, sobre algn aspecto en cuestin.La principal ventaja
de la comunicacin escrita es el hecho de que proporciona un
registro, referencia y proteccin legal de lo que se comunica, adems
de promover la aplicacin uniforme de procedimientos y normas que
colaboran en la disminucin de los costos de comunicacin, y adems se
puede cuidar con anticipacin el contenido y contexto de la
informacin a transmitir.En cuanto a desventajas se refiere se puede
considerar, el alto gasto en cantidad de papeles para la realizacin
oficial de un mensaje escrito, no generar una retroalimentacin de
inmediato y en muchas ocasiones suele manejarse mucho tiempo para
la notificacin de la recepcin y comprensin de la comunicacin
escrita.Comunicacin oralLa comunicacin oral se presenta cuando se
lleva a cabo una reunin de frente entre dos o ms personas, este es
el caso de la pltica de un administrador a su personal y se puede
presentar de manera formal o informal, as como puede estar sujeta a
planeacin o de forma espontnea.La comunicacin oral aunque es
altamente utilizada dentro de una organizacin, la compresin de la
informacin transmitida no siempre es la deseada y/o esperada,
debido a que influye de gran manera en la interpretacin que cada
receptor le d a la misma y del ambiente bajo el cual se est
efectuando la comunicacin, estos son muy comunes en la comunicacin
informal, sales de tu departamento para dirigirte a otra oficina, y
saludas a alguien o le das una indicacin, este es un vivo ejemplo
de comunicacin oral.Algunos ejemplos de la comunicacin oral son:
Conferencias. Se expone algn tema en particular. Juntas y
Asambleas. Se discute sobre algn tema en particular.
Videoconferencias. Nos comunicamos de un departamento a otro, que
quiz se encuentra en otra ciudad, con el fin de exponer la situacin
de nuestra rea. Servicio telefnico. Se comunica de un rea a otra
por medio de llamadas, y regularmente es para solicitar alguna
informacin que se necesita para solucionar un problema, o bien,
complementar algn trabajo.Comunicacin no verbalEste tipo de
comunicacin se utiliza de muchas maneras en la organizacin, muchas
veces como complemento de lo que se dice, un ejemplo es cuando en
una exposicin los asistentes se dan cuenta de las expresiones
faciales y corporales del expositor, y aunque se maneje como una
comunicacin de apoyo, muchas veces puede no ser as, como le
transmitir inseguridad, falta de conocimiento del tema o
credibilidad.Dentro de esta clasificacin tambin se puede considerar
los medios visuales de apoyo, los cuales tambin tienen como
objetivo retroalimentar lo que se dice.Algunos ejemplos de medios
visuales son (Prez & Candale, 2010): Murales. En ellos se
maneja informacin motivacional para el empleado, estos se deben
colocar en puntos estratgicos de la organizacin, para que puedan
ser observados por los empleados. Tabln de avisos. En ellos se
colocan cuadros, grficos, etctera, y tiene por objetivo
sensibilizar a los empleados e informarlos acerca de algn aspecto
en cuestin. Sealizacin. Mapa de las instalaciones, con el propsito
que sepan ubicarse, y hacia dnde dirigirse.Barreras y fallas en la
comunicacin organizacionalMuchos administradores consideran como
uno de sus mayores problemas a resolver las fallas e inconvenientes
en la comunicacin de la organizacin. Pero un administrador que
realmente conoce a su empresa, como debe ser, se puede dar cuenta
que muchos problemas de comunicacin se originan como consecuencia
de problemas ms fuertes.Un ejemplo de lo que se establece
anteriormente es cuando en una organizacin una planeacin resulta
deficiente y genera incertidumbre en la directriz y camino de la
empresa, al igual que si una organizacin no cuenta con una adecuada
estructura puede limitar o alterar de forma negativa la relacin
organizacional y por ende la comunicacin.Las barreras que se
presentan en la transmisin de la informacin pueden originarse en el
emisor, el mensaje, el receptor del mensaje, o en la misma
retroalimentacin de la informacin que se recibe.Las principales
barreras en la comunicacin especficamente en el caso de las
organizaciones son: Falta o ausencia de planeacin Supuestos o
hechos confusos Distorsin del contexto del mensaje y/o de la
semntica Informacin expresada deficientemente Barreras de contexto
internacional Prdida de informacin por retencin limitada Informacin
con escucha limitada y la evaluacin anticipada de la misma
Comunicacin de forma impersonal Desconfianza o temores en la
comunicacin Tiempo insuficiente ante los cambios Exceso de
informacin Dems barreras en la comunicacinFalta o ausencia de
planeacinEsta barrera se presenta muy frecuentemente dentro de las
organizaciones, para que una comunicacin organizacional sea
adecuada y cumpla con sus objetivos debe surgir como consecuencia
de una planeacin, tanto de anlisis y formulacin del mensaje a
transmitir como su origen y objetividad; adems de que la persona
que se comunicar debe elegir el canal de comunicacin ms conveniente
as como el espacio de tiempo indicado para la transmisin de la
informacin, y de esta forma detener la resistencia al
cambio.Supuestos o hechos confusosMuchas veces en la transmisin de
la informacin se dan por hechos o por entendidos ciertas
situaciones y por lo cual no se comunican con el resto de la
informacin que se transmite, un ejemplo de esto se presenta cuando
un cliente enva un aviso a uno de sus proveedores sobre una visita
a las instalaciones de la empresa, el supuesto que se pretende
reflejar es el hecho de que el cliente puede dar por entendido que
el proveedor organizar su llegada, desde la cuestin de transporte,
como en cuanto a hospedaje y adems prepara un programa de
recibimiento y revisin dentro de sus instalaciones. En cuanto al
proveedor, este puede creer y dar por hecho que la visita del
cliente a la ciudad puede deberse a cuestiones personales, motivo
por el cual, visitar las instalaciones de la organizacin pero como
parte de una actividad de rutina. Es en este ejemplo donde se
comprenden que los supuestos o hechos que no se aclaran entre las
partes que intervienen pueden generar confusiones y en ocasiones
problemas de mayor tamao.Distorsin del contexto del mensaje y/o de
la semnticaHablar de distorsin de contexto o semntica del mensaje
es hacer referencia a una de las principales barreras en la
comunicacin. Por poner un ejemplo, se puede considerar el hecho de
que la empresa coloque un anuncio en uno de sus puntos de venta que
diga Venta por menos, esto es una ambigedad para los que reciben
este mensaje, la principal pregunta que se harn es el hecho deMenos
en que o de qu? Y se pueden generar un sinfn de reacciones en la
recepcin de esta informacin. Otro ejemplo que se puede considerar
en esta clasificacin es la conceptualizacin de un concepto,
dependiendo del mensaje o la situacin de cada organizacin; en el
caso de la palabra gobierno, se puede considerar una actividad
burcrata y de poca credibilidad, pero para otro sector puede
significar apoyo, igualdad o justicia.Informacin expresada
deficientementeOtra barrera comn en la comunicacin se presenta
cundo a pesar de que el emisor de la informacin muestre claramente
las ideas y bases de la informacin, pudo haber elegido las palabras
incorrectas, haber cado en incongruencias dar por hecho algunos
trminos o estructurar incorrectamente la informacin. Lo anterior
puede resultar muy costoso para la organizacin, es por ello que es
importante que el emisor tenga especial cuidado en la codificacin
del mensaje a transmitir.Barreras de contexto internacionalCuando
el proceso de comunicacin tiene como obstculos la existencia de
culturas, lenguaje y normas de accin diferentes y variadas complica
ms la transmisin de informacin.Un ejemplo se presenta al tratar de
traducir lemas de empresas o dar a conocer conceptos de trabajo que
pueden variar considerablemente de una cultura a otro y en unos
casos hasta ser ofensivos sino se maneja adecuadamente.Prdida de
informacin por retencin limitadaEste percance sucede cuando la
informacin que se comparte de un individuo a otro, va perdiendo
precisin a lo largo de las transmisiones, y esta es una de las
principales causas de un problema de comunicacin severo. En este
tipo de casos es importante realizar acciones de proteccin como es
respaldo de informacin, repeticin de datos y el uso de varios
canales de manera simultnea.Informacin con escucha limitada y la
evaluacin anticipada de la mismaNo todas las personas estn
acostumbradas a escuchar adecuadamente, muchos pueden mantener una
comunicacin sin que haya una conexin real con la temtica manejada,
adems de que muchas personas tienden a juzgar el contenido de una
informacin precipitadamente muchas veces sin analizar objetivamente
la informacin recibida.Comunicacin de forma impersonalEl uso de
medios de comunicacin en la empresa puede obstaculizar la
transmisin de la informacin con los colaboradores, la comunicacin
es mayormente eficiente cuando hay contacto personal (frente a
frente) con los receptores del mensaje en la organizacin, ya que de
esta forma habr mayor nivel de confianza y comprensin, as como se
presenta mayor facilidad en la retroalimentacin de la
informacin.Desconfianza o temores en la comunicacinLa relacin que
se mantiene entre superiores y colaboradores permite que las
condiciones en el flujo de la informacin mejoren o empeoren
considerablemente, cuando el jefe o superior no se ha esmerado por
mantener un clima organizacional favorable, confianza y el ambiente
laboral es demasiado hostil o amenazante, puede generar la
desconfianza y una actitud temerosa que bloquee la
comunicacin.Tiempo insuficiente ante los cambiosEn las
organizaciones dentro de los mltiples intercambios de informacin
que se presentan, muchas se relacionan con cambios organizacionales
sustanciales y de gran importancia e influencia en los
colaboradores de la empresa. Muchos de los colaboradores no
responden a los cambios de la misma forma, a algunos les toma ms
tiempo adaptarse a los mismos y esta falta de tiempo puede provocan
complicaciones en la comunicacin con repercusin en la
empresa.Exceso de informacinCuando el flujo de informacin es
demasiado grande muchas veces su comprensin se puede limitar, y los
colaboradores de la empresa ponderan el valor informativo en
relacin a sus creencias y puntos de vista, restndole importancia en
algunos casos a datos que el emisor considere importante, tambin se
da el caso donde la sobrecarga de datos puede generar conflictos y
errores al tratar de procesar la informacin. Es por ello quehay que
cuidar el contenido de la informacin de forma que se transmita de
forma concisa y precisa para que no haya filtros que resten valor y
contenido a la informacin comunicada por la empresa o
viceversa.Dems barreras en la comunicacinAdems de las barreras u
obstculos en la comunicacin anteriormente mencionados en este
trabajo, se pueden mencionar otras ms de las innumerables que se
pueden presentar en la organizacin como son: Percepcin parcial o
selectiva Diferencia jerrquica entre emisores y receptores de la
informacin Problemas de actitud, concentracin o disposicin, entre
muchas ms.Auditora de la comunicacinEs muy importante que la
organizacin procure que la comunicacin sea eficiente, pero como se
mencionaba anteriormente, pueden haber obstculos y barreras que
limiten u obstaculicen la transmisin, recepcin o retroalimentacin
de la informacin, es por este motivo que existen opciones para
mejorar los procesos de comunicacin, uno de ellos es la auditora en
la comunicacin organizacional, que permite evaluar las tcnicas de
comunicacin. La auditoria es una herramienta de evaluacin de las
habilidades, conexiones, polticas y proceso de comunicacin. Como se
mencionaba con anterioridad la comunicacin organizacional se basa
en un conjunto de elementos de comunicacin conectados en gran
medida a los objetivos organizacionales.Ilustracin 2. Relacin de
los elementos de comunicacin en relacin a los objetivosEl modelo
presentando est relacionado con el enfoque operacional de la
administracin. Las redes en trmino de comunicacin ms importantes
para realizar auditora son las siguientes: La red reguladora o
referente a las actividades, polticas, procesos, normativas y
relaciones entre jefes y empleados. Red innovadora, que incluya
soluciones a problemticas y alternativas ante las novedades que se
presenten. Red que conlleve a la integracin a travs de
reconocimientos, bonos, promociones laborales que relacionen los
objetivos de la empresa con los individuales. Red
(informativa-instructiva) que contenga anuncios, publicaciones,
formando as una red de informacin propia de la empresa.Sirviendo
cada uno de los elementos anteriores como herramienta para poder
analizar los procesos de comunicacin que se relacionan con las
principales actividades de la empresa. De esta forma se resuelven
problemticas y tambin se generan prevenciones para que no
ocurran.Dentro de los formatos para la realizacin de auditora
podemos encontrar los siguientes documentos para el auxilio de
dicha actividad: Cuestionarios Realizacin de entrevistas Evaluacin
de documentacin, entre muchos ms.ConclusinLa comunicacin
organizacional es un factor importante para que la gestin
empresarial se lleve a cabo con xito, el buen manejo de esta, puede
hacer perdurar a la organizacin.Es de vital importancia que se
eviten o bien se sobrepasen las barreras que pueden existir por
parte del emisor o del receptor, dependiendo el papel que tomemos
en el momento del proceso de comunicacin, as mismo, es importante
que los integrantes de una organizacin conozcan los canales y
cdigos, mediante los cuales se pueden expresar.Existen diversos
tipos de mensajes, los cuales deben ser empleados por cualquier
miembro de la organizacin, y preferentemente, se debe utilizar la
comunicacin formal, para que no haya malentendidos, entre
colaboradores y jefes, o bien jefes y clientes, que puedan llegar a
daar la relacin cliente- empresa.Un mensaje expresado con claridad,
en un ambiente y con un canal adecuado de comunicacin, ser
convertido en una accin por parte del receptor, por otro lado, un
mensaje no claro, impreciso y ambiguo, puede causar problemas en
una organizacin.Bibliografa1. Alonso Mungua, E. G. (2006). Teora de
las Organizaciones. Mxico: Umbral.2. Andrade, H. (2005).
Comunicacin organizacional interna: procesos, disciplina y tcnica.
Espaa: Gesbiblo S.L.3. Blogspot. (2010 de Marzo). Recuperado el 17
de Marzo de 2012.4. Prez, L., & Candale, Z. (15 de 06 de 2010).
GestioPolis. Recuperado el 23 de 11 de 2011.5. Rebeil, C. M.
(1998). El poder de la comunicacin en las Organizaciones. En C. M.
Rebeil, El poder de la comunicacin en las Organizaciones (pg. 15).
Plaza y Valdes.6. Robbins, S. P. (2005). Administracin. Mxico:
Prentice Hall.7. UAT. (2011). Recuperado el 19 de Marzo de
2012.REDES DE COMUNICACIN, CANALES Y MEDIOS.Para dirigir, un
administrador en cualquier nivel que est situado, debe dar rdenes o
instrucciones, de comunicacin, de motivacin, de liderazgo y de
coordinacin, que son los principales componentes de la organizacin
para dirigir. El talento del buen administrador reside en saber
utilizar todas esas formas o medios.6.1 INSTRUCCIONES Y RDENES
a) rdenes generales:Son aquellas destinadas a todas las personas
de la empresa, indistintamente. Las ordenes generales constituyen
obligaciones de todos los funcionarios de la empresa, como marcar
la entrada y salida del personal, cumplir con el horario de
trabajo, presentar credencial de identificacin, etc.b) rdenes
especficas:Son aquellas destinadas a determinadas personas.
Constituyen obligaciones de algunas personas relacionadas con su
servicio a organismo de la empresa, como la elaboracin de informes
de los representantes o vendedores que viajan constantemente, la
elaboracin de informes sobre un vehculo, en el caso de los
choferes, etc.c) rdenes verbales:Son aquellas transmitidas a viva
voz. Son las rdenes mas frecuentemente dadas en la empresa, en
contactos directos entre el supervisor y sus subordinados. Por lo
tanto, las rdenes verbales necesitan ser muy bien explicadas con el
fin de asegurar la adecuada comprensin, y deben ser repetidas con
cierta frecuencia para evitar su olvido.d) rdenes escritas:Son
aquellas transmitidas mediante alguna carta o documento. La mayora
de las empresas de gran tamao exigen que toda orden sea dada por
escrito, para que sea convenientemente documentada. La orden
escrita tiene la ventaja de evitar confusiones o malos
entendidos.
6.2 EMISIN DE RDENES
6.3 CANALES Y MEDIOSLos medios y canales de los que se dispone
en una empresa para solicitar, recibir y enviar informacin son
bsicamente el telfono, el fax, el correo, la mensajera y el
computador. Cada uno de estos medios o canales ofrece una serie de
ventajas.Hay que destacar, que cuando hablamos de medios nos
referimos al sistema global que me da la posibilidad de mandar una
informacin, y al referirnos a canales sealamos el recurso fsico o
humano por el cual definitivamente mandamos el mensaje.Ejemplo:
TELFONO/FAXLa bsqueda de informacin por telfono suele ser muy
rpida y eficaz. Es muy importante disponer de un lista telefnica de
elaboracin propia con todos los telfonos y fax de inters para la
empresa: clientes, proveedores, fabricantes, distribuidores,
centros de informacin, de documentacin, libreras, informacin
telefnica y asociaciones del sector.
Es importante sealar que la informacin obtenida por telfono es
muy rpida, pero no es oficial y, por tanto, no ofrece garanta de
fiabilidad si no es confirmada por escrito va fax, correo o
personalmente.CORREOSi la informacin no es urgente, o si se quiere
obtener por escrito, se puede solicitar por telfono, por fax ,o
bien por medio de una carta para que la enven por correo, como, por
ejemplo, el solicitar un catalogo de productos con sus
caractersticas y precios. Cuando la informacin es importante, es
mejor enviarla por correo certificado.COMPUTADORLa documentacin
obtenida puede presentarse de varias formas, audiovisual y sonora,
utilizada en los disquetes de los computadores y en el CD- ROM.
Otro soporte es el ptico (lser) del CD- ROM que es la versin
informtica del compact disk de sonido, puede reproducir tantos
discos de audio como los que contienen informacin computacional:
imgenes, programas y datos.MENSAJERAPara recoger y enviar
informacin escrita, importante, original o urgente, lo mejor es
hacerlo a travs de mensajeros. Las mensajeros ofrecen tarifas
especiales a las empresas en funcin del volumen de trabajo, de la
regularidad, etc.OJO!!!Cuando hablamos de REDES, son de
COMUNICACIN
Cuando hablamos de FLUJOS, son de INFORMACIN
6.4 REDES DE COMUNICACINEl concepto de Comunicacin
Organizacional existe bajo diferentes definiciones con varios
puntos comunes que, a modo de resumen, te destacamos a continuacin.
Esta particular forma de comunicarse en las instituciones ocurre en
un complejo sistema (llmese empresa, institucin, organizacin,
etc.), compuesto por personas (pblicos internos), las cuales da a
da experimentan rutinas laborales que le obligan, conciente o
inconscientemente, a desarrollar procesos de interrelacin y
convivencia con sus pares. En este sentido, y en general como cada
uno de los seres humanos, los trabajadores poseen actitudes
particulares, emociones y habilidades individuales que afloran de
acuerdo a las circunstancias y herramientas provistas por su medio
de accin directo.En este sentido, cualquier institucin desarrolla
sus procesos comunicativos y comerciales, en un medio ambiente
ideado y adecuado especialmente para estos propsitos, dentro del
cual, la comunicacin organizacional implica un trascendente proceso
de traspaso de mensajes dirigidos con un propsito especfico hacia
sus pblicos internos. Esto quiere decir, que cada uno de estos
mensajes estar focalizado hacia una gran red de relaciones
interdependientes.Cuadro 1.Comunicacin en las Organizaciones1.
Implica flujo de sus mensajes, sus propsitos, su direccin y el
medio empleado.2. Integra a personas y grupos de personas, sus
actividades, sus sentimientos, motivaciones y habilidades de
interpretacin.3. Ocurre en un sistema abierto y complejo, que es
influido e influye al medio ambiente.
(Cuadro extrado del libro "Relaciones Pblicas. Imagen yEmpresa
del investigador chileno, Francisco Javier Garrido M.)El flujo de
mensajes entre las personas sigue ciertos caminos, conocidos como
Redes de Comunicacin, vas determinadas por los mecanismos de
transferencia que utiliza, que pueden ser formales e informales. Es
importante destacar, que cuando hablamos de redes de comunicacin,
nos referimos ms que a un simple traspaso de mensajes, pues este
proceso implica adems, la transmisin de cdigos, gestos y emociones,
traducibles por los actores implicados en el acto de
comunicarse.6.4.1. REDES FORMALES DE COMUNICACINEste tipo de
sistema de comunicacin surge, por lo general, de las cspides
administrativas de la organizacin con el objetivo de que se cumplan
las metas productivas trazadas por la misma entidad institucional.
En otras palabras, estas redes establecen las responsabilidades y
deberes explcitos y especficos que deben cumplir los grupos de
trabajadores dentro de la organizacin.
6.4.2. REDES INFORMALES DE COMUNICACINParalela a la comunicacin
formal, existe la comunicacin informal, la que se funda en las
relaciones espontneas y de simpata, y dan lugar a una interrelacin
personal de naturaleza afectiva y duradera. Es as, que desde un
punto de vista comunicacional, se le puede definir como aquella que
comprende el traspaso de informacin que se produce en forma
espontnea y que suele contribuir a la eficiencia de la organizacin
para alcanzar sus objetivos.
Algunas ventajas posibles de la comunicacin informal
Supervivencia Autorrealizacin Estimacin Seguridad Creacin de
seguridad Amor (afecto) Reduccin de la ansiedad6.5 TIPOS DE REDESLa
periodista y magster en Comunicacin Social, Brbara Dlano Alfonso,
en su libro Relaciones Pblicas en Chile, define cinco tipos de
redes, las cuales te detallamos a continuacin:a) CADENA:en este
tipo de red, los miembros se traspasan informacin mediante la
interaccin con los integrantes continuos (pares), pero sin embargo,
el crculo no se llega a cerrar. Habitualmente, esta tipologa se da
en las instituciones castrenses o en organismos altamente
jerarquizados.
b) CIRCULO:en este tipo de red, al igual que la anterior, la
informacin se transmite por los pares, con la diferencia de que el
crculo se logra cerrar, mejorando el grado de descentralizacin y
aumentando el feedback o retroalimentacin.
c) ESTRELLA:en este tipo de red, todos los miembros estn en
igualdad de condiciones, pero los flujos son cruzados y no existe
contacto con los pares. Esta red suele darse en grupos de alta
cohesin cooperativa y de bajo ndice social.
d) RUEDA:ste es un modelo de red altamente centralizado, en el
cual un individuo monopoliza la capacidad de conduccin de los
flujos comunicacionales. Este tipo de red funciona operativamente
en grupos de fuerte coherencia interna, con objetivos claramente
delineados.Una desventaja que presenta este modelo, es que al
ofrecer poco debate interno, se cae en un elevado ndice de errores,
ya que existe carencia de feedback o retroalimentacin.
e) TODOS LOS CANALES:este modelo es el ideal, el de mxima
eficiencia y operatividad que se puede dar en una organizacin. En
l, todos los individuos se interconectan, tanto con sus pares como
con sus subalternos y superiores. Es el modelo utpico y democrtico,
que escasamente, se da en las organizaciones.
CINCO POSTULADOS DE LA GERENCIA INTEGRAL DE COMUNICACIONES
Conozca los cinco postulados de lagerencia integral de
comunicaciones1. La estrategia va ms all de los medios2. El rea de
comunicaciones debe tener un rol estratgico3. Es necesario que la
oficina tenga una funcin transversal4. Los pblicos a los que se
quiere llegar estn primero5. Comunicacin debe ser medible
Cmo lograr una gerencia verdaderamente integral de
comunicaciones? Esta es una pregunta que tal vez se han planteado
en diversas ocasiones los directores de comunicacin en las empresas
o quienes realizan esta labor en las organizaciones. Pues bien,
para conseguirlo hay que tener en cuenta cinco principios o
postulados, que de aplicarlos contribuirn positivamente a una
correcta gestin de comunicaciones y prensa en las compaas.
Fotografa web
Primero:Tenga en cuenta relaciones y procesos
Lo primero que hay que tener en cuenta y que se constituye en el
primer postulado, es saber que la estrategia de comunicaciones en
una empresa va ms all de los medios de comunicacin y que sta debe
contemplar el tema de relaciones y procesos en la compaa.
En tal sentido, el PhD en Comunicacin Organizacional, Jorge
Aguilera (*), explica que los medios no son suficientes para toda
la estrategia, ya que adems de stos, los comunicadores deben
analizar las relaciones interpersonales y los procesos de la
organizacin, para as llegar a desarrollar de la mejor forma la
triada: relaciones- procesos- medios.
Y es que segn el especialista, cuando surgen los diagnsticos de
comunicacin en las empresas, lo primero que hay que estudiar es el
clima organizacional. Es aqu donde hay que mirar cul es la cultura
comunicativa de la organizacin y cmo es la estructura de gestin de
la empresa, ya que cuando sta no permite adecuados flujos de
informacin, se afecta el clima organizacional y el proceso
comunicativo no es el esperado.
Segundo:La comunicacin debe tener un rol estratgico
Cuando se involucran relaciones y procesos, la comunicacin asume
un rol ms estratgico. Al respecto, Aguilera seala que la
comunicacin incide en la estrategia de negocios, tanto as que cundo
la primera falla, tambin falla la coordinacin de gestin, lo cual
afecta la productividad de la organizacin.
Aqu tambin entra a jugar partido una visin ms all de los medios,
toda vez que si la visin es solamente meditica, se va a tener un
enfoque demasiado operativo de las comunicaciones y stas deben ser
ms estratgicas. As las cosas, la comunicacin tiene que tener un rol
estratgico en la medida en que involucre un escenario ms amplio que
solamente el tema de los medios.
Tercero:Las oficinas de comunicaciones y su funcin
transversal
El tercer postulado se refiere a la transversalidad de la
Oficina de Comunicaciones, la cual debe trabajar con reas claves de
la compaa: Servicio al Cliente, Talento Humano, Departamento
Jurdico, entre otras.
En las reas de servicio, por ejemplo, la labor de Comunicaciones
es clave, toda vez que en stas es donde generalmente se presentan
los problemas de comunicacin que ms inciden con las estrategias de
posicionamiento del negocio.
Con Talento Humano, por su parte, se pueden desarrollar
estrategias de comunicacin interna, de fortalecimiento del clima y
de desarrollo de competencias comunicativas en lderes y equipos,
entre otras.
Con la Oficina Jurdica, Comunicaciones prepara todos los
escenarios de riesgo de contraparte y manejo de crisis. En tal
sentido, con esta rea se deben analizar temas de gestin y
desarrollar estrategias de comunicacin compartidas.
La Oficina de Comunicaciones debe romper el enfoque feudal,
puntualiza el especialista, quien agrega que sta tiene que romper
las barreras de trabajo que existan con otras reas.En general, se
trata de implementar estrategias ms integrales que involucren otras
reas de la organizacin, porque todas las oficinas de la compaa no
son independientes, sino interdependientes, es decir, todas
dependen de las dems para alcanzar objetivos.
Cuarto:Planteamiento de la estrategia desde las audiencias.La
estrategia de comunicacin no se plantea desde el canal sino desde
las audiencias. Es as como en una estrategia de comunicaciones lo
primero que hay que hacer es identificar a qu pblico llegar el
mensaje. Reconocer esas audiencias nos permitir establecer el
mensaje y el tipo de lenguaje con el cual vamos a llegar, as como
el canal a travs del cual lo vamos a hacer, afirma Aguilera.Aqu se
rompe una creencia tradicional en comunicaciones que era
desarrollar campaas a travs de los canales. La audiencia prima a la
hora de plantear estrategias de comunicacin.
Quinto:La comunicacin debe ser medible.
El quinto y ltimo postulado es el concernientea que la
comunicacin es y deber ser medible. Si no se tiene una apropiada
estrategia de comunicaciones ser difcil medir la comunicacin, es
aqu donde hay que cambiar un enfoque puramente meditico y
periodstico a uno ms de gestin.
Ac entra la comunicacin organizacional a jugar un papel clave
dentro del planteamiento estratgico y la necesidad de desarrollar
estrategias para que sta sea medible. Para esto hay que tener unos
objetivos bien definidos. Tenga en cuenta que las tareas no son
objetivos. Despus, establecer acciones que permitan alcanzar los
objetivos. Sobre stas se debe determinar metas, una vez stas se
tienen, se pueden implementar los indicadores de gestin.
Aqu es donde la comunicacin debe ser medible.
Los indicadores se pueden dividir en indicadores de eficacia,
eficiencia y cumplimiento, los cuales se han logrado desarrollar
dentro de la estrategia. Aqu es donde la comunicacin se convierte
en un elemento de gestin clave y empieza a hablar el mismo lenguaje
de la Alta Gerencia, la cual acepta las comunicaciones como un
aspecto fundamental para el desarrollo de la empresa, concluye
Aguilera.
(*)Comunicador social y periodista, egresado de la Universidad
de La Sabana (Colombia), cuenta con un postgrado en Metodologa de
la Investigacin, estudios de Maestra en Psicologa Organizacional y
un PHD en Comunicacin Organizacional con la Universidad de Mlaga -
Espaa.en19:14No hay comentarios:LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA
Comunicacin empresarial, ms que palabras
Cmo incide la comunicacin en la productividad empresarial?
Muchas veces la productividad y competitividad de una empresa se
ven amenazadas por problemas en la comunicacin. Y es que en la
medida en que los procesos comunicacionales de la compaa fallen, se
generarn reprocesos que influirn negativamente en el negocio.
No olvide que comunicacin, productividad y competitividad van de
la mano. Si la primera fracasa, las dems tambin, as que entrese cmo
evitar reprocesos y desperdicio en su organizacin.
Las siete claves de comunicacin en redes sociales
Cada vez ms se abren nuevos espacios de comunicacin. Uno de
ellos es las redes sociales, un elemento valiossimo para que las
empresas den a conocer sus productos y servicios y por qu no, su
filosofa empresarial.
Conozca las siete claves que deben tener en cuenta las
organizaciones a la hora de plantear su estrategia de
comunicaciones frente al nuevo consumidor: el usuario digital.
Ya est su organizacin en la era de la conversacin?
Cmo saber si su empresa ya entr a la era de la conversacin? En
el siguiente video podr conocer cinco puntos claves que le indicarn
si su organizacin ya est implementando una buena estrategia digital
o si por el contrario esta nueva era lo ha tomado por sorpresa.
Cultura organizacional y estrategia de comunicaciones
La cultura organizacional y la estrategia de comunicaciones que
se plantee en la organizacin deben ir de la mano. La primera debe
ser un referente a la hora de armar el plan de comunicaciones de la
compaa.
Aqu le contamos cul es la relacin entre comunicaciones y cultura
empresarial y cmo los comunicadores debemos trabajar en el
redireccionamiento de dicha cultura.
Las diferencias entre identidad cultural e imagen de marca
Si lo que busca es generar intensin de compra y posicionar sus
productos o servicios, es fundamental que le apueste a la inversin
en imagen de marca, concepto que difiere de la identidad cultural.
Con este video aclarar sus dudas en cuanto a las diferencias entre
uno y otro.en19:11
