Ventas, cuentas por cobrar y cobranzas

Antonio Juan Lattuca, 2012

UCA

Ventas, cuentas por cobrar y cobranzas

Incentivos y presiones:

Sobrevaluacin de ventas y cuentas por cobrar

para cumplir objetivos; mejorar ratios de liquidez; ganar bonus, etc.

Subvaluacin de ventas (evasin fiscal)

Fraudes y errores:

Despachos no autorizados

a clientes reales o ficticios (robo de mercaderas, exceso de crdito -valuacin-

Despachos no ordenados por el cliente y posterior devolucin (aumento de ventas)

Despachos en exceso (connivencia con el cliente o error)

Corte tardo (aumento indebido de ventas)

Corte anticipado (disminucin indebida de ventas)

Facturaciones a menor precio que el fijado (connivencia con el cliente o error)

Precios no competitivos facturados a entes relacionados (daos a minoritarios, fisco)

Errores de registro (importes y cuentas/subcuentas)

Separacin de funciones y procedimientos: Ventas Emitir orden de venta (OV) pre-numerada con el precio fijado Autorizar devoluciones y descuentos Crditos Autorizar el crdito en la OV o en documento separado Iniciar el proceso de declaracin de incobrables que autoriza Finanzas Despacho de los bienes (sector independiente de la custodia) Despachar los bienes y emitir remito pre-numerado (R) (momento del registro de la venta) Facturacin Emitir la factura pre-numerada (FV) contra R conformado y crdito aprobado Emite notas de crdito (NC) por devoluciones y descuentos Cuentas por cobrar Registrar ventas, devoluciones y descuentos en subdiario de ventas y en el submayor de clientes Contabilidad general Registrar en el mayor general y reconciliar con el submayor de clientes

Controles tpicos en ventas

Controles tpicos en ventas Controles independientes de:

Aprobaciones de ventas y precio, crdito, despacho, remito conformado previo a la facturacin

La factura con la documentacin de respaldo Integridad en los archivos de rdenes de venta, remitos

y facturas Registros contables auxiliares y principales adecuados

Sub-diario de ventas; submayor de clientes; resmenes diarios de ventas para contabilidad general; mayor general

Reconciliaciones entre el mayor y sub-mayor de clientes Anlisis permanente de saldos atrasados Envos mensuales de resmenes de cuenta a deudores Investigacin de reclamos de clientes

Fraudes y errores en cobranzas

Hurto o retencin indebida de cobranzas Traslapo (lapping) Apropiacin indebida de fondos registrados Encubierta con: Registro indebido de incobrables; Devoluciones y descuentos no autorizados; Imputaciones a gastos inexistentes; etc. Errores Imputacin del crdito al cliente equivocado Montos equivocados

Controles tpicos en cobranzas Separacin de funciones y procedimientos Correspondencia: Separar los cheques de los avisos de envo Estampar el endoso restrictivo en los cheques Preparar listado de cheques recibidos Cajero: Depositar diariamente la cobranza Preparar planilla diaria de cheques depositados Archivar ticket de depsito bancario Cuentas por cobrar (cuentas corrientes): Cotejar avisos de envo con la planilla de cheques depositados Actualizar el archivo maestro de cuentas por cobrar Preparar el sub-diario de ingresos de caja Preparar el resumen de ingresos de caja Contabilidad general : Control independiente : cotejar el resumen de ingresos de caja con el listado

de cheques recibidos y planilla diaria de cheques depositados Registrar en el libro mayor Preparar las conciliaciones bancarias

Objetivos

Las ventas registradas se refieren a despachos reales, a clientes no ficticios (validez) con crdito aprobado (valuacin)

Todas las ventas efectuadas se registran (integridad) Las ventas registradas fueron por los montos precisos e

imputadas a las cuentas correspondientes (registro) Las ventas estn asentadas en el subdiario de ventas,

submayor de clientes y mayor general (registro) Las ventas se registran en el momento correcto (corte)

Pruebas de controles en ventas

Pruebas de controles en ventas Pruebas selectivas

1. Observar el proceso de aprobacin de ventas y crditos 2. Observar el control de correlatividad numrica de OV, R,

FV, y NC 3. Partir del diario de ventas y seleccionar una muestra de

FV examinando: aprobaciones de la OV (cliente), crdito otorgado; R conformado, precio fijado, clculos, clasificacin, fecha de registro, pase al archivo maestro de clientes y al mayor general.

4. Partir de las OV y cruzar con R, FV y registros contables observando lo indicado en 3.

5. Observar el envo de resmenes de cuenta a clientes 6. Observar el tratamiento dado a los reclamos de clientes

Pruebas de controles en cobranzas

Objetivos Las cobranzas registradas son reales y pertenecen

a la compaa (validez) Todas las cobranzas ingresadas fueron registradas

(integridad) Las cobranzas fueron contabilizadas por los

montos correctos y en las cuentas y registros apropiados (registro)

Las cobranzas fueron registradas en el momento apropiado (corte)

Pruebas de controles en cobranzas

1. Inspeccionar cheques antes del depsito y observar el endoso restrictivo

2. Observar preparacin del listado de cheques recibidos

3. Cotejar planilla de cheques depositados con tickets de depsito

4. Examinar si se hace el cotejo independiente del resumen de ingresos de caja con el listado de cheques recibidos; la planilla diaria de cheques depositados y el subdiario de ingresos

5. Reprocesar el control entre el subdiario de ingresos y el mayor general

Pruebas sustantivas en cuentas por cobrar y ventas

Corte de documentacin

OV; R; FV; NC;

Confirmaciones de saldos. Positiva directa (cubre todos los errores potenciales)

Alternativamente: examen de cobros posteriores

Arqueo de documentos por cobrar. Conciliacin con registros (valuacin)

Anlisis de la suficiencia de previsiones (valuacin):

Incobrables; descuentos; devoluciones

Examen de cargos a incobrables y su autorizacin (valuacin)

Examen de FV, NC y cobros posteriores al cierre (corte y valuacin)

Examen de la valuacin de cuentas en divisas (valuacin)

Examen de la apropiacin de los componentes financieros implcitos y explcitos (valuacin)

Examen de la exposicin de cuentas por cobrar y ventas. Notas

Revisin analtica de ventas (prueba global)

Alternativamente, prueba de detalles en ventas