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EL ALMACEN Y SU PROBLEMATICADirigido a Profesores y Estudiantes de AdministraciónEmpresarios, Administradores, Jefes de Compras, SupervisoresContralores, Auditores Administrativos , Auditores ContablesAsesores Administrativos, Contadores

Desde el punto de vista financiero, en el almacén está representado el capital o inversión de los accionistas o empresarios convertido en artículos para la venta o para consumo interno, por lo que los empresarios y la alta gerencia le deberán preocuparse por asignar los recursos económicos, materiales, tecnológicos y humanos que garanticen su custodia, seguridad y manejo, a efecto de que el almacén pueda cumplir eficientemente con sus funciones y se eviten deterioros que afectan a la empresa o negocio disminuyendo sus utilidades, inclusive, el mismo capital o inversión..

Funciones.- El almacén es una unidad de servicio dentro de la estructura de organización que proporciona de apoyo a las áreas de compras, ventas (Se exceptúa en el caso de Dependencias de Gobierno), administración, finanzas, cobranzas, pagos a proveedores y contabilidad.Sus principales funciones son:1. Recibir los materiales por compras, devoluciones de ventas u otros conceptos.2. Registrar las entradas y salidas del almacén en el sistema de informática.3. Almacenar, custodiar, acomodar y localizar fácilmente los artículos.4. proteger y conservar en buen estado los artículos y las instalaciones del almacén. 5. Despachar los artículos en piso o reparto. 6. Surtir los requerimientos de consumos internos de materiales y productos solicitados por otras áreas de la empresa.7. Levantar inventarios físicos de artículos en forma frecuente y rotativa8. Emitir reportes de existencias en buen estado, dañadas, obsoletas 9. Servir como fuente de información para la coordinación y verificación de actividades de otras áreas relacionadas con el control de inventarios.

Requerimientos para el almacén. (Variables, según características de cada empresa, negocio, entidad gubernamental).1.- Tamaño2.- Instalaciones3.- Sistema de almacenamiento4.- Equipo de Trabajo 5.- Mantenimiento y limpieza6.- Protección contra siniestros7.- Control de Acceso8.- Seguridad y vigilancia 9.- Normatividad de Protección Civil

Estructura Administrativa.- Al organizar un almacén, se deberá de diseñar una estructura adecuada según las características de la empresa o negocio, es decir, será variable sus nomenclatura, puestos, funciones, líneas de artículos, divisiones, por ejemplo, refacciones, consumibles, papelería, mantenimiento, etc.

Problemática.- Al ejecutar diariamente sus actividades, pueden producirse errores, omisiones, confusiones, duplicidades, lentitud, retrasos, actitud del personal, etc., que afectan a la buena administración del almacén, por lo que la problemática puede ser clasificada en varios tipos: administrativa, operativa, registro, informativa, validez, eficiencia, observancia y apego, negligencia, etc., como ejemplos mencionaré únicamente los siguientes en forma enunciativa, mas no en forma limitativa:

1.- Falta de políticas, funciones, procedimientos y requisitos que deben cumplirse para la recepción, acomodo y salida de existencias para la venta y consumos internos (riesgos y consecuencias negativas de carácter económico, administrativo y control de inventarios)

2.- Exceso de existencias (Sobreinversión económica en inventarios)

3.- Sin existencias mínimas para surtir a los clientes (Subinversión económica en Inventarios)

4.- Demoras para la entrega los artículos a clientes y a las áreas internas de la empresa o negocio

5.- Falta de códigos o claves para la clasificación e identificación de los artículos

6.- Artículos en el piso, mal acomodados, con estibas excedidas en altura o peso (Riesgo de daños)

7.- Alto volumen de artículos en mal estado y sus causas (Pérdida de capital o inversión

8.- Muchos artículos sin movimiento, obsoletos y sus causas (Pérdida de capital o Inversión)

9.- Toma de inventarios hasta final del año (Inoportunidad de ajustes, aclaraciones, bajas, etc.)

10.- Discrepancias en los movimientos y saldos de existencias contra los registros contables y los de otras áreas ( fallas de control Interno) REPORTE DE MOVIMIIENTOS DE INVENTARIOS DEL MES

ALMACÉN10 ARTÍCULOS

TIPO A

COMPRAS16 ARTÍCULOS

TIPO A

VENTAS7 ARTÍCULOS

TIPO A

PAGOS A PROVEEDORES6 ARTÍCULOS

TIPO A

CONTABILIDAD9 ARTÍCULOS

TIPO A

11.-Retraso en el registro y emisión de los movimientos diarios de los inventarios (Reportes desactualizados, información desfasada)

12.- Sistema informático insatisfactorio, insuficiente, obsoleto, para el registro simultáneo de los movimientos en el almacén y en otras áreas relacionadas con el control de inventarios (Ineficiencia, lentitud)

13.- Reportes de existencias desactualizados, con información incompleta y no confiable para la toma de decisiones (Riesgos de decisiones equivocadas)

14.- Carencias de equipo de trabajo y herramientas adecuadas para el manejo, almacenamiento y control de los artículos (riesgos de daños a los inventarios con pérdidas económicas resultantes)

15.- Lentitud y mal trato a los proveedores para recibir los artículos (mala imagen de la impresa o negocio, quejas, negativas de venta por los proveedores)

16.- Carencia de restricciones para el acceso al almacén y horarios (riesgos de robos y daños)

17.- Falta de seguros contra siniestros y fenómenos ambientales y sociales (Riesgo de Pérdida de capital o inversión)

18.- Incumplimiento de la normatividad y señalamientos contenidos en el Sistema de Protección Civil (sanciones económicas y administrativas por autoridades del gobierno)

19.- Personal sin el perfil adecuado, ineficiente, sin capacitación, irresponsable, deshonesto

Para solucionar la problemática mencionada anteriormente, el empresario, administrador, contralor, auditor, supervisor, contador, asesor independiente, etc., pueden utilizar como un valioso recurso, aplicar UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA,

cuya metodología, técnicas y procedimientos permiten obtener información y detectar de manera sencilla, las causas y reportarlas a la alta gerencia para que se apliquen las medidas correctivas y preventivas propuestas por el auditor en su informe.

Mayor información al respecto, la podrás encontrar en www.librosdeauditoriaadministrativa.com.mx ,

AUTOR…. C.P. Y LAE. Manuel Vázquez Salinas ( 12 de Agosto de 2013)

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