ABC de Compras - mef.gob.pa€¦ · Menú Sap o Logística o Gestión de Materiales ... para las órdenes de compras al contado será A- Anticipo Bienes y Servicios y de enter. MEF

Ministerio de Economía y Finanzas

Dirección Nacional de Contabilidad

Departamento de Administración y Capacitación a Usuarios

CAPACITACIÓN DE COMPRAS

ABC de Compras Compras, versión 2.6

MEF - Dirección Nacional de Contabilidad – Departamento De Capacitación Página 2

Índice

1- Transacciones más Comunes para usar en compras ..…………………………………. 3 2- Guía Para navegar en el árbol de opciones y encontrar las transacciones a

utilizar en compras ………………………………………………………………………………………

3

3- Orden de Compras ……………………………………………………………………………………… 5 Flujo de Proceso de la Orden de Compras al Contado ZCON…………….…….…….. 6 Flujo de Proceso de la Orden de Compras al Crédito ZCRE …………………………… 7

4- Contratos……………………………………………………………………………………………………… 8 Flujo de Proceso de Contratos de Bienes y Servicios ZCTR …………………………… 9 Flujo de Proceso de Contratos Periódicos ZAHO …………………………………………… 10 Flujo de Proceso de Contratos Obras ZCOO …………………………………………………. 11

5- Como Crear Pedido / Orden de Compras ……………………………………………………… 12 6- Como Crear el Anticipo del Pedido …………………………….………………………………… 16 7- Como hacer una Apertura de Expediente ……………………..……………………………… 19 8- Creación del Contrato de Obras 21 9- Concatenación del documento Presupuestario y el Pedido / Orden de

Compras 27

10- Flujos de las transacciones de compras según tipo de documento y flujos alternos para corrección, modificación y anulación de los pedidos.

33


1- Transacciones más Comunes para usar en compras: ME21N Crear orden de compras o pedidos.

/IG4S/TR_001 Apertura de expediente.

ME2DP Supervisión Anticipo pedido.

/IG4S/TR_004 Bandeja de Tramitación.

/IG4S/TR_003 Consulta de Expediente.

ME22N Modificar OC pedido.

ME23N Visualizar OC pedido.

MM03 Visualización de Materiales.

FB08 Anulación de Anticipo

ME11 Creación de Registros Info

ME12 Modificar Registros

ME13 Visualizar Registros info

ME1L Reporte de Registros Info por proveedores

ME2M Reporte de Registros Info por material

2- Guía Para navegar en el árbol de opciones y encontrar las transacciones a

utilizar en compras:

Crear Pedidos y Anticipos, Visualizar y Modificar Pedidos:

Menú Sap

o Logística

o Gestión de Materiales

o Compras

o Pedidos

o Crear

Proveedor/ Centro de Suministro (ME21N)

o Visualizar (ME23N)

o Modificar (ME22N)

Evaluaciones

Supervisión Anticipo pedido (ME2DP)

Visualizar el maestro de Materiales:

Menú Sap

o Logística


o Maestro de Materiales

o Material

Visualizar

MM03 Visual estado Actual


Tratamiento de expediente:

Menú de Usuario

o Tratamiento de Expediente

/IG4S/TR_001 Apertura de expediente

/IG4S/TR_002 Modificación de Expediente

/IG4S/TR_003 Consulta de Expediente

o Tramitación de Expediente

/IG4S/TR_003 Bandeja de tramitación

Menú de Usuario

o Unidad Gestora de Compras (Operativo/Supervisor)

o Tratamiento de Expediente

/IG4S/TR_001 Apertura de expediente

/IG4S/TR_003 Consulta de Expediente

o Tramitación de Expediente

/IG4S/TR_003 Bandeja de tramitación

Reportes de Compras:

Menú Sap

o Logística


o Compras

o Pedidos

Visualizar Vista

ME2L Proveedor

ME2M Material

Por Imputación

ME2K General

ME2N Por Numero de Pedido

Para Crear, modificar, Visualizar y Reportes de Registro Info

Menú Sap

o Logística


o Compras

o Datos Maestro

ME11 Creación de Registros Info

ME12 Modificar Registros

ME13 Visualizar Registros info

ME1L Reporte de Registros Info por proveedores

ME2M Reporte de Registros Info por material


3- Orden de Compras

En ISTMO tenemos dos tipos de Órdenes de

Compras:

ZCON: Orden de Compras al Contado

ZCRE: Orden de Compras al Crédito




4-CONTRATOS

En ISTMO tenemos tres tipos de Contrato

ZCTR: Contratos de Bienes y Servicios

ZAHO: Contratos Periódico

ZCOO: Contrato de Obras

Utilizaremos el ZAHO (contratos periódicos)

cuando el contrato a registrar posea las siguientes

condiciones:

Que tenga periodicidad mensual

El Importe puede ser fijo mensual o puede

ser pagos según lo que se requiera.





5- Orden de Compras (Como Crear pedido)

Código de transacción ME21N

La pantalla cuenta con cuatro áreas principales para llenar la información requerida a través de los campos que se

encuentran en las diferentes pestañas por áreas. A continuación mostramos los campos de las pestañas de las diferentes

áreas que son requisitos obligatorios para generar la Orden de Compras o pedido

A- En la primera área para el carrito de compras, encontraremos el campo de Clase de Pedido u Opciones de

Compras y Proveedor a llenar ambos campos son obligatorios, la fecha y el número de Orden de compra el sistema

lo genera por defecto.

B- Segunda área Cabecera de la Orden de Compras encontraremos las siguientes pestañas:

a. Pestaña Datos de la Organización los campos obligatorios para llenar son los siguientes:

i. Organización de Compras: Corresponderá a la entidad al cual pertenece el usuario a registrar o

generar la información, Ejemplo P016 (016 para la entidad MEF).

ii. Grupo de Compras: Corresponderá a los grupos que existan en la entidad para efectuar las

compras. Si están centralizadas a través del departamento de compras será el mismo número de la

entidad, Ejemplo 016.

iii. La sociedad: Corresponde P000 Gobierno Central de Panamá, este dato viene por defecto.

Clase de Pedido Número de la OC Código de Proveedor Fecha

Corresponderá a la Entidad, Ejemplo P016 (016 para la entidad MEF) Corresponderá a los grupos que existan en la entidad para efectuar las compras, Ejemplo 016.


b. Pestaña De Comunicación los campos obligatorios para llenar son los siguientes:

i. Referencia: Puede ser un valor alfanumérico (puede aceptar caracteres como símbolos como -, /.)

que se puede asociar con un dato significativo, para el área de compras este campo es obligatorio

Ejemplo: el usuario puede usar este número como el de requisición, número de memorándum o un

número de control interno administrativo.

ii. Muestra de referencia: Este campo no es obligatorio pero el departamento de compras lo pudiera

usar con un dato de control interno administrativo si es necesario.

c. Pestaña de Adquisición los campos obligatorios para llenar son los siguientes:

i. Tipo de Adquisición: Campo obligatorio y podrán seleccionar según la adquisición que está

efectuando para la orden de compras en proceso.

d. Pestaña Gestión de Pago los campos obligatorios para llenar son los siguientes:

i. Tipo de Anticipo, Si es una orden de compras al contado el anticipo es obligatorio y no puede ser ni

opcional o sin anticipo. Si es al crédito el anticipo será sin anticipo (el campo es de carácter

obligatorio por el cual debe de seleccionar un criterio según el tipo de orden de compras que este

tramitando).

ii. Porcentaje del Anticipo, Este campo debe ser llenado al 100% y es obligatorio si el documento o la

orden de compras es al contado.

iii. La fecha de Vencimiento, es un campo obligatorio si el documento es al contado.

Campo Obligatorio valor Alfanumérico

Campo Opcional


C- Resumen de posición: Detalles de los renglones o posiciones que se tendrán la orden de compras. Campos

obligatorios para cada posición:

a. Material: El material o código de artículo comienza con el objeto del gasto asociado al artículo y este debe

ser consonó con la partida de gasto utilizada en el documento de bloqueo para efectuar este pedido.

b. Cantidad de pedido (Ctd.pedido): Cantidad en unidades a pedir.

c. Precio Neto (Prc.Neto): Precio del Bien o del Servicio.

d. Centro de Logistico (Ce): Unidad administrativa

D- Pestaña de posición: Muestra los diferentes renglones o posiciones que se generaron en el Resumen de la

Posición y que se tendrán que anidar con la posición presupuestaria a través del documento generado como

Bloqueo o el documento del momento presupuestario anterior al pedido para tramitar la Orden de Compras. Se

debe tomar en cuenta que cada renglón irá anidado con una posición presupuestaria y se generará la información

por cada una de las posiciones o renglones que se cuenten en la Orden de Compras.

En la pestaña de posición se muestran los renglones generados estos vendrán enumerado de 10 en 10 ejemplo 10,

20, 30 etc. A continuación mostramos los campos obligatorios en las diferentes pestañas para esta área.

a. Pestaña de Entrega:

i. Plazo de entrega previsto: este campo es obligatorio


b. Pestaña de Factura:

i. Indicador de Impuesto: Este campo es obligatorio, si el renglón en mención no aplica el ITBMS se

debe seleccionar el ITBMS al 0%

c. Pestaña Datos del Cliente: Hace referencia al documento presupuestario que previamente se generó y

cuenta con las partidas presupuestarias para anidarla con cada renglón o posición de la Orden de compras.

i. Documento presupuestario de referencia: Este campo concatena el expediente donde se afecta el

momento presupuestario anterior a la orden de compras, ejemplo si es una orden de compras al

contado se hace referencia al Bloqueo.

ii. Posición del documento de referencia: En este campo indicaremos la posición en que se encuentra la

partida que corresponderá con el objeto del gasto y el saldo al renglón correspondiente. Debemos

tomar en cuenta que el artículo o material del renglón debe coincidir con el objeto del gasto de la

partida presupuestaria de lo contrario no podremos concatenar la posición presupuestaria para

dicho renglón.

Debemos tener en consideración que cada renglón de la orden de compras debe estar concatenado

con su posición o partida presupuestaria que se encontrará en el documento presupuestario y se

pueden tener varios renglones a una misma partida siempre y cuando el artículo o material tenga el

mismo objeto de gasto y el saldo para cubrir los renglones en mención. Lo que no podemos hacer es

pagar un solo renglón con varias partidas presupuestarias aunque las partidas tengan el mismo

objeto de gasto. Siempre se mantendrá una relación de 1 a 1, un renglón una partida.

Este procedimiento para la pestaña de la Posición debe efectuarse para todo los renglones que se tenga en

la orden de compras por el cual se tendrán que llenar los campos en mención para cada posición o renglón

de los artículos que cuente el pedido.


6- Como crear Anticipo del Pedido (Esta Transacción solo es para OC al Contado)

Después de generar el pedido / OC al contado y pasar por su aprobaciones se debe tramitar el anticipo para ello se debe

ingresar a la transacción ME2DP Supervisión Anticipo Pedido

En el campo Documento Compras se ingresará el número de la Orden de Compras que generará el sistema al momento de

grabar el pedido, la fechas del intervalo del anticipo debe estar dentro del rango que se efectuó el pedido de lo contrario el

sistema no mostrara información. De no estar en el intervalo cambie las fechas que estén dentro del intervalo donde se

generó el pedido. Posteriormente se le dará clic al icono de ejecutar y si el número de documento existe el sistema

mostrará la información para generar el anticipo.

Al dar doble clic al icono señalado el sistema abrirá el campo para ingresar el monto del anticipo que siria el 100% del

monto a pagar del pedido.


Colocar el monto del anticipo y le dará clic al icono de ejecutar En el indicador de impuesto debe escoger la opción

adecuada I0 cuando no lleva impuesto, X1 Con ITBMS al 7%, X2 con ITBMS al 10%.

Para esta pantalla debe de llenar el campo Fecha Documento y en la pestaña In. CME dest. En el cual seleccionara la clase

de la cuenta, para las órdenes de compras al contado será A- Anticipo Bienes y Servicios y de enter.


Al dar enter deberá colocarle a la pantalla en el campo División que es el número de la entidad, ejemplo para el MEF P016 y

dar OK a la pantalla de diálogo que aparece en el recuadro con título Solicitud de Anticipo Añadir posición.

Para terminar de procesar el anticipo debe dar grabar a través del icono del diskette de la barra de iconos en el menú

principal. El campo referencia es opcional y pudiera usar como referencia el número de la orden de compras.

El número generado por el sistema al momento de grabar será el número que usara tesorería para tramitar el pago de este

expediente.

7- Apertura de Expediente (Transacción /IG4S/TR_001)

Esta transacción en compras se utilizará para crear el Comprometido de una Orden de Compras al crédito (C_CO_BL), Pre

compromiso Contratos de Bienes y Servicios (C_PR_BL), Pre compromiso de contrato de Alquiler (C_PR_BL). Comprometido

de ZCTR (C_CO_PR) y Pre-compromiso de ZCOO (C_PR_BL)

Para generar estas transacciones, primero el departamento de Presupuesto debe de generar el documento de Bloqueo y

pasara por sus aprobaciones pertinentes para que compras siga el trámite de la transacción en mención.

Campos obligatorios:

A. Apertura expediente

i. Tipo de Expediente: El tipo de expediente a utilizar por compras son los CONTAB Expediente de Documento

contable

ii. Órgano Gestor: Corresponderá al número de la Entidad Ejemplo 016 para el MEF


B. Presione el icono de Crear expediente y seleccione el modelo del documento según la necesidad del expediente a

tramitar:

i. Para Orden de Compras al Crédito el modelo de documento es C_CO_BL Comprometido Referente

Bloqueo

ii. Para el Pre compromiso Contratos de Bienes y Servicios C_PR_BL Pre Compromiso Referente

Bloqueo

iii. Para Pre compromiso de contrato de Alquiler C_PR_BL Pre Compromiso Referente Bloqueo

iv. Pre compromiso de Contrato de Obras (C_PR_BL) Pre-compromiso de ZCOO

C. Seleccione El modelo requerido ejemplo C_CO_BL Comprometido Referente Bloqueo y clikc OK al cuadro de

diálogo Modelo de documento.

i. Seleccione el campo expediente de origen y coloque el número del Expediente ejemplo

CONTAB/2015/1600000001

ii. Seleccione en el campo Clase de documento C1 Comprometido logístico para el ejemplo de una

orden de compras al crédito


iii. En la parte izquierda de la pantalla der doble clic al icono de datos básico y posteriormente a la

opción de posiciones contables.

iv. Al desplegar la pantalla Introduzca el proveedor en el campo Acreedor

v. Proceda a grabar en el icono del diskette en el menú principal para culminar el proceso que está

efectuando.

Observación: si al momento de grabar el sistema le manda un mensaje de advertencia (Existen mensajes de advertencia (-->

entorno/mensaje de verificación) procedamos a dar enter para terminar el proceso y el sistema le reflejará el número de

documento contable asignado.


8. Creación del Contrato

Ruta de Menú:

Menú SAP > Logística > Gestión de Materiales > Compras > Pedido > Crear > ME21N

A través de esta transacción accedemos a crear un pedido, en nuestro caso el contrato de obras:

Completamos los campos obligatorios:

- Tipo de pedido

- Proveedor

- Pestaña Comunicación (Referencia/Nº de contrato)

- Pestaña Adquisición (Tipo de Adquisición)

- Pestaña Gestión de Pagos

Completaremos si el contrato tiene retención de garantía: Aplicable (nivel de cabecera) y anticipo opcional con sus

correspondientes porcentajes.

Rellenaremos el material que vamos a contratar con la cantidad, precio, y centro. Al ser un material que no entra en

almacén habrá que imputarle a centro de coste (“K”):

A continuación completaremos los campos de detalle de posición:

- Pestaña entrega: Plaz.entr.prev.

- Pestaña factura: Ind.impuestos

- Pestaña Imputación: Centro de Coste y Centro Gestor

- Pestaña Datos del Cliente: Documento presupuestario y posición presupuestaria


Si el objeto de gasto a usar en el pedido se encuentra en el grupo 400 o 500 en la pestaña de Imputación en el campo tipo

de Imputación debe seleccionar Z- Contrato de Obras

Pulsamos en verificar y comprobamos que el contrato haya sido bien creado:

A continuación damos a grabar e introducimos un título a nuestro contrato:

Ahora se envía el contrato a contraloría a través de la bandeja de tramitación:


Desde el departamento de compras se envía el expediente a contraloría

A continuación el departamento de fiscalización deberá refrendar dicho documento en la bandeja de tramitación.


En este punto el expediente ha sido refrendado y se cierra.

8.1 SOLICITUD DE ANTICIPO

Ruta de Menú:

Menú SAP > Logística > Gestión de Materiales > Compras > Pedido > Evaluaciones > ME2DP

Accedemos a la transacción ME2DP para realizar la solicitud de anticipo correspondiente al contrato de obra:

Introducimos el número de documento de compras y pulsamos ejecutar:

Se hace doble click sobre la posición del anticipo:


Se introduce el valor del 10 % de anticipo más el valor del impuesto correspondiente a ese importe y pulsamos ejecutar

A continuación introducimos la fecha del documento y el In.CME dest.(A) y pulsamos enter

En la siguiente ventana tenemos que introducir como campos obligatorios la división y en el ind. Impto marcamos el X1:


La siguiente ventana que aparece es la siguiente en la cual indicamos si el contrato tiene retención de impuestos:

Una vez introducido el valor nos aparecerá la siguiente ventana en la cual debmos dar a grabar .

Al momento de grabar nos aparece en la parte inferior de la pantalla el documento con el que se contabilizó dicho anticipo:


9. Concatenación del documento Presupuestario con el Pedido / Orden de

Compras







10. Flujos de las transacciones de compras según tipo de documento y flujos alternos para

corrección, modificación y anulación de los pedidos.

Orden de Compras al Contado (ZCON)

Paso Departamento Acción Opción SAP Código de Transacción SAP 1 Presupuesto Bloqueo de la OC al Contado Apertura de Expediente /IG4S/TR_001

2 Presupuesto Aprobación del Bloqueo Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

3 Compras Notificación Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

4 Compras Crear OC o Pedidos Crear OC o Pedidos ME21N

5 Compras Aprobación de OC o Pedidos Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

6 Compras Generar el Anticipo Supervisión Anticipo Pedido ME2DP

Flujo alterno para correcciones, modificaciones y anulaciones de Orden de Compras al Contado (ZCON)

Paso Departamento Acción Opción SAP Código de Transacción SAP 6 Compras Generar el Anticipo Supervisión Anticipo Pedido ME2DP

Si la orden de compra se le genero el Anticipo pero no se efectuó ningún proceso en Finanzas se tienen que anular el anticipo.

Si en tesorería se ha generado algún proceso con el documento se tienen que anular estos procesos primero para que en el sistema se pueda efectuar la anulación del Anticipo

Paso de Corrección

Compras Anulación del Anticipo Anular Documento FB08

Generado la Anulación del Anticipo se puede modificar la OC/Pedido o anular la misma. Paso de

Corrección Compras Modificar Modificar OC Pedido ME22N

Si solo se modificó el Pedido después de esta acción se tendría que generar nuevamente el anticipo y sigue su trámite normal.

Si se anuló el Pedido/OC el documento presupuestario queda liberado y se puede generar otro pedido con el mismo documento presupuestario si es el caso.

Si no se necesita hacer el pedido y se quiere reversar los saldos presupuestarios después que se anula el pedido, Presupuesto tendrá que hacer el documento Complementario para rebajar los saldos y devolvérselo a la partida.


Si el pedido no está aprobado se modificar el mismo a través de la opción de modificación.

En la opción de aprobación del pedido la selecciona modificar esta persona puede modificar directamente el pedido si le da rechazar anula el pedido y el operativo puede generar otro pedido usando el mismo documento presupuestario y si no se requiere la compra una vez anulado el pedido presupuesto reversara a través del documento complementario del bloqueo.

Orden de Compras al Crédito (ZCRE)

Paso Departamento Acción Opción SAP Código de Transacción SAP 1 Presupuesto Bloqueo de la OC al Crédito Apertura de Expediente /IG4S/TR_001



4 Compras Generar el Compromiso Apertura de Expediente /IG4S/TR_001

5 Compras Aprobación del Compromiso Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004



Flujo alterno para correcciones, modificaciones y anulaciones de Orden de Compras al Crédito (ZCRE)

Paso Departamento Acción Opción SAP Código de Transacción SAP 7 Compras Aprobación de OC o Pedidos Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

Si la orden de compra se aprobó pero no se efectuó ningún proceso en Finanzas se puede hacer modificaciones o anular el pedido a través de la opción de modificar.

Si en tesorería se ha generado algún proceso con el documento se tienen que anular estos procesos primero para que en el


sistema se pueda efectuar la anulación del pedido. Paso de

Corrección Compras Modificar Modificar OC Pedido ME22N

Si solo se modificó el Pedido después de esta acción el documento sigue su trámite normal.

Si se anuló el Pedido/OC el documento presupuestario queda liberado y se puede generar otro pedido con el mismo documento presupuestario si es el caso.

Si no se necesita hacer el pedido y se quiere reversar los saldos presupuestarios después que se anula el pedido, Compra tendrá que hacer el documento Complementario para rebajar los saldos del Documento del Compromiso del Pedido y posteriormente presupuesto reversaría el bloqueo con un documento Complementario.


Si el pedido no está aprobado se modificar el mismo a través de la opción de modificación.

En la opción de aprobación del pedido la selecciona modificar esta persona puede modificar directamente el pedido si le da rechazar anula el pedido y el operativo puede generar otro pedido usando el mismo documento presupuestario y si no se requiere la compra una vez anulado el pedido presupuesto reversara a través del documento complementario del bloqueo.


Si el pedido se anuló y se desea reversar los saldos se debe efectuar un ajuste a través del documento complementario al compromiso a través de la opción de apertura de expediente.

Si el documento quedo con saldo que no se utilizó o necesita saldo para efectuar el pedido de igual forma se hace el documento complementario si es de más primero presupuesto debe ser el complementario del bloqueo para poder que compras efectué el incremento.

Si es de menos o anulación compra primero procede hacer el ajuste y posteriormente presupuesto efectuara el complementario al bloqueo.

Paso de Corrección

Compras Complementario del Compromiso referente a un Bloqueo

Apertura de Expediente /IG4S/TR_001

Contratos de Bienes y Servicio (ZCTR)

Paso Departamento Acción Opción SAP Código de Transacción SAP 1 Presupuesto Bloqueo del Contrato de B/S Apertura de Expediente /IG4S/TR_001



4 Compras Generar el Pre Compromiso Apertura de Expediente /IG4S/TR_001

5 Compras Aprobación del Pre Compromiso Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

6 Compras Generar el Compromiso Apertura de Expediente /IG4S/TR_001


8 Compras Crear el Pedidos del Contrato Crear OC o Pedidos ME21N

9 Compras Aprobación de Pedidos del Contrato Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

Contratos con pagos parcial (ZHOO) / Contrato de Obras (ZCOO)

Paso Departamento Acción Opción SAP Código de Transacción SAP 1 Presupuesto Bloqueo del Contrato de B/S Apertura de Expediente /IG4S/TR_001



4 Compras Generar el Pre Compromiso Apertura de Expediente /IG4S/TR_001

5 Compras Aprobación del Pre Compromiso Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

7 Compras Crear el Pedidos del Contrato Crear OC o Pedidos ME21N

8 Compras Aprobación de Pedidos del Contrato Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

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