jonanplanet.files.wordpress.com Access 2007 Pág. I ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 1 ENTRAR

Microsoft Access 2007

Pág. I

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 1 ENTRAR EN ACCESS ................................................................................................... 2 ELEMENTOS DE LA PANTALLA .................................................................................. 3 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO ................................................. 4 BARRA DE ESTADO .................................................................................................... 4 PANEL DE EXPLORACIÓN .......................................................................................... 4 AYUDA ....................................................................................................................... 5 EL MENÚ CONTEXTUAL ............................................................................................. 5 SALIR DE ACCESS ....................................................................................................... 6 OBJETOS DE LA BASE DE DATOS DE ACCESS ............................................................. 6 2. CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS ........................................................................ 7 PLANIFICACIÓN DE LA BASE DE DATOS ................................................................... 7 CLAVES ...................................................................................................................... 8 RELACIÓN DE TABLAS ............................................................................................... 8 PRECISAR EL DISEÑO ................................................................................................. 8 CREAR UNA BASE DE DATOS ..................................................................................... 8 TRABAJAR CON UNA BASE DE DATOS....................................................................... 9 ABRIR UNA BASE DE DATOS ...................................................................................... 9 CERRAR UNA BASE DE DATOS................................................................................... 9 INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS ..................................................................... 9 PROPIEDADES DE LA BASE DE DATOS ....................................................................... 9 DOCUMENTADOR DE LA BASE DE DATOS .............................................................. 10 ELIMINAR UNA BASE DE DATOS ............................................................................. 10 3. TABLAS ............................................................................................................. 11 MÉTODOS PARA CREAR UNA TABLA ...................................................................... 11 CREAR UNA TABLA COMO UNA HOJA DE DATOS CON EL BOTÓN DE TABLA ....................................................................................... 11 CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO ..................................................................... 12 INTRODUCCIÓN DE LOS CAMPOS ........................................................................... 13 NOMBRE DE CAMPO ............................................................................................... 14 TIPOS DE DATOS ..................................................................................................... 15 DEFINIR UN CAMPO DEL TIPO ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS ............................... 17 PROPIEDADES DE UN CAMPO ................................................................................. 19 TAMAÑO DEL CAMPO ............................................................................................. 19 FORMATOS ............................................................................................................. 20 FORMATOS PERSONALIZADOS PARA CUALQUIER TIPO DE DATOS .......................................................................... 20 FORMATOS NUMÉRICO Y MONEDA ....................................................................... 20 FORMATOS DE TEXTO Y MEMO .............................................................................. 22 FORMATOS DE FECHA Y HORA ............................................................................... 23 FORMATO PARA EL TIPO DE DATOS SÍ/NO ............................................................. 25


Pág. II

MÁSCARA DE ENTRADA .......................................................................................... 25 TÍTULO .................................................................................................................... 27 VALOR PREDETERMINADO ..................................................................................... 28 REGLA DE VALIDACIÓN ........................................................................................... 28 REQUERIDO ............................................................................................................. 30 PERMITIR LONGITUD CERO..................................................................................... 30 INDEXADO ............................................................................................................... 31 COMPRESIÓN UNICODE .......................................................................................... 33 ETIQUETAS INTELIGENTES ...................................................................................... 33 ÍNDICES Y CLAVES ................................................................................................... 33 CREACIÓN DE UNA CLAVE PRINCIPAL ..................................................................... 34 ELIMINACIÓN DE UNA CLAVE PRINCIPAL ............................................................... 34 CREACIÓN DE ÍNDICES ............................................................................................ 35 CREACIÓN DE ÍNDICES COMPUESTOS .................................................................... 35 ELIMINACIÓN DE ÍNDICES ....................................................................................... 36 MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE UNA TABLA ......................................................... 36 DESPLAZAMIENTO POR LA VENTANA DISEÑO DE LA TABLA .................................. 36 ELIMINAR UN CAMPO ............................................................................................. 37 INSERTAR UN CAMPO ............................................................................................. 37 MOVER UN CAMPO ................................................................................................ 37 COPIAR UN CAMPO ................................................................................................ 37 CAMBIAR EL NOMBRE A UN CAMPO ...................................................................... 37 CAMBIAR EL TIPO DE DATOS DE UN CAMPO .......................................................... 38 4. TRABAJAR CON LOS OBJETOS DE LA BASE DE DATOS ......................................... 39 ABRIR UN OBJETO.CAMBIAR ENTRE LAS VISTAS DE UN OBJETO ........................... 39 CERRAR UN OBJETO ................................................................................................ 40 COPIAR OBJETOS ..................................................................................................... 40 CAMBIAR EL NOMBRE DE UN OBJETO .................................................................... 42 ELIMINAR UN OBJETO ............................................................................................. 42 IMPRIMIR EL CONTENIDO DE UN OBJETO .............................................................. 42 VISTA PRELIMINAR DE LA IMPRESIÓN .................................................................... 42 CONFIGURAR LAS PÁGINAS DE IMPRESIÓN ........................................................... 43 5. RELACIONES ENTRE TABLAS .............................................................................. 45 TIPOS DE RELACIONES ............................................................................................ 45 CÓMO CREAR RELACIONES ..................................................................................... 46 INTEGRIDAD REFERENCIAL ..................................................................................... 49 TIPOS DE COMBINACIÓN ........................................................................................ 51 MODIFICAR UNA RELACIÓN .................................................................................... 53 ELIMINAR UNA RELACIÓN....................................................................................... 53 AGREGAR O ELIMINAR TABLAS DE LA VENTANA RELACIONES ............................... 53 VER LAS RELACIONES EXISTENTES .......................................................................... 54 GUARDAR EL DISEÑO DE LAS RELACIONES ............................................................. 54


Pág. III

IMPRIMIR RELACIONES .......................................................................................... 54 HOJAS DE DATOS SECUNDARIAS ............................................................................ 55 6. INTRODUCCIÓN, VISUALIZACIÓN Y BÚSQUEDA DE DATOS ................................. 56 INTRODUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN ................................................................... 56 BARRA DE HERRAMIENTAS DE LA HOJA DE DATOS DE LA TABLA .......................... 58 GRUPO FUENTE ....................................................................................................... 58 GRUPO REGISTROS ................................................................................................. 58 GRUPO ORDENAR Y FILTRAR .................................................................................. 59 TIPOS DE FILTROS ................................................................................................... 60 GRUPO BUSCAR ...................................................................................................... 62 SELECCIONAR DATOS, CAMPOS Y REGISTROS ....................................................... 65 ORTOGRAFÍA ........................................................................................................... 65 MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN .................................................................... 67 OPERACIONES CON DATOS, CAMPOS Y REGISTROS ............................................... 68 COPIAR O MOVER INFORMACIÓN .......................................................................... 68 ELIMINAR INFORMACIÓN ....................................................................................... 69 AÑADIR REGISTROS................................................................................................. 69 MOVER CAMPOS ..................................................................................................... 69 7. CONSULTAS ...................................................................................................... 70 CONSULTAS DE SELECCIÓN ..................................................................................... 72 CREACIÓN DE UNA CONSULTA MEDIANTE EL ASISTENTE ...................................... 72 CREACIÓN DE UNA CONSULTA MEDIANTE LA VISTA DISEÑO ................................ 74 SELECCIÓN DE TABLAS/CONSULTAS Y ELEMENTOS DE LA CONSULTA ............................................................................. 74 INDICAR LOS CAMPOS ............................................................................................ 77 GUARDAR Y CERRAR UNA CONSULTA .................................................................... 79 EJECUTAR UNA CONSULTA ..................................................................................... 81 OPERACIONES CON CONSULTAS ............................................................................ 81 ABRIR UNA CONSULTA ............................................................................................ 81 ELIMINAR UNA CONSULTA ..................................................................................... 82 COPIAR UNA CONSULTA ......................................................................................... 82 IMPRIMIR UNA CONSULTA ..................................................................................... 83 MODIFICAR UNA CONSULTA .................................................................................. 83 CAMBIAR LAS TABLAS O CONSULTAS A UTILIZAR .................................................. 84 AÑADIR O ELIMINAR CAMPOS ................................................................................ 84 CAMBIAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS .................................................................... 85 MOSTRAR SÓLO LOS VALORES MÁS ALTOS O MÁS BAJOS EN LOS RESULTADOS DE LA CONSULTA .............................................. 85 CONDICIONES PARA SELECCIONAR REGISTROS ..................................................... 87 INTRODUCIR CONDICIONES .................................................................................... 87 ELIMINAR CONDICIONES ........................................................................................ 88 CONSULTAS CON VARIOS CRITERIOS ...................................................................... 88


Pág. IV

CREACIÓN DE EXPRESIONES ................................................................................... 91 FUNCIONES ............................................................................................................. 96 EL GENERADOR DE EXPRESIONES ........................................................................... 98 CREAR UNA EXPRESIÓN UTILIZANDO EL GENERADOR DE EXPRESIONES ............................................................................. 100 CREAR CONSULTAS EN VARIAS TABLAS ................................................................ 101 OTROS TIPOS DE CONSULTAS ............................................................................... 102 CONSULTAS DE PARÁMETROS .............................................................................. 102 CONSULTAS CON CAMPOS CALCULADOS ............................................................. 103 CONSULTAS DE RESUMEN .................................................................................... 105 CREAR CONSULTAS DE RESUMEN MEDIANTE EL ASISTENTE ............................... 108 CONSULTAS DE ACCIÓN ........................................................................................ 110 CREAR UNA CONSULTA DE ACCIÓN ...................................................................... 110 EJECUTAR UNA CONSULTA DE ACCIÓN ................................................................ 111 CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLAS ................................................................. 112 CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS ...................................................................... 114 CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN .......................................................................... 115 CONSULTAS DE ELIMINACIÓN .............................................................................. 116 CONSULTAS DE TABLAS DE REFERENCIAS CRUZADAS .......................................... 117 CREAR UNA CONSULTA DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS MEDIANTE EL ASISTENTE ...................................................................................... 119 CONSULTAS QUE BUSCAN DUPLICADOS Y NO COINCIDENTES MEDIANTE EL ASISTENTE ...................................................................................... 122 ASISTENTE PARA BÚSQUEDA DE DUPLICADOS .................................................... 122 ASISTENTE PARA BÚSQUEDA DE NO COINCIDENTES ........................................... 125 8. FORMULARIOS................................................................................................ 128 CREAR UN FORMULARIO ...................................................................................... 128 A PARTIR DE UNA TABLA O CONSULTA SELECCIONADA PREVIAMENTE ....................................................................................................... 130 CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE ....................................................... 130 CREAR UN AUTOFORMULARIO EN COLUMNAS CON EL BOTÓN FORMULARIO .............................................................................. 134 CREAR UN FORMULARIO DIVIDIDO ...................................................................... 135 CREAR UN FORMULARIO DE VARIOS ELEMENTOS ............................................... 136 CREAR UN FORMULARIO DE GRÁFICO DINÁMICO ............................................... 137 FORMULARIO EN BLANCO .................................................................................... 139 CREAR FORMULARIOS CON EL BOTÓN MÁS FORMULARIOS .............................................................................................. 140 MODIFICAR UN FORMULARIO. VISTA PRESENTACIÓN Y VISTA DEL FORMULARIO................................................ 140 VISTA PRESENTACIÓN DE UN FORMULARIO ........................................................ 141


Pág. V

VISTA FORMULARIO .............................................................................................. 143 VISTA DISEÑO DE UN FORMULARIO ..................................................................... 144 LOS CONTROLES .................................................................................................... 146 SELECCIONAR CONTROLES, SECCIONES DEL FORMULARIO Y EL FORMULARIO................................................................................................. 148 MOVER CONTROLES ............................................................................................. 149 CAMBIAR EL TAMAÑO DE UN CONTROL .............................................................. 149 CAMBIAR EL TIPO DE UN CONTROL ...................................................................... 150 ALINEAR CONTROLES ............................................................................................ 150 AÑADIR CONTROLES ............................................................................................. 150 AGREGAR OTROS CAMPOS DEL ORIGEN DE REGISTROS DEL FORMULARIO ......................................................................... 151 AÑADIR UN CONTROL ETIQUETA .......................................................................... 151 AÑADIR UN CONTROL BOTÓN DE COMANDO ...................................................... 151 AÑADIR UN CONTROL GRUPO DE OPCIONES ....................................................... 153 AÑADIR UNA IMAGEN DE FONDO A UN FORMULARIO ........................................ 156 ELIMINAR CONTROLES .......................................................................................... 156 OBTENER INFORMACIÓN SOBRE CONTROLES ...................................................... 156 PROPIEDADES DE LOS CONTROLES, DE LAS SECCIONES DE UN FORMULARIO, Y DEL FORMULARIO .......................................................... 157 MODIFICAR EL TEXTO O EL DATO DE UN CONTROL ............................................. 160 MODIFICAR EL ESTILO DE UN FORMULARIO ........................................................ 160 MODIFICAR EL TAMAÑO DE UNA SECCIÓN DEL FORMULARIO ................................................................................................. 161 GUARDAR Y CERRAR FORMULARIOS .................................................................... 161 UTILIZAR FORMULARIOS ....................................................................................... 162 VISTAS DE UN FORMULARIO ................................................................................ 162 DESPLAZAMIENTO EN UN FORMULARIO .............................................................. 163 AÑADIR UN REGISTRO .......................................................................................... 165 ELIMINAR UN REGISTRO ....................................................................................... 165 MODIFICAR UN REGISTRO .................................................................................... 165 FORMULARIOS CON SUBFORMULARIOS .............................................................. 165 CREACIÓN CON EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS............................................ 166 FORMULARIOS VINCULADOS ................................................................................ 169 AGREGAR UN SUBFORMULARIO A UN FORMULARIO EXISTENTE............................................................................. 172 9. INFORMES Y ETIQUETAS ................................................................................. 175 CREAR UN INFORME ............................................................................................. 175 CREAR UN INFORME AUTOMÁTICO ..................................................................... 176 GUARDAR UN INFORME ....................................................................................... 176 ABRIR UN INFORME .............................................................................................. 177 CERRAR UN INFORME ........................................................................................... 177


Pág. VI

CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE .............................................................. 177 VISTA PRESENTACIÓN DEL INFORME ................................................................... 183 INSERTAR LÍNEAS, CONTROLES Y AUTOFORMATO A UN INFORME ...................................................................... 184 VISTA DISEÑO DEL INFORME ................................................................................ 185 INTRODUCIR SALTOS DE PÁGINA .......................................................................... 187 CAMBIAR LA ORDENACIÓN, EL ORDEN DE AGRUPAMIENTO Y CALCULAR TOTALES EN UN INFORME .............................. 187 CONFIGURAR LA PÁGINA ...................................................................................... 189 IMPRIMIR UN INFORME ........................................................................................ 190 CREAR ETIQUETAS ................................................................................................ 190 CREAR UN INFORME CON DATOS DE VARIAS TABLAS.......................................... 195 DISEÑO DE UN INFORME: INFORME EN BLANCO ................................................. 200 10. MACROS ......................................................................................................... 202 CREAR UNA MACRO .............................................................................................. 202 ACCIONES DE UNA MACRO................................................................................... 204 MACROS CONDICIONALES .................................................................................... 206 MODIFICAR UNA MACRO ..................................................................................... 207 EJECUTAR UNA MACRO ........................................................................................ 208 11. PERSONALIZACIÓN DE ACCESS ........................................................................ 209 OPCIONES DE ENTORNO ....................................................................................... 209 PERSONALIZACIÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO .............................................................. 210 12. TRABAJO CON OTRAS APLICACIONES: DATOS EXTERNOS ................................. 212 IMPORTAR DATOS A ACCESS ................................................................................ 212 IMPORTAR DATOS DE OTRA BASE DE DATOS DE MICROSOFT ACCESS ........................................................................................ 213 IMPORTAR DATOS DE MICROSOFT EXCEL ............................................................ 213 IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO, UN ARCHIVO DE XML ARCHIVOS DE HTML Y OTROS ARCHIVOS DE BASE DE DATOS ............................. 216 EXPORTAR DATOS ................................................................................................. 217 EXPORTAR A MICROSOFT EXCEL ........................................................................... 217 EXPORTAR A MICROSOFT WORD .......................................................................... 219 EXPORTAR A OTRAS APLICACIONES ..................................................................... 219 COMBINAR CORRESPONDENCIA CON MS. WORD ............................................... 219 CREAR CORREO ELECTRÓNICO PARA RECOGER INFORMACIÓN EN UN FORMULARIO ............................................................................................ 220 HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS .................................................................... 224 DOCUMENTADOR DE BASE DE DATOS ................................................................. 224 ANALIZAR RENDIMIENTO...................................................................................... 225 ANALIZAR TABLA ................................................................................................... 226 COMPLEMENTOS .................................................................................................. 226 ANEXO ................................................................................................................... 227


Pág. 1

1. INTRODUCCIÓN

Una Base de Datos es un conjunto finito de información organizada en tablas (la información de cada tema se almacena en una tabla), que están relacionadas entre sí.

Una tabla es un conjunto de datos organizado en una matriz bidimensional. Cada fila de

esta matriz, es un registro, y este registro contiene información sobre un elemento de la tabla, y le asigna un número único para poder tratarlo. Cada columna contiene los diferentes campos de ese registro, los valores que contiene cada una deben ser homogéneos, deben tener las mismas propiedades y formatos.

Ejemplo: en una tabla de Empleados (ver figura 1-1), cada registro (fila) contendrá la información de una persona, y estará dividida en campos (columnas) que contendrán el nombre, el apellido, la dirección, etc.

El cruce de una fila con una columna es una celda de la tabla en la que se almacenará un dato, que es la información de un registro en un campo determinado. (Ejemplo: el 1 de mayo de 1992 es la fecha de contratación de la empleada Nancy Davolio).

Figura 1-1. Ejemplo de una tabla de trabajadores.

Toda base de datos tiene un carácter dinámico, es decir, en cualquier momento se puede

añadir, eliminar, modificar o presentar información. Access es una base de datos relacional, relaciona fácilmente la información almacenada,

evitando la duplicación de datos, lo cual permite reducir la información y ahorrar espacio en disco.

Estos son los pasos básicos para diseñar una base de datos:

1º) Determinar la finalidad de la base de datos. 2º) Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos. 3º) Definir los campos que se necesitan en las tablas. 4º) Seleccionar la clave principal de las tablas. 5º) Definir las relaciones entre las tablas. 6º) Precisar el diseño.

Una vez diseñada, sólo falta agregar los datos y crear otros objetos de la base de datos

(formularios, informes, consultas...).


Pág. 2

ENTRAR EN ACCESS

Uno de los modos de entrar en Access es pulsar el botón Inicio en la Barra de Tareas, y

dentro del grupo Programas buscar Microsoft Office Access 2007 y hacer clic sobre él. Otro modo es elegir en el botón Inicio:

- Para crear una base de datos: Nuevo documento de Office, y a continuación seleccionar Base de datos en blanco en la ficha General (o alguno de los iconos de la ficha Base de datos).., o

- Para abrir una base de datos ya existente: Abrir documento de Office, y seleccionar el fichero a abrir indicándole la carpeta donde se encuentra así como el nombre del fichero.

Al iniciar la aplicación de Microsoft Access 2007, vemos una pantalla de bienvenida con

distintas categorías de plantillas y un servicio Online para desarrollar distintas bases de datos. Para empezar con una base de datos en blanco, escribir su nombre de archivo y pulsar en el

botón para indicar la unidad y/o carpeta que contendrá la base de datos. Posteriormente pulsar en el botón Crear.

Pantalla de Inicio en Access 2007


Pág. 3

ELEMENTOS DE LA PANTALLA

Los elementos de la pantalla que encontramos al entrar en Access 2007 son los siguientes: • Botón del Menú de control de la aplicación Access.

Permite restaurar, maximizar, minimizar, mover, cambiar el tamaño y cerrar la ventana de la aplicación de Access.

• Barra de título.

Muestra el nombre de la aplicación y el nombre de la base de datos con la que trabajamos.

• Fichas.

Se encuentran en la parte superior de la ventana de Microsoft Access y presentan las distintas opciones del programa. Inicialmente se muestran las fichas Inicio, Crear, Datos externos, Herramientas de base de datos. Algunas de las opciones de las fichas permiten desplegar un menú con más opciones, se muestran con un icono de flecha

• Botón Office , contiene las herramientas principales para trabajar en Access, entre otras: empezar una nueva base de datos en blanco, abrir, guardar, imprimir y cerrar, además de poder personalizar los botones que deseamos incluir en la barra de herramientas de acceso rápido, que se sitúa encima o debajo de las fichas.

Barra de título B. Herramientas acceso rápido opciones

Ayuda

Fichas Botones de comando

Objetos de la base de datos


Pág. 4

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO Está situada encima o debajo de las fichas y presenta en pantalla una serie de iconos que

permiten realizar diversas operaciones. Para personalizar la barra de herramientas de acceso rápido:

1. Pulsar el botón de office , botón Opciones de Access, pestaña Personalizar. 2. En el botón desplegable Comandos más utilizados, (podemos seleccionar otras

herramientas), por defecto activar Comandos más utilizados y seleccionar el icono de comando deseado, seguidamente pulsar el botón Agregar>>, para incluirlo dentro de la barra de herramientas de acceso rápido.

3. Repetir el paso -2- para cada nuevo comando y al finalizar pulsar Aceptar. También se pueden agregar botones a la barra de herramientas de acceso rápido pulsando con el botón derecho del ratón en la barra y seleccionar Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido o pinchando en el desplegable, la herramientas Más

comandos… Si deseamos eliminar cualquier comando correspondiente a la barra de herramientas, sólo

tenemos que hacer clic en el botón derecho del ratón sobre el icono que representa el comando y elegir Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.

BARRA DE ESTADO Es la barra situada en la parte inferior de la ventana de la aplicación y presenta información

acerca del objeto seleccionado y el estado del trabajo. En función del objeto o del elemento con el que trabajemos se visualizan determinados iconos.

PANEL DE EXPLORACIÓN

Muestra la información de los objetos de la base de datos, y permite personalizar las vistas, para ello, pulsar en la flecha Todos los objetos de Access para: • Tipo de objeto, Visualizar todos los objetos. • Tablas, Consultas, Formularios o Informes. • Fecha de creación. • Fecha de modificación. • Personalizado, permite crear grupos con los objetos que

indiquemos. • Tablas y vistas personalizadas, muestra los objetos de nuestra

base de datos que están relacionados.

Para ocultar el panel de exploración, pulsar en el botón


Pág. 5

AYUDA

El botón de ayuda se encuentra en el extremo derecho de las fichas con un icono de interrogación.

Si pulsamos la tecla <F1>, o hacemos clic en el icono de interrogación (?), obtenemos la pantalla principal (ver figura 1-2) de la Ayuda que nos muestra un índice de apartados generales con la posibilidad de conectarnos Online a otros servicios de Microsoft así como a los cursos de formación en ciertos módulos.

También podemos escribir en el cuadro de texto Buscar el término(s) para que discrimine las búsquedas. Se pueden imprimir las búsquedas

Para obtener ayuda por temas se puede seleccionar el comando Tabla de contenido

. Automáticamente aparece la ventana con ayuda sobre los diferentes apartados que se muestran mediante enlaces.

Sólo tenemos que seleccionar con el ratón

el apartado o ficha en el que deseemos obtener información.

Figura 1-2

Los botones permiten ver, respectivamente los temas anterior y posterior

consultados. Y el botón imprime el contenido de la ventana de ayuda activa.

EL MENÚ CONTEXTUAL

El menú contextual muestra una relación de los mandatos que suelen emplearse con el objeto seleccionado.

Las opciones que muestre el menú contextual dependerán de la selección que hayamos

efectuado en cada momento, es decir, dependiendo del lugar donde hagamos clic con el botón derecho del ratón, el menú contextual mostrará diferentes opciones.

Para utilizar un menú contextual debemos pulsar el botón derecho del ratón sobre un

objeto, y una vez situado sobre la opción que deseemos ejecutar, pulsar el botón izquierdo del ratón.


Pág. 6

SALIR DE ACCESS

Para ello, tenemos varias alternativas:

• seleccionar el botón de office y botón Salir de Access.

• seleccionar Cerrar o doble clic en el menú de control de la ventana de la aplicación de Access .

• Pulsar <Alt+F4> con la ventana de la aplicación activa.

Al intentar salir de Access, si el programa detecta que no se han guardado los cambios

realizados en la base de datos, preguntará en un cuadro de diálogo si deseamos guardarlos. Para cerrar la base de datos sin abandonar el programa, pulsar en el botón de office y hacer

clic en Cerrar base de datos.

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS DE ACCESS

Existen siete tipos de objetos que facilitan la gestión de la información (ver figura 1-3): • Tablas: es un conjunto de datos sobre un determinado tema, y se presentan

estructurados en filas (registros) y columnas (campos). • Consultas: obtiene los datos solicitados de una o más tablas. El resultado se

puede ver y editar en un formulario o imprimir en un informe. • Formularios: presenta los datos de tablas o consultas para poder introducir, ver o

editar datos. • Informes: presenta los datos de tablas o consultas para poder imprimirlos. • Páginas web: son documentos HTML en los que se ha publicado información de la

base de datos. Permiten ver los datos, e incluso manipularlos. • Macros: automatizan la base de datos realizando las acciones especificadas

(sin programar). • Módulos: en código de Access Basic, personalizan la base de datos.

Figura 1-3


Pág. 7

2. CREACIÓN DE LA BASE DE DATOS

PLANIFICACIÓN DE LA BASE DE DATOS. DETERMINAR LA FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS. DEFINIR LAS TABLAS CON SUS CAMPOS.

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar la finalidad de la base de

datos, debemos saber qué información deseamos obtener de la base de datos. A partir de ahí, se puede determinar sobre qué asuntos (las tablas) necesitamos almacenar

hechos, y qué hechos (los campos de las tablas) necesitamos almacenar sobre cada asunto. Cada tema debe ser objeto de una tabla (de forma que la información no se duplique y

evitaremos errores al eliminar o modificar información). Al diseñar una tabla, conviene tener en cuenta algunos puntos: • Respecto a los campos, no es conveniente repetir la misma información en distintas

tablas. • Los campos de una tabla deben estar relacionados con el tema de la tabla, y no deben

ser muchos. Si se necesitan almacenar muchos datos de un solo elemento, se pueden crear varias tablas distintas de menor tamaño, en vez de una única tabla de mayor tamaño. En ese caso, deberá haber un campo repetido en ambas tablas, con el mismo dato en cada registro, para poder relacionar posteriormente dichas tablas.

• Si la base de datos va a contener tablas con información diferente (de distintos temas) pero con relación entre ellas, hay que tener previstos los campos necesarios para crear dicha relación. Por ejemplo, los empleados (almacenados en una tabla) estarán relacionados con los pedidos que gestionan (almacenados en la tabla de pedidos).

• Tener en cuenta el modo en que se van a gestionar los datos para almacenarlos de la mejor forma. Normalmente, cuanto más desglosada esté la información, mejor. Por ejemplo, será mejor introducir el nombre y el apellido separados en dos campos distintos que en un solo campo el nombre y apellido juntos. De esta forma nos permitirá ordenar por apellido, cosa que no podríamos hacer si hubiéramos introducido el nombre y apellido juntos.

• No se deben almacenar datos que se puedan calcular a partir de otros ya guardados. Access es capaz de calcularlos.

• Los datos con los que podamos realizar operaciones matemáticas debemos declararlos numéricos.


Pág. 8

CLAVES

Cada una de las tablas que forman una base de datos relacional debe contener una clave

principal. Clave en una tabla es el campo o campos cuyos valores no pueden repetirse en dos o más

registros de la tabla. Por tanto, cada registro tiene valores únicos en esos campos que forman la clave, es decir, a cada valor de la clave le corresponde un sólo registro.

Entre las distintas claves de una tabla, la clave principal se utiliza como identificador principal de la tabla. Sólo puede existir una clave principal por tabla, y la clave principal jamás puede tener valores nulos (sin información). (Por tanto, no definir nunca la clave principal en campos que puedan repetirse, como: cargo, apellido, nombre....)

Las demás claves se denominan claves alternativas. Clave ajena o externa la forman uno o más campos de una tabla que hacen referencia a la clave principal de otra tabla con la que está relacionada.

Integridad referencial es una característica de las bases de datos que garantiza que

cualquier clave externa se corresponde con una clave principal.

RELACIONAR TABLAS

Una vez definidas las tablas que van a formar la base de datos y sus claves, se deben

determinar las relaciones entre las tablas. Existen tres tipos de relaciones: • Relación de uno a varios • Relación de varios a varios • Relación de uno a uno

Es importante seleccionar correctamente el tipo de relación, pues cada tipo tiene sus

características y condicionará el comportamiento final de la base de datos.

PRECISAR EL DISEÑO

Una vez diseñadas las tablas de la base de datos y sus relaciones, comprobar dichas tablas

para corregir posibles fallos o mejorarlas en lo posible. Y crear los demás objetos de la base de datos que podamos necesitar: las consultas, formularios, informes y macros.

CREAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una base de datos al arrancar el programa Access, se puede seleccionar en el botón de office, el comando Nuevo, Crear base de datos en blanco. Asignar un nombre e indicar pulsando en el icono de la carpeta, la unidad y/o directorio deseado.

Por defecto, crea un archivo con la extensión .accdb , en la unidad y carpeta seleccionado.


Pág. 9

TRABAJAR CON UNA BASE DE DATOS

ABRIR UNA BASE DE DATOS

Para abrir una base de datos creada con anterioridad, seleccionar en el botón de office la opción Abrir..., e indicar la unidad y/o carpeta donde se encuentra la base de datos y pulsar el botón Abrir.

CERRAR UNA BASE DE DATOS

Para cerrar una base de datos:

Seleccionar el botón de office y pulsar el botón Cerrar base de datos.

Si el programa detecta que no se han guardado los cambios realizados en la base de datos, preguntará en un cuadro de diálogo si deseamos guardarlos.

INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS

PROPIEDADES DE LA BASE DE DATOS

Proporcionan información adicional sobre la base de datos activa. Seleccionar el objeto de la base de datos y pulsar en la ficha Herramientas de base de datos,

opción Propiedades de la base de datos (ver figura 2-1). También se puede elegir dicha opción al seleccionar un objeto en el menú contextual. Se muestra la fecha de creación y modificación del objeto seleccionado. Introducir o modificar las propiedades en la solapa Descripción, activar o desactivar la propiedad de oculto.

Figura 2-1


Pág. 10

DOCUMENTADOR DE LA BASE DE DATOS

Puede interesarnos tener impresa información sobre la estructura de los objetos de la base

de datos, principalmente la de las tablas, para poder consultarla sin necesidad de abrir la base de datos.

En ese caso, seleccionar Documentador de base de datos, en la ficha Herramientas de base de datos.

Access examinará la base de datos y mostrará un cuadro de diálogo como el de la figura 2-2.

Figura 2-2

Seleccionar los objetos que nos interesen en las correspondientes fichas del cuadro de

diálogo, y pulsar el botón Aceptar para que Access genere las páginas del informe y active su presentación preliminar.

Se puede imprimir el informe y seguidamente, cerrar la vista preliminar. Si queremos cerrar el cuadro de diálogo sin generar el informe, pulsar el botón Cancelar.

ELIMINAR UNA BASE DE DATOS

Para eliminar una base de datos ésta debe estar cerrada. Acceder a Mi PC o en el

Explorador de Windows buscar el archivo de la base de datos (tiene extensión .accdb), seleccionarlo y pulsar la tecla <Supr>.

Para recuperarlo, se puede buscar en la Papelera de reciclaje. (Permanecerá allí hasta que

ésta se vacíe). Nota: Cuando se crea una base de datos, todos los objetos con los que se trabaja se guardan

bajo un nombre de archivo. No ocurre como en otras aplicaciones que es preciso ir almacenando la información de vez en cuando.


Pág. 11

3. TABLAS

MÉTODOS PARA CREAR UNA TABLA

Una vez creada la base de datos, el primer paso es crear las tablas que van a formarla. La creación consiste en introducir los campos que componen la tabla, con su tipo de dato y propiedades. Existen distintas opciones para crear una tabla.

Para ello, en la ficha Crear, podemos seleccionar cualquiera de los métodos siguientes:

A. El botón de comando Tabla .

B. El botón de comando Diseño de la tabla (opción recomendada).

CREAR UNA TABLA COMO UNA HOJA DE DATOS CON EL BOTÓN TABLA

Al seleccionar el botón Tabla, se crea una tabla llamada inicialmente Tabla1 con dos columnas; Id y Agregar nuevo campo, que permite crear una tabla como una hoja de cálculo Excel. Pulsar el botón Insertar , de la ficha Hoja de datos para crear nuevos campos (campo1, campo2, campo3,….). Este método se conoce como Hoja de datos(ver figura 3-1) Introduciremos los datos en una tabla vacía, sin tener definidos los nombres de los campos. Y posteriormente, para asignar los nombres a los campos, seguir uno de estos pasos:

• En la ficha Hoja de datos, dentro del grupo Campos y columnas, pulsar el botón Cambiar nombre (también se puede seleccionar este comando en el menú contextual al colocar la barra de inserción en el campo) y escribir el nombre del campo.

• En la ficha Hoja de datos, dentro del grupo Campos y columnas, pulsar el botón Nuevo campo, veremos las Plantillas de campos, buscar el campo que necesitemos y hacer doble clic para insertarlo.

Para eliminar un campo, pulsar en la ficha Hoja de datos, dentro del grupo Campos y

columnas, el botón Eliminar .


Pág. 12

Figura 3-1 Una vez que hemos introducido los nombres de campo, se pueden insertar las propiedades

para ese campo en el grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos. Para pasar del modo hoja de datos al modo diseño de la tabla, pulsar el botón Ver y

seleccionar Vista diseño.

CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO Vista Diseño: es la forma clásica de crear tablas. Permite definir los campos y sus

características (el nombre, el tipo de dato, y las propiedades como el tamaño, el formato, etc). (ver figura 3-2)

Se crea inicialmente la solapa Tabla1 (si la tabla carece de nombre). La ventana está

dividida en dos partes. La parte superior está organizada en filas, a cada fila le corresponde la definición de un campo. Cada fila está dividida en tres columnas: Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción.


Pág. 13

Figura 3-2 La parte inferior es para las propiedades del campo. Variarán en función del campo que

esté activo en el panel superior. Tiene dos solapas: • General: permite seleccionar características especiales del tipo de campo seleccionado. • Búsqueda: permite seleccionar el tipo de campo a utilizar cuando se crea un formulario. A la derecha de las solapas muestra un pequeño texto explicativo que varía según se

seleccionan las diferentes opciones.

INTRODUCCIÓN DE LOS CAMPOS

Para que un campo quede bien definido hay que ir introduciendo en cada fila:

• el nombre del campo, • su tipo de dato, • y en descripción escribiremos opcionalmente un texto libre que describa la

información que va a almacenar el campo.

Una vez realizado esto, Access le otorga automáticamente una serie de propiedades que podemos modificar en propiedades del campo, en la parte inferior de la ventana. Esto se debe hacer para todos y cada uno de los campos de la tabla.


Pág. 14

Para guardar la tabla, seleccionar la solapa Tabla1 con el botón derecho del ratón (menú

contextual), la opción Guardar y asignarle un nombre a la tabla (por defecto, Access le asigna el nombre “Tabla1”).

El menú contextual de la solapa de tablas presenta las opciones:

Los nombres de las tablas (o de cualquier otro objeto de la base de datos) deben cumplir las

mismas normas que los nombres de campos: • No pueden comenzar con un espacio en blanco, ni pueden contener: puntos (.), signos

de admiración (!), acentos graves (‘), ni corchetes ([ ]). • Pueden contener cualquier otro carácter, como números, letras o símbolos. • Pueden tener hasta 64 caracteres como máximo. • En una misma base de datos, no pueden existir dos tablas con el mismo nombre. • Es recomendable dar a las tablas un nombre que tenga lógica. Y no conviene asignar

caracteres o símbolos. Una vez que se han creado todos los campos necesarios, cerrar la tabla (en el menú

contextual seleccionar la opción Cerrar). Si no hemos definido un campo clave en la tabla, Access nos permite crearla. Si la crea

Access, genera un campo llamado “Id” de tipo autonumérico como clave de la tabla. Si no queremos que la cree Access, se cerrará la tabla, pudiendo el campo clave más adelante.

NOMBRE DE CAMPO

El nombre del campo puede ser cualquiera, siempre que se respeten las siguientes normas: • No puede comenzar con un espacio en blanco, ni puede contener: puntos (.), signos de

admiración (!), acentos graves (‘), ni corchetes ([ ]). • Puede contener cualquier otro carácter, como números, letras o símbolos. • Puede tener hasta 64 caracteres como máximo. • En una misma tabla, no pueden existir dos campos con el mismo nombre. • Es recomendable dar a los campos un nombre que tenga lógica. Y no conviene asignar

caracteres o símbolos.

Guarda la tabla

Cierra la tabla actual. Si no están guardados los datos pedirá confirmación. Cerrar todo, cierra todas las tablas

Pasa al modo diseño de tabla

Pasa al modo Hoja de datos

Crea una tabla dinámica

Crea un gráfico dinámico con los datos de una tabla


Pág. 15

Figura 3-3

TIPOS DE DATOS

Se debe asignar el tipo de dato en función de la información que vayamos a almacenar en

cada campo (ver figura 3-3). Cada campo dispone de una lista desplegable que contiene todos los tipos de datos

disponibles. • Texto: Para texto o combinaciones de texto y números, así

como números que no requieran cálculos (como los números de teléfono). Es el valor predeterminado. Su tamaño puede ser de hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo (el menor de los dos valores).

• Memo: Permite almacenar una gran cantidad de texto. (Ejemplo: un campo de comentarios). Su tamaño puede ser de hasta 65.535 caracteres, está limitado por el de la base de datos.

• Numérico: Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Su tamaño dependerá de la propiedad tamaño del campo.

• Fecha/Hora: Permite valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.

• Moneda: Para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos que contengan entre uno y cuatro decimales.

Tipos de datos


Pág. 16

(La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 a la derecha del mismo).

• Autonumérico: Número secuencial (incrementado uno a uno) único. Se asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos de este tipo no se pueden actualizar.

• Sí/No: Para campos que sólo pueden tomar uno de entre dos valores: Sí/No, Verdadero/Falso, o Activado/Desactivado.

• Objeto OLE: Objetos, datos de diferente naturaleza. Puede ser una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios, vinculado o incrustado en una tabla de Access. Su tamaño puede ser de hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco).

• Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Los hipervínculos pueden ser: rutas de acceso a ficheros almacenados en el ordenador o servidores de una red local, o direcciones URL (propias en Internet). Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes: texto: el texto que aparece en el campo o control. dirección: ruta de acceso de un archivo (ruta UNC) o página (dirección URL). subdirección: posición dentro del archivo o página. sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas. Una forma de insertar una dirección de hipervínculo en un campo o control es hacer clic en el comando Hipervínculo del menú Insertar. Cada una de las tres partes de este tipo de dato puede contener hasta 2048 caracteres.

• Asistente para búsqueda: Crea otro campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al salir del Asistente ha creado un campo de búsqueda, y Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él. Su tamaño puede ser igual al del campo clave principal utilizado para realizar la búsqueda.


Pág. 17

DEFINIR UN CAMPO DEL TIPO “ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS”

Mediante el Asistente para búsquedas, podemos crear un campo que muestre uno de los

dos siguientes tipos de listas para facilitar la introducción de datos: • Una lista de búsqueda que muestra valores buscados en una tabla o consulta

existente. • Una lista de valores que muestra un conjunto fijo de valores introducidos al crear el

campo. Pasos para crear un campo de búsquedas:

1º) Abrir en la vista Diseño la tabla a la que deseemos agregar el campo de búsqueda. 2º) Realizar una de las siguientes operaciones:

a. Si el campo que deseamos utilizar como clave externa para el campo de búsqueda no existe, para insertar un campo nuevo dentro de la tabla, hacer clic en la fila situada bajo el lugar en que deseamos agregar el campo y, a continuación, hacer clic en el botón Insertar filas del grupo Herramientas en la ficha Diseño o bien, para agregar un campo nuevo al final de la tabla, hacer clic en la primera fila en blanco. Escribir el nombre del campo en la columna Nombre del campo siguiendo las reglas para nombrar objetos de Access.

b. Si el campo que deseamos utilizar como clave externa para el campo de búsqueda ya existe, hacer clic en la fila de ese campo. Por ejemplo, si tenemos una tabla Productos con un campo Id. de proveedor ya definido y queremos cambiarlo a un campo de búsqueda para que muestre los nombres de proveedor de la tabla Proveedores, hacer clic en la fila del campo Id. de proveedor.

3º) En la columna Tipo de datos, hacer clic en el desplegable y seleccionar Asistente

para búsquedas o bien, el botón , de la ficha Diseño. Aparecerá el primer cuadro de diálogo del asistente (ver figura 3-4):

Figura 3-4


Pág. 18

4º) Ahora, dependiendo la opción que necesitemos:

a. Para crear un campo que busque datos de otra tabla: Hacer clic en la opción Deseo que la consulta de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta.

b. Para crear un campo de lista de valores: Hacer clic en la opción que indica que Escribiré los valores que desee.

5º) Hacer clic en Siguiente y seguir las instrucciones de los restantes cuadros de diálogo del Asistente para búsquedas. En el caso de crear un campo que busque datos de otra tabla tendremos que indicar de qué tabla o consulta, y dentro de ella de qué campo queremos los datos. Y en caso de crear un campo de lista de valores, escribir los valores uno debajo de otro, en la columna 1. A continuación, modificar la anchura de la columna de datos, de forma que puedan verse correctamente.

6º) Al hacer clic en el botón Finalizar, el programa indicará que se debe guardar la tabla (para crear la relación entre ambas tablas). Access crea el campo de búsqueda y establece determinadas propiedades del campo según las selecciones realizadas en el asistente.

También es posible agregar a una tabla un campo de búsqueda que muestre valores de la misma tabla que contiene el campo de búsqueda.

Una vez creado un campo de lista de búsqueda, si agregas el campo a un formulario, Access

copia su definición al formulario. El cuadro combinado o el cuadro de lista se crean automáticamente para el formulario. No obstante, si cambiamos la definición de un campo de lista de valores o de búsqueda en la tabla después de agregarlo a un formulario, esos cambios no se reflejarán en el formulario. Para corregir esta situación, elimina el campo del formulario y agrégalo de nuevo.

La ventaja de utilizar este tipo de campo es que evita tener que escribir datos extensos y

elimina los errores de escritura (ver figura 3-5). Además, bastará con introducir nuevos registros en la tabla donde se toman los datos, para que éstos estén disponibles en el campo destino; y si se eliminan registros de la tabla, ya no aparecerán en la lista del campo destino.

Figura 3-5 Ejemplo: campo de tipo Asistente para búsquedas en el campo Idioma de la tabla Libros.


Pág. 19

DESCRIPCIÓN

Permite al usuario introducir un texto libre para aclarar la función del campo. Este texto

aparecerá en la barra de estado, cuando este campo se utilice.

PROPIEDADES DE UN CAMPO

Las propiedades permiten profundizar en el diseño de los campos de una tabla. Varían

según el tipo de campo que se seleccione en cada momento. Estas propiedades se pueden modificar en cualquier momento, incluso si la tabla ya tiene

datos, aunque esto es peligroso, debido a que se pueden perder datos ya almacenados. Para determinar las propiedades, una vez definido el nombre, el tipo de dato y la posible

descripción, hacer clic en la solapa General. (La solapa Búsqueda permite determinar el tipo de campo, por si se crea un formulario a partir de esa tabla).

TAMAÑO DEL CAMPO

Esta propiedad está disponible en los campos de tipo texto y tipo numérico. • Tipo texto: determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir

en el campo (hasta 255 caracteres). Por defecto, permite 50 caracteres.

• Tipo numérico: determina el valor máximo que se puede introducir, así como si el número tendrá o no decimales. Por omisión, es el tipo Entero largo. El tipo Doble permite introducir cualquier número.

Valor Descripción Precisión decimal

Tamaño de almacenamiento

Byte Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones).

Ninguna 1 byte

Decimal Almacena números entre -10^38 -1 y 10^38 -1 (.ADP) Almacena números entre -10^28 -1 y 10^28 -1 (.MDB)

28 12 bytes

Entero Almacena números entre –32.768 y 32.767 (no admite fracciones).

Ninguna 2 bytes

Entero largo (Predeterminado) Almacena números entre –2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).

Ninguna 4 bytes

Simple Almacena números entre –3,402823E38 y –1,401298E–45 para valores negativos, y entre 1,401298E–45 y 3,402823E38 para valores positivos.

7 4 bytes

Doble Almacena números entre –1,79769313486231E308 y –4,94065645841247E–324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E–324 para valores positivos.

15 8 bytes


Pág. 20

FORMATO

Se puede definir para todos los tipos de campos, excepto para los del tipo OLE. Sólo afecta

a la forma en que se presentan e imprimen los datos (ya sea en formularios, informes, consultas y tablas), no a la forma de almacenamiento ni a la introducción de datos.

Dependiendo del tipo de dato existen formatos diferentes. Los formatos predefinidos

Fecha/Hora, Numérico y Moneda, Texto y Memo, y Sí/No dependen del país especificado en Configuración regional en el Panel de control.

FORMATOS PERSONALIZADOS PARA CUALQUIER TIPO DE DATOS Podemos utilizar los siguientes símbolos en formatos personalizados para cualquier tipo de

datos:

Símbolo Significado (espacio) Muestra espacios como caracteres literales. "ABC" Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres

literales. ! Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha. * Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter. \ Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. También puede mostrar

caracteres literales incluyéndolos entre comillas tipográficas. [color] Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores

disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco. No se puede mezclar los símbolos de formato personalizados para los tipos de datos

Numérico y Moneda con los símbolos de formato de los campos Fecha/Hora, Sí/No, o Texto y Memo.

FORMATOS PARA TIPO NUMÉRICO Y MONEDA Existen cinco formatos predefinidos:

Valor Descripción Ejemplo

Número general (Predeterminado) Muestra el número tal como se introduce.

Moneda Usa el separador de miles y aplica la configuración especificada en el Panel de control de Windows, Configuración regional, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de moneda y cifras decimales.

10.300 €

Euro Utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro (€), sin tener en cuenta el símbolo de moneda especificado en Configuración regional, en el Panel de control de

10.300 €


Pág. 21

Windows.

Fijo Muestra al menos un dígito; aplica la configuración especificada en el Panel de control de Windows, en Configuración regional, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de moneda y cifras decimales.

10300,15

Estándar Utiliza el separador de miles; aplica la configuración especificada en el Panel de control de Windows, Configuración regional, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de moneda y cifras decimales.

10.300,15

Porcentaje Multiplica el valor por 100 y agrega el signo de porcentaje (%); aplica la configuración especificada en el Panel de control de Windows, Configuración regional, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de moneda y cifras decimales.

10,35%

Científico Utiliza la notación científica estándar. 123,45 E+05

Formatos numéricos personalizados: Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con

signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente.

Sección Descripción Primera El formato para los números positivos. Segunda El formato para los números negativos. Tercera El formato para los valores cero. Cuarta El formato para los valores Null (nulos). Si utilizamos varias secciones pero no se especifica un formato para cada sección, las

entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán como valor predeterminado el formato de la primera sección.

Podemos crear formatos numéricos personalizados mediante los símbolos siguientes:

Símbolo Descripción , (coma) Separador decimal. Los separadores se establecen haciendo doble clic en

Configuración regional en el Panel de control de Windows. . (punto) Separador de miles. 0 Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito ó 0. # Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada. $ Muestra el carácter literal "$". % Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje. E– o e– Notación científica con un signo menos (–) junto a los exponentes negativos y

nada junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros


Pág. 22

símbolos, como en el ejemplo 0,00E–00 o 0,00E00. E+ o e+ Notación científica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un

signo más (+) junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.

Se puede utilizar la propiedad Lugares Decimales para anular el número predeterminado

de lugares decimales del formato predefinido especificado para la propiedad Formato.

Los formatos predefinidos de Moneda y del Euro siguen la configuración del Panel de control, en Configuración regional. Podemos omitirla especificando nuestro propio formato de moneda.

Ejemplo, se puede utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:

$#.##0,00[Verde];($#.##0,00)[Rojo];"Cero";"Null" Este formato numérico contiene cuatro secciones separadas por

signos de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección.

FORMATOS DE TEXTO Y MEMO No existen formatos predefinidos para este tipo de datos. Puedes crear formatos de Texto

y Memo personalizados mediante los siguientes símbolos:

Símbolo Descripción @ Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio). & No se necesita un carácter de texto. < Convertir todos los caracteres a minúsculas. > Convertir todos los caracteres a mayúsculas.

Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos

secciones. Cada sección contiene la especificación de formato para diferentes datos de un campo.

Sección Descripción Primera Formato para los campos con texto. Segunda Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores Nulos.

Por ejemplo, si tenemos un control de cuadro de texto en el que deseamos que aparezca la palabra "Ninguno" cuando no exista ninguna cadena en el campo, podemos introducir el formato personalizado @;"Ninguno" como el valor de la propiedad Formato del control. El símbolo @ hace que se muestre el texto del campo;


Pág. 23

la segunda sección hace que aparezca la palabra "Ninguno" cuando haya una cadena de longitud cero1 o un valor Nulo2 en el campo.

FORMATOS DE FECHA Y HORA Podemos utilizar formatos predefinidos o personalizados para el tipo de datos Fecha/Hora. La tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato para el tipo de

datos Fecha/Hora:

Valor Descripción Fecha general (Predeterminado) Si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si

el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: Sábado, 3 de Abril de 1993.

Fecha mediana

Ejemplo: 3-Abr-93.

Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: 3/4/93. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas del siglo XXI (es decir, que los años están entre el 2000 y el 2029). Las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 se asume que son fechas del siglo XX (es decir, que los años están entre 1930 y 1999).

Hora larga Igual que el valor de la ficha Hora del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: 5:34:23 PM.

Hora mediana Ejemplo: 5:34 PM. Hora corta Ejemplo: 17:34.

1 Cadena de longitud cero: Cadena que no contiene caracteres. Se puede utilizar una cadena de longitud cero para indicar que sabemos que no hay un valor para un campo. Se puede especificar una cadena de longitud cero escribiendo dos dobles comillas sin espacio entre ellas (""). En una base de datos de Microsoft Access, se pueden especificar cadenas de longitud cero en campos de tipo Texto, Memo o Hipervínculo si se establece la propiedad Permitir Longitud Cero para el campo como Sí. 2 Nulo: Valor que indica que en un campo faltan datos o son desconocidos. Se pueden utilizar valores Nulo en expresiones. Los valores Nulo se pueden especificar en campos cuya información se desconoce, así como en expresiones y consultas. Algunos campos como, por ejemplo, los definidos como clave principal, no pueden contener un valor Nulo.


Pág. 24

Podemos crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los símbolos siguientes:

Símbolo Descripción : (dos puntos) Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de diálogo

Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. / Separador de fecha. c Igual que el formato predefinido Fecha general. d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 31). dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31). ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom) dddd Nombre completo del día de la semana (Lunes a Dom). ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta. dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga. s Día de la semana (1 a 7). ss Semana del año (1 a 53). m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 12). mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12). mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre). t Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4). a Número de día del año (1 a 366). aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99). aaaa Año completo (0100 a 9999). h Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23). hh Hora en dos dígitos (00 a 23). n Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59). nn Minuto en dos dígitos (00 a 59). s Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59). ss Segundo en dos dígitos (00 a 59). ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga. AM/PM Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM", según sea apropiado. am/pm Reloj de doce horas con las letras minúsculas "am" o "pm", según sea

apropiado. A/P Reloj de doce horas con la letra mayúscula "A" o "P", según sea apropiado. a/p Reloj de doce horas con la letra minúscula "a" o "p", según sea apropiado. AMPM Reloj de doce horas con el designador de mañana/tarde apropiado establecido

en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows.

Los formatos personalizados se muestran según el valor especificado en el cuadro de

diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Los formatos personalizados incoherentes con los valores especificados en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional se ignoran.

Si deseamos agregar una coma u otro separador al formato personalizado, incluir el

separador entre comillas de la forma siguiente: d mmm", "aaaa.


Pág. 25

FORMATO PARA EL TIPO DE DATOS SÍ/NO Se puede establecer la propiedad Formato a los formatos predefinidos Sí/No,

Verdadero/Falso o Activado/Desactivado o un formato personalizado. Microsoft Access utiliza un control de casilla de verificación como control predeterminado

para el tipo de datos Sí/No. Los formatos predefinidos y personalizados se ignoran cuando se utiliza un control de casilla de verificación. Por tanto, estos formatos se aplican sólo a los datos mostrados en un control de cuadro de texto.

La propiedad Formato dispone de los formatos predefinidos: Sí/No, Verdadero/Falso y

Activado/Desactivado. Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Si especificamos un formato predefinido y, a continuación, introducimos un valor equivalente, se mostrará el formato predefinido del valor equivalente.

Por ejemplo, si introducimos Verdadero o Activado en un control

de cuadro de texto con su propiedad Formato establecida a Sí/No, el valor se convierte automáticamente a Sí.

Formatos personalizados El tipo de datos Sí/No puede utilizar formatos personalizados que contengan hasta tres

secciones.

Sección Descripción Primera Esta sección no tiene ningún efecto en el tipo de datos Sí/No. No obstante, se

requiere un signo de punto y coma (;) como marcador de posición. Segunda El texto para mostrar en lugar de los valores Sí, Verdadero o Activado. Tercera El texto para mostrar en lugar de los valores No, Falso o Desactivado.

Ejemplo: ;”Siempre”[azul];”Nunca”[rojo] muestra la palabra “Siempre” en azul para Sí, Activado o

Verdadero y “Nunca” en rojo para No, Desactivado o Falso.

MÁSCARA DE ENTRADA

Una máscara de entrada permite asegurar que todos los datos que se introducen en un

campo determinado, se ajusten a un formato definido previamente. Una máscara de entrada se utiliza en campos (en tablas y consultas) y en cuadros de texto y

cuadros combinados (en formularios) para dar formato a los datos y para proporcionar algún control sobre qué valores pueden introducirse. Una máscara de entrada está formada por caracteres literales (como espacios, puntos, guiones y paréntesis) que separan los espacios en blanco para rellenar, junto con caracteres especiales que determinan el tipo de valor que puede introducirse en un espacio en blanco en esa posición.


Pág. 26

Las máscaras de entrada se utilizan principalmente en campos de Texto y de Fecha/Hora,

pero también pueden utilizarse en campos Numéricos o de Moneda.

La definición de máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma:

Sección Significado

Primera La máscara de entrada en sí.

Segunda Define si deben almacenarse los caracteres literales mostrados: 0 = almacenar los caracteres literales con el valor introducido. 1 o espacio en blanco = almacenar únicamente los caracteres introducidos en los espacios en blanco.

Tercera Carácter que se muestra para los espacios en blanco en la máscara de entrada. Puede utilizarse cualquier carácter; escriba " " (dobles comillas, espacio, dobles comillas) para mostrar un espacio. Si se deja esta sección en blanco, se utiliza el subrayado (_).

Ejemplo: (999) 000-0000!;0;" "

Access interpreta los caracteres de la primera sección de la definición de la propiedad

Máscara de entrada (InputMask) tal como se muestra en la tabla siguiente. Para definir un carácter literal deberá introducirse cualquier otro carácter no incluido en la tabla, incluidos espacios y símbolos. Para definir uno de los siguientes caracteres como un carácter literal, deberá anteponerse a dicho carácter una barra diagonal inversa (\).

Carácter Descripción 0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria; signos más [+] y menos [-] no permitidos). 9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria; signos más y menos no permitidos). # Dígito o espacio (entrada no obligatoria; las posiciones en blanco se convierten en

espacios; se permiten los signos más y menos). L Letra (A-Z, entrada obligatoria). ? Letra (A-Z, entrada opcional). A Letra o dígito (entrada obligatoria). a Letra o dígito (entrada opcional). & Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria). C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional). . , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de millares, fecha y hora. (El carácter

utilizado dependerá de lo establecido al hacer doble clic en Configuración regional en el Panel de control de Windows).

< Convierte a minúsculas todos los caracteres que siguen. > Convierte a mayúsculas todos los caracteres que siguen. ! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de hacerlo

de izquierda a derecha. Los caracteres escritos en la máscara siempre la rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.

\ Hace que el carácter que viene a continuación se muestre como carácter literal. Se utiliza para presentar cualquiera de los caracteres detallados en esta tabla como caracteres


Pág. 27

literales ( por ejemplo, \A se muestra sencillamente como A). Contraseña Al establecer la propiedad Máscara de entrada (InputMask) a la palabra Contraseña, se

crea un cuadro de texto de entrada de contraseña. Cualquier carácter escrito en este cuadro de texto se almacena como tal, pero se muestra como un asterisco (*).

Ejemplos: La tabla siguiente muestra algunas definiciones de máscara de entrada útiles y ejemplos de

valores que pueden introducirse en ellos.

Máscara de entrada: Ejemplos de valores: (000) 000-0000 (206) 555-0248 (999) 999-9999! (206) 555-0248

( ) 555-0248 (000) AAA-AAAA (206) 555-TELE #999 -20

2000 >L????L?000L0 GREENGR339M3

MAY R 452B7 >L0L 0L0 T2F 8M4 00000-9999 98115-

98115-3007 >L<?????????????? Elena

Manuel ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615-507-7

ISBN 0-13-964262-5 >LL00000-0000 DB51392-0493

Access dispone de un asistente para generar máscaras. Se puede escribir directamente la

máscara o bien hacer clic en el botón Generar que aparece a la derecha. Este asistente dispone de las máscaras de uso más común.

Aunque en la mayoría de los casos, resulta más sencillo utilizar el asistente, para los campos

Numérico y Moneda es necesario introducir la definición de la máscara de entrada manualmente.

Si el campo no tiene definido un formato, se utiliza la máscara para mostrar los datos que

contenga ese campo. Si está definido un formato para el campo, éste se utiliza para mostrar los datos, y la máscara de entrada para introducirlos y almacenarlos en la tabla.

TÍTULO

Determina el texto que se adjunta al campo. Esta propiedad la tienen todos los tipos de

campo. Este texto aparece en lugares diversos. • Los títulos de campos especifican el texto de las etiquetas adjuntas a los controles

creados al arrastrar un campo desde la lista de campos, y sirven como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de una tabla o consulta.


Pág. 28

• Los títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título en la

vista Formulario. • Los títulos de informes especifican el título del informe en la Vista preliminar. • Los títulos de botones y etiquetas especifican el texto que aparece en el control. Si no especificamos un título para un campo de una tabla, se usará el valor de la propiedad

Nombre del campo de ese campo como título de una etiqueta adjunta a un control o como encabezado de columna en la vista Hoja de datos. Si no especificamos el título de un campo de una consulta, se usará el del campo de la tabla base. Y si no establecemos el título de un formulario, botón o etiqueta, Access le asignará un nombre único basándose en el tipo de objeto, como por ejemplo "Formulario1".

VALOR PREDETERMINADO

Permite que Access introduzca un valor determinado en un campo, al crear un registro en

la tabla, lo cual puede ahorrarnos gran cantidad de tiempo al introducir datos en una tabla. Esta propiedad es válida para todos los campos excepto para los campos OLE y

autonumérico.

REGLA DE VALIDACIÓN

Access valida automáticamente valores según el tipo de datos de un campo; por ejemplo, Access no permite texto en un campo numérico. Pero podemos establecer reglas más específicas mediante la propiedad Regla de Validación.

Permite determinar las condiciones que deben cumplir los datos a introducir en un campo.

(Dispone de un generador de expresiones que se activa al hacer clic en el botón Generar que está a la derecha.)

La regla o expresión de validación se evalúa al introducir un dato en el campo, aceptándolo

o rechazándolo si cumple o no las condiciones impuestas. Una regla de validación se puede definir sobre datos ya introducidos en la tabla, y si éstos no cumplen la regla son sacados de la tabla.

Para comprobar si los datos de una tabla cumplen las reglas de validación, hacer clic en el

botón Probar reglas de validación en la vista Diseño de la tabla .

La regla de validación utiliza los criterios y expresiones que se introducen en una

consulta.


Pág. 29

Ejemplos de reglas de validación para campos:

Valor de Regla de validación Valor de Texto de validación <>0 Introduzca un valor distinto de cero. 0 O >100 El valor debe ser 0 o mayor que 100. Como "K???" El valor debe constar de cuatro caracteres y comenzar por la

letra K. <#1/1/96# La fecha debe ser anterior a 1996. >=#1/1/97# Y <#1/1/98# La fecha debe pertenecer al año 1997.

La propiedad Texto de validación se utiliza para especificar el mensaje que se mostrará al

usuario cuando se introduce un dato que infringe la regla de validación. Se trata de un mensaje de advertencia cuando no se cumple la regla de validación

Si establecemos la propiedad Regla de Validación pero no la propiedad Texto de Validación,

Access muestra un mensaje de error estándar cuando se infringe dicha regla de validación. Si creamos una regla de validación para un campo, Access normalmente no permite que se

almacene un valor Nulo en el campo. Si deseamos permitir un valor Nulo, agregar "Es Nulo" a la regla de validación (por ejemplo "<> 8 O Es Nulo"), y asegurarse de que la propiedad Requerido está establecida a No.

Regla de validación de registro Podemos utilizar la propiedad Regla de Validación con el fin de especificar requisitos para

los datos introducidos no sólo en un campo, sino también en un registro (o incluso un control). Y cuando se introducen datos que infringen el valor de la propiedad Regla de Validación, se puede utilizar la propiedad Texto de Validación para especificar el mensaje que se mostrará al usuario.

Las reglas de validación de campo no pueden contener referencias a otros campos. Pero

para los registros, las expresiones pueden incluir referencias a campos de esa tabla. Para definir una Regla de Validación de campo (y su correspondiente Texto de validación),

acudir a la sección Propiedades del campo en la vista Diseño de la tabla, tal y como se ha explicado anteriormente.

Para definir una Regla de Validación de registro (y su correspondiente Texto de validación),

debemos pulsar el botón Hoja de propiedades.


Pág. 30

Las reglas de validación de campo, registro y control se aplican de la forma siguiente:

• Las reglas de validación establecidas para los campos y controles se aplican cuando se editan los datos y el enfoque sale del campo o control.

• Las reglas de validación para los registros se aplican al moverse a otro registro.

REQUERIDO

Puede tomar los valores Sí o No. Si toma el valor Sí, obliga a que el campo deba siempre

contener un dato, y además dicho valor no podrá ser Nulo. Esta propiedad es aplicable para todos los campos menos para los de tipo autonumérico. Es

útil, sobre todo para campos que son clave y por tanto no pueden contener datos en blanco. Cuando queramos permitir el valor Nulo en un campo, no sólo deberemos establecer No

para la propiedad Requerido (Required), sino que, si la propiedad Regla De Validación (Validation Rule) tiene algún valor deberá contener explícitamente "regla de validación O Es Nulo".

PERMITIR LONGITUD CERO

Puede tomar los valores Sí o No. Sólo está disponible para los campos de tipo Texto, Memo e Hipervínculo.

Por omisión, no permite introducir cadenas de texto de longitud cero.


Pág. 31

Combinaciones de los valores de las propiedades Permitir longitud cero y Requerido:

Podemos usar las propiedades Requerido (Required) y Permitir longitud cero

(AllowZeroLength) para distinguir entre la inexistencia de información (indicada por una cadena de longitud cero (" ") almacenada en el campo) y la información que puede existir, pero que se desconoce (almacenada como un valor Nulo en el campo).

Si establecemos Sí en la propiedad Permitir longitud cero (AllowZeroLength), una cadena de

longitud cero será una entrada válida en el campo, independientemente del valor de la propiedad Requerido (Required). Si establecemos Sí en Requerido (Required) y No en Permitir longitud cero (AllowZeroLength), deberás introducir un valor en el campo, y no será válida una cadena de longitud cero.

Permitir longitud cero

(AllowZeroLength)

Requerido (Required)

Acción del usuario Valor almacenado

No No Presionar ENTRAR Presionar BARRA ESPACIADORA Introducir una cadena de longitud cero

Nulo Nulo (no permitido)

Sí No Presionar ENTRAR Presionar BARRA ESPACIADORA Introducir una cadena de longitud cero

Nulo Nulo Cadena de longitud cero

No Sí Presionar ENTRAR Presionar BARRA ESPACIADORA Introducir una cadena de longitud cero

(no permitido) (no permitido) (no permitido)

Sí Sí Presionar ENTRAR Presionar BARRA ESPACIADORA Introducir una cadena de longitud cero

(no permitido) Cadena de longitud cero Cadena de longitud cero

Podemos utilizar la propiedad Formato (Format) cuando introducimos datos en un campo

para distinguir entre la presentación de un valor Nulo y la de una cadena de longitud cero. Por ejemplo, puede mostrarse la cadena "Ninguno" cuando se introduce una cadena de longitud cero.

La propiedad Permitir longitud cero es independiente de la propiedad Requerido, que sólo determina si es válido el valor Nulo para el campo. Si Permitir longitud cero tiene el valor Sí, será válida para el campo una cadena de longitud cero, independientemente del valor de la propiedad Requerido.

INDEXADO

Los registros de una tabla no guardan un orden determinado a menos que esto se

especifique. La indexación es un sistema para hacer clasificaciones en una tabla, es decir, ordenar los datos y presentarlos en orden. Los índices, por defecto, se crean de forma ascendente.


Pág. 32

Podemos usar la propiedad Indexado para establecer un índice de un solo campo. Los

índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si buscamos empleados basándonos en un campo llamado Apellidos, podemos crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Esta propiedad se puede definir para todos los tipos de campo excepto para los de tipo OLE,

Memo e Hipervínculo. La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes: Valor Descripción No (Predeterminado) Sin índice. Sí (Con duplicados) El índice admite valores duplicados. Sí (Sin duplicados) El índice no admite valores duplicados.

Podemos usar la propiedad Indexado para buscar y ordenar registros con un solo campo de

una tabla. Este campo puede contener valores únicos o no. Por ejemplo, podemos crear un índice con un campo llamado IdEmpleado para una tabla Empleados en la que cada identificador de empleado sea único, o también un índice con el campo Nombre, en el que algunos nombres pueden estar duplicados.

Podemos crear tantos índices como precisemos. Los índices se crean al guardar la tabla, y

se actualizan automáticamente al modificar o agregar registros. En cualquier momento podemos agregar o eliminar índices en la vista Diseño de la tabla.

Si la clave principal de una tabla es un solo campo, Access establecerá automáticamente la

propiedad Indexado de ese campo a Sí (Sin duplicados). Si deseamos crear índices con múltiples campos, utilizar el botón Índices en la ficha Diseño.

Si agregamos un índice de un solo campo en la ventana Índices, Access establecerá Sí en la

propiedad Indexado de ese campo. También podemos utilizar esta propiedad para impedir que se inserten valores duplicados

en un campo. Una clave principal de un campo único prohíbe la introducción de datos duplicados en ese

campo para asegurarse de que cada registro dispone de un identificador único. No obstante, es posible que también deseemos evitar la presencia de valores duplicados en otros campos.

Para ello, hacer clic en el cuadro de la propiedad Indexado de dicho campo y elegir Sí (Sin

duplicados).


Pág. 33

COMPRESIÓN UNICODE

Microsoft Access 2007 utiliza el esquema de codificación de caracteres Unicode para representar los datos en un campo Texto, Memo o Hipervínculo. En Unicode, cada carácter viene representado por dos bytes en lugar de un único byte. Por ello, los datos de un campo Texto, Memo o Hipervínculo ocupan más espacio que en versiones anteriores de Access.

Podemos compensar este efecto de la representación de caracteres de Unicode y asegurar

un óptimo funcionamiento estableciendo la propiedad Compresión Unicode (Unicode Compresión) del campo a Sí. Esta es la opción predeterminada cuando se crea un nuevo campo Texto, Memo o Hipervínculo.

De esta forma, Access comprime la información al guardarla y la descomprime al

recuperarla.

ETIQUETAS INTELIGENTES

Permiten mostrar calendarios para insertar fechas, teléfonos y datos como nombres o

apellidos que se utilizan para enviar por correo electrónico o agregar a una lista de contactos.

ÍNDICES Y CLAVES

Los campos de índice son los campos que permiten, entre otras cosas, definir claves y

relacionar tablas. En una base de datos relacional, se deben definir claves en todas las tablas que tengan relación con otras.

Para preparar las relaciones entre las tablas de la base de datos, se deben identificar los

campos comunes entre las tablas a relacionar, y convertirlos en índices. Hay tres propiedades para los índices: • Principal: los índices principales garantizan que en un campo sólo se introducen

valores únicos. Determinan el orden en que se procesan los registros. Se puede crear un índice principal para cada tabla de la base de datos. Este tipo de índice es el que define el campo que es clave en la tabla.

• Único: esta propiedad indica si el campo índice permite valores duplicados o no. Si el campo se ha definido como clave nunca podrá admitir valores duplicados.

• Ignorar nulos: los campos que tienen valores nulos no forman parte del índice. Access crea automáticamente un índice con el campo clave principal de una tabla, y lo

utiliza para buscar registros y crear enlaces entre tablas.


Pág. 34

Las tablas sin clave principal no pueden utilizarse para crear una relación, y en ellas las

búsquedas y ordenaciones pueden ser más lentas. En una tabla se pueden crear tantos índices como sean necesarios, pero sabiendo que

como al introducir datos éstos se tienen que reorganizar, tardará más cuantos más índices tenga definidos la tabla.

CREACIÓN DE UNA CLAVE PRINCIPAL

Access es capaz de encontrar rápidamente información almacenada en tablas

independientes mediante consultas, formularios e informes. Para ello, cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifique exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo o conjunto de campos es la clave principal de la tabla. Precisamente para garantizar su exclusividad, Access impide que se almacenen valores duplicados o nulos en los campos de la clave principal.

Para crear una clave principal, desde la ventana de diseño de la tabla, seleccionar el campo

(o campos, manteniendo pulsada la tecla <Control> mientras haces clic sobre los distintos campos) a convertir en clave. Y a continuación, podemos:

• pulsar el botón Clave principal en la ficha Diseño, o

• seleccionar en el menú contextual el comando Clave principal , en el selector aparecerá una llave que indica que el campo es clave.

Al crear una clave en una tabla, ésta puede estar vacía o tener datos ya introducidos. En el

caso de tener ya datos y crear una clave, puede ocurrir que el campo clave tenga valores nulos o valores repetidos y entonces Access no permitirá crear una clave sobre ese campo.

Si no estamos seguros de poder seleccionar un campo o un conjunto de campos apropiado

para una clave principal, resulta más conveniente agregar un campo de tipo autonumérico a la tabla y designarlo como clave principal. (Por ejemplo, el campo Nombre, el campo Apellido, o incluso una combinación de ambos campos no es conveniente como clave principal puesto que pueden producirse duplicados. Sin embargo, si un campo contiene números de identificación o de pieza con valores exclusivos sí puede utilizarse como clave principal).

Cuando no establecemos una clave principal antes de guardar una tabla recién creada, Access preguntará si queremos que cree una clave principal automáticamente. Si contestamos afirmativamente, Access agregará un campo autonumérico llamado “Id” y lo definirá como clave principal.

ELIMINACIÓN DE UNA CLAVE PRINCIPAL

Se procede de la misma forma que para crearla (seleccionando el campo que es clave

principal, y eligiendo el botón Clave principal en la ficha Diseño). Una vez eliminada, se puede guardar la tabla sin campo clave o volver a definir otro campo

clave.


Pág. 35

CREACIÓN DE ÍNDICES

Los índices permiten encontrar y ordenar registros más rápidamente. Se pueden crear

índices basados en un solo campo o en varios campos de una tabla. Los campos que indexemos serán los que se utilicen de forma frecuente, campos que

ordenan o permiten crear relaciones con otras tablas. No se puede crear un índice sobre campos de tipo: Memo, Hipervínculo, y Objeto OLE.

Para crear un índice, en la ventana de Propiedades del campo, al definir un campo

seleccionar Sí en la propiedad Indexado del campo. Y elegir el botón Índices de la ficha Diseño que mostrará los campos que se definieron como indexados (ver figura 3-6), y permite seleccionar esos campos indexados para poder asociar los tipos de índice a cada campo.

Una vez que los campos son indexados, se les pueden asociar las propiedades disponibles para ellos, teniendo en cuenta:

• Si ya ha sido definida la clave de la tabla, el nombre del índice es PrimaryKey, y sus propiedades: Principal, Única e Ignorar nulos: no. (Una clave principal no admite valores nulos).

• Para cambiar la clave de la tabla desde esta ventana de índices, basta con seleccionar el campo que se quiere como clave y poner la propiedad Principal a Sí.

• Si algún otro campo de la tabla sólo puede admitir valores únicos, pero no es clave de la tabla, seleccionar entonces la propiedad Principal a No, y Única a Sí.

Figura 3-6 Ventana de Índices

CREACIÓN DE ÍNDICES COMPUESTOS

Se pueden crear desde la ventana de índices, escribiendo en la primera fila libre el Nombre

de índice, y en la columna de Nombre de campo el nombre del primer campo que formará parte de ese índice. En la siguiente fila seleccionaremos el segundo campo que formará el índice, y así sucesivamente. Se permite hasta un máximo de 10 campos por índice compuesto.

El orden, por defecto, es ascendente. Para cambiarlo, hacer clic en la columna Orden y

seleccionar otra opción. Una vez definidos los índices, cerrar la ventana de índices y guardar los cambios de la tabla.


Pág. 36

ELIMINACIÓN DE ÍNDICES

Se pueden eliminar desde la ventana de índices. Para ello, seleccionar el índice (si está

formado por varios campos tenemos que seleccionar todos los campos) y pulsar la tecla <Supr>.

Se debe tener cuidado con la eliminación de índices puesto que el índice eliminado podría

ser o formar parte de la clave principal de la tabla.

MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE UNA TABLA

Es frecuente tener que modificar la estructura de una base de datos. Aunque se puede

modificar en cualquier momento, conviene hacerlo antes de introducir datos en la tabla ya que las modificaciones pueden afectar a los datos ya introducidos.

Para modificar la estructura:

1º) Abrir la base de datos. 2º) En el panel de navegación, seleccionar Tablas y hacer doble clic en la tabla o

apuntando a la tabla, con el botón derecho del ratón, seleccionar el comando

. Para intercambiar entre el modo Hoja de datos y el modo Diseño

, pulsar en el botón Vistas de la ficha Inicio. 3º) Pulsar el botón Diseño, y en la ventana de diseño modificar o eliminar los campos o

índices de la tabla, así como las propiedades de los campos. 4º) Guardar los cambios, para ello, pulsar con el botón derecho del ratón sobre el icono

de la tabla que se encuentra a la derecha del panel de navegación y seleccionar el comando Guardar.

5º) Posteriormente, pulsar de nuevo sobre el icono de la tabla con el botón derecho del ratón, y seleccionar el comando Cerrar. Desaparecerá la ventana de la tabla y veremos la de la base de datos.

Si se cierra una tabla (o cualquier objeto de la base de datos) donde se hubieran hecho

modificaciones y no se guardan, Access mostrará un cuadro de diálogo informando y ofreciendo la posibilidad de guardarlas en ese momento.

DESPLAZAMIENTO POR LA VENTANA DISEÑO DE LA TABLA Para poder desplazarnos por la ventana Diseño de la tabla, podemos utilizar las teclas

<Tab> o <Shift+Tab> para pasar al siguiente o anterior elemento, las teclas de movimiento para desplazar el cursor en la dirección de la tecla utilizada, <F6> para situar el cursor en el panel superior o inferior, y también podemos hacer clic sobre un elemento para activarlo.


Pág. 37

ELIMINAR UN CAMPO

Para eliminar un campo de una tabla, estando en la vista Diseño, seleccionar la cabecera de

fila y pulsar <Supr> o el botón de la ficha Diseño. Si el campo es parte de una o más relaciones de las que la tabla tiene definidas con otras

tablas de la base de datos, no se podrá eliminar dicho campo. Si queremos eliminar ese campo, primero se debe eliminar sus relaciones pulsando el botón Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos.

INSERTAR UN CAMPO

Se puede añadir un campo al final del último o insertarlo entre otros ya existentes. Para insertarlo al final, sólo hay que situarse en la primera fila libre de la ventana de diseño

y definir el campo. Para insertarlo entre otros ya existentes, situarse en el campo delante del cual se va a

insertar el nuevo, elegir en la ficha Diseño el botón y definir el campo.

MOVER UN CAMPO

Se puede mover de dos modos:

• seleccionándolo/s y arrastrándolo con el ratón a la nueva posición, o • seleccionar la cabecera de fila y utilizar los botones Cortar y Pegar de la ficha Inicio,

dentro del grupo Portapapeles (pegarlo sobre una fila vacía).

COPIAR UN CAMPO

Para copiar un campo o varios, seleccionarlo y utilizar Copiar y Pegar de la ficha Inicio,

dentro del grupo Portapapeles (pegarlo sobre una fila vacía).

CAMBIAR EL NOMBRE DE UN CAMPO

Basta con situarse en ese campo en la columna Nombre de campo, y sobrescribir el

nombre.


Pág. 38

CAMBIAR EL TIPO DE DATOS DE UN CAMPO

Es posible que en algún momento necesitemos cambiar el tipo de datos de los campos que

ya contienen datos. Puede que hayamos importado datos y que Access no haya establecido el tipo de datos como deseábamos, o bien puede que el tipo de datos establecido para un campo ya no sea adecuado.

Antes de convertir un tipo de datos a otro, hay que tener en cuenta cómo afectará el

cambio a la base de datos completa. ¿Qué consultas, formularios e informes utilizan el campo que vamos a convertir? Es posible que tengas que cambiar expresiones que dependan del campo modificado.

Los cambios de tipo de datos más comunes entran dentro de las cuatro categorías

siguientes: convertir a Texto desde otros tipos de datos, convertir de Texto a Numérico, Moneda, Fecha/Hora o Sí/No, convertir entre Moneda y Numérico o entre Texto y Memo y cambiar el valor de la propiedad Tamaño del campo para los campos Numéricos.

Si la tabla contiene datos, es conveniente realizar una copia de seguridad de la tabla antes de cambiar los tipos de datos o el tamaño de los campos.

Para cambiar el tipo de datos de un campo:

1º) Abrir la tabla en la vista Diseño. 2º) Hacer clic en la columna Tipo de datos del campo que deseamos cambiar, hacer clic

en la flecha y, a continuación, seleccionar el nuevo tipo de datos. 3º) Hacer clic en el icono de la tabla con el botón derecho del ratón y Guardar.

Si la conversión del tipo de datos tiene como resultado la pérdida de valores, Access

mostrará un mensaje que indica que se han producido errores durante la conversión antes de guardar realmente los cambios. Elegir Cancelar para cancelar los cambios, o Aceptar para continuar y guardar los cambios a pesar de todo.


Pág. 39

4. TRABAJAR CON LOS OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

Hay una parte del mantenimiento de una base de datos que afecta a sus objetos. En ocasiones, tendremos que eliminar un formulario que no vamos a utilizar más, modificar el nombre de un informe, copiar una consulta o una tabla, etc.

Las operaciones de este capítulo se pueden aplicar a cualquier objeto de la base de datos, y se pueden realizar mediante el menú contextual (botón derecho del ratón) asociado a cada objeto.

ABRIR UN OBJETO. CAMBIAR ENTRE LAS VISTAS DE UN OBJETO

Las tablas tienen dos vistas: la vista Diseño y la vista Hoja de datos : • La vista Diseño se utiliza para crear y modificar la estructura de una tabla. • La vista Hoja de datos se utiliza para ver, agregar, eliminar y modificar datos de una

tabla. Desde la ventana de la base de datos, para abrir directamente la vista diseño de una tabla,

seleccionar en la ficha Inicio, dentro del grupo Vistas, el botón Ver y seleccionar Diseño. Y para acceder directamente a la vista Hoja de datos, pulsar en el botón Ver y seleccionar Hoja de datos, o hacer doble clic sobre el icono de la tabla, o pulsar <Intro> después de haber hecho clic sobre el icono de la tabla para seleccionarla.

También es posible pulsar directamente sobre el icono que representa una tabla o bien

sobre el icono que representa una regla con un lápiz. Al seleccionar una u otra vista el icono de la tabla se sustituye por el icono de la regla y viceversa.

Opciones del botón Ver en el grupo Vistas


Pág. 40

Una vez que hemos abierto una tabla (sea en vista diseño o en vista hoja de datos), para

cambiar entre las vistas de una tabla, hacer clic en el icono de la tabla o en la regla. Todo esto es similar para las consultas, formularios e informes de la base de datos. Alguna

de las diferencias son:

• En el caso de los informes, para abrirlos tenemos el botón Vista Presentación y el botón Vista diseño (en los informes sólo podremos ver la información, no agregar, modificar o eliminar datos). Y en el botón para alternar la vista, podremos elegir entre Vista diseño y Vista presentación fundamentalmente.

• En el caso de los formularios, en el botón para alternar la vista podremos elegir fundamentalmente entre Vista diseño y Vista formulario (aunque también tienes vista hoja de datos).

CERRAR UN OBJETO

Aunque Access permite trabajar con varios objetos de la base de datos abiertos, conviene

cerrar las ventanas de los objetos con los que hemos acabado de trabajar. Volveremos a visualizar la ventana de la base de datos, y desde allí podremos volver a abrir nuevos objetos.

Access almacena automáticamente en la tabla el contenido de un registro al activar otro.

Por tanto, si existiera algún registro cuyos datos no se hubieran almacenado, Access lo guardaría inmediatamente al cerrar el objeto.

En caso de que hubiéramos modificado algún aspecto del formato del objeto, el programa

pregunta si deseamos guardarlo. Para cerrar un objeto:

Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana

COPIAR OBJETOS

Access permite copiar tablas de dos formas: copiando sólo su estructura o la tabla completa

con todos sus datos. Para copiar, seleccionar la tabla en el panel de exploración y pulsar en la ficha Inicio, dentro

del grupo Portapapeles, el botón Copiar, y seguidamente elegir la opción Pegar del mismo grupo. Aparecerá un cuadro de diálogo que pregunta el nombre de la nueva tabla, y dispone de tres opciones:


Pág. 41

Figura 4-1

• Estructura solamente: se usa para crear tablas con una estructura muy

similar (pero sin los datos). Una vez creada se pueden realizar cambios en su estructura.

• Estructura y datos: crea una tabla con la misma estructura y los mismos datos.

• Anexar datos a la tabla existente: permite copiar los datos de la tabla seleccionada (en la solapa Tablas) a otra tabla ya existente en la base de datos y con la misma estructura, y cuyo nombre de tabla escribiremos en este mismo cuadro de diálogo.

Si deseamos copiar otro objeto de la base de datos que no sea una tabla (formularios,

informes, consultas...), se copiará la estructura y los datos. Para ello,

1º) Seleccionar el objeto a copiar en el panel de exploración. 2º) Elegir el botón Copiar en la ficha Inicio (o en el menú contextual del objeto). 3º) Seguidamente elegir el botón Pegar la ficha Inicio (o del contextual). 4º) Aparecerá un cuadro de diálogo que pregunta el nombre del nuevo objeto.

Ejemplo de pegar un formulario

5º) Escribir el nuevo nombre del objeto y hacer clic sobre Aceptar.

Copiar objetos es muy útil, por ejemplo, para duplicar consultas, posteriormente se

modifica su diseño y así obtenemos una nueva.


Pág. 42

CAMBIAR EL NOMBRE DE UN OBJETO

Para cambiar el nombre de un objeto:

1º) Seleccionar dicho objeto en el panel de exploración. 2º) Elegir en el menú contextual (botón derecho del ratón)la opción Cambiar nombre, o

bien, pulsar la tecla <F2>, 3º) Escribir el nuevo nombre del objeto, y pulsar <Intro>.

ELIMINAR UN OBJETO

Para eliminar un objeto, seleccionarlo (haciendo clic sobre él) en el panel de exploración, y pulsar <Supr> o Eliminar en el menú contextual.

IMPRIMIR EL CONTENIDO DE UN OBJETO

VISTA PRELIMINAR DE LA IMPRESIÓN

Es conveniente seleccionar antes de imprimir la opción Vista preliminar de la barra de herramientas de acceso rápido, o el botón de Office>Imprimir>Vista preliminar para ver la página tal y como se imprimiría.

En el caso de las tablas o consultas, Access añade en cada página un encabezado con el

nombre del objeto (centrado) y la fecha de impresión (alineada a la derecha), y un pie con la numeración de página (centrado).

Podemos aumentar o disminuir el valor del zoom haciendo clic sobre cualquier parte de la página, para poder leer o no el contenido. También podemos hacer uso de la barra de herramientas de la vista preliminar (ver figura 4-2)

Figura 4-2

Opciones de la barra de herramientas de Vista preliminar:

Imprimir: Muestra las opciones de impresión, para imprimir el objeto Tamaño y Márgenes: Permite introducir un tamaño de papel y los márgenes. Vertical u Horizontal: Para indicar la orientación de la página. Configurar página: Para insertar la orientación, márgenes y tamaño de papel Visualizar una, dos o más páginas: para ver las páginas utilizar los botones correspondientes.


Pág. 43

Exportar el objeto a Excel (para su tratamiento en la hoja de cálculo), enviar a Word, o

como formato de texto enriquecido (RTF)o convertir a base de datos, como combinación de correspondencia u otros formatos distintos (pulsar el botón Más).

Para salir de la vista preliminar, pulsar el botón Cerrar vista preliminar.

CONFIGURAR LAS PÁGINAS DE IMPRESIÓN

Desde la ventana de la Vista preliminar del objeto (o simplemente con la tabla o consulta

abierta, o el formulario o informe seleccionado), seleccionar la opción Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo con dos solapas (ver figura 4-3).

Figura 4-3

En la solapa Márgenes podemos modificarlos, así como mostrar o no los encabezados de

impresión. Y en la ficha Página se puede indicar la orientación y el tamaño del papel.

IMPRESIÓN DE LOS DATOS

Una vez que hemos configurado las páginas de impresión y hemos comprobado el

resultado en la Vista preliminar, ya podemos imprimir los datos.


Pág. 44

Para mandar imprimir los datos de un objeto, seleccionar dicho objeto en el panel de

exploración, y a continuación pulsar en la Vista preliminar:

Seleccionar Imprimir , o bien, seleccionar en el botón de Office, la opción Imprimir.

Mostrará el cuadro de diálogo Imprimir (ver figura 4-4), en el que, entre otras cosas, se puede indicar el número de copias, así como la impresión de todos los datos, de los registros seleccionados previamente o de algunas páginas (en caso de que existan varias).

Figura 4-4


Pág. 45

5. RELACIONES ENTRE TABLAS

Una vez creadas las tablas (una diferente para cada tema) de la base de datos, se deben crear las relaciones entre ellas. Una vez realizada esta operación, se podrán crear consultas, formularios e informes para mostrar información de una o varias tablas a la vez, pues al relacionar las tablas de una base de datos se comportarán todas ellas como una sola.

Una relación hace coincidir los datos (campos) coincidentes de la clave principal (que

proporciona un identificador único para cada registro) de una tabla (la tabla principal o primaria) y una clave externa de la otra tabla (tabla secundaria o relacionada). Una relación siempre podrá enlazar tablas a través de campos que contengan datos del mismo tipo, aunque éstos no se llamen igual.

Dicho de otro modo, una relación entre dos tablas es única y se establece a través de un

campo común a ellas (no es necesario que tengan el mismo nombre), y es obligatorio que en la tabla primaria el campo común debe estar definido como clave principal.

No puede existir más de una relación entre dos tablas (si creásemos una relación entre dos

tablas ya relacionadas, la nueva relación sustituiría a la anterior). Pero una tabla sí puede estar relacionada con varias tablas al mismo tiempo.

La posibilidad de relacionar tablas presenta numerosas ventajas, entre ellas:

• Los datos almacenados en cada tabla no tienen por qué repetirse en otras, salvo los del campo común necesario para relacionarlas.

• Se ahorra espacio en el disco: pues no hay datos repetidos. • Aumenta la velocidad de trabajo: al no tener datos repetidos en distintas tablas, la

introducción, modificación o eliminación de datos resulta más rápida. • Es más fácil mantener actualizados los datos: puesto que sólo habrá que

modificarlos, añadirlos o eliminarlos en una tabla. • Se pueden activar opciones de integridad referencial: de esta forma Access

impedirá, por ejemplo, borrar un registro de una tabla si está relacionado con registros de otra tabla.

TIPOS DE RELACIONES

Una vez definidas las tablas que van a formar la base de datos y sus claves, se deben

determinar las relaciones entre las tablas. Existen tres tipos de relaciones: • Relación de uno a varios: es el tipo de relación más común. Un registro de la tabla A

puede tener más de un registro coincidente en la tabla B, pero un registro de la tabla B sólo puede tener un registro coincidente en la tabla A.


Pág. 46

• Relación de varios a varios: un registro de la tabla A puede tener más de un registro

coincidente en la tabla B, y viceversa (un registro de la tabla B puede tener más de un registro coincidente en la tabla A). Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión) que contiene al menos dos campos: las claves externas de las Tablas A y B.

• Relación de uno a uno: un registro de la tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la tabla B, y viceversa (un registro de la tabla B sólo puede tener un registro coincidente en la tabla A). Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Podemos utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

Es importante seleccionar correctamente el tipo de relación, pues cada tipo tiene sus

características y condicionará el comportamiento final de la base de datos. Ejemplos: Entre la tabla de Compañías de envío y la tabla Pedidos hay una relación uno a varios si una

compañía de envío puede enviar varios pedidos, pero un pedido sólo puede ser enviado por una compañía de envío. En la tabla de Pedidos deberá haber un campo que haga referencia a la compañía de envío utilizada (y será el campo clave externa que se relacione con el campo que es clave principal en la tabla de Compañías de envío).

Entre la tabla de Clientes y la tabla Empleados hay una relación varios a varios si un cliente

puede hacer pedidos a varios empleados, y un empleado puede tramitar pedidos para varios clientes. Por tanto, crearemos una relación varios a varios entre ambas tablas a través de la tabla de Pedidos (que contendrá al menos un campo que hace referencia al cliente que hace dicho pedido y otro campo que hace referencia al empleado que lo tramita).

Para crear una relación varios a varios (que en realidad no existe como tal) debemos crear dos relaciones uno a varios de cada una de las tablas a la tercera. En nuestro ejemplo, tendríamos que crear una relación uno a varios entre la tabla de Clientes y la de Pedidos, y otra relación uno a varios entre la tabla de Empleados y la de Pedidos.

Una relación uno a uno se daría entre dos tablas que almacenaran información

complementaria de los Clientes. En este ejemplo, un registro de la tabla principal sólo podría estar relacionado con otro registro de la tabla secundaria, el del mismo cliente.

CÓMO CREAR RELACIONES

Para definir una relación, es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que deseamos relacionar y, a continuación, en la mayoría de los casos, arrastrar el campo clave principal de una tabla (mostrado en texto en negrita) y colocarlo en el campo clave externa de la otra tabla.


Pág. 47

Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el

mismo tipo de datos (con dos excepciones) y deben contener el mismo tipo de información. Además, cuando los campos coincidentes son campos Numéricos, deben tener el mismo valor de la propiedad Tamaño del campo. Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se puede hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico cuya propiedad Tamaño del campo esté establecida a Entero largo y que se puede hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico si ambos campos tienen la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica.

Es decir, en función del tipo de relación que vayamos a establecer entre dos tablas,

debemos definir previamente (en el diseño de la tabla) el campo que es clave externa en una tabla teniendo en cuenta que el tipo de dato que va a contener debe ser el mismo (con las dos excepciones ya comentadas) que contiene el campo clave principal de la otra tabla, con el cual se va a relacionar.

Pasos para crear una relación: Cerrar todas las tablas que estén abiertas, pues no es posible modificar ni eliminar

relaciones entre tablas abiertas.

En la ficha Herramientas de base de datos pulsar en el botón Relaciones .Si es la primera vez que se abre, la ventana aparecerá vacía. Sólo si hemos definido algún campo de tipo Asistente para búsquedas en alguna tabla, Access habrá creado automáticamente alguna relación.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla (si no aparece automáticamente, pulsar el botón de

Mostrar tabla de la barra de herramientas) hay que ir seleccionando las tablas a añadir y elegir el botón Agregar (ver figura 5-1).

Figura 5-1


Pág. 48

Para crear una relación entre dos tablas: arrastrar un campo (clave principal) de una tabla al

campo equivalente (clave externa) de la otra tabla. Automáticamente se abre la ventana Modificar relaciones, donde podemos seleccionar los

campos involucrados en las relaciones (ver figura 5-2).

Figura 5-2

Dispone de tres casillas de verificación: Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada

los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. (ver INTEGRIDAD REFERENCIAL)

También dispone del botón Tipo de combinación..., que permite abrir el cuadro de diálogo

Propiedades de combinación en el cual se puede optar entre tres opciones. En principio dejaremos la primera opción que es la seleccionada por omisión. (Para más detalles, ver TIPOS DE COMBINACIÓN)

Pulsar el botón Crear para introducir una relación. El tipo de relación que crea Access depende de cómo están definidos los campos

relacionados. Es decir, dependiendo del tipo de relación que debe existir entre dos tablas, debemos haber definido y elegido correctamente los campos que van a relacionarse para que Access cree el tipo de relación que necesitamos.

• Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único.

• Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos.

• Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla que contiene al menos dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.

Si arrastramos un campo que no es una clave principal y que no tiene un índice único a otro

campo que tampoco es una clave principal ni tiene un índice único, se crea una relación indeterminada. En las consultas que contienen tablas con una relación indeterminada, Access muestra una línea de combinación predeterminada entre las tablas, pero no se exige (ni se puede exigir) la integridad referencial y no hay garantías de que los registros sean únicos en ninguna tabla.


Pág. 49

Como en una relación indeterminada no se puede exigir integridad referencial tampoco se

puede producir la actualización ni la eliminación en cascada. Una vez que todas las relaciones han sido creadas (ver figura 5-3), éstas aparecen junto con

las tablas en la ventana de Relaciones, y los símbolos que aparecen en los extremos de las líneas que representan las relaciones muestran el tipo de relación (uno a uno, uno a varios,...).

Figura 5-3 Ejemplo de relaciones entre tablas.

INTEGRIDAD REFERENCIAL

Integridad referencial es un conjunto de reglas que garantizan que las relaciones entre los

registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.

Podemos establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones

siguientes: • El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único. • Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Existen dos excepciones: un

campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Entero largo, y un campo Autonumérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica.

• Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos. (Si las tablas son tablas vinculadas, deben ser tablas en el formato de Access y debemos abrir la base de datos en la que están almacenadas para poder establecer la integridad referencial.


Pág. 50

• La integridad referencial no puede exigirse para tablas vinculadas procedentes de bases

de datos en otros formatos.) Cuando se exige la integridad referencial: • No podemos introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada

que no exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, podemos introducir un valor Nulo en la clave externa, especificando que los registros no están relacionados. Por ejemplo, no podemos tener un pedido asignado a un cliente que no existe, pero podemos tener un pedido asignado a nadie mediante la introducción de un valor Nulo en el campo “Id de cliente”.

• No podemos eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar un registro de empleados de la tabla Empleados si existen pedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos.

• No podemos cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no se puede cambiar el “Id” de un empleado en la tabla Empleados si existen pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos.

Si deseamos que Access exija esas reglas para una relación, seleccionar la casilla de

verificación Exigir integridad referencial al crear la relación. Si se exige la integridad referencial e infringe una de las reglas con las tablas relacionadas, Access muestra un mensaje y no permite el cambio.

Actualizar o eliminar en cascada Podemos anular las restricciones sobre la eliminación o la modificación de registros

relacionados y aún así conservar la integridad referencial mediante la activación de las casillas de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.

Cuando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados está

activada, el cambio de un valor de clave principal en la tabla principal actualiza automáticamente el valor coincidente en todos los registros relacionados. De esta forma, se mantendrá la relación de los registros.

Por ejemplo, si cambiamos un Id de cliente en la tabla Clientes, el campo Id de cliente de la tabla Pedidos se actualizará automáticamente en cada uno de los pedidos de ese cliente, de modo que la relación no se rompa. Access actualiza en cascada sin mostrar ningún mensaje.

Tener en cuenta que si la clave principal de la tabla principal es un campo Autonumérico, la

activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto, porque no puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

Cuando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados está

activada, la eliminación de un registro en la tabla principal elimina todos los registros relacionados en la tabla relacionada.


Pág. 51

Por ejemplo, si eliminamos el registro de un cliente de la tabla Clientes, todos los pedidos

del cliente se eliminarán automáticamente de la tabla Pedidos (esto incluye los registros de la tabla Detalles de pedidos relacionados con los registros de Pedidos).

Al eliminar registros de un formulario u hoja de datos con la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados activada, Access avisa que es posible que también se eliminen los registros relacionados. No obstante, al eliminar registros mediante una consulta de eliminación, Access elimina automáticamente los registros de las tablas relacionadas sin mostrar un aviso.

TIPOS DE COMBINACIÓN

En el cuadro de diálogo Modificar relaciones que aparece cuando creamos una relación (ver

figura 5-2), hay un botón Tipo de combinación..., que permite abrir el cuadro de diálogo Propiedades de combinación en el cual se puede optar entre tres opciones.

La definición del tipo de combinación para una relación en la ventana Relaciones no afecta

a la relación propiamente dicha; establece el tipo de combinación que se utilizará de forma predeterminada al crear consultas basadas en las tablas relacionadas. Siempre es posible anular el tipo de combinación predeterminada más adelante al definir una consulta.

Por tanto, en principio dejaremos la primera opción que es la seleccionada por omisión (ver

figura 5-4).

Figura 5-4

• La opción 1 define una combinación interna. Éste es el valor predeterminado. • La opción 2 define una combinación externa por la izquierda. • La opción 3 define una combinación externa por la derecha.


Pág. 52

Tipo de combinación:

Combinación interna Combinación en la que los registros de dos tablas se combinan y se agregan a los resultados de una consulta sólo si los valores de los campos combinados cumplen una condición especificada. Por ejemplo, cuando se diseña una consulta, la combinación predeterminada entre tablas es una combinación interna que selecciona los registros de ambas tablas sólo si los valores de los campos combinados son iguales.

Combinación externa izquierda Una combinación externa en la que todos los registros de la tabla izquierda se agregan a los resultados de la consulta, incluso si no existen valores coincidentes en el campo combinado de la tabla de la derecha. Los registros de la tabla de la derecha se combinan con los de la tabla de la izquierda sólo cuando existen valores coincidentes en los campos combinados.

Una combinación externa izquierda se indica mediante una flecha de combinación que apunta de izquierda a derecha.

Combinación externa derecha Combinación externa en la que todos los registros de la tabla de la derecha se agregan a los resultados de la consulta, aunque no haya valores coincidentes en el campo combinado de la tabla de la izquierda. Los registros de la tabla de la izquierda se combinan con los de la tabla de la derecha sólo cuando hay valores coincidentes en los campos combinados.

Una combinación externa derecha se indica mediante una flecha de línea de combinación que apunta de derecha a izquierda.

Cuando a una consulta se le agregan tablas para las que ya se han definido relaciones,

Access crea automáticamente una combinación interna que selecciona registros de ambas tablas cuando los valores en los campos combinados son iguales. Aunque las relaciones no estén previamente definidas, Access crea automáticamente una combinación interna entre campos con el mismo nombre y tipo de datos si uno de los campos es una clave principal.

También se pueden crear combinaciones de forma manual. Access permite crear

combinaciones internas, combinaciones externas y autocombinaciones.


Pág. 53

El botón Tipo de combinación no estará activado si las tablas son tablas vinculadas. Pero si

las tablas están en el formato de Microsoft Access, podemos abrir la base de datos en la que están almacenadas para establecer el tipo de combinación.

MODIFICAR UNA RELACIÓN

Las relaciones se pueden modificar una vez creadas. Pero como no es posible modificar ni

eliminar relaciones entre tablas abiertas, debemos cerrar todas las tablas que estén abiertas. Para modificar una relación, debemos seleccionar el botón Modificar relaciones de la barra

de herramientas, o bien en la línea de la relación, pulsar el botón derecho del ratón y elegir la opción Modificar relación... que abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones y permite cambiar las opciones de la relación.

También se puede acceder al cuadro de diálogo Modificar relaciones haciendo doble clic

sobre la línea de la relación en la ventana Relaciones.

ELIMINAR UNA RELACIÓN

Como no es posible modificar ni eliminar relaciones entre tablas abiertas, debemos cerrar

todas las tablas que estén abiertas. Para eliminar una relación, seleccionar en la ventana Relaciones la línea de la relación, y

pulsar <Supr> (o hacer clic con el botón derecho del ratón y elegir la opción Eliminar) Una vez eliminada no se puede recuperar, habría que volver a crearla.

AGREGAR O ELIMINAR TABLAS DE LA VENTANA RELACIONES

Para agregar más tablas a la ventana Relaciones, pulsar el botón de Mostrar tabla de la barra de herramientas de relaciones. Una vez que aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, hay que ir seleccionando las tablas a añadir y elegir el botón Agregar. Una vez agregadas las tablas, ya podemos definir o mostrar sus relaciones.

Para eliminar alguna tabla de la ventana Relaciones, simplemente se selecciona la tabla a

borrar con un clic y se pulsar la tecla <Supr>. Si la tabla tiene definidas relaciones con otras tablas, estas relaciones desaparecen también

de la ventana. Aunque la relación y la tabla desaparezcan, no se eliminan de la estructura de la base de datos. Los cambios en la ventana se hacen permanentes cuando al cerrar la ventana de Relaciones se guardan los cambios de diseño.


Pág. 54

VER LAS RELACIONES EXISTENTES

Si queremos ver las relaciones existentes entre las tablas de la base de datos, visualizar la

ventana Relaciones (que para ello elegir el botón Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos).

Para ver todas las relaciones definidas en la base de datos, hacer clic en el botón Mostrar

todas las relaciones de la barra de herramientas relaciones. Para ver sólo las relaciones definidas para una tabla determinada, hacer clic en la tabla y, a

continuación, pulsar el botón en la barra de herramientas. Si todas las tablas relacionadas con la tabla seleccionada ya están mostradas en la ventana

Relaciones, al hacer clic en el botón Mostrar relaciones directas no se llevará a cabo ninguna acción, porque sólo se agregan las tablas relacionadas con la tabla actual.

Si deseamos ver sólo las relaciones directas de una tabla, hacer clic en el botón

en la barra de herramientas para quitar todas las tablas de la ventana Relaciones (de esta forma no se eliminarán las tablas ni las relaciones, sólo desaparecerán de la ventana Relaciones), volver a agregar la tabla y, a continuación, hacer clic en el botón Mostrar relaciones directas. Para agregar una tabla, debemos pulsar Mostrar tabla en la barra de herramientas, hacer doble clic en la tabla y, a continuación, pulsar Cerrar.

También podemos desplazar las tablas arrastrándolas por su barra de título para

disponerlas en otro lugar dentro de la ventana Relaciones. GUARDAR EL DISEÑO DE LAS RELACIONES Todas las modificaciones que se hagan en las relaciones (crear, modificar o eliminar) se

guardan automáticamente en la base de datos. Pero las modificaciones que realicemos en el aspecto de la ventana Relaciones (disposición de las tablas,...) no las recuerda el programa si no guardamos el diseño.

Para ello, estando en la ventana Relaciones, seleccionar el botón Cerrar, nos pedirá

confirmación para guardar los cambios, seleccionar Guardar. IMPRIMIR RELACIONES

Para imprimir las relaciones entre las tablas de una base de datos, hacer clic en el botón Relaciones, para abrir la ventana Relaciones. Y a continuación, seleccionar

, posteriormente en la barra de herramientas de la Vista preliminar, pulsar el botón Imprimir.


Pág. 55

HOJAS DE DATOS SECUNDARIAS

En la ventana Hoja de datos de las tablas (hacer doble clic en la tabla correspondiente en el

panel de exploración para abrir la hoja de datos) que están relacionadas y actúan como tabla principal en la relación, cada uno de los registros presenta un botón (con el signo +) a la izquierda.

Al hacer clic sobre uno de estos botones, aparecerán todos los registros de la tabla

relacionada que estén ligados con el de la tabla principal (ver figura 5-5). Y si volvemos a pulsar el botón, se ocultarán.

Figura 5-5

En el ejemplo de la figura, puedes ver los registros de la tabla Productos que están

relacionados con los Pedidos 10250 y 10253. Son las hojas de datos secundarias de la tabla Pedidos.

Panel de exploración


Pág. 56

6. INTRODUCCIÓN, VISUALIZACIÓN Y BÚSQUEDA DE DATOS

INTRODUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Una vez que la base de datos está diseñada y formada, hay que introducir la información en las tablas.

En principio, la introducción de registros se realiza mediante la hoja de datos, que muestra

todos los campos de la tabla permitiendo su edición. Para ello, en el panel de exploración donde se muestran todos los objetos de la base de datos, seleccionar la opción Tablas y en ella la tabla en la que se van a introducir datos, y hacer doble clic sobre el icono de la tabla.

Tabla detalles de pedidos

En la primera fila de la hoja de datos aparecen todos los nombres de los campos de la tabla.

(Si hacemos clic sobre un nombre de campo, seleccionamos toda la columna). Debajo se muestran todos los registros, uno en cada fila. A la izquierda de cada fila se encuentra un

botón que permite seleccionar todo el registro, éste muestra una flecha que indica qué registro está seleccionado en cada momento.

Cuando la ventana Hoja de datos está activa, la barra de herramientas de Access ofrece los

botones correspondientes a las operaciones más frecuentes en una tabla (añadir registros, ordenar...)(ver figura 6-1).

Figura 6-1


Pág. 57

Para empezar a introducir datos en la tabla simplemente hacer clic en un campo y escribir.

Cuando una tabla ya tiene algunos registros introducidos, pulsar el botón Registros y el botón

, de la ficha Inicio, para situar el cursor en un registro vacío y poder introducir nuevos datos.

Para pasar al siguiente campo se puede hacer clic en él, pulsar <Tab> o <Flecha dcha.>. Y para desplazarnos entre registros también podemos utilizar las teclas <Flecha arriba> y <Flecha abajo>.

Una vez introducida la información, cerrar la ventana guardando los cambios realizados. Al introducir datos debemos tener en cuenta que: • Si el campo es autonumérico, se rellena automáticamente con un número que va

incrementándose. • La información introducida debe coincidir con la máscara de entrada, y debe respetar la

posible regla de validación definida. • Si el campo es OLE, para introducir información: seleccionar el campo, pulsar el botón

derecho del ratón, y elegir la opción Insertar Objeto…(ver figura 6-2) que permite seleccionar un archivo ya creado (eligiendo la opción Crear desde archivo) o crearlo utilizando uno de los programas instalados en el ordenador (eligiendo la opción Crear nuevo).

Figura 6-1

Los campos de tipo Objeto OLE no muestran su contenido en la tabla de datos, sólo indican el programa al que está asociado el tipo de objeto insertado. Sin embargo, el contenido de estos campos sí se puede ver en los formularios e informes. Si quisiéramos ver el contenido desde la tabla, podemos hacer doble clic sobre el campo y Access ejecutará la aplicación a la que está asociado y podremos modificar el contenido.

• Si el campo es tipo memo, permite la introducción de un texto libre. • Si el campo es de tipo Sí/No seguramente presentará una casilla de verificación. Si la

casilla está desmarcada (opción por defecto), el contenido del campo es No. Para que el contenido sea Sí debemos activar la casilla haciendo clic sobre ella o pulsando la <Barra espaciadora>.


Pág. 58

• Si el campo presenta el botón , no tendremos que escribir los datos en ese campo,

sino únicamente seleccionar el que necesitemos de la lista que se despliega al hacer clic sobre dicho botón.

• Si no se visualiza el dato completo que hemos introducido en un campo, simplemente tendremos que aumentar la anchura de la columna, pero estará bien almacenado en la tabla.

• Las fechas se pueden escribir en cualquiera de los formatos reconocidos por Access (14 May 04, 14/05/04, 14-05-04 o May 14 04).

• Al situar el cursor en un campo, Access muestra en la línea de estado de la ventana, la descripción que hayamos introducido para ese campo en el diseño de la tabla.

• Cuando se están introduciendo datos, aparece un lápiz en el botón de la izquierda e indica que el registro ha sido modificado pero los datos aún no se han almacenado en la tabla.

• El último registro de la tabla tiene a la izquierda un asterisco , y permite seguir introduciendo un nuevo registro.

• El símbolo + que aparece a la izquierda de cada registro (en algunas tablas), indica que esta tabla está relacionada con otra. Y al hacer clic sobre dicho +, el programa mostraría los registros de la otra tabla con los que se relaciona este registro.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE LA HOJA DE DATOS DE LA TABLA

GRUPO FUENTE Presenta las opciones de tipo de letra, tamaño, estilos de fuente (negrita, cursiva y

subrayado), alineación de los datos en la celda (izquierda, centro o derecha), color de la fuente y color de fondo de la celda, así como la visualización de las líneas de división y el color de fondo alternativo.

Además podemos activar el menú del grupo fuente (ver figura 6-3) para insertar un formato a las celdas de los campos.

GRUPO REGISTROS

El botón Registros permite llevar a cabo acciones con los registros de la hoja de datos, como son:


Pág. 59

: Añade un nuevo registro

: Guarda los registros.

: Elimina un registro o registros previamente seleccionados en la cabecera de fila.

: Lleva a cabo la corrección ortográfica de aquellos campos de tipo Texto o Memo.

: Inserta un nuevo registro en la última fila llamado Total para calcular debajo de cada campo las funciones del sumatorio, promedio, valor máximo, valor mínimo, contar registros, desviación típica y varianza.

: Determina el alto de la fila y el ancho de la columna. Muestra u oculta las columnas. Fija o libera una columna para desplazar el resto de la información (inmovilizar o liberar). También muestra la información de otras tablas si éstas están relacionadas con la actual.

Figura 6-3 GRUPO ORDENAR Y FILTRAR

Ordenar de menor a mayor o viceversa, y borrar los criterios de ordenación.

Los filtros se utilizan para discriminar la información contenida en un campo o campos, tienen el carácter de consultas temporales que se pueden guardar como consultas o asociar a los datos contenidos en una tabla.


Pág. 60

Si estamos en un campo y pulsamos el botón de filtro, se despliegan todos los registros de ese campo mostrándose sus casillas de verificación para activar o desactivar aquél registro que no queramos visualizar.

En función del tipo de campo se muestran filtros de texto, de números o de fecha:

TIPOS DE FILTROS

Filtros por selección : Buscan todos los registros que son igual, no son igual, contienen o no contienen el dato del registro dónde hemos situado el cursor. Para visualizar de nuevo todos los registros, pulsar el botón Aplicar filtro

Filtros por formulario : Los filtros por formulario buscan la información que coincide en distintos campos y no sólo en uno (filtro por selección). Utilizan los operadores lógicos –Y- (excluyente) y el operador –O- (no excluyente)


Pág. 61

Pulsar el botón > y seleccionar en el desplegable de los distintos campos, el criterio deseado. Para aplicar el filtro seleccionar el botón Aplicar filtro

Por defecto los criterios de selección son excluyentes (operador –Y-), es decir, han de

cumplirse todos los criterios para los distintos campos. Si queremos buscar registros no excluyentes (operador –O-), pulsar la pestaña situada en

la parte inferior Or, e indicar para cada campo el criterio deseado. Una vez que hemos filtrado los registro deseados, éstos se pueden imprimir, para ello, en la

ficha Inicio, dentro del grupo Buscar, seleccionar el botón Seleccionar todos. Una vez seleccionados todos los registros, pulsar el botón de Office>Imprimir y activar el

botón Registros seleccionados y Aceptar. Si queremos volver a ver todos los registros, pulsar el botón Aplicar filtro .

Filtro avanzado/Ordenar… : Actúan igual que las consultas (este tema se verá más adelante) y permiten utilizar expresiones (tipo especial de fórmulas) donde se pueden combinar distintos criterios. Son consultas de carácter temporal aunque se pueden guardar como tal.

Veamos un ejemplo sencillo de formulario avanzado para guardar la tabla de empleados

por apellido y nombre.

1. Abrir la tabla de empleados en el panel de exploración(doble clic en la tabla)

2. Pulsar el botón > 3. Arrastrar de la tabla Empleados (ver figura 6-4), el campo Apellido a la celda de la

fila Campo, repetir la misma acción para el campo Nombre. 4. En la fila Orden, seleccionar ordenación Ascendente (A-Z), para ambos campos. 5. Podríamos insertar un criterio(s), pero este tema se verá más adelante en el

capítulo de las consultas. Si queremos guardar el filtro como una consulta, pulsar el

botón ,seleccionar Guardar como consulta y asignar un nombre(sino pasar al paso -6-).

6. Pulsar el botón Aplicar filtro . 7. Pulsar el botón Registros y el botón Guardar, de este modo permanece ordenada la

tabla para futuras sesiones, con independencia de que añadamos nuevos registros, siempre estará ordenada.


Pág. 62

Figura 6-4

GRUPO BUSCAR

Permiten localizar registros coincidentes con un término, reemplazar el contenido de un registro, desplazarse entre registros o añadir nuevos, así como seleccionar determinados registros .

Para Buscar un registro en los distintos campos de nuestra tabla:

1. Pulsar el botón Buscar, veremos el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar (ver figura 6-5). Activar la pestaña Buscar.

2. En el cuadro de texto Buscar:, escribir el término a localizar. 3. En el apartado Buscar en:, indicar si queremos buscar en el campo donde

estábamos situados con el cursor o en toda la tabla (seleccionar el nombre de la tabla en el desplegable).

4. En el apartado Coincidir: seleccionar si el término a buscar comienza por los caracteres editados, no forma parte de otra palabra o finaliza con los caracteres introducidos.

5. Por último, indicar si queremos que realice una búsqueda completa (Todos) en todos los registros, a partir de donde estaba el cursor o hacia delante.

6. Pulsar el botón Buscar siguiente para comenzar la búsqueda.


Pág. 63

Figura 6-5

Para reemplazar registros

1. Pulsar el botón Reemplazar , o bien, el botón Buscar, veremos el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar (ver figura 6-6). Activar la pestaña Reemplazar.

2. En el cuadro de texto Buscar:, escribir el término a localizar. 3. En el apartado Reemplazar por: escribir el texto a reemplazar. 4. Repetir los pasos -3- al -6- de la pestaña Buscar. 5. Tanto en Buscar como en Reemplazar, si desactivamos la casilla Coincidir

mayúsculas y minúsculas, localiza el término indistintamente en mayúscula o minúscula.

6. Cuando localice la coincidencia del término buscado pulsar Reemplazar (si queremos sustituir) o Buscar siguiente si no queremos sustituir el término buscado.. Para cambiar todas las veces que encuentre el término repetido, pulsar Reemplazar todos.

Figura 6-6

Desplazamiento del cursor por la tabla

Cuando una tabla ya tiene datos, hay muchas formas de desplazar el cursor por ella para

activar algún registro. El botón Ir a , permite mover el cursor a un registro determinado. Aparecerá un submenú en el que debes seleccionar el registro que queremos activar: primer registro, último, siguiente, anterior o nuevo registro.


Pág. 64

Las principales combinaciones de teclas para desplazarse por una tabla son las siguientes:

Combinación de teclas Desplazamiento <Tab> o <Flecha derecha> Sitúa el cursor en el siguiente campo.

<Shift+Tab> o <Flecha izquierda> Sitúa el cursor en el campo anterior.

<Flecha arriba> Sitúa el cursor en el campo activo del registro anterior.

<Flecha abajo> Sitúa el cursor en el campo activo del registro siguiente.

<Control+Flecha arriba> Sitúa el cursor en el campo activo del primer registro.

<Control+Flecha abajo> Sitúa el cursor en el campo activo del último registro.

<Inicio> Sitúa el cursor en el primer campo del registro activo.

<Fin> Sitúa el cursor en el último campo del registro activo.

<AvPág> Desplaza una ventana entera hacia arriba.

<RePág> Desplaza una ventana entera hacia abajo.

En todos los desplazamientos detallados en la tabla, queda resaltado el dato del campo en

el que se sitúa el cursor. Además, al pie de la ventana hoja de datos existen una serie de botones que permiten

desplazarse por los registros de la tabla (al primer registro , al anterior , al siguiente

o al último ) y otro botón para añadir un nuevo registro.

Entre dichos botones de desplazamiento hay un recuadro que muestra el número de

registro que está activo y el número de registros que tiene la tabla en total (en el ejemplo de la figura: está activo el registro 90 de los 91 registros que tiene esa tabla). Si escribimos un número en dicho recuadro y pulsamos <Intro> Access seleccionará dicho número de registro.

A la derecha de esos botones puede haber una barra de desplazamiento horizontal y otra

vertical, que nos permitirán ir viendo todos los campos de los registros y todos los registros de la tabla. De esta forma, podemos situar el cursor en el campo que queramos simplemente haciendo clic sobre él (en este caso, el dato del campo no queda resaltado).


Pág. 65

SELECCIONAR DATOS, CAMPOS y REGISTROS

Cuando la operación que vamos a realizar afecta a varios campos o registros (por ejemplo,

podemos necesitar copiar o eliminar varios registros, mover un bloque de datos, etc.), debemos seleccionarlos previamente.

Si, por el contrario, la operación va a afectar a un solo registro, para activarlo simplemente situar el cursor en cualquiera de sus datos.

Si queremos seleccionar el registro activo podemos pulsar el botón Seleccionar registro del grupo Buscar, en la ficha Inicio, y para seleccionar toda la tabla podemos elegir Seleccionar todos en el mismo menú.

En la siguiente tabla se recogen otros métodos de selección:

Para seleccionar: Método: Un dato El dato queda seleccionado automáticamente al

desplazar el cursor a un campo. Si no quedara seleccionado, pulsar <F2>.

Un registro Hacer clic sobre la cabecera de fila correspondiente.

Varios registros Arrastrar el ratón sobre las cabeceras de fila. También podemos hacer clic sobre la cabecera de fila del primer registro y, manteniendo pulsada la tecla <Mayúscula>, sobre el del último.

Un campo Hacer clic sobre su cabecera de la columna.

Varios campos Arrastrar el ratón sobre sus cabeceras de columna. O también podemos hacer clic sobre la cabecera de columna del primer campo y, manteniendo pulsada la tecla <Mayúscula>, sobre el del último.

Toda la tabla Pulsar el botón selector de la tabla, que está en la

esquina superior izquierda de la tabla.

ORTOGRAFÍA

Access incorpora un corrector ortográfico para corregir el contenido de los campos cuyos

datos están constituidos por texto, es decir, los campos de tipo texto y memo. Para ejecutar la ortografía:

1º) Abrir la tabla. 2º) Activar el primer campo del primer registro (puesto que la corrección ortográfica

comienza desde el registro activo).


Pág. 66

3º) Seleccionar en la ficha Inicio, dentro del grupo Registros, el botón Revisión ortográfica.

4º) Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Ortografía(ver figura 6-7):

Figura 6-7

5º) Terminar la corrección ortográfica de los datos de la tabla, teniendo en cuenta

que el corrector funciona comparando cada una de las palabras escritas en los datos del campo con las existentes en un diccionario propio. Cuando no encuentra una palabra en dicho diccionario, Access la considera un error y la resalta. Este procedimiento no es perfecto: puede considerar palabras correctas como erróneas por no disponer de ellas en su diccionario, y puede no detectar errores en aquellas palabras que se escriben de distinta forma dependiendo de su significado (por ejemplo: “tubo” y “tuvo”, “hola” y “ola”,...). Cuando el programa considera errónea una palabra, la muestra en el recuadro No está en el diccionario. En ese caso: • Si la palabra es correcta, pulsar el botón Agregar para incorporarla al

diccionario. Así, a partir de este momento la considerará una palabra correcta.

• Si la palabra es correcta pero no queremos añadirla al diccionario, hacer clic sobre Ignorar todas y la ignorará cuando vuelva a aparecer en la tabla.

• Si la palabra es incorrecta y entre las sugerencias está la correcta, seleccionarla y pulsar el botón Cambiar. La sugerencia reemplazará a la palabra incorrecta.

• Si no deseamos que el corrector revise la ortografía de algún campo de la tabla, hacer clic sobre el botón Ignorar el campo”Campo”.

• Si queremos acabar la corrección, pulsa Cancelar. 6º) Una vez acabada la corrección Access muestra un cuadro de diálogo informando

de que ha finalizado. Ya se puede cerrar la tabla.


Pág. 67

MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Para modificar la información de una tabla, debemos seleccionar la tabla, y seleccionar en

el menú contextual (botón derecho del ratón) Abrir, o bien, hacer doble clic en la tabla. Mostrará los registros de la tabla ordenados conforme al campo que es clave.

Y para modificar un campo de un registro de la tabla bastará con hacer clic sobre él e

introducir los cambios. Cuando Access presenta resaltado el contenido de un campo, al escribir cualquier dato,

éste reemplazará al existente en el campo activo. Si no aparece resaltado y queremos eliminar toda la información que contiene un campo para sustituirla por otra, pulsar <F2> para seleccionar el contenido e introducir la nueva información. En caso de error, hacer clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido.

Access guarda los datos de un registro al activar otro. Pero si queremos grabar los datos

del registro activo sin tener que activar otro, seleccionar Guardar en el grupo Registros de la ficha Inicio.

Campos no editables Existen una serie de campos que no se pueden modificar: • Campos autonuméricos: se usan para definir una clave en la tabla. (Se genera

automáticamente si no se ha definido una clave para la tabla).

• Campos calculados: almacenan información como resultado de realizar alguna operación entre otros campos.

• Campo bloqueado: no permite editar la información que contiene. • Campo desactivado: no permite editar ni introducir texto (Deben definirse

explícitamente en el formulario). • Registro bloqueado: este caso se dará si se trabaja en red y en ese momento otro

usuario está utilizando ese registro. Se podrá modificar cuando el usuario que lo está usando deje de utilizarlo.


Pág. 68

OPERACIONES CON DATOS, CAMPOS Y REGISTROS

COPIAR O MOVER INFORMACIÓN

Esta técnica se puede emplear para copiar o mover tanto datos individuales, como registros

o campos completos. Copiar información Es posible copiar información entre campos de una tabla o de diferentes tablas. Para ello:

1º) Debemos seleccionar el dato, campo o registro a copiar,

2º) Hacer clic en el botón Copiar del grupo Portapapeles en la ficha Inicio. 3º) Situarnos donde lo queremos colocar (si es en otra tabla, habrá que abrirla),

4º) Y pulsar el botón Pegar del grupo Portapapeles en la ficha Inicio. Mover información Es posible mover información entre campos de una tabla o de diferentes tablas. Para ello:

1º) Debemos seleccionar el dato, campo o registro a copiar,

2º) Hacer clic en el botón Cortar del grupo Portapapeles en la ficha Inicio. 3º) Situarnos donde lo queremos colocar (si es en otra tabla, habrá que abrirla),

4º) Y pulsar el botón Pegar del grupo Portapapeles en la ficha Inicio. Access presenta algunas limitaciones lógicas a la hora de pegar información:

• No podemos duplicar registros de una tabla si existe algún campo que tenga la propiedad índice con el valor Sí (Sin duplicados).

• Si vamos a pegar datos en un campo que tiene definida una regla de validación, no se pegarán aquellos datos que la incumplan.

• Pensar dónde queremos pegar los datos, pues dependiendo de la cantidad de datos copiados o cortados, Access podrá o no pegarlos. (Por ejemplo, no podemos pegar en un campo un registro completo que hayamos copiado).

• No se puede pegar datos en un campo si no son compatibles. (Por ejemplo, no se puede pegar texto en un campo numérico).

• Si los datos que vamos a pegar son más extensos que el tamaño del campo, quedarán truncados.


Pág. 69

ELIMINAR INFORMACIÓN

En una tabla se puede eliminar información de un campo o eliminar un registro completo. En el primer caso, seleccionar el contenido con <F2>, y pulsar <Supr> .Tener en cuenta que

los campos clave siempre necesitan tener información. Para eliminar un registro completo (también podemos eliminar varios registros contiguos):

1º) Seleccionarlo pulsando en la cabecera de fila correspondiente.

2º) Pulsar <Supr> o el botón Eliminar registro del grupo Registros o elige Eliminar registro en el menú contextual.

3º) Como la eliminación de registros es un proceso irreversible, se pedirá confirmación para eliminar el registro.

4º) Pulsar el botón Sí. Puede ocurrir que no se elimine el registro porque la tabla tiene relación con otra. Para eliminar el registro activo, lo más rápido es pulsar <Control+->.

AÑADIR REGISTROS

Para insertar un nuevo registro en una tabla desde la hoja de datos, hacer clic en el botón

Nuevo registro en la parte inferior de la ventana de la hoja de datos, o bien, en el grupo

Registros seleccionar el botón y comenzar a introducir la información en los campos. Al cerrar la tabla y salvarla, los registros quedarán ordenados conforme al campo o campos clave.

Si las tablas están relacionadas, la introducción de ciertos datos se facilita mediante la

utilización de listas desplegables en los campos relacionados, con lo que se evitan errores.

MOVER CAMPOS

Podemos cambiar la colocación de los campos en la tabla sin alterar los datos que

contienen. Para ello: 1º) Seleccionar la cabecera de columna del campo que queremos mover, haciendo clic

sobre el selector de su columna. 2º) Y arrastrar dicha columna (por su selector de columna) al lugar deseado.


Pág. 70

7. CONSULTAS

Las consultas son de gran utilidad para organizar la forma de ver la información almacenada

en las tablas de la base de datos. Permiten seleccionar el conjunto de registros que cumplan una determinada condición o

criterio, y limitar el número de campos a visualizar. De esta forma, podemos centrar el trabajo en los registros y campos adecuados. Una consulta se basa en los datos de una tabla y/o de una consulta.

La información obtenida se puede presentar de diversas maneras: en un informe, en

pantalla,... Además, puede guardarse el resultado de la consulta asignándole un nombre. Tanto el aspecto como la funcionalidad de la ventana de una consulta es similar al de una

tabla (sobre todo en las consultas de selección), sabiendo que sólo veremos los registros y campos seleccionados, no todos los datos de la tabla.

Es importante recordar que las consultas (como los formularios o informes) no almacenan

datos, sino que permiten trabajar con los datos almacenados en las tablas. Por tanto, todas las modificaciones que realicemos en los datos de una consulta quedarán automáticamente grabadas en las tablas correspondientes.

Existen distintos tipos de consulta, que básicamente se pueden agrupar en: • Consultas de selección • Consultas de acción

Consultas de selección Es el tipo de consulta más habitual. Obtiene los datos (los campos y registros seleccionados)

de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que se pueden actualizar los registros.

También se puede utilizar para calcular datos a partir de los almacenados en las tablas, tanto de forma individual (consultas con campos calculados) como de forma global para un conjunto de ellos (consultas de resumen).

Consultas de acción Se utilizan para crear tablas, eliminar registros, actualizarlos, o añadir datos a tablas de

forma automática. Realizan cambios en muchos registros en una sola operación.


Pág. 71

Existen cuatro tipos de consultas de acción: • De eliminación: elimina un grupo de registros de una o más tablas. • De actualización: realiza cambios en un conjunto de registros de una o más

tablas. • De datos anexados: agrega un grupo de registros al final de una o más tablas. • De creación de tabla: crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los datos

de una o más tablas. Son útiles para realizar una copia de seguridad de una tabla, o una tabla histórica que contenga registros antiguos.

Hay otros tipos de consultas, entre las que están: • Consultas de parámetros:

Cuando se ejecutan, muestran su propio cuadro de diálogo que pide que el usuario introduzca alguna información. También se emplean como base para formularios e informes. (Ejemplo: una consulta de gastos mensuales, en la que se solicita el mes sobre el que se quieren los datos).

• Consultas de tabla de referencias cruzadas: Muestra valores resumidos (sumas, cuentas, promedios...) de un campo de una tabla y los agrupa según un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo (por filas) de la hoja de datos y otro conjunto de hechos enumerados en la parte superior (por columnas) de la hoja de datos.

Además, Access proporciona una serie de asistentes que servirán de guía al crear las

consultas: • Asistente para consultas sencillas • Asistente para consultas de tabla de referencias cruzadas • Asistente para consultas que buscan datos duplicados (buscan registros duplicados en

una tabla) • Asistente para consultas que buscan datos no coincidentes (buscan registros de una

tabla que no tenga registros relacionados en otra) Para ello, en la ficha Crear seleccionar el botón Asistente para consultas, aparecerá el

cuadro de diálogo Nueva consulta (ver figura 7-1):


Pág. 72

Figura 7-1

CONSULTAS DE SELECCIÓN

Se puede crear una consulta con o sin ayuda del Asistente.

CREACIÓN DE UNA CONSULTA MEDIANTE EL ASISTENTE

Con la ayuda del Asistente es mucho más sencillo, puesto que irá preguntando, a través de cuadros de diálogo, toda la información necesaria para la creación de la consulta.

Elegir Asistente para consultas sencillas en el cuadro de diálogo Nueva consulta Este asistente para consultas sencillas permite crear consultas de selección tanto de detalle

(obtiene datos de cada registro) como de resumen (obtiene sumas, porcentajes, recuentos... para un conjunto de registros).

En el primer cuadro de diálogo (ver figura 7-2) debemos indicar la tabla o tablas en la que

se va a realizar la consulta, así como los campos que deseamos visualizar.

Figura 7-2


Pág. 73

Cuando seleccionemos la tabla en la lista desplegable Tablas/Consultas, los campos de

dicha tabla se visualizarán en el cuadro Campos disponibles. El orden en que seleccionemos los campos determinará cómo se visualizarán al activar la

consulta. Para añadir un campo a la consulta, seleccionarlo en Campos disponibles y pulsar el botón

. Si queremos eliminar un campo de la consulta, seleccionarlo en Campos seleccionados y

pulsar . Los botones y sirven respectivamente para añadir y eliminar todos los campos.

Si entre los campos seleccionados para la consulta hubiera alguno de tipo numérico, el

Asistente mostraría el siguiente cuadro de diálogo (ver figura 7-3) que permite elegir entre realizar una consulta de detalle o de resumen (en cuyo caso debemos pulsar Opciones de resumen...)

Figura 7-3

Y si hemos pulsado el botón Opciones de resumen... aparecerá el cuadro de diálogo

Opciones de resumen (ver figura 7-4):

Figura 7-4


Pág. 74

Activar los valores de resumen que deseemos calcular, y pulsar Aceptar para volver a la

pantalla anterior. Al pulsar Siguiente aparecerá el próximo cuadro de diálogo en el que debemos introducir el

nombre de la consulta (ver figura 7-5).

Figura 7-5

Pulsar el botón Finalizar, y el Asistente creará la consulta, guardará su diseño y mostrará su

resultado en una ventana. Dicha consulta mostrará todos los registros pero sólo aquellos campos seleccionados

durante su creación.

CREACIÓN DE UNA CONSULTA MEDIANTE LA VISTA DISEÑO

A).- SELECCIÓN DE TABLAS/CONSULTAS Y ELEMENTOS DE LA CONSULTA Para crear una consulta es necesario especificar los campos que queremos visualizar,

introducir el criterio que permite seleccionar los registros, activar una posible ordenación para los registros, etc. Todas estas características constituyen el diseño de la consulta.


Pág. 75

Para crear una consulta nueva utilizando la vista Diseño:

• Elegir en la ficha Crear, el botón Diseño de consulta. • En el cuadro de diálogo Mostrar tabla (ver figura 7-6), indicar las tablas (o

consultas) a utilizar. Se pueden agregar tantas tablas (o consultas) como sea necesario (seleccionando la tabla o consulta y haciendo clic en el botón Agregar, o doble clic en la tabla y/o consulta), pulsando Cerrar una vez agregadas.

• Una vez hecho esto, veremos la ventana de diseño de la consulta prácticamente vacía, puesto que sólo contiene en el panel superior la ventana con los campos de la tabla (o tablas, o consultas) sobre la que actuará la consulta. También se mostrará la barra de herramientas del diseño de la consulta con los distintos tipos de consultas entre otras opciones (ver figura 7-7).

Figura 7-6

Figura 7-7 En la ventana de diseño de la consulta (ver figura 7-8), la barra de título muestra el tipo de

consulta (por defecto es Consulta de selección) y su nombre (en principio, Consulta1, Consulta2,... hasta que una vez definida la consulta le asignemos otro nombre para guardarla como parte de la base de datos).


Pág. 76

Esta ventana tiene dos partes:

• La superior muestra las tablas (o consultas) que forman parte de la consulta con sus relaciones, si es que éstas existen.

• La inferior contiene una cuadrícula (denominada cuadrícula QBE) que permite seleccionar los campos de las tablas que intervienen en la consulta. Para visualizar un campo, además de encontrarse en la cuadrícula QBE, debe tener activada la casilla Mostrar.

La barra que separa ambas partes de la ventana se puede desplazar para redimensionar cada una de las partes.

Figura 7-8

Para desplazarnos entre las dos partes de la ventana de diseño podemos pulsar <F6>, o

bien, hacer clic sobre el punto deseado con el ratón. También podemos utilizar las teclas <Tab>, <Shift+Tab> y las flechas de desplazamiento (<Flecha derecha>, <Flecha izquierda>, <Flecha arriba> y <Flecha abajo>) para desplazarnos dentro de un panel.

En las dos partes de la ventana disponemos de un menú contextual si pulsamos el botón

derecho del ratón. Las opciones de ese menú contextual en la parte superior de la ventana (ver figura 7-9)

serán, entre otras: • Vista hoja de datos: permite obtener el resultado de la consulta. • Mostrar tabla: abre la ventana Mostrar tabla para volver a agregar más tablas a

la consulta. • Parámetros: permite definir parámetros si la consulta los utiliza.


Pág. 77

• Tipo de consulta: permite seleccionar el tipo de consulta entre todos los

disponibles. • Relaciones: muestra la ventana Relaciones con todas las relaciones definidas

entre las tablas de la base de datos. • Propiedades: muestra la ventana Propiedades, que permite definir las

propiedades de la consulta.

Figura 7-9 Las opciones del menú contextual (ver figura 7-10) en la parte inferior de la ventana serán,

entre otras: • Totales: muestra u oculta la fila de Total. • Nombres de tabla: muestra u oculta la fila Tabla. • Propiedades: muestra la ventana de las propiedades del campo.

Figura 7-10 B).- INDICAR LOS CAMPOS Una vez indicadas las tablas (o consultas) a utilizar, se deben seleccionar los campos de la

consulta (y sus posibles condiciones, orden...) en la cuadrícula QBE (Área de Consultas mediante ejemplos).


Pág. 78

No sólo se deben añadir los campos que se quieren visualizar sino también aquellos que se

necesiten para otros fines como selección de registros, ordenaciones... Cada una de las líneas de la cuadrícula QBE permite indicar ciertas características de las

consultas: qué campos mostrar, criterios para seleccionar registros, una posible ordenación de los registros...

En la cuadrícula QBE, la fila Campo permite seleccionar cualquier campo de las tablas que

forman parte de la consulta. Para ello, podemos: • elegir en la lista desplegable (en la fila Campo) el campo deseado. • seleccionar el campo en la tabla correspondiente en la parte superior de la ventana,

y arrastrarlo a la fila Campo en la parte inferior de la ventana. • hacer doble clic sobre el campo deseado en la tabla correspondiente de la parte

superior de la ventana Automáticamente, en la fila Tabla aparecerá a qué tabla pertenece ese campo. (Para poder

ver la fila Tabla, debe estar activado el botón de la barra de herramientas de la consulta).

Si queremos mostrar la información de ese campo al ejecutar la consulta, debe estar activa

la casilla Mostrar. Siempre que se agrega un campo a la cuadrícula, Access activa automáticamente su

visualización en el resultado. Pero se puede dar el caso de que se necesite emplear algún campo en la consulta (para algún orden o selección de registros), pero no se quiera mostrar su información en el resultado de la consulta, en cuyo caso debemos desactivar dicha casilla Mostrar.

Si no indicamos ningún orden, los registros aparecerán colocados en el resultado de la

consulta en el mismo orden que en la tabla. Y aunque es posible ordenar dicho resultado del mismo modo que en una tabla (mediante los botones Ordenar del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio), Access permite especificar un orden para los registros.

Si deseamos que el resultado lo muestre ordenado por algún campo, en la fila Orden de ese campo elegir “Ascendente” o “Descendente”. (Y para anular el orden, elegir “Sin ordenar”).

Si no queremos que el resultado de la consulta muestre datos de todos los registros, en las

filas Criterios –Y- -O- debemos colocar las condiciones para seleccionar los registros que nos interesen. (Ver CONDICIONES PARA SELECCIONAR REGISTROS más adelante)


Pág. 79

Por último, de cada campo podemos cambiar sus propiedades eligiendo el botón

(o del menú contextual) estando situado en la columna de ese campo. En el cuadro de Propiedades, en la solapa General, podemos cambiar las propiedades (por ejemplo, puedo escribir algo en “Título”, para que sea esto lo que aparezca como cabecera en la columna, en vez del nombre del campo). Si no cambiamos las propiedades, serán las mismas que las ya definidas para dicho campo en la tabla.

Ejemplo de consulta de selección

Para ejecutar una consulta una vez introducidos los criterios de búsqueda, pulsar el botón

de la barra de herramientas del diseño de la consulta, o el botón

C).- GUARDAR Y CERRAR UNA CONSULTA

Una vez creada una consulta, se puede guardar dándole un nombre para que forme parte

de la base de datos. Lo que se guarda de una consulta no son los datos que muestra sino su diseño. Por ello, al

activar de nuevo una consulta guardada no tiene por qué mostrar siempre el mismo resultado, ya que se podrían haber añadido nuevos registros que cumplieran la condición, o haberse eliminado o modificado otros, lo que provocaría que aparecieran o desaparecieran del resultado.

Panel superior

QBE: Área del diseño mediante ejemplos


Pág. 80

Las consultas pueden guardarse desde la ventana Diseño o desde la ventana Hoja de datos.

Utilizar una de estas opciones:

• Si la ventana de la consulta no está maximizada (si lo está, pulsar en el botón

Restaurar ), apuntar con el ratón a la barra de título de la consulta con el botón derecho del ratón y seleccionar Guardar. Escribir el nombre de la consulta en el cuadro Nombre de la consulta, y pulsa Aceptar.

• Si la ventana de la consulta está maximizada, apuntar con el ratón a la parte superior de la consulta y con el botón derecho seleccionar comando Cerrar, se pedirá confirmación para guardar o no, confirmar y asignar un nombre a la consulta, y pulsar Aceptar (ver figura 7-11).

• Pulsar el botón de la barra de herramientas de acceso rápido (pulsar este botón para cualquier tipo de consultas)

• En la ficha Complementos, seleccionar en el menú Archivo el comando Guardar o Guardar como y asignar un nombre a la consulta, y pulsar Aceptar.

Figura 7-11

Una vez guardada la consulta, seleccionar el botón de la ventana de la consulta, o en el menú contextual el comando Cerrar y volver a visualizar la ventana de la base de datos.

Si no hemos guardado la consulta, nos preguntará si la queremos guardar o no,

responderemos No (ver figura 7-12).

Figura 7-12

Una vez guardada una consulta, se puede ejecutar, modificar o eliminar en posteriores

ocasiones. Queda almacenada en la solapa de Consultas del panel de exploración. Este proceso es similar para otros objetos de la base de datos, como informes o

formularios.


Pág. 81

EJECUTAR UNA CONSULTA

Una vez creada la consulta, ésta se puede ejecutar:

• Desde la ventana del diseño de la consulta: haciendo clic en el botón Ejecutar

de la barra de herramientas, o eligiendo el botón de la misma barra de herramientas.

• Desde la ventana del panel de exploración, teniendo activada la ficha Consultas, seleccionar la consulta y, hacer doble clic sobre ella, o bien, pulsa el botón Abrir (menú contextual).

Consulta seleccionada

El resultado de una consulta siempre es una tabla que contiene la información que cumple

los requisitos impuestos en las condiciones definidas al crear la consulta (ver figura 7-13).

Figura 7-13 Ejemplo de consulta

OPERACIONES CON CONSULTAS

ABRIR UNA CONSULTA

Desde el panel de exploración, activar Consultas y seleccionar la consulta.


Pág. 82

• Si hacemos doble clic sobre el nombre de la consulta, mostrará el resultado de la

consulta. • Si pulsamos el botón derecho del ratón sobre la consulta veremos el menú

contextual (ver figura 7-14), seleccionar Vista Diseño, abrirá la ventana de diseño de la consulta y es posible modificarla.

Figura 7-14 Desde la ventana de la aplicación de access, activar Consultas y seleccionar la consulta.

• En la ficha Inicio, dentro del grupo Vistas, pulsar en el icono de la regla (Diseño) o de la tabla (Hoja de datos).

Es posible visualizar el resultado de la consulta en cualquier momento de su creación (no es

necesario esperar a que esté acabada y guardada), de forma que podemos ir comprobando, en el resultado que muestra, los cambios que vamos realizando en el diseño.

Para ello, podemos alternar la vista. Estando en el diseño de la consulta, pulsar sobre el

botón Vista Hoja de datos para ver el resultado, y luego pulsar sobre el botón Vista Diseño para volver a la ventana de diseño de la consulta.

ELIMINAR UNA CONSULTA

Se pueden eliminar consultas una vez que ya no son necesarias. Para ello, una vez

seleccionada la consulta (en el panel de exploración de la aplicación de Access, seleccionar Consultas), pulsar la tecla <Supr>, o bien, elegir Eliminar en el menú contextual.

Pedirá confirmación de la eliminación mediante un mensaje en la pantalla. Al confirmar, queda eliminada.

COPIAR UNA CONSULTA

Es muy útil para crear consultas que sean parecidas, puesto que permite copiar una

consulta y grabarla con otro nombre. De esta forma podemos crear una consulta modificando el diseño de otra ya existente.


Pág. 83

Para ello seleccionar en el panel de exploración Consultas y elegir la consulta a copiar y a

continuación podemos: • pulsar Copiar (en la ficha Inicio, grupo Portapapeles, o bien, en el menú contextual), y a continuación Pegar (en la ficha Inicio, grupo Portapapeles o en el contextual). Y finalmente, introducir el nuevo nombre de la consulta, que no debe coincidir con ningún otro nombre ya dado a otra consulta. Una vez copiada la consulta, se puede abrir en modo Diseño para modificarla

• O pulsar el botón Diseño para acceder a la ventana de diseño de la consulta, realizar las modificaciones oportunas, y la opción Guardar como que permite guardar la consulta en la base de datos activa con otro nombre. Escribir el nuevo nombre de la consulta y pulsa Aceptar (ver figura 7-15).

Figura 7-12

Las opciones de la lista desplegable Como permiten guardar el resultado de la consulta como otro tipo de objeto de la base de datos: consulta, informe o formulario.

IMPRIMIR UNA CONSULTA

Se pueden imprimir los resultados de las consultas (primero deben ejecutarse) mediante el

botón de Office > Imprimir. La opción Vista preliminar (Office > Imprimir >Vista preliminar) muestra cómo queda el

listado antes de que lo mandemos a la impresora, lo cual permite detectar errores evitando desperdiciar papel y tiempo.

MODIFICAR UNA CONSULTA

Una vez guardada una consulta, ésta se puede abrir para modificar siempre que sea

necesario.


Pág. 84

CAMBIAR LAS TABLAS (O CONSULTAS) A UTILIZAR

Es posible agregar o eliminar tablas (o consultas) del panel superior en la ventana de diseño

de una consulta. Para agregar una nueva, elegir Mostrar tabla... en el menú contextual (del panel superior) o

en la barra de herramientas del diseño de la Consulta, pulsar el botón Mostrar tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla que permite agregar tantas tablas (o

consultas) como sea necesario (seleccionando la tabla o consulta y haciendo clic en el botón Agregar). Pulsar Cerrar una vez agregadas.

Para eliminar una tabla o consulta, seleccionarla en el panel superior de la ventana de

diseño de la consulta (hacer clic en su barra de título) y pulsar <Supr>. No la estamos eliminando de la base de datos, sino simplemente del diseño de esa consulta.

AÑADIR O ELIMINAR CAMPOS

Para añadir un campo (de cualquiera de las tablas que forman parte de la consulta) a una

consulta, se deben añadir a la fila Campo en la cuadrícula QBE. Para ello, podemos:

• elegir en la lista desplegable (en dicha fila Campo) el campo deseado. • seleccionar el campo en la tabla correspondiente en la parte superior de la ventana,

y arrastrarlo a la fila Campo en la parte inferior de la ventana. • hacer doble clic sobre el campo deseado en la tabla correspondiente de la parte

superior de la ventana Para eliminar un campo de la cuadrícula QBE, selecciona el campo haciendo clic en su

cabecera de columna, y luego presionar la tecla <Supr>. Cuando borramos un campo de la cuadrícula de diseño, sólo lo estamos borrando del

diseño de la consulta, no se borra el campo y sus datos de la tabla. Si en alguna ocasión nos interesa añadir todos los campos de una tabla, seguir uno de estos

pasos:

• hacer doble clic en el asterisco de la tabla. • hacer doble clic sobre la barra de título de la ventana de campos de dicha tabla (en

el panel superior de la ventana de diseño de la consulta) para seleccionar todos los campos, y a continuación arrastrar los campos seleccionados hasta una celda de la fila Campo de la cuadrícula QBE.


Pág. 85

CAMBIAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS

Al diseñar la consulta, se puede variar el orden en que se introdujeron los campos en la

cuadrícula QBE. No es necesario eliminarlos y volverlos a crear, basta con moverlos. Seleccionar la columna correspondiente al campo que vamos a mover, hacer clic y

manteniendo el botón del ratón pulsado, arrastrarlo hasta la posición que queramos.

MOSTRAR SÓLO LOS VALORES MÁS ALTOS O MÁS BAJOS EN LOS RESULTADOS DE LA CONSULTA

Una consulta puede mostrar, por ejemplo, los registros que tengan los 10 valores mayores

o menores en un campo específico o los registros con los valores mayores o menores del 10 por ciento en el campo. Es decir, puede mostrar únicamente un número o porcentaje de los registros de la consulta activa, aquellos que contengan los valores superiores o inferiores en un campo.

Para crear una consulta de este tipo, agregar las tablas necesarias en la ventana de la vista

Diseño. Y agregar a la cuadrícula de diseño los campos que deseemos mostrar en el resultado de la consulta, incluyendo el campo del que deseamos mostrar los valores superiores.

En la celda Orden del campo del que deseamos mostrar los valores superiores, hacer clic en Descendente para mostrar los valores mayores o Ascendente para mostrar los valores menores. Si, además, hemos ordenado otros campos en la cuadrícula de diseño de la consulta, dichos campos deben estar a la derecha del campo de valores superiores.

Hacer clic en el cuadro Valores superiores en la barra de herramientas Diseño de consulta. Seleccionar o introducir el porcentaje o número de valores mayores o menores que deseemos que muestre el resultado de la consulta. (Para mostrar un porcentaje, introducir un número seguido de un signo de porcentaje (%).

El establecimiento de la propiedad Valores Superiores en la hoja de propiedades de la

consulta funciona igual que la utilización del botón Valores superiores en la barra de herramientas.

Una vez diseñada y guardada la consulta, ésta figurará en panel de exploración Consultas

de la aplicación de Access, desde donde la podremos abrir. Ejemplo: Consulta que muestre los diez productos más caros (ver figura 7-16).


Pág. 86

Figura 7-13

En el ejemplo anterior, se ha escrito 10 en el cuadro Valores superiores, y se ha

seleccionado Descendente en el Orden del campo “PrecioUnidad”. El resultado de la consulta mostrará:

Si hubiésemos querido mostrar los diez más baratos, en la fila Orden del campo

“PrecioUnidad” tendríamos que haber elegido Ascendente.


Pág. 87

CONDICIONES PARA SELECCIONAR REGISTROS

Las consultas permiten la selección de un grupo de registros que cumplen una determinada

condición. Por ejemplo, una consulta puede mostrar sólo los clientes de Bilbao, o los productos vendidos el día 4 de abril de 2003.

Para seleccionar los registros, Access compara el dato de cada registro en el campo

especificado con el criterio que hemos introducido. Si cumple la condición, mostrará el registro en el resultado de la consulta.

INTRODUCIR CONDICIONES

Una vez determinados los campos que van a formar parte de la consulta y su orden, se

pueden definir criterios de consulta por cada uno de los campos. Para escribir estas condiciones existe la fila Criterios.

Hay dos tipos de condiciones de consulta: simples o compuestas. Una condición simple es aquella que sólo tiene una condición en una sola columna. Una compuesta dispone de más de una condición para poder generar una consulta, ya sea en la misma columna o en columnas diferentes.

Se debe introducir cada condición en la columna correspondiente al campo al que hace referencia.

A continuación se detalla cómo deben escribirse los criterios en función del tipo de campo,

y los caracteres delimitadores que Access añadirá automáticamente.

Tipo de dato (del campo) Cómo debe escribirse el criterio y cuáles son sus delimitadores

Texto El dato se puede escribir tal cual está introducido en la tabla. El programa lo mostrará entrecomillado.

Numérico Debe introducirse el número con su separador decimal (si lo tuviera).

Moneda Igual que si fuera un campo de tipo Numérico, sin los caracteres correspondientes al símbolo monetario.

Autonumérico Igual que un campo de tipo Numérico.

Fecha/Hora Se debe escribir la fecha en uno de los siguientes formatos: 20 Ene 97; 20/01/97; 20-01-97; Ene 20 97. El programa lo mostrará encerrado entre #.


Pág. 88

Sí/No Sólo admite dos criterios: • Sí o Activado: seleccionará los registros cuyo contenido en el

campo sea Sí. • No o Desactivado: seleccionará los contrarios.

En los campos de tipo Memo, Hipervínculo y Objeto OLE no se pueden introducir criterios.

ELIMINAR CONDICIONES

Si se quiere eliminar una condición, seleccionar el texto de la condición y pulsar <Supr>.

CONSULTAS CON VARIOS CRITERIOS

Cuando se utiliza más de un criterio en una consulta, éstos pueden hacer referencia a un

mismo campo o a campos diferentes. Además, existen operadores lógicos para indicar si los registros deben cumplir todos los criterios de selección a la vez (operador Y), o sólo alguno de ellos (operador O).

Dependiendo del operador lógico de los criterios, y de si éstos afectan a uno o varios campos, los criterios deben escribirse de una forma específica en la cuadrícula QBE.

Siempre se deben cumplir todas y cada una de las condiciones de una (si hay varias, de una

cualquiera de ellas) de las filas de Criterios, para que un registro sea seleccionado para mostrarlo en el resultado de la consulta.

Dicho de otra forma, los criterios que han de cumplirse al mismo tiempo deberán escribirse en la misma fila de criterios, mientras que aquellos que deban cumplirse, al menos uno, habrán de introducirse en diferentes filas de criterios.

Pueden ocurrir cuatro casos: A). Varios criterios, en un mismo campo, que deben cumplirse a la vez. Cuando existen varios criterios, en un mismo campo, que deben cumplirse a la vez, éstos

deben escribirse en la misma celda de criterios separados por el operador Y. Se usa frecuentemente para seleccionar los registros que tienen un número o una fecha

comprendida entre dos valores extremos. Ejemplo: Productos cuyo precio esté comprendido entre 18 y 30€ (ver figura 7-17).


Pág. 89

Figura 7-17

B). Varios criterios, en un mismo campo, de los que debe cumplirse al menos uno. Cuando existen varios criterios, en un mismo campo, de los que debe cumplirse al menos

uno, éstos pueden escribirse en la misma celda de criterios separados por el operador O, o pueden introducirse en celdas Criterios de distintas filas pero del mismo campo. (Ver ejemplo).

Para que un registro sea seleccionado, bastará con que cumpla uno de los criterios. Ejemplo: Clientes de Bilbao o Barcelona. (El resultado de la consulta mostrará tanto los

clientes de Bilbao como los de Barcelona).(ver figura 7-18)

Figura 7-18


Pág. 90

Este ejemplo también puede introducirse de la siguiente manera:

C). Varios criterios, en distintos campos, que deben cumplirse a la vez. Cuando los criterios afectan a distintos campos, cada uno de ellos debe escribirse en la

celda Criterios de la columna de cada campo. Además, si los criterios han de cumplirse todos a la vez, deberán estar en la misma fila de criterios.

Ejemplo: Productos que están suspendidos y cuyo precio oscila entre 18 y 30 €.(ver figura 7-

19)

Figura 7-4


Pág. 91

D). Varios criterios, en distintos campos, de los que debe cumplirse al menos uno. Cuando los criterios afectan a distintos campos, cada uno de ellos debe escribirse en la

celda Criterios de la columna de cada campo, pero como es suficiente con que se cumpla un criterio para que un registro se seleccione, deberán estar en distintas filas.

Ejemplo: Trabajadores que no son de Bilbao o que han sido contratados antes del año

1995.(ver figura 7-20)

Figura 7-20

CREACIÓN DE EXPRESIONES

Las expresiones son componentes que aparecen frecuentemente en numerosas operaciones en Access. Se utilizan, por ejemplo, en la regla de validación de campos, en los criterios de consultas, en la expresión de un campo calculado, en las condiciones introducidas en una macro condicional...

Una expresión es una combinación de múltiples elementos y que genera un resultado.

Estos elementos pueden ser: • Constantes: valores fijos • Literales: representan un valor de tipo texto, número o fecha. • Caracteres comodines * e ? • Operadores un operador es un elemento que relaciona dos partes de una

expresión. • Identificadores: hace referencia a objetos de la base de datos.


Pág. 92

• Funciones: son pequeños procedimientos que admiten una serie de

parámetros y devuelven un resultado. Las expresiones utilizan una serie de símbolos para tratar diversos elementos:

Símbolo Utilización [ ] (corchetes) Se utiliza al hacer referencia a campos, tablas, formularios,

consultas, informes y controles.

# (almohadilla) Se utiliza al hacer referencia a fechas.

“ “ (comillas) Se utiliza al hacer referencia a texto.

Al escribir el nombre de un objeto, se debe hacer entre corchetes cuando contenga un

espacio o un carácter especial, si no es así no hace falta escribirlo entre corchetes. Los valores de fecha y hora pueden escribirse en cualquier formato común y Access

insertará automáticamente esos símbolos (#). Y al escribir texto en una expresión de validación o criterio, puede hacerse sin indicar las comillas, puesto que Access las insertará.

Caracteres comodines

También es posible utilizar comodines en los criterios de una consulta para aumentar las

posibilidades de selección.

Comodín Acción Ejemplos * Actúa como un conjunto de

caracteres de longitud variable. B* seleccionará todos los registros cuyo

dato comience por B (Barcelona, Bilbao, Badajoz...)

*ID seleccionará todos los registros cuyo dato acabe por ID (Madrid, Valladolid...)

J*N seleccionará todos los registros cuyo dato empiece por J y acabe por N (Jamón, jabón, jarrón...)

? Actúa como un carácter

cualquiera. CI? seleccionará todos los registros cuyo

dato conste de tres caracteres y los dos primeros sean CI (CIA, CIU...)

# Actúa como un dígito cualquiera 2#43 seleccionará todos los registros

cuyo dato numérico conste de 4 dígitos, coincidiendo el primero y los dos últimos (2143, 2243, 2343...)


Pág. 93

Operadores de comparación

El resultado de la comparación entre dos operandos puede ser verdadero o falso. En caso

de que uno de los dos sea nulo, el resultado será nulo. Tipos de operadores de comparación:

Operador Significado = igual que <> distinto que < menor que <= menor o igual que > mayor que >= mayor o igual que

Cuando queramos crear consultas que seleccionen los registros con un determinado dato

en un campo, podemos escribir simplemente el dato en cuestión, omitiendo el operador igual que =. (Es decir, es equivalente escribir el criterio 4 que =4).

Ejemplo de consulta con un operador de comparación: ¿De qué productos tenemos menos

de 200 unidades en existencias? (ver figura 7-21)

Figura 7-21

Ejemplos de expresiones:

>="N" <>5 <#4/05/99#


Pág. 94

Operadores aritméticos

Se pueden realizar las siguientes operaciones aritméticas: • Suma (+) • Resta (-) • Multiplicación (*) • División (/), división de enteros(\) • Exponenciación (^)

Para la suma y la resta los operandos pueden ser números o fechas.


=[Cantidad]+14 =[FechaEnvio]-[FechaPedido] =[Precio]*2,50 (incrementa un 2,5% el valor del precio) =[TotalCliente]/[Total]

Cuando el control es calculado, la expresión debe ir precedida por el signo igual (=). Cuando establezca la propiedad Nombre de un control calculado, asegúrate de que es un

nombre único (no utilizado en la expresión). Cuando en una operación aritmética el valor de uno de los controles es Nulo, el resultado

de la expresión será Nulo.

Operadores lógicos

Darán un resultado que puede ser verdadero (True) o falso (False). Existen tres operadores

básicos: Y, O y Negado (para negar un valor). También existe el operador OExcl, para comprobar cómo son las proposiciones que forman

parte de una expresión lógica.

Operador Resultado verdadero Y Si las dos proposiciones son verdaderas.

O Si una de las proposiciones es verdadera o lo son las dos.

Negado (NOT) Si la proposición es falsa.

OExcl Si una proposición es verdadera y la otra falsa.

Dicho de otra forma, en cuanto a los tres principales operadores lógicos: • El operador O: permite crear condiciones de tal forma que la tabla de

resultado mostrará todas los registros (filas) que contengan cualquiera de los valores especificados.

• El operador Y: permite crear condiciones de tal forma que la tabla de resultado mostrará todos los registros que contengan todos los valores especificados.

• La negación (Negado): permite negar la condición.


Pág. 95


“Bilbao” O “Madrid” >4 y <15 Negado “Sevilla”

Operador Como

Se utiliza para comparar cadenas de caracteres (texto). El resultado puede ser verdadero (si

son iguales) o falso. Se pueden usar caracteres comodín para sustituir caracteres. Ejemplo de consulta: Clientes cuyo nombre empieza por A.(ver figura 7-22)

Figura 7-22

Otros operadores

• Operador de concatenación &: une dos cadenas de caracteres (las cadenas pueden ser

literales o el valor de un campo, control o propiedad). • Operador !: se utiliza con identificadores, indica que el elemento

siguiente ha sido definido por el usuario. • Operador . (punto): indica que lo siguiente es un elemento definido por

Access. • Operador En: para determinar si el valor de una expresión es igual a

algún valor de los que contiene la lista que se especifica. Si es así, el resultado será verdadero.

• Operador Entre...Y: para determinar si el valor de una expresión está entre dos valores límites que se especifican.

• Operador Es Nulo: para determinar si el valor de una expresión es nulo.


Pág. 96

Algunos resultados se pueden invertir si se niega el operador: • Es Negado Nulo • Negado En( , , ) • Negado Entre y

Ejemplos:

Expresión Hace referencia a: Informes!ClientesdeVigo El informe “ClientesdeVigo”. Informes![Clientes de Vigo] El informe “Clientes de Vigo”. Formularios![Empleados]![Nombre] El control Nombre del formulario Empleados. Formulario!Empleados.Titulo La propiedad Título del formulario Empleados.

Más ejemplos:

Entre #3-4-99# y #25-5-99# En("Canadá", "Reino Unido") mostrará los registros cuyo dato sea Canadá o

Reino Unido.

FUNCIONES

Las funciones son fórmulas que los programas traen incorporadas. Access dispone de un

gran número de funciones ya definidas, que permiten realizar las operaciones más comunes. La mayoría utilizan la siguiente sintaxis:

Nombre de la función (arg1; arg2;...). donde los argumentos (que deben escribirse entre paréntesis y, si son varios, separados por punto y coma ;) son los datos que necesita ésta para realizar operaciones y generar un resultado. La cantidad de argumentos y su naturaleza (fechas, números, rótulos) depende de cada función.

También es frecuente que las funciones actúen sobre datos almacenados en campos, por lo que el nombre de éstos debe especificarse como argumento de la función.

Existen diferentes tipos de funciones que permiten realizar todo tipo de cálculos: • Matemáticas • Estadísticas • Financieras • Cadenas • De fecha y hora • De conversión (para cambiar el tipo de variables) • De manipulación de objetos (para generar, modificar o eliminar objetos).


Pág. 97

Algunas de las funciones en Access son: Funciones matemáticas: Función: Acción: ABS(número) Calcula el valor absoluto de un número. Ent(número) Devuelve el número entero menor más próximo al

indicado. Signo(número) Devuelve el valor del signo del número. Raíz2(número) Calcula la raíz cuadrada de un número.

Funciones estadísticas: Función: Acción: Cuenta(expresión) Calcula el número de registros no vacíos para un campo. Suma(expresión) Calcula la suma de los valores de un campo. Máx(expresión) Devuelve el valor máximo de un campo. Mín(expresión) Devuelve el valor mínimo de un campo. Promedio(expresión) Calcula el valor medio de los valores de un campo.

Funciones de Fecha y hora: Función: Acción: Ahora() Devuelve la fecha y hora actuales. Fecha() Devuelve la fecha actual. HoraActual() Devuelve la hora actual. Año(número) Devuelve el año de la fecha correspondiente. Mes(número) Devuelve el número del mes de la fecha correspondiente. Día(número) Devuelve el día del mes de la fecha correspondiente. DíaSemana(número) Devuelve el día de la semana de la fecha correspondiente

al número. Funciones de Texto: Función: Acción: Longitud(expresiónCadena) Devuelve el número de caracteres correspondientes a

una expresión. Der(expresiónCadena;n) Extrae los n últimos caracteres de una expresión. Izq(expresiónCadena;n) Extrae los n primeros caracteres de una expresión. Medio(expresiónCadena;pos;n) Extrae los n caracteres de una expresión, que estén

situados a partir de la posición que se indique. Mayús(expresiónCadena) Convierte los caracteres de la cadena a mayúsculas. Minús(expresiónCadena) Convierte los caracteres de la cadena a minúsculas.


Pág. 98

Funciones Financieras: Función: Acción: Pago(tasa;nper;va;vf;vence) Calcula la cantidad de dinero que debe

pagarse por un crédito. Interés(tasa;periodo;nper;va;vf;vence) Devuelve el interés correspondiente a uno

de los pagos del crédito. Amortiz(costo;recuperación;duración;periodo) Calcula la amortización de un bien en un

periodo. Tasa(nper;pago;va;vf;vence;estimación) Devuelve la tasa de interés

correspondiente a un crédito.

EL GENERADOR DE EXPRESIONES

Existe un generador de expresiones que permite al usuario crear expresiones complejas de

forma sencilla. Puede ser llamado desde casi todos los sitios en los que es posible escribir expresiones,

como por ejemplo en una propiedad de un campo en la vista diseño de la tabla, en el criterio en la cuadrícula QBE de una consulta, en la expresión de un campo calculado, en la ventana de diseño de una macro, etc.

Algunos métodos para ejecutar el Generador de expresiones son:

• Pulsar con el botón derecho del ratón sobre el lugar donde queremos generar la

expresión, y en el menú contextual seleccionar la opción • Pulsar el botón derecho del ratón en el campo donde deseemos utilizar el

generador de expresiones y seleccionar el comando (ver figura 7-23)


Pág. 99

Figura 7-23

Al activar el generador de expresiones, se abre una ventana con tres partes: • Parte superior: en ella se genera la expresión, bien escribiéndola, o bien seleccionando

componentes de la expresión haciendo doble clic sobre ellos en la parte inferior. • Parte intermedia: contiene botones de los operadores más comunes. Al hacer clic sobre

un botón, se inserta el operador en la expresión. Si necesitaras insertar otro operador no disponible en esta sección, tendrías que abrir la carpeta Operadores existente en el cuadro inferior izquierdo. Aparecerían las categorías de operadores en el cuadro intermedio, y al abrir una categoría, obtendrías todos sus operadores en el cuadro de la derecha, desde donde podrías seleccionar el que necesites.

• Parte inferior: tiene tres cuadros: • A la izquierda están las carpetas que muestran los objetos de la base

de datos: tablas, consultas, formularios e informes de la base de datos, así como las funciones (las incorporadas por el programa y las definidas por el usuario), constantes, operadores y expresiones comunes.

• En el cuadro intermedio están los elementos específicos de la carpeta seleccionada a la izquierda.

• A la derecha encontramos los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio.


Pág. 100

CREAR UNA EXPRESIÓN UTILIZANDO EL GENERADOR DE EXPRESIONES

Una vez que hayamos ejecutado el Generador, los pasos para crear una expresión son los siguientes:

1º) Hacer doble clic sobre una carpeta del panel inferior izquierdo, para abrirla y visualizar sus elementos.

2º) Hacer clic sobre un elemento del panel inferior central. a. Si éste es un elemento, se pegará en el cuadro de la expresión. b. Si es una carpeta, se abrirá para mostrar sus elementos en el panel inferior

derecho. A continuación, hacer clic sobre un elemento del panel inferior derecho para pegarlo en la expresión.

3º) Hacer clic sobre los operadores que necesite la expresión, para pegarlos en ella.

Estos pasos se pueden realizar tantas veces como sea necesario, y en el orden que haga

falta. Cuando la expresión esté terminada, pulsa Aceptar. Para situar un elemento u operador en un punto concreto de la expresión, basta con situar

previamente el cursor en dicho lugar. Además, en cualquier momento podemos escribir parte de la expresión directamente desde el teclado.


Pág. 101

Cuando se añade una función en una expresión utilizando el Generador, éste indica los

argumentos de la función entrecomillados, de manera que el usuario pueda verlos y sustituirlos por los valores correspondientes. Por ejemplo: ABS(“número”).

CREAR CONSULTAS EN VARIAS TABLAS

Es posible crear consultas no sólo sobre una única tabla, sino sobre varias tablas a la vez, de

manera que se obtenga información de cualquiera de ellas. Cuando entre las tablas que se utilizan en la consulta existe una relación ya creada, al

agregarlas al panel superior en el diseño de la consulta, Access mostrará dicha relación. En caso de que no se hubiera creado previamente la relación entre las tablas de la consulta,

éstas se tendrían que haber combinado en la ventana de diseño de la consulta. El modo de hacerlo sería análogo al utilizado para relacionarlas, es decir, arrastrando el campo de relación de una tabla hasta el de la otra.

Es importante dejar claro que la combinación de tablas en una consulta no implica la creación de la relación entre ellas, pero la relación de tablas sí implica su combinación en las consultas.

Ejemplo: Clientes de Valencia que han realizado pedidos en los meses de julio y agosto de

1999 (ver figura 7-24).

Figura 7-24


Pág. 102

OTROS TIPOS DE CONSULTAS

Hasta ahora sólo se han trabajado las consultas de selección. En este apartado,

aprenderemos a crear consultas de selección interactivas, a calcular valores mediante la creación de campos calculados, a utilizar las consultas de resumen para averiguar datos estadísticos de los datos de una tabla (recuentos, sumas, valores medios...), y a crear y ejecutar consultas de acción para producir distintos cambios en las tablas.

CONSULTAS DE PARÁMETROS

Las consultas creadas hasta ahora siempre realizaban la misma selección de registros (la del

criterio que habíamos escrito en la cuadrícula QBE), aunque el resultado pudiera variar de unas veces a otras en función de los datos existentes en la tabla. (Por ejemplo: los clientes de Vitoria).

Access permite que una consulta pida al usuario el criterio por el que quiere seleccionar los registros, aumentando así su funcionalidad. Son, por tanto, consultas de selección interactivas. Permiten repetir indefinidamente una consulta por los criterios solicitados en cada caso.

El criterio de selección debe ir obligatoriamente escrito entre corchetes, y es el texto que el programa utilizará para preguntar por el criterio de la consulta cada vez que la ejecutemos.

Ejemplo: Clientes de una ciudad determinada (ver figura 7-25).

Figura 7-25

Este ejemplo permite seleccionar los clientes de la ciudad que el usuario introduzca durante

la ejecución de la consulta.


Pág. 103

Cada vez que abramos la consulta, el programa presentará un cuadro de diálogo en el que

preguntará por el criterio de la consulta (ver figura 7-26).

Figura 7-26

Podemos ejecutar la consulta tantas veces como queramos, y en cada caso nos mostrará los

clientes de la ciudad que hayamos introducido esa vez. Las consultas de parámetros pueden utilizarse, por ejemplo, para localizar un registro en

una tabla (para ello se deberá preguntar por el dato que servirá para localizarlo, como por ejemplo, la fecha del pedido o el número del pedido) y así poder modificar sus datos.

Varios parámetros en una misma consulta Es posible obligar al programa a pedir más de un criterio, en cuyo caso tendremos que

escribir los parámetros necesarios en las filas de criterios. Al ejecutar la consulta, nos presentará un cuadro de diálogo por cada parámetro que solicitemos.

Cuando se usan varios parámetros en una misma consulta, Access los pide según su orden

en la cuadrícula QBE, de izquierda a derecha. Para modificar este orden, se pueden mover los campos en la cuadrícula.

CONSULTAS CON CAMPOS CALCULADOS

Access permite utilizar las consultas de selección para realizar cálculos a partir de los datos

almacenados en una tabla. Habrá que crear en una consulta campos nuevos, llamados “campos calculados”, para

calcular valores particulares para cada registro. Ejemplo: Consulta que calcula el importe para cada producto, a partir del precio de la

unidad y las unidades en existencia (ver figura 7-27).


Pág. 104

Figura 7-5

Para crear un campo calculado en una consulta, debemos escribir en la fila Campo de una

columna vacía en la cuadrícula QBE: • el nombre que deseamos dar al nuevo campo, y • la operación matemática que el programa debe realizar para calcular los datos.

Ambos datos deben ir separados por el carácter dos puntos (:). Y además, si el programa necesita tomar valores de algún campo de la tabla, el nombre de dicho campo debemos escribirlo entre corchetes.

Los operadores más habituales en la expresión de un campo calculado son los aritméticos: * (para multiplicar), + (para sumar), - (para restar), / (para dividir) y ^ (para la potencia).

Es posible crear varios campos calculados en la misma consulta, e incluso utilizar un campo

ya calculado para obtener un nuevo dato. (En el ejemplo anterior, podríamos crear otro nuevo campo calculado en el que utilizaríamos el campo [Importe]).

Aplicar formato a los datos de un campo calculado Si queremos que los datos de un campo calculado tengan un formato, en la misma ventana

de diseño de la consulta, seleccionar Propiedades en el menú contextual del campo calculado, y a continuación situarnos en la propiedad Formato y ahí elegir la opción que necesitemos en la lista desplegable o escribir el formato personalizado. (En el caso del ejemplo anterior, podríamos elegir Moneda)(ver figura 7-28).

Figura 7-28


Pág. 105

CONSULTAS DE RESUMEN

Las consultas de selección también permiten obtener datos estadísticos de la información

almacenada en las tablas. Estos cálculos pueden afectar a todos los registros de la tabla o a un conjunto de registros, dependiendo de que se utilicen, o no, criterios de selección.

Para crear una consulta de resumen, una vez agregadas las tablas necesarias a la ventana

de diseño de la consulta: 1º) Pulsar el botón Totales de la barra de herramientas del diseño de la consulta. Esto

hará que en la cuadrícula QBE aparezca la fila Total que, por defecto, mostrará en todas sus celdas el operador Agrupar por.

2º) Añadir a la cuadrícula QBE únicamente los campos que necesitemos para realizar el cálculo o para indicar criterios.

3º) En cada campo con el que queramos realizar cálculos, hacer clic en su celda Total y elegir en la lista desplegable la opción de resumen que necesitemos.

4º) Y si sólo queremos realizar el cálculo sobre un conjunto de registros, tendremos que introducir los criterios de selección .En cada campo que tenga introducido un criterio, si no queremos realizar ningún cálculo con él (en cuyo caso en la fila de Total habremos elegido ya una opción como por ejemplo Suma o Promedio o...), debemos elegir en la celda Total la opción Donde (que desactiva la casilla Mostrar, es decir, no se visualizará), o bien, desactivar la casilla Mostrar (aunque dejemos la opción Agrupar por que aparece por defecto).

Las opciones de resumen más importantes son: Opción de resumen: Cálculo que realiza: Cuenta El número de registros que tiene algún dato en

un campo. Suma La suma de todos los datos de un campo.

Promedio El valor medio de los datos de un campo.

Máx El valor máximo de los valores de un campo.

Mín El valor mínimo de los valores de un campo

DesvEst La desviación estándar de los valores de un campo.


Pág. 106

Ejemplo 1: Cálculo del valor medio y valor máximo del precio por unidad, así como del

valor medio de las unidades en existencia, de todos los productos (ver figura 7-29).

Figura 7-6

El resultado de la consulta será:


valor medio de las unidades en existencia, pero sólo de aquellos productos que están suspendidos (ver figura 7-30).

Figura 7-30


Pág. 107

El resultado será:

Consultas de resumen por grupos Access ofrece la posibilidad de calcular parámetros estadísticos para distintos grupos de

registros, los cuales se crearán en función de su contenido en uno de los campos. Para crear una consulta de resumen por grupos, debemos realizar los pasos indicados

anteriormente (para crear una consulta de resumen), y además, añadir el campo (o campos) por los que deseemos agrupar, eligiendo la opción Agrupar por en la fila de Total para dichos campos.


valor medio de las unidades en existencia, para cada categoría (ver figura 7-31).

Como queremos el resultado en cada categoría, debemos añadir dicho campo a la

cuadrícula y elegir en la fila Total la opción Agrupar por. Los demás campos que debemos agregar son los necesarios para hacer los cálculos y para indicar los criterios.

Figura 7-31


Pág. 108

El resultado será:

CREAR CONSULTAS DE RESUMEN MEDIANTE EL ASISTENTE Es posible utilizar un Asistente para crear consultas de resumen, aunque no permite

personalizar el resultado de la consulta tanto como si la creásemos en la ventana de diseño. Para utilizar el Asistente:

1º) Activar la ficha Crear, botón Asistente para Consultas en la ventana de la aplicación de Access, y seleccionar Asistente para consultas sencillas .

2º) En el primer cuadro de diálogo que aparece debemos seleccionar la tabla o consulta sobre la que vamos a realizar los cálculos (ver figura 7-32), así como los campos que vamos a utilizar. Pulsar Siguiente.

Figura 7-32

3º) Como entre los campos seleccionados para la consulta habrá alguno de tipo numérico, el Asistente mostrará el siguiente cuadro de diálogo que permite elegir entre realizar una consulta de detalle o de resumen (ver figura 7-33).


Pág. 109

Figura 7-33

Activar la opción Resumen y pulsa el botón Opciones de resumen...

4º) Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Activar los valores de resumen que deseamos calcular, y pulsar Aceptar para volver a la pantalla anterior. Por ejemplo, en la figura se han activado las opciones necesarias para calcular el valor medio y el máximo del precio unidad, y el valor medio de las unidades en existencia. La opción Incluir registros en Productos permitirá obtener el número de registros sobre los que se están realizando los cálculos.

5º) Al pulsar Siguiente aparecerá el próximo cuadro de diálogo en el que debemos introducir el nombre de la consulta (ver figura 7-34).


Pág. 110

.

Figura 7-34

6º) Pulsar el botón Finalizar, y el Asistente creará la consulta, guardará su diseño y

mostrará su resultado en una ventana.

CONSULTAS DE ACCIÓN

Permiten realizar determinadas acciones sobre los datos de una tabla. Pueden:

• Crear una nueva tabla y guardar en ella los registros seleccionados. Su utilidad más importante es que, a partir de una consulta que actúe sobre varias tablas al mismo tiempo, puede crear una nueva tabla con datos de cada una de ellas.

• Añadir registros de una tabla a otra con la misma estructura. También es posible agregar datos de otras tablas aunque no tengan la misma estructura.

• Eliminar registros. Permite borrar un número elevado de registros en una única operación.

• Actualizar datos. Es posible modificar los datos de uno o varios campos. Y si el campo a modificar contiene datos numéricos, podemos actualizarlo con operaciones en las que esté involucrado el propio dato (por ejemplo, aumentarlo al doble, reducirlo un 10%,..)

CREAR UNA CONSULTA DE ACCIÓN La creación de las consultas de acción es similar a las de selección, sólo se diferenciarán en

que debemos indicar la acción que deseamos que realice la consulta. Para ello, una vez agregadas las tablas (o consultas) necesarias a la ventana de diseño de la consulta, es necesario seleccionar el tipo de consulta. Esto se puede hacer en la barra de herramientas Consulta (ver figura 7-35).


Pág. 111

Los tipos de consulta existentes en la barra de herramientas son:

Figura 7-35

Una vez elegido el tipo de consulta, Access modificará la cuadrícula QBE para adaptarla a la

acción que deseamos realizar. Y si necesitara información adicional, el programa presentará los cuadros de diálogo correspondientes.

Y cuando hayamos guardado las consultas de acción, éstas figurarán en la solapa Consultas

del panel de exploración. Cada tipo de consulta de acción tiene un icono identificador distinto. EJECUTAR UNA CONSULTA DE ACCIÓN Las consultas de acción pueden ejecutarse de dos formas:

• desde la ventana de diseño de la consulta, mediante el botón Ejecutar . • o desde la solapa Consultas en el panel de exploración de la aplicación de access,

haciendo doble clic sobre el nombre de la consulta de acción. Al ejecutar una consulta de acción, el programa avisará de que vamos a ejecutar una

consulta (del tipo de acción de que se trate) que modificará los datos de la tabla, y dará opción a ejecutarla o cancelar la operación (ver figura 7-36).

Figura 7-36

Si pulsamos el botón Sí para continuar, Access ejecutará la consulta, y volverá a mostrar

otro cuadro de diálogo en el que indicará el número de filas (registros) a los que va a afectar. (Dependiendo del tipo de consulta de acción de que se trate, indicará que va a “pegar” o “eliminar”..) (ver figura 7-37)


Pág. 112

Figura 7-37

Pulsar Sí para finalizar la ejecución de la consulta, o No para cancelar su ejecución. Al finalizar la ejecución de la consulta, Access presentará la ventana de la base de datos. Y

en la solapa Tablas encontraremos, dependiendo del tipo de consulta ejecutada, la nueva tabla creada, o la tabla ya existente a la que hemos modificado, eliminado o añadido registros.

CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLAS

Toda consulta genera como resultado una tabla temporal, que dura lo que el usuario tarda

en consultar el resultado y destruirla al cerrarla. Pero el tipo de consulta que crea una tabla, genera la tabla de resultado de la consulta como tabla permanente de la base de datos.

Son útiles para realizar una copia de seguridad de una tabla, o una tabla histórica que contenga registros antiguos. Además, a partir de una consulta que actúe sobre varias tablas al mismo tiempo, puede crear una nueva tabla con datos de cada una de ellas.

La nueva tabla contendrá datos de los campos seleccionados en la consulta. Por tanto,

desactiva la visualización, es decir, la casilla Mostrar, de aquellos campos cuyos datos no deseamos que figuren en la nueva tabla, pero que hemos tenido que añadir para indicar algún criterio. Además, por defecto, se añadirán todos los registros, pero esto puede limitarse mediante los criterios adecuados.

Para crear este tipo de consulta podemos determinar las tablas y los campos que vamos a

necesitar (con sus condiciones, su orden,... ) normalmente, y a continuación debemos definir el

tipo de consulta. Para ello, elegir el botón Crear tabla la barra de herramientas del diseño de la consulta.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla que permite definir un nombre para la tabla a

crear, y decidir si la creamos en la base de datos activa o en otra base de datos distinta. (Si el nombre de la tabla ya existe, dicha tabla será sustituida por la nueva que se va a generar, por tanto se perderá) (ver figura 7-38).


Pág. 113

Figura 7-38

Una vez diseñada y guardada la consulta de creación de tabla, ésta figurará en la solapa

Consultas de la ventana de la base de datos, desde donde la podrás ejecutar. El icono

identificador de las consultas de creación de tabla es . Al ejecutar la consulta, Access pedirá que confirmemos o anulemos la operación, y al

confirmar generará la tabla. La nueva tabla figurará en la solapa Tablas de la ventana Base de datos, junto a las demás. Ejemplo: Consulta de creación de una tabla que contenga los clientes de Pamplona.

En el ejemplo, la nueva tabla no contendrá el campo “Ciudad” puesto que hemos

desactivado su casilla Mostrar. Pero sí ha sido añadido a la cuadrícula QBE para poder indicar el criterio de selección, de forma que sólo aparezcan en la nueva tabla los clientes de la ciudad de Pamplona.


Pág. 114

CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS

Estas consultas permiten añadir datos de una tabla a otra, lo que equivale a añadir

registros. En concreto, agrega los registros resultado de la consulta a una tabla determinada. Su utilidad es el mantenimiento de ficheros históricos.

Para crear una consulta de este tipo, agregar las tablas (o consultas) que contienen los

datos que deseamos añadir. En la cuadrícula QBE deben añadirse todos los campos de la tabla sobre la que se quieren añadir filas. Y además el campo o campos sobre los que se va a realizar la selección (si es que no queremos anexar todos los registros de la tabla origen, sino sólo algunos).

Define el tipo de consulta como Consulta de datos anexados en el menú Consulta, en la barra de herramientas o en el menú contextual.

Aparecerá el cuadro de diálogo Anexar (ver figura 7-39) que permite indicar el nombre de la tabla a la que vamos a agregar los registros, y especificar si se encuentra en la base de datos activa o en otra base de datos distinta.

Figura 7-39

Además, en la cuadrícula QBE aparecerá la fila Anexar a y en ella deberemos indicar los

campos de la tabla destino a los cuales vamos a anexar la información. Access añadirá, por defecto, a dicha fila Anexar a de la cuadrícula QBE, los campos de la

tabla destino cuando los nombres de los campos de la tabla destino coinciden con los existentes en la tabla origen.

El programa añadirá los datos de cada campo de la tabla origen al campo de la tabla destino que está en la misma columna de la cuadrícula QBE, sin ser necesario que ambos tengan el mismo nombre. Sin embargo, sí es necesario que sus datos sean compatibles.

Una vez diseñada y guardada la consulta de datos anexados, ésta figurará en la solapa

Consultas de la ventana de la base de datos, desde donde la podremos ejecutar. El icono

identificador de las consultas de datos anexados es .


Pág. 115

Al ejecutar la consulta, aparecerá un aviso informando del número de registros que va a

incluir en la tabla destino, y al confirmar quedarán definitivamente anexados a la tabla. (Si deseas comprobarlo, debes abrir dicha tabla.)

Ejemplo: Consulta de datos anexados para añadir todos los pedidos solicitados en la

sucursal 2 (que figuran en la tabla “Pedidos en la sucursal 2”) a la tabla de “Pedidos”.(ver figura 7-40)

Figura 7-40 En el ejemplo anterior, no se han introducido criterios de selección puesto que se quieren

agregar todos los pedidos de la sucursal 2.

CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN

Modifica la información de registros ya existentes en una tabla (no añade ni elimina

registros). Pueden actualizarse datos de un solo campo o de varios; además, pueden actualizarse los datos en todos los registros o solamente en un grupo de ellos.

Para crear una consulta de este tipo, agregar las tablas que contienen los datos que

deseamos modificar. En la cuadrícula QBE debemos añadir los campos que van a ser actualizados y, en caso de tener que introducir criterios de selección de registros, también los campos que van a ser condición (con su criterio en la fila Criterios).

Definir el tipo de consulta como Consulta de datos anexados en el menú Consulta, en la barra de herramientas o en el menú contextual.


Pág. 116

En la cuadrícula QBE aparecerá la fila Actualizar a y en ella debemos indicar el nuevo valor

del campo (o campos) que queremos modificar. Una vez diseñada y guardada la consulta de actualización, ésta figurará en la solapa

Consultas del panel de exploración, desde donde la podremos ejecutar. El icono identificador

de las consultas de actualización es . Al ejecutar la consulta, aparecerá un aviso informando del número de registros que se van a

actualizar en la tabla, y al confirmar quedarán definitivamente modificados. (Si deseas comprobarlo, debes abrir dicha tabla.)

Ejemplo: Consulta de actualización para aumentar un 10% el precio unitario de los

productos de las categorías de “Bebidas” y de “Lácteos”. (ver figura 7-41)

Figura 7-41

En el ejemplo anterior, si no se hubieran indicado criterios habría aumentado un 10% el precio unitario de todos los productos.

CONSULTAS DE ELIMINACIÓN

Borrará todos los registros de una tabla que cumplan las condiciones impuestas. Para crear una consulta de este tipo, agregar las tablas que contienen los registros que

deseamos eliminar. Y en la cuadrícula QBE debemos añadir los campos que van a ser condición, con su criterio de eliminación en la fila Criterios. (Si una consulta necesita operar sobre varias tablas, es necesario que en la cuadrícula QBE aparezcan todos los campos de la tabla sobre la que se van a eliminar registros).


Pág. 117

Definir el tipo de consulta como Consulta de eliminación en el menú Consulta, en la barra

de herramientas o en el menú contextual. En la cuadrícula QBE aparecerá la fila Eliminar. Una vez diseñada y guardada la consulta de eliminación, ésta figurará en la solapa

Consultas de la ventana de la base de datos, desde donde la podremos ejecutar. El icono

identificador de las consultas de eliminación es . Al ejecutar la consulta, aparecerá un aviso indicando el número de registros (filas) que se

van a eliminar, y al confirmar ya no podremos recuperarlos. (Si deseamos comprobar que los registros han sido eliminados, debemos abrir la tabla.)

Si las tablas que van a eliminar registros están relacionadas, no se podrá eliminar registros de una forma indiscriminada. Si la relación que une dos tablas es de 1 a varios (1 a n), no se podrán eliminar los registros de la tabla con cardinalidad 1, pero sí los de la tabla con cardinalidad n. Esto es debido a la integridad referencial definida al crear la relación.

Ejemplo: Consulta de eliminación para borrar de la tabla “Pedidos” los pedidos solicitados

antes de Septiembre de 2002.(ver figura 7-42)

Figura 7-42

CONSULTAS DE TABLAS DE REFERENCIAS CRUZADAS

Permiten resumir los datos de una o varias tablas en forma tabular, y el resultado lo

obtiene cruzando los datos de los campos expresados como cabeceras de columnas y como filas.


Pág. 118

Para crear una consulta de este tipo, agregar las tablas necesarias. Y definir el tipo de

consulta como General en la barra de herramientas o en el menú contextual. En la cuadrícula QBE aparecerán las filas Total y Tab Ref Cruz.

Debemos indicar qué campo (o campos) queremos distribuir en filas y cuál en columnas, así

como qué operación deseamos utilizar para resumir la información y sobre qué campo. Para ello, agregar dichos campos a la cuadrícula QBE, y seleccionar en la fila Tab Ref Cruz: Encabezado de fila para el campo cuyos datos deseamos distribuir en filas, Encabezado de columna para el campo cuyos datos deseamos distribuir en columnas, y Valor para el campo que dará los resultados de la tabla. Además, elegir la opción que necesitemos (Cuenta, Suma, Promedio, Máx, Mín...) en la fila Total de éste último campo, mientras que debemos mantener el Agrupar por predeterminado en la fila Total de los campos en los que hemos seleccionado Encabezado de fila o Encabezado de columna.

Sólo un campo puede establecerse como Valor, y otro campo como Encabezado de

columna. Sin embargo, se puede elegir hasta tres campos como Encabezado de fila (en ese caso, debemos situar los campos en el orden en que queremos mostrar la información).

Para especificar criterios que limiten los encabezados de filas antes de que se realice el

cálculo, escribir una expresión en la fila Criterios de un campo con Encabezado de fila en la celda Tab ref cruz. Esto permite, por ejemplo, presentar los totales de ventas de productos de ciertas categorías, como carne y pescado.

Para especificar criterios que limiten los registros antes de que se agrupen los encabezados de fila y antes de que se realicen las referencias cruzadas, agregra el campo para el que deseemos establecer criterios en la cuadrícula de diseño, hacer clic en Dónde en la celda Total, dejar en blanco la celda Tab ref cruz y escribir una expresión en la fila Criterios. (Los resultados de la consulta no presentarán campos que contengan Dónde en la fila Total).

Si incluimos un campo en la cuadrícula de diseño de la consulta pero se elige la opción (Sin mostrar) en la celda Tab ref cruz y establecemos Agrupar por en la celda Total, Access agrupará según la misma como Encabezado de fila, pero no presentará la fila en los resultados de la consulta.

Por otra parte, de forma predeterminada, los encabezados de columnas se presentan en

orden alfabético o numérico. Si deseamos que aparezcan en un orden diferente o si deseamos limitar las columnas que muestren encabezados, establecer la propiedad Encabezados de Columna de la consulta. Para ello, en el cuadro de la propiedad Encabezados de Columna, escribir los encabezados de las columnas que deseemos mostrar, en el orden en que queremos que aparezcan. Entre los encabezados de columnas, escribir una coma (,).

Los encabezados de columnas que escribamos tienen que coincidir exactamente con los encabezados de columna de la hoja de datos de la consulta. (Por ejemplo, si un encabezado de columna en la hoja de datos es "USA", debemos escribir el encabezado de columna como "USA y no como "US".)

Una vez diseñada y guardada la consulta de tablas de referencias cruzadas, ésta figurará en

la solapa Consultas de la ventana de la base de datos, desde donde la podremos abrir.


Pág. 119

El icono identificador de las consultas de tablas de referencias cruzadas es . Ejemplo: Consulta de tabla de referencias cruzadas que muestre el número de empleados

que tiene la empresa en cada cargo y ciudad.(ver figura 7-43)

Figura 7-43

El resultado de la consulta será:

En el ejemplo anterior, se han cruzado los datos de “cargo” (situados en columna) y

“ciudad” (distribuidos en filas) para obtener cuántos empleados hay en cada cargo y ciudad.

CREAR UNA CONSULTA DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS MEDIANTE EL ASISTENTE

Para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas mediante un Asistente:

1º) Activar en la ficha Crear, Asistentes para consultas. 2º) En el cuadro de diálogo Nueva consulta que aparece, elegir la opción, Asist. Consultas de tabla ref. cruzadas y pulsa Aceptar.


Pág. 120

3º) En el primer cuadro de diálogo que aparece debemos seleccionar la tabla o consulta que tiene los datos que necesitamos para la consulta (ver figura 7-44). Pulsar Siguiente.

Figura 7-44

4º) En el siguiente cuadro de diálogo, elegir el campo (o campos) que deseamos utilizar

como título de las filas (ver figura 7-45). Y hacer clic sobre Siguiente.

Figura 7-45


Pág. 121

5º) En el cuadro de diálogo posterior, elegir el campo que deseamos utilizar como

título de las columnas (ver figura 7-46). Y pulsar el botón Siguiente.

Figura 7-46

6º) En la siguiente ventana, elegir el cálculo que deseamos realizar para cada

intersección de columna y fila (qué función necesitamos y sobre qué campo). Además, se pueden incluir sumas de filas o no (ver figura 7-47). Hacer clic sobre Siguiente.

Figura 7-47


Pág. 122

7º) En el último cuadro de diálogo, asignar un nombre a la consulta. También podemos

elegir si deseamos ver el resultado de la consulta o su estructura en la vista Diseño (ver figura 7-48). Pulsar Finalizar.

Figura 7-48

Si la consulta resultante no es exactamente como se desea, podemos volver a ejecutar el

asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño.

CONSULTAS QUE BUSCAN DUPLICADOS Y NO COINCIDENTES MEDIANTE EL ASISTENTE

ASISTENTE PARA BÚSQUEDA DE DUPLICADOS

Es posible encontrar registros o valores de campo duplicados en una tabla mediante un

asistente para consultas. A partir de los resultados de una Consulta de buscar duplicados, podemos determinar si

existen registros duplicados en una tabla o determinar qué registros de una tabla comparten el mismo valor. Por ejemplo, se pueden buscar valores duplicados en un campo de dirección para determinar si existen registros duplicados para el mismo proveedor, o bien podemos buscar valores duplicados en un campo de ciudad para ver qué proveedores se encuentran en la misma ciudad.

Para crear una consulta de este tipo, en ficha Crear, activar el botón Asistente para

consultas y posteriormente Asistente para búsqueda de duplicados En el cuadro de diálogo Nueva consulta, seleccionar Asistente para consultas de buscar

duplicados, y pulsar Aceptar.


Pág. 123

Este Asistente creará una consulta que busca registros con valores de campos duplicados

en una tabla o consulta. Seguir las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente. En el primer cuadro de diálogo debemos indicar la tabla o consulta donde deseamos buscar

valores de campo duplicados (ver figura 7-49). Pulsar Siguiente.

Figura 7-49

En el segundo seleccionar los campos que podrían contener información duplicada (ver

figura 7-50). Hacer clic sobre el botón Siguiente.

Figura 7-50


Pág. 124

A continuación, elegir los campos que queremos que muestre la consulta (además de los

que contienen valores duplicados). Pulsar Siguiente. (ver figura 7-51)

Figura 7-51

Si no seleccionamos que se muestren los demás campos además de los que tienen valores

duplicados, el resultado de la consulta sumará las apariciones de cada valor duplicado. En el último cuadro de diálogo, asignar el nombre a la consulta. Además, se puede

seleccionar si deseamos ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseño.(ver figura 7-52)

Figura 7-52


Pág. 125

Si la consulta resultante no es exactamente como deseas, puedes volver a ejecutar el

asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño. Access puede eliminar automáticamente todos los registros duplicados de una tabla,

aunque no es posible utilizar el Asistente para consultas de buscar duplicados para ello. Para eliminar automáticamente los registros duplicados de una tabla, se debe crear una

copia de la estructura de la tabla que contiene duplicados, se crean claves principales de todos los campos que contengan duplicados y se ejecuta una consulta de datos anexados desde la tabla original a la nueva tabla. Debido a que los campos que sean claves principales no pueden contener registros duplicados, esta tabla genera una tabla sin registros duplicados.

ASISTENTE PARA BÚSQUEDA DE NO COINCIDENTES

Este Asistente creará una consulta que busca los registros de una tabla que estén

relacionados con los registros de otra tabla. Por ejemplo, puede encontrar clientes que no tengan pedidos.

Para crear una consulta de este tipo, en la ficha Crear, activar el botón Asistente para

consultas, y a continuación, hacer clic Asistente búsqueda de no coincidentes y pulsar Aceptar. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, seleccionar Asistente para consultas de buscar no

coincidentes, y pulsa Aceptar. Seguir las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente. En el primer cuadro de

diálogo debemos indicar la tabla o consulta que no tendrá registros relacionados en la tabla que indicaremos en el siguiente cuadro de diálogo (ver figura 7-53). Pulsar Siguiente.

Figura 7-53


Pág. 126

En el segundo paso, elegir la tabla o consulta que contiene los registros relacionados (ver

figura 7-54).

Figura 7-54

En la tercera ventana, seleccionar el campo coincidente en cada tabla (ver figura 7-55).

Figura 7-55


Pág. 127

En el cuarto paso, indicar los campos que deseamos ver en el resultado de la consulta (ver

figura 7-56).

Figura 7-56

Y en el último cuadro de diálogo, asignar el nombre a la consulta. Además, se puede

seleccionar si deseamos ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseño.(ver figura 7-57)

Figura 7-57

Si la consulta resultante no es exactamente como deseamos, podemos volver a ejecutar el

asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño.


Pág. 128

8. FORMULARIOS

Los formularios son los objetos de la base de datos que se utilizan como interfaz entre las

tablas de las bases de datos y el usuario. Permiten introducir, consultar y extraer datos de una forma simple y cómoda.

Un formulario es una página (o varias), que se comporta como una ventana o cuadro de diálogo. Contiene controles para mostrar y modificar datos de las tablas de la base de datos.

Resumiendo, los formularios, además de visualizar el contenido de las tablas o el

resultado de las consultas, con un diseño personal, permiten realizar cualquier operación de mantenimiento de los datos, como añadir registros nuevos, eliminar otros ya existentes, modificar datos, ordenar registros, localizar algunos.... Se basan en los datos de una tabla y/o de una consulta

CREAR UN FORMULARIO

Los formularios visualizan el contenido de las tablas o consultas (incluso de varias tablas a la

vez) con un diseño personal. Podemos distribuir los campos por la ventana, añadir rótulos aclarativos para facilitar la interpretación de los datos, imágenes gráficas,...

Existen varios tipos de formularios, dependiendo del modo de distribución de los campos

en la ventana. El tipo más utilizado es el llamado En Columnas, donde los campos de la tabla se distribuyen en filas (no en columnas, como ocurre en la Hoja de datos de la tabla), por lo que sólo se visualiza un registro en la ventana.

El Asistente para formularios permite crear varios tipos de formularios, y además, algunos

de ellos pueden crearse de forma automática ( ). Las principales características de los distintos tipos de formularios son las siguientes:

Tipo de formulario Características En columna Cada campo aparecerá en una línea del formulario, y en

el formulario sólo se verá un registro.

En tabla (o Tabular) Cada campo constituirá una columna y cada registro una fila. El formulario mostrará varios registros a la vez.


Pág. 129

Hoja de datos Su aspecto es similar al de la ventana Hoja de datos de cualquier tabla o consulta.

Gráfico Permite resumir la información de una tabla en cualquiera de los múltiples tipos de gráfico.

Tablas dinámicas Permiten resumir los datos de una tabla de forma parecida a las consultas de tabla de referencias cruzadas.

Existen varias formas de crear un formulario, en la ficha Crear, seleccionar el grupo

Formularios para:

• : crea un formulario que permite introducir información de un registro cada vez.

• : crea un formulario dividido que muestra una hoja de datos en la sección superior y un formulario en la sección inferior para escribir información sobre el registro seleccionado en al hoja de datos.

• : crea un formulario que muestra múltiples registros en una hoja de datos, con un registro por fila.

• Gráfico dinámico : permite crear un formulario con gráfico.

• Formulario en blanco : permite personalizar un formulario para insertar los campos del objeto (tabla y/o consulta)seleccionado.

• Más formularios : permite crear distintos tipos de formularios (ver figura 8-1)

• Diseño del formulario : personaliza un formulario en el que se pueden combinar otros tipos de formularios.

Si utilizamos un Asistente, el proceso es sencillo y muy eficiente. El formulario creado

contendrá los campos seleccionados de la tabla o consulta, con unas características predeterminadas. Una vez creado, siempre es posible modificar el diseño del formulario para ajustarlo a nuestras necesidades.


Pág. 130

Existen varios modos de comenzar el proceso de creación del formulario: de modo

automático o a través del asistente A PARTIR DE UNA TABLA O CONSULTA SELECCIONADA PREVIAMENTE

• Situarse en el Panel de exploración, y elegir la tabla o consulta deseada. • En la ficha Crear, activar uno de los botones siguientes para generar un tipo de formulario automático (que podremos modificar posteriormente):

Gráfico dinámico

CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE Permite generar formularios de forma sencilla. Además, se puede crear un formulario

utilizando el asistente y después personalizarlo desde el modo Diseño. No es necesario seleccionar previamente una tabla y/o consulta.

Para ejecutar el Asistente:

• En la ficha Crear, en el grupo Formularios, pulsar el botón Más formularios. • Activar el Asistente para formularios(veremos el cuadro de diálogo Asistente para

formularios de la figura 8-1) Lo primero que pide el asistente es que seleccionemos las tablas o consultas sobre las que

vamos a crear el formulario, y a continuación, los campos que deseamos que muestre el

formulario. Seleccionar cada campo y pulsar la flecha para agregarlo, o bien, si deseamos

todos pulsar el botón . Para quitar algún campo agregado, seleccionar botón o, si

deseamos eliminar todos , el botón . Pulsar Siguiente.


Pág. 131

Figura 8-1

La siguiente pantalla permite seleccionar el tipo de formulario, es decir, la distribución de

los campos en el formulario (ver figura 8-2). Hay cuatro opciones: en columnas, tabular, hoja de datos y justificado. Elegir la que deseemos y pulsar Siguiente.

Figura 8-2

A continuación hay que determinar el fondo de la ventana del formulario, seleccionando un

estilo. Hay varias opciones diferentes a elegir (ver figura 8-3). Pulsar Siguiente.


Pág. 132

Figura 8-3

Por último, escribir el nombre del formulario (ver figura 8-4). Una vez acabado tenemos dos

opciones: Abrir el formulario para ver o introducir información y Modificar el diseño del formulario. Elegir la opción y pulsar Finalizar.

Figura 8-4

Si, en cualquier momento de la creación del formulario, deseamos volver al cuadro de

diálogo anterior, pulsar el botón Atrás.


Pág. 133

Una vez que hayamos pulsado Finalizar, el formulario aparece en la pantalla mostrando el

contenido del primer registro de la tabla o consulta. El formulario resultante, con las opciones que hemos ido seleccionando en este caso, sería el siguiente (ver figura 8-5):

Figura 8-5

El formulario queda ya almacenado en la solapa Formularios del panel de exploración de la

aplicación de Access. Desde allí, cualquier formulario podemos abrirlo con el botón Abrir (menú contextual) o hacer doble clic en el formulario.

Resumiendo, las ventajas de utilizar el asistente en vez de crear un formulario automático

son las siguientes: • El asistente nos permite seleccionar incluso varias tablas (en vez de una sola) sobre

las que vamos a crear el formulario, así como los campos que queremos que muestre el formulario (los Autoformularios muestran siempre todos los campos).

• Además, nos permite seleccionar el tipo de formulario, es decir, la distribución de los campos en el formulario. Hay cuatro opciones: en columna, tabular, hoja de datos y justificado. (La opción justificado no se puede elegir con un Autoformulario).

• Por último, podemos determinar el fondo de la ventana del formulario.


Pág. 134

CREAR UN AUTOFORMULARIO EN COLUMNAS CON EL BOTÓN

Permite generar formularios de forma sencilla y muy rápida, El formulario resultante

distribuye los campos en columna (cada campo en una línea) y en el formulario sólo se verá un registro (el primero de la tabla o consulta). Una vez creado el formulario, se puede personalizarlo desde el modo Vista Presentación o Vista Diseño.

Los formularios tienen tres modos de trabajo o vistas:

• Vista Formulario, se pueden editar y modificar los registros pero no alterar el diseño del formulario.

• Vista Presentación, permite modificar algunos elementos del diseño pero no editar • Vista Diseño, no permite la edición y modificación de los registros, solamente

alterar el diseño del formulario. Para crear un Autoformulario en Columnas:

• Desde la ventana de la aplicación de Access ,seleccionar la tabla y/o consulta

deseada, elegir ficha Crear y en el grupo Formularios pulsar el botón

• También es posible crear un formulario en columnas seleccionando el botón , Asistente para formularios y elegir en la distribución En columnas.

Automáticamente, presenta en la pantalla el resultado del formulario, que contendrá todos

los campos de la tabla o consulta seleccionada. El formulario resultante sería, por ejemplo:

Pulsar el botón Ver del grupo Vistas, en la ficha Inicio, para intercambiar entre los distintos

modos de trabajo.


Pág. 135

Para guardar el formulario, podemos pulsar el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido o elegir en el botón de Office Guardar como. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para preguntar el nombre del formulario (ver figura 8-6). Access pone por defecto al formulario el nombre de la tabla o consulta en la que te nos hemos basado, aunque se puede cambiar.

Figura 8-6

El formulario queda ya almacenado en la solapa Formularios de la aplicación de Access. Al guardar el formulario la ventana queda activa, visualizándose los datos. Para cerrarla ,

seleccionar en el botón Ver la Vista de formulario y en el menú contextual elegir Cerrar. También se puede seleccionar el comando Cerrar del menú Archivo en la ficha Complementos.

CREAR UN FORMULARIO DIVIDIDO

Crea un formulario con dos secciones, en la parte superior muestra un formulario y en la

parte inferior una hoja de datos a modo de tabla. En ambas secciones se pueden añadir registros o modificarlos en las vistas Formulario y Presentación (ver figura 8-7).

• Seleccionar la tabla y/o consulta deseada y pulsar el botón ,

del grupo Formularios en la ficha Crear. Pulsar el botón para agregar nuevos registros

Para guardar el formulario, podemos pulsar el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido o elegir Guardar como en el botón de Office. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para preguntar el nombre del formulario. Access pone por defecto al formulario el nombre de la tabla o consulta en que nos hemos basado, aunque se puede cambiar.


Pág. 136

Figura 8-7

El formulario queda ya almacenado en la solapa Formularios de aplicación de Access. Para cerrar el formulario, seleccionar el comando Cerrar en el menú contextual.

CREAR UN FORMULARIO DE VARIOS ELEMENTOS

También llamado formulario Tabular debido a que los registros se insertan en filas. Crea un formulario que muestra múltiples registros en una hoja de datos, con un registro por fila (ver figura 8-8). Una vez creado el formulario, se puede personalizar desde el modo Diseño.

• Seleccionar la tabla y/ o consulta deseada y pulsar el botón , del

grupo Formularios en la ficha Crear. Pulsar el botón para agregar nuevos registros

Para guardar el formulario, podemos pulsar el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido o elegir Guardar como en el botón de Office. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para preguntar el nombre del formulario. Access pone por defecto al formulario el nombre de la tabla o consulta en que nos hemos basado, aunque se puede cambiar.

El formulario queda ya almacenado en la solapa Formularios de aplicación de Access. Para cerrar el formulario, seleccionar el comando Cerrar en el menú contextual.


Pág. 137

Figura 8-8

CREAR UN FORMULARIO DE GRÁFICO DINÁMICO

Permiten crear un formulario con un gráfico asociado. El gráfico se crea arrastrando los campos de la tabla y/o consulta seleccionada (Lista de campos de gráfico) a las distintas áreas que componen el mismo (ver figura 8-9). Pasos para crear un formulario con gráfico:

1. Seleccionar la tabla y/o consulta deseada y pulsar el botón gráfico dinámico del grupo Formularios en la ficha Crear.

2. Arrastrar de la lista de campos de gráfico, el campo(s) a las distintas secciones del gráfico llamadas; campos de datos, categoría, serie y filtro, o pulsar el botón Agregar. Completar el resto de elementos con la barra de herramientas del gráfico dinámico.

3. Para quitar los campos arrastrados de las distintas secciones, seleccionarlos y arrastrarlos al cuadro de lista de campos de gráfico.

4. Pulsar el botón Autocalcular para indicar la función deseada para el campo de datos. Activar o desactivar la lista desplegable de los campos seleccionados en las distintas áreas para filtrar la información del gráfico

5. Pulsar el botón Cambiar tipo de gráfico y seleccionar otro tipo de gráfico. 6. Activar o desactivar la leyenda (botón leyenda). El botón colocar zonas visualiza u

oculta las secciones del gráfico. 7. Pulsar el botón lista de campos para mostrar u ocultar la lista de los campos de la

tabla y/o consulta. Pulsar el botón de Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido o el comando Guardar del botón de Office para almacenar los

cambios. Para Cerrar, activar el botón de la ventana del formulario Access


Pág. 138

Barra de herramientas del gráfico dinámico

Figura 8-9 y formulario con gráfico


Pág. 139

FORMULARIO EN BLANCO

Permite personalizar un formulario con los datos de una (o varias tablas) y/o consulta(s).

1. En la ficha Crear, dentro del grupo Formularios, seleccionar Formulario en blanco (ver figura 8-10)

2. En el cuadro Campos disponibles en otras tablas, seleccionar la tabla o consulta deseada haciendo clic en el símbolo +, para expandir los campos.

3. Hacer doble clic en cada campo que queramos para que se muestre en el área del formulario.

4. Automáticamente aparecen todos los registros y en función de la vista en la que nos encontremos (Vista Formulario, Presentación o Diseño), podremos modificar el diseño (vista presentación o diseño arrastrando los campos) o simplemente veremos todos

los registros. Pulsar el botón para agregar nuevos registros.

5. Para guardar el formulario, podemos pulsar el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido o elegir Guardar como en el botón de Office. Si queremos cerrar el formulario, seleccionar Cerrar en el menú contextual, o bien el

botón del formulario.

Figura 8-10


Pág. 140

CREAR FORMULARIOS CON EL BOTÓN MÁS FORMULARIOS

El botón Más formularios permite crear otros tipos de formularios, como son:

• El Asistente para formularios • Hoja de datos (formulario que trabaja como una tabla) • Cuadro de diálogo Modal • Tabla dinámica (funciona como la opción de Tabla dinámica en Excel)

MODIFICAR UN FORMULARIO. VISTA PRESENTACIÓN Y VISTA DEL FORMULARIO

Para modificar el diseño de un formulario, podemos hacerlo en la vista Presentación del

formulario o en la vista Diseño que es donde es posible cambiar todas las características de diseño de un formulario: colocación de los campos, alineación de los datos, estilo del formulario, fuente y color de los datos, creación de nuevos controles,...

Para abrir un formulario en modo Presentación o en modo Diseño, seguir uno de estos

pasos: • Si el formulario está cerrado, seleccionar dicho formulario en la solapa Formularios

del panel de exploración de la aplicación de Access y pulsar el botón Vista presentación o Vista Diseño.

• Hacer doble clic en el formulario para abrirlo y seguidamente en el grupo Vistas de la ficha Inicio seleccionar VerVista diseño o Vista presentación.

Menú contextual del panel de exploración


Pág. 141

VISTA PRESENTACIÓN DE UN FORMULARIO La vista presentación facilita la modificación del diseño de un formulario mediante el uso de

una barra de herramientas llamada Herramientas de presentación del formulario, sin necesidad de utilizar la Vista Diseño que permite opciones más avanzadas de personalización de un formulario.

Vista presentación de un formulario Cuando seleccionamos la vista presentación se activa una barra de herramientas llamada

Herramientas de presentación del formulario con dos fichas; Formato y Organizar

Grupo Formato

Grupo Organizar


Pág. 142

Para modificar cualquier formulario en la vista presentación conviene conocer previamente

algunos detalles:

• Los elementos del formulario disponen de una etiqueta (nombre que recibe el campo) y de un origen de control (el registro de ese campo).(ver figura 8-11)

• Para seleccionar la etiqueta o el origen del control, hacer clic en el cuadro correspondiente.

• Para seleccionar ambas, hacer clic en la etiqueta y posteriormente manteniendo la tecla <Mayúscula > pulsada, hacer clic en el origen de control (o viceversa).

• Para seleccionar todas las etiquetas y su origen de control hacer clic en el indicador

de posición . • Para eliminar una etiqueta y su origen de control, seleccionarlos y pulsar la tecla

<Supr>. • Para ubicar un campo (etiqueta y origen de control) en otra posición, seleccionar el

campo y arrastrar a la nueva posición. Grupo Formato

Para agregar más campos al formulario, pulsar en el botón Agregar campos existentes. Mostrará todos los campos de la tabla o consulta seleccionada así como otras tablas o consultas relacionadas. Si hemos eliminado una etiqueta y su origen de control, pulsar este botón y seleccionar el campo(s) de la lista haciendo doble clic en el campo correspondiente.

Figura 8-11 Seleccionar una etiqueta y/o su origen de control y asignar un color, tipo de letra, color de

fondo, alineación, etc.. mediante el grupo Fuente.

Seleccionar un origen de control y aplicar un formato condicional mediante el botón Condicional, establecer las condiciones (máximo de tres)aplicando el formato deseado.

Si hemos seleccionado un origen de control de fecha o número, aplicar el formato

monetario o de fecha deseado mediante el grupo Formato. Para insertar una imagen o logotipo, pulsar el botón Logotipo (se muestra en la cabecera).

Etiqueta Origen de control


Pág. 143

Pulsar el botón fecha para incluir una fecha u hora. El botón título permite cambiar el

nombre del encabezado del formulario. También se puede incluir el número de página del formulario.

Seleccionar un autoformato de la lista de autoformatos para aplicar un diseño a todo el

formulario. En el grupo líneas de división insertar la trama para el formulario así como el color , estilo y grosor de las líneas.

En la parte inferior de la ventana del formulario se muestra la barra para desplazarse entre los distintos registros o para agregar uno nuevo, así como ir a un registro determinado en el cuadro de texto Buscar (ver figura 8-12).

Figura 8-12

VISTA FORMULARIO En esta vista se pueden añadir, eliminar, ordenar y buscar registros, insertar filtros y

ajustar la visualización de la ventana de un formulario entre otras opciones. No se puede modificar el diseño aunque sí podemos seleccionar los modos presentación o diseño para cambiar la disposición de los elementos del formulario. La barra de herramientas es la misma que la que se obtiene en la Hoja de datos (ver sección Crear tablas ).

Barra de herramientas Vista formulario El botón filtro permite discriminar la información que veremos en el formulario (ver

capítulo 6, sección filtros). El botón Buscar permite localizar un registro o en su caso reemplazar por otro.

El botón Cambiar ventanas, dispone las distintas tablas o consultas abiertas para mostrarlas

superpuestas, vertical u horizontalmente. Esta opción es muy útil también cuando deseemos maximizar o restaurar la vista de una ventana para cerrarla.

Ir al primer registro Ir al último registro

Nuevo registro

Ir a un registro determinado


Pág. 144

VISTA DISEÑO DE UN FORMULARIO Un formulario puede estar constituido por cinco secciones (aunque, por defecto, algunas de

ellas están cerradas). Las cinco partes básicas de un formulario son:

• Detalle del formulario: contiene los campos de los registros que mostrará el formulario. Además se pueden añadir botones (por ejemplo, un botón para imprimir lo que está viendo) y otros controles.

• Encabezado del formulario: contiene la información que siempre está visible en la parte superior (por ejemplo, el título del formulario, una imagen, algún botón con una función determinada o cualquier otro control).

• Pie del formulario: actúa de forma similar al encabezado, pero al final del formulario.

• Encabezado de página • Pie de página

Los encabezados y los pies de formulario aparecen en la parte superior e inferior de un

formulario en la vista Formulario y al principio y al final de un formulario impreso. Los encabezados y los pies de página aparecen en la parte superior e inferior de cada página impresa, pero no aparecen en la vista Formulario (en este sentido, no es habitual imprimir un formulario).

Las secciones Encabezado del formulario, Pie del formulario, Encabezado de página y Pie de página se pueden abrir o cerrar activando y desactivando en la ficha Organizar de la barra de

herramientas del diseño del formulario los botones Encabezado o pie de formulario y

Encabezado o pie de página , del grupo Mostrar. Sólo se pueden agregar un encabezado y un pie por pares. Si no deseamos tener ambos,

podemos ajustar a cero el alto del que no deseamos o podemos asignarle a su propiedad Visible el valor No.

También podemos establecer la propiedad Mostrar cuando del encabezado y el pie de un

formulario para especificar cuándo deseamos que aparezcan el encabezado y el pie (Siempre,

Sólo al imprimir o Sólo en pantalla).Pulsar en el botón de la ficha Diseño para ver las propiedades

Si quitamos un encabezado y un pie, Access elimina los controles del encabezado y el pie.


Pág. 145

Figura 8-13 Ejemplo: Vista Diseño del formulario (En columna) de Clientes.

Como podemos ver en la figura 8-13 , en el formulario existe, para cada uno de los campos,

un control independiente (nombre o etiqueta de campo) y un control dependiente (celda en la que se muestra el contenido del campo, llamada origen del control).

La Vista Diseño, incluye dos barras de herramientas llamadas Diseño y Organizar:

B. herramientas diseño de la Vista Diseño

B. herramientas Organizar de la Vista Diseño

Etiqueta Origen de control


Pág. 146

Entre otros elementos de las barras de herramientas destacamos:

• El cuadro de herramientas: Dentro del grupo Controles, permite añadir nuevos controles al formulario.

• Agregar campos existentes: permite agregar nuevos campos al formulario.

Su visualización se activa o se desactiva pulsando en el botón Agregar campos existentes,

• Las reglas: permiten situar y modificar el tamaño de los

controles de modo exacto. Pulsar el botón de la barra de herramientas Organizar.

• La cuadrícula: permite alinear y colocar los distintos controles.

Su visualización se activa o se desactiva pulsando

en el botón de la barra de herramientas Organizar

LOS CONTROLES

Son objetos de un formulario o informe que muestran datos, realizan acciones o decoran el

formulario o informe. Dicho de otra forma, los formularios (o informes) están constituidos por diferentes elementos (como el título del formulario, nombre de los campos, dato del registro en cada campo, posibles botones de comando,...) a los que se denomina genéricamente ”controles”.

El grupo Controles contiene los controles o acciones que podemos añadir al formulario.

Añadiendo, eliminando y modificando controles se puede cambiar el diseño de un formulario.

Los controles pueden clasificarse de dos modos. Dependiendo de la información que

muestran, existen controles de tres tipos:


Pág. 147

• Dependientes: Muestran información de un campo de la tabla o consulta que

forma parte del formulario, y por tanto, varía para cada registro. Si se modifica el dato desde estos controles, el dato queda modificado en la tabla.

• Independientes: No dependen de ningún campo de tabla, por lo que su información no cambia para cada registro. Se usan para presentar información o mejorar la apariencia del formulario (por ejemplo, líneas, cuadros, nombre de los campos, título del formulario...).

• Calculados: Muestran un valor calculado (mediante una expresión) a partir de los datos almacenados en la tabla o consulta en que se basa el formulario. Funcionan igual que los campos calculados de las consultas.

Dependiendo de la naturaleza del control, existen: cuadros de texto, casillas de verificación,

líneas, botones de opción... Los controles disponibles en el Cuadro de herramientas son los siguientes:

Botón Control Función

Seleccionar Permite seleccionar los controles del formulario.

Asistentes para controles Permite definir controles y sus comportamientos.

Etiqueta Permite introducir texto en el formulario.

Cuadro de texto Muestra datos de la tabla o permite introducirlos.

Grupo de opciones Formada por un conjunto de cuadros de selección,

botones de alternar o botones de opción. Sólo puede estar activada una opción por grupo. (activar el asist. para controles)

Botón de alternar Permite representar valores Si/No. Puede utilizarse

dentro de un grupo de opciones.

Botón de opción (o Botón de radio) Para seleccionar valores Si/No. Puede utilizarse

dentro de un grupo de opciones.

Casilla de verificación Para seleccionar valores Si/No. Puede utilizarse en

un grupo de opciones.

Cuadro combinado Combina características de cuadros de lista y de

texto.

Cuadro de lista Crea un cuadro con una lista de opciones, de

manera que basta un clic sobre las opciones para seleccionarlas.

Botón de comando Al hacer clic sobre él ejecuta un comando.


Pág. 148

Imagen Inserta una imagen en el formulario (permite

seleccionar el archivo de la imagen).

Marco de objeto independiente Inserta un marco para poder introducir un objeto

OLE independiente del contenido del campo.

Marco de objeto dependiente Inserta un marco para introducir el valor de un

campo OLE.

Salto de página Útil si se quiere imprimir el formulario.

Control ficha Añade fichas en el formulario, con sus solapas que

dan acceso a ellas. Útil cuando el formulario contiene mucha información.

Subformulario/Subinforme Introduce un formulario dentro de otro.

Línea Inserta una línea.

Rectángulo Inserta un rectángulo.

Hipervínculo Crea un vínculo a una web, aplicación, email...

SELECCIONAR CONTROLES, SECCIONES DEL FORMULARIO, Y EL FORMULARIO

Para poder realizar operaciones sobre un control, una sección del formulario o incluso todo

el formulario, es imprescindible seleccionarlo previamente. Para seleccionar un control, estando en modo Diseño, basta con hacer clic sobre dicho

control. Activar la herramienta Seleccionar del grupo controles. Aparecerán una serie de puntos negros, que indican que el control está seleccionado. Y una

vez seleccionado, ya podemos mover el objeto, redimensionarlo, etc. Si se quiere eliminar la selección de un control, hacer clic fuera del área del control

seleccionado. En ocasiones, se necesita efectuar la misma operación sobre varios controles, y podríamos

realizarla en un único paso si se tienen seleccionados todos los controles a la vez. Para lograr seleccionar varios controles a la vez, mantener pulsada la tecla <Mayúscula> mientras hacemos clic sobre cada uno de los controles.

Para seleccionar el formulario, estando en la vista Diseño, podemos:

• Hacer clic en el “selector de formulario” (que es el cuadro situado en la esquina superior izquierda de la ventana Diseño del formulario).

• Pulsar en el botón y arrastrar dibujando un recuadro que abarque los campos deseados.


Pág. 149

MOVER CONTROLES

Para mover un control a otro lugar del formulario, se debe seleccionar previamente, y a

continuación, se arrastra por uno de sus bordes hasta la nueva posición. Durante el desplazamiento, visualizarás su silueta que indicará la nueva posición.

Los dos controles correspondientes a un campo (el control de la etiqueta y el control

independiente) pueden moverse conjuntamente o por separado. Al seleccionarse uno de los controles, se seleccionan automáticamente los dos (ver figura 8-14). Si arrastras uno (por uno de sus bordes), se desplazarán los dos controles a la vez. Si sólo quieres desplazar uno de los dos controles, debes arrastrarlo por el cuadro de selección situado en el vértice superior izquierdo (que es más grueso que los demás).

Cuando situamos el ratón sobre uno de los bordes de un control o sobre el cuadro de

selección situado en el vértice superior izquierdo del control, el cursor cambia de forma y

muestra el símbolo . Es en ese momento cuando es posible mover dicho control a otro lugar del formulario.

Es posible mover varios controles al mismo tiempo. Para ello, es imprescindible haberlos

seleccionado previamente. Figura 8-14

CAMBIAR EL TAMAÑO DE UN CONTROL

Una vez seleccionado el control, situar el cursor sobre uno de los selectores (o cuadros de

selección), en ese momento el cursor cambia y se convierte en una doble flecha. Hacer clic y desplazar el cursor manteniendo el botón del ratón pulsado.

Controles


Pág. 150

CAMBIAR EL TIPO DE UN CONTROL

Una vez seleccionado el control, seleccionar Cambiar a en el menú contextual (botón

derecho del ratón, y elegir en el submenú el tipo de control al que deseamos cambiar. Por ejemplo, se puede cambiar un control de tipo Botón de opción a una Casilla de

verificación.

ALINEAR CONTROLES

Para alinear controles, seleccionar aquellos controles que deseemos alinear.

Seguidamente, elegir en la ficha Organizar alguno de los botones del grupo Alineación de controles; Izquierda, Derecha, Arriba, Abajo o A la cuadrícula.

Para ajustar automáticamente el contenido de una etiqueta a la cuadrícula, pulsar el botón

Ajustar tamaño al contenido

AÑADIR CONTROLES

En primer lugar, hay que habilitar espacio suficiente, aumentando, si hiciera falta, el

espacio de la sección del formulario en la que vamos a añadir controles. Seleccionar el tipo de control adecuado en el grupo Controles y hacer clic en el lugar del

formulario donde queremos colocarlo. Si queremos utilizar un Asistente para crear un control, es preciso asegurarse que está

activada la herramienta Asistente para controles , antes de hacer clic en la herramienta del control que deseamos crear. (Si no estuviera activado dicho Asistente para controles, hacer clic sobre él).

Una vez agregado al formulario se podría modificar, entre otras cosas, el tamaño, tipo y

color de la letra. Para ello, se puede utilizar los botones del grupo Fuente. Cada uno de los controles tiene sus propias características que se pueden modificar. (Ver Propiedades de los controles).


Pág. 151

AGREGAR OTROS CAMPOS DEL ORIGEN DE REGISTROS DEL FORMULARIO

Hacer clic sobre el botón Agregar campos existentes en la barra de herramientas, para mostrar la lista de todos los campos de la tabla o consulta en que está basado el formulario.

Para crear un control tipo cuadro de texto que muestre los datos de un campo, haz clic sobre dicho campo en la Lista de campos, y arrastrarlo al formulario.

AÑADIR UN CONTROL ETIQUETA

Los controles de tipo Etiqueta se suelen utilizar mucho para incorporar un título para el

formulario en la sección del Encabezado del formulario.

Para crear una Etiqueta, hacer clic en la herramienta Etiqueta en el grupo Controles. El puntero adoptará el aspecto del control seleccionado. Después, en el formulario, hacer clic donde deseemos colocar la etiqueta. Aparecerá un recuadro pequeño, con el cursor situado en él, preparado para escribir texto. Escribir el texto, y pulsar <Enter>.

Si deseamos crear etiquetas que contengan texto en varias líneas, cuando terminemos de escribir una línea pulsar la secuencia de teclas <Control> y tecla <Intro>.

Si queremos que el tamaño del control se ajuste automáticamente a su contenido, se

puede elegir en la ficha Organizar la opción Ajustar tamaño al contenido .

AÑADIR UN CONTROL BOTÓN DE COMANDO

Un botón de comando se utiliza en un formulario para iniciar una acción o un conjunto de

acciones. Con el Asistente para botones de comando podemos crear más de 30 tipos diferentes de botones de comandos. Por ejemplo, se puede crear un botón de comando que busque un registro, imprima un registro, o aplique un filtro de un formulario.

Para agregar un Botón de comando con ayuda del Asistente para controles, asegurarse que

esté activada la herramienta Asistente para controles en el grupo Controles. Y a

continuación, hacer clic en el control Botón de comando en el mismo grupo. Después, en el formulario, hacer clic donde deseemos colocar el botón.

Aparecerá el primer cuadro de diálogo del Asistente (ver figura 8-15), en el que debemos

indicar la acción que deseamos que ocurra al hacer clic sobre dicho botón. Pulsar Siguiente.


Pág. 152

Figura 8-15

El segundo cuadro te permite elegir una imagen gráfica para el botón o introducir un texto

determinado (ver figura 8-16). Pulsar Siguiente.

Figura 8-16

Y el último cuadro del Asistente te sugiere que asignemos un nombre para el botón, de

manera que se pueda identificar posteriormente (ver figura 8-17). Hacer clic sobre Finalizar.


Pág. 153

Figura 8-17

AÑADIR UN CONTROL GRUPO DE OPCIONES

Los grupos de opciones ofrecen varias posibilidades al usuario, de las que sólo podrá activar

una de ellas, ya que son excluyentes entre sí. Para agregar un Grupo de opciones con ayuda del Asistente para controles, asegurarse que

esté activada la herramienta Asistente para controles en el Cuadro de herramientas. Y a

continuación, haz clic en el control Grupo de opciones en el mismo grupo. Después, en el formulario, hacer clic donde deseemos colocarlo.

Aparecerá el primer cuadro de diálogo del Asistente, en el que debemos escribir las

etiquetas que deseamos para cada opción (ver figura 8-18). Pulsar Siguiente.

Figura 8-18


Pág. 154

El segundo cuadro nos permite elegir una opción como predeterminada (ver figura 8-19).

Pulsar Siguiente.

Figura 8-19

A continuación, podemos aceptar por defecto los valores que Access asigna a cada opción,

o escribir otros (ver figura 8-20). Pulsar Siguiente.

Figura 8-20

En la siguiente ventana, decidimos qué hacer con el valor de la opción seleccionada:

guardarlo para usarlo más adelante o almacenarlo en el campo que indiquemos (ver figura 8-21). Pulsar Siguiente.


Pág. 155

Figura 8-21

En el siguiente paso, debemos elegir el tipo de control que queremos incluir dentro del

grupo de opciones (botón de opción, casilla de verificación o botón de alternar) así como el estilo para el grupo de opciones (ver figura 8-22).

Figura 8-22

Y el último cuadro del Asistente sugiere que asignemos un título para el grupo de opciones

que acabamos de crear (ver figura 8-23). Hacer clic sobre Finalizar.


Pág. 156

Figura 8-23

AÑADIR UNA IMAGEN DE FONDO A UN FORMULARIO

Para agregar una imagen de fondo a un formulario, en la ventana Hoja de Propiedades del

formulario: 1º) En la propiedad Imagen, hacer clic sobre el botón Generar junto al cuadro de la

propiedad, para abrir el cuadro de diálogo Insertar imagen y seleccionar una imagen de la unidad y carpeta correspondiente.

2º) En la lista desplegable de la propiedad Modo de tamaño de la imagen, elegir Recortar, Extender o Zoom dependiendo de cómo queramos ajustar la imagen al tamaño del formulario.

ELIMINAR CONTROLES

Selecciona el control y, pulsar la tecla <Supr> . Se pueden eliminar varios controles a la vez si en lugar de seleccionar un control

seleccionamos varios. En la barra de herramientas de acceso rápido hay un botón Deshacer, que permite

recuperar (inmediatamente después de borrarlo) un objeto eliminado en caso de equivocación.

OBTENER INFORMACIÓN SOBRE CONTROLES.

Mientras se está elaborando un formulario, para obtener ayuda sobre un control:

seleccionarlo y pulsar la tecla <F1>.


Pág. 157

PROPIEDADES DE LOS CONTROLES, DE LAS SECCIONES DE UN FORMULARIO, Y DEL FORMULARIO

Cada control de un formulario dispone de una serie de propiedades que definen su comportamiento y su apariencia. El usuario puede modificarlas en cualquier momento para adaptarlas a sus necesidades y personalizar más los formularios.

No todos los tipos de control tienen las mismas propiedades. Además de las características comunes a todos los controles (como el tamaño, la alineación, situación...), cada tipo de control tiene otras específicas.

Para acceder a las propiedades, seleccionar el botón Hoja de propiedades de la ficha Diseño Se abrirá una ventana con cinco solapas: Formato, Datos, Eventos, Otras y Todas (ésta

última muestra todas las propiedades de las solapas anteriores). Solapa Formato Contiene todas las propiedades que permiten variar el aspecto del control seleccionado

(tamaño de la fuente, color de fondo,...). (ver figura 8-24)

Figura 8-24


Pág. 158

La mayoría de las propiedades son listas desplegables que contienen los valores admitidos

por la propiedad. En otras ocasiones, aparece un botón con tres puntos suspensivos que mostrará una ventana con las opciones disponibles.

Si en algún momento necesitamos ayuda sobre una propiedad, seleccionarla y pulsar <F1>. Muchas de las propiedades que figuran en esta solapa se pueden modificar también

fácilmente mediante el grupo Fuente de la ficha Diseño, sólo necesitamos seleccionar previamente los controles (ver figura 8-25).

Figura 8-25 Grupo Fuente (formulario o informe)

Así, podemos elegir fácilmente el tipo de fuente, el tamaño u otra opción de formato

diferente, para el control o controles seleccionados. Solapa Datos Contiene las propiedades que permiten determinar los datos que aparecerán en el control.

Sólo aparece activa cuando es un control dependiente (un control que muestra información de un campo de la tabla).

La propiedad Activado determina si un control puede ser seleccionado en el formulario. La propiedad Bloqueado protege los datos en un campo haciéndolos sólo de lectura. La combinación de estas dos propiedades actúa de la siguiente manera:

Propiedad Activado

Propiedad Bloqueado

Resultado

Sí Sí Los datos se muestran normalmente. Se pueden copiar pero no editar.

Sí No Los datos se muestran normalmente. Se pueden copiar y editar.

No Sí Los datos se muestran normalmente, pero no se pueden copiar ni editar.

No No El control y los datos están desactivados (atenuados).

Solapa Eventos Muestra las acciones a las que puede responder. Dependiendo del tipo de control, esta

solapa variará su contenido (ver figura 8-26).


Pág. 159

Un evento es una acción determinada que se produce con un objeto, normalmente

resultado de una acción del usuario (ej: hacer clic con el ratón, desplazar el ratón,...).

Figura 8-26

Solapa Otras Muestra acciones diversas, de uso general. (Ej: Nombre permite modificar el nombre del

objeto seleccionado).

Figura 8-27

Dependiendo del tipo de control, varían las propiedades que aparecen en esta solapa. Una vez activado el cuadro de diálogo Propiedades, al seleccionar otros controles, éste

mostrará automáticamente las propiedades específicas de cada uno de ellos, las cuales podremos modificar según nos interese.


Pág. 160

MODIFICAR EL TEXTO O EL DATO DE UN CONTROL

Para modificar el texto de una etiqueta, hacer clic en la etiqueta, seleccionar el texto, y

seguidamente escribir el nuevo texto. Para cambiar el campo al que está vinculado un cuadro de texto u otro control, seleccionar

dicho control y pulsar el botón Hoja de Propiedades del grupo Diseño. En la ventana de Propiedades, hacer clic en el cuadro de la propiedad Origen del control y elegir un campo de la lista desplegable.

MODIFICAR EL ESTILO DE UN FORMULARIO

Para cambiar el estilo del formulario pulsar el botón Autoformato del grupo Organizar, y

elegir un estilo, o bien, seleccionar Asistente de autoformato… (ver figura 8-28) Aparecerá el cuadro de diálogo Autoformato. Seleccionar el estilo deseado y pulsar

Aceptar.

Figura 8-28

De esta manera, conseguimos cambiar de una vez el tipo de fuente, el tamaño, el grosor y

color de todas las líneas y el texto de un formulario, así como el fondo.


Pág. 161

MODIFICAR EL TAMAÑO DE UNA SECCIÓN DEL FORMULARIO

Es posible aumentar o disminuir el espacio en cualquier parte del formulario (Detalle,

Encabezado del formulario, Pie del formulario, Encabezado de página o Pie de página). Para modificar el tamaño de una sección del formulario, situar el cursor en el límite inferior

de la sección, y en cuanto el cursor cambia a dos flechas, arrastrarlo hacia arriba o hacia abajo hasta lograr el tamaño deseado.

Y para aumentar o disminuir el formulario horizontalmente, situarse en el límite derecho y en cuanto el cursor cambia a dos flechas, arrastrarlo hasta conseguir el tamaño que necesitemos.

GUARDAR Y CERRAR FORMULARIOS

Podemos guardar un formulario de varios modos:

• Para guardar el formulario, se puede pulsar el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido o elegir Guardar como en el botón de office. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para preguntar el nombre del formulario. Access pone por defecto al formulario el nombre de la tabla o consulta en que nos hemos basado, aunque se puede cambiar.(ver figura 8-29).

Figura 8-29

• También es posible seleccionar la ficha Complementos, el menú Archivo y el comando Guardar como. Hemos creado el formulario y lo hemos guardado, pero la ventana del formulario

ha quedado activa, visualizándose los datos. Para cerrarla elegir el botón Cerrar en la ventana del formulario.


Pág. 162

• Otra forma para guardar un formulario es cerrar directamente la ventana del formulario que acabamos de crear. El programa preguntará si deseamos guardar los cambios. (ver figura 8-30)

Figura 8-30

Si confirmamos la opción, mostrará el cuadro de diálogo Guardar como que nos permite introducir el nombre del formulario.

Una vez guardado, el formulario queda guardado en la solapa Formularios del panel de exploración de la aplicación de Access.

UTILIZAR FORMULARIOS

Los formularios se utilizan para ver y manipular los datos almacenados en las tablas de la

base de datos. Pero son importantes porque también permiten incluir otros elementos (controles) con los que el usuario puede realizar las operaciones que programe.

Los formularios permiten trabajar con los datos que muestran, igual que si estuviera activa la ventana Hoja de datos de la tabla o consulta correspondiente. Podemos introducir nuevos registros, modificar datos, localizar algunos, ordenar registros... (La ordenación de registros y la localización de datos se realiza de forma similar que en la tabla.

Los formularios pueden emplearse para imprimir los datos con el aspecto diseñado,

aunque existen otros objetos de la base de datos específicos para la impresión de datos, denominados Informes.

VISTAS DE UN FORMULARIO Los formularios figuran en la solapa Formularios del panel de exploración de la aplicación

de Access. Desde allí, cualquier formulario se puede abrir haciendo doble clic sobre él, y posteriormente modificarlo con Diseño.

Si estuviéramos en la vista Diseño del formulario, para utilizar dicho formulario se puede

hacer clic en el grupo Vistas, y elegir la opción Vista formulario o Vista presentación.


Pág. 163

DESPLAZAMIENTO EN UN FORMULARIO Al abrir un formulario, la ventana presenta, además de los elementos típicos (como la barra

de título, botones Minimizar, Maximizar o Restaurar, y Cerrar, barras de desplazamiento...), también otros elementos particulares.

Figura 8-31

En la Figura 8-, se trata de un formulario en Columnas que muestra los datos del registro

activo. El tamaño de la ventana depende del número de campos agregados al formulario; si no pudieran visualizarse todos los campos, aparecerían barras de desplazamiento (vertical y horizontal) en la ventana.

En la parte izquierda de un formulario está el botón de selección de registro (ver figura 8-

32), éste muestra una flecha que indica qué registro está seleccionado en cada momento. Y en la parte inferior aparecen los botones de desplazamiento:

Figura 8-32

que permiten desplazarse por los registros de la tabla o consulta en que se ha basado el

formulario (al primer registro , al anterior , al siguiente o al último ) y otro botón

para añadir un nuevo registro.


Pág. 164

Entre dichos botones de desplazamiento hay un recuadro que muestra el número de

registro que está activo y el número de registros que tiene en total (en el ejemplo de la figura: está activo el registro 8 de los 95 registros que tiene). Si escribimos un número en dicho recuadro y pulsamos <Intro> Access seleccionará dicho número de registro.

Por otra parte, hay muchas formas de desplazar el cursor por los campos y registros de un

formulario. Las principales combinaciones de teclas para desplazarse son las siguientes:

Combinación de teclas Desplazamiento <Flecha derecha> Activa el siguiente campo. (Si el formulario es de tipo

En columna, actuará del mismo modo que <Flecha abajo>). Si está activo el modo Edición, el cursor se moverá un carácter a la derecha.

<Flecha izquierda> Activa el campo anterior. (Si el formulario es de tipo En columna, actuará del mismo modo que <Flecha arriba>). Si está activo el modo Edición, el cursor se moverá un carácter a la izquierda.

<Flecha arriba> Activa el campo situado encima del activo.

<Flecha abajo> Activa el campo situado debajo del activo.

<Tab> Activa el siguiente campo.

<Shift+Tab> Activa el campo anterior.

<AvPág> Activa el siguiente registro, a no ser que el formulario contenga más campos de los mostrados en la ventana, en cuyo caso produciría un desplazamiento de la pantalla hacia abajo.

<RePág> Activa el registro anterior, a no ser que el formulario contenga más campos de los mostrados en la ventana, en cuyo caso produciría un desplazamiento de la pantalla hacia arriba.

<F2> Activa o desactiva el modo Edición.

En todos los desplazamientos detallados, queda resaltado el dato del campo en el que se

sitúa el cursor. También se puede situar el cursor en el campo que queramos simplemente haciendo clic

sobre él (en este caso, el dato del campo no queda resaltado).


Pág. 165

Access también permite mover el cursor a un registro determinado mediante la opción Ir A

del grupo Buscar. Aparecerá un submenú en el que debemos seleccionar el registro que queremos activar: primer registro, último, siguiente, anterior o nuevo registro.

AÑADIR UN REGISTRO

Para añadir un registro hay que situarse después del último existente. Una vez abierto el

formulario, hay varias maneras de hacerlo:

• Pulsando el botón Nuevo registro , bien en los botones de desplazamiento de registro de la parte inferior del formulario.

• Con el botón Registros, de la ficha Inicio y la opción . Y a continuación, solamente debemos introducir los datos del nuevo registro. Simplemente

cambiando de registro o cerrando la ventana del formulario, dichos datos quedarán almacenados automáticamente en la tabla.

ELIMINAR UN REGISTRO

Una vez abierto el formulario, hay varias maneras de eliminar un registro. En primer lugar,

seleccionar el registro que deseamos eliminar, para ello: • Hacer clic con el ratón sobre el botón de selección de registro (mostrará una flecha

que indica que el registro está seleccionado). Y una vez seleccionado el registro, para borrarlo se puede:

• Pulsar la tecla <Supr>.

• Pulsar el botón Eliminar registro del botón registros en la ficha Inicio (En realidad, este botón elimina el registro activo, por lo que no es necesario seleccionar el registro previamente, basta con estar situado en él).

MODIFICAR UN REGISTRO

Una vez abierto el formulario, simplemente realizar los cambios en el registro en cuestión.

Al pasar a otro registro o cerrar el formulario se guardará modificado.

FORMULARIOS CON SUBFORMULARIOS

Existen situaciones en que se necesita crear un formulario que tenga acceso a datos almacenados en diversas tablas relacionadas, o bien, un formulario para una consulta en la que estén combinadas las tablas. Esto se resuelve con subformularios. Un subformulario es un formulario que se incluye en el principal.


Pág. 166

El uso más común de los subformularios es para mostrar datos de tablas que tienen

definida una relación de “uno a varios”, de forma que la tabla que se encuentra en el lado “1” de la relación, es la que representa el formulario principal, y la tabla que se encuentra en la parte “varios” está representada en el subformulario.

Cuando se utiliza un formulario con subformularios para introducir nuevos registros, Access

guarda el registro actual en el formulario principal cuando se introduce el subformulario. También guarda cada registro del subformulario al introducirlo. (Asegura que los registros de la tabla en la parte de relación ”varios”, tienen un registro en la tabla de la parte de relación “1” con el que se relacionan.)

Access permite generar formularios utilizando el asistente de formularios. Un formulario principal puede tener cualquier número de subformularios si coloca cada

subformulario en el formulario principal. Puede anidar hasta dos niveles de subformularios. (Puede tener un subformulario dentro de un formulario principal, y a su vez, otro subformulario dentro de éste).

CREACIÓN CON EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS Para utilizar el asistente, desde la ficha Crear, en el grupo Formularios, seleccionar el botón

Más formularios , Asistente para formularios. Aparecerá el primer cuadro de diálogo (ver figura 8-33). Lo primero que pide el asistente es

seleccionar las tablas o consultas sobre las que se va a crear el formulario. (Para ello, hay que tener en cuenta las relaciones existentes entre las tablas de la base de datos.)

De cada tabla o consulta que nos interese, debemos ir eligiendo los campos que queremos

mostrar en el formulario. Una vez elegidos los campos de las distintas tablas o consultas, pulsar Siguiente.

Figura 8-33


Pág. 167

La siguiente ventana (ver figura 8-34) permite generar un formulario con subformulario o

formularios vinculados. En la ventana izquierda pregunta cómo queremos ver los datos. La derecha muestra

esquemáticamente la organización de los datos en función de lo seleccionado en la parte izquierda.

Si en la parte izquierda tenemos dos tablas con una relación 1 a varios, y elegimos ver los datos por la tabla “1”, nos da las opciones de Formulario con subformularios o Formularios vinculados para elegir. Mientras que si elegimos ver los datos por la tabla “varios”, no tenemos elección, crearemos Un único formulario.

Figura 8-34

Elegir, en este caso, la opción Formulario con Subformularios. Pulsar Siguiente. A continuación, pregunta cómo distribuir los datos en el subformulario. Puede ser de dos

formas: hoja de datos o tabular (ver figura 8-35). Elegir y pulsar Siguiente.

Figura 8-35


Pág. 168

Después, seleccionar el tipo de estilo del formulario (ver figura 8-36). Pulsa Siguiente.

Figura 8-36

Y por último, debemos dar un nombre al formulario y otro al subformulario (ver figura 8-

37). Pulsar Finalizar.

Figura 8-37

Ejemplo: El resultado de un formulario de Clientes con un subformulario de Pedidos

quedaría, ver figura 8-38.


Pág. 169

Figura 8-38

En el pie de la ventana del formulario pueden existir dos barras de desplazamiento para poder desplazarse por los registros de ambas tablas. De igual forma, aparecen unos botones de navegación del formulario y otros del subformulario.

En el ejemplo anterior, en el subformulario aparecen los datos de los pedidos del cliente que está activo en este momento en el formulario.

FORMULARIOS VINCULADOS

Para crear formularios vinculados, utilizar el Asistente para formularios. En el primer cuadro de diálogo del Asistente, debemos seleccionar las tablas o consultas

sobre las que se va a crear el formulario. (Para ello, hay que tener en cuenta las relaciones existentes entre las tablas de la base de datos.) (ver figura 8-39)


Pág. 170

Figura 8-39

Y de cada tabla o consulta que nos interese, debemos ir eligiendo los campos que

queremos mostrar en el formulario. Una vez elegidos los campos de las distintas tablas o consultas, pulsar Siguiente.

Es en la siguiente ventana donde nos permite elegir entre generar un formulario con

subformulario o formularios vinculados. En la ventana izquierda pregunta cómo queremos ver los datos. Y la derecha muestra

esquemáticamente la organización de los datos en función de lo seleccionado en la parte izquierda.

Si en la parte izquierda tienes dos tablas con una relación 1 a varios, y elegimos ver los datos por la tabla “1”, nos da las opciones de Formulario con subformularios o Formularios vinculados para elegir. Mientras que si elegimos ver los datos por la tabla “varios”, no tenemos elección, crearemos Un único formulario.(ver figura 8-40)

Figura 8-40


Pág. 171

Elegir, en este caso, la opción Formularios vinculados. Pulsar Siguiente. A continuación, debemos seleccionar el tipo de estilo del formulario (ver figura 8-41).

Pulsar Siguiente.

Figura 8-41

Y por último, debemos dar un nombre a los dos formularios (ver figura 8-42). Pulsar

Finalizar.

Figura 8-42

Ejemplo: El resultado de un formulario de “Clientes” con un formulario vinculado de

“Pedidos” quedaría, ver figura 8-43.


Pág. 172

Figura 8-43

La opción Formularios vinculados crea una ventana que muestra los registros de la tabla de

la parte de relación “1”, y esa ventana contiene un botón que al pulsarlo abrirá otra ventana que mostrará los registros de la tabla de la parte de relación “varios”.

Si en el ejemplo de la figura, pulsásemos sobre el botón “Pedidos1”, abrirá otra ventana

que mostrará los registros de la tabla “Pedidos” que están relacionados con el cliente activo en el formulario “Clientes” anterior.

AGREGAR UN SUBFORMULARIO A UN FORMULARIO EXISTENTE

Es posible agregar un subformulario a un formulario ya creado. Para ello, abriremos el

formulario en modo Diseño para incluir en él un campo subformulario.

En el grupo Controles, haremos clic sobre la herramienta Subformulario/Subinforme y con ella seleccionada nos situaremos en la parte del formulario donde queremos colocar el subformulario.

Se abrirá la primera ventana del Asistente para subformularios, y elegiremos entre una

tabla o consulta existente y un formulario ya creado (ver figura 8-44).


Pág. 173

Figura 8-44

Si elegimos la opción Usar tablas y consultas existentes, debemos indicar los campos que

queremos que muestre el subformulario (ver figura 8-45).

Figura 8-45


Pág. 174

A continuación, indicar el campo por el cual se relacionan las tablas (cuyos datos muestran

el formulario y el subformulario). Podemos definir los campos por los que las tablas que van a formar el formulario están

relacionadas o seleccionarlos de una lista que proporciona el Asistente. (Si los campos seleccionados en la ventana anterior permiten relacionar las tablas, el Asistente muestra una lista de vínculos para que seleccionemos el que se ajuste al diseño del formulario)(ver figura 8-46)

Figura 8-46

Y para terminar, asigna un nombre al subformulario, que quedará almacenado de forma

independiente en la base de datos (ver figura 8-47).

Figura 8-47


Pág. 175

9. INFORMES Y ETIQUETAS

Los informes son los objetos de la base de datos que permiten imprimir los datos de una

tabla, consulta o formulario con el aspecto que el propio usuario diseñe. La forma de generar informes es similar a la de generar formularios. La diferencia radical

entre formularios e informes es que los formularios se pueden utilizar para modificar el contenido de la base de datos, mientras que los informes sólo permiten ver la información que contiene.

CREAR UN INFORME

El Asistente para informes permite crear varios tipos de informes, y además, algunos de

ellos pueden crearse de forma automática (botón , de la ficha Crear, grupo Informes), o informes de tipo En columnas.

Access dispone de varios tipos de informes. Sus principales características son las

siguientes: Tipo de informe Características En columnas Cada campo (de la tabla o consulta sobre la que se

realiza el informe) aparecerá en una línea del informe, con el nombre de campo a la izquierda. Los registros suelen estar separados por una línea gráfica. El número de registros que tenga cada una de las páginas dependerá del número de campos.

En tablas (o Tabular) Los datos de cada campo constituirán una columna en el informe, y las cabeceras de cada columna pueden ser el nombre de los campos de la tabla. Imprime una fila por cada registro de la tabla. En estos informes se pueden realizar agrupaciones de registros según el contenido de uno o varios campos, siendo posible mostrar cálculos aritméticos en el informe y mostrar los totales al final.


Pág. 176

Etiquetas Permiten imprimir algunos datos de los registros con el formato de algunas de las etiquetas comerciales. Suelen utilizarse para generar etiquetas postales, en las cuales incluir el nombre y la dirección.

Existen básicamente varias formas de crear un informe, para ello en la ficha Crear, en el

grupo Informes, seleccionar una de estas opciones :

• Informes(informe automático) • Informe en blanco • Asistente para informes • Diseño de informe.

Si utilizamos un Asistente, el informe creado contendrá los campos seleccionados de la

tabla o consulta, con unas características predeterminadas. Una vez creado, siempre es posible modificar el diseño del informe para ajustarlo a nuestras necesidades.

CREAR UN INFORME AUTOMÁTICO

1. Seleccionar la tabla, consulta (o formulario). 2. Pulsar el botón Informe, de la ficha Crear en el grupo Informes. 3. En la ficha Inicio, dentro del grupo Vistas, seleccionar una de las siguientes vistas:

• Vista Informes (opción por defecto) • Vista preliminar (se activa la ficha Vista preliminar para retocar el informe y

posteriormente imprimirlo). • Vista Presentación (se activan las fichas Formato, Organizar y Configurar

páginas), permite modificar el informe. • Vista Diseño, (se activan las fichas Diseño, Organizar y Configurar páginas),

permite modificar completamente el informe). Los elementos de las fichas Formato, Diseño y Organizar trabajan de modo análogo a como

lo hacen en el formulario. GUARDAR UN INFORME

1. Seleccionar el botón de la barra de herramientas de acceso rápido, o bien, el botón de office, el comando Guardar como. También se puede activar la ficha Complementos y en el menú Archivo seleccionar el comando Guardar como….

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, asignar un nombre al informe y pulsar

Aceptar. El nuevo informe se presentará en la solapa de informes en el panel de exploración de la aplicación de Access.


Pág. 177

ABRIR UN INFORME Realizar uno de estos pasos:

• Seleccionar el informe de la solapa de informes en el panel de exploración de la aplicación de Access y hacer doble clic.

• Seleccionar el informe de la solapa de informes en el panel de exploración de la aplicación de Access y con el botón derecho del ratón (menú contextual) elegir el comando Abrir (se abre en la vista preliminar), Vista Presentación o Vista Diseño.

CERRAR UN INFORME

Si estamos en la vista informe, presentación o vista diseño, pulsar el botón Cerrar de la ventana del informe. También se puede seleccionar en la ficha Complementos el comando Cerrar.

Si estamos en la vista preliminar, seleccionar Cerrar vista preliminar y posteriormente

pulsar el botón . Si el informe no estuviese guardado previamente, se pide confirmación para guardar,

aceptar y asignar un nombre.

CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE

Permite generar informes de forma sencilla y después personalizarlo desde el modo

Diseño.

1. Para ejecutar el Asistente, seleccionar en la ficha Crear el botón Asistente para informes.

2. Lo primero que pide el asistente es que seleccionemos las tablas o consultas sobre

las que se va a crear el informe, y a continuación, los campos que queremos que muestre dicho informe (ver figura 9-1). Pulsar Siguiente.

Figura 9-1


Pág. 178

El siguiente paso permitirá agrupar la información del informe (ver figura 9-2), eligiendo

entre las posibilidades de agrupamiento que nos presenta en la parte izquierda de la ventana. El cuadro de diálogo permite agregar niveles de agrupamiento en el cuerpo del informe, lo

cual indicará cómo queda estructurada la información. En la ventana aparecen una serie de botones: los dos de arriba son para seleccionar el nivel de agrupamiento, y los dos de abajo para variar la prioridad de los niveles de agrupamiento.

En el pie de la ventana está el botón Opciones de agrupamiento, para modificar el intervalo

de agrupamiento de los campos seleccionados.

Figura 9-2

En la siguiente ventana (ver figura 9-3) se definirá el orden de la información que está en el

cuerpo del informe. Se puede ordenar hasta por cuatro campos diferentes, que se seleccionan en listas desplegables.

Junto al campo seleccionado existe un botón que permite ordenar la información de ese campo de forma ascendente o descendente.


Pág. 179

Figura 9-3

En la ventana hay un botón Opciones de resumen (ver figura 9-4), que si lo pulsamos,

permite indicar qué valores de resumen deseamos calcular.

Figura 9-4


Pág. 180

A continuación, en el siguiente cuadro de diálogo, seleccionaremos la distribución del

informe entre las distintas opciones, y en el apartado orientación indicaremos cómo queremos orientar las hojas del informe (ver figura 9-5) .

Figura 9-5

En la siguiente ventana, definir el estilo a aplicar eligiendo entre los estilos predefinidos (ver

figura 9-6).

Figura 9-6

Y para terminar, asignar un nombre al informe para almacenarlo en la aplicación de Access.

Pulsar Finalizar. (ver figura 9-7)


Pág. 181

Figura 9-7

Si, en cualquier momento de la creación del informe, deseamos volver al cuadro de diálogo

anterior, pulsar el botón Atrás. Una vez que hayamos pulsado Finalizar, el informe aparece en la pantalla (ver figura 9-8). Ejemplo: Para que podamos observar mejor el resultado, el comienzo de la primera página,

en este caso, sería el siguiente:

Figura 9-8


Pág. 182

Podemos utilizar los botones de navegación para visualizar las siguientes páginas.

El informe queda ya almacenado en la solapa Informes del panel de exploración de la

aplicación de Access. Desde allí, cualquier informe se puede abrir haciendo doble clic en el informe o en el comando Abrir del menú contextual y podemos modificarlo en la Vista Diseño.

Al finalizar el asistente se muestra la barra de herramientas de la Vista Preliminar (ver

figura 9-9), con las distintas opciones del tamaño, orientación, páginas a visualizar y márgenes, así como las opciones para configurar e imprimir el informe:

Figura 9-9 Si queremos entre otras acciones, exportar nuestros informes a la aplicación de Word

(formato .rtf), como archivo de texto (formato .txt) o como un documento de html para su inserción en una web pulsar los botones correspondientes en la barra de herramientas

Las ventajas de utilizar el asistente en vez de crear un informe automático son las siguientes:

• El asistente nos permite seleccionar incluso varias tablas (en vez de una sola) sobre las que vamos a crear el informe, así como los campos que queremos que muestre el informe (los informes automáticos muestran siempre todos los campos de la tabla o consulta en la que se basan).

• Permite indicar niveles de agrupamiento. • También es posible definir el orden de la información que está en el cuerpo del

informe. • Podemos indicar, qué valores de resumen se quiere calcular. • Permite seleccionar la distribución del informe entre varias opciones distintas, así

como la orientación de las hojas del informe. • Y por último, se puedes definir el estilo a aplicar, pudiendo elegir distintos estilos

predefinidos.


Pág. 183

VISTA PRESENTACIÓN

Si hemos creado un informe y hemos seleccionado la Vista Presentación, se puede

modificar la apariencia de nuestro informe gracias a las fichas Formato y Organizar y posteriormente configurar las páginas del informe para su impresión. Además es posible disponer la presentación de un informe de modo tabular y apilado para mejorar su presencia.

La ficha Formato (ver figura 9-10) de la vista presentación presenta los siguientes grupos:

• Fuente • Formato • Agrupación y totales • Líneas de división • Controles • Autoformato

Figura 9-10

Para aplicar cualquiera de las opciones de los distintos grupos es preciso seleccionar en la vista presentación; la etiqueta, el origen de control o ambos elementos (ver figura 9-11).

Figura 9-11

Selector de etiqueta y origen de control

Etiqueta

Origen de control o dato


Pág. 184

Una vez seleccionados los elementos del informe (etiqueta, origen de control, o ambos),

aplicar los formatos deseados del grupo fuente (negrita, cursiva, subrayado, tipo, color y tamaño de fuente, color de fondo del campo).

Se puede aplicar un formato condicional activando el botón , ello nos permite especificar cuál será el nuevo formato de los registros del informe en función de los criterios que indiquemos en las condiciones. En este ejemplo hemos buscado los registros cuyo valor del campo es igual a “Londres” para resaltarlos en negrita y color de fuente rojo (ver figura 9-12)

Figura 9-12

Si se ha seleccionado un dato (origen de control) de tipo numérico, moneda o fecha, se

puede modificar el formato dentro del grupo formato. Para realizar cálculos de sumatorios, promedio, valor máximo o mínimo, etc… desplegar las

funciones del botón . Este botón se puede utilizar en combinación con la opción Agrupar y ordenar que permite agrupar y ordenar registros. Por ejemplo supongamos que tenemos que agrupar los proveedores por zonas de venta y de ese modo ver todos los registros de cada zona de ventas juntos con sus total de ventas para cada una de las zonas.

INSERTAR LÍNEAS, CONTROLES Y AUTOFORMATO A UN INFORME Seleccionar las etiquetas, datos (origen de control) o ambos elementos y aplicar

posteriormente líneas de separación, estilos y colores utilizando las opciones del grupo Líneas de división.

Las opciones de control nos permiten incluir imágenes corporativas (logotipo) , números de

página , fecha y hora o modificar el título de nuestro informe . Si queremos añadir más campos al informe pulsar el botón Agregar campos existentes y hacer doble clic o arrastrar los campos de la lista de campos. Por último, si necesitamos aplicar un diseño con una apariencia determinada, activar el botón Autoformato y elegir el diseño deseado.


Pág. 185

La ficha Organizar (ver figura 9-13), ajusta el contenido de las etiquetas y de los datos del informe así como la disposición tabular o apilada que pueden tomar los datos.

Figura 9-13

Incluye los grupos:

• Diseño de controles • Alineación de controles • Posición • Herramientas

Para aplicar un diseño tabular (dispone las etiquetas en la parte superior y los datos en

columnas)o apilado (las etiquetas están a la izquierda del campo), hacer clic en el selector de

etiquetas y origen de control para seleccionar todo y posteriormente pulsar en el diseño deseado. El botón Quitar desactiva el diseño aplicado.

La opción Márgenes de control ubica el contenido de los datos en el campo. Una

herramienta muy útil para ajustar el tamaño al contenido es pulsar el botón Ajustar al contenido, de esa manera conseguimos que el informe no ocupe demasiado.

VISTA DISEÑO

Para modificar el diseño de un informe, debemos hacerlo en la vista Diseño que es donde

es posible cambiar todas las características de diseño: colocación de los campos, alineación de los datos, estilo del informe, fuente y color de los datos, creación de nuevos controles,...

Para abrir un formulario en modo Diseño: • Si el informe está cerrado, seleccionar dicho informe en la solapa Informes del

panel de exploración de la aplicación de Access y en el menú contextual pulsar el

comando . • Si estamos trabajando con el informe, y tenemos activa la vista Preliminar, pulsar el

botón Vista Diseño en el grupo Vistas de la ficha Inicio. Desde la ventana de la Vista Diseño se puede activar la vista Preliminar para comprobar las

modificaciones que vamos realizando en el diseño.


Pág. 186

VISTA DISEÑO DE UN INFORME Un informe puede estar constituido por cinco secciones (aunque, por defecto, algunas de

ellas están cerradas). Las cinco partes básicas de un informe son:

• Encabezado del informe: en esta parte se debe escribir el título del informe. • Encabezado de página: contiene el título que queremos en todas las

páginas del informe. • Detalle: contiene los datos del informe. • Pie de página: contiene la información que queremos al pie de

todas las páginas del informe. • Pie del informe: contiene la información que queremos impresa al

final del informe. La ventana de diseño muestra los distintos apartados del informe, así como los controles

incluidos en cada uno de ellos.(ver figura 9-14)

Figura 9-14 Ejemplo: Vista Diseño del informe de Productos.

Al igual que ocurre en los formularios, el diseño de los informes está constituido por una

serie de “controles”, que se pueden eliminar, mover, copiar, añadir, modificar en alguna de sus propiedades, etc. Las técnicas para realizar todas estas operaciones son idénticas a las utilizadas en la modificación de los formularios. (Ver apartado Modificar un formulario)


Pág. 187

La vista Diseño incluye dos fichas llamadas Diseño y Organizar:

Ficha Diseño

Ficha Organizar

INTRODUCIR SALTOS DE PÁGINA

Tanto en informes como en formularios es posible utilizar saltos de página para indicar

dónde se quiere empezar una nueva página. Para introducir un salto de página, abrir el informe en modo Diseño, seleccionar en el grupo Controles de la ficha Diseño , Salto de página

y situarse en la parte del informe donde queramos colocarlo. Para eliminar un salto de página, seleccionar la línea y pulsar la tecla <Supr>.

CAMBIAR LA ORDENACIÓN, EL ORDEN DE AGRUPAMIENTO Y CALCULAR TOTALES EN UN INFORME

En ocasiones, se puede mejorar el diseño de un informe agrupando registros y eliminando

la impresión de un dato repetido. Para ordenar y agrupar registros, abrir el informe en la vista Diseño, y hacer clic en el botón

Ordenar y agrupar del grupo Agrupación y totales de la ficha Diseño para mostrar el cuadro Agrupación, orden y total.(ver figura 9-15)

Figura 9-15


Pág. 188

Figura 9-16

Pasos:

1. Pulsar el botón Agregar un grupo (se pueden indicar uno o varios campos para agrupar y/o ordenar registros).

2. Seleccionar el campo agregar en el apartado Agrupar en seleccionar campo (por ejemplo País).

3. Pulsar el tipo de ordenación (con A en la parte superior)y seguidamente pulsar en el botón Más para desplegar las siguientes opciones:

• En el apartado por valor completo, indicar cuántos caracteres identificarán al grupo.

• En el apartado con total de campo , indicar el campo que deseemos utilizar para el cálculo.

• Indicar si queremos con una sección de encabezado o sin una sección de encabezado.

• Indicar si queremos con una sección de pie o sin una sección de pie. • Establecer si no queremos mantener el grupo junto en una página,

mantener todo el grupo junto en una página o mantener el encabezado y el primer registro juntos en una página.

4. Se puede añadir otro campo para crear un nuevo grupo, para ello pulsar el botón Agregar un grupo y seleccionar las opciones deseadas siguiendo los pasos anteriores (-2- al -3- inclusive). (ver figura 9-16)

5. Para modificar el orden de los campos hacer clic en los botones o del área de agrupación (extremo derecho).

6. Para eliminar un grupo pulsar el botón del área de agrupación. Si los grupos que estamos reorganizando tuvieran encabezados o pies, Access mueve los

encabezados, los pies de página y todos los controles en ellos a sus nuevas posiciones. Sin embargo, es necesario que ajustemos las ubicaciones de los controles en los encabezados y los pies de página.

Para cerrar el área de agrupación, orden y total, pulsar en el botón . A continuación, en el diseño del informe, deberíamos mover la etiqueta del campo por el

que deseamos agrupar los registros, desde la zona de Detalle al Encabezado de dicho campo.


Pág. 189

Ejemplo: Proceso para agrupar por “país” un informe de clientes.

CONFIGURAR LA PÁGINA

Hay ocasiones en las que interesa cambiar la configuración de la página. Por ejemplo, puede ocurrir que en el resultado de un informe no se muestren completas las

etiquetas de los campos. En ese caso, además de desplazarlas y modificar su tamaño, e incluso cambiar el texto de alguna etiqueta, puede interesar modificar los márgenes de la página.

Para ello, seleccionar la Vista preliminar del informe (o formulario seleccionado), y elegir el

botón Configurar página... Aparecerá un cuadro de diálogo Configurar página.(ver figura 9-17)

Figura 9-17


Pág. 190

En la solapa Opciones de impresión, introducir los valores para los Márgenes .Y en la ficha

Página se puede indicar la orientación y el tamaño del papel.

IMPRIMIR UN INFORME

Al activar la Vista Preliminar de un informe, éste se mostrará tal cual aparecerá al

imprimirlo. Esta operación es importante hacerla antes de la impresión ya que, si el aspecto del informe no se ajusta a lo esperado, se podrá activar de nuevo la vista Diseño para seguir haciendo modificaciones en él.

Una vez comprobado el resultado en la Vista preliminar, para imprimir el informe pulsar el

botón Imprimir del grupo Imprimir, o seleccionar en la ficha Complementos el menú Archivo y el comando Imprimir.

También se puede imprimir un informe desde la ventana de la aplicación de Access. Para ello, seleccionar el informe en la solapa Informes del panel de exploración, y a continuación, en el botón de office elegir la opción de Imprimir, indicar todas las opciones de impresión que deseemos: intervalo de impresión, número de copias,...

CREAR ETIQUETAS

Las etiquetas postales son un tipo de informe. Access incorpora un Asistente que permite

crearlas de una forma sencilla y rápida. Para crear etiquetas, desde la ventana de la aplicación de Access, activar la solapa Informes

en el panel de exploración, y pulsar en la ficha Crear el botón . En el primer paso del Asistente se tendrá que seleccionar el modelo (o tamaño) de las

etiquetas. Además se puede seleccionar la unidad de medida (para elegir el tamaño de las etiquetas), y el tipo de etiqueta (hojas sueltas o papel continuo para la impresión). (ver figura 9-18)

Si desactivamos la casilla de verificación Mostrar tamaños personalizados, podemos

escoger en el desplegable que está encima un tipo de producto con unas características específicas.


Pág. 191

Figura 9-18

Si ninguno de los tamaños de etiquetas que ofrece el programa se corresponde con las que

tenemos que utilizar, Access permite crear nuestro propio tamaño de etiqueta. Para ello, pulsar el botón Personalizar... y accederemos a un cuadro de diálogo con una lista de modelos para elegir y un botón Nueva... (ver figura 9-19) que nos va a permitir determinar las características de la nueva etiqueta (número de etiquetas por fila, altura y ancho de cada etiqueta, separación entre ellas, etc.). Asignar un nombre a la nueva configuración de tal modo que la próxima vez se pueda elegir y pulsar el botón Aceptar, posteriormente pulsar el botón Cerrar para abandonar el cuadro de diálogo Nuevo tamaño de etiqueta(ver figura 9-20). Pulsar Siguiente.

Figura 9-19


Pág. 192

Figura 9-20

En el segundo paso del Asistente, se debe seleccionar la apariencia del texto: el tipo,

tamaño y color de la letra (ver figura 9-21). Pulsar Siguiente.

Figura 9-21


Pág. 193

A continuación, debemos indicar la información que se va imprimir en la etiqueta. Añadir el

texto necesario (escribiéndolo desde el teclado) y seleccionar los campos (resaltando cada campo entre los campos disponibles de la tabla o consulta que se ha seleccionado al principio, y haciendo clic sobre el botón . Para situar el cursor en una nueva línea de la etiqueta, pulsar <Intro>). (ver figura 9-22)

Una vez diseñada la etiqueta prototipo, hacer clic sobre Siguiente.

Figura 9-22

El siguiente paso permite ordenar la impresión de las etiquetas. Selecciona los campos de

una lista que muestra todos aquellos por los que se pueden ordenar las etiquetas. Pulsar Siguiente. (ver figura 9-23)

Figura 9-23


Pág. 194

Para terminar, debemos asignarle un nombre a las etiquetas (ver figura 9-24). Y pulsar

Finalizar. Las etiquetas se guardan automáticamente en la solapa Informes del panel de exploración de la aplicación de Access junto a otros informes.

Figura 9-24

Access creará las etiquetas y las mostrará en la ventana Vista preliminar (ver figura 9-25).

Para cerrar la ventana del informe y volver a tener activa la de la aplicación de Access, se

puede seleccionar Cerrar vista preliminar o pulsar el botón . Para abrir una etiqueta, seleccionar en la solapa Informes la etiqueta deseada y hacer

doble clic. Si queremos imprimir las etiquetas, pulsar el botón de Imprimir en la vista preliminar o

elegir en el botón de office la opción Imprimir.


Pág. 195

Figura 9-25 Ejemplo: Etiquetas postales de proveedores.

CREAR UN INFORME CON DATOS DE VARIAS TABLAS

Del mismo modo que ocurre en las consultas y en los formularios, es posible crear informes

seleccionando campos de distintas tablas. Para crearlo, utilizar el asistente. Desde la ventana de la aplicación de Access seleccionar

en la ficha Crear el botón Aparecerá el primer cuadro de diálogo (ver figura 9-26). Lo primero que pide el asistente es

seleccionar las tablas o consultas sobre las que se va a crear el informe. (Para ello, hay que tener en cuenta las relaciones existentes entre las tablas de la base de datos.)

De cada tabla o consulta que nos interese, debemos ir eligiendo los campos que queremos

mostrar en el informe. Una vez elegidos los campos de las distintas tablas o consultas, pulsar Siguiente.


Pág. 196

Figura 9-26

La siguiente ventana pregunta cómo queremos ver los datos. (ver figuras 9-27 y 9-28) Access, tras comprobar que existen relaciones entre las tablas, ofrece varias opciones para

mostrar los datos. La parte derecha de la ventana muestra esquemáticamente la organización de los datos en función de lo seleccionado en la parte izquierda.

Figura 9-27


Pág. 197

Figura 9-28

El siguiente paso permitirá agrupar la información del informe, eligiendo entre las

posibilidades de agrupamiento que nos presenta en la parte izquierda de la ventana. El cuadro de diálogo permite agregar niveles de agrupamiento en el cuerpo del informe, lo

cual indicará cómo queda estructurada la información. En la ventana aparecen una serie de botones: los dos de arriba son para seleccionar el nivel de agrupamiento, y los dos de abajo para variar la prioridad de los niveles de agrupamiento. (ver figura 9-29)

En el pie de la ventana está el botón Opciones de agrupamiento, para modificar el intervalo de agrupamiento de los campos seleccionados.

Figura 9-29


Pág. 198

En la siguiente ventana se definirá el orden de la información que está en el cuerpo del

informe. Se puede ordenar hasta por cuatro campos diferentes, que se seleccionan en listas desplegables. (ver figura 9-30)

Junto al campo seleccionado existe un botón que permite ordenar la información de ese campo de forma ascendente o descendente.

En la ventana hay un botón Opciones de resumen, que si lo pulsamos, permite indicar qué valores de resumen deseamos calcular.

Figura 9-30

A continuación, en el siguiente cuadro de diálogo (ver figura 9-31), seleccionaremos la

distribución del informe, y en el apartado orientación indicaremos cómo queremos orientar las hojas del informe.

Figura 9-31


Pág. 199

En la siguiente ventana, definir el estilo a aplicar eligiendo entre varios estilos predefinidos

(ver figura 9-32).

Figura 9-32

Y para terminar, asignar un nombre al informe para almacenarlo en la base de datos.

Pulsar Finalizar.(ver figura 9-33)

Figura 9-33

Si, en cualquier momento de la creación del informe, deseamos volver al cuadro de diálogo

anterior, pulsar el botón Atrás. Una vez que hayamos pulsado Finalizar, el informe aparece en la pantalla.


Pág. 200

Ejemplo: El informe resultante (ver figura 9-34), con las opciones que hemos ido

seleccionando en este caso (datos de clientes y pedidos, mostrando los datos por cliente, y sin agrupar ni ordenar), tendría el siguiente aspecto:

Podemos utilizar los botones de navegación para visualizar las siguientes páginas.

Figura 9-34

El informe queda ya almacenado en la solapa Informes del panel de exploración de la

aplicación de Access. Desde allí, cualquier informe se puede abrir haciendo doble clic y podemos modificarlo con Diseño.

DISEÑAR UN INFORME: INFORME EN BLANCO

Un informe en blanco viene a ser lo mismo que diseñar un informe desde cero. Al activar el

botón Informe en blanco del grupo Informes de la ficha Crear, se muestra un área en blanco en la Vista Presentación y se abre el panel de lista de campos para agregar los campos de la tabla o consulta que seleccionemos (no es necesario elegir previamente ninguna tabla o consulta). (ver figura 9-35)

La opción Diseño del informe permite igualmente crear un informe en blanco pero en la

vista diseño para distribuir los campos de las tablas y o consultas que seleccionemos del panel de lista de campos. Para ello es necesario pulsar el botón Agregar campos existentes en la ficha Diseño. Las opciones de trabajo son idénticas para un informe en blanco que para el diseño del informe.


Pág. 201

Pasos:

1. Pulsar el botón Informe en blanco

2. Arrastrar de la lista de campos el campo de la tabla o consulta deseados hacia el área del informe o hacer doble clic en el campo para situarlo automáticamente en dicho área.

3. Utilizar las distintas vistas para visualizar el informe creado y en su caso modificarlo

haciendo uso de las vistas presentación y diseño y elegir los botones deseados de las fichas Diseño u Organizar.

4. Para imprimir el informe creado, seleccionar la vista preliminar y el botón Imprimir o el comando con el mismo nombre del botón de office.

5. Para guardar los cambios, pulsar en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido, o el botón de office y el comando Guardar.

6. Para cerrar el formulario, utilizar el botón Cerrar de la ventana del informe Figura 9-35


Pág. 202

10. MACROS

Saber crear y ejecutar macros nos va a permitir realizar tareas repetitivas en una sola

acción. Una macro engloba un conjunto de acciones que, al ejecutarse, el programa realiza

automáticamente en el mismo orden en que se hayan especificado. Por tanto, las macros permiten automatizar aquellas tareas que se realizan frecuentemente.

CREAR UNA MACRO

Para crear una macro, podemos: • En la ficha Crear, en el grupo Otros, activar el botón Macro, o bien, en la ficha

Complementos, seleccionar el menú Insertar y el comando Macro. • Veremos una hoja de macro vacía con la ficha Diseño que contiene una barra de

herramientas para crear la macro (ver figura 10-1). • Seleccionar una acción en la lista desplegable de la columna Acción, e indicar los

argumentos de la acción que aparecerán en el panel inferior (llamado Argumentos de acción), sobre qué objetos se va a realizar. Además, opcionalmente, podremos indicar algunos comentarios a las acciones que realice la macro.

Si queremos borrar la acción, los argumentos y los comentarios, seleccionar en la cabecera

de fila y pulsar la tecla <Supr>.


Pág. 203

Figura 10-1

Una vez que hemos indicado las acciones y sus argumentos, hacer clic sobre el botón

Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido, e introducir el nombre de la macro.(ver figura 10-2)

Figura 10-2

Para ejecutar la macro, hacer doble clic en la macro deseada de la solapa Macro del panel

de exploración de la aplicación de Access o elegir en el menú contextual el comando

.


Pág. 204

Para cerrar la ventana de definición de la macro, pulsando el botón . Se activará la

ventana de la base de datos, y en la ficha Macros ha quedado ya almacenada la macro que acabamos de crear.

Ejemplo: Macro que abre el formulario de “Clientes”, y en dicho formulario permite

modificar sus datos y añadir nuevos registros. (ver figura 10-3)

Figura 10-3

ACCIONES DE UNA MACRO

Entre las acciones más importantes que puede realizar una macro, están: Acción Descripción

Abrir Abre la ventana que se especifique del objeto seleccionado.

AgregarMenú Agrega un menú a una nueva barra de menú personalizada.

AplicarFiltro Aplica un filtro, consulta o cláusula WHERE (SQL) a una tabla, formulario o informe.

Bip Emite un aviso sonoro.

Buscar Registro Localiza un registro, de la tabla activa, que cumpla el criterio especificado.

BuscarSiguiente Localiza el siguiente registro que cumpla el criterio especificado.

Cerrar Cierra la ventana del objeto de la base de datos que se indique.


Pág. 205

CopiarObjeto Copia el objeto indicado a otra base de datos, o a la misma con otro nombre diferente.

CuadroMsj Muestra un cuadro de diálogo con el mensaje que se especifique.

DetenerMacro Detiene la ejecución de la macro.

Eco Oculta o muestra el resultado de cada una de las acciones de una macro.

EjecutarComando Ejecuta el comando de Access especificado.

EjecutarMAcro Ejecuta una macro.

EliminarObjeto Elimina el objeto que se especifique o, en caso de no hacerlo, el activo.

EstablecerElemento del menú Establece un valor para un control, campo o propiedad.

Guardar Guarda las modificaciones en el objeto activo, o en el que se indique.

IrA(Página,Registro o Control) Permite situar el cursor en un objeto: registro, control, página...

Maximizar Maximiza la ventana activa.

Minimizar Minimiza la ventana activa.

MostrarTodosRegistros Cancela el filtro que estuviera activo en una tabla, consulta o formulario.

RelojDeArena Muestra el indicador del ratón de espera (el reloj de arena).

RepintarObjeto Actualiza el contenido de los controles dependientes de la ventana activa.

Restaurar Restaura el tamaño que tiene la ventana activa.

Salir Sale de Access.

Para visualizar todas las acciones disponibles para crear macros pulsar el botón de la ficha Diseño de la macro


Pág. 206

MACROS CONDICIONALES

Las macros también permiten realizar ciertas operaciones en función de que se cumpla o no

una condición determinada. Para crear una macro condicional, debemos acceder la ventana de diseño vacía en la que

definir la nueva macro. Para ello ir a la ficha Crear y seleccionar Macro. Se abrirá una hoja de macro vacía. Hacer clic sobre el botón Condiciones de la ficha Diseño

de macro para agregar la columna Condición al panel superior de la ventana de diseño. A continuación, debemos ir introduciendo una condición, seleccionando una acción en la

lista desplegable de la columna Acción, e indicando, entre los argumentos de la acción que aparecerán en el panel inferior, sobre qué objetos se va a realizar. Además, opcionalmente, podremos indicar algunos comentarios a las acciones que realice la macro.

Una vez que hemos indicado las condiciones, las acciones y sus argumentos, hacer clic

sobre el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido, e introducir el nombre de la macro.

Cerrar la ventana de diseño de la macro, pulsando el botón . Se activará la ventana de la aplicación de Access, y en la solapa Macros ha quedado ya almacenada la macro que acabamos de crear.

Ejemplo: Macro que actualiza el precio del producto dependiendo del “Proveedor”. Esta macro actualizará el precio del producto del registro activo, cuando el “Proveedor” es

el que hemos indicado en la condición. La macro tomará el dato del campo “Proveedor” y comprobará qué condición de la macro se cumple, para realizar así la acción que esté situada a su derecha. El resto de las acciones no las ejecutará, ya que no se cumplirán sus condiciones.

Para que funcione correctamente esta macro del ejemplo, debería ser ejecutada desde el

formulario de “Productos”, y afectará al registro activo. (ver figura 10-4)


Pág. 207

Figura 10-4

La diferencia entre esta macro y una consulta de actualización que actualizase el precio de

los productos, dependiendo del proveedor, es que: • La consulta de actualización sólo permite actualizar el precio de los productos de un

proveedor determinado. • Y la macro actualiza el dato del registro activo, mientras que una consulta de

actualización modificaría todos los de la tabla que cumplieran la condición.

MODIFICAR UNA MACRO

Todas las modificaciones en el diseño de una macro deben hacerse en su vista Diseño. Para

ello, activar la solapa Macros en el panel de exploración de la ventana de la aplicación de Access, seleccionar la macro que deseemos modificar y pulsar en el menú contextual, el

comando . Access abrirá la ventana de diseño de la macro, en la que podemos modificar las acciones y

sus argumentos. Si necesitásemos insertar una acción entre las existentes en la macro, deberíamos añadir

una nueva fila, en la posición adecuada, mediante el botón del grupo Filas. Y si necesitásemos eliminar una acción de las existentes en la macro, deberías eliminar dicha

fila, seleccionándola y pulsando el botón del grupo Filas.


Pág. 208

Para seleccionar una fila, hacer clic sobre su botón selector (cabecera de fila), que está

situado a la izquierda. También es posible duplicar una línea de la macro mediante las opciones Copiar y Pegar del

grupo Portapapeles en la ficha Inicio, o los correspondientes comandos del menú contextual. Y posteriormente se puede modificar la línea duplicada para adaptarla a nuestras necesidades.

Una vez modificada la macro, pulsa el botón Guardar de la barra de herramientas para guardar los cambios, y cierra la ventana de diseño (pulsando el botón ).

EJECUTAR UNA MACRO

Una macro se puede ejecutar desde distintos lugares y en distintos momentos. Entre otras

formas, podemos ejecutar una macro:

• Desde la ventana Diseño de la macro: pulsando el botón Ejecutar del grupo Herramientas.

• Desde la ficha Herramientas de la base de datos, en el grupo Macro: haciendo clic

sobre el botón Ejecutar macro . • Desde cualquier formulario o informe, al realizar una operación determinada sobre

un control concreto. (Por ejemplo, es posible ejecutar una macro al pulsar un botón de comando, al abrir un formulario, al cerrar un informe...)

También es posible ejecutar la macro paso a paso, para poder controlar individualmente

todas sus acciones.

Para ello, debemos activar el botón en la ventana de diseño de la macro, posteriormente guardar los cambios realizados en el diseño, y ejecutar la macro.

Access irá mostrando en cuadros de diálogo las acciones que va realizando. Una vez finalizada su ejecución, el programa desactivará la opción Paso a paso, por lo que la macro volverá a ejecutarse normalmente.


Pág. 209

11. PERSONALIZACIÓN DE ACCESS

OPCIONES DE ENTORNO

Existen una serie de opciones de personalización que afectan de forma global a todo el entorno Access. Para acceder a ellas, seleccionar el botón de Office> Opciones de Access.

Aparecerá una ventana con diez solapas en las que se agrupan las opciones según su categoría.

Figura 11-1

Por ejemplo, en la solapa Personalizar, podemos agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rápido.

Siguiendo con algunos otros ejemplos, en la solapa Hoja de datos se pueden modificar los colores y fuente predeterminados. En la solapa Avanzadas se puede cambiar los márgenes de impresión por defecto (Imprimiendo).


Pág. 210

PERSONALIZACIÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO

Es posible personalizar la barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra por encima o debajo de la cinta de opciones o fichas de Access para que contengan los comandos que utilizamos con más frecuencia.

Personalizar una barra de herramientas

Para añadir botones a la barra de herramientas de acceso rápido:

1º) Pulsar el botón de Office> Opciones de Access>Personalizar, o bien con el botón derecho del ratón sobre la barra de herramientas de acceso rápido elegir Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, veremos la figura 11-2.

Figura 11-2

2º) Si queremos añadir un nuevo, seleccionar previamente el desplegable de la columna

Comandos disponibles en y elegir si queremos ver Todos los comandos.

3º) Seleccionar el comando deseado y posteriormente pulsar el botón para incluirlo en la columna Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

4º) Repetir el paso -3- para cada nuevo comando que queramos agregar y pulsar Aceptar para finalizar.


Pág. 211

Para eliminar botones de una barra de herramientas de acceso rápido, seguir uno de estos pasos:

• Apuntar al elemento de la barra de herramientas de acceso rápido y posteriormente con el botón derecho del ratón, seleccionar Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.

• También se puede pulsar el botón de Office> Opciones de Access>Personalizar, elegir de la columna Personalizar barra de herramientas de acceso rápido el botón a eliminar y

posteriormente pulsar el botón .


Pág. 212

12. TRABAJO CON OTRAS APLICACIONES: DATOS EXTERNOS

La aplicación de Access permite trabajar con otras aplicaciones propias de la suite de Microsoft como son Word o Excel, pero también con otros programas para importar información y agregarla a nuestra base de datos, o bien, exportar nuestra base de datos a otras aplicaciones para desarrollar en las mismas un sinfín de actividades como pueden ser el mailing de cartas modelo, el tratamiento en una hoja de cálculo para realizar resúmenes en tablas dinámicas, etc..

En la ficha Datos externos, se proporcionan las herramientas para importar o exportar una base

de datos (ver figura 12-1)

Figura 12-1 IMPORTAR DATOS A ACCESS Podemos importar o vincular datos a nuestra base de datos de:

• Otra base de datos de Access

• Un archivo de Excel

• Un archivo de texto

• Un archivo de XML

• Otras aplicaciones Al importar una información procedente de otra aplicación no existe una conexión dinámica

entre la aplicación de origen y la aplicación de destino. Al vincular si existe dicha conexión dinámica y ello nos permite modificar datos en la aplicación de origen para reflejar los cambios en el destino y viceversa.

Cuando se importa o vincula un elemento de otra aplicación, Access almacena la información

importada o vinculada, para ello pulsar el botón Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos.


Pág. 213

IMPORTAR DATOS DE OTRA BASE DE DATOS DE MICROSOFT ACCESS Para importar información procedente de otra base de datos de la aplicación de Access:

1. Pulsar en la ficha Datos externos, el botón , veremos el cuadro de diálogo:

2. Seleccionar Importar o Vincular e indicar la unidad y/o carpeta donde se encuentra almacenado el archivo e Access pulsando el botón Examinar…. La opción Vincular sólo permite vincular tablas.

3. Indicar el objeto que queremos importar o vincular (tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos) o pulsar el botón Seleccionar todo y pulsar el botón Aceptar.

IMPORTAR DATOS DE MICROSOFT EXCEL Si queremos trabajar con los datos de una hoja(s) de un libro de Excel:

1. Pulsar en la ficha Datos externos, el botón . Veremos el cuadro de diálogo de la figura 12-2.

2. Seleccionar Importar datos en una nueva tabla, Anexar a una tabla de Access existente o Vincular. Veamos las opciones por separado, en primer lugar la opción Importar, pasos:

a. Pulsar el botón Examinar… e indicar la unidad y/o carpeta que contiene el archivo de Excel, posteriormente Aceptar.

b. Indicar qué hoja del libro contiene los datos a seleccionar y pulsar el botón Siguiente.


Pág. 214

c. En el siguiente paso del asistente, activar la casilla Primera fila contiene encabezados de columna (si la primera fila describe cada uno de los contenidos en columna), (ver figura 12-3)

Figura 12-2 Figura 12-3


Pág. 215

d. En el siguiente paso del asistente, si deseamos modificar el nombre del campo, el

tipo y si forma parte de un índice seleccionar los cuadros correspondientes, (ver figura 12-4), y pulsar Siguiente.

Figura 12-4

e. En el cuadro siguiente elegir si queremos insertar una clave principal (opción recomendada, elegir una clave personalizada o no incluir una clave principal (descartar esta opción).

f. Por último, asignar un nombre a la tabla y pulsar Finalizar. La tabla se agrega a la solapa de tablas en el panel de exploración de la aplicación de Access. Anexar datos a una tabla existente, permite agregar información procedente de Excel una tabla

de nuestra base de datos, se requiere que los campos de Excel sean los mismos que los de nuestra tabla de Access, pasos:

a. Seleccionar Anexar una copia de los registros a la tabla, elegir la tabla del desplegable. b. Pulsar el botón Examinar… e indicar la unidad y/o carpeta que contiene el archivo de

Excel y pulsar el botón Aceptar. c. Indicar la hoja que contiene la tabla a importar y pulsar el botón Siguiente. d. Al finalizar, nos muestra la tabla seleccionada en el paso –a- a la que se agregarán los

nuevos registros, pulsar Finalizar.


Pág. 216

Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, se crea una tabla que mantiene un

vínculo o conexión dinámica con los datos de Excel. Los cambios que se realicen en los datos de origen de Excel se modificarán en Access sin embargo, los datos de origen no se pueden modificar en Access, pasos:

a. Seleccionar Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada. b. Pulsar el botón Examinar para navegar por la unidad y/o carpeta que contiene el archivo

de Excel. Posteriormente pulsar Aceptar. c. Indicar la hoja que contiene los datos de la tabla a importar y en el siguiente paso activar

la casilla Primera fila contiene encabezados de columna. d. Por último, asignar un nombre a la tabla vinculada y pulsar Finalizar. En la solapa de

tablas se muestra con el icono

IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO, UN ARCHIVO DE XML, ARCHIVOS DE HTML Y OTROS ARCHIVOS DE BASES DE DATOS Importa o vincula datos en un archivo de texto con un ancho fijo o delimitado, archivos en XML,

archivos de hipertexto (HTML) y otros ficheros de bases de datos (DBASE). Todos los archivos importados o exportados se almacenan para poder ser mostrados y/o

ejecutados, para ello pulsar el botón en el grupo Importar (ver figura 12-5). Figura 12-5


Pág. 217

EXPORTAR DATOS Podemos exportar los datos contenidos en una tabla, consulta e informe a otra aplicación de: • Excel • Archivo de texto enriquecido .RTF • Archivo de texto .TXT • Word, para combinar correspondencia. • A archivo de HTML • Otras bases de datos

EXPORTAR A MICROSOFT EXCEL Se puede exportar la información contenida en una tabla, consulta o formulario (esta última

opción no suele ser habitual) a la aplicación de Excel, pasos:

1. Seleccionar la tabla, consulta o formulario del panel de exploración de la aplicación de Access.

2. En la ficha Datos externos, del grupo Exportar, activar el botón 3. Veremos el cuadro de diálogo Exportar :Hoja de cálculo de Excel (ver figura 12-6), con

tres opciones definidas: • Exportar datos con formato y diseño. • Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación. • Exportar sólo los registros seleccionados. Esta opción requiere abrir la tabla,

consulta o formulario y seleccionar previamente los registros deseados). 4. Seleccionar las casillas deseadas (la casilla Exportar sólo estará activa si hemos

seleccionado previamente los registros que queramos). Figura 12-6


Pág. 218

5. Especificar un nombre para el archivo de destino o dejar el nombre que recibe la tabla, consulta o formulario por defecto, seleccionando en el botón Examinar la unidad y/o carpeta que va a contener dicho archivo. Posteriormente seleccionar el formato del archivo de Excel en el desplegable Formato de archivo:, y pulsar Aceptar.

6. En el último paso del asistente (ver figura 12-7), indicar si queremos guardar la información exportada, activando la casilla Guardar pasos de exportación para ejecutarla en un futuro y no trabajar con el asistente (se almacena en el botón Exportaciones guardadas). Asignar un nombre o admitir el que aparece por defecto y pulsar el botón Guardar exportación.

Figura 12-7

7. Si pulsamos el botón Exportaciones guardadas, veremos todo el listado de exportaciones efectuadas (no sólo a la aplicación de Excel), para ejecutar la deseada.


Pág. 219

EXPORTAR A MICROSOFT WORD Para exportar una tabla, consulta, formulario o informe a la aplicación de Word de tal manera

que podamos trabajar en dicha aplicación para modificar si fuera preciso su contenido, pulsar el

botón , por defecto el formato que asigna a los archivos exportados es .RTF (texto enriquecido). Pasos:

1. Seleccionar la tabla, consulta, formulario o informe en el panel de exploración de la

aplicación de Access y pulsar en el grupo Exportar, el botón . 2. Asignar un nombre al archivo que queremos exportar y activar la casilla Abrir el archivo

de destino al finalizar la exportación y Aceptar. Se abrirá la aplicación de Microsoft Word donde podremos alterar el contenido de la información exportada y guardar con el formato de Word.

3. En el último paso del asistente, indicar si queremos guardar los pasos para ejecutar dicha acción en un futuro y Aceptar.

EXPORTAR A OTRAS APLICACIONES.

Dentro del grupo exportar, podemos exportar a un archivo de texto , a documento HTML

, a otras versiones de base de datos , combinar correspondencia para crear un mailing de

cartas, sobres o etiquetas, etc… para ello, pulsar el botón Más y seleccionar la aplicación deseada. Los pasos del asistente son similares a los empleados para convertir a Excel o formato RTF.

COMBINAR CORRESPONDENCIA CON MICROSOFT WORD Para utilizar una tabla y/o consulta como un mailing de cartas, sobres y etiquetas, pasos:

1. Seleccionar la tabla o consulta a combinar en el panel de exploración

2. Pulsar en el grupo Exportar, el botón y elegir Combinar correspondencia con Microsoft Word.

3. Indicar en el asistente si queremos utilizar un documento ya creado y guardado anteriormente para la combinación o deseamos crear uno nuevo y pulsar Aceptar.

4. En la aplicación de Word podemos hacer uso del asistente para combinar correspondencia, o bien pulsar el botón Iniciar combinación de correspondencia en la ficha Correspondencia seleccionando el tipo de documento a crear(carta, sobre, etiqueta o lista de direcciones). Si elegimos sobres o etiquetas es preciso definir las características del sobre o etiqueta.

5. Elegir seguidamente el botón Editar lista de destinatarios y activar o desactivar los registros a mostrar y Aceptar.


Pág. 220

6. Pulsar el botón Bloque de direcciones si queremos incluir solamente los campos Nombre, Apellido, Dirección, CP y Provincia además de otros campos, sino, pulsar el botón Insertar campo combinado y elegir el campo (s) deseados.

7. Por último, pulsar el botón Finalizar y combinar e indicar si queremos editar en un nuevo documento cada una de las cartas, etiquetas, sobres o lista de direcciones (catálogo), imprimir o enviar por correo. Pulsar Aceptar para finalizar.

CREAR CORREO ELECTRÓNICO PARA RECOGER INFORMACIÓN EN UN FORMULARIO

En la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, se puede crear un mensaje de correo

electrónico que incluya un formulario para recoger información de los usuarios para rellenar la base de datos. El formulario que enviemos para rellenar puede ser una tabla o un formulario de nuestra base de datos.

El botón Administrar respuestas hace efectiva la recogida de información para agregarla a nuestra base de datos.

Pasos para crear un correo electrónico que gestione la recogida de información.

1. Seleccionar la tabla o formulario que deseemos enviar en el panel de exploración de Access. Podemos crear una copia de una tabla o formulario sin información.

2. Pulsar el botón Crear correo electrónico en el grupo Recopilar datos. 3. En el primer paso del asistente se muestra toda la información que es preciso

cumplimentar para llevar a efecto la recogida de datos. (ver figura 12-8), pulsar Siguiente. Figura 12-8


Pág. 221

4. En el siguiente cuadro de diálogo elegir entre la aplicación de InfoPath (programa de

Office que gestiona entre otros la creación de formularios), o bien utilizar Formulario de HTML (opción recomendada si los usuarios no disponen de la aplicación de Microsoft InfoPath). (ver figura 12-9)Elegir la opción deseada y pulsar Siguiente.

Figura 12-9

5. En el siguiente cuadro del asistente (ver figura 12-10), seleccionar los campos que queremos agregar al formulario, para ello elegir el campo(s) y pulsar botón >. Pulsar Siguiente.

Figura 12-10


Pág. 222

6. En el último paso del asistente (ver figura 12-11), es preciso indicar en qué carpeta de Outlook (correo predeterminado para recibir los mensajes de correo electrónico) queremos almacenar el mensaje entrante para rellenar el formulario (por defecto, la bandeja de entrada), para ello activar el enlace Respuestas de recopilación de datos de Access.

7. Activar la casilla Procesar las respuestas y agregar los datos a “Nombre del formulario”. Hacer clic en el enlace Definir propiedades para controlar el procesamiento automático de las respuestas y configurar las opciones deseadas, como pueden ser entre otras, el número de respuestas que deben procesarse. Pulsar Siguiente.

Figura 12-11

8. En el siguiente paso del asistente, debemos especificar las direcciones de correo de aquellos destinatarios que rellenarán el formulario (ver figura 12-12)

Figura 12-12


Pág. 223

9. Indicar el asunto del mensaje en el siguiente paso del asistente y pulsar Siguiente. 10. Pulsar el botón Crear para llevar a cabo el envío del formulario. Si queremos ver el estado

de correo, seleccionar la ficha Datos externos y hacer clic en el botón Administrar respuestas. (ver figura 12-13)

Figura 12-13

11. Rellenar en el encabezado del correo electrónico los destinatarios a los que irá dirigido el formulario y pulsar el botón Enviar.


Pág. 224

12. Al abrir el correo en M. Outlook recibiremos el mensaje con el formulario adjunto para rellenarlo y volver a reenviarlo para agregarlo a la aplicación de Access.

HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS

DOCUMENTADOR DE BASE DE DATOS Genera un informe con información detallada acerca de los objetos en una base de datos que se

muestra en la Vista preliminar. Podemos configurar la página para imprimir dicho objeto. (ver figura 12-14)

1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, pulsar el botón

Documentador de la base de datos . 2. Seleccionar el objeto deseado y activar la casilla correspondiente ( o pulsar el botón

Seleccionar o Seleccionar todos los objetos). 3. Pulsar Aceptar. 4. Configurar las opciones deseadas (tamaño, orientación, impresión, etc..) (ver figura 12-

15)

Figura 12-14


Pág. 225

Figura 12-15

ANALIZAR RENDIMIENTO Comprueba el estado de los objetos de nuestra base de datos y facilita la corrección de errores

mediante un cuadro de Sugerencias. 1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, pulsar el botón Analizar

rendimiento . 2. Seleccionar el objeto deseado y activar la casilla correspondiente (o pulsar el botón

Seleccionar o Seleccionar todos los objetos). 3. Pulsar Aceptar.


Pág. 226

Cuadro de diálogo del análisis de los objetos de la base de datos

ANALIZAR LA TABLA

Access dispone de una herramienta muy práctica que nos ayuda a crear e interpretar la información que contienen las tablas por si fueran objeto de redundancia en su información y de esa manera administrar nuevas tablas para el correcto funcionamiento de la base de datos.

1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, pulsar el botón Analizar

tabla 2. Seguir los pasos del asistente para el diseño de nuevas tablas si fuese preciso.

COMPLEMENTOS Permiten utilizar Access 2007 con las características de las versiones 97-2003. El uso de los

menús, sustituidos por la cinta de opciones o fichas en la versión 2007, resulta práctico al iniciar esta aplicación para situar al usuario principiante.


Pág. 227

ANEXO

TIPO TEXTO TIPO NUMÉRICO/MONEDA TIPO FECHA TIPO LÓGICO TIPO MEMO TIPO HIPERVÍNCULO

• Admiten combinaciones alfanuméricas.

• Caracteres comodines * e ? • Delimitadores “ “ Ej. “Ercilla 12”

• Caracteres comodines * e ? • No llevan delimitadores, no incluir separadores

de miles ni símbolos monetarios. Ej.5000

• Caracteres

comodines * e ? • Delimitadores #_

_/_ _/_ _# Ej.#12/10/03#

Sí/No Verdadero/Falso

1/0

Contienen anotaciones. • Caracteres

comodines * e ?

• Caracteres

comodines * e ?

Es nulo (registro vacío no contiene anotaciones)

Es nulo (registro vacío no contiene anotaciones) Es nulo (registro vacío no contiene

anotaciones)

Es nulo (registro vacío no contiene anotaciones)

Es nulo (registro vacío no contiene

anotaciones)

Es nulo (registro vacío no contiene

anotaciones) Intervalos

- “[criterio-criterio]*” - Entre criterio y criterio - Op. criterio y Op. criterio

Intervalos Entre criterio y criterio Op. criterio y Op. criterio

Intervalos Entre criterio y criterio Op. criterio y Op. criterio

Intervalos

Entre criterio y criterio Op. criterio y Op. criterio

Intervalos

Entre criterio y criterio Op. criterio y Op. criterio

Parámetros - [texto] Coincidencia exacta - Como [texto] & * Comienza por - Como * & [texto] Finaliza - Como * & [texto] & * Intermedia - Entre [texto] y [texto] - Op. [texto] y Op. [texto] - Op. [texto]

Parámetros - [texto] Coincidencia exacta - Entre [texto] y [texto] - Op. [texto] y Op. [texto] - Op. [texto]

Parámetros - [texto] Coincidencia exacta - Como [texto] & * Comienza por - Como * & [texto] Finaliza - Entre [texto] y [texto] - Op. [texto] y Op. [texto] - Op. [texto]

Párametros - [texto] Coincidencia exacta - Como [texto] & * Comienza por - Como * & [texto] Finaliza - Como * & [texto] & * Intermedia [texto]

Parámetros - [texto] Coincidencia exacta - Como [texto] & * Comienza por - Como * & [texto] Finaliza - Como * & [texto] & * Intermedia


Pág. 228

TIPO TEXTO TIPO NUMÉRICO/MONEDA TIPO FECHA TIPO LÓGICO TIPO MEMO TIPO HIPERVÍNCULO

Los caracteres

comodines son incompatibles con los operadores comparativos. Cálculos con fechas:

Fecha() Fecha

actual actualizada Fecha() ± Nº días

exactos Entre Fecha() y Fecha() ± Nº Período de tiempo Op. Fecha()

Op=Operador comparativo > mayor que

>=mayor o igual que < menor que <=menor o igual que = igual a <>Distinto den

Documents

jonanplanet.files.wordpress.com Access 2007 Pág. I ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 1 ENTRAR